CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI NHỎ VÀ VỪA. Những vấn đề chung về kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại nhỏ và vừa. Sự cần thiết của công tác kế toán hàng tồn kho. Hàng tồn kho chiến tỷ trọng khá lớn trong cơ cấu tài sản lưu động của doanh nghiệp, là một giai đoạn trong quá trình luân chuyển vốn lưu động trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, mỗi đơn vị.
Đòi hỏi nhất thiết nhiều chủng loại nguyên vật liệu, hàng hóa… Các chủng loại này phải đồng bộ theo một tỷ lệ nhất định. Hàng tồn kho là một loại bộ phận tài sản lưu động chiếm một giá trị lớn và có vị trí quan trọng trong toàn bộ quá trình kinh doanh và sản xuất. Thông tin chính xác, kịp thời về hàng tồn kho không những giúp doanh nghiệp trong thực hiện và quản lý các nghiệp vụ kinh tế diễn ra hàng ngày, mà còn giúp cho doanh nghiệp có một lượng vật tư, hàng hóa đảm bảo cho hoạt động kinh doanh diễn ra bình thường, không gây ứ đọng vốn và cũng không làm cho quá trình kinh doanh của doanh nghiệp bị gián đoạn. Từ đó có kế hoạch về việc kế toán mua hàng tồn kho để điều chỉnh dự trữ hợp lý.
Việc kế toán đúng giá hàng tồn kho còn có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc lập báo cáo tài chính. Trước yêu cầu kinh tế xã hội và đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp hiện nay, vấn đề đòi hỏi việc hạch toán và kế toán hàng tồn kho càng trở nên cần thiết. Khái niệm, đặc điểm của hàng tồn kho.Khái niệm hàng tồn kho. Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02: hàng tồn kho là những tài sản được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường; Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang; Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.
Hàng tồn kho trong doanh nghiệp là một bọ phận của tài sản ngắn hạn dự trữ cho sản xuất, lưu thông hoặc đang trong quá trình sản xuất chế tạo ở doanh nghiệp. Hàng tồn kho ở mỗi doanh nghiệp có thể bao gồm: - Hàng hóa mua về để bán: Hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến; - Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán; 14 - Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm; - Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường; - Chi phí dịch vụ dở dang. Trong doanh nghiệp thương mại, hàng tồn kho là toàn bộ hàng hóa mua về để bán: hàng trong kho, hàng gửi bán. Đặc điểm hàng tồn kho.
Hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp và chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng tài sản lưu động của doanh nghiệp. Hàng tồn kho trong doanh nghiệp được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, với chi phí cấu thành lên giá gốc hàng tồn kho khác nhau. Các khoản mục hàng tồn kho rất đa dạng và có thể chịu ảnh hưởng bởi sự hao mòn vô hình và hữu hình thông qua các biểu hiện như hu hỏng, lỗi thời. Gía trị nhập kho của hàng tồn kho thường được cổng (hoặc trừ) chi phí thu mua , khoản giảm giá chiết khấu,… Có nhiều phương pháp đánh giá và tính giá thực tế xuất hàng tồn kho, vì thế nên khác nhau về trị giá hàng tồn kho thực tế và lợi nhuận của kỳ kinh doanh.
Việc xác định chất lượng, tình trạng và giá trị hàng tồn kho luôn là công việc khó khăn, phức tạp. Có rất nhiều loại hàng tồn kho khó phân loại và xác định giá trị như các tác phẩm nghệ thuật, các loại linh kiện điện tử, đồ cổ, kim khí quý,.Yêu cầu về quản lý và nhiệm vụ của kế toán hàng tồn kho. Trong nền kinh tế thị trường tổ chức tốt công tác hoạn thiện kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại có vai trò đặc biệt quan trọng: Từng bước giúp doanh nghiệp có lượng vật tư hàng hóa dự trữ đúng mức, không dữ trữ quá nhiều gây ứ đọng vốn, mặt khác không dự trữ quá ít để đảm bảo cho quá trình kinh doanh được diễn ra liên tục, không bị gián đoạn… Chính vì vậy kế toán hàng tồn kho cần phải nắm được số liệu, cũng như chi tiết từng loại hàng để cung cấp cho ban lãnh đạo, quản lý doanh nghiệp nắm bắt và đánh giá chính xác tình hình lưu chuyển hàng hóa của doanh nghiệp từ đó đưa ra giải pháp khắc phục kịp thời. Đặc biệt, các doanh nghiệp phải đảm bảo tổ chức quản lý hàng tồn kho chặt chẽ ở tất cả các khâu: 15 - Khâu mua: doanh nghiệp cần kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch cung ứng thu mua hàng hóa trên tất cả các mặt: số lượng, chất lượng, đơn giá mua,… nhằm cung cấp đầy đủ kịp thời vật tư hàng hóa cho quá trình sản xuất kinh doanh.
- Khâu bảo quản: doanh nghiệp cần phải tổ chức tốt hệ thống kho bãi, trang bị các phương tiện kỹ thuật, đảm bảo an toàn cho hàng hóa, tránh bị mất mát, hư hỏng,… gây nên sự lãng phí. - Khâu dữ trữ: để có thể kịp thời cung cấp đầy đủ, kịp thời cho quá trình sản xuất và tiêu dùng của xã hội, đồng thời Để phát huy tót vai trò thì một kế toán hàng tồn kho phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phương pháp HTK của doanh nghiệp, thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán đúng với chế độ hiện hành, mở sổ (thẻ) kế toán chi tiết, tạo điều kiện cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo trong phạm vi ngành và toàn bộ nền kinh tế quốc dân. - Tổ chức ghi chép, phản ánh số liệu về tình hình nhập – xuất – tồn hàng đầy đủ kịp thời, tính giá thực tế mua, nhập, xuất, tồn. Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch về mặt số lượng, chất lượng,…nhằm đảo bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời cho quá trình tiêu thụ.
- Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ, phát hiện ngăn ngừa và có những biện pháp xử lý những hàng thừa, thiếu…Tính toán, xác định số lượng và giá trị hàng thực tế đã xuất kho để kịp thời k/c giá vốn, ghi nhận doanh thu bán hàng. - Tham gia kiểm kê đánh giá hàng hóa theo chế độ Nhà nước quy định, lập các báo cáo phục vụ công tác quản lý và lãnh đạo. - Cung cấp thông tin tổng hợp và chi tiết cần thiết về hàng tồn kịp thời, phục vụ cho quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Phân loại hàng tồn kho trong doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Theo công dụng của hàng tồn kho Khi phân loại hàng tồn kho theo công dụng sẽ giúp doanh nghiệp xác định được đúng chính chất hàng hóa và thể hiện cụ thể trong báo cáo của kế toán. Nhờ đó, giúp doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho tốt hơn và đưa ra những phương án kinh doanh phù hợp cho doanh nghiệp. Cụ thể, nếu căn cứ trên công cụ, có thể phân loại hàng tồn kho thành: 16 - Nguyên vật liệu: Được hiệu là các nguyên liệu dùng cho hoạt động sản xuất để tạo nên sản phẩm cuối cùng. Đây là yếu tố quan trọng nhất trong quy trình sản xuất thành phẩm, nếu không có nguyên vật liệu sẽ không có sản phẩm cuối cùng để bán ra thị trường.
- Sản phẩm bán thành phẩm: Mỗi công đoạn của quy trình sản xuất sẽ tạo nên những sản phẩm bán thành phẩm. Vì thế, nếu có nhiều công đoạn sản xuất thì các sản phẩm bán thành phẩm sẽ càng nhiều. - Thành phẩm: Đây được hiểu các các sản phẩm đã được đã được sản xuất thành công. Sau đó, chúng được gửi bán đi hoặc tồn kho trong doanh nghiệp.
Có nhiều nguyên nhân để xuất hiện thành phẩm tồn kho như chờ các thành phẩm cho đủ lô sản xuất, các sản phẩm được bán theo thời vụ,… 1. Theo nguồn hình thành Nguyên vật liệu: Được hiểu là các nguyên liệu dùng cho hoạt động sản xuất để tạo nên sản phẩm cuối cùng. Đây là yếu tố quan trọng nhất trong quy trình sản xuất thành phẩm, nếu không có nguyên vật liệu sẽ không có sản phẩm cuối cùng để bán ra thị trường.Sản phẩm bán thành phẩm: Mỗi công đoạn của quy trình sản xuất sẽ tạo nên những sản phẩm bán thành phẩm. Vì thế, nếu có nhiều công đoạn sản xuất thì các sản phẩm bán thành phẩm sẽ càng nhiều.
Thành phẩm: Đây được hiểu các các sản phẩm đã được đã được sản xuất thành công. Sau đó, chúng được gửi bán đi hoặc tồn kho trong doanh nghiệp. Có nhiều nguyên nhân để xuất hiện thành phẩm tồn kho như chờ các thành phẩm cho đủ lô sản xuất, các sản phẩm được bán theo thời vụ,… 1. Theo yêu cầu sử dụng Căn cứ vào nguồn gốc hình thành sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát và sử dụng và quản lý hàng tồn kho đúng mục đích hơn.
Cụ thể, hàng tồn kho được phân loại thành: - Hàng tồn kho được mua vào: Là các sản phẩm được hình thành từ việc mua sản phẩm ở bên ngoài hoặc các đơn vị trực thuộc khác trong cùng hệ thống của doanh nghiệp. - Hàng tồn kho tự sản xuất: Là các sản phẩm được doanh nghiệp gia công, sản xuất. - Hàng tồn kho hình thành từ các nguồn khác: Đó là hàng tặng cho, nhập từ liên doanh,… 17 Khi phân loại hàng tồn kho theo nhu cầu sử dụng, bạn sẽ đánh giá được mức độ hợp lý của các sản phẩm tồn kho hoặc đưa ra các phương án kinh doanh phù hợp: - Hàng tồn kho dùng sản xuất kinh doanh: Là các sản phẩm được dự trữ để đảm bảo hoạt động kinh doanh sản xuất của doanh nghiệp - Hàng tồn kho chưa cần sử dụng: Doanh nghiệp thông thường sẽ dự trữ hàng hóa nhiều hơn mức dự trữ phù hợp cho hoạt động sản xuất. Số lượng chênh lệch này được gọi là các loại hàng tồn kho chưa cần sử dụng.
- Hàng tồn kho không cần sử dụng: Là các sản phẩm không được sử dụng cho hoạt động kinh doanh do không đảm bảo chất lượng, yêu cầu,. Phương pháp tính giá hàng hóa.