CHƯƠNG 1: NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP 1. Một số vấn đề lý thuyết cơ bản về hàng tồn kho trong doanh nghiệp. Khái niệm, đặc điểm hàng tồn kho. Khái niệm Hàng tồn kho là tài sản lưu động của doanh nghiệp biểu hiện dưới dạng vật chất cụ thể dưới nhiều hình thức khác nhau, tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, hàng tồn kho thường bao gồm: Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm, hàng hóa.
Ngoài ra còn có một số vật tư thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng vì những lý do khác nhau nên không nằm trong kho như: Hàng đang đi đường, hàng gửi bán. Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 – Hàng tồn kho ban hành ngày 31/12/2001 quy định hàng tồn kho là những tài sản: - Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kỳ kinh doanh bình thường - Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang - Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ 1. Đặc điểm hàng tồn kho. Hàng tồn kho của doanh nghiệp thường gồm nhiều loại, có vai trò, công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Do đó, đòi hỏi công tác tổ chức, quản lý và hạch toán hàng tồn kho cũng có những nét đặt thù riêng. Nhìn chung, hàng tồn kho của doanh nghiệp có những đặc điểm cơ bản sau: Thứ nhất, hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp và chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng tài sản lưu động của doanh nghiệp. Việc quản lý và sử dụng có hiệu quả hàng tồn kho có ảnh hưởng lớn đến việc nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Luan van 9 Thứ hai, hàng tồn kho trong doanh nghiệp được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau và chi phí cầu thành nên giá gốc hàng tồn kho khác nhau.
Xác định đúng, đủ các yếu tố chi phí cấu thành nên giá gốc hàng tồn kho sẽ góp phần tính toán và hạch toán đúng, đủ, hợp lý giá gốc hàng tồn kho và chi phí hàng tồn kho làm cơ sở xác định lợi nhuận thực hiện trong kỳ. Thứ ba, hàng tồn kho tham gia vào toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong đó có các nghiệp vụ xảy ra thường xuyên với tần suất lớn, qua đó hàng tồn kho luôn biến đổi về mặt hình thái hiện vật và chuyển hóa thành những tái sản ngắn hạn khác nhau như tiền tê, sản phẩm dở dang hay thành phẩm. Thứ tư, hàng tồn kho trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại khác nhau, với đặc điểm về tính chất thương phẩm và điều kiện bảo quản khác nhau.
Do vậy, hàng tồn kho thường được bảo quản, cất trữ ở nhiều địa điểm, có điều kiện tự nhiên hay nhân tạo không đồng nhất với nhiều người quản lý. Vì lẽ đó, dễ xảy ra mất mát, công việc kiểm kê, quản lý, bản quản và sử dụng hàng tồn kho gặp nhiều khó khăn, chi phí lớn. Thứ năm, việc xác định chất lượng, tình trạng và giá trị hàng tồn kho luôn là công việc khó khăn, phức tạp. Có rất nhiều loại hàng tồn kho rất khó phân loại và xác định giá trị như các tác phẩm nghệ thuật, các loại hình linh kiện điện tử, đồ cổ, kim khí quý… 1.
Chu trình hàng tồn kho 1. Đặc điểm chung về chu trình hàng tồn kho. Hàng tồn kho là tài sản lưu động của Doanh nghiệp biểu hiện dưới dạng vật chất cụ thể dưới nhiều hình thức khác nhau, tuỳ thuộc vào loại hình Doanh nghiệp và đặc điểm hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp. Hàng tồn kho trong Doanh nghiệp thương mại bao gồm: hàng hoá dự trữ cho lưu thông (kể cả số hàng đem gửi bán hoặc là hàng hoá đang đi đường).
Hàng tồn Luan van 10 kho trong Doanh nghiệp sản xuất gồm: Nguyên vật liệu, Công cụ dự trữ cho quá trình sản xuất, Thành phẩm, Sản phẩm hoàn thành, Sản phẩm dở dang và Hàng gửi bán hoặc là Hàng đang đi đường. Hàng tồn kho có các đặc điểm: Hàng tồn kho ảnh hưởng trực tiếp tới giá vốn hàng bán vì vậy ảnh hưởng trực tiếp tới lợi nhuận trong năm. Hàng tồn kho thường chiếm tỷ trọng lớn so với tổng tài sản lưu động trong Doanh nghiệp bao gồm nhiều chủng loại và quá trình quản lý rất phức tạp. Hàng tồn kho được đánh giá thông qua số lượng chất lượng, tình trạng hàng tồn kho.
Hàng tồn kho được bảo quản cất trữ ở nhiều nới khác nhau nhiều đối tượng quản lý khác nhau có đặc điểm bảo quản khác nhau điều này dẫn tới kiểm soát đối với hàng tồn kho gặp nhiều khó khăn. Chu trình vận đông của hàng tồn kho bắt đầu từ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sang sản phẩm dở dang rồi đến thành phẩm hàng hoá. Sự vận động của hàng tồn kho ảnh hưởng tới nhiều khoản mục trên báo cáo tài chính như chi phí nguyên vật liệu, chi phí sản xuất chung, giá vốn hàng bán, chi phí sản phẩm dở dang, dự phòng giảm giá hàng tồn kho… Là những chỉ tiêu thể hiện tình hình sản xuất kinh doanh, định hướng phát triển của Doanh nghiệp. Tùy từng loại hình doanh nghiệp thì áp dụng chu trình hàng tồn kho là khác nhau.
Ví du đối với Doanh nghiệp thương mai không tham gia sản xuất sản phẩm sẽ lược bỏ thì chu trình hàng tồn kho sẽ lược bỏ khâu sản xuất, lưu kho thành phẩm; mà chu trình khi này chỉ bảo gồm: Chức năng mua hàng, Chức năng nhận hàng, Chức năng xuất kho, Chức năng tiêu thụ. Chức năng của chu trình. Chức năng mua hàng Khi có nhu cầu mua hàng thì các bộ phận có liên quan sẽ lập phiế0075 đề nghị mua hàng. Sau khi phiếu đề nghị mua hàng được phê chuẩn bộ phận cung ứng sẽ lập đơn đặt hàng và gửi cho nhà cung cấp đã lựa chọn.
Phiếu yêu cầu mua hàng do bộ phận có trách nhiệm lập (như bộ phận vật tư). Phiếu được lập theo kế hoạch sản xuất hoặc lập đột xuất. Đơn đặt hàng: Căn cứ vào phiếu đề nghị mua hàng đã được phê chuẩn của Giám đốc (hoặc người phụ trách) bộ phận mua hàng lập đơn đặt hàng để gửi cho nhà cung cấp. Mẫu của đơn đặt hàng được thiết kế sẵn có đầy đủ các cột cần thiết nhằm hạn chế tối đa các sai sót.
Chức năng nhận hàng Khi bên nhà cung cấp giao hàng bộ phận nhận hàng sẽ dựa trên đơn đặt hàng để kiểm tra về mẫu mã, số lượng, chủng loại, quy cách, phẩm chất và thời gian gia hàng, cuối cùng trưởng nhóm phải lập biên bản kiểm nhận hàng. Bộ phận nhận hàng phải độc lập với bộ phận kho và bộ phận kế toán. Chức năng lưu kho Hàng được chuyển tới kho và hàng sẽ được kiểm tra về chất lượng, số lượng và sau đó cho nhập kho. Mỗi khi nhập đủ kho thủ kho phải lập phiếu nhập kho và sau đó bộ phận kho phải thông báo cho phòng kế toán về số lượng hàng nhận và cho nhập kho.
Chức năng xuất kho vật tư hàng hoá Đối với một đơn vị sản xuất thì xuât kho có 2 lý do cơ bản là xuất cho nội bộ ( cho sản xuất, cho quản lý Doanh nghiệp ) và xuất bán. Xuất vật tư, hàng hoá cho nội bộ: Khi có hợp đồng sản xuất mới hoặc theo kế hoạch sản xuất hoặc các nhu cầu vật tư trong nội bộ Doanh nghiệp các bộ phân Luan van 12 sẽ lập phiếu xin lĩnh vật tư, bộ phận vật tư lập phiếu xuất kho (khi phiếu xin lĩnh vật tư được phê chuẩn ). Phiếu xin lĩnh vật tư: Do bộ phận sản xuất (hoặc các bộ phận khác) căn cứ nhu cầu sản xuất (hoặc nhu cầu bán hàng hoặc quản lý Doanh nghiệp), người phụ trách bộ phận đó lập phiếu xin lĩnh vật tư trong đó phải ghi rõ loại vật tư, số mã, chúng loại, quy cách, phẩm chất, số lượng và thời gian giao vật tư. Xuất khi để bán: Căn cứ vào đơn đặt mua bộ phận tiêu thụ lập hoá đơn bán hàng và lập phiếu xuất kho, ngoài ra bộ phận vận chuyển phải lập chứng từ vận chuyển.
Hoá đơn bán hàng: Được bộ phận tiêu thụ lập thành nhiều liên để lưu ở cuống và giao cho khách hàng, giao cho bộ phận kế toán để thanh toán và ghi sổ. Trong hoá đơn ghi rõ các nội dung như ngày tháng giao hàng, loại hàng giao. mã số, chúng loại quy cách, phẩm chất, sổ lượng, đơn giá và thành tiền thanh toán. Phiếu xuất kho: Được bộ phận vật tư hoặc bộ phận bán hàng lập thành nhiều liên để lưu cuống, xuất kho và ghi sổ kế toán.
Phiếu xuất ghi rõ các nội dung như loại vật tư, hàng hoá chủng loại quy cách, phẩm chất, số lượng và ngày xuất. Chứng từ vận chuyển (vận đơn): Do bộ phận vận chuyển lập hoặc Công ty cung cấp dịch vụ vận chuyển lập (nếu thuê dịch vụ vận chuyển). Đây là tài liệu minh chứng cho việc hàng đã được xuất kho giao cho khách, chứng từ vận chuyển được đính kèm với phiếu xuất kho hoặc hoá đơn bán hàng làm minh chứng cho nghiệp vụ bán hàng. Chức năng sản xuất Kế hoạch và lịch trình sản xuất được xây dựng dựa vào các ước toán về nhu cầu đối với sản phẩm của Công ty cũng như dựa vào tình hình thực tế hàng tồn kho hiện có.
Do vậy nó có thể bảo đảm rằng Công ty sẽ sản xuất Luan van 13 những hàng hoá đáp ứng nhu cầu của khách hàng, tránh tình trạng ứ đọng hàng hoá hoặc khó tiêu thụ đối với một số hàng hoá cụ thể.Việc sản xuất theo kế hoạc và lịch trình có thể giúp Công ty bảo đảm về việc chuẩn bị đầy đủ các yếu tố như nguyên vật liệu và nhân công cho yêu cầu sản xuất trong kỳ. Trách nhiệm với hàng hoá trong giai đoạn sản xuất thuộc về những người giám sát sản xuất. Nguyên vật liệu được chuyển tới phân xưởng cho tới khi các sản phẩm được hoàn thành và được chuyển vào kho sản phẩm thì người giám sát sản xuất được phân công theo dõi phải có trách nhiệm kiểm soát và nắm chắc tất cả tình hình trong quá trình sản xuất. Các chứng từ sổ sách được sử dụng chủ yếu để ghi chép và theo dõi gồm các phiếu yêu cầu sử dụng, phiếu xuất kho, bảng chấm công, các bảng kê, bảng phân bổ và hệ thống sổ sách kế toán chi phí.
Lưu kho thành phẩm Đây là chức năng nhằm bảo quản và quản lý tài sản của Doanh nghiệp khi vật tư, hàng hoá, thành phẩm được nhập kho.