mở đầu và kết luận, nội dung đề tài nghiên cứu đƣợc kết cấu thành 3 chƣơng, gồm: Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp thƣơng mại Chƣơng 2: Thực trạng kế toán hàng tồn kho tại Công ty cổ phần thiết bị và phụ tùng Đông Dƣơng Chƣơng 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán hàng tồn kho tại Công ty cổ phần thiết bị và phụ tùng Đông Dƣơng 9 CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP THƢƠNG MẠI 1.1 Những vấn đề cơ bản về hàng tồn kho trong doanh nghiệp 1.1 Khái niệm và đặc điểm hàng tồn kho Khái niệm hàng tồn kho: Hàng tồn kho là một trong những yếu tố đầu vào quan trọng của quá trình SXKD của doanh nghiệp. Hiện nay, hàng tồn kho trong doanh nghiệp đƣợc hiểu theo nhiều khái niệm khác nhau: Theo CMKT quốc tế về hàng tồn kho - IAS 02: “Hàng tồn kho là những tài sản đƣợc giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh thông thƣờng; đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang để phục vụ cho việc bán; nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ”. Theo đó, hàng tồn kho trong doanh nghiệp bao gồm: hàng hóa mua vào để bán ra, thành phẩm tồn kho trong kỳ, vật dụng chuẩn bị đƣa vào quá trình sản xuất, giá trị của sản phẩm dở dang. Đồng thời, cũng theo IAS 02, hàng tồn kho trong doanh nghiệp không bao gồm chi phí xây dựng dở dang phát sinh từ các hợp đồng xây dựng; các công cụ tài chính; gia súc, gia cầm, nông lâm sản và các quặng khoáng sản của các nhà sản xuất.
Theo điều 3 CMKT Việt Nam về hàng tồn kho - VAS 02: “Hàng tồn kho là những tài sản đƣợc giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thƣờng; đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang; nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ”. Với cách hiểu này thì hàng tồn kho trong doanh nghiệp bao gồm: Hàng hóa mua về để bán (hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đƣờng, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến); Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán; Sản phẩm dở dang (sản phẩm chƣa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chƣa làm thủ tục nhập kho thành phẩm); Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đƣờng; Chi phí dịch vụ dở dang. Theo điều 23 thông tƣ 200/2014/TT-BTC hƣớng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp: “Hàng tồn kho của doanh nghiệp là những tài sản đƣợc mua vào để sản xuất hoặc để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thƣờng, gồm: Hàng mua đang đi 10 trên đƣờng; Nguyên liệu, vật liệu; Công cụ, dụng cụ; Sản phẩm dở dang; Thành phẩm, hàng hóa, hàng gửi bán; Hàng hóa đƣợc lƣu giữ tại kho bảo thuế của doanh nghiệp”. Theo điều 22 thông tƣ 133/2016/TT-BTC hƣớng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa: “Hàng tồn kho của doanh nghiệp là những tài sản đƣợc mua vào để sản xuất hoặc để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thƣờng, gồm: Hàng mua đang đi trên đƣờng; Nguyên liệu, vật liệu; Công cụ, dụng cụ; Sản phẩm dở dang; Thành phẩm; Hàng hóa; Hàng gửi bán”.
Các loại sản phẩm, hàng hóa, vật tƣ, tài sản nhận giữ hộ, nhận ký gửi, nhận ủy thác xuất nhập khẩu, nhận gia công,… không thuộc quyền sở hữu và kiểm soát của doanh nghiệp thì không đƣợc phản ánh là hàng tồn kho. Nhƣ vậy, từ các khái niệm trên chúng ta có thể khái quát khái niệm hàng tồn kho nhƣ sau: Hàng tồn kho là những tài sản mà doanh nghiệp nắm giữ nhằm mục đích để bán hoặc để đƣa vào sử dụng cho quá trình sản xuất, cung cấp dịch vụ hoặc đang trong quá trình sản xuất ra các sản phẩm để bán. Đối với các DNSX, hàng tồn kho chủ yếu bao gồm nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm dở dang và thành phẩm. Đối với các DNTM, hàng tồn kho chủ yếu là hàng hóa.
Đặc điểm hàng tồn kho: Hàng tồn kho trong doanh nghiệp có một số đặc điểm cơ bản nhƣ sau: - Nguồn hình thành hàng tồn kho khá đa dạng và phong phú. Hàng tồn kho có thể hình thành do các nguồn nhƣ: mua ngoài (trong nƣớc, nhập khẩu); tự sản xuất, chế biến; thuê ngoài gia công; nhận vốn góp từ các đơn vị khác; nhận biếu tặng, viện trợ,…. Với mỗi nguồn hình thành thì chi phí phát sinh liên quan cấu thành nên giá gốc hàng tồn kho cũng khác nhau. Ví dụ, giá gốc hàng tồn kho hình thành do mua ngoài bao gồm giá mua, chi phí vận chuyển, chi phí bảo quản, chi phí lƣu kho, lƣu bãi, chi phí bảo hiểm, các khoản thuế không đƣợc hoàn lại,… còn giá gốc hàng tồn kho hình thành do thuê ngoài gia công bao gồm chi phí vật liệu gia công, chi phí tiền thuê gia công,… Việc xác định đúng các yếu tố chi phí cấu thành nên giá gốc có ý nghĩa quan trọng vì nó sẽ giúp doanh nghiệp xác định đúng giá gốc, từ đó xác định đúng chi phí hàng tồn kho để làm cơ sở xác định kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ.
11 - Trong quá trình nắm giữ, hàng tồn kho thƣờng bị hao mòn với một số biểu hiện phổ biến nhƣ bị hƣ hỏng, biến chất, bị lỗi mốt, lỗi thời,…. Vì vậy, doanh nghiệp cần phải nắm rõ đặc điểm, phẩm chất của từng loại hàng tồn kho và xu hƣớng thị hiếu của thị trƣờng đối với từng loại hàng tồn kho để có kế hoạch mua, bán, dự trữ cho phù hợp. - Hàng tồn kho trong doanh nghiệp thƣờng rất đa dạng và phong phú về quy cách, mẫu mã, chủng loại, đặc điểm và tính chất thƣơng phẩm. Mỗi loại hàng tồn kho lại có điều kiện bảo quản và cất trữ khác nhau.
Ví dụ, nhiều loại hàng tồn kho phù hợp với điều kiện bảo quản tự nhiên nhƣ cát, đá, gạch,… nhƣng nhiều loại hàng tồn kho lại phù hợp với điều kiện bảo quản nhân tạo nhƣ hàng đông lạnh, hàng điện tử,…. Vì vậy, tùy thuộc vào từng loại hàng tồn kho mà doanh nghiệp cần bảo quản và cất trữ khác nhau. Nếu doanh nghiệp quản lý tốt việc bảo quản và cất trữ hàng tồn kho sẽ giúp giảm thiểu chi phí dự trữ hàng tồn kho và giảm thiểu rủi ro do hƣ hỏng, biến chất, lỗi mốt, lỗi thời của hàng tồn kho. Từ đó, sẽ giúp cho công tác kiểm kê, quản lý, bảo quản và sử dụng hàng tồn kho của doanh nghiệp tốt hơn.
Từ những phân tích trên, tác giả nhận thấy rằng để quản lý tốt hàng tồn kho, mỗi doanh nghiệp cần phải hiểu rõ đặc điểm của từng nhóm, từng loại hàng tồn kho trong doanh nghiệp. Và từ đó, mỗi doanh nghiệp cần phải xây dựng biện pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả, phù hợp với đặc điểm SXKD và yêu cầu quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp mình.2 Phân loại hàng tồn kho Trong doanh nghiệp, hàng tồn kho thƣờng khá đa dạng về chủng loại, đặc điểm, tính chất thƣơng phẩm, điều kiện bảo quản, nguồn hình thành, vai trò và công dụng trong quá trình SXKD. Vì vậy, để quản lý tốt hàng tồn kho và tính chính xác giá gốc hàng tồn kho, doanh nghiệp cần phân loại hàng tồn kho theo những tiêu thức phù hợp. * Căn cứ vào công dụng và mục đích sử dụng, hàng tồn kho được chia thành: - Nguyên liệu, vật liệu: Đây là bộ phận hàng tồn kho đƣợc dự trữ để sử dụng cho mục đích SXKD của doanh nghiệp.
12 - Công cụ, dụng cụ: Đây là bộ phận hàng tồn kho đƣợc dự trữ để sử dụng nhƣ tƣ liệu lao động phục vụ cho hoạt động SXKD trong doanh nghiệp. - Hàng hóa, thành phẩm: Đây là bộ phận hàng tồn kho đƣợc dự trữ cho mục đích bán ra. Cách phân loại này giúp cho việc sử dụng hàng tồn kho đúng mục đích, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho nhà quản trị trong quá trình xây dựng kế hoạch, dự toán thu mua, bảo quản và dự trữ hàng tồn kho. Từ đó, đảm bảo hàng tồn kho cung ứng kịp thời cho sản xuất, tiêu thụ với chi phí thu mua, bảo quản thấp nhất nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động SXKD của doanh nghiệp.
* Căn cứ vào nguồn hình thành, hàng tồn kho được chia thành: - Hàng tồn kho mua ngoài: Đây là những hàng tồn kho doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp bên trong và bên ngoài hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp. - Hàng tồn kho tự sản xuất, gia công: Đây là những hàng tồn kho đƣợc doanh nghiệp tự sản xuất, gia công. - Hàng tồn kho đƣợc nhập từ các nguồn khác: Đây là những hàng tồn kho đƣợc nhập từ quá trình nhận góp vốn của các đơn vị khác hoặc nhận biếu tặng, viện trợ,… Cách phân loại này giúp cho việc xác định các yếu tố cấu thành trong giá gốc hàng tồn kho, nhằm tính đúng, tính đủ giá gốc hàng tồn kho theo từng nguồn hình thành. Từ đó, giúp doanh nghiệp đánh giá đƣợc mức độ ổn định của từng nguồn hàng trong quá trình xây dựng kế hoạch và dự toán hàng tồn kho.
* Căn cứ vào địa điểm bảo quản và sử dụng, hàng tồn kho được chia thành: - Hàng mua đang đi đƣờng: Đây là những hàng tồn kho mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhƣng còn đang trên đƣờng vận chuyển về doanh nghiệp hoặc đã về đến doanh nghiệp nhƣng chƣa đƣợc kiểm nhận nhập kho. - Hàng trong kho: Đây là những hàng tồn kho đang đƣợc bảo quản trong các kho, quầy của doanh nghiệp. - Hàng tồn kho đang trong quá trình sản xuất: Đây là những hàng tồn kho đang trong quá trình sản xuất, chế biến nhƣng chƣa tạo ra thành phẩm. 13 - Hàng gửi đi bán: Đây là những hàng tồn kho đƣợc doanh nghiệp gửi đi cho khách hàng hoặc gửi các đại lý bán nhƣng chƣa đƣợc xác định tiêu thụ.
Cách phân loại này giúp doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho gắn với trách nhiệm vật chất của từng bộ phận, cá nhân trong quá trình bảo quản và sử dụng hàng tồn kho. * Căn cứ vào mối liên hệ với quá trình kinh doanh, hàng tồn kho được chia thành: - Hàng tồn kho liên quan đến quá trình mua hàng: Đây là những hàng tồn kho đƣợc hình thành từ quá trình mua hàng nhƣ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa mua ngoài.