CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XUẤT NHẬP KHẨU BASE OIL VIỆT NAM 1. Sơ lược về công ty 1. Giới thiệu chung • Tên giao dịch: Công ty Cổ phần Đầu tư Xuất nhập khẩu Base Oil Việt Nam • Tên viết tắt: Base Oil Việt Nam • Tên nước ngoài: BASE OIL VIETNAM IMPORT EXPORT INVESTMENT JOINT STOCK COMPANY • Loại hình: Công ty cổ phần • Địa chỉ trụ sở chính: 54 Diệp Minh Châu, Phường Tân Sơn Nhì, Quận Tân Phú, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam • Người đại diện theo pháp luật: Nguyễn Thị Thu Huyền • Ngày bắt đầu hoạt động: 13/10/2016 • Mã số thuế: 0314061469 • Vốn điều lệ: 1.000 • Lĩnh vực kinh doanh: Kinh doanh mặt hàng xăng, dầu gốc, các sản phẩm hoá chất liên quan. • Mặt hàng: Base oil 150N, Base oil SN150, Base oil 500N, Base oil SN500, Base oil SN300, Base oil BS150, Base oil 60N, Base oil 70N, Base oil 600N, Dầu RPO, Xăng RON 97 • Biểu tượng công ty: Hình 1.1: Biểu tượng công ty (Nguồn: Người hướng dẫn cung cấp) • Thị trường trọng điểm: Việt Nam 4 • Khách hàng, đối tác chủ yếu: Công ty Cổ phần Đầu tư Xuất nhập khẩu Việt Úc, Công ty TNHH Korea Lube Việt Nam, Công ty TNHH Huy Phát, Công ty Cổ phần hóa dầu An Bình, Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Dịch vụ Vân Phương,… 1.
Lịch sử Công ty Cổ phần Đầu tư Xuất nhập khẩu Base Oil Việt Nam tiền thân là công ty TNHH Xuất nhập khẩu Petro Việt Nam, được thành lập ngày 13/10/2016. Xuất phát là một công ty nhỏ bé và phải chịu sức ép từ nhiều đối thủ lớn mạnh, nhưng từ khi bắt đầu hoạt động công ty đã không ngừng phát triển và mở rộng hoạt động kinh doanh. Cho đến nay công ty đã nâng cao vị thế của mình trên thị trường Việt Nam và cả thế giới. Base Oil Việt Nam đã phát triển thành một công ty lớn mạnh với nhiều lĩnh vực không chỉ là xăng, dầu gốc mà còn nhiều một vài mặt hàng khác liên quan đến xăng dầu để đáp ứng nhu cầu thị trường trong và ngoài nước.
Chức năng, tầm nhìn và sứ mệnh ❖ Chức năng: Xuất nhập khẩu, điều chuyển xăng, dầu và các mặt hàng liên quan, đảm bảo cung cấp kịp thời, đúng chất lượng… cho nhu cầu kinh doanh của các cửa hàng bán buôn xăng dầu, và của một số công ty trong ngành, góp phần bảo đảm dự trữ, bán buôn, bán lẻ xăng dầu trong nước. Bình ổn và phát triển thị trường xăng dầu, bảo đảm an ninh năng lượng, nhu cầu về xăng dầu khi có những biến động không thuận lợi xảy ra gây ảnh hưởng xấu tới toàn xã hội, điều chỉnh giá xăng dầu theo hướng có lợi cho xã hội theo định hướng của nhà nước. ❖ Tầm nhìn: Phấn đấu thành thương hiệu uy tín tại Việt Nam trong xuất nhập khẩu, phân phối sản phẩm xăng, dầu gốc. Hướng đến sự phát triển bền vững, tạo ra giá trị cho khách hàng, đối tác và cộng đồng.
❖ Sứ mệnh: Base Oil Việt Nam luôn luôn phấn đấu để nâng cao chất lượng hàng, đem lại giá trị và lợi ích tối đa cho các bên. 5 ❖ Giá trị cốt lõi: “Nhanh - Đúng - Đủ”. Trong đó: Nhanh về tốc độ giao và cung ứng hàng hóa, đúng về chất lượng và pháp lý, đủ về số lượng và các cam kết với đối tác. Thuận lợi và khó khăn ❖ Thuận lợi: Xăng dầu là nguồn năng lượng không thể thiếu trong sinh hoạt hàng ngày của hầu hết mọi người dân trong thời nay.
Sở hữu mối quan hệ đối tác chiến lược với các đối tác lớn trên thị trường, đảm bảo nguồn cung ứng base oil ổn định. Công ty được trang bị đầy đủ cơ sở vật chất kỹ thuật và các trang thiết bị phục vụ hoạt động kinh doanh. ❖ Khó khăn: Thị trường base oil cạnh tranh khốc liệt, đặc biệt là với các đối thủ nhập khẩu giá rẻ từ Trung Quốc, Ấn Độ, Hàn Quốc. Mặt hàng xăng dầu cũng là mặt hàng có tính chất đặc biệt, là chất lỏng, dễ bay hơi, dễ bắt lửa gây cháy nổ rất nguy hiểm.
Sự quản lý của nhà nước với thị trường xăng dầu còn nhiều bất cập, đặc biệt đối với việc quản lý chất lượng và đo lường. Do đó, thường xảy ra những hành vi gian lận trong thương mại dẫn đến tình trạng cạnh tranh không lành mạnh giữa các đơn vị xuất nhập khẩu, phân phối hoặc kinh doanh xăng dầu. Phương hướng hoạt động Công ty cần phải tiếp tục nâng cao chất lượng và dịch vụ khách hàng. Đồng thời tìm kiếm thị trường mới, mở rộng mạng lưới kinh doanh và đẩy mạnh quảng bá thương hiệu, đóng góp tích cực vào sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước.1: Tổ chức bộ máy quản lý công ty Base Oil Việt Nam (Nguồn: Tác giả tự tổng hợp) b) Chức năng và nhiệm vụ ❖ Đại hội đồng cổ đông - Có quyền cao nhất công ty.
- Bầu, miễn - bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị và thành viên thuộc Ban kiểm soát. ❖ Hội đồng quản trị - Quản lý công ty và nhân danh công ty đứng ra quyết định những vấn đề liên quan quyền, nghĩa vụ của công ty. ❖ Ban kiểm soát - Giám sát Hội đồng quản trị và giám đốc trong việc quản lý, điều hành công ty. ❖ Giám đốc: - Được Hội đồng quản trị bổ nhiệm.
- Điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty. 7 - Kiến nghị những quy định quản lý nội bộ, phương án cơ cấu tổ chức của công ty. - Đại diện cho công ty đàm phán, ký kết hợp đồng. ❖ Phòng kinh doanh: - Đảm bảo nguồn hàng, xây dựng kế hoạch kinh doanh.
- Tìm kiếm, thu thập, phân tích và đánh giá thị trường. - Chuẩn bị hợp đồng mua bán xăng dầu, soạn thảo các hợp đồng kinh tế với khách hàng. - Chịu toàn bộ trách nhiệm về các hoạt động kinh doanh của Công ty trước Giám đốc. ❖ Phòng Kế toán: - Giúp Giám đốc tiếp nhận vốn, tài sản cố định và nguồn nhân lực khác của công ty, quản lý và theo dõi tài chính công ty.
- Ghi chép, tính toán, và báo cáo tình hình sử dụng tài sản, tiền vốn và toàn bộ quá trình sử dụng vốn của công ty. - Lập báo cáo tài chính - Đảm bảo tuân thủ các quy định về thuế và kế toán. - Kiểm tra việc trả lương đến tay người lao động. ❖ Phòng Quản lý kỹ thuật: - Đảm bảo cơ sở vật chất kỹ thuật: đầu tư, xây dựng mới, sửa chữa bảo dưỡng các tài sản cố định, trang thiết bị kỹ thuật.
❖ Bộ phận bán hàng: - Có vai trò thúc đẩy, thực hiện quảng bá và phân phối hàng hóa của công ty đến tay khách hàng bằng nhiều phương thức khác nhau. - Tiếp nhận đơn đặt hàng và tư vấn đề xuất sản phẩm phù hợp cho khách hàng. - Giải đáp các thắc mắc và khiếu nại của khách hàng. ❖ Bộ phận bảo quản và kiểm tra chất lượng: - Kiểm tra và đảm bảo chất lượng xăng dầu trước khi xuất hàng, trước và sau khi nhập hàng.
- Xử lý các sản phầm không đạt yêu cầu chất lượng. Bộ máy kế toán a) Sơ đồ Sơ đồ 1.2: Bộ máy kế toán Công ty Base Oil Việt Nam (Nguồn: Tác giả tự tổng hợp) b) Chức năng và nhiệm vụ ❖ Kế toán trưởng - Giám sát toàn bộ hoạt động trong phòng kế toán, đảm bảo việc thực hiện các quy định kế toán và báo cáo tài chính đầy đủ, chính xác và đúng thời hạn. - Theo dõi và quản lý thu chi, phân bổ và điều chỉnh các chi phí, tổng hợp, lập báo cáo kế toán cho cấp trên theo nguyên tắc kế toán. - Giám sát việc hạch toán của các kế toán viên, đảm bảo việc ghi chép số liệu chính xác, đảm bảo tính trung thực trong từng số liệu.
- Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán của công ty. - Tham mưu và thực hiện công tác đảm bảo vốn của công ty. ❖ Kế toán tổng hợp - Có trách nhiệm theo dõi, cập nhật chứng từ, ghi chép chứng từ, lập bảng tổng hợp chi phí báo cáo cho kế toán trưởng, giúp kế toán trưởng trong công tác phân bổ, điều chỉnh chi phí. - Thu thập, tổng hợp, xử lý các số liệu kế toán liên quan đến các hoạt động kinh tế phát sinh trong kỳ của công ty như: Hóa đơn, phiếu chi, phiếu thu, phiếu xuất - nhập,… 9 - Lưu trữ, sắp xếp, bảo quản các chứng từ, sổ sách theo đúng quy định pháp luật.
- Hướng dẫn kế toán viên xử lý và định khoản các nghiệp vụ kế toán trong kỳ của công ty. ❖ Kế toán công nợ nội bộ - Ghi chép nghiệp vụ thanh toán phát sinh. - Kiểm tra và theo dõi khoản phải thu, phải trả nội bộ, các khoản tạm ứng. - Theo dõi, giám sát thanh toán công nợ và tình hình kỷ luật thanh toán.
- Theo dõi khoản vay của công ty. ❖ Kế toán tiền mặt - Kiểm tra xem chứng từ gốc có hợp pháp, hợp lệ không trước khi lập phiếu thu, phiếu chi theo quy trình kế toán. - Lập phiếu thu, phiếu chi khi có phát sinh. - Hạch toán nghiệp vụ phát sinh liên quan tiền mặt.
- Nhận báo cáo quỹ và các chứng từ gốc từ thủ quỹ hàng ngày. - Kiểm tra và đối chiếu số liệu trên chứng từ với số liệu trên sổ quỹ. - Lập các báo cáo thu, chi tiền mặt hàng ngày, hàng tháng và cuối năm. ❖ Kế toán tiền gửi ngân hàng - Tiếp nhận, giám sát và kiểm tra chứng từ ngân hàng gửi cho công ty.
- Hạch toán những nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền gửi ngân hàng. - Theo dõi các giao dịch của công ty qua ngân hàng. - Lập giấy báo nợ - có, ủy nhiệm chi,… ❖ Kế toán thuế, tiền lương - Thực hiện khai báo thuế, tính toán thuế, lập hồ sơ, nộp thuế và thực hiện các thủ tục liên quan đến kiểm tra, thanh tra thuế. - Theo dõi tình hình trả - tạm ứng tiền lương, các khoản trợ cấp, thưởng, phụ cấp cho người lao động.
10 - Lập báo cáo về lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương. Tiến hành phân tích tình hình chi tiêu quỹ lương theo định kì, cung cấp thông tin chi tiết về lao động tiền lương cho bộ phận quản lý một cách kịp thời. ❖ Thủ quỹ - Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ gốc và tiến hành thu, chi. - Quản lý toàn bộ tiền mặt trong két sắt.
- Đối chiếu với kế toán tiền mặt về số tiền tồn quỹ thực tế định kỳ hàng ngày, hàng tháng, lập biên bản kiểm kê quỹ.