CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN CÔNG NỢ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1. Một số lý luận chung về kế toán công nợ 1. Khái niệm cơ bản về công nợ Đặc điểm cơ bản của hoạt động kinh doanh thương mại là thực hiện việc tổ chức lưu thông hàng hóa, dịch vụ đáp ứng nhu cầu ngày càng cao trong tiêu dùng xã hội. Trong quá trình kinh doanh thường xuyên phát sinh các mối quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người bán, người mua, với cán bộ công nhân viên.
Các quan hệ thanh toán này là cơ sở phát sinh các khoản phải thu, khoản phải trả. Kế toán các khoản phải thu và nợ phải trả được gọi chung là kế toán công nợ. Như vậy kế toán công nợ là một phần hành kế toán có nhiệm vụ hạch toán các khoản nợ phải thu, nợ phải trả diễn ra liên tục trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp (Nguyễn Tấn Bình, “Kế toán tài chính”, 2011) 1. Phân loại công nợ phải thu khách hàng và công nợ phải trả nhà cung cấp trong các doanh nghiệp 1.1 Các khoản phải thu Nợ phải thu khách hàng là khoản tiền mà khách hàng đã mua nợ doanh nghiệp do đã được cung cấp sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ nhưng chưa thanh toán tiền.
Đây là khoản nợ phải thu chiếm tỷ trọng lớn nhất, phát sinh thường xuyên và cũng gặp nhiều rủi ro nhất trong các khoản nợ phải thu phát sinh trong doanh nghiệp. (Võ Văn Nhị, “Kế toán tài chính”, 2010) Theo điều 17 Thông tư 133/2016/TT – BTC về “Nguyên tắc kế toán các khoản phải thu” thì các khoản phải thu được hạch toán chi tiết theo đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kỳ hạn thu hồi. Việc phân loại các khoản phải thu thì chia phân loại theo 02 cách sau: 5 - Phân loại theo thời hạn thanh toán, khoản phải thu chia làm 02 loại: khoản phải thu ngắn hạn (khoản thu dưới một năm) và khoản phải thu dài hạn (khoản thu trên một năm). - Phân loại theo nội dung, khoản phải thu bao gồm: phải thu của khách hàng, phải thu nội bộ, phải thu khác.
Trong đó, khoản phải thu của khách hàng thường phát sinh nhiều nhất và chịu nhiều rủi ro nhất.2 Các khoản phải trả Nợ phải trả là một phần thuộc nguồn vốn của doanh nghiệp và luôn phát sinh nợ trong quá trình sản xuất kinh doanh, mua hàng hóa…. Nợ phải trả là những khoản được hình thành khi các NCC cung cấp nguồn hàng hóa, vật tư, sản phẩm cho DN và DN có nghĩa vụ phải thanh toán cho NCC trong một khoảng thời gian nhất định theo hợp đồng. Nợ phải trả trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp còn phụ thuộc và chịu sự ảnh hưởng bởi: - Quy mô nợ phải thanh toán là số lượng tiền nợ ít hay nhiều đối với từng doanh nghiệp, phụ thuộc vào nhu cầu mua hàng của DN - Thời hạn thanh toán khoản nợ mà DN phải trả: phụ thuộc vào những quy định trong hợp đồng ký kết giữa hai bên, sau khi DN ký hóa đơn mua hàng cho đến khi DN thanh toán hết các khoản nợ. Điều này giúp DN có thể xác định thời hạn trả nợ tốt nhất cho mình, tránh được các rủi ro và đảm bảo úy tín của DN.
- Hợp đồng kinh tế giữa DN và các NCC: Các điều khoản về chính sách giá cả, phương thức giao hàng… sẽ là yếu tố giúp DN giải quyết nhanh các khoản nợ phải trả này. Nợ phải trả là nghĩa vụ hiện tại của đơn vị phát sinh từ các giao dịch sự kiện đã qua như mua hàng hóa chưa trả tiền, sử dụng dịch vụ chưa thanh toán, vay nợ, cam kết bảo hành hàng hóa, cam kết kết nghĩa vụ hợp đồng, phải trả nhân viên, thuế phải nộp, phải trả khác mà doanh nghiệp phải thanh toán từ nguồn lực của mình. 6 Nợ phải trả có thể được thanh toán bằng nhiều hình thức: trả bằng tiền, trả bằng tài sản khác, cung cấp dịch vụ hoặc thay thế nghĩa vụ này bằng nghĩa vụ khác. Dựa vào thời hạn thanh toán mà phân loại nợ phải trả thành 02 loại: nợ ngắn hạn và nợ dài hạn.
- Nợ ngắn hạn: là các khoản nợ mà doanh nghiệp có nghĩa vụ phải thanh toán trong vòng 12 tháng kể từ ngày lập BCTC như: nợ vay, phải trả người bán, thuế và các khoản phải nộp Nhà nước… - Nợ dài hạn: là các khoản nợ mà doanh nghiệp có nghĩa vụ phải thanh toán trên một năm, bao gồm các khoản: vay dài hạn, phát hành trái phiếu, nhận ký quỹ, ký cược dài hạn… 1. Vai trò, vị trí và nhiệm vụ của kế toán công nợ tại các doanh nghiệp a. Vai trò, vị trí và nhiệm vụ của kế toán công nợ Trong doanh nghiệp, kế toán công nợ một phần hành kế toán khá quan trọng trong toàn bộ công tác kế toán. Hoạt động của kế toán công nợ không chỉ có vai trò quan trọng với tổ chức công tác kế toán của công ty mà còn là công cụ đắc lực để quản lý tài chính của doanh nghiệp.
Quản lý công nợ tốt thể hiện nguồn tài chính duy trì ở mức ổn định, luôn giữ được các mối quan hệ tốt với các KH, NCC và đồng thời thể hiện chuyên nghiệp, uy tín của công ty được cũng cố. Khi công ty theo dõi chặt chẽ các khoản nợ phải thu, nợ phải trả sẽ giúp cho DN không bị chiếm dụng vốn, các hoạt động kinh tế được đẩy mạnh, nguồn tiền của công ty luôn được lưu thông. Nhiệm vụ của kế toán công nợ tại các doanh nghiệp Phản ánh và ghi chép kịp thời, đầy đủ, chính xác và rõ ràng các nghiệp vụ thanh toán phát sinh theo từng đối tượng, từng khoản thanh toán có kết hợp với thời hạn thanh toán, đôn đốc việc thanh toán, tránh chiếm dụng vốn lẫn nhau. 7 Đối với những khách hàng nợ có quan hệ giao dịch mua bán thường xuyên hoặc có dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối niên độ kế toán, kế toán cần tiến hành kiểm tra đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn nợ.
Nếu cần có thể yêu cầu khách hàng xác nhận số nợ bằng văn bản. Giám sát việc thực hiện chế độ thanh toán công nợ và tình hình chấp hành kỷ luật thanh toán của KH. Tổng hợp và cung cấp thông tin kịp thời về tình hình công nợ từng loại cho cấp quản lý để có biện pháp xử lý kịp thời và phù hợp nhất (nợ trong hạn, nợ quá hạn, các đối tượng có vấn đề. Mô tả công việc chung của kế toán công nợ tại các doanh nghiệp Soạn thảo các hợp đồng kinh tế với các NCC và KH, tạo thêm các tệp dữ liệu quản lý thông tin và tình hình công nợ của các đối tác.
Theo dõi về hiệu lực của các biên bản hợp đồng kinh tế. Cuối mỗi ngày, kiểm tra hóa đơn đầu ra, đầu vào và các chứng từ liên quan. Hàng tháng gửi biên bản đối chiếu công nợ cho KH, NCC theo hợp đồng, xác nhận lại các thông tin như hóa đơn bán hàng và các chứng từ khác… Kiểm tra chi tiết công nợ của KH, đối chiếu công nợ với KH, theo dõi hạn thanh toán, định kì gọi điện hoặc gửi Email cho KH. Kiểm tra chi tiết công nợ của NCC, nhận các biên bản đối chiếu công nợ, kiểm tra theo chứng từ, theo dõi các khoản nợ đến hạn cần thanh toán, và báo cáo cho kế toán trưởng.
Cuối mỗi quý, tổng hợp và lập báo cáo công nợ và báo cáo tình hình chung về hợp đồng kinh tế, công nợ phải thu, phải trả gửi kế toán trưởng và Ban Giám Đốc. Cuối năm, xác nhận và đối chiếu công nợ với các đối tác nếu phát sinh chênh lệch tiến hành xử lý; tiến hành lập và in các báo cáo theo yêu cầu của kế toán 8 trưởng và giám đốc. Sau đó, in các sổ kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp ra giấy và lưu trữ nội bộ. Nội dung công tác kế toán nợ phải thu và nợ phải trả trong doanh nghiệp 1.
Kế toán nợ phải thu của khách hàng 1.1 Khái niệm Phải thu khách hàng Khoản phải thu khách hàng là một phần trong tài sản của DN. Phải thu khách hàng phát sinh khi KH mua các sản phẩm, hàng hóa sản phẩm, và dịch vụ cung cấp… chưa thanh toán cho DN. Thường các khoản phải thu luôn chiếm tỷ trọng cao trong chỉ tiêu tài sản trên báo cáo tài chính, phát sinh thường xuyên do giao dịch mua bán diễn ra hằng ngày và gặp khá nhiều rủi ro. Phân loại các khoản phải thu bao gồm: các khoản phải thu ngắn hạn và các khoản phải thu dài hạn - Khoản phải thu ngắn hạn là các khoản có thời gian thu hồi nợ không quá một năm hoặc trong một chu kỳ kinh doanh.
-Khoản phải thu dài hạn là khoản nợ có thời gian thu hồi hơn một năm hoặc quá một chu kì kinh doanh. Phân loại khoản phải thu theo đối tượng bao gồm phải thu bên trong DN và phải thu bên ngoài DN. - Phải thu bên trong DN là các khoản phải thu của cá nhân, tổ chức bên trong DN. - Phải thu bên ngoài DN là các khoản phải thu của các cá nhân, tổ chức bên ngoài DN.
Nguyên tắc hạch toán Theo Điều 17, Thông tư số 133/2016/TT – BTC quy định nguyên tắc kế toán của tài khoản “Phải thu của khách hàng” như sau: 9 Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, BĐSĐT, TSCĐ, các khoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ. Tài khoản này còn dùng để phản ánh các khoản phải thu của người nhận thầu XDCB với người giao thầu về khối lượng công tác XDCB đã hoàn thành. Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ thu tiền ngay. Khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kỳ hạn thu hồi (trên 12 tháng hay không quá 12 tháng kể từ thời điểm lập báo cáo) và ghi chép theo từng lần thanh toán.
Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ, bất động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính.