Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế và chuyển dịch cơ cấu ngành, ngành dịch vụ khách sạn và du lịch tại Việt Nam ngày càng đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy tăng trưởng kinh tế. Hoạt động kinh doanh khách sạn có tính chất đặc thù: quy trình sản xuất và tiêu dùng dịch vụ diễn ra đồng thời, không tạo ra sản phẩm vật chất cụ thể có thể lưu kho, đồng thời chi phí cố định (như tài sản cố định, công cụ dụng cụ, cơ sở hạ tầng) chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí hoạt động. Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt, các doanh nghiệp lưu trú phải đối mặt với yêu cầu nâng cao chất lượng dịch vụ đồng thời tối ưu hóa chi phí sản xuất và hạ giá thành nhằm đạt lợi nhuận tối đa.

Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm/dịch vụ là công cụ quản lý kinh tế quan trọng, cung cấp thông tin kịp thời về việc sử dụng vốn, vật tư và lao động, giúp ban lãnh đạo doanh nghiệp đưa ra các quyết định điều hành kinh doanh chuẩn xác. Xuất phát từ thực tiễn hoạt động tại Công ty Cổ phần Thương mại Du lịch Hà Nội, tác giả Vũ Thu Hương đã thực hiện chuyên đề thực tập tốt nghiệp: "Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành hoạt động kinh doanh dịch vụ khách sạn tại Công ty Cổ phần Thương mại Du lịch Hà Nội".

Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài bao gồm ba nội dung chính:

  1. Hệ thống hóa và phân tích các đặc điểm hoạt động kinh doanh, mô hình tổ chức bộ máy quản lý và cơ cấu vận hành dịch vụ khách sạn của Công ty Cổ phần Thương mại Du lịch Hà Nội.
  2. Khảo sát, mô tả và phân tích thực trạng công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất (chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung) và phương pháp tính giá thành dịch vụ lưu trú tại công ty theo quy trình chứng từ, tài khoản và sổ sách kế toán.
  3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế và đề xuất các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán chi phí sản xuất, tính giá thành dịch vụ khách sạn nhằm nâng cao hiệu quả hạch toán tại doanh nghiệp.
  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành hoạt động kinh doanh dịch vụ khách sạn (trọng tâm là bộ phận kinh doanh lưu trú).
  • Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần Thương mại Du lịch Hà Nội (bao gồm hệ thống phòng nghỉ và cơ sở lưu trú trực thuộc).
  • Phạm vi thời gian: Dữ liệu thực tế được khảo sát và thu thập trong giai đoạn năm 2010 – 2011 và quý I năm 2012.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Chuyên đề vận dụng hệ thống lý luận kế toán doanh nghiệp dịch vụ, các quy định và chế độ kế toán hiện hành của Bộ Tài chính Việt Nam:

  • Chế độ kế toán và chuẩn mực áp dụng: Doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. Hệ thống tài khoản hạch toán chi phí tập hợp trên các tài khoản: Tài khoản 621 (Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp), Tài khoản 622 (Chi phí nhân công trực tiếp), Tài khoản 627 (Chi phí sản xuất chung), Tài khoản 154 (Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang), Tài khoản 334 (Phải trả người lao động), Tài khoản 338 (Phải trả, phải nộp khác), Tài khoản 214 (Hao mòn tài sản cố định), Tài khoản 242 (Chi phí trả trước dài hạn), và tài khoản ngoài bảng 009.
  • Quy định trích khấu hao tài sản cố định: Thực hiện theo phương pháp khấu hao đường thẳng căn cứ theo quy định của Bộ Tài chính (văn bản áp dụng năm 2006).

Phương pháp nghiên cứu được tác giả triển khai bao gồm:

  • Phương pháp quan sát và thu thập dữ liệu thực tế: Tiếp cận trực tiếp tại các bộ phận phòng ban (buồng, lễ tân, phòng kế toán, ban giám đốc) để thu thập quy trình luân chuyển chứng từ gốc (Phiếu xuất kho, Bảng chấm công, Bảng thanh toán lương, Hóa đơn dịch vụ mua ngoài).
  • Phương pháp kế toán: Sử dụng phương pháp chứng từ, tài khoản đối ứng, phương pháp tính giá và phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán.
  • Phương pháp phân bổ chi phí gián tiếp: Áp dụng tỷ lệ phân bổ theo quy định nội bộ của doanh nghiệp đối với các chi phí dùng chung (công cụ dụng cụ, khấu hao TSCĐ, dịch vụ mua ngoài) giữa hoạt động lưu trú và hoạt động quản lý doanh nghiệp.
  • Nguồn dữ liệu: Hệ thống chứng từ thực tế, sổ chi tiết, bảng phân bổ, chứng từ ghi sổ và sổ cái các tài khoản chi phí trong quý I năm 2012 cùng số liệu tổng hợp doanh thu năm 2010 – 2011 của công ty.

Nội dung chính theo từng chương

Chương I: Đặc điểm hoạt động kinh doanh khách sạn và quản lý hoạt động kinh doanh khách sạn của Công ty Cổ phần Thương mại Du lịch Hà Nội

Chương I trình bày lịch sử hình thành, quy mô hoạt động, cơ sở vật chất kỹ thuật và cơ cấu tổ chức bộ máy của đơn vị:

  • Lịch sử phát triển: Tiền thân là Nhà khách Ủy ban Nhân dân Thành phố Hà Nội thành lập năm 1992 với nhiệm vụ phục vụ các đoàn khách cấp cao của Bộ, lãnh đạo các địa phương và sự kiện đối ngoại. Ngày 30/11/1999, theo Quyết định số 5136/QĐ-UB, đơn vị thực hiện cổ phần hóa và đổi tên thành Công ty Cổ phần Thương mại Du lịch Hà Nội. Ngày 26/08/2000, Đại hội cổ đông tăng vốn điều lệ lên 5 tỷ đồng, trong đó Nhà nước nắm giữ hơn 20% vốn góp. Đến năm 2008, công ty tiếp tục tái cơ cấu nhân lực và hoạt động kinh doanh để thích ứng với biến động thị trường.
  • Lĩnh vực kinh doanh: Dịch vụ lưu trú ngắn ngày; kinh doanh ăn uống, giải khát; vui chơi giải trí (karaoke, vũ trường, tắm hơi, vật lý trị liệu); vận chuyển khách du lịch; lữ hành nội địa và quốc tế; kinh doanh rượu và thuốc lá.
  • Cơ sở vật chất kỹ thuật: Toàn công ty có 363 phòng. Riêng Khách sạn Hà Nội có 110 phòng đạt tiêu chuẩn quốc tế phục vụ khách quốc tế và khách nội địa có khả năng thanh toán cao.

Bảng 1: Cơ cấu phòng của Khách sạn Hà Nội

Loại phòng Số lượng (Phòng)
Loại A 30
Loại B 15
Loại C 15
Loại D 50
Tổng cộng 110
  • Tình hình doanh thu: Năm 2011, tổng doanh thu đạt 2.350 triệu đồng, bằng 114% so với năm 2010 và đạt 109% so với kế hoạch đề ra. Trong đó, tỷ trọng doanh thu từ dịch vụ buồng và dịch vụ ăn uống chiếm phần lớn.

Bảng 2: Cơ cấu doanh thu của khách sạn giai đoạn 2010 – 2011 (Đơn vị: Triệu đồng)

Chỉ tiêu Năm 2010 Năm 2011
Lưu trú 986 1.100
Dịch vụ ăn uống 563 752
Doanh thu khác 51 498
Tổng doanh thu 1.350 2.350
  • Cơ cấu nhân sự và bộ máy quản lý: Tổng số lao động trong biên chế là 85 người (lao động gián tiếp: 08 người; lao động trực tiếp: 77 người). Trình độ học vấn gồm: Đại học: 12 người, Cao đẳng: 01 người, Trung cấp và Phổ thông trung học: 72 người. Bộ máy quản trị gồm Đại hội đồng cổ đông, Ban kiểm soát, Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc, Phòng Hành chính (bộ phận bảo vệ, lễ tân, buồng) và Phòng Kế toán.

Chương II: Thực trạng kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty Cổ phần Thương mại Du lịch Hà Nội

Chương II đi sâu vào chi tiết kỹ thuật hạch toán kế toán từng khoản mục chi phí phát sinh trong quý I/2012 theo hình thức Chứng từ ghi sổ:

1. Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (Tài khoản 621)

  • Nguyên vật liệu trực tiếp phục vụ buồng bao gồm: xà phòng tắm, dầu gội đầu, dao cạo râu, nước suối, nước tăng lực, giấy vệ sinh.
  • Quy trình chứng từ: Bộ phận buồng lập Phiếu xuất kho (lập thành 3 liên: liên 1 lưu bộ phận lập phiếu, liên 2 chuyển thủ kho ghi thẻ kho rồi gửi kế toán, liên 3 giao người nhận ghi sổ bộ phận). Cuối tháng, kế toán lập Bảng tổng hợp xuất nguyên vật liệu tháng (Bảng 01), sau đó tổng hợp thành Bảng tổng hợp nguyên vật liệu xuất dùng quý I/2012 (Bảng 02) với tổng chi phí phát sinh là 48.000.000 đồng.
  • Định khoản và vào sổ:
    • Tập hợp chi phí: Nợ TK 621 / Có TK 1521: 48.000.000 đồng (CTGS số 01/03).
    • Kết chuyển chi phí cuối kỳ: Nợ TK 154 / Có TK 621: 48.000.000 đồng (CTGS số 02/03).
    • Số liệu được phản ánh đối ứng vào Sổ cái TK 621.

2. Kế toán chi phí nhân công trực tiếp (Tài khoản 622)

  • Công ty áp dụng hình thức trả lương theo thời gian dựa trên công thức: $$\text{Tiền lương phải trả} = \frac{\text{Lương cơ bản} \times \text{Hệ số lương}}{\text{Số ngày trong tháng}} \times \text{Số ngày làm việc thực tế}$$ (Số ngày làm việc chế độ chuẩn: 26 ngày).
  • Hàng ngày các bộ phận chấm công, cuối tháng bảng chấm công chuyển qua phòng hành chính kiểm tra, Giám đốc duyệt và chuyển phòng kế toán lập Bảng thanh toán lương và Bảng tính và phân bổ tiền lương, bảo hiểm xã hội (Bảng 03).
  • Các khoản trích theo lương gồm BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN hạch toán qua TK 338 (chi tiết 3382, 3383, 3384, 3389). Doanh nghiệp không trích trước tiền lương nghỉ phép của nhân viên trực tiếp sản xuất.
  • Hạch toán trong quý I/2012:
    • Lương phải trả: Nợ TK 622 / Có TK 334: 24.500.000 đồng (CTGS số 03/03).
    • Các khoản trích theo lương: Nợ TK 622 / Có TK 338: 5.439.000 đồng (CTGS số 04/03).
    • Tổng chi phí nhân công trực tiếp kết chuyển: Nợ TK 154 / Có TK 622: 30.622.939 đồng.

3. Kế toán chi phí sản xuất chung (Tài khoản 627)

Chi phí sản xuất chung của bộ phận lưu trú được mở chi tiết theo các tiểu khoản:

  • TK 6271 (Chi phí vật liệu phụ cho tổ lễ tân): Xuất dùng rượu, bia, nước ngọt, thuốc lá Vinataba tại quầy lễ tân. Tập hợp qua Bảng tổng hợp xuất vật liệu phụ quý I/2012 với số tiền 5.000.000 đồng (Nợ TK 6271 / Có TK 1522), cuối kỳ kết chuyển sang Nợ TK 154 / Có TK 6271: 5.000.000 đồng (CTGS số 05/03 và 06/03).
  • TK 6272 (Chi phí công cụ dụng cụ): Ga đơn, ga đôi, chăn, đệm, gối, bát đĩa, khăn bàn... Trị giá xuất kho tính theo phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập. Chi phí CCDC loại phân bổ 1 lần được phân bổ cho bộ phận lưu trú theo tỷ lệ 60% (ghi Có TK 153: 1.200.000 đồng); chi phí CCDC phân bổ nhiều lần được kết chuyển từ TK 242 sang TK 6272 là 720.000 đồng. Tổng chi phí CCDC phân bổ cho lưu trú là 2.200.000 đồng, kết chuyển sang TK 154 (CTGS số 07/03 và 08/03).
  • TK 6273 (Chi phí khấu hao tài sản cố định): TSCĐ chia thành hai nhóm: Xây lắp (nhà cửa, vật kiến trúc) và Thiết bị (tivi, tủ lạnh, quạt, điều hòa). Trích khấu hao theo phương pháp đường thẳng. Do khó bóc tách tài sản dùng cho lưu trú và quản lý, công ty phân bổ tổng mức khấu hao theo tỷ lệ: 90% cho kinh doanh lưu trú (TK 6273) và 10% cho quản lý doanh nghiệp (TK 642). Số khấu hao phân bổ cho lưu trú trong quý I/2012 là 22.000.000 đồng (Nợ TK 6273 / Có TK 214), cuối kỳ kết chuyển Nợ TK 154 / Có TK 6273: 22.000.000 đồng, đồng thời ghi Nợ TK ngoài bảng 009.
  • TK 6274 (Chi phí dịch vụ mua ngoài): Chi phí điện lực thanh toán với Sở Điện lực Hà Nội, tiền nước, cước viễn thông/fax, truyền hình cáp (phân bổ 90% cho lưu trú, 10% cho quản lý doanh nghiệp); chi phí thuê thiết bị hội nghị được tính 100% cho hoạt động lưu trú.
  • TK 6275 (Chi phí khác bằng tiền): Chi phí sửa chữa nhỏ, vệ sinh môi trường phát sinh bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.

4. Kế toán tổng hợp chi phí và tính giá thành dịch vụ

  • Đối tượng tập hợp chi phí và tính giá thành: Hoạt động kinh doanh dịch vụ phòng lưu trú theo kỳ tính giá thành là theo quý.
  • Đánh giá sản phẩm dở dang: Do đặc thù dịch vụ phòng nghỉ hoàn thành khi khách trả phòng và dịch vụ tiêu dùng tức thời nên cuối kỳ kinh doanh không có sản phẩm làm dở ($D_{ck} = 0$).
  • Phương pháp tính giá thành: Tổng giá thành dịch vụ lưu trú trong kỳ bằng tổng chi phí sản xuất phát sinh được kết chuyển vào bên Nợ TK 154 (bao gồm chi phí NVL trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung).

Chương III: Hoàn thiện công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành hoạt động kinh doanh dịch vụ khách sạn tại Công ty Cổ phần Thương mại Du lịch Hà Nội

Chương III tổng kết các mặt đạt được, các điểm còn tồn tại và đưa ra các đề xuất cụ thể:

Bảng 3: Tổng hợp ưu điểm, nhược điểm và giải pháp hoàn thiện tại doanh nghiệp

Nội dung Chi tiết theo khảo sát của tác giả
Ưu điểm - Bộ máy kế toán gọn nhẹ, tuân thủ nguyên tắc quản lý tài chính doanh nghiệp.
- Việc lập chứng từ ban đầu (Phiếu xuất kho, Bảng chấm công) diễn ra chặt chẽ, có đủ chữ ký của các bên liên quan.
- Áp dụng phần mềm và hình thức Chứng từ ghi sổ phù hợp với quy mô hạch toán độc lập của công ty.
Nhược điểm - Tiêu thức phân bổ một số khoản chi phí dùng chung (CCDC 60/40; Khấu hao TSCĐ và dịch vụ mua ngoài 90/10) còn mang tính chất ước lượng cố định, chưa phản ánh chính xác mức tiêu hao thực tế theo công suất buồng phòng từng kỳ.
- Chưa thực hiện trích trước chi phí tiền lương nghỉ phép cho nhân viên buồng phòng trực tiếp, dẫn đến biến động chi phí nhân công vào các mùa cao điểm.
- Việc mở sổ chi tiết theo dõi chi phí theo từng loại phòng (A, B, C, D) chưa được thực hiện độc lập, chỉ tính giá thành chung cho toàn bộ hoạt động lưu trú.
Giải pháp đề xuất - Hoàn thiện phương pháp và tiêu thức phân bổ chi phí sản xuất chung căn cứ vào diện tích phòng hoặc số ngày buồng thực tế có khách thuê.
- Tiến hành trích trước chi phí tiền lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất nhằm ổn định giá thành dịch vụ giữa các kỳ kế toán.
- Mở rộng sổ theo dõi chi tiết chi phí và giá thành theo từng nhóm dịch vụ/hạng phòng để hỗ trợ quản trị định giá bán phòng linh hoạt.

Kết quả và đóng góp

  1. Tổng hợp dữ liệu thực tế tại doanh nghiệp: Chuyên đề phản ánh chi tiết hệ thống số liệu kinh tế của Công ty Cổ phần Thương mại Du lịch Hà Nội, làm rõ tốc độ tăng trưởng doanh thu từ 1.350 triệu đồng (năm 2010) lên 2.350 triệu đồng (năm 2011).
  2. Minh họa đầy đủ chu trình hạch toán: Tác giả đã hệ thống hóa hoàn chỉnh quy trình kế toán chi phí dịch vụ lưu trú quý I/2012 với các con số chứng từ cụ thể: Chi phí NVL trực tiếp (48.000.000 đồng), Chi phí nhân công trực tiếp (30.622.939 đồng), Chi phí CCDC lưu trú (2.200.000 đồng), Chi phí khấu hao TSCĐ lưu trú (22.000.000 đồng), Chi phí vật liệu phụ lễ tân (5.000.000 đồng).
  3. Đóng góp thực tiễn: Báo cáo cung cấp góc nhìn thực tế về việc áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ trong một doanh nghiệp kinh doanh khách sạn có vốn góp của Nhà nước sau cổ phần hóa, chỉ ra tính khả thi của việc hoàn thiện tiêu thức phân bổ chi phí chung và trích lập chi phí nhân công.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Phạm vi khảo sát số liệu chi tiết của đề tài tập trung chủ yếu vào số liệu quý I năm 2012 tại mảng kinh doanh lưu trú; các mảng dịch vụ bổ trợ khác (ăn uống, lữ hành quốc tế, vận chuyển) chưa được phân tích sâu về quy trình tập hợp chi phí riêng biệt.
  • Hướng phát triển: Nghiên cứu có thể mở rộng khảo sát chu kỳ cả năm tài chính, phân tích sâu phương pháp kế toán chi phí theo hoạt động (Activity-Based Costing - ABC) cho từng hạng phòng tiêu chuẩn quốc tế và xây dựng hệ thống báo cáo kế toán quản trị phục vụ kiểm soát chi phí tức thời tại khách sạn.

Giá trị tham khảo

Chuyên đề là tài liệu tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên ngành Kế toán - Kiểm toán: Nắm bắt quy trình thực tế về lập chứng từ gốc, bảng tổng hợp, chứng từ ghi sổ và vào sổ cái các tài khoản 621, 622, 627, 154 trong loại hình doanh nghiệp dịch vụ khách sạn.
  • Kế toán viên và nhà quản lý doanh nghiệp lưu trú: Tham khảo mô hình phân bổ chi phí dịch vụ mua ngoài, khấu hao TSCĐ, phương pháp kiểm soát nguyên vật liệu tiêu hao (đồ dùng buồng phòng, mini-bar tại quầy lễ tân) và phương thức tính giá thành không có sản phẩm dở dang cuối kỳ.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Cổ phần Thương mại Du lịch Hà Nội áp dụng hình thức kế toán nào?

Công ty áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. Các nghiệp vụ phát sinh từ chứng từ gốc sau khi phân loại được tập hợp vào Bảng tổng hợp chi tiết, lập Chứng từ ghi sổ, sau đó đăng ký vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và vào Sổ cái các tài khoản liên quan (TK 621, 622, 627, 154...).

2. Tỷ lệ phân bổ chi phí khấu hao TSCĐ và dịch vụ mua ngoài tại khách sạn được quy định như thế nào?

Do khó bóc tách riêng biệt giữa hoạt động phục vụ lưu trú và hoạt động quản lý hành chính, công ty thực hiện tập hợp chung rồi phân bổ theo tỷ lệ quy định nội bộ: 90% tính vào chi phí sản xuất chung của bộ phận lưu trú (TK 6273, TK 6274) và 10% tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642). Riêng chi phí thuê thiết bị hội nghị được tính toàn bộ 100% cho bộ phận lưu trú.

3. Công thức tính lương cho nhân viên trực tiếp tại khách sạn được thực hiện ra sao?

Doanh nghiệp áp dụng hình thức trả lương theo thời gian với công thức: $$\text{Tiền lương phải trả} = \frac{\text{Lương cơ bản} \times \text{Hệ số lương}}{\text{Số ngày trong tháng}} \times \text{Số ngày làm việc thực tế}$$ Số ngày làm việc chế độ chuẩn trong tháng của công ty là 26 ngày.

4. Vì sao dịch vụ lưu trú tại công ty không có chi phí dở dang cuối kỳ ($D_{ck} = 0$)?

Đặc điểm của kinh doanh khách sạn là dịch vụ không tồn tại dưới dạng vật thể lưu kho, quá trình cung ứng và tiêu dùng diễn ra đồng thời. Do đó, chi phí phát sinh trong kỳ được kết chuyển toàn bộ để tính giá thành dịch vụ hoàn thành trong quý mà không phát sinh giá trị sản phẩm làm dở dang cuối kỳ.

Kết luận

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của tác giả Vũ Thu Hương đã phân tích toàn diện thực trạng công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành dịch vụ lưu trú tại Công ty Cổ phần Thương mại Du lịch Hà Nội. Thông qua việc mô tả chi tiết hệ thống chứng từ gốc, bảng phân bổ và sổ cái quý I/2012, đề tài làm rõ các nghiệp vụ kế toán phát sinh đặc thù của ngành khách sạn. Các giải pháp hoàn thiện tiêu thức phân bổ chi phí và chế độ trích trước tiền lương nghỉ phép mang tính thực tiễn, hỗ trợ nâng cao hiệu quả quản trị chi phí cho doanh nghiệp.