CHƯƠNG 1 Cơ SỞ LÝ LUẬN VÈ KÉ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DựNG VÀ DỊCH vụ - THƯƠNG MẠI Ân phát hưng 1. Các khái niệm nền tảng liên quan đến kế toán bán hàng 1. Khái niệm về kế toán bán hàng Bán hàng: Là việc chuyên quyền sở hữu sản phâm, hàng hóa gắn với phần lớn lợi ích, hoặc rủi ro cho khách hàng, đồng thời được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Hoạt động bán hàng là hoạt động cốt lõi nhất đê tạo ra doanh thu.
Đê thực hiện tốt hoạt động bán hàng, đòi hỏi doanh nghiệp phải hoàn thiện hệ thống kế toán bán hàng. Từ đó mà khái niệm bán hàng ra đời. Ke toán bán hàng (Sales Accountant): Là vị trí có nhiệm vụ ghi chép, quản lý toàn bộ các công việc liên quan đến nghiệp vụ bán hàng cùa doanh nghiệp. Phản ánh kịp thời và chính xác qua việc ghi hóa đơn kinh doanh, ghi sô chi tiết doanh thu bán hàng, thuế giá trị gia tăng phải nộp, lập báo cáo bán hàng theo quy định.
Việc ghi chép và quản lý bán hàng giúp doanh nghiệp phát hiện hàng hóa bán chậm, tồn kho. Từ đó có biện pháp xử lý họp lý. Các dữ liệu kế toán bán hàng cung cấp sẽ là căn cứ đê đánh giá tính hiệu quả cùa kế hoạch kinh doanh. Giám đốc sẽ nhận định lại xu hướng thị trường đê điều chinh chiến lược phát triên kinh doanh cho doanh nghiệp.
Vai trò, nhiệm vụ, phương pháp kế toán bán hàng a. Vai trò Cung cấp thông tin về kinh tế, tài chính cùa một đơn vị kế toán. Chịu trách nhiệm, dưới sự chi đạo quản lý của kế toán trường. Đảm bảo cho hoạt động của kế toán thực hiện đúng luật.
Ke toán bán hàng có vai trò cung cấp thông tin hữu ích cho các quyết định kinh doanh cho những đối tượng cần sử dụng những thông tin tài chính. Cập nhật thông tin hàng hóa, thiết lập chính sách giá bán vào phần mềm quản trị (nếu có). Tính toán giá mua thực tế cùa từng mặt hàng cùa doanh nghiệp trong kỳ. Quản lý hóa đơn chứng từ có liên quan.
Ghi chép, theo dõi số lượng, kết cấu phân loại hàng, tính cấp thiếp ghi chép doanh thu bán hàng, thuế GTGT đầu ra tòng nhóm hàng theo từng đơn vị trực thuộc, phản ánh kịp thời chính xác đầy đủ, tinh hình bán hàng của doanh nghiệp trong kỳ. Nhiệm vụ 1 Mỗi doanh nghiệp, tô chức thương mại có mỗi đặc diêm riêng. Do đó mà nhiệm vụ ke toán bán hàng cũng sẽ phụ thuộc vào tình hình cụ thê cùa các doanh nghiệp. Thông tin kế toán thu thập được sẽ phản ánh đầy đủ chân thực về tình hình biến động kinh doanh từ đó lựa chọn các phương án định hướng về hoạt động kinh doanh cho nhà quản lý.
Nhìn chung các công việc mà kể toán bán hàng cần thực hiện và đảm nhiệm một cách hiệu quả bao gồm: - Làm báo giá, hợp đồng, thuộc giá và đặc tính của sản phàm mà doanh nghiệp kinh doanh. Thông báo thay đôi giá bán cho nhân viên bán hàng. - Tính toán đúng đan giá vốn của hàng hóa và dịch vụ đã cung cấp, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và các chi phí khác nham xác định kết quả bán hàng. - Cung cấp thông tin chính xác, trung thực, lập quyết toán đầy đủ kịp thời đê đánh giá đúng hiệu quả kinh doanh cũng như tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước.
- Hằng ngày thực hiện ghi chép tất cả các nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn bán hàng. - Lập sô theo dõi và phần loại chírng tìr theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Cập nhật đơn giá hàng xuất nhập, thường xuyên cập nhật sản phàm hàng hóa vào phần mềm quản trị kế toán. - Gửi báo giá cho khách hàng.
- Theo dõi, ghi sô. - Lập tờ khai hàng hóa mua vào theo biêu mẫu kê khai thuế GTGT. - Hàng ngày tông hợp toàn bộ số liệu bán hàng - mua hàng trong ngày rồi giao cho bộ phận quản lý hàng hoặc bộ phận kế toán bán hàng. - Thực hiện việc đối chiếu với thủ kho theo định kỳ về số lượng xuất - nhập -tồn, đối chiếu với kế toán công nợ về khoản phải thu cho từng khách hàng, đối chiếu với thủ quỳ, ke toán ngân hàng về các khoản thanh toán.
- Định kỳ làm báo cáo tình tình bán hàng tháng cho doanh nghiệp hay khi có yêu cầu. - Quản lý thông tin khách hàng, nhà cung cấp phục vụ cho công tác quản lý bán hàng. 2 - Kết hợp hỗ trợ cho bộ phận kế toán khác nếu có yêu cầu. - Tham mưu cho lãnh đạo về các giải pháp đê thúc đây quá trình bán hàng.
Phương thức bán hàng trong doanh nghiệp Bán buôn: Là sự vận động ban đầu của hàng hóa hr lĩnh vực sản xuất đến lĩnh vực tiêu dùng, trong khâu này hàng hóa mới chi được thực hiện một phần giá trị, chưa thực hiện giá trị sử dụng. Bán buôn hàng hóa thường được áp dụng đối với trường hợp bán hàng và khối lượng lớn và được chia làm hai hình thức: > Buôn bán qua kho: Theo hình thức này hàng hóa được xuất bán hr kho dự trữ của doanh nghiệp và thực hiện theo hai cách: Xuất bán trực tiếp và vận chuyên hàng gửi đi bán. - Xuất bán trực tiếp: Là hình thức bán hàng mà doanh nghiệp xuất hàng giao hàng trực tiếp cho khách hàng tại kho hoặc nơi bảo quản hàng hóa của doanh nghiệp. Hàng hóa được coi là bán và hình thành doanh thu bán hàng khi khách hàng nhận đù hàng hóa và ký đơn xác nhận đủ hàng.
Chứng hr bán hàng trong trường họp này là hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho do bên bán lập. - Hình thức vận chuyên hàng bán: Theo hình thức này, định kỳ căn err vào hợp đồng kinh tế và kế hoạch giao hàng, doanh nghiệp xuất hàng gửi đi. Hàng hóa gửi đi vẫn thuộc quyền sờ hữu cùa bên bán. Chi khi khách hàng thông báo nhận được hàng và chấp nhận thanh toán hoặc thanh toán tiền ngay thì khi đó hàng hóa mới chuyên quyền sở hữu được xác định là bán hàng và doanh nghiệp bán hay doanh nghiệp mua chịu tùy theo hợp đồng kí kết giữa hai bên.
Chứng hr là hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT hay hóa đơn kiêm phiếu xuất kho do doanh nghiệp bán lập. > Hình thức buôn bán vận chuyên thăng: Theo hình thức này, hàng hóa mua về không nhập kho mà chuyên giao luôn cho khách hàng. Phương thức này được thực hiện theo hai hình thức: - Bán buôn hàng hóa vận chuyên thăng theo hình thức giao hàng trực tiếp (Hình thức giao tay): Doanh nghiệp thương mại sau khi mua tại kho người bán. Sau khi đại diện bên mua kí nhận đủ hàng và đã thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận nợ, hàng hóa được xác định là tiêu thụ.
- Bán buôn hàng hóa vận chuyên thăng theo hình thức giao hàng: Doanh nghiệp thương mại sau khi mua hàng chuyên đi bán cho bên mua tại một địa diêm thỏa 3 thuận. Hàng hóa lúc này vân thuộc sở hữu của doanh nghiệp, Chỉ khi bên mua thanh toán hoặc khi doanh nghiệp nhận được giấy biên nhận hàng và bên mua chấp nhận thanh toán thì hàng hóa được xác định là tiêu thụ. Trong trường hợp này, doanh nghiệp tham gia thanh toán với bên thu tiền bán hàng của người mua và trả tiền mua hàng cho người bán. - Bán lẻ: bán lẻ hàng hóa là khâu vận động cuối cùng của hàng hóa từ lĩnh vực sản xuất đen tiêu dùng.
Tại khâu này, hàng hóa kết thúc hm động, thực hiện toàn bộ giá trị sir dụng. Bán lẻ thường được sử dụng bán với số lượng ít, giá bán ôn định. Bán lẻ thường có những phương thức sau: • Bán hàng thu tiền trực tiếp: Nghiệp vụ bán hàng hoàn thành trực diện với khách hàng. Khách hàng thanh toán tiền, người bán hàng giao hàng cho khách hàng.
• Bán hàng tiêu thụ tiền tập trung: Khách hàng sẽ nộp tiền cho người thu tiền và nhận hóa đơn đê nhận hàng tại quầy giao hàng do một nhân viên bán hàng khác đảm nhận. • Bán hàng theo hình thrrc khách hàng ựr chọn: Khách hàng ựĩ chọn mặt hàng mua. • Bán hàng theo hình thức đại lý: Doanh nghiệp bán ký hợp đồng với cơ sờ đại lý, giao hàng cho các cơ sờ này bán và dành hoa hồng bán cho họ. • Bán hàng theo phương thức trả góp, trả chậm: Doanh nghiệp bán chi thu một phần tiền của khách hàng, phần còn lại khách hàng sẽ trả dần và phải chịu số tiền lãi nhất định.
Đặc điếm kế toán bán hàng a. Lý thuyết hạch toán Ke toán bán hàng được chia làm 4 nhóm nghiệp vụ: - Ke toán doanh thu bán hàng - Ke toán doanh thu từ hoạt động tài chính - Ke toán thu nhập khác - Ke toán các khoản giảm trừ doanh thu Trong đó trọng tâm nhất là ke toán doanh thu bán hàng: Nguyên tắc đầu tiên trong kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là doanh thu và chi phí liên quan cùng một giao dịch phải được ghi nhận đồng thời theo nguyên tắc phù hợp và phải theo năm tài chính. 4 Công tác hạch toán nghiệp vụ cơ bản: - TK 111: Tiền mặt - TK 112: Tiền gửi ngân hàng - TK 131: Phải thu của khách hàng - TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ - TK 632: Giá vốn hàng bán - TK 3 3 31: Thuế GTGT phải nộp Ke toán bán hàng có liên quan và đối ứng chặt chẽ với nhiều nghiệp vụ kế toán khác như: Ke toán giá vốn bán hàng, Ke toán chi phí tài chính và chi phí khác, Ke toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp. Ghi nhận doanh thu bản hàng hỏa khi thỏa mãn đong thời năm điểu kiện sau: J Doanh nghiệp đã trao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phàm hoặc hàng hóa cho người mua.
J Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiêm soát hàng hóa. J Doanh nghiệp đã thu hoặc sẽ thu đươc lợi ích kinh tể từ việc bán hàng. J Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng. Định khoản chù yếu xảy ra Nội dung nghiệp vụ Định khoản Ghi nhận giá vốn hàng bán Nợ TK GVHB 1.
Xuất hàng bán Có TK thành phàm, hàng hóa. người mua chấp Ghi nhận doanh thu nhận, thanh toán Nợ TK tiền mặt, TGNH ngay.