Luận văn tốt nghiệp soạn thảo và ban hành văn bản tại tổng cục môi trường bộ tài nguyên và môi trường

Khóa luận tốt nghiệp nghiên cứu Luận văn tốt nghiệp soạn thảo và ban hành văn bản tại tổng cục môi trường bộ tài nguyên và môi, vận dụng lý thuyết vào thực tế, đề xuất giải pháp

• Tác giả: Tống Thị Mỹ Hà
• Người hướng dẫn: THS. Trần Thu Hà
• Trường học: Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
• Chuyên ngành: Quản trị văn phòng
• Đề tài: Soạn Thảo Và Ban Hành Văn Bản Tại Tổng Cục Môi Trường
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2018
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI CẢM ƠN
• LỜI CAM ĐOAN
• DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
• LỜI MỞ ĐẦU
• 0.1. Lý do chọn đề tài
• 0.2. Lịch sử nghiên cứu
• 0.3. Mục đích nghiên cứu
• 0.4. Nhiệm vụ nghiên cứu
• 0.5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
• 0.6. Phương pháp nghiên cứu
• 0.7. Giả thuyết nghiên cứu
• 0.8. Cấu trúc của đề tài
• 1. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
• 1.1. Một số Khái niệm
• 1.1.1. Khái niệm văn bản
• 1.1.2. Khái niệm về văn bản quản lý nhà nước
• 1.2. Đặc điểm của văn bản quản lý nhà nước
• 1.3. Chức năng của văn bản quản lý nhà nước
• 1.3.1. Chức năng thông tin
• 1.3.2. Chức năng quản lý
• 1.3.3. Chức năng pháp lý
• 1.4. Phân loại văn bản quản lý nhà nước
• 1.5. Những yêu cầu về soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước
• 1.5.1. Yêu cầu về thẩm quyền ban hành văn bản
• 1.5.2. Yêu cầu về nội dung văn bản
• 1.5.3. Yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
• 1.5.4. Yêu cầu về ngôn ngữ văn bản
• 1.5.5. Yêu cầu về bố cục của văn bản
• 1.5.6. Yêu cầu về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
• 1.6. TIỂU KẾT CHƯƠNG 1
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI TỔNG CỤC MÔI TRƯỜNG, BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG
• 2.1. Khái quát chung về Tổng cục Môi trường
• 2.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Tổng cục Môi trường
• 2.3. Cơ cấu tổ chức của Tổng cục Môi trường
• 2.4. Cơ sở pháp lý để thực hiện công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng cục Môi trường
• 2.5. Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Tổng cục Môi trường
• 2.6. Thẩm quyền soạn thảo và ban hành các loại văn bản tại Tổng cục Môi trường
• 2.7. Thống kê số lượng văn bản do Tổng cục Môi trường ban hành
• 2.8. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản do Tổng cục Môi trường ban hành
• 2.8.1. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
• 2.8.2. Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao
• 2.9. Ngôn ngữ và bố cục về nội dung văn bản do Tổng cục Môi trường ban hành
• 2.10. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng cục Môi trường
• 2.11. Xây dựng dự thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức văn bản theo quy định
• 2.12. Trình và duyệt văn bản. Hoàn thiện các thể thức và làm các thủ tục phát hành
• 2.13. Cán bộ, nhân viên phụ trách công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng cục Môi trường
• 2.14. Cơ sở vật chất ảnh hưởng đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng cục Môi trường
• 2.15. Đánh giá chung
• 2.16. TIỂU KẾT CHƯƠNG 2
• 3. CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI TỔNG CỤC MÔI TRƯỜNG, BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG
• 3.1. Nhóm giải pháp về thể chế
• 3.2. Nhóm giải pháp về đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức trong Tổng cục Môi trường
• 3.3. Nhóm giải pháp xây dựng tiêu chí đánh giá hoàn thành công việc, đẩy mạnh áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn trong giải quyết công việc
• 3.4. TIỂU KẾT CHƯƠNG 3
• TÀI LIỆU THAM KHẢO
• PHỤ LỤC

Tóm tắt

I. Giới thiệu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản

Công tác soạn thảo văn bản và ban hành văn bản tại Tổng cục Môi trường là một phần quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước. Văn bản không chỉ là phương tiện ghi nhận thông tin mà còn là công cụ để thực hiện các quyết định quản lý. Theo quy định của pháp luật, việc soạn thảo và ban hành văn bản phải tuân thủ các quy trình và yêu cầu nhất định. Điều này đảm bảo tính hợp pháp và hiệu quả trong hoạt động của cơ quan nhà nước. Tổng cục Môi trường, với vai trò là cơ quan quản lý nhà nước về môi trường, cần có những văn bản quy phạm pháp luật rõ ràng để thực hiện chức năng của mình. Việc này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả công tác quản lý mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các chính sách môi trường.

1.1. Khái niệm và vai trò của văn bản

Văn bản được định nghĩa là sản phẩm của hoạt động giao tiếp, có vai trò quan trọng trong việc ghi nhận và truyền đạt thông tin. Theo PGS Vương Đình Quyền, văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ. Trong bối cảnh quản lý nhà nước, văn bản không chỉ đơn thuần là thông tin mà còn là công cụ pháp lý để thực hiện quyền lực nhà nước. Điều này cho thấy tầm quan trọng của việc soạn thảo và ban hành văn bản một cách chính xác và kịp thời.

II. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng cục Môi trường

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng cục Môi trường bao gồm nhiều bước quan trọng. Đầu tiên, việc xây dựng dự thảo văn bản cần được thực hiện dựa trên các quy định pháp luật hiện hành. Sau đó, dự thảo sẽ được trình lên cấp có thẩm quyền để xem xét và phê duyệt. Việc này đảm bảo rằng văn bản được ban hành có tính hợp pháp và phù hợp với các quy định hiện hành. Một trong những yêu cầu quan trọng trong quy trình này là đảm bảo tính chính xác và rõ ràng trong nội dung văn bản. Điều này không chỉ giúp cho việc thực hiện văn bản sau này được thuận lợi mà còn giảm thiểu các sai sót có thể xảy ra trong quá trình thực hiện.

2.1. Các bước trong quy trình soạn thảo

Quy trình soạn thảo văn bản tại Tổng cục Môi trường bao gồm các bước như: xác định nội dung cần soạn thảo, thu thập thông tin, xây dựng dự thảo, trình duyệt và hoàn thiện văn bản. Mỗi bước đều có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng của văn bản. Việc xác định rõ nội dung và mục tiêu của văn bản ngay từ đầu sẽ giúp cho quá trình soạn thảo diễn ra thuận lợi hơn. Ngoài ra, việc thu thập thông tin từ các nguồn đáng tin cậy cũng là yếu tố quyết định đến chất lượng của văn bản.

III. Đánh giá thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản

Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng cục Môi trường cho thấy nhiều điểm tích cực nhưng cũng còn tồn tại một số hạn chế. Số lượng văn bản được ban hành ngày càng tăng, cho thấy sự quan tâm của lãnh đạo Tổng cục đối với công tác này. Tuy nhiên, vẫn còn một số văn bản chưa đảm bảo tính chính xác và kịp thời, ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý. Việc này cần được khắc phục thông qua việc nâng cao năng lực cho cán bộ, công chức trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản. Đặc biệt, cần có các chương trình đào tạo và bồi dưỡng kỹ năng cho đội ngũ nhân viên để nâng cao chất lượng văn bản.

3.1. Những hạn chế trong công tác soạn thảo

Một số hạn chế trong công tác soạn thảo văn bản tại Tổng cục Môi trường bao gồm việc thiếu sót trong quy trình kiểm tra và phê duyệt văn bản. Nhiều văn bản được ban hành chưa được rà soát kỹ lưỡng, dẫn đến việc thiếu chính xác trong nội dung. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến uy tín của cơ quan mà còn có thể gây ra những hệ lụy trong thực tiễn. Cần thiết phải có một hệ thống kiểm tra chặt chẽ hơn để đảm bảo rằng mọi văn bản được ban hành đều đạt yêu cầu về chất lượng và tính pháp lý.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong hệ thống quản lý hành chính nhà nước, văn bản là phương tiện chủ yếu để ghi nhận, lưu giữ và truyền đạt các quyết định quản lý, thông tin điều hành từ chủ thể quản lý đến các đối tượng chịu sự tác động. Việc tổ chức công tác soạn thảo và ban hành văn bản chính xác, khoa học và kịp thời là điều kiện bảo đảm cho bộ máy cơ quan vận hành thông suốt, đúng pháp luật.

Tổng cục Môi trường là cơ quan trực thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường, thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường quản lý nhà nước và tổ chức thực thi pháp luật về môi trường trên phạm vi toàn quốc; đồng thời quản lý và thực hiện các dịch vụ công về môi trường theo quy định. Do thực hiện khối lượng lớn các nhiệm vụ chuyên môn như kiểm soát ô nhiễm, quản lý chất thải, bảo tồn đa dạng sinh học, thẩm định và đánh giá tác động môi trường, quan trắc môi trường, thanh tra và xử lý vi phạm pháp luật về bảo vệ môi trường, số lượng văn bản quản lý do Tổng cục soạn thảo và ban hành hằng năm có quy mô rất lớn.

Thực tiễn công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng cục Môi trường đã nhận được sự quan tâm của lãnh đạo các cấp. Tuy nhiên, quá trình triển khai thực tế vẫn còn bộc lộ một số tồn tại, sai sót về thể thức trình bày, kỹ thuật soạn thảo và quy trình xử lý văn bản. Xuất phát từ bối cảnh đó, đề tài "Soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng cục Môi trường – Bộ Tài nguyên và Môi trường" được thực hiện nhằm khảo sát, đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp khắc phục các hạn chế này.

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là khảo sát toàn diện thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng cục Môi trường, trên cơ sở đó đề xuất các kiến nghị và giải pháp có cơ sở khoa học nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác văn bản tại đơn vị.

Nhiệm vụ nghiên cứu được xác định cụ thể theo 3 nội dung:

1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước.
2. Khảo sát, phân tích và đánh giá thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng cục Môi trường, Bộ Tài nguyên và Môi trường trong giai đoạn 2015 – 2017.
3. Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng cục Môi trường trong thời gian tới.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính.
• Phạm vi không gian: Tại cơ quan Tổng cục Môi trường – Bộ Tài nguyên và Môi trường.
• Phạm vi thời gian: Khảo sát số liệu và thực tiễn ban hành văn bản trong giai đoạn từ năm 2015 đến năm 2017.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng trên nền tảng lý luận về văn thư học, khoa học hành chính và hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành của Nhà nước:

• Khái niệm và bản chất văn bản quản lý nhà nước: Kế thừa quan điểm của các tác giả Lê A và Đinh Thanh Huệ (1977), Nguyễn Quang Ninh và Hồng Dân (1996), PGS. Vương Đình Quyền trong giáo trình lý luận và phương pháp công tác văn thư, cùng Giáo trình nghiệp vụ Công tác văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Văn bản quản lý nhà nước được xác định là văn bản chứa đựng thông tin, quyết định quản lý thành văn do cơ quan nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thể thức quy định và được bảo đảm thi hành bằng quyền lực nhà nước.
• Ba chức năng cơ bản của văn bản quản lý nhà nước: Chức năng thông tin (phương tiện truyền đạt và lưu giữ thông tin quản lý chính xác); Chức năng quản lý (công cụ chỉ đạo, điều hành, giao nhiệm vụ, hướng dẫn, kiểm tra, giám sát); Chức năng pháp lý (thiết lập khuôn khổ pháp lý, ghi nhận quyền và nghĩa vụ của các chủ thể, làm chứng cứ pháp lý).
• Phân loại văn bản: Phân định rõ giữa Văn bản quy phạm pháp luật theo Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 và Văn bản hành chính theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP. Văn bản hành chính bao gồm hai nhóm: văn bản hành chính cá biệt (áp dụng cho các đối tượng và sự việc cụ thể) và văn bản hành chính thông thường (gồm 26 thể loại như quyết định, thông báo, báo cáo, tờ trình, công văn, biên bản, phương án, kế hoạch, giấy mời...).
• Hệ thống yêu cầu kỹ thuật và pháp lý: Yêu cầu về thẩm quyền ban hành (thẩm quyền hình thức và thẩm quyền nội dung); Yêu cầu về nội dung (tính mục đích, tính khoa học, tính khả thi); Yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV (gồm 9 thành phần chính và các thành phần bổ sung); Yêu cầu về ngôn ngữ và phong cách hành chính (chính xác, phổ thông, khách quan, trang trọng, khuôn mẫu); Yêu cầu về bố cục và quy trình 4 bước chuẩn hóa.
• Hệ thống văn bản pháp lý làm căn cứ:
  • Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015.
  • Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
  • Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP.
  • Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
  • Quyết định số 25/2014/QĐ-TTg ngày 25/3/2014 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Môi trường.
  • Quyết định số 1568/QĐ-BTNMT ngày 20/09/2012 của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành Quy chế công tác văn thư – lưu trữ của Bộ Tài nguyên và Môi trường.
  • Quyết định số 126/QĐ-TCMT ngày 16/02/2017 của Tổng cục Môi trường ban hành Quy chế công tác văn thư – lưu trữ của Tổng cục Môi trường.

Phương pháp nghiên cứu thực tế được tác giả sử dụng gồm:

• Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thu thập, tổng hợp, kế thừa các giáo trình chuyên ngành, các văn bản quy phạm pháp luật và quy chế nội bộ của Bộ Tài nguyên và Môi trường, Tổng cục Môi trường.
• Phương pháp phân tích, tổng hợp thông tin: Phân tích các quy định pháp luật và đối chiếu với các văn bản hành chính ban hành trên thực tế tại cơ quan thực tập.
• Phương pháp sưu tầm, thống kê số liệu: Thu thập và lập bảng thống kê số lượng văn bản đi của Tổng cục Môi trường giai đoạn 2015 – 2017 để phân tích cơ cấu, khối lượng và xu hướng biến động.

Nguồn dữ liệu nghiên cứu: Dữ liệu thống kê văn bản đi, sổ đăng ký văn bản, hệ thống văn bản lưu trữ và các hồ sơ văn bản mẫu thu thập trực tiếp tại Phòng Văn thư – Lưu trữ thuộc Văn phòng Tổng cục Môi trường.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận và pháp lý về công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước

Chương 1 hệ thống hóa toàn diện các khái niệm cốt lõi về văn bản, văn bản quản lý nhà nước, đặc điểm, chức năng và các tiêu chí phân loại văn bản. Tác giả phân tích 3 chức năng chính gồm chức năng thông tin, chức năng quản lý và chức năng pháp lý của văn bản. Chương này làm rõ sự khác biệt giữa văn bản quy phạm pháp luật (theo Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015) và văn bản hành chính (theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP và Nghị định 09/2010/NĐ-CP), bao gồm văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường.

Bên cạnh đó, chương 1 trình bày chi tiết các yêu cầu bắt buộc trong hoạt động soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước:

• Thẩm quyền ban hành: Thẩm quyền về hình thức (loại văn bản được phép ban hành) và thẩm quyền về nội dung (phạm vi vấn đề thuộc quyền xử lý theo luật định).
• Nội dung văn bản: Bảo đảm tính mục đích chính trị, tính khoa học khách quan và tính khả thi trong thực tiễn thi hành.
• Thể thức và kỹ thuật trình bày theo Thông tư 01/2011/TT-BNV: Phân tích 9 thành phần thể thức bắt buộc (Quốc hiệu và tiêu ngữ; Tên cơ quan ban hành; Số, ký hiệu; Địa danh và ngày tháng năm ban hành; Tên loại và trích yếu nội dung; Nội dung văn bản; Chức vụ, họ tên và chữ ký; Con dấu; Nơi nhận) cùng các thành phần bổ sung (độ mật, độ khẩn, địa chỉ liên hệ, ký hiệu người đánh máy, phụ lục, số trang).
• Ngôn ngữ và bố cục: Sử dụng phong cách ngôn ngữ hành chính công vụ, câu văn tường thuật đầy đủ chủ ngữ - vị ngữ, không sử dụng câu nghi vấn, câu biểu cảm; kết cấu logic gồm 3 phần (Mở đầu, Nội dung, Kết luận).
• Quy trình soạn thảo và ban hành chuẩn hóa 4 bước: (1) Chuẩn bị; (2) Xây dựng dự thảo; (3) Trình và duyệt văn bản; (4) Hoàn thiện thể thức và làm thủ tục phát hành.

Chương 2: Thực trạng soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng cục Môi trường, Bộ Tài nguyên và Môi trường

Chương 2 khái quát lịch sử hình thành và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Môi trường theo Quyết định số 25/2014/QĐ-TTg, bao gồm 11 tổ chức hành chính giúp Tổng cục trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước (Vụ Chính sách và Pháp chế, Vụ Hợp tác quốc tế và Khoa học, Công nghệ, Vụ Kế hoạch - Tài chính, Vụ Tổ chức cán bộ, Cục Bảo tồn đa dạng sinh học, Cục Kiểm soát ô nhiễm, Cục Quản lý chất thải và Cải thiện môi trường, Cục Thẩm định và Đánh giá tác động môi trường, Cục Kiểm soát hoạt động bảo vệ môi trường, Cục Môi trường miền Trung và Tây Nguyên, Cục Môi trường miền Nam) và 6 đơn vị sự nghiệp trực thuộc.

Về thẩm quyền ban hành: Tổng cục Môi trường không có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật mà chỉ tham mưu, chủ trì soạn thảo các dự án luật, nghị định, thông tư để trình Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường hoặc cấp có thẩm quyền ban hành. Tổng cục có thẩm quyền ban hành các văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành môi trường (giấy xác nhận, kết luận thanh tra, thư công trao đổi quốc tế...).

Khảo sát thực trạng thể thức và kỹ thuật trình bày giai đoạn 2015 – 2017 cho thấy đa số văn bản tuân thủ đúng quy định, tuy nhiên tác giả đã chỉ ra các lỗi sai sót cụ thể kèm chứng cứ văn bản:

• Tiêu ngữ: Một số văn bản sử dụng đường gạch nối thay vì đường nét liền dưới dòng "Độc lập - Tự do - Hạnh phúc" (Ví dụ: Công văn số 2042/TCMT-QTMT ngày 31/7/2017).
• Địa danh và ngày tháng: Đặt lệch, không canh giữa dưới Quốc hiệu hoặc không thẳng hàng ngang với Số, ký hiệu văn bản (Ví dụ: Quyết định số 1786/QĐ-TCMT, 1785/QĐ-TCMT, 1784/QĐ-TCMT ngày 29/12/2017; Công văn số 2040/TCMT-TCCB, 2041/TCMT-TĐ&ĐTM, 2036/TCMT-KHTC, 2035/TCMT-TĐ&ĐTM ngày 31/7/2017; Công văn số 3263/TCMT-KSON ngày 30/12/2016; Công văn số 3011/TCMT-VP ngày 31/12/2015; Kế hoạch số 03/KH-TCMT ngày 22/12/2016).
• Trích yếu nội dung: Chưa có đường gạch chân, khoảng cách dòng chưa chuẩn 6pt, nhầm lẫn thể thức giữa Giấy mời và Công văn mời (Ví dụ: Báo cáo số 84/BC-TCMT ngày 12/12/2016; Thông báo số 21/TB-TCMT ngày 20/6/2016; Thông báo số 65/TB-TCMT ngày 15/11/2016; Thông báo số 58/TB-TCMT ngày 27/9/2016; Công văn số 1009/TCMT-VP ngày 13/5/2016; Giấy mời số 76/GM-TCMT ngày 15/11/2017; Giấy mời số 18/GM-TCMT ngày 20/6/2017).
• Nội dung và căn cứ pháp lý: Căn cứ pháp lý cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm phẩy thay vì dấu phẩy; sau từ "QUYẾT ĐỊNH" thiếu dấu hai chấm (Ví dụ: Quyết định số 1108/QĐ-TCMT ngày 26/8/2016; Quyết định số 1473/QĐ-TCMT ngày 28/9/2016).
• Công tác đóng dấu: Vẫn còn hiện tượng đóng dấu bị lệch tỷ lệ 1/3 chữ ký, đóng dấu giáp lai vượt quá 05 trang trên một dấu.
• Công tác quản lý văn bản mật: Tổng cục đã ban hành quy định bắt buộc soạn thảo và in văn bản mật trên hệ thống máy tính độc lập không kết nối mạng Internet.

Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng cục Môi trường, Bộ Tài nguyên và Môi trường

Dựa trên kết quả khảo sát thực trạng, chương 3 đề xuất 3 nhóm giải pháp trọng tâm:

1. Nhóm giải pháp về thể chế: Thường xuyên rà soát, sửa đổi, bổ sung và hoàn thiện Quy chế công tác văn thư – lưu trữ của Tổng cục Môi trường bảo đảm đồng bộ với các văn bản pháp luật mới; ban hành sổ tay hướng dẫn nghiệp vụ thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản thống nhất cho toàn Tổng cục.
2. Nhóm giải pháp về đội ngũ cán bộ, công chức: Định kỳ tổ chức các khóa đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính cho cán bộ, công chức; tăng cường trách nhiệm kiểm duyệt thể thức của chuyên viên văn phòng và trách nhiệm của người ký nháy văn bản trước khi trình lãnh đạo ký chính thức.
3. Nhóm giải pháp xây dựng tiêu chí đánh giá và áp dụng tiêu chuẩn chất lượng: Đưa tiêu chí chất lượng soạn thảo văn bản (tỷ lệ văn bản đúng thể thức, tiến độ ban hành) vào đánh giá thi đua khen thưởng cá nhân, đơn vị; đẩy mạnh áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn (ISO) vào toàn bộ quy trình tiếp nhận, luân chuyển, xử lý, ký duyệt và phát hành văn bản.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã khảo sát và tổng hợp toàn bộ số liệu văn bản do Tổng cục Môi trường ban hành trong giai đoạn 2015 – 2017:

Năm	Quyết định	Công văn	Báo cáo	Thông báo	Tờ trình	Kết luận thanh tra	Giấy xác nhận	Tổng số văn bản
2015	1.888	3.011	102	54	50	137	642	5.884
2016	2.110	3.264	95	71	42	108	787	6.477
2017	1.798	3.609	107	87	45	167	811	6.624

Kết quả xử lý số liệu cho thấy:

• Tổng số lượng văn bản ban hành tăng đều qua các năm: Năm 2015 đạt 5.884 văn bản, năm 2016 đạt 6.477 văn bản, năm 2017 đạt 6.624 văn bản. Khối lượng văn bản năm 2017 tăng gấp 1,12 lần so với năm 2015 và tăng 1,02 lần so với năm 2016.
• Cơ cấu loại văn bản: Công văn chiếm tỷ trọng cao nhất trong tổng số văn bản ban hành (51,91% năm 2015; 50,40% năm 2016; 54,48% năm 2017); tiếp theo là Quyết định (32,09% năm 2015; 32,58% năm 2016; 27,14% năm 2017); văn bản chuyên ngành như Kết luận thanh tra chiếm từ 11,09% đến 12,41%; Giấy xác nhận chiếm từ 1,66% đến 2,50%; các loại báo cáo, thông báo, tờ trình chiếm tỷ lệ nhỏ còn lại.

Đóng góp của khóa luận:

• Về mặt học thuật và thực tiễn: Đây là công trình nghiên cứu khảo sát chuyên sâu, có hệ thống đầu tiên về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại cơ quan hành chính cấp Tổng cục thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường (Tổng cục Môi trường).
• Về mặt nghiệp vụ: Khóa luận chỉ ra chi tiết các lỗi sai sót điển hình về thể thức và kỹ thuật trình bày theo Thông tư 01/2011/TT-BNV, gắn với từng số hiệu văn bản thực tế cụ thể, làm căn cứ thực chứng để cơ quan chấn chỉnh công tác văn thư - hành chính.
• Hệ thống giải pháp đề xuất: Đưa ra 3 nhóm giải pháp đồng bộ từ thể chế nội bộ, nâng cao năng lực cán bộ đến áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn trong quản lý văn bản.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

• Hạn chế của đề tài: Phạm vi khảo sát số liệu thực tế dừng lại trong giai đoạn 2015 – 2017 tại Tổng cục Môi trường; đối tượng nghiên cứu chủ yếu tập trung vào văn bản hành chính trên phương tiện giấy truyền thống, chưa mở rộng đánh giá chuyên sâu về văn bản điện tử và việc ứng dụng chữ ký số.
• Hướng nghiên cứu tiếp: Tiếp tục mở rộng phạm vi nghiên cứu công tác soạn thảo, xử lý và ban hành văn bản trong môi trường điện tử (e-Office), nghiên cứu ứng dụng chữ ký số chuyên dùng và đánh giá việc cập nhật các quy định pháp luật mới về công tác văn thư thay thế Nghị định 110/2004/NĐ-CP và Thông tư 01/2011/TT-BNV trong giai đoạn chuyển đổi số hiện nay.

Giá trị tham khảo

• Đối tượng tham khảo phù hợp: Sinh viên, học viên chuyên ngành Quản trị văn phòng, Văn thư – Lưu trữ, Quản lý nhà nước, Luật hành chính; cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn phòng, văn thư, tổng hợp tại các cơ quan quản lý nhà nước, đặc biệt là các cơ quan quản lý chuyên ngành về tài nguyên và môi trường.
• Các nội dung có giá trị sử dụng cao:
  • Bảng số liệu thống kê phân loại và cơ cấu văn bản thực tế tại một cơ quan cấp Tổng cục.
  • Danh mục tổng hợp và phân tích các lỗi sai sót cụ thể về thể thức (Quốc hiệu, trích yếu, địa danh ngày tháng, căn cứ pháp lý, đóng dấu giáp lai) kèm trích dẫn văn bản minh họa.
  • Quy trình phối hợp 4 bước trong soạn thảo, kiểm duyệt và phát hành văn bản hành chính; quy định bảo mật trong soạn thảo văn bản mật trên máy tính độc lập.

Câu hỏi thường gặp

1. Tổng cục Môi trường có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật hay không? Theo Quyết định số 25/2014/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, Tổng cục Môi trường không có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Tổng cục chỉ thực hiện chức năng tham mưu, chủ trì xây dựng các dự án luật, pháp lệnh, nghị định, quyết định của Thủ tướng Chính phủ và thông tư của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường để trình cấp có thẩm quyền ban hành. Tổng cục chỉ ban hành các văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành môi trường.

2. Số lượng văn bản do Tổng cục Môi trường ban hành trong giai đoạn 2015 – 2017 biến động như thế nào? Số lượng văn bản ban hành tăng liên tục qua các năm: năm 2015 ban hành 5.884 văn bản, năm 2016 ban hành 6.477 văn bản và năm 2017 ban hành 6.624 văn bản (năm 2017 tăng gấp 1,12 lần so với 2015). Trong đó, Công văn là loại văn bản được ban hành nhiều nhất (chiếm trên 50%), tiếp đến là Quyết định (chiếm khoảng 27% – 32%), còn lại là Kết luận thanh tra, Giấy xác nhận, Báo cáo, Thông báo và Tờ trình.

3. Những lỗi sai phổ biến nhất về thể thức văn bản hành chính được chỉ ra tại Tổng cục Môi trường là gì? Các lỗi sai phổ biến gồm: (1) Sử dụng đường gạch nối thay vì đường nét liền dưới dòng tiêu ngữ; (2) Thành phần địa danh, ngày tháng năm bị lệch, không canh giữa dưới Quốc hiệu và không ngang dòng với số, ký hiệu; (3) Trích yếu nội dung thiếu đường gạch chân hoặc không bảo đảm khoảng cách dòng 6pt; (4) Căn cứ pháp lý cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm phẩy thay vì dấu phẩy; (5) Đóng dấu giáp lai vượt quá 05 trang trên một dấu.

4. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Tổng cục Môi trường gồm những bước nào? Quy trình gồm 4 bước: (1) Chuẩn bị và phân công đơn vị/cá nhân soạn thảo; (2) Xây dựng dự thảo văn bản đúng thể thức quy định; (3) Trình duyệt văn bản (lãnh đạo đơn vị ký nháy nội dung, Chánh Văn phòng ký nháy kiểm tra thể thức, Thủ trưởng cơ quan ký chính thức); (4) Hoàn thiện thể thức, cán bộ văn thư lấy số, ghi ngày tháng, nhân bản, đóng dấu, phát hành và lưu trữ văn bản.

5. Quy định về việc soạn thảo và in ấn văn bản mật tại Tổng cục Môi trường được thực hiện như thế nào? Văn bản mật bắt buộc phải được soạn thảo và in ra từ hệ thống máy tính độc lập, không kết nối mạng Internet. Các đơn vị trực thuộc tự trang bị máy tính và máy in độc lập, hoặc các đơn vị thuộc Khối Văn phòng sử dụng máy tính không nối mạng tại Phòng Văn thư – Lưu trữ thuộc Văn phòng Tổng cục để thực hiện.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp "Soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng cục Môi trường – Bộ Tài nguyên và Môi trường" của sinh viên Tống Thị Mỹ Hà đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về công tác văn bản hành chính nhà nước. Thông qua khảo sát thực tế 18.985 văn bản trong giai đoạn 2015 – 2017, tác giả đã phản ánh chân thực bức tranh nghiệp vụ, chỉ ra các lỗi thể thức điển hình và phân tích quy trình vận hành tại Tổng cục Môi trường. Các giải pháp đề xuất về thể chế, đào tạo cán bộ và chuẩn hóa quy trình quản lý chất lượng có giá trị thực tiễn đối với việc hoàn thiện công tác văn phòng tại cơ quan quản lý chuyên ngành.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Phần mở đầu của văn bản thường nêu lên mục đích, lí do ban hành của văn bản. Trong đó nêu lên những cơ sở pháp lý, cơ sở thực tiễn của việc ban hành văn bản đó. - Phần nội dung: Đây là phần quan trọng nhất của văn bản và được trình bày tùy theo kết cấu nội dung của từng loại văn bản. Tùy theo thể loại và nội dung mà văn bản có thể có các phần căn cứ pháp lý để ban hành.

Văn bản có thể bố cục thành phần, chương, mục, Điều, khoản, điểm hoặc chia thành các phần mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định. - Phần kết luận: Trong văn bản dưới dạng Điều/Khoản phần kết luận thường nêu Điều khoản thi hành và hiệu lực của văn bản. Các văn bản hành chính khác phần kết luận thường trình bày mong muốn hoặc yêu cầu thực tiễn. Yêu cầu về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản là trình tự các bước cần thiết được sắp xếp có khoa học nhằm đạt được yêu cầu về thời gian và chất lượng văn bản.

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản gồm 4 bước: Bước 1: Chuẩn bị - Phân công soạn thảo: Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan sẽ giao cho cá nhân hoặc đơn vị chủ trì soạn thảo. - Cá nhân, đơn vị soạn thảo có trách nhiệm thực hiện các công việc như: + Xác định mục đích, tính chất, nội dung của vấn đề cần ra văn bản; + Xác định tên loại, trích yếu nội dung văn bản; + Xác định nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản; + Thu thập thông tin, phân tích lựa chọn các thông tin cần thiets có liên quan đến nội dung văn bản; + Xây dựng đề cương và soạn thảo văn bản. 16 Luan van Bước 2: Xây dựng dự thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức văn bản theo quy định. Căn cứ vào mục đích của văn bản và thu thập để soạn thảo văn bản.

Soạn thảo xong phải kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày theo quy định hiện hành, kiểm tra mục đích đạt được của văn bản. Bước 3: Trình duyệt văn bản: - Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản trước Thủ trưởng cơ quan và trước pháp luật. Thông thường, người duyệt ký nháy vào chữ cuối cùng của nội dung văn bản sau dấu (.) - Chánh văn phòng phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản. Chánh văn phòng ký nháy vào cuối Nơi nhận.

- Thủ trưởng cơ quan, duyệt và ký văn bản. Bước 4: Hoàn thiện thể thức và làm các thủ tục phát hành - Hoàn thiện dự thảo theo ý kiến của lãnh đạo và trình ký chính thức. - Cán bộ văn thư ghi số, ngày tháng năm ban hành văn bản. - Nhân bản theo số lượng văn bản quy định.

- Đóng dấu - Làm các thủ tục phát hành - Lưu văn bản. 17 Luan van TIỂU KẾT CHƯƠNG 1 Văn bản là phương tiện để truyền đạt thông tin một cách chính xác và có hiệu quả trong việc thực thi các quyết định quản lý của các cơ quan, tổ chức. Căn cứ vào tính chất, nội dung mà ta có thể phân loại văn bản theo nhiều tiêu chí khác nhau để phù hợp với thực tế hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Chính vì thấy được tầm quan trọng và thiết yếu của văn bản, mà công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại các cơ quan đang ngày được chú trọng và nâng cao.

Để soạn thảo ra một văn bản có chất lượng, đúng theo quy định hiện hành của pháp luật và Nhà nước đã đề ra, thì người soạn thảo cần phải nắm vững các yêu cầu cũng như các văn bản quy định của Nhà nước ban hành về công tác soạn thảo ban hành văn bản, và thực hiện nó một cách chính xác, tránh sai sót để văn bản khi được ban hành ra theo đúng theo quy định của Nhà nước. 18 Luan van CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI TỔNG CỤC MÔI TRƯỜNG, BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG 2. Khái quát chung về Tổng cục Môi trường 2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Tổng cục Môi trường Năm 1992, Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường được thành lập.

Cục Môi trường là cơ quan đầu tiên chuyên trách về môi trường có chức năng giúp Bộ trưởng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường thống nhất quản lý các hoạt động bảo vệ môi trường trong cả nước. Ngày 27 tháng 12 năm 1993, Quốc hội nước CHXHCN Việt Nam thông qua Luật Bảo vệ môi trường - nền tảng pháp lý cho hệ thống luật pháp về môi trường của nước ta. Tháng 8 năm 2002 Quốc hội khoá XI đã thông qua Nghị quyết về việc thành lập Bộ Tài nguyên và Môi trường nhằm tăng cường hơn nữa hệ thống quản lý nhà nước về tài nguyên và môi trường. Đồng thời, hình thành 3 đơn vị có chức năng quản lý nhà nước trong lĩnh vực môi trường là Cục Bảo vệ môi trường, Vụ Môi trường và Vụ Thẩm định và Đánh giá tác động môi trường.

Ngày 30 tháng 9 năm 2008, sự ra đời của Tổng cục Môi trường theo Quyết định số 132/2008/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ là một bước quan trọng trong tiến trình quy hoạch lại các cơ quan quản lý môi truờng của nhà nước, đồng thời đánh dấu sự trưởng thành và phát triển của ngành môi trường ở nước ta. (Nguồn trích dẫn tại http://vea.vn/vn/Pages/trangchu.aspx) Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Tổng cục Môi trường được quy định tại Quyết định số 25/2014/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ ban hành ngày 25 tháng 3 năm 2014 về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Môi trường trực thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường: a. Chức năng Tổng cục Môi trường là cơ quan trực thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường, thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường quản 19 Luan van lý nhà nước và tổ chức thực thi pháp luật về môi trường trong phạm vi cả nước; quản lý, thực hiện các dịch vụ công về môi trương theo quy định của pháp luật. Tổng cục Môi trường có tư cách pháp nhân, con dấu hình Quốc huy, có tài khoản riêng và trụ sở tại thành phố Hà Nội.

Nhiêm vụ và quyền hạn của Tổng cục Môi trường - Xây dựng và soạn thảo các văn bản như: Dự án luật, dự thảo nghị quyết của Quốc hội; dự án pháp lệnh, dự thảo nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội; dự thảo nghị định, nghị quyết của Chính phủ; dự thảo quyết định, chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ; dự thảo thông tư, quyết định của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường và các văn bản khác về môi trường để Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường trình cấp có thẩm quyền hoặc ban hành theo thẩm quyền. Các Chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương trình, đề án, dự án liên tỉnh, liên vùng và quốc gia về môi trường trong các lĩnh vực: Phòng ngừa, kiếm soát ô nhiễm; quản lý chất thải, chất thải nguy hại; khắc phục ô nhiễm, khắc phục sự cố môi trường, suy thoái môi trường và cải thiện môi trường; đa dạng sinh học… Các Tiêu chuẩn quốc gia, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, chỉ tiêu, quy trình, định mức kinh tế - kỹ thuật về môi trường và đa dạng sinh học. - Hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương trình, đề án, dự án liên tỉnh, liên vùng, quốc gia và xuyên quốc gia, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, quy trình, định mức kinh tế - kỹ thuật về môi trường và đa dạng sinh học sau khi được cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành hoặc phê duyệt. - Hướng dẫn, kiểm tra thực hiện việc đăng ký, công nhận, cấp, gia hạn, điều chỉnh và thu hồi các loại giấy phép, giấy chứng nhận, chứng chỉ về môi trường và đa dạng sinh học theo quy định của pháp luật.

- Thực hiện công tác rà soát, hệ thống hóa, kiểm tra việc thi hành văn bản quy phạm pháp luật về môi trường, đa dạng sinh học; tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về môi trường; đa dạng sinh học. - Về kiểm soát ô nhiễm: 20 Luan van + Điều tra, thống kê, đánh giá các nguồn gây ô nhiễm; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các biện pháp kiểm soát các nguồn ô nhiễm; trực tiếp kiểm soát các nguồn gây ô nhiễm môi trường nghiêm trọng theo quy định của pháp luật; + Lập, trình cấp có thẩm quyền ban hành hoặc ban hành theo thẩm quyền danh mục phế liệu được phép nhập khẩu làm nguyên liệu sản xuất. -Về quản lý chất thải và cải thiện môi trường; bảo vệ môi trường lưu vực sông, vùng ven biển, vùng biển và hải đảo: + Lập, trình cấp có thẩm quyền ban hành hoặc ban hành theo thẩm quyền danh mục chất thải nguy hại; + Hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện công tác bảo vệ môi trường trong hoạt động khai thác khoáng sản, ký quỹ cải tạo và phục hồi môi trường đối với hoạt động khai thác khoáng sản và tài nguyên thiên nhiên khác theo quy định của pháp luật; + Xây dựng và tổ chức thực hiện các đề án, dự án, công trình bảo vệ môi trường, khắc phục, cải thiện chất lượng môi trường lưu vực sông, vùng ven biển, vùng biển và hải đảo bị ô nhiễm, suy thoái môi trường theo quy định của pháp luật; + Là đầu mối giúp Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường điều phối hoạt động phối họp giữa các bộ, ngành và địa phương giải quyết các vấn đề ô nhiễm môi trường lưu vực sông, vùng ven biển có tính liên ngành, liên tỉnh, liên quốc gia; tham gia các tổ chức lưu vực sông liên tỉnh, liên quốc gia.