Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh ngành xây dựng ngày càng phát triển mạnh mẽ tại Việt Nam, việc quản lý chi phí và ngân sách dự án trở thành yếu tố then chốt quyết định sự thành công của các công trình. Theo ước tính, các dự án xây dựng lớn thường phải huy động nguồn vốn lên đến hàng trăm tỷ đồng, đòi hỏi sự kiểm soát chặt chẽ để tránh rủi ro tài chính và đảm bảo tiến độ thi công. Luận văn tập trung nghiên cứu công tác lập và kiểm soát ngân sách dự án xây dựng công trình Tòa nhà phức hợp - Văn phòng - Thương mại tại Vĩnh Long, với phạm vi nghiên cứu từ năm 2020 đến 2021, nhằm cung cấp một quy trình thực tiễn và hiệu quả cho doanh nghiệp xây dựng tư nhân.

Mục tiêu cụ thể của nghiên cứu là xây dựng quy trình lập ngân sách tạm dựa trên giá vốn dự thầu, đánh giá sự sai khác giữa ngân sách và thực tế, từ đó đề xuất các giải pháp kiểm soát chi phí hiệu quả. Nghiên cứu được thực hiện tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Xây dựng Hòa Bình, một trong những doanh nghiệp xây dựng hàng đầu Việt Nam, với dự án có giá trị hợp đồng hơn 141 tỷ đồng. Ý nghĩa của nghiên cứu thể hiện qua việc giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát dòng tiền, đảm bảo lợi nhuận dự án, đồng thời nâng cao năng lực quản lý ngân sách trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các tiêu chuẩn quốc tế và trong nước về quản lý dự án và ngân sách, bao gồm ISO 21500:2012 về hướng dẫn quản lý dự án và TCVN 11866:2017. Theo đó, dự án được hiểu là tập hợp các quá trình có thời gian bắt đầu và kết thúc nhằm đạt mục tiêu cụ thể, trong khi quản lý dự án là việc ứng dụng các phương pháp, công cụ để tích hợp các giai đoạn dự án một cách hệ thống.

Ba khái niệm chính được sử dụng trong nghiên cứu gồm:

  • Dự toán chi phí: Ước tính các chi phí cần thiết để hoàn thành từng hoạt động và toàn bộ dự án, bao gồm các khoản dự phòng rủi ro.
  • Lập ngân sách: Phân bổ chi phí dự toán theo các đầu mục công việc và thời gian, làm cơ sở cho quản lý và kiểm soát chi phí.
  • Kiểm soát chi phí: Giám sát sự chênh lệch giữa chi phí thực tế và ngân sách, thực hiện các hành động điều chỉnh kịp thời để đảm bảo hiệu quả tài chính.

Ngoài ra, luận văn tham khảo lý thuyết về ngân sách doanh nghiệp, nhấn mạnh vai trò của ngân sách như một công cụ quản lý, đo lường hiệu quả và tạo động lực cho nhân viên. Các yếu tố ảnh hưởng đến dự toán ngân sách bao gồm doanh số bán hàng, xu hướng kinh tế, năng lực tài chính và hành động của đối thủ cạnh tranh.

Phương pháp nghiên cứu

Nguồn dữ liệu chính là các tài liệu thứ cấp được thu thập từ hồ sơ dự án, báo cáo tài chính, các văn bản pháp luật và tài liệu chuyên ngành liên quan đến quản lý ngân sách xây dựng. Cỡ mẫu nghiên cứu tập trung vào dự án Tòa nhà phức hợp - Văn phòng - Thương mại Vĩnh Long với giá trị hợp đồng 141,35 tỷ đồng, thực hiện trong giai đoạn 2020-2021.

Phương pháp phân tích bao gồm:

  • Phân tích thống kê mô tả: Hệ thống hóa số liệu về chi phí, giá vốn, khối lượng công việc và các phát sinh trong dự án.
  • Phương pháp so sánh: Đối chiếu ngân sách tạm được duyệt với chi phí thực tế để đánh giá sự sai khác và nguyên nhân.
  • Phân tích tổng hợp: Đánh giá các yếu tố ảnh hưởng đến ngân sách và đề xuất giải pháp cải tiến quy trình lập và kiểm soát ngân sách.

Quy trình nghiên cứu được thực hiện theo các bước: thu thập dữ liệu, phân tích số liệu, đánh giá thực trạng ngân sách dự án, thảo luận kết quả và đề xuất giải pháp. Việc lựa chọn phương pháp phân tích so sánh và tổng hợp nhằm đảm bảo tính khách quan và thực tiễn trong đánh giá hiệu quả quản lý ngân sách.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Quy trình lập ngân sách tạm dựa trên giá vốn dự thầu được thực hiện nghiêm ngặt với 8 đầu mục chi phí chính, bao gồm chi phí giao thầu nhân công, vật tư chính và phụ, chi phí vận hành máy móc thiết bị, lương công nhân, hỗ trợ thi công và các chi phí khác. Tổng ngân sách tạm được duyệt cho dự án là 141,35 tỷ đồng, trong đó chi phí chung chiếm khoảng 13,7 tỷ đồng.

  2. Sự sai khác giữa ngân sách và thực tế được phát hiện qua so sánh các bảng dữ liệu về giá bán, giá vốn và chi phí phát sinh. Ví dụ, chi phí phát sinh do thay đổi thiết kế logia và các phát sinh khác chiếm tỷ lệ khoảng 5-7% so với ngân sách ban đầu, ảnh hưởng đến chỉ tiêu lợi nhuận dự án.

  3. Khả năng kiểm soát ngân sách trong quá trình thi công được đánh giá cao nhờ hệ thống ERP và quy trình phê duyệt ngân sách tạm chặt chẽ, giúp Ban chỉ huy công trường theo dõi sát sao dòng tiền và chi phí phát sinh. Tỷ lệ lợi nhuận gộp trên giá vốn đạt khoảng 10-12%, phù hợp với mục tiêu của Ban Tổng Giám đốc.

  4. Các yếu tố ảnh hưởng đến ngân sách bao gồm biến động giá vật liệu xây dựng, thay đổi yêu cầu kỹ thuật từ chủ đầu tư và năng lực quản lý của doanh nghiệp. Việc áp dụng các tiêu chuẩn quốc tế như ISO 9001 và hệ thống BIM góp phần giảm thiểu sai sót và tăng hiệu quả quản lý chi phí.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của sự sai khác ngân sách và thực tế xuất phát từ các phát sinh kỹ thuật và điều chỉnh thiết kế trong quá trình thi công, điều này phù hợp với các nghiên cứu trong ngành xây dựng cho thấy tỷ lệ phát sinh chi phí thường dao động từ 5-10%. Việc áp dụng hệ thống ERP và quy trình kiểm soát ngân sách tạm giúp doanh nghiệp kịp thời phát hiện và xử lý các sai lệch, từ đó duy trì hiệu quả tài chính dự án.

So sánh với các dự án tương tự tại một số địa phương, dự án nghiên cứu có tỷ lệ lợi nhuận gộp ổn định và kiểm soát chi phí tốt hơn nhờ sự đầu tư vào công nghệ quản lý và đào tạo nhân sự. Kết quả này khẳng định tầm quan trọng của việc lập ngân sách chi tiết và kiểm soát chặt chẽ trong quản lý dự án xây dựng.

Dữ liệu có thể được trình bày qua các biểu đồ so sánh ngân sách tạm và chi phí thực tế theo từng đầu mục chi phí, cũng như bảng tổng hợp tỷ lệ lợi nhuận gộp theo từng giai đoạn thi công, giúp minh bạch và dễ dàng đánh giá hiệu quả quản lý.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Tăng cường đào tạo và nâng cao nhận thức về quản lý ngân sách cho Ban chỉ huy công trường và các phòng ban liên quan nhằm đảm bảo việc lập và kiểm soát ngân sách được thực hiện chính xác và kịp thời. Thời gian thực hiện: trong vòng 6 tháng; Chủ thể: Phòng Nhân sự và Ban Quản lý dự án.

  2. Ứng dụng sâu rộng hơn các công nghệ quản lý dự án như BIM và ERP để tự động hóa quy trình theo dõi chi phí, giảm thiểu sai sót và tăng tính minh bạch trong quản lý tài chính. Thời gian thực hiện: 12 tháng; Chủ thể: Ban Công nghệ thông tin và Ban Quản lý dự án.

  3. Xây dựng hệ thống cảnh báo sớm các phát sinh chi phí vượt ngân sách dựa trên phân tích dữ liệu thực tế và dự toán, giúp Ban chỉ huy công trường có biện pháp điều chỉnh kịp thời. Thời gian thực hiện: 9 tháng; Chủ thể: Phòng Kiểm soát chi phí và Ban Quản lý dự án.

  4. Hoàn thiện quy trình phê duyệt và cập nhật ngân sách tạm để đảm bảo tính linh hoạt và khả thi trong điều kiện thay đổi thiết kế hoặc điều kiện thi công thực tế. Thời gian thực hiện: 6 tháng; Chủ thể: Ban Tổng Giám đốc và Phòng Kiểm soát chi phí.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban quản lý dự án xây dựng: Nghiên cứu cung cấp quy trình lập và kiểm soát ngân sách chi tiết, giúp họ nâng cao hiệu quả quản lý chi phí và đảm bảo tiến độ dự án.

  2. Doanh nghiệp xây dựng tư nhân: Tham khảo để áp dụng các phương pháp lập ngân sách thực tiễn, từ đó cải thiện năng lực tài chính và giảm thiểu rủi ro phát sinh chi phí.

  3. Sinh viên và nghiên cứu sinh ngành Kinh tế xây dựng: Tài liệu cung cấp cơ sở lý thuyết và thực tiễn về quản lý ngân sách dự án, hỗ trợ học tập và nghiên cứu chuyên sâu.

  4. Các nhà tư vấn quản lý dự án và kiểm toán xây dựng: Giúp hiểu rõ quy trình và các tiêu chí đánh giá ngân sách dự án, từ đó đưa ra các khuyến nghị phù hợp cho khách hàng.

Câu hỏi thường gặp

  1. Ngân sách dự án xây dựng gồm những thành phần chính nào?
    Ngân sách dự án bao gồm chi phí giao thầu nhân công, vật tư chính và phụ, chi phí vận hành máy móc thiết bị, lương công nhân, chi phí hỗ trợ thi công và các chi phí khác như bảo hiểm, phí bảo lãnh. Ví dụ, dự án nghiên cứu có 8 đầu mục chi phí chính được phân bổ rõ ràng.

  2. Làm thế nào để kiểm soát sự sai khác giữa ngân sách và thực tế?
    Thông qua việc theo dõi chi phí thực tế, so sánh với ngân sách tạm đã duyệt, và sử dụng hệ thống ERP để cập nhật dữ liệu liên tục. Khi phát hiện sai lệch, Ban chỉ huy công trường phối hợp với phòng kiểm soát chi phí để phân tích nguyên nhân và điều chỉnh kịp thời.

  3. Tại sao việc lập ngân sách tạm lại quan trọng trong quản lý dự án?
    Ngân sách tạm giúp doanh nghiệp có kế hoạch chi tiết và khả thi dựa trên giá vốn dự thầu, làm cơ sở cho việc kiểm soát chi phí trong suốt quá trình thi công, đồng thời tạo điều kiện cho việc phê duyệt và điều chỉnh ngân sách linh hoạt.

  4. Các yếu tố nào ảnh hưởng lớn nhất đến ngân sách dự án xây dựng?
    Biến động giá vật liệu, thay đổi thiết kế kỹ thuật, năng lực quản lý doanh nghiệp và hành động của đối thủ cạnh tranh là những yếu tố chính. Việc áp dụng công nghệ quản lý và quy trình kiểm soát chặt chẽ giúp giảm thiểu tác động tiêu cực.

  5. Làm thế nào để nâng cao hiệu quả lập và kiểm soát ngân sách trong doanh nghiệp xây dựng?
    Đào tạo nhân sự, ứng dụng công nghệ quản lý dự án hiện đại, xây dựng hệ thống cảnh báo sớm và hoàn thiện quy trình phê duyệt ngân sách là các giải pháp thiết thực. Ví dụ, Công ty Hòa Bình đã triển khai hệ thống ERP và BIM để nâng cao hiệu quả quản lý.

Kết luận

  • Luận văn đã xây dựng thành công quy trình lập và kiểm soát ngân sách dự án xây dựng dựa trên giá vốn dự thầu, áp dụng thực tiễn tại dự án Tòa nhà phức hợp - Văn phòng - Thương mại Vĩnh Long.
  • Phân tích số liệu cho thấy sự sai khác giữa ngân sách và thực tế chủ yếu do phát sinh kỹ thuật và biến động giá vật liệu, được kiểm soát hiệu quả nhờ hệ thống ERP và quy trình phê duyệt chặt chẽ.
  • Nghiên cứu làm rõ vai trò quan trọng của ngân sách trong quản lý chi phí, đảm bảo lợi nhuận và tiến độ dự án xây dựng.
  • Đề xuất các giải pháp nâng cao năng lực quản lý ngân sách, bao gồm đào tạo nhân sự, ứng dụng công nghệ và hoàn thiện quy trình phê duyệt.
  • Các bước tiếp theo là triển khai các giải pháp đề xuất trong vòng 6-12 tháng và mở rộng nghiên cứu áp dụng cho các dự án xây dựng khác nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài chính toàn diện.

Quý độc giả và doanh nghiệp quan tâm có thể áp dụng các kết quả và giải pháp từ luận văn để nâng cao hiệu quả quản lý ngân sách dự án, góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững của ngành xây dựng Việt Nam.