CHƯƠNG 1: TỎNG QUAN VÈ KIỂM SOÁT NỘI Bộ Sau khi nghiên cứu chương này, người đọc có thể: ■ Biết được sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với tổ chức. ■ Biết được định nghĩa và mục đích của kiểm soát nội bộ. ■ Hiểu được sự hình thành và phát triển của kiểm soát nội bộ. ■ Phân tích được trách nhiệm của các bên về kiểm soát nội bộ.
GIỚI THIỆU Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh được xem là một yếu tố quan trọng đổi với sự hoạt động hiệu quả của một tổ chức. Tuy nhiên, cấu trúc của hệ thống kiểm soát nội bộ phụ thuộc vào bản chất và đặc điểm của tổ chức. Do đó, các chính sách kiểm soát nội bộ của một trường đại học có thể khác với các doanh nghiệp thương mại hoặc các công ty sản xuất. Các doanh nghiệp lớn thường có hệ thống kiểm soát nội bộ chính thức và được tổ chức một cách bài bản, trong khi các công ty nhỏ có thể dựa vào sự tham gia của ban giám đốc hoặc chủ sở hữu để thực hiện quy trình kiểm soát nội bộ.
Dù là hoạt động bài bản hay tự phát, một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh được xem là rất quan trọng đối với mọi tổ chức, bởi nó giúp bảo vệ và giữ gìn tài sản của tổ chức. Nó cũng đảm bào hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động, đồng thời thúc đẳy các tổ chức đi đúng hướng và đảm bảo mọi hoạt động được thực hiện một cách chính xác. Kiểm soát nội bộ cung cấp sự đảm bảo họp lý trong việc cung cấp các hoạt động hiệu lực và hiệu quả, tuân thủ pháp luật và đảm bảo ngăn ngừa các sai sót và các dấu hiệu bất thường. Vì vậy, các doanh nghiệp và tổ chức nên áp dụng các biện pháp kiểm soát nội bộ hiệu quả để đạt được các mục tiêu đề ra một cách hiệu quả hơn và tăng cường hiệu suất của tổ chức.
Vào năm 1992, lần đầu tiên ủy ban Các tổ chức tài trợ (COSO - Committee of Sponsoring Organizations) thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính (BCTC) đã ban hành báo cáo về khuôn mẫu kiểm soát nội bộ. Qua gần ba thập kỷ, cho đến nay khuôn mẫu kiểm soát nội bộ của coso thực sự đã trở thành cơ sở nền tảng cho việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ của nhiều loại hình doanh nghiệp trên thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng. Trải qua nhiều lần điều chỉnh và cập nhật, mặc dù có nhiều định nghĩa về kiểm soát nội bộ, tuy nhiên đa số các định nghĩa về mặt cơ bản bao gồm nhiều khía cạnh giống nhau. Xét về mặt tổng thể, coso đã phát triển một khuôn khổ cho hệ thống kiếm soát nội bộ gồm năm thành phần có liên quan với nhau phù họp với các tổ chức khác nhau, bao gồm cả các tổ chức khu vực cồng.
Các thành phần này bao gồm môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, hoạt động giám sát. Hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ là sự đảm bảo hợp lý để tổ chức đạt được hiệu quả hoạt động tốt nhất đồng thời có thể sử dụng hiệu quả các nguồn lực, do đó bảo vệ tổ chức khỏi các sự kiện không mong muốn. Có một hệ thống kiểm soát nội bộ 1 hiệu quả sẽ tăng cường giá trị của tổ chức trong việc cải thiện giám sát và giám sát, do đó giảm thiểu và ngăn ngừa các hoạt động sai trái như gian lận hoặc biển thủ tài sản. Bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một vài điểm khác biệt.
Theo như coso thì kiểm soát nội bộ được nhấn mạnh như là một quá trình. Chi tiết hơn, Hiệp hội về kiểm tra hệ thống thông tin và kết họp kiểm soát - ISACA (Information Systems Audit and Control Association) kết hợp Viện quản trị công nghệ thông tin - ITGI (The IT Governance Institute) ban hành Bộ tiêu chuẩn quốc tế về quản lý công nghệ thông tin (COBIT - Control Objectives for Information and Related Technologies) xem xét kiểm soát nội bộ như một quá trình gồm có các chính sách, các thủ tục, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức trợ giúp cho các quá trình và mục tiêu kinh doanh. Trong khi đó ửy ban kiểm toán nội bộ của Mỹ (Institute of internal auditors - HA) đưa ra Báo cáo về nghiên cứu cơ sở của hệ thống kiểm tra và kiểm soát (SAC - Research foundation’s system Auditability and Control).lại nhấn mạnh kiểm soát nội bộ là một hệ thống. Tại Việt Nam, trong nội dung Luật Ke toán (2015), Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA 315) tập trung ở góc độ tổng thể doanh nghiệp cũng đã chỉ rõ trách nhiệm của đơn vị kế toán phải xây dựng, thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ có hiệu quả, hiệu lực và tin cậy với những nhiệm vụ được quy định cụ thể theo luật định.
Giáo trình kiểm soát nội bộ cung cấp kiến thức và kỹ năng cần thiết để xây dựng và duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả trong các tổ chức. Giáo trình này cung cấp cho người học các khái niệm cơ bản về kiểm soát nội bộ, cách xây dựng chính sách và quy trình kiểm soát nội bộ, cách thực hiện các hoạt động kiểm soát nội bộ, và cách đánh giá và cải thiện hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ. Nội dung kiểm soát nội bộ thường được thiết kế để phù hợp với nhu cầu của các tố chức, bao gồm các doanh nghiệp nhỏ và vừa, các công ty đa quốc gia, tồ chức phi lợi nhuận, và các cơ quan chính phủ, nhằm giúp cho các tổ chức tăng cường khả năng kiểm soát rủi ro, nâng cao tính minh bạch và trách nhiệm, và tăng cường sự tin tưởng của khách hàng và đối tác kinh doanh. Các nội dung của giáo trình kiểm soát nội bộ bao gồm các chủ đề như: lý do cần thiết của kiểm soát nội bộ, phương pháp thiết kế và triển khai hệ thống kiểm soát nội bộ, các tiêu chuẩn và quy định liên quan đến kiểm soát nội bộ, các phương pháp và công cụ đế thực hiện các hoạt động kiểm soát nội bộ, các phương pháp đánh giá và cải thiện hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ, và các vẩn đề pháp lý liên quan đến kiểm soát nội bộ.
LỊCH SỬ PHÁT TRIẺN CỦA KIẺM SOÁT NỘI Bộ Sự nhận thức ban đầu về tầm quan trọng của kiểm soát trong văn kiện kế toán và kiểm toán xuất hiện lần đầu tiên vào năm 1892, khi cuốn sách Kiểm toán (Auditing) của chuyên gia kiểm toán người Anh Lawrence Dicksee được xuất bản. Theo Dicksee, một nhiệm vụ quan trọng của kiểm toán viên là xem xét hệ thống kiểm soát và tìm điểm yếu nhất. Mục đích của thủ tục này là xác định mức độ kiểm tra cần thiết. Trong cuốn sách này, kiểm soát nội bộ được đề cập đến như là một hệ thống kiểm tra nội bộ, được thiết kế và vận hành bởi chính công ty, và là một vấn đề mà kiểm toán viên báo cáo tài chính nên xem xét trước khi xem xét báo cáo tài chính hàng năm.
Vì vậy, đối với kiểm toán viên độc lập bên ngoài, 2 kiểm soát trở thành hệ thống kiểm soát nội bộ của tổ chức. Kể từ khi kiểm soát nội bộ được thiết lập lần đầu tiên như một khái niệm trong văn kiện kế toán và kiếm toán, đã có một thế kỷ tranh luận về định nghĩa và nội dung của nó (Heier, Dugan, & Sayers, 2005) và các định nghĩa chính thức thường trở thành các đề tài gây nhiều tranh cãi (Hay, 1993). Năm 1985, để xem xét vấn đề về gian lận do một báo cáo của ủy ban thuộc Hội đồng Quốc gia Hoa Kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính (gọi tắt là ủy ban Treadway sau khi chủ tịch đầu tiên của nó được bổ nhiệm là cựu ủy viên SEC - James Treadway), một nhóm các tổ chức chuyên nghiệp đã họp để xác định xem các tổ chức kinh doanh có thể làm gì để cải thiện báo cáo tài chính. Các đại diện từ Hiệp hội Quản trị viên tài chính, Hiệp hội Kế toán Hoa Kỳ, Hiệp hội Kiểm toán nội bộ Hoa Kỳ, Hiệp hội Kế toán Quản trị Hoa Kỳ và Hiệp hội Kế toán viên Công chứng Hoa Kỳ — được gọi chung là ủy ban các Tổ chức Bảo trợ, hoặc coso — đã tranh luận nội bộ về lý thuyết kiểm soát và các định nghĩa, khái niệm.
Kết quả là khuôn khổ coso đã được ban hành năm 1992 với việc xác định kiểm soát nội bộ là một quá trình được thiết kế để cung cấp sự đảm bảo họp lý liên quan đến việc đạt được các mục tiêu bao gồm độ tin cậy của báo cáo tài chính, hiệu lực và hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh và việc tuân thủ luật và quy định hiện hành. Quy trình này do ban giám đốc, hội đồng quản trị (HĐQT) và các nhân sự có liên quan trong một tổ chức thực hiện. Nói cách khác, kiểm soát nội bộ là một tập họp các chính sách và thủ tục được thiết kế để đạt được các mục tiêu quản lý. Trong danh mục báo cáo tài chính, các mục tiêu quản lý liên quan đến việc tạo ra các báo cáo tài chính đáng tin cậy và bảo vệ tài sản.
Trong hạng mục hoạt động, một số ví dụ về mục tiêu quản lý là duy trì danh tiếng kinh doanh tốt, đảm bảo lợi tức đầu tư tích cực, tăng thị phần, thúc đẩy đổi mới sản phẩm và sử dụng tài sản hữu hiệu và hiệu quả. Trong danh mục tuân thủ, mục tiếu quản lý rộng là tuân thủ các luật và quy định có ảnh hưởng đến tổ chức. Vào năm 2013, coso đã xuất bản một phiên bản cập nhật của khuôn khổ. Khuôn khổ được cập nhật thừa nhận việc sử dụng rộng rãi khuôn khổ COSO ban đầu và tìm cách xây dựng dựa trên các nguyên lý và định nghĩa cổt lõi được thiết lập trong khuôn khổ ban đầu.
Mục tiêu chính của phiên bản cập nhật là cung cấp “những cải tiến và làm rõ nhằm mục đích dễ dàng sử dụng và ứng dụng” của khuôn khổ trong môi trường toàn cầu luôn thay đổi. Phiên bản cập nhật của khung sẽ giúp ích cho người học khi họ tìm hiểu về các khái niệm và nguyên tắc cơ bản của một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả. Tại Việt Nam, trong bối cảnh hướng đến hội nhập vào cơ chế thị trường, việc quản lý doanh nghiệp ngày càng đòi hỏi cấp thiết về nhu cầu có một cơ chế kiểm soát nội bộ nói chung.