Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán Phần 2 - Hệ quản trị CSDL & Phần mềm kế toán (ĐH Công Nghiệp TP.HCM)

Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán phần 2 cung cấp kiến thức về hệ quản trị cơ sở dữ liệu và phần mềm kế toán. Tài liệu giúp người học nắm vững cách quản lý

• Tác giả: Trần Duy Vũ
• Trường học: Trường Đại học Công nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh
• Chuyên ngành: Hệ thống thông tin kế toán
• Đề tài: Giáo trình hệ thống thông tin kế toán phần 2 hệ quản trị cơ sở dữ liệu phần mềm kế toán
• Loại tài liệu: Giáo trình
• Năm xuất bản: 2018
• Địa điểm: Thành phố Hồ Chí Minh

Tóm tắt

I. Tổng quan về hệ quản trị cơ sở dữ liệu trong kế toán

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Database Management System - DBMS) đóng vai trò nền tảng trong hệ thống thông tin kế toán hiện đại. Phần 2 của giáo trình hệ thống thông tin kế toán tập trung giới thiệu kiến thức căn bản về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server. Hệ thống này cho phép lưu trữ, truy xuất và xử lý khối lượng lớn dữ liệu kinh doanh một cách an toàn, chính xác. Trong môi trường kế toán, cơ sở dữ liệu lưu trữ toàn bộ thông tin về chứng từ, sổ sách, tài khoản và báo cáo tài chính. Phần mềm kế toán MISA SME được sử dụng làm công cụ minh họa cho việc áp dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu vào thực tế. Người học được trang bị kỹ năng tạo, sao lưu, phục hồi và quản trị cơ sở dữ liệu kế toán. Kiến thức này giúp bộ phận kế toán thao tác nhanh chóng, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả công việc. Giáo trình cung cấp cả lý thuyết lẫn bài tập thực hành để củng cố kiến thức toàn diện.

1.1. Vai trò của hệ quản trị cơ sở dữ liệu trong kế toán

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu đảm nhận vai trò trung gian giữa người dùng và dữ liệu thô. Trong lĩnh vực kế toán, DBMS giúp tổ chức dữ liệu theo cấu trúc bảng, mối quan hệ rõ ràng giữa các bảng dữ liệu như khách hàng, nhà cung cấp, chứng từ và tài khoản. Hệ thống đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu, ngăn chặn trùng lặp và sai sót trong quá trình nhập liệu. Microsoft SQL Server là hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ được sử dụng phổ biến trong các phần mềm kế toán tại Việt Nam. Hệ thống hỗ trợ nhiều người dùng truy cập đồng thời, phân quyền truy cập chi tiết theo từng vai trò trong bộ phận kế toán.

1.2. Cấu trúc cơ sở dữ liệu kế toán trên phần mềm MISA SME

Phần mềm kế toán MISA SME xây dựng cơ sở dữ liệu dựa trên hệ quản trị Microsoft SQL Server. Cấu trúc dữ liệu bao gồm nhiều bảng liên kết với nhau thông qua khóa chính và khóa ngoại. Các bảng chính lưu trữ thông tin về danh mục tài khoản, đối tượng, chứng từ phát sinh và kết quả kinh doanh. Mỗi doanh nghiệp sử dụng một cơ sở dữ liệu riêng biệt, được quản lý độc lập trên máy chủ. Phần mềm cho phép tạo mới cơ sở dữ liệu khi bắt đầu kỳ kế toán hoặc khi cần tách riêng dữ liệu cho từng chi nhánh. Cấu trúc này đảm bảo dữ liệu kế toán được lưu trữ có hệ thống, dễ dàng truy xuất khi cần.

II. Các vấn đề quản lý dữ liệu kế toán trong doanh nghiệp

Quản lý dữ liệu kế toán trong doanh nghiệp đối mặt với nhiều thách thức phức tạp. Khối lượng dữ liệu kinh tế phát sinh hàng ngày rất lớn, bao gồm chứng từ mua bán, hóa đơn, phiếu thu chi và bảng lương. Việc lưu trữ truyền thống trên giấy tờ chiếm nhiều không gian, tốn kém chi phí và dễ xảy ra mất mát. Sai sót trong quá trình nhập liệu, xử lý và tổng hợp dữ liệu có thể dẫn đến báo cáo tài chính không chính xác. Nguy cơ mất dữ liệu do hư hỏng thiết bị hoặc sự cố hệ thống luôn tiềm ẩn. Ngoài ra, việc quản lý hóa đơn GTGT, đăng ký phát hành và theo dõi tình hình sử dụng hóa đơn đòi hỏi hệ thống quản lý chặt chẽ. Các doanh nghiệp cần giải pháp lưu trữ dữ liệu an toàn, có khả năng sao lưu và phục hồi khi xảy ra sự cố. Bài toán đặt ra là xây dựng hệ thống thông tin kế toán vừa tiết kiệm chi phí vừa đảm bảo độ tin cậy cao.

2.1. Thách thức trong lưu trữ và bảo mật dữ liệu kế toán

Dữ liệu kế toán chứa đựng thông tin tài chính nhạy cảm của doanh nghiệp. Lưu trữ dữ liệu trên máy tính cục bộ tiềm ẩn nguy cơ mất mát do hỏng ổ cứng, virus hoặc thiên tai. Bảo mật dữ liệu yêu cầu phân quyền truy cập chặt chẽ, chỉ những người có thẩm quyền mới được xem và chỉnh sửa thông tin kế toán. Việc sao lưu định kỳ là biện pháp quan trọng để phòng ngừa mất dữ liệu. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp nhỏ chưa chú trọng đến quy trình sao lưu bài bản. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu cung cấp cơ chế bảo mật tích hợp nhưng yêu cầu người quản trị có kiến thức kỹ thuật để cấu hình đúng cách.

2.2. Vấn đề quản lý hóa đơn và chứng từ điện tử

Quản lý hóa đơn GTGT là một trong những nghiệp vụ phức tạp trong kế toán. Doanh nghiệp phải thực hiện nhiều bước từ tạo mẫu hóa đơn, đăng ký sử dụng, thông báo phát hành đến theo dõi tình hình sử dụng. Hóa đơn bị mất, cháy hoặc hỏng cần được khai báo kịp thời với cơ quan thuế. Việc điều chỉnh thông tin trên hóa đơn đã phát hành phải tuân thủ quy định pháp luật. Quản lý chứng từ nhập xuất kho đòi hỏi sự phối hợp giữa kế toán và thủ kho. Chứng từ cần được ghi sổ đúng quy trình để đảm bảo số liệu tồn kho chính xác trên hệ thống.

III. Giải pháp quản trị cơ sở dữ liệu kế toán bằng phần mềm

Ứng dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server kết hợp phần mềm kế toán MISA SME mang lại giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp. Hệ thống cho phép tạo mới cơ sở dữ liệu kế toán chỉ với vài thao tác đơn giản trên giao diện phần mềm. Chức năng sao lưu dữ liệu hỗ trợ nhiều chế độ khác nhau, bao gồm sao lưu toàn bộ và sao lưu nối tiếp. Khi xảy ra sự cố, dữ liệu được phục hồi nhanh chóng từ tệp sao lưu có định dạng .bak. Phần mềm cho phép đăng ký và gỡ bỏ cơ sở dữ liệu trên máy chủ, hỗ trợ di chuyển dữ liệu giữa các máy tính. Quản lý hóa đơn GTGT được tích hợp sẵn, cho phép tạo mẫu, phát hành và theo dõi hóa đơn ngay trên phần mềm. Chức năng ghi sổ chứng từ nhập xuất kho tự động cập nhật số liệu vào báo cáo tồn kho. Hệ thống phân quyền chi tiết giúp kiểm soát truy cập theo từng phân hệ kế toán. Giải pháp này giúp tiết kiệm thời gian, giảm chi phí vận hành và nâng cao độ chính xác của thông tin tài chính.

3.1. Quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu kế toán

Sao lưu dữ liệu là thao tác thiết yếu để bảo vệ thông tin kế toán. Trên phần mềm MISA SME, người dùng chọn cơ sở dữ liệu cần sao lưu, đặt tên tệp và chọn vị trí lưu trữ. Hệ thống tạo tệp sao lưu với định dạng .bak chứa toàn bộ dữ liệu kế toán. Khi cần phục hồi, người dùng chọn tệp sao lưu và chỉ định tên cơ sở dữ liệu đích. Nếu chọn phục hồi đè lên dữ liệu hiện có, hệ thống sẽ ghi đè toàn bộ thông tin cũ. Trường hợp phục hồi thành cơ sở dữ liệu mới, tên phải duy nhất, không trùng với dữ liệu đã tồn tại trên máy chủ. Quy trình này đảm bảo dữ liệu luôn được bảo vệ an toàn.

3.2. Quản lý hóa đơn GTGT trên phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán tích hợp phân hệ quản lý hóa đơn GTGT cho phép thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ liên quan. Kế toán tạo mẫu hóa đơn riêng của doanh nghiệp, đăng ký sử dụng và thông báo phát hành theo quy định. Hệ thống theo dõi tình hình sử dụng hóa đơn, ghi nhận các trường hợp mất, cháy, hỏng kịp thời. Hóa đơn đã lập và giao cho người mua bị mất cần được khai báo để cơ quan thuế kiểm soát. Phần mềm cũng hỗ trợ điều chỉnh thông tin trên hóa đơn đã phát hành khi có sai sót. Toàn bộ quy trình được thực hiện trực tiếp trên giao diện phần mềm, giảm thao tác thủ công và tăng hiệu quả quản lý.

IV. Ứng dụng thực tế và kết luận giáo trình kế toán phần 2

Giáo trình hệ thống thông tin kế toán phần 2 mang lại giá trị thực tiễn cao cho người học và người làm kế toán. Kiến thức về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán tại Việt Nam. Kỹ năng tạo, sao lưu và phục hồi cơ sở dữ liệu giúp kế toán viên chủ động trong quản lý hệ thống. Việc nắm vững quy trình quản lý hóa đơn GTGT trên phần mềm giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật thuế. Giáo trình cung cấp bài tập thực hành song song với lý thuyết, giúp người học hệ thống hóa kiến thức tổng quát. Phương pháp học tập đề xuất là đọc trước bài học, ghi nhận vướng mắc và thảo luận trên lớp để hoàn thiện kiến thức. Bộ phận kế toán áp dụng tốt các kỹ năng này sẽ nâng cao hiệu quả xử lý thông tin tài chính, đáp ứng yêu cầu quản trị hiện đại trong doanh nghiệp.

4.1. Giá trị thực tiễn của giáo trình đối với người học kế toán

Giáo trình được biên soạn bởi đội ngũ giảng viên Khoa Kế toán - Kiểm toán, Trường Đại học Công nghiệp TP.HCM. Nội dung bám sát thực tế sử dụng phần mềm kế toán MISA SME, giúp người học tiếp cận công cụ thực tế ngay khi còn ngồi trên ghế giảng đường. Bài tập tổng hợp trong giáo trình yêu cầu vận dụng kiến thức từ nhiều phần khác nhau, rèn luyện tư duy hệ thống. Sau khi hoàn thành giáo trình, người đọc có kỹ năng sử dụng tốt các phần mềm kế toán khác nhau với thời gian tìm hiểu ngắn nhất. Đây là hành trang cần thiết cho sinh viên kế toán trước khi bước vào môi trường làm việc chuyên nghiệp.

4.2. Hướng phát triển hệ thống thông tin kế toán hiện đại

Hệ thống thông tin kế toán đang chuyển dịch mạnh mẽ sang mô hình điện toán đám mây và trí tuệ nhân tạo. Phần mềm kế toán hiện đại tích hợp thêm tính năng phân tích dữ liệu, dự báo xu hướng tài chính. Hóa đơn điện tử dần thay thế hóa đơn giấy, giảm thiểu thủ tục hành chính và tăng tốc độ xử lý nghiệp vụ. Cơ sở dữ liệu kế toán được lưu trữ trên đám mây giúp truy cập từ mọi nơi, mọi thiết bị. Tuy nhiên, yêu cầu bảo mật dữ liệu ngày càng khắt khe hơn. Người làm kế toán cần liên tục cập nhật kiến thức công nghệ thông tin để thích ứng với sự thay đổi nhanh chóng của ngành nghề.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1: Tổng quan về phần mềm kế toán _ 23 này có thể giải thích do ở các nước phát triển quy trình quản lý thông tin kinh tế tài chính rất chặt chẽ, bảo mật và chuyên nghiệp nên phần mềm phải đáp ứng các điều kiện khắt khe nêu trên. ~ Tính ổn định cao. Phần mềm chạy rất ổn định nhờ được xây dựng trên một công nghệ tiên tiến và được kiểm định rất chặt chế. - Hệ thống báo cáo quản trị rất mạnh và các công cụ lập báo cáo thông minh.

Lĩnh vực quan trọng của phần mềm mà các công ty nước ngoài đặc biệt quan tâm. Ví dụ của Peachtree có thể kết hợp với Crystal Report để lập ra các báo cáo riêng cho khách hàng. v Nhược điểm: ~ Chỉ phí triển khai và vận hành, bảo trì cao. " Đào tạo, vận hành tốn kém và mất thời gian.

Để bộ máy kế toán có thể sử dụng hết các tính năng thường mất từ vài tháng đến cả năm. " Bảo hành, bảo trì và sửa chữa khá phức tạp khi xảy ra sự cố phải mời chuyên viên nước ngoài sang với chỉ phí không nhỏ. - Khả năng thay đổi chậm. Khi có văn bản mới ra đời, các phần mềm nước ngoài thường chậm cập nhật hơn do khoảng cách về địa lý, ngôn ngữ.

~ Rào cản về ngôn ngữ. Là yếu tố không kém phần quan trọng góp phần tạo nên hiệu quả công việc.2 Các phần mềm trong nước Ưuđiểm - Ưu điểm đầu tiên đó là chi phí thấp, giá của các phần mềm trong nước thường giao động từ vài triệu đến vài chục triệu cho việc cài đặt và triển khai. ~ Giao diện phần mềm là tiếng Việt thân thiện với người dùng trong nước. ~ Đơn giản và phù hợp với chế độ kế toán Việt Nam.

Mỗi khi có thay đổi chính sách kế toán, các phần mềm trong nước khá nhanh trong việc cập nhật các thay đổi này. ~ Việc hỗ trợ nhanh chóng do các công ty đều đặt trong nước. 24 _Gido trinh hé théng théng tin kế toán - PhầnII v Nhược điểm — Một số phần mềm thiết kế với khả năng mở rộng thấp. Ưu điểm đơn giản đồng thời cũng là nhược điểm của các phần mềm trong nước.

Do đơn giản quá nên trong quy trình thường có nhiều kẽ hở đễ xảy ra sai sót và gian lận. ~ Hệ thống báo cáo chủ yếu là các báo cáo tài chính mà rất ít các báo cáo quản trị hơn nữa các báo cáo này thường là cố định khó tạo mới và chỉnh sửa với người sử dụng. ~ Tính bảo mật kém đặc biệt với các phần mềm viết trên Access hay Foxpro, chỉ cần với chương trình đọc file DBF là có thể lấy toàn bộ thông tin về các giao dịch đã phát sinh trong doanh nghiệp.3 Phần mềm nước ngoài được Việt hóa Phần mềm nước ngoài được Việt hóa mới xuất hiện không lâu nhưng đã chứng tỏ được nhiều lợi thế của mình trên thị trường nước ta hiện nay. v Ưuđiểm - Có các tính năng mạnh mẽ giống với các phần mềm nước ngoài như cấu trúc chặt chẽ, chuyên nghiệp, độ ổn định và tính bảo mật cao.

Đồng thời cũng kết hợp với một một số ưu điểm của phần mềm trong nước như khá phù hợp với chế độ kế toán Việt Nam. Hệ thống báo cáo tài chính và quản trị khá mạnh với nhiều tiêu thức lựa chọn. ~ Việc tùy chỉnh theo yêu cầu người dùng khá linh hoạt. - Giá cả hợp lý hơn.

~ Hỗ trợ tốt và nhanh hơn với chỉ phí hợp lý như các chương trình trong nước. v Nhược điểm ~ Tuân theo các quy trình chuẩn quốc tế nên khá khó khăn trong việc áp dụng vào các doanh nghiệp không có mô hình quản lý chặt chẽ, nếu người dùng đã quá quen với các quy trình hạch toán tay sẽ khó trong việc chuyển qua tiếp nhận với một quy trình chuẩn. — Có nhiều thuật ngữ nước ngoài nên người sử dụng thường không hiểu được ngay ý nghĩa trong giai đoạn đầu tiếp cận. ng 1: Tổng quan Chươ kế toán _ về phần mềm 25 1.2 Căn cứ theo phương pháp xây dựng phần mềm Nhà quản lý có thể tự tổ chức thiết kế phần mềm hay đặt hàng (thuê) để đơn vị bên ngoài thiết kế hoặc là mua phần mềm đóng gói, đặc điểm của các phần mềm theo tiêu chí đánh giá này được phân loại thành: 1.1 Phần mềm do doanh nghiệp tự thiết kế Đối với phần mềm tự thiết kế, doanh nghiệp sẽ sử dụng chính nhân viên của mình để viết các phân hệ cho chương trình kế toán của họ.

Ưuđiểm - Dé theo dõi tiến độ thực hiện, dé kiểm soát và có khả năng phát triển thêm khi mở rộng sản xuất kinh doanh của đơn vị. - Chương trình kế toán sẽ hoàn toàn phù hợp với yêu cầu, đặc thù nghiệp vụ của tổ chức doanh nghiệp, khả năng cập nhật, thay đổi nhanh chóng. v Nhược điểm ~ Đòi hỏi một lực lượng chuyên nghiệp về phát triển hệ thống thông tin kế toán, có khả năng thực thi tất cả các giai đoạn: từ phân tích đến thiết kế, triển khai và bảo trì hệ thống. Khoảng chỉ phí dành cho việc này không nhỏ.

- Thêm nữa, nếu người viết chương trình kế toán nghỉ việc thì việc chỉnh sửa phần mềm sẽ gián đoạn, do tuyển người mới vào cũng mất nhiều thời gian để họ tìm hiểu về phần mềm kế toán đang có, về đặc thù công ty trước khi có thể tiếp tục công việc. ~ Ngoài ra, do không chuyên môn hóa, những phần mềm tự viết thông thường sẽ không được tối ưu hóa, hiệu năng của phần mềm không cao. Cho nên, việc tự thiết kế phần mềm chỉ phù hợp với một số Ít các doanh nghiệp có những đặc thù riêng.2 Phần mềm đặt hàng (còn gọi là phần mềm “may đo”) Là loại phần mềm do một tổ chức hoặc cá nhân thiết kế theo yêu cầu riêng của từng đoanh nghiệp. Đặc điểm của phần mềm kế toán “may đo” là dựa trên cơ sở khảo sát và phân tích thực trạng nhu cầu thông tin của doanh nghiệp, các lập trình viên sẽ xây dựng các chương trình ứng dụng.

26 Giáo trình hệ thống thông tin kế toán - Phần II v Ưuđiểm - Phần mềm được thiết kế phù hợp với tình hình thực tiễn và yêu cầu của doanh nghiệp - Đội ngũ viết phân mềm chuyên nghiệp nên phần mềm được tối ưu hóa tốt, hiệu năng của phần mềm cao. Nhược điểm - Mất nhiều thời gian, chi ph để hoàn thành theo yêu cầu từ giai đoạn phân tích, thiết kế, sử dụng, sửa lỗi,.3 Phần mềm đóng gói (còn gọi là phần mềm thiết kế sẵn) Là loại phần mềm do một tổ chức hoặc cá nhân chuyên ' viết phần mềm thiết kế sẵn và bán cho doanh nghiệp khi đoanh nghiệp có yêu cầu. ¥ Uudiém - Triển khai nhanh chóng, không yêu cầu trình độ tin học nhất định, khả năng phân tích nghiệp vụ của các nhân viên trong công ty. - Chi phí đầu tư ban đầu không cao.

v Nhược điểm - Đặc điểm của loại phần mềm này là tính linh động không cao, các phân hệ được thiết kế theo ý kiến chủ kiến chủ quan của nhà cung cấp, người mua chỉ thực hiện theo quy trình mà nhà cung cấp thiết kế sẵn.6 QUY TRINH HACH TOAN KE TOAN TREN PHAN MEM 1.1 Quy trinh chung Các ứng dụng dùng trong hệ thống thông tin kế toán tuân thủ theo những quy tắc chung, được khái quát lại thành một mô hình tổng quát quy trình kế toán trên phần mềm. Quy trình kế toán gồm 3 bước cơ bản sau: 1.1 Thu thập đữ liệu (Đầu uào) Từ dữ liệu gốc ở bên trong, bên ngoài doanh nghiệp, kế toán tiến hành thu nhập các bằng chứng để chứng minh nghiệp vụ kinh tế thực sự phát sinh và đã hoàn thành. Kết quả thu được là bộ chứng từ với đầy đủ thông tin đảm bảo tính trung thực, hợp lý trong việc phản ánh các giao dịch đã xảy ra.Tuy nhiên nếu để thêng tin trên chứng từ sẽ khiến cho việc tổng hợp dữ liệu sẽ mất rất nhiều thời gian.Các thủ tục thu thập dữ liệu cần đảm bảo hai tính chất: phù hợp và hiệu quả Chương !: Tổng quan về phẩn mềm kết. 27 nhằm đảm bảo đữ liệu thu thập từ các giao dịch sẽ được nhập vào hệ thống đầy đủ, hợp lệ và không có những sai sót trọng yếu.

- _ Phù hợp: Thông tin nào cần thiết đưa vào hệ thống kế toán, thông tin nào không cần phải đưa vào. Việc lựa chọn thông tin phù hợp xuất phát từ những nhu cầu thông tin của người sử dụng. Người thiết lập hệ thống thông qua nhu cầu thông tin của người sử dụng sẽ thiết lập hệ thống cung cấp thông tin, như: xây dựng hệ thống báo cáo, thiết lập hệ thống tài khoản để đưa lên các chỉ tiêu trên báo cáo, quy định các phương pháp xử lý những tình huống. Nếu không có sự sàng lọc thông tin phù hợp, người sử dụng thông tin sẽ bị nhiễu, mất tập trung với khối lượng thông tin không cần thiết, làm hiệu quả các quyết định đưa ra không còn cao.

- Hiéu qua: Dữ liệu được ghi nhận vào trong hệ thống kế toán chỉ duy nhất một lần, sau đó sẽ chia sẻ cho mọi người trong hệ thống sử dụng mà không cần phải nhập lại lần nào nữa. Nếu ta nhập dữ liệu nhiều lần, dữ liệu bị trùng lắp và không nhất quán. Quan tr) CSDL Dữ liệu - Iae ae Người sử ye Thu thập Xu ly dir Tạo ra ¬ leen ngoài dữliệu [| liệu F-] thong tin Hp} THB ngoàiDEP Dữ fa Phan liồi Người sử Pham hồi gốc trong, dụng nội nội bộ Tô chúc KI? bộ Hình 1.12: Quụ trình kế toán chung (Nguồn: Accountins Information Systems, 7e, James A. Hall, trang 11) Đối với công tác kế toán thủ công, quá trình này là việc ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ nhật ký chung, các sổ chỉ tiết.

Đối với công tác kế toán có phần mềm bảng tính, việc nhập đữ liệu ban đầu được đưa vào các sheet lưu trữ thông tin chung (danh mục) và sheet chứa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Đối với công tác kế toán sử dụng phần mềm kế toán chuyên dụng, đây là bước nhập dữ liệu vào các mẫu biểu (Forms) trên phần mềm. Tuy nhiên, ta cần phân biệt giữa việc nhập dữ liệu để lưu trữ với việc đưa vào hệ thống kế toán. Đối với nhiều phần mềm kế toán, việc nhập đữ liệu ban đầu chỉ là hành động số hóa dữ liệu, sau đó cần xem xét tính phù hợp và hiệu quả 28 Giáo trình hệ thống thông tin kế toán - Phần II của đữ liệu, rồi mới ghi nhận vào hệ thống kế toán.