Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường ngày càng phát triển và hội nhập sâu rộng, hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) trở thành một công cụ quản trị không thể thiếu nhằm đảm bảo hiệu quả hoạt động, tính minh bạch và tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp. Công ty TNHH Nam Việt Auto, hoạt động trong lĩnh vực bán buôn máy móc, thiết bị, phụ tùng ô tô và dịch vụ sửa chữa tại Khu công nghiệp Biên Hòa 2, tỉnh Đồng Nai, đã trải qua hơn 10 năm phát triển với nhiều đóng góp tích cực cho kinh tế địa phương. Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động, công ty vẫn còn tồn tại những hạn chế trong hệ thống kiểm soát nội bộ, ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý và vận hành.

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Nam Việt Auto trong giai đoạn từ tháng 6 đến tháng 12 năm 2022, dựa trên khuôn khổ COSO 2013, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính. Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc giúp công ty nâng cao năng lực quản trị, đồng thời góp phần phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh đầy biến động hiện nay. Qua khảo sát 119 nhân viên và quản lý, nghiên cứu cung cấp số liệu cụ thể về các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ, từ môi trường kiểm soát đến hoạt động giám sát, làm cơ sở cho việc hoàn thiện hệ thống.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên khuôn khổ lý thuyết kiểm soát nội bộ theo báo cáo COSO 2013, trong đó hệ thống kiểm soát nội bộ được cấu thành bởi năm thành phần chính: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, và hoạt động giám sát. COSO 2013 nhấn mạnh 17 nguyên tắc cơ bản nhằm đảm bảo hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành hiệu quả, phù hợp với sự thay đổi của môi trường kinh doanh và công nghệ thông tin.

Ngoài ra, luận văn còn vận dụng lý thuyết đại diện để phân tích mối quan hệ giữa chủ sở hữu và người quản lý trong việc thiết lập và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ, cũng như lý thuyết hành vi tổ chức để hiểu rõ tác động của văn hóa doanh nghiệp, phong cách lãnh đạo và thái độ nhân viên đến hiệu quả kiểm soát nội bộ. Các khái niệm chính bao gồm: tính chính trực và giá trị đạo đức, phân tích rủi ro, phân chia trách nhiệm, kiểm soát quá trình xử lý thông tin, và giám sát định kỳ.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp định tính kết hợp định lượng. Dữ liệu được thu thập từ 119 bảng khảo sát hợp lệ, gửi đến các thành viên Ban giám đốc, trưởng phó phòng và nhân viên các phòng ban tại Công ty TNHH Nam Việt Auto trong khoảng thời gian từ tháng 6 đến tháng 12 năm 2022. Bảng câu hỏi gồm 81 câu, phân bổ theo năm thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ theo COSO 2013.

Phương pháp phân tích chủ yếu là thống kê mô tả nhằm đánh giá thực trạng từng thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ. Ngoài ra, tác giả còn tiến hành quan sát thực tế, thu thập và phân tích các quy định, quy trình nội bộ liên quan đến kiểm soát nội bộ. Việc lựa chọn phương pháp này nhằm đảm bảo đánh giá khách quan, toàn diện và phù hợp với đặc thù hoạt động của công ty.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Môi trường kiểm soát: 100% người được khảo sát xác nhận công ty đã xây dựng các quy tắc đạo đức và thiết lập mục tiêu tuân thủ pháp luật. Tuy nhiên, chỉ có 63,03% nhân viên hài lòng về sự minh bạch thông tin nội bộ, trong khi 25,21% không đồng ý. Khoảng 15,97% nhân viên cho biết họ chịu áp lực từ nhà quản lý để làm trái quy định.

  2. Đánh giá rủi ro: Công ty đã xác định và phân tích các rủi ro liên quan đến hoạt động kinh doanh, tuy nhiên việc đánh giá rủi ro gian lận và thay đổi môi trường kinh doanh chưa được thực hiện một cách toàn diện và thường xuyên.

  3. Hoạt động kiểm soát: Các chính sách phân chia trách nhiệm và kiểm soát quá trình xử lý thông tin được áp dụng khá nghiêm ngặt. Kiểm soát vật chất như kiểm kê tài sản và đối chiếu số liệu được thực hiện định kỳ. Tuy nhiên, hoạt động kiểm tra độc lập và phân tích rà soát còn hạn chế, chưa phát huy hết hiệu quả.

  4. Thông tin và truyền thông: Hệ thống thông tin nội bộ được duy trì, nhưng việc truyền thông thông tin kiểm soát nội bộ chưa được thực hiện đầy đủ, đặc biệt là truyền thông bên ngoài công ty còn hạn chế.

  5. Hoạt động giám sát: Giám sát thường xuyên được thực hiện bởi các nhà quản lý, nhưng giám sát định kỳ qua kiểm toán nội bộ hoặc độc lập chưa được triển khai hiệu quả, dẫn đến việc phát hiện và xử lý các khiếm khuyết trong hệ thống kiểm soát nội bộ còn chậm.

Thảo luận kết quả

Kết quả khảo sát cho thấy Công ty TNHH Nam Việt Auto đã xây dựng được một môi trường kiểm soát cơ bản với các quy tắc đạo đức và chính sách tuân thủ pháp luật rõ ràng, góp phần tạo dựng văn hóa doanh nghiệp tích cực. Tuy nhiên, sự không hài lòng về minh bạch thông tin và áp lực làm trái quy định phản ánh những điểm yếu trong truyền thông nội bộ và quản lý nhân sự.

Việc đánh giá rủi ro chưa toàn diện có thể do thiếu nguồn lực hoặc chưa có quy trình đánh giá rủi ro định kỳ, điều này làm giảm khả năng nhận diện và ứng phó kịp thời với các rủi ro mới phát sinh. Hoạt động kiểm soát mặc dù được thực hiện nhưng chưa đồng bộ và thiếu kiểm tra độc lập, dẫn đến nguy cơ sai sót và gian lận chưa được phát hiện sớm.

So sánh với các nghiên cứu trong ngành, kết quả này tương đồng với thực trạng nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam, nơi mà hệ thống kiểm soát nội bộ còn nhiều hạn chế do nguồn lực và nhận thức quản lý chưa đầy đủ. Việc cải thiện truyền thông và tăng cường giám sát định kỳ sẽ giúp nâng cao hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ, góp phần bảo vệ tài sản và nâng cao uy tín công ty trên thị trường.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ cột thể hiện tỷ lệ hài lòng về minh bạch thông tin, biểu đồ tròn phân bổ ý kiến về áp lực làm trái quy định, và bảng tổng hợp mức độ thực hiện các hoạt động kiểm soát theo từng bộ phận.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Tăng cường minh bạch thông tin nội bộ: Thiết lập kênh truyền thông nội bộ hiệu quả, tổ chức các buổi họp định kỳ để cập nhật thông tin về chính sách, quy trình kiểm soát nội bộ. Mục tiêu nâng tỷ lệ hài lòng về minh bạch thông tin lên trên 85% trong vòng 12 tháng. Chủ thể thực hiện: Ban giám đốc phối hợp phòng nhân sự và truyền thông.

  2. Xây dựng quy trình đánh giá rủi ro định kỳ: Áp dụng quy trình đánh giá rủi ro toàn diện, bao gồm rủi ro gian lận và thay đổi môi trường kinh doanh, thực hiện ít nhất 2 lần mỗi năm. Mục tiêu giảm thiểu rủi ro không được kiểm soát xuống dưới 10%. Chủ thể thực hiện: Phòng kiểm soát nội bộ và phòng kế toán.

  3. Tăng cường kiểm tra độc lập và giám sát định kỳ: Thiết lập bộ phận kiểm toán nội bộ độc lập hoặc thuê đơn vị kiểm toán bên ngoài thực hiện kiểm tra định kỳ hàng quý. Mục tiêu phát hiện và xử lý kịp thời các sai phạm, nâng cao hiệu quả kiểm soát. Chủ thể thực hiện: Ban giám đốc và phòng kiểm toán nội bộ.

  4. Đào tạo nâng cao nhận thức và năng lực nhân viên: Tổ chức các khóa đào tạo về kiểm soát nội bộ, đạo đức nghề nghiệp và quản lý rủi ro cho toàn bộ nhân viên, đặc biệt là quản lý cấp trung. Mục tiêu 100% nhân viên được đào tạo trong 6 tháng đầu năm. Chủ thể thực hiện: Phòng nhân sự phối hợp với chuyên gia đào tạo.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban giám đốc và nhà quản lý doanh nghiệp: Nhận thức sâu sắc về tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ, từ đó xây dựng và hoàn thiện hệ thống phù hợp với đặc thù doanh nghiệp, nâng cao hiệu quả quản trị và giảm thiểu rủi ro.

  2. Phòng kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ: Áp dụng các nguyên tắc và phương pháp đánh giá theo COSO 2013 để thiết kế, vận hành và giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ một cách khoa học và hiệu quả.

  3. Chuyên gia tư vấn quản trị và kiểm toán: Sử dụng kết quả nghiên cứu làm cơ sở tham khảo khi tư vấn xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ cho các doanh nghiệp trong ngành ô tô và các lĩnh vực liên quan.

  4. Sinh viên và nghiên cứu sinh ngành kế toán, quản trị doanh nghiệp: Nắm bắt kiến thức lý thuyết và thực tiễn về kiểm soát nội bộ, phương pháp nghiên cứu và phân tích dữ liệu thực tế, phục vụ cho học tập và nghiên cứu chuyên sâu.

Câu hỏi thường gặp

  1. Kiểm soát nội bộ là gì và tại sao nó quan trọng?
    Kiểm soát nội bộ là một quá trình do con người thiết kế nhằm đảm bảo hiệu quả hoạt động, tính chính xác của báo cáo tài chính và tuân thủ pháp luật. Nó giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả quản lý.

  2. COSO 2013 có điểm gì khác biệt so với các phiên bản trước?
    COSO 2013 cập nhật 17 nguyên tắc chi tiết hơn, nhấn mạnh vai trò của công nghệ thông tin và sự thay đổi môi trường kinh doanh, giúp doanh nghiệp dễ dàng áp dụng và đánh giá hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ.

  3. Làm thế nào để đánh giá hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ?
    Hiệu quả được đánh giá dựa trên việc hệ thống có vận hành đúng thiết kế, đạt được mục tiêu kiểm soát, phát hiện và ngăn ngừa sai sót, gian lận. Các phương pháp bao gồm khảo sát, kiểm toán nội bộ và phân tích số liệu.

  4. Những hạn chế phổ biến của hệ thống kiểm soát nội bộ là gì?
    Hạn chế thường do yếu tố con người như sai sót, thông đồng, lạm quyền, cũng như chi phí kiểm soát vượt quá lợi ích, và sự thay đổi môi trường làm cho thủ tục kiểm soát trở nên lạc hậu.

  5. Làm sao để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp nhỏ và vừa?
    Doanh nghiệp cần xây dựng môi trường kiểm soát vững chắc, đánh giá rủi ro thường xuyên, phân chia trách nhiệm rõ ràng, tăng cường truyền thông và giám sát định kỳ, đồng thời đào tạo nhân viên nâng cao nhận thức.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa lý thuyết kiểm soát nội bộ theo COSO 2013 và áp dụng vào đánh giá thực trạng tại Công ty TNHH Nam Việt Auto.
  • Kết quả khảo sát cho thấy công ty đã xây dựng được môi trường kiểm soát cơ bản nhưng còn tồn tại hạn chế về minh bạch thông tin, đánh giá rủi ro và giám sát định kỳ.
  • Đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm tăng cường minh bạch, đánh giá rủi ro, kiểm tra độc lập và đào tạo nhân viên để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ.
  • Nghiên cứu có ý nghĩa thực tiễn cao, giúp công ty nâng cao hiệu quả quản trị và giảm thiểu rủi ro trong hoạt động kinh doanh.
  • Các bước tiếp theo bao gồm triển khai các giải pháp đề xuất, theo dõi và đánh giá hiệu quả định kỳ, đồng thời mở rộng nghiên cứu sang các doanh nghiệp cùng ngành để so sánh và hoàn thiện thêm.

Quý độc giả và các nhà quản lý doanh nghiệp được khuyến khích áp dụng các kiến thức và giải pháp trong luận văn nhằm nâng cao hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ, góp phần phát triển bền vững doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh hiện đại.