Tổng quan nghiên cứu

Công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Nhựa Kỹ Thuật Vinastar là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất khuôn, thiết kế khuôn và sản xuất sản phẩm nhựa với công nghệ ép hoặc thổi, in hoặc dán nhãn. Thành lập từ năm 2012 tại Đồng Nai, công ty đã đóng góp tích cực vào sự phát triển kinh tế - xã hội của địa phương. Tuy nhiên, trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt, hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) của công ty vẫn còn nhiều hạn chế, ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý và hoạt động sản xuất kinh doanh.

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là hoàn thiện hệ thống KSNB tại Vinastar nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, giảm thiểu rủi ro và tăng cường sự tuân thủ các quy định pháp luật. Nghiên cứu tập trung vào đánh giá thực trạng hệ thống KSNB trong giai đoạn 2020-2021, dựa trên mô hình COSO (2013) với năm yếu tố cấu thành: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. Việc hoàn thiện hệ thống KSNB không chỉ giúp công ty bảo vệ tài sản, đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính mà còn tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững và mở rộng quy mô kinh doanh.

Nghiên cứu sử dụng dữ liệu sơ cấp thu thập từ 45 phiếu khảo sát và phỏng vấn trực tiếp các phòng ban liên quan, cùng với dữ liệu thứ cấp từ báo cáo tài chính và văn bản pháp lý của công ty. Kết quả nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc cung cấp các giải pháp thực tiễn nhằm nâng cao hiệu quả quản trị nội bộ, góp phần tăng cường năng lực cạnh tranh của Vinastar trên thị trường.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên khuôn mẫu kiểm soát nội bộ COSO (2013), một trong những mô hình quản trị rủi ro và kiểm soát nội bộ được công nhận rộng rãi trên thế giới. Mô hình COSO bao gồm năm thành phần chính:

  • Môi trường kiểm soát: Nền tảng tạo ra văn hóa đạo đức, phân chia quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng, đồng thời xây dựng cơ cấu tổ chức phù hợp.
  • Đánh giá rủi ro: Quá trình nhận diện, phân tích và quản lý các rủi ro có thể ảnh hưởng đến mục tiêu của doanh nghiệp.
  • Hoạt động kiểm soát: Các chính sách và thủ tục nhằm giảm thiểu rủi ro và đảm bảo thực hiện các chỉ thị quản lý.
  • Thông tin và truyền thông: Hệ thống thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin kịp thời, chính xác đến các bộ phận liên quan.
  • Giám sát: Quá trình đánh giá liên tục và định kỳ nhằm đảm bảo hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hiệu quả.

Ngoài ra, nghiên cứu còn vận dụng các khái niệm về quản trị rủi ro doanh nghiệp (ERM) và các nguyên tắc đạo đức trong quản lý để làm rõ vai trò của con người và văn hóa tổ chức trong hệ thống KSNB.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp định tính kết hợp định lượng nhằm đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB tại Vinastar. Cụ thể:

  • Nguồn dữ liệu:

    • Dữ liệu thứ cấp: Văn bản pháp lý, quy định nội bộ, báo cáo tài chính năm 2020-2021.
    • Dữ liệu sơ cấp: 45 phiếu khảo sát được gửi đến các phòng ban như Kế toán, Nhân sự, Thu mua, Xuất nhập khẩu, Quản lý sản xuất, Kinh doanh, QC, Kỹ thuật và Ban Tổng giám đốc; phỏng vấn trực tiếp các lãnh đạo và nhân viên chủ chốt.

  • Phương pháp phân tích:

    • Phân tích thống kê mô tả các câu trả lời khảo sát theo thang đo Likert 5 mức độ.
    • So sánh kết quả khảo sát với lý thuyết COSO để đánh giá mức độ phù hợp và hiệu quả của từng yếu tố trong hệ thống KSNB.
    • Phân tích nguyên nhân tồn tại các hạn chế dựa trên dữ liệu thu thập và quan sát thực tế.

  • Timeline nghiên cứu: Khảo sát và thu thập dữ liệu diễn ra từ tháng 6 đến tháng 10 năm 2022, xử lý và phân tích dữ liệu bằng phần mềm Microsoft Excel 2020.

Phương pháp nghiên cứu đảm bảo tính khách quan, độ tin cậy cao nhờ sự kết hợp giữa dữ liệu thực tế và lý thuyết chuẩn mực, đồng thời có sự tham gia đa dạng của các bộ phận trong công ty.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Môi trường kiểm soát được đánh giá tích cực: Khoảng 60% người được khảo sát đồng ý rằng công ty đã xây dựng chuẩn mực đạo đức và quy trình ứng xử nhằm nâng cao tính trung thực và đạo đức trong công việc. 60% cũng cho biết có sự phân định rõ ràng quyền hạn và trách nhiệm chuyên môn giữa các phòng ban. Hơn 68% nhân viên được tạo điều kiện tham gia các khóa đào tạo nâng cao nghiệp vụ.

  2. Đánh giá rủi ro còn nhiều hạn chế: Mặc dù công ty đã có quy trình nhận diện và xử lý rủi ro, nhưng chỉ khoảng 55% nhân viên cho rằng các biện pháp phòng ngừa rủi ro được thực hiện đầy đủ và hiệu quả. Một số rủi ro về chất lượng nguyên vật liệu và tiến độ giao hàng vẫn tồn tại, ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất.

  3. Hoạt động kiểm soát chưa đồng bộ: Khoảng 40% người khảo sát cho rằng các thủ tục kiểm soát chưa được áp dụng nhất quán trong toàn công ty, đặc biệt là trong các bộ phận sản xuất và thu mua. Việc phân chia trách nhiệm và kiểm soát quá trình xử lý thông tin còn chưa chặt chẽ, dẫn đến rủi ro sai sót và gian lận.

  4. Thông tin và truyền thông có cải thiện nhưng chưa tối ưu: 53% nhân viên đánh giá hệ thống thông tin nội bộ đáp ứng kịp thời và chính xác, tuy nhiên vẫn còn tồn tại tình trạng thông tin chưa được truyền đạt đầy đủ giữa các phòng ban, gây khó khăn trong việc phối hợp công việc.

  5. Giám sát định kỳ và thường xuyên chưa hiệu quả: Mặc dù công ty có tổ chức giám sát thường xuyên, nhưng chỉ khoảng 45% nhân viên cho rằng các hoạt động giám sát định kỳ được thực hiện nghiêm túc và có tác động tích cực đến việc hoàn thiện hệ thống KSNB.

Thảo luận kết quả

Kết quả khảo sát cho thấy môi trường kiểm soát tại Vinastar được xây dựng khá tốt, tạo nền tảng vững chắc cho các yếu tố khác trong hệ thống KSNB. Điều này phù hợp với lý thuyết COSO nhấn mạnh vai trò của môi trường kiểm soát trong việc hình thành văn hóa tổ chức và đạo đức nghề nghiệp.

Tuy nhiên, các hoạt động đánh giá rủi ro và kiểm soát còn nhiều điểm yếu, chủ yếu do quy trình chưa được chuẩn hóa và áp dụng đồng bộ. So sánh với các nghiên cứu trong ngành sản xuất nhựa, tỷ lệ áp dụng kiểm soát hiệu quả thường đạt trên 70%, trong khi Vinastar chỉ đạt khoảng 55-60%, cho thấy cần có sự cải tiến rõ rệt.

Vấn đề truyền thông nội bộ và giám sát cũng là điểm nghẽn, ảnh hưởng đến khả năng phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót, rủi ro. Việc cải thiện hệ thống thông tin và tăng cường giám sát sẽ giúp nâng cao tính minh bạch và hiệu quả quản lý.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ cột thể hiện tỷ lệ đồng thuận của nhân viên với từng yếu tố KSNB, hoặc bảng so sánh mức độ hiệu quả giữa các phòng ban. Điều này giúp nhà quản lý dễ dàng nhận diện các điểm mạnh, điểm yếu để tập trung nguồn lực cải thiện.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Cải thiện môi trường kiểm soát

    • Tăng cường đào tạo và nâng cao nhận thức về đạo đức nghề nghiệp cho toàn bộ nhân viên.
    • Rà soát và cập nhật quy chế khen thưởng, kỷ luật rõ ràng, minh bạch.
    • Thời gian thực hiện: 6 tháng; Chủ thể: Phòng Nhân sự phối hợp Ban Tổng giám đốc.

  2. Hoàn thiện công tác đánh giá rủi ro

    • Xây dựng quy trình nhận diện và đánh giá rủi ro chi tiết cho từng bộ phận, đặc biệt là sản xuất và thu mua.
    • Áp dụng công cụ quản lý rủi ro điện tử để theo dõi và báo cáo kịp thời.
    • Thời gian thực hiện: 9 tháng; Chủ thể: Phòng Kế toán và Phòng Quản lý sản xuất.

  3. Tăng cường hoạt động kiểm soát

    • Chuẩn hóa các thủ tục kiểm soát nội bộ, phân chia trách nhiệm rõ ràng, tránh chồng chéo.
    • Áp dụng kiểm soát tự động trong quy trình xử lý thông tin và chứng từ kế toán.
    • Thời gian thực hiện: 12 tháng; Chủ thể: Ban Tổng giám đốc và Phòng Kế toán.

  4. Nâng cao hiệu quả thông tin và truyền thông

    • Thiết lập hệ thống truyền thông nội bộ đa kênh, đảm bảo thông tin được cập nhật và phản hồi nhanh chóng.
    • Tổ chức các buổi họp định kỳ giữa các phòng ban để trao đổi thông tin và phối hợp công việc.
    • Thời gian thực hiện: 6 tháng; Chủ thể: Phòng Nhân sự và Ban Tổng giám đốc.

  5. Tăng cường giám sát và đánh giá định kỳ

    • Thiết lập quy trình giám sát thường xuyên và định kỳ rõ ràng, có sự tham gia của kiểm toán nội bộ.
    • Đánh giá hiệu quả hệ thống KSNB qua các chỉ số KPI cụ thể, báo cáo định kỳ cho Ban lãnh đạo.
    • Thời gian thực hiện: 12 tháng; Chủ thể: Phòng Kiểm toán nội bộ và Ban Tổng giám đốc.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo doanh nghiệp sản xuất

    • Lợi ích: Hiểu rõ vai trò và cách thức xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả, từ đó nâng cao năng lực quản trị và giảm thiểu rủi ro trong hoạt động sản xuất kinh doanh.

  2. Phòng Kế toán và Kiểm toán nội bộ

    • Lợi ích: Áp dụng các phương pháp đánh giá và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ theo chuẩn mực COSO, nâng cao chất lượng báo cáo tài chính và tuân thủ quy định pháp luật.

  3. Chuyên gia tư vấn quản trị rủi ro và kiểm soát nội bộ

    • Lợi ích: Tham khảo mô hình nghiên cứu thực tiễn, các giải pháp cụ thể và hiệu quả trong lĩnh vực sản xuất nhựa, từ đó phát triển các dịch vụ tư vấn phù hợp với doanh nghiệp tương tự.

  4. Sinh viên và nghiên cứu sinh ngành Kế toán, Quản trị doanh nghiệp

    • Lợi ích: Nắm bắt kiến thức lý thuyết và thực tiễn về kiểm soát nội bộ, phương pháp nghiên cứu khoa học và ứng dụng mô hình COSO trong doanh nghiệp sản xuất.

Câu hỏi thường gặp

  1. Hệ thống kiểm soát nội bộ là gì và tại sao quan trọng?
    Hệ thống kiểm soát nội bộ là tập hợp các quy trình, chính sách nhằm đảm bảo hoạt động doanh nghiệp hiệu quả, bảo vệ tài sản và tuân thủ pháp luật. Nó giúp giảm thiểu rủi ro và nâng cao tính minh bạch trong quản lý.

  2. Mô hình COSO gồm những yếu tố nào?
    COSO bao gồm năm yếu tố: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. Mỗi yếu tố đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ toàn diện.

  3. Làm thế nào để đánh giá hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ?
    Hiệu quả được đánh giá qua khảo sát nhân viên, phân tích số liệu hoạt động, so sánh với chuẩn mực COSO và kiểm toán nội bộ. Các chỉ số KPI cũng được sử dụng để đo lường mức độ tuân thủ và giảm thiểu rủi ro.

  4. Những khó khăn thường gặp khi hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ?
    Khó khăn bao gồm sự thiếu đồng bộ trong áp dụng quy trình, hạn chế về nguồn lực, thiếu nhận thức của nhân viên và sự phức tạp trong quản lý thông tin. Việc thay đổi văn hóa tổ chức cũng là thách thức lớn.

  5. Giải pháp nào giúp nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp sản xuất?
    Giải pháp bao gồm đào tạo nhân viên, chuẩn hóa quy trình, ứng dụng công nghệ thông tin, tăng cường giám sát và xây dựng văn hóa đạo đức nghề nghiệp. Sự cam kết từ lãnh đạo là yếu tố then chốt.

Kết luận

  • Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Nhựa Kỹ Thuật Vinastar đã được xây dựng trên nền tảng lý thuyết COSO (2013) với năm yếu tố cấu thành cơ bản.
  • Môi trường kiểm soát được đánh giá tích cực, tạo nền tảng cho các hoạt động kiểm soát khác, tuy nhiên các yếu tố đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông và giám sát còn nhiều hạn chế cần khắc phục.
  • Nghiên cứu đã đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB, bao gồm cải thiện môi trường kiểm soát, nâng cao công tác đánh giá rủi ro, chuẩn hóa hoạt động kiểm soát, tăng cường truyền thông và giám sát.
  • Việc áp dụng các giải pháp này dự kiến sẽ giúp công ty nâng cao hiệu quả quản lý, giảm thiểu rủi ro và tạo nền tảng phát triển bền vững trong giai đoạn tiếp theo.
  • Khuyến nghị các bước tiếp theo là triển khai các giải pháp theo lộ trình đề xuất, đồng thời thường xuyên đánh giá và điều chỉnh hệ thống KSNB để phù hợp với sự phát triển của công ty và môi trường kinh doanh.

Để nâng cao hiệu quả quản trị và phát triển bền vững, các nhà quản lý tại Vinastar nên bắt đầu triển khai các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ ngay từ quý tiếp theo, đồng thời tăng cường đào tạo và nâng cao nhận thức cho toàn bộ cán bộ nhân viên.