CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của hệ thống kiểm soát nội bộ Thuật ngữ KSNB bắt đầu xuất hiện từ cuộc cách mạng công nghiệp vào những năm cuối thế kỷ 19 dưới hình thức kiểm soát tiền. Năm 1905, Robert Montgomery–sáng lập viên của Công ty Kiểm toán Lybrand Ross Bros & Montgomery đã đưa ra ý kiến về một số vấn đề liên quan đến KSNB trong tác phẩm “Lý thuyết và thực hành kiểm toán”. Năm 1929, Cục dự trữ Liên bang Hoa Kỳ đã đề cập đến khái niệm về KSNB và chính thức công nhận vai trò của hệ thống KSNB trong doanh nghiệp, đây cũng là tiền thân của chuẩn mực kiểm toán Hoa Kỳ. Từ đây KSNB đã trở thành công cụ để bảo vệ tiền, các tài sản khác thúc đẩy nâng cao hiệu quả hoạt động và là một cơ sở để phục vụ lấy mẫu thử nghiệm của kiểm toán viên.
Năm 1936, trong một công bố, Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ đã định nghĩa KSNB “… là các biện pháp và cách thức được chấp nhận vá được thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tiền và các tài sản khác, cũng như kiểm tra sự chính xác trong ghi chép sổ sách”. Đến năm 1949, AICPA đã công bố công trình nghiên cứu đầu tiên về KSNB với nhan đề “Kiểm soát nội bộ, các nhân tố cấu thành và tầm quan trọng của việc quản trị doanh nghiệp đối với kiểm toán viên độc lập”. Trong báo cáo này, AICPA đã định nghĩa KSNB là “…cơ cấu tổ chức và các biện pháp, cách thúc liên quan được chấp nhận và thực hiện trong một số tổ chức để bảo vệ tài sản, kiểm tra sự chính xác và đáng tin cậy của số liệu kế toán, thúc đẩy hoạt động có hiệu quả, khuyến khích sự tuân thủ các chính sách của người quản lý”. Sau đó, AICPA đã liên tục ban hành các quy định, các chuẩn mực về kiểm toán có đề cập đến các khái niệm KSNB trên nhiều khía cạnh khác nhau như: SAP 29 (1958) KSNB về kế toán và KSNB về quản lý, SAP 33 (1962), SAP 54 (1972), SAS 1 (1973) duyệt xét lại SAP 54.
Năm 1985, Ủy ban COSO được thành lập dưới sự bảo trợ của 5 tổ chức nghề 7 nghiệp, bao gồm: Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA), Hiệp hội kế toán Hoa Kỳ (AAA), Hiệp hội quản trị viên tài chính (FEI), Hiệp hội kế toán quản trị (IMA) và Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ (IIA). COSO là một Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận trên BCTC, thường gọi là Ủy ban Treadway, lấy theo tên của người lãnh đạo nhóm James C.Treadway – một luật sư và là cựu thành viên của SEC. Sau một thời gian dài nghiên cứu, đến năm 1992, báo cáo COSO được phát hành, đây là báo cáo đầu tiên trên thế giới đề cập đến khuôn mẫu lý thuyết về KSNB hoàn chỉnh nhất đến thời điểm này và dùng từ Kiểm soát nội bộ thay vì Kiểm soát nội bộ về kế toán. Báo cáo COSO đưa ra năm bộ phận của KSNB bao gồm: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, cuối cùng là giám sát.
COSO (1992) ra đời đã giúp chúng ta có cái nhìn rộng và có tầm nhìn chiến lược mang tính quản trị, nó không những cung cấp cho chúng ta những vấn đề liên quan đến BCTC của doanh nghiệp mà còn có thể cung cấp các thông tin dựa trên phương diện hoạt động và tuân thủ. Báo cáo COSO (1992) chưa thật sự hoàn chỉnh nhưng đã tạo lập được cơ sở lý thuyết rất cơ bản về kiểm soát nội bộ. Sau đó hàng loạt các nghiên cứu phát triển về KSNB trong nhiều lĩnh vực ra đời như: - Phát triển về phía quản trị rủi ro doanh nghiệp (ERM-Enterprise Risk Management Framework) (2001). Đến năm 2004, ERM đã được chính thức ban hành.
Sự ra đời của ERM (2004) chính là cánh tay nối dài của COSO (1992) nhằm mục đích hoàn thiện hệ thống KSNB. ERM gồm 8 yếu tố: Môi trường kiểm soát, thiết lập mục tiêu, nhận dạng sự kiện, đánh giá rủi ro, đối phó rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. Giữa ERM và KSNB thì ERM có mục tiêu rộng hơn, hướng đến chiến lược phát triển của Công ty hơn so với KSNB. - Phát triển cho doanh nghiệp nhỏ trên cơ sở nghiên cứu và ban hành hướng dẫn “KSNB đối với BCTC – Hướng dẫn các Công ty đại chúng quy mô nhỏ” (2006).
- Phát triển theo hướng kiểm toán độc lập, trên cơ sở các chuẩn mực kiểm toán của Hoa Kỳ: SAS 78 (1995), SAS 94 (2001) cũng như sử dụng báo cáo COSO làm nền tảng đánh giá hệ thống KSNB. Bên cạnh đó hệ thống chuẩn mực kiểm toán 8 quốc tế (ISA – International Standart on Auditing) cũng sử dụng báo cáo của COSO khi yêu cầu xem xét hệ thống KSNB trong kiểm toán BCTC, cụ thể là: ISA 315, ISA 265. - Phát triển theo hướng kiểm toán nội bộ, Hiệp hội kiểm toán nội bộ (IIA) định nghĩa các mục tiêu của KSNB bao gồm: + Độ tin cậy và tính trung thực của thông tin + Tuân thủ các chính sách, kế hoạch, thủ tục, luật pháp và quy định. + Bảo vệ tài sản + Sử dụng hiệu quả và kinh tế các nguồn lực + Hoàn thành các mục đích và mục tiêu cho các hoạt động hoặc chương trình.
Tuy nhiên theo COSO, việc đánh giá sẽ không được trọn vẹn và đầy đủ, vì nếu một Công ty có giám sát hiệu quả thì sẽ mất đi nhiều công việc đánh giá của mình. Chính vì thế đến ngày 14 tháng 5 năm 2013 COSO đã phát hành bản sửa đổi và cập nhật vào báo cáo COSO (1992) ở báo cáo này hệ thống KSNB bao gồm năm bộ phận có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, đó là: Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, hoạt động giám sát.2 Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1 Định nghĩa KSNB Theo COSO (1992) Theo tác giả có rất nhiều định nghĩa về KSNB, theo các giai đoạn phát triển mà định nghĩa cũng có những thay đổi nhất định. Theo báo cáo của COSO (1992) đã định nghĩa về hệ thống KSNB như sau: “KSNB là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây: - Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động; - Sự tin cậy của báo cáo tài chính; - Sự tuân thủ pháp luật và các quy định”. Dựa vào định nghĩa trên, có bốn khái niệm cần được tập trung làm rõ đó là: Quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu.
KSNB là một quá trình: KSNB không phải là một sự kiện hay tình huống mà 9 là một chuỗi các hoạt động hiện diện trong mọi bộ phận, kết hợp chặt chẽ vào nhau và là nội dung cơ bản trong các hoạt động tổ chức thông qua quá trình lập kế hoạch, thực hiện và giám sát. KSNB sẽ hữu hiệu khi nó là một bộ phận tách rời chứ không phải là chức năng bổ sung cho các hoạt động của tổ chức. Con người: khái niệm này nhấn mạnh ở vai trò của con người trong việc thiết kế và vận hành hệ thống KSNB, đó là Hội đồng quản trị, ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên trong Công ty. Con người sẽ vạch ra mục tiêu, đưa ra biện pháp và vận hành chúng.
Tuy nhiên không phải lúc nào con người cũng hiểu rõ, trao đổi và hành động một cách nhất quán. Do vậy, để hệ thống KSNB có hiệu quả cần phải có sự liên hệ, thống nhất nhiệm vụ và cách thực hiện chúng. Đảm bảo hợp lý: do trong quá trình vận hành, hệ thống KSNB vẫn còn một số hạn chế tiềm tàng, đó là những sự sai lầm của con người khi đưa ra những quyết định, sự thông đồng của các cá nhân, sự lạm quyền của các nhà quản lý vượt tầm hệ thống KSNB. Do đó KSNB chỉ có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho các nhà quản lý trong công việc đạt được các mục tiêu của tổ chức chứ không thể đảm bảo tuyệt đối.
Các mục tiêu: mỗi Công ty thường có các mục tiêu cần thực hiện kiểm soát, các mục tiêu này có thể là mục tiêu chung của Công ty, hay mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động, từng bộ phận, từng phòng ban trong Công ty, từ đó xác định các chiến lược cần thực hiện. Một hệ thống KSNB hữu hiệu có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý đạt được các mục tiêu liên quan như: tính đáng tin cậy của báo cáo tài chính, sự tuân thủ luật lệ và quy định. Theo COSO (2013) Theo COSO (2013): “KSNB là một quá trình ảnh hưởng bởi Ban giám đốc, nhà quản lý và các cá nhân của tổ chức được thiết kế nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý trong việc đạt được các mục tiêu liên quan đến hoạt động, báo cáo và sự tuân thủ.” Ba nhóm mục tiêu chính của KSNB bao gồm: Mục tiêu hoạt động: đề cập đến sự hiệu quả và hữu hiệu của các hoạt động trong đó bao gồm các mục tiêu về hoạt động và tài chính đồng thời đảm bảo tài sản 10 không bị thất thoát. Mục tiêu báo cáo: đề cập đến các BCTC và các báo cáo khác phải đáng tin cậy, kịp thời, minh bạch hoặc các yêu cầu khác thiết lập bởi các tổ chức thiết lập về pháp luật, chuẩn mực và cả các chính sách nội bộ.
Mục tiêu tuân thủ: đề cập đến việc tuân thủ theo các quy định pháp luật chi phối đến hoạt động của Công ty.2 Vai trò KSNB Hoạt động kiểm soát nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả hoạt động và năng lưc quản lý của Công ty. Hoạt động kiểm soát không chỉ là trong một giai đoạn hay một phần của quá trình quản lý mà nó có mặt trong tất cả các khâu, các giai đoạn trong quá trình quản lý. Nhờ hoạt động kiểm soát mà việc sử dụng các nguồn lực, các mục tiêu, các kế hoạch đề ra luôn luôn được giám sát chặt chẽ từ khi hình thành đến khi kết thúc. Hệ thống KSNB có thể được xem như là kết cấu “bê tông cốt thép” của tòa nhà.