Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế tri thức và cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư phát triển mạnh mẽ, thông tin khoa học và công nghệ trở thành nguồn lực then chốt quyết định năng lực cạnh tranh học thuật của các cơ sở giáo dục đại học. Thói quen tiếp cận tài nguyên học thuật của người học đã chuyển dịch căn bản từ tra cứu tài liệu in truyền thống sang khai thác học liệu số trên nền tảng Internet với hơn 80% nhu cầu tra cứu diễn ra trên môi trường mạng. Tuy nhiên, tại Thư viện Trường Đại học FPT cơ sở Hòa Lạc, dù được đầu tư diện tích 650m2 với hệ thống cơ sở vật chất khang trang cùng nguồn học liệu bản quyền quốc tế quy mô hơn 76.308 tài liệu điện tử, hoạt động kết nối và truyền thông tới người dùng tin vẫn còn nhiều khoảng trống.

Vấn đề cốt lõi mà nghiên cứu tập trung giải quyết là sự thiếu đồng bộ trong việc xây dựng và triển khai chiến lược tiếp thị trực tuyến, dẫn đến mức độ nhận diện sản phẩm dịch vụ học thuật của thư viện còn thấp. Mục tiêu nghiên cứu cụ thể của luận văn là hệ thống hóa cơ sở lý luận về marketing thông tin thư viện số, khảo sát toàn diện thực trạng triển khai hoạt động tiếp thị dịch vụ trực tuyến tại Thư viện Trường Đại học FPT, nhận diện nguyên nhân của các điểm nghẽn kỹ thuật và nguồn lực, từ đó đề xuất hệ thống giải pháp khả thi nhằm tối ưu hóa hiệu quả hoạt động tiếp thị học thuật giai đoạn 2019–2025.

Phạm vi nghiên cứu không gian tập trung tại Thư viện Trường Đại học FPT cơ sở Hòa Lạc, phục vụ quy mô thực tế khoảng 6.800 người dùng tin bao gồm cán bộ quản lý, giảng viên, sinh viên và học sinh. Thời gian khảo sát dữ liệu tập trung vào giai đoạn 2013–2018 và định hình giải pháp đến năm 2025. Ý nghĩa của nghiên cứu thể hiện rõ qua việc cung cấp mô hình thực tiễn giúp Thư viện Đại học FPT tái cấu trúc kênh truyền thông, hướng đến mục tiêu nâng tỷ lệ tiếp cận người dùng tin trực tuyến từ mức 28% lên trên 70% và tăng tần suất khai thác cơ sở dữ liệu số thêm 45% trong vòng ba năm áp dụng.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn vận dụng lý thuyết marketing dịch vụ mở rộng 7Ps do Bernard Booms và Mary Bitner phát triển trên nền tảng lý thuyết 4Ps kinh điển của E. Jerome McCarthy. Mô hình này bao gồm bảy yếu tố then chốt: Sản phẩm (Product), Giá cả (Price), Phân phối (Place), Xúc tiến hỗn hợp (Promotion), Con người (People), Quy trình (Process) và Yếu tố vật chất (Physical Evidence). Khung lý thuyết 7Ps được tùy biến phù hợp với đặc thù của hoạt động thông tin thư viện, nơi các sản phẩm tri thức mang tính phi vật thể cao và người dùng tương tác chủ yếu qua hạ tầng số.

Bên cạnh đó, nghiên cứu kế thừa quan điểm marketing cho các tổ chức phi lợi nhuận của Philip Kotler và Sidney Levy công bố năm 1969, khẳng định tiếp thị trong thư viện không hướng đến tối đa hóa lợi nhuận tài chính mà tập trung vào tối đa hóa giá trị phục vụ và thỏa mãn nhu cầu tin của cộng đồng học thuật. Đồng thời, các khung lý thuyết về ứng dụng Web 2.0 và mạng xã hội trong thư viện đại học của Dinesh K. Gupta và Réjean Savard cũng được tích hợp nhằm phân tích hành vi tương tác số của người dùng. Các khái niệm cốt lõi được chuẩn hóa trong nghiên cứu gồm: Nhu cầu tin, Người dùng tin, Năng lực thông tin, Sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện, và Marketing trực tuyến thông tin thư viện.

Phương pháp nghiên cứu

Nguồn dữ liệu của luận văn được kết hợp chặt chẽ giữa dữ liệu sơ cấp và dữ liệu thứ cấp. Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua phương pháp điều tra bằng bảng hỏi cấu trúc kết hợp phỏng vấn sâu và quan sát thực địa. Dữ liệu thứ cấp được trích xuất từ các báo cáo tổng kết hoạt động của Thư viện Đại học FPT giai đoạn 2013–2018, số liệu truy xuất máy chủ từ hệ thống quản trị thư viện tích hợp Libol 6.0, kho tài nguyên số Dspace và công cụ phân tích Facebook Insights của Fanpage thư viện.

Cỡ mẫu khảo sát được xác định gồm 200 người dùng tin tại cơ sở Hòa Lạc, được phân bổ theo phương pháp chọn mẫu ngẫu nhiên phân tầng đại diện cho bốn nhóm đối tượng: cán bộ quản lý (chiếm khoảng 9%), cán bộ giảng viên (chiếm khoảng 27%), sinh viên đại học (chiếm khoảng 41,5%) và học sinh trung học phổ thông trực thuộc (chiếm khoảng 22,5%). Đồng thời, nghiên cứu thực hiện khảo sát toàn diện 100% nhân sự chuyên trách của thư viện gồm 05 cán bộ nghiệp vụ. Phương pháp chọn mẫu phân tầng ngẫu nhiên được lựa chọn nhằm đảm bảo phản ánh khách quan sự khác biệt về thói quen tra cứu, yêu cầu học thuật và năng lực công nghệ thông tin giữa các nhóm người dùng khác nhau.

Phương pháp phân tích dữ liệu sử dụng kỹ thuật thống kê mô tả, phân tích so sánh tỷ lệ phần trăm và tổng hợp định tính. Lý do lựa chọn tổ hợp phương pháp này là nhằm đối chiếu trực tiếp giữa năng lực cung ứng thực tế của thư viện với mức độ thỏa mãn nhu cầu của người dùng, qua đó lượng hóa chính xác các chỉ số tương tác số như tỷ lệ mở email, tần suất truy cập website và mức độ sẵn sàng chi trả cho các dịch vụ gia tăng. Timeline nghiên cứu được triển khai thực hiện từ tháng 01/2018 đến tháng 06/2019, trong đó giai đoạn xử lý số liệu tập trung vào dữ liệu 9 tháng đầu năm 2018.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Thứ nhất, tài nguyên thông tin số của thư viện rất dồi dào nhưng tỷ lệ khai thác thường xuyên còn khiêm tốn. Thư viện hiện sở hữu nguồn học liệu hiện đại với 76.308 tài liệu trên cơ sở dữ liệu quốc tế Books24x7 và 1.824 tài liệu nội sinh trên Dspace (bao gồm 1.161 đồ án tốt nghiệp, 322 bài báo khoa học và 182 giáo trình trực tuyến). Tuy nhiên, kết quả khảo sát cho thấy chỉ có khoảng 15,2% người dùng tin truy cập thường xuyên vào cơ sở dữ liệu Books24x7 và 24,1% truy cập vào Dspace, trong khi tỷ lệ người chưa từng sử dụng các nguồn tin này lần lượt chiếm tới 42,5% và 37,7%.

Thứ hai, tồn tại rào cản công nghệ lớn giữa giao diện hệ thống và thiết bị của người dùng. Có tới 53,96% cán bộ giảng viên và 38,89% cán bộ quản lý sử dụng thiết bị di động cá nhân như điện thoại thông minh, máy tính bảng để tìm kiếm học liệu. Tuy nhiên, hệ thống Dspace và Books24x7 của thư viện chưa được tối ưu hóa giao diện di động, vẫn phụ thuộc vào tiện ích Flash cũ trên trình duyệt máy tính và yêu cầu cài đặt proxy phức tạp khi truy cập ngoài khuôn viên trường, gây cản trở lớn cho trải nghiệm tra cứu.

Thứ ba, hiệu quả tiếp thị qua các kênh truyền thông số còn hạn chế về quy mô tiếp cận lẫn tần suất tương tác. Kênh Fanpage Facebook thành lập từ năm 2015 chỉ đạt 1.933 lượt theo dõi, tương đương khoảng 28% trên tổng số 6.800 người dùng tin thực tế tại trường, với tần suất đăng bài trung bình khiêm tốn khoảng 8 bài/tháng (xấp xỉ 100 bài/năm). Trên kênh Email, trong 9 tháng đầu năm 2018, thư viện đã phát đi từ 132 đến 360 email nhắc hạn mượn trả tự động mỗi tháng, nhưng số lượng email chủ động giới thiệu sản phẩm và dịch vụ mới chỉ dao động từ 1 đến 6 email/tháng do thiếu hệ thống quản lý danh sách phân nhóm người nhận.

Thứ tư, tiềm năng khai thác chính sách giá cho dịch vụ giá trị gia tăng chưa được tận dụng. Mặc dù 80% cán bộ thư viện nhận định giá cả là yếu tố quan trọng và rất quan trọng, toàn bộ dịch vụ hiện vẫn được cung cấp miễn phí hoàn toàn. Đáng chú ý, kết quả điều tra cho thấy có tới 68,4% cán bộ giảng viên và 72,2% nhà quản lý sẵn sàng chi trả thêm chi phí để nhận được các gói dịch vụ thông tin chất lượng cao, cung cấp tài liệu chuyên sâu phục vụ trực tiếp cho các đề tài nghiên cứu khoa học.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân cốt lõi dẫn đến các hạn chế trên xuất phát từ cơ cấu tổ chức mỏng chỉ với 05 nhân sự, trong đó mỗi nhân viên phải kiêm nhiệm nhiều mảng nghiệp vụ từ biên mục, bảo quản kho tài liệu in đến hỗ trợ người dùng, dẫn đến việc thiếu vắng nhân sự chuyên trách có chuyên môn sâu về Digital Marketing và sáng tạo nội dung số. Thêm vào đó, hạ tầng website thư viện được thiết kế tự phát nội bộ, thiếu tính năng tìm kiếm tích hợp một cửa (One-Search) và chưa có công cụ tương tác trực tuyến tự động.

Kết quả này hoàn toàn tương thích với các công bố khoa học quốc tế của Johanna Kamara tại Đại học Kỹ thuật Munich và Rita Otibhor Odine tại Đại học Nigeria, khi các tác giả đều nhấn mạnh rằng rào cản lớn nhất của tiếp thị thư viện số không nằm ở độ phong phú của kho tài liệu mà nằm ở năng lực kết nối đa kênh và khả năng tương thích công nghệ đa nền tảng.

Dữ liệu khảo sát thực trạng có thể được trực quan hóa tối ưu thông qua dạng biểu đồ cột nhóm thể hiện sự chênh lệch giữa tỷ lệ người dùng sử dụng thiết bị di động (chiếm hơn 50%) đối lập với tỷ lệ tài nguyên số tương thích di động (dưới 30%). Đồng thời, một bảng ma trận đối chiếu giữa tần suất truyền thông và tỷ lệ phản hồi của từng kênh (Fanpage, Email, Website) sẽ minh chứng rõ ràng sự cần thiết phải chuẩn hóa quy trình phân phối nội dung tự động trong giai đoạn tới.

Đề xuất và khuyến nghị

Thứ nhất, nâng cấp hạ tầng công nghệ và tối ưu hóa trải nghiệm đa nền tảng cho sản phẩm thông tin số (Place & Physical Evidence). Tiến hành loại bỏ hoàn toàn các cấu hình phụ thuộc Flash trên kho Dspace, nâng cấp phần mềm Libol 6.0 lên phiên bản hỗ trợ giao diện Responsive tương thích 100% với các thiết bị di động thông minh trước quý 2 năm 2020. Tích hợp cổng tra cứu tập trung và cấu hình hệ thống xác thực tài khoản một lần (Single Sign-On) để người dùng truy cập trực tiếp 76.308 tài liệu Books24x7 từ xa mà không cần cài đặt proxy thủ công. Chủ thể thực hiện là Bộ phận Nghiệp vụ Thư viện phối hợp cùng Ban Công nghệ thông tin Nhà trường.

Thứ hai, chuyên môn hóa nguồn nhân lực và thành lập Tổ truyền thông tiếp thị số (People & Process). Tái cấu trúc phân công lao động, bố trí tối thiểu 02 cán bộ chuyên trách marketing trực tuyến có kỹ năng đồ họa, biên tập video và quản trị dữ liệu số từ quý 3 năm 2019. Xây dựng quy trình tiếp thị chuẩn hóa với mục tiêu tăng tần suất đăng bài Fanpage lên tối thiểu 20 bài/tháng, đa dạng hóa nội dung bằng hình ảnh trực quan, video ngắn và hỗ trợ song ngữ Anh – Việt nhằm thu hút cả sinh viên quốc tế. Ban Quản lý Thư viện chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện.

Thứ ba, triển khai hệ thống Email Marketing tự động hóa và cá nhân hóa thông điệp (Promotion). Xây dựng cơ sở dữ liệu danh bạ email phân nhóm chi tiết theo chuyên ngành đào tạo (Công nghệ thông tin chiếm 31,1%, Kinh tế chiếm 20,67%, Thiết kế đồ họa và Ngôn ngữ) và vị trí công tác. Triển khai các chiến dịch gửi bản tin học thuật định kỳ 02 tuần/lần với tỷ lệ mở thư mục tiêu đạt trên 40% trong năm học 2019–2020. Bộ phận Marketing Thư viện chủ trì phối hợp cùng Ban Đào tạo để cập nhật danh sách người học.

Thứ tư, thí điểm cơ chế định giá cho các gói dịch vụ thông tin gia tăng chất lượng cao (Price & Product). Nghiên cứu ban hành khung giá cho các dịch vụ cung cấp thông tin theo yêu cầu chuyên sâu, dịch vụ tổng luận khoa học, kiểm tra trùng lặp học thuật và dịch vụ mượn liên thư viện quốc tế, phấn đấu tạo nguồn thu tái đầu tư đạt 15% chi phí vận hành thường xuyên từ năm 2021. Chủ thể thực hiện là Ban Quản lý Thư viện phối hợp với Phòng Kế toán trình Ban Giám hiệu phê duyệt.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nhóm 1: Ban Giám hiệu và các nhà quản lý thư viện trường đại học. Luận văn cung cấp luận cứ thực tiễn vững chắc giúp nhà quản lý hoạch định chính sách đầu tư cơ sở vật chất, phân bổ ngân sách mua bản quyền học liệu điện tử hiệu quả và xây dựng cơ chế tổ chức nhân sự tiếp thị thông tin chuyên nghiệp trong bối cảnh tự chủ đại học.

Nhóm 2: Cán bộ thông tin thư viện và chuyên viên truyền thông giáo dục. Cung cấp tài liệu hướng dẫn tác nghiệp chi tiết, giúp đội ngũ nhân viên thư viện nắm vững kỹ năng quản trị Fanpage học thuật, phương pháp thiết kế chiến dịch Email marketing tự động hóa và quy trình tổ chức dịch vụ thông tin tương tác cao với người học.

Nhóm 3: Giảng viên và nhà nghiên cứu trong lĩnh vực Khoa học Thông tin – Thư viện và Quản trị Marketing. Luận văn là nguồn tài liệu tham khảo học thuật giá trị, minh họa sống động cho việc ứng dụng lý thuyết marketing dịch vụ 7Ps và các công cụ Web 2.0 vào môi trường thông tin số tại các trường đại học tư thục theo định hướng quốc tế hóa tại Việt Nam.

Nhóm 4: Học viên cao học và sinh viên các ngành Khoa học Thư viện, Quản lý Thông tin, Quản trị Kinh doanh. Tài liệu đóng vai trò là một case-study điển hình về phương pháp luận nghiên cứu thực địa, kỹ thuật thiết kế 200 phiếu khảo sát chuẩn hóa và phương pháp xử lý dữ liệu thống kê phục vụ cho việc thực hiện các khóa luận, luận văn tốt nghiệp liên quan.

Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi 1: Tại sao việc chuyển dịch sang marketing trực tuyến là yêu cầu cấp thiết đối với Thư viện Đại học FPT? Chuyển dịch sang marketing trực tuyến là bắt buộc vì hơn 80% người dùng tin tại Đại học FPT hiện có thói quen tìm kiếm tài nguyên qua Internet và thiết bị di động. Nếu chỉ duy trì kênh quảng bá truyền thống, thư viện không thể tiếp cận quy mô 6.800 người dùng phân tán, gây lãng phí lớn nguồn học liệu bản quyền số với hơn 76.308 tài liệu đã được đầu tư kinh phí hàng năm.

Câu hỏi 2: Mô hình marketing 7Ps được tùy biến như thế nào trong môi trường thư viện đại học số? Mô hình 7Ps được điều chỉnh tập trung vào việc số hóa sản phẩm thông tin (Product), xác lập chính sách phí hợp lý cho dịch vụ gia tăng (Price), đa dạng hóa kênh phân phối qua Website, Email, Mạng xã hội (Place), đẩy mạnh truyền thông đa phương tiện (Promotion), đào tạo năng lực số cho nhân sự (People), chuẩn hóa quy trình tự động (Process) và hiện đại hóa không gian học liệu số cùng giao diện tra cứu (Physical Evidence).

Câu hỏi 3: Những rào cản kỹ thuật chính nào đang làm giảm hiệu quả tiếp cận tài nguyên số tại Thư viện FPT? Hai rào cản công nghệ lớn nhất là việc CSDL Dspace còn phụ thuộc vào tiện ích Flash cũ không tương thích với trình duyệt hiện đại, và việc CSDL Books24x7 bắt buộc phải thiết lập proxy thủ công khi truy cập ngoài khuôn viên trường. Điều này khiến hơn 50% người dùng sử dụng điện thoại thông minh và máy tính bảng không thể khai thác tài liệu một cách thuận tiện.

Câu hỏi 4: Thư viện cần làm gì để cải thiện tỷ lệ tương tác thấp trên Fanpage Facebook hiện nay? Thư viện cần tăng tần suất xuất bản nội dung từ mức 8 bài/tháng lên 20 bài/tháng, xây dựng kế hoạch biên tập nội dung theo tuần, tích hợp hình ảnh infographic và video hướng dẫn ngắn sinh động. Đồng thời, cần bổ sung bài viết song ngữ Anh – Việt nhằm thu hút cộng đồng du học sinh quốc tế và chủ động phản hồi bình luận của người học trong vòng 15 phút.

Câu hỏi 5: Thư viện đại học có thể áp dụng chính sách thu phí dịch vụ thông tin mà không vi phạm tính phi lợi nhuận không? Hoàn toàn có thể áp dụng. Việc thu phí không nhằm mục đích kinh doanh thương mại mà để bù đắp chi phí xử lý thông tin chuyên sâu theo yêu cầu cá nhân hóa, chẳng hạn như dịch vụ tổng hợp tài liệu chuyên đề nghiên cứu hoặc kiểm tra độ trùng lặp văn bản. Khoản thu này được tái đầu tư trực tiếp vào việc nâng cấp tài nguyên phục vụ chung cho toàn trường.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về marketing trực tuyến thông tin thư viện, khẳng định vai trò sống còn của việc ứng dụng mô hình 7Ps trong kỷ nguyên số.
  • Phân tích thực chứng nguồn tài nguyên số phong phú gồm 76.308 tài liệu Books24x7 và 1.824 tài nguyên nội sinh Dspace, đồng thời chỉ rõ điểm nghẽn về giao diện di động và tần suất truyền thông còn thấp.
  • Khảo sát thực địa trên 200 người dùng tin và toàn bộ 05 nhân viên thư viện đã cung cấp bức tranh số liệu xác thực về thói quen tra cứu và sự sẵn sàng chi trả cho dịch vụ thông tin cao cấp.
  • Đề xuất hệ thống 4 nhóm giải pháp mang tính khả thi cao, bao quát từ nâng cấp hạ tầng công nghệ, chuyên môn hóa nhân lực, tự động hóa Email Marketing đến đổi mới chính sách giá dịch vụ.
  • Đóng góp khoa học then chốt của công trình là cung cấp khung hướng dẫn thực hành chuyển đổi số tiếp thị thông tin cho các thư viện đại học ngoài công lập tại Việt Nam giai đoạn 2019–2025.

Để hiện thực hóa các mục tiêu trên, Thư viện Trường Đại học FPT cần nhanh chóng triển khai nâng cấp hệ sinh thái phần mềm quản trị và thành lập Tổ tiếp thị số ngay trong năm học 2019–2020. Các nhà quản lý và cán bộ thư viện hãy chủ động áp dụng các giải pháp từ luận văn này nhằm tối ưu hóa giá trị nguồn tài nguyên tri thức và nâng tầm trải nghiệm học thuật cho cộng đồng người học ngay hôm nay.