I. Vai trò bảo quản tài liệu thư viện ĐBSCL như di sản văn hóa
Bảo quản tài liệu là một trong những nhiệm vụ cốt lõi, quyết định sự tồn tại và phát triển bền vững của hệ thống thư viện. Tại Đồng bằng sông Cửu Long (ĐBSCL), nơi có bề dày lịch sử và văn hóa đặc sắc, vai trò này càng trở nên quan trọng. Tài liệu không chỉ là nguồn tri thức mà còn là di sản tư liệu, là ký ức thành văn của cả một vùng đất. Theo định nghĩa của IFLA, công tác bảo quản bao gồm toàn bộ các yếu tố từ quản lý, tài chính, cơ sở vật chất đến chính sách và công nghệ nhằm duy trì sự toàn vẹn của tài liệu. Luận án "Bảo quản tài liệu tại các thư viện tỉnh Đồng bằng sông Cửu Long" của Nguyễn Thị Hồng Thắm (2018) đã chỉ rõ, việc gìn giữ nguồn tài sản quý giá này là nền tảng để thư viện thực hiện tốt chức năng văn hóa, giáo dục và thông tin. Công tác bảo quản tài liệu thư viện ĐBSCL không chỉ đơn thuần là giữ cho sách không hư hỏng, mà còn là bảo vệ bản sắc văn hóa địa phương, phục vụ nhu cầu nghiên cứu và học tập của các thế hệ tương lai. Đặc thù khí hậu nóng ẩm và điều kiện tự nhiên khắc nghiệt của khu vực càng đặt ra yêu cầu cấp thiết phải có một chiến lược bảo quản khoa học và toàn diện, đảm bảo tuổi thọ tài liệu giấy được kéo dài tối đa. Nếu không có các biện pháp can thiệp kịp thời, nguy cơ mất mát những tài liệu quý hiếm là rất lớn, gây ra tổn thất không thể bù đắp cho kho tàng tri thức của quốc gia.
1.1. Khái niệm cốt lõi Bảo quản dự phòng và bảo quản phục chế
Trong hoạt động thư viện, bảo quản tài liệu được chia thành hai hình thức chính. Bảo quản phòng ngừa (hay bảo quản dự phòng) là tập hợp các hoạt động nhằm làm chậm tốc độ hư hỏng và ngăn chặn các nguy cơ phá hủy trên diện rộng. Các hoạt động này bao gồm kiểm soát môi trường (độ ẩm và nhiệt độ, ánh sáng), vệ sinh kho sách định kỳ, phòng chống nấm mốc, côn trùng, và giáo dục ý thức người dùng. Đây là biện pháp được ưu tiên hàng đầu vì tính chủ động và hiệu quả về chi phí. Ngược lại, bảo quản phục chế là các can thiệp kỹ thuật trực tiếp lên tài liệu đã bị hư hỏng nhằm khôi phục lại tình trạng ban đầu. Hoạt động này bao gồm sửa chữa, vá giấy, đóng lại bìa, khử axit, và đặc biệt là phục chế tài liệu cổ. Công tác này đòi hỏi chuyên môn kỹ thuật cao, thiết bị bảo quản chuyên dụng và kinh phí hoạt động lớn. Theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 11280:2015, cả hai hình thức này đều là những biện pháp chiến lược để duy trì tính toàn vẹn và kéo dài tuổi thọ của bộ sưu tập.
1.2. Tầm quan trọng của việc bảo quản di sản tư liệu địa phương
Tài liệu địa chí, các công trình nghiên cứu về lịch sử, văn hóa, con người ĐBSCL là nguồn tư liệu độc nhất, không thể thay thế. Việc bảo quản chúng có ý nghĩa sống còn trong việc giữ gìn bản sắc văn hóa vùng. Những tài liệu này là bằng chứng vật chất cho lịch sử phát triển của địa phương, là cơ sở để các nhà nghiên cứu, nhà hoạch định chính sách tham khảo. Một khi những di sản tư liệu này bị hư hỏng hoặc thất lạc, một phần ký ức của cộng đồng sẽ vĩnh viễn mất đi. Do đó, công tác bảo quản tài liệu thư viện ĐBSCL không chỉ là nghiệp vụ thư viện đơn thuần mà còn là trách nhiệm với lịch sử. Việc xây dựng một chính sách bảo quản bài bản, ưu tiên các bộ sưu tập địa chí và tài liệu quý hiếm sẽ giúp các thư viện tỉnh thực hiện tốt sứ mệnh tàng trữ và lưu truyền tri thức của mình.
II. Thực trạng bảo quản tài liệu ĐBSCL 5 thách thức cốt lõi
Công tác bảo quản tài liệu thư viện ĐBSCL đang đối mặt với nhiều khó khăn và thách thức nghiêm trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến sự an toàn và tuổi thọ của vốn tài liệu. Nghiên cứu thực địa tại 13 thư viện tỉnh cho thấy các vấn đề tồn tại mang tính hệ thống, từ yếu tố khách quan của tự nhiên đến các hạn chế chủ quan về nguồn lực. Đầu tiên, đặc thù khí hậu nóng ẩm, mưa nhiều và thường xuyên xảy ra lũ lụt là kẻ thù số một của tài liệu giấy. Theo so sánh trong luận án của Nguyễn Thị Hồng Thắm, độ ẩm và nhiệt độ thực tế tại các kho thường xuyên vượt ngưỡng tiêu chuẩn của IFLA và Cục Lưu trữ Quốc gia. Điều này tạo môi trường lý tưởng cho nấm mốc, côn trùng phát triển, đẩy nhanh quá trình axit hóa và làm mục nát giấy. Thứ hai, hệ thống cơ sở vật chất thư viện nhìn chung còn lạc hậu, thiếu thốn. Rất ít thư viện có kho lưu trữ chuyên dụng được trang bị đầy đủ thiết bị bảo quản hiện đại như hệ thống điều hòa không khí HVAC hay máy hút ẩm công nghiệp. Thứ ba, kinh phí hoạt động dành cho công tác bảo quản cực kỳ hạn hẹp và không ổn định, thường chỉ chiếm một tỷ lệ rất nhỏ trong tổng ngân sách. Điều này khiến các thư viện không thể đầu tư trang thiết bị, mua sắm vật tư, hay triển khai các dự án lớn như số hóa tài liệu. Các thách thức khác bao gồm nguồn nhân lực thư viện còn mỏng, chưa được đào tạo chuyên sâu về nghiệp vụ bảo quản và ý thức của một bộ phận người dùng tin chưa cao.
2.1. Tác động tiêu cực từ khí hậu nóng ẩm và thiên tai
ĐBSCL là vùng có khí hậu nhiệt đới gió mùa, độ ẩm trung bình năm thường trên 80%, nhiệt độ cao quanh năm. Đây là điều kiện cực kỳ bất lợi cho việc lưu trữ tài liệu giấy. Độ ẩm cao làm giấy mềm, dễ rách, mực in bị nhòe và là môi trường hoàn hảo cho nấm mốc sinh sôi. Nghiên cứu cho thấy tỷ lệ tài liệu bị ẩm, ố vàng tại các thư viện là rất cao. Bên cạnh đó, lũ lụt diễn ra gần như hàng năm là một hiểm họa thường trực. Một khi kho sách bị ngập, thiệt hại là vô cùng nặng nề, việc cứu chữa tài liệu bị ướt đòi hỏi quy trình phức tạp và tốn kém. Tình trạng này làm giảm đáng kể tuổi thọ tài liệu giấy và đòi hỏi phải có các giải pháp ứng phó khẩn cấp, điều mà nhiều thư viện hiện nay chưa có sự chuẩn bị.
2.2. Hạn chế về cơ sở vật chất và thiết bị bảo quản chuyên dụng
Hầu hết các thư viện tỉnh ĐBSCL chưa có kho bảo quản đạt chuẩn. Nhiều kho được tận dụng từ các phòng chức năng không phù hợp, thiếu hệ thống thông gió, cách nhiệt. Các thiết bị bảo quản cơ bản như máy hút ẩm, nhiệt ẩm kế, máy hút bụi công nghiệp còn thiếu hoặc đã cũ kỹ, hoạt động kém hiệu quả. Giá kệ trong nhiều kho vẫn còn là loại bằng gỗ, tiềm ẩn nguy cơ mối mọt tấn công. Việc thiếu một kho lưu trữ chuyên dụng khiến công tác kiểm soát môi trường trở nên bất khả thi, dẫn đến tình trạng tài liệu xuống cấp hàng loạt. Đây là một rào cản lớn cho việc triển khai các phương pháp bảo quản phòng ngừa một cách khoa học và đồng bộ.
2.3. Thiếu hụt kinh phí hoạt động và nguồn nhân lực được đào tạo
Theo khảo sát, tỷ lệ kinh phí dành cho bảo quản tài liệu hàng năm tại các thư viện tỉnh ĐBSCL là rất thấp, không đủ để duy trì các hoạt động cơ bản, chưa nói đến đầu tư nâng cấp. Nguồn ngân sách hạn hẹp khiến việc mua sắm hóa chất bảo quản, vật tư phục chế hay triển khai các dự án số hóa tài liệu quy mô lớn là điều xa vời. Song song với đó, nguồn nhân lực thư viện trực tiếp làm công tác này còn nhiều hạn chế. Đa số cán bộ chưa được đào tạo bài bản về kỹ thuật phục chế, bảo quản hiện đại. Kiến thức chủ yếu đến từ kinh nghiệm thực tế, thiếu tính hệ thống và khoa học. Điều này ảnh hưởng lớn đến chất lượng và hiệu quả của công tác lưu trữ và bảo quản.
III. Phương pháp bảo quản phòng ngừa tài liệu thư viện hiệu quả
Trước thực trạng tài liệu xuống cấp nhanh chóng, bảo quản phòng ngừa nổi lên như một giải pháp chiến lược, bền vững và tiết kiệm chi phí cho các thư viện tại ĐBSCL. Thay vì chờ tài liệu hư hỏng rồi mới sửa chữa, phương pháp này tập trung vào việc loại bỏ hoặc giảm thiểu các nguyên nhân gây hại, từ đó kéo dài tối đa tuổi thọ tài liệu giấy. Trọng tâm của bảo quản phòng ngừa là kiểm soát chặt chẽ môi trường kho. Việc duy trì độ ẩm và nhiệt độ ổn định trong ngưỡng cho phép là yếu tố then chốt. Điều này có thể đạt được thông qua việc trang bị các thiết bị bảo quản như điều hòa, máy hút ẩm công nghiệp và hệ thống thông gió, đồng thời thường xuyên theo dõi các chỉ số bằng nhiệt ẩm kế. Bên cạnh đó, việc giữ gìn vệ sinh không gian kho, giá kệ và tài liệu là biện pháp trực tiếp ngăn chặn sự phát triển của nấm mốc, côn trùng và hạn chế bụi bẩn. Quy trình vệ sinh cần được thực hiện định kỳ và đúng cách, sử dụng các dụng cụ phù hợp để không làm tổn hại đến tài liệu. Một yếu tố quan trọng khác là xây dựng và thực thi các quy định về việc xử lý, sắp xếp và sử dụng tài liệu một cách khoa học, áp dụng cho cả cán bộ thư viện và người dùng tin. Những hành động nhỏ như xếp sách đúng cách, không để sách quá chặt trên giá, sử dụng tấm chắn sách đều góp phần bảo vệ tài liệu khỏi các hư hỏng vật lý.
3.1. Bí quyết kiểm soát nhiệt độ độ ẩm và ánh sáng trong kho
Để đối phó với khí hậu nóng ẩm, việc kiểm soát môi trường kho là ưu tiên hàng đầu. Theo khuyến nghị của Cục Lưu trữ Nhà nước, nhiệt độ lý tưởng cho tài liệu giấy là 20 ± 2°C và độ ẩm là 50 ± 5%. Các thư viện cần phấn đấu приблизиться đến tiêu chuẩn này bằng cách lắp đặt và vận hành hệ thống điều hòa không khí 24/7 trong các kho lưu trữ chuyên dụng. Đối với các thư viện chưa có điều kiện, việc sử dụng quạt thông gió để tạo sự lưu thông không khí và đặt máy hút ẩm công nghiệp trong kho là giải pháp tình thế hiệu quả. Ánh sáng mặt trời chứa tia UV gây hại, làm giấy bị ố vàng và giòn gãy. Do đó, cửa sổ kho cần được che rèm hoặc dán phim chống tia UV. Hệ thống chiếu sáng nên sử dụng đèn huỳnh quang có bộ lọc UV hoặc đèn LED, và chỉ bật khi cần thiết.
3.2. Quy trình vệ sinh và phòng chống sinh vật gây hại tài liệu
Sinh vật gây hại là mối đe dọa nghiêm trọng. Một quy trình phòng chống tổng hợp cần được xây dựng. Thứ nhất, phải đảm bảo vệ sinh kho sạch sẽ, không để rác thải, thức ăn thừa tạo điều kiện cho gián, chuột phát triển. Thứ hai, cần thường xuyên kiểm tra, hút bụi giá kệ và tài liệu. Thứ ba, cần tiến hành phun thuốc phòng trừ nấm mốc, côn trùng định kỳ bởi các đơn vị chuyên nghiệp, sử dụng các loại hóa chất bảo quản an toàn cho tài liệu và con người. Ngoài ra, tất cả tài liệu mới nhập về cần được xử lý, khử trùng trước khi đưa vào kho chung để tránh lây nhiễm mầm bệnh. Việc kiểm tra thường xuyên các chân tường, góc khuất để phát hiện sớm dấu hiệu của mối là cực kỳ quan trọng.
IV. Hướng dẫn phục chế và số hóa tài liệu thư viện ĐBSCL
Bên cạnh các biện pháp phòng ngừa, bảo quản phục chế và số hóa tài liệu là hai giải pháp quan trọng để cứu chữa những tài liệu đã bị hư hỏng và bảo tồn nội dung thông tin một cách vĩnh viễn. Công tác phục chế tập trung vào việc can thiệp vật lý để phục hồi tài liệu, đặc biệt là các tài liệu quý hiếm và phục chế tài liệu cổ. Các kỹ thuật cơ bản bao gồm vá giấy bị rách bằng giấy dó, gia cố gáy sách, đóng bìa mới, hay xử lý khử axit để ngăn chặn quá trình tự hủy của giấy. Quá trình này đòi hỏi sự tỉ mỉ, tay nghề cao của cán bộ thư viện và phải tuân thủ nguyên tắc tôn trọng tính nguyên bản của tài liệu. Tuy nhiên, phục chế vật lý chỉ kéo dài tuổi thọ của hiện vật trong một khoảng thời gian nhất định. Để bảo quản nội dung thông tin vĩnh viễn và mở rộng khả năng tiếp cận cho người dùng, số hóa tài liệu là giải pháp tối ưu. Bằng cách chuyển đổi tài liệu từ dạng giấy sang dạng số, thư viện có thể tạo ra các bản sao lưu an toàn, giảm thiểu việc sử dụng bản gốc, và xây dựng nền tảng cho một thư viện số hiện đại. Đây là hướng đi tất yếu, giúp các thư viện ĐBSCL không chỉ bảo tồn mà còn phát huy giá trị của di sản tư liệu trong bối cảnh công nghệ số phát triển mạnh mẽ.
4.1. Các kỹ thuật cơ bản trong phục chế tài liệu giấy hư hỏng
Đối với các hư hỏng thông thường, cán bộ thư viện có thể thực hiện một số kỹ thuật phục chế cơ bản. Với trang sách bị rách, có thể dùng giấy bồi chuyên dụng và hồ dán trung tính (không chứa axit) để vá lại. Với sách bị bung gáy, cần tháo rời, sắp xếp lại các tay sách và khâu lại bằng chỉ chuyên dụng, sau đó vào bìa mới. Việc tẩy các vết ố, bẩn cần sử dụng các dung môi phù hợp, thử nghiệm trên một vùng nhỏ trước khi áp dụng trên diện rộng. Một trong những công việc quan trọng là tháo bỏ các kẹp ghim kim loại đã bị gỉ sét và thay thế bằng các vật liệu an toàn hơn. Mặc dù đây là các kỹ thuật cơ bản, chúng đòi hỏi sự kiên nhẫn và phải được thực hiện theo đúng quy trình để tránh gây thêm tổn hại cho tài liệu.
4.2. Lợi ích và quy trình triển khai số hóa tài liệu thư viện
Số hóa là giải pháp bảo quản thông tin hiệu quả nhất hiện nay. Lợi ích chính là tạo ra bản sao dự phòng an toàn, giúp bảo vệ nội dung ngay cả khi bản gốc bị hủy hoại. Nó cũng giúp người dùng truy cập tài liệu từ xa, đặc biệt hữu ích cho các nhà nghiên cứu. Quy trình số hóa bao gồm các bước: lựa chọn tài liệu (ưu tiên tài liệu quý hiếm, tài liệu có nguy cơ hư hỏng cao), chuẩn bị tài liệu (làm phẳng, làm sạch), quét (sử dụng máy scan chuyên dụng để không làm hại bản gốc), xử lý hậu kỳ (chỉnh sửa, nâng cao chất lượng ảnh), tạo siêu dữ liệu (mô tả thông tin về tài liệu) và cuối cùng là lưu trữ và đưa lên hệ thống thư viện số. Việc xây dựng một kế hoạch số hóa bài bản, tuân thủ các tiêu chuẩn kỹ thuật là điều kiện tiên quyết để đảm bảo chất lượng và khả năng sử dụng lâu dài của nguồn tài nguyên số.
V. Cách tối ưu nguồn lực cho công tác bảo quản tài liệu hiệu quả
Để công tác bảo quản tài liệu thư viện ĐBSCL đi vào chiều sâu và mang lại hiệu quả thực chất, việc tối ưu hóa các nguồn lực hiện có là yêu cầu bắt buộc. Các giải pháp kỹ thuật chỉ có thể được triển khai thành công khi có đủ ba yếu tố nền tảng: chính sách rõ ràng, nguồn nhân lực thư viện có năng lực và nguồn kinh phí hoạt động ổn định. Đầu tiên, mỗi thư viện cần xây dựng một chính sách bảo quản toàn diện, văn bản hóa các quy trình, tiêu chuẩn và xác định các ưu tiên. Chính sách này phải được tích hợp vào kế hoạch hoạt động chung của thư viện và tuân thủ các quy định của Luật Thư viện. Đây là cơ sở pháp lý để yêu cầu cấp ngân sách và triển khai các hoạt động một cách đồng bộ. Về nhân lực, cần có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng kiến thức và kỹ năng bảo quản cho đội ngũ cán bộ. Các khóa tập huấn về công tác văn thư lưu trữ, kỹ thuật phục chế cơ bản, hay quản lý dự án số hóa sẽ nâng cao năng lực thực thi của thư viện. Cuối cùng, để giải quyết bài toán kinh phí, các thư viện cần chủ động, sáng tạo hơn trong việc vận động nguồn lực. Ngoài việc đề xuất tăng ngân sách nhà nước, có thể tìm kiếm các nguồn tài trợ từ doanh nghiệp, các tổ chức xã hội, hoặc xây dựng các dự án hợp tác để huy động kinh phí cho các hạng mục cụ thể như nâng cấp cơ sở vật chất thư viện hoặc mua sắm thiết bị bảo quản.
5.1. Xây dựng chính sách bảo quản tài liệu toàn diện bền vững
Một chính sách bảo quản hiệu quả cần xác định rõ mục tiêu, phạm vi và các hoạt động ưu tiên. Nó phải bao gồm các quy định cụ thể về điều kiện môi trường trong kho lưu trữ chuyên dụng, quy trình xử lý tài liệu mới, kế hoạch ứng phó với thảm họa (lũ lụt, hỏa hoạn), và lộ trình cho việc phục chế tài liệu cổ và số hóa tài liệu. Chính sách cũng cần phân công rõ trách nhiệm cho từng cá nhân, bộ phận. Việc xây dựng chính sách này không nên là công việc của riêng bộ phận bảo quản, mà cần có sự tham gia của ban lãnh đạo và các phòng ban liên quan để đảm bảo tính khả thi và được tuân thủ nghiêm túc trong toàn bộ hoạt động của thư viện.
5.2. Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực thư viện chuyên sâu
Con người là yếu tố quyết định. Cần đầu tư vào việc nâng cao trình độ chuyên môn cho nguồn nhân lực thư viện. Các hình thức đào tạo có thể đa dạng: cử cán bộ tham gia các khóa học chuyên sâu tại Thư viện Quốc gia hoặc các trung tâm lớn, mời chuyên gia về tập huấn tại chỗ, tổ chức các buổi hội thảo, chia sẻ kinh nghiệm giữa các thư viện trong khu vực. Nội dung đào tạo cần tập trung vào các kỹ năng thực tế như kỹ thuật sửa chữa nhỏ, phương pháp xử lý tài liệu bị nấm mốc, cách vận hành thiết bị bảo quản hiện đại và quy trình quản lý bộ sưu tập số. Nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của công tác bảo quản cho toàn thể nhân viên cũng là một nhiệm vụ quan trọng.
VI. Tương lai bảo quản tài liệu ĐBSCL Hướng tới thư viện số
Nhìn về tương lai, công tác bảo quản tài liệu thư viện ĐBSCL sẽ phát triển theo hướng kết hợp hài hòa giữa phương pháp truyền thống và công nghệ hiện đại. Việc duy trì và cải thiện các điều kiện bảo quản vật lý thông qua bảo quản phòng ngừa vẫn là nền tảng không thể thiếu để bảo vệ các bản gốc, vốn là những hiện vật mang giá trị lịch sử và văn hóa tự thân. Tuy nhiên, xu hướng tất yếu và là giải pháp cho sự phát triển bền vững chính là xây dựng và hoàn thiện mô hình thư viện số. Quá trình số hóa tài liệu, đặc biệt là các bộ sưu tập tài liệu quý hiếm và tài liệu địa chí, sẽ là nhiệm vụ trọng tâm. Điều này không chỉ tạo ra một phương thức bảo quản nội dung thông tin an toàn, vượt qua các rào cản về không gian, thời gian và những tác động của khí hậu nóng ẩm, mà còn mở ra một kỷ nguyên mới trong việc phục vụ người dùng. Một di sản tư liệu số hóa phong phú, được tổ chức và quản lý khoa học sẽ giúp các thư viện ĐBSCL phát huy tối đa giá trị kho tri thức của mình, đóng góp tích cực vào sự phát triển kinh tế - xã hội của khu vực. Để đạt được mục tiêu này, cần có sự đầu tư đồng bộ về công nghệ, chính sách và đặc biệt là nguồn nhân lực thư viện có khả năng làm chủ công nghệ số.
6.1. Kết hợp bảo quản truyền thống và công nghệ bảo quản số
Trong tương lai, hai phương thức bảo quản sẽ song hành và hỗ trợ lẫn nhau. Các kỹ thuật phục chế tài liệu cổ và duy trì kho lưu trữ chuyên dụng đạt chuẩn vẫn cần được coi trọng để bảo vệ tính toàn vẹn của hiện vật gốc. Song song đó, công nghệ số sẽ là công cụ đắc lực. Việc số hóa giúp giảm tần suất sử dụng bản gốc, qua đó hạn chế hao mòn. Dữ liệu số có thể được lưu trữ an toàn trên nhiều hệ thống, giảm thiểu rủi ro mất mát do thiên tai. Sự kết hợp này tạo ra một chiến lược bảo quản toàn diện, vừa giữ gìn được giá trị vật thể của tài liệu, vừa đảm bảo nội dung tri thức được lưu truyền và lan tỏa rộng rãi.
6.2. Lộ trình xây dựng thư viện số và phát huy giá trị di sản
Xây dựng thư viện số là một quá trình lâu dài, đòi hỏi một lộ trình rõ ràng. Giai đoạn đầu, cần tập trung số hóa các bộ sưu tập có giá trị nhất và có nguy cơ hư hỏng cao. Tiếp theo là xây dựng nền tảng công nghệ, bao gồm phần mềm quản lý, hệ thống lưu trữ và cổng thông tin truy cập cho người dùng. Quan trọng không kém là việc xây dựng các chính sách về bản quyền, truy cập và bảo quản số dài hạn. Khi di sản tư liệu của ĐBSCL được đưa lên môi trường số, giá trị của chúng sẽ được nhân lên. Các nhà nghiên cứu, học sinh, sinh viên và công chúng có thể dễ dàng tiếp cận nguồn tài nguyên quý giá này, góp phần thúc đẩy giáo dục, nghiên cứu khoa học và quảng bá văn hóa địa phương.
