CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN NGOẠI THƯƠNG HOÀNG GIA 1. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN NGOẠI THƯƠNG HOÀNG GIA Tên giao dịch: Công ty cổ phần giao nhận ngoại thương Hoàng Gia, giấy phép kinh doanh số 0103 019 750 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 02/10/2007, MST: 0102 374 935. - Địa chỉ đăng ký kinh doanh: số 6, ngách 1/69, ngõ 1, Bùi Xương Trạch, Phường Khương Đình, Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội - Trụ sở kinh doanh: tầng 21, tòa nhà Capital Tower, 109 Trần Hưng Đạo, Hoàn Kiếm, Hà Nội. - Giám đốc: Nghiêm Đức Cường - Điện thoai: 0462 928 747, 0912 780 889 - Email: hoanggiaembassy@gmail.com - Web: thutuclanhsu.com - Số tài khoản: 0011.65749 tại Sở giao dịch ngân hàng ngoại thương Việt Nam/Vietcombank - Hà Nội Năm 2009, Công ty có mở văn phòng đại diện tại Thành phố Hồ Chí Minh, địa chỉ: phòng 1605, tầng 16, tòa B1, khu căn hộ Hoàng Anh An Tiến, huyện Nhà SV: Nguyễn Thị Thanh Mã SV: 13121138 10 Bè nhằm mở rộng thị trường và tìm kiếm khách hàng mới.
Trong thời điểm đó Thành phố Hồ Chí Minh được cho là thị trường tiềm năng nhất cả nước có tốc độ tăng trưởng kinh tế cao bao gồm hoạt động logistics và hoạt động xuất khẩu của cả nước. Lĩnh vực kinh doanh: - Dịch vụ hợp pháp hóa/ chứng nhận lãnh sự chứng từ, khai hải quan - Vận tải và giao nhận hàng hóa trong nước, quốc tế: đường bộ, đường hàng không, đường biển. - Dịch vụ kho bãi và phân phối hàng hóa. - Các dịch vụ khác.
Công ty CP giao nhận ngoại thương Hoàng Gia là thành viên của Hiệp hội Giao nhận kho vận Việt Nam (VIFFAS) và Liên đoàn các hiệp hội Giao nhận và Vận tải Quốc tế (FIATA). CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ CỦA CÔNG TY Công ty CP giao nhận ngoại thương Hoàng Gia được thành lập với mục đích hỗ trợ và đáp ứng nhu cầu về việc phát triển các thị trường mới nổi cho các doanh nghiệp Việt Nam sau khi gia nhập WTO trong các ngành may mặc, giày da, thủy sản, nhựa, nông lâm sản. Hỗ trợ các doanh nghiệp tăng quy mô thị trường quốc tế đồng thời làm giảm thiểu các chi phí về tìm hiểu thủ tục hợp pháp hóa và chứng nhận lãnh sự các chứng từ xuất nhập khẩu khi tham gia các thị trường mới đầy tiềm năng. Hiện nay Công ty thực hiện các nhiệm vụ chủ yếu sau đây: Dịch vụ Logistics bao gồm: SV: Nguyễn Thị Thanh Mã SV: 13121138 11 - Hoạt động giao nhận hàng hóa: là một hoạt động vận chuyển thông thường của Công ty, Công ty nhận vận chuyển và giao hàng hóa cho tất cả các công ty trong và ngoài nước khi có nhu cầu vận chuyển.
- Hoạt động vận tải đa phương thức: vận tải hàng hóa bằng đường biển, đường hàng không, đường bộ, đường sắt trong và ngoài nước. Bao gồm: môi giới thương mại, xúc tiến thương mại; dịch vụ khai thuế hải quan, ủy thác xuất nhập khẩu; thuê và cho thuê kho bãi. Đây là một hình thức không thể thiếu trong hoạt động vận chuyển và giao nhân hàng hóa, Công ty hiện nay rất chủ trọng vấn đề này. - Các dịch vụ khác: đại lý tàu biển: hiện nay Công ty đã liên kết với một số đội tàu lớn và có uy tín trong và ngoài nước: APL, WANHAI, HUYNHDAI,…; môi giới bảo hiểm,… Dịch vụ hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự: là dịch vụ hỗ trợ các doanh nghiệp xuất khẩu của Việt Nam chứng nhận các chứng từ: C/O (certificate of origin), health certificate, commercial invoice, analytical certificate, exporter form,… trong quá trình xuất khẩu hàng hóa.
Ở mỗi quốc gia thủ tục thông quan và nhập khẩu hàng hóa có những quy định riêng. Vì vậy để giúp quá trình nhập khẩu được tiến hành đúng, những chứng từ trên phải được hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự ở Cục lãnh sự (thuộc Bộ Ngoại giao) hoặc Sở ngoại vụ, và tiếp đó là các Đại sứ quán mà các nước có trụ sở tại Việt Nam. BỘ MÁY TỔ CHỨC Bộ máy tổ chức là một hệ thống bao gồm nhiều bộ phận, giữa các bộ phận có mối quan hệ chặt chẽ và được phân thành các khâu, các cấp quản lý đối với những chức năng và quyền hạn nhất định nhằm thực hiện các mục tiêu của Công ty. SV: Nguyễn Thị Thanh Mã SV: 13121138 12 Giám đốc Phòng tài chính Phòng hành Phòng kinh Phòng chứng kế toán chính nhân sự doanh logistics từ a.
Giám đốc: là người đứng đầu công ty, đứng ra chỉ đạo, điều hành họat động kinh doanh hàng ngày của Công ty chịu trách nhiệm về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình. Phòng kinh doanh logistics: - Chịu trách nhiệm thực hiện tất cả các hoạt động kinh doanh của Công ty như: thiết lập chiến lược, kế hoạch kinh doanh, tổ chức thực hiện kinh doanh của Công ty, tìm kiếm khách hàng duyệt các kế hoạch, phương án kinh doanh, quyết định các giải pháp thị trường, tiếp thị, đề xuất các biện pháp nhằm đẩy mạnh hoạt động bán hàng, giải quyết các vấn đề nảy sinh liên quan tới việc phục vụ khách hàng… - Hiện nay, số lượng nhân viên phòng kinh doanh là 06 người đều có trình độ đại học. Phòng chứng từ - Phòng chứng từ có nhiệm vụ phối hợp với phòng logistics thực hiện các công việc để hoàn thiện công đoạn của chuỗi: chuẩn bị các chứng từ trong quá trình thông quan cho các lô hàng xuất nhập khẩu của khách hàng. SV: Nguyễn Thị Thanh Mã SV: 13121138 13 - Chuẩn bị các chứng từ liên quan đến liên quan đến vận tải hàng hóa, hỗ trợ và tư vấn cho khách hàng về các vấn đề liên quan.
- Bộ phận chứng thực trong phòng chứng từ có nhiệm vụ làm việc với các cơ quan Nhà nước có liên quan để chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa chứng từ cần thiết mà khách hàng yêu cầu ở Cục lãnh sự và các Đại sứ quán đảm bảo các chứng từ hoàn thành đúng thời gian không làm ảnh hưởng đến tiến độ chung của chuỗi. Phòng tài chính kế toán - Có nhiệm vụ tổ chức thực hiện, kiểm tra toàn bộ các thông tin kinh tế của các phòng trong công ty, thực hiện đầy đủ các chế độ ghi chép ban đầu, chế độ hạch toán và chế độ quản lý kinh tế của Công ty. - Phối hợp với phòng chứng từ và phòng kinh doanh logistics trong việc chuyển tiền thanh toán các khoản phí lãnh sự ở Đại sứ quán, phí vận tải, … từ đó đối chiếu công nợ và đốc thúc khách hàng thanh toán. - Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung, toàn bộ công việc của kế toán được tập trung thực hiện tại phòng kế toán từ khâu tập hợp số liệu, ghi sổ sách kế toán đến lập báo cáo tài chính.
- Thực hiện các nghĩa vụ với Nhà nước: kê khai chứng từ và nộp các khoản thuế đúng thời hạn. Phòng hành chính nhân sự - Làm các công tác văn thư, hỗ trợ các phòng ban hoàn thành công việc chung. - Nhận và gửi thư tới khách hàng trong và ngoài nước. - Làm công tác tuyển dụng nhân sự khi cần thiết.
SV: Nguyễn Thị Thanh Mã SV: 13121138 14 1. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY Đối với mỗi đơn vị tham gia vào lĩnh vực sản xuất hay lưu thông hàng hóa đều phải có những điều kiện cơ bản như: vốn, cạnh tranh, trình độ am hiểu về thị trường, quan hệ thị trường… Công ty CP giao nhận ngoại thương Hoàng Gia kinh doanh trong lĩnh vực cung cấp các dịch vụ vận tải và giao nhận hàng hóa có một số đặc điểm như sau: - Về vốn: vốn thực hiện đầu tư vào dịch vụ không đòi hỏi lớn, chủ yếu đảm bảo cho những chi phí: chi phí văn phòng, trả lương nhân viên, chi phí giao dịch, quảng cáo thương hiệu… Phần còn lại là do đơn vị sử dụng vào việc chiếm dụng vốn, do khách hàng ứng trước cho người môi giới thực hiện vai trò của mình. Cơ cấu vốn kinh doanh của Công ty năm 2011 – 2013 Đơn vị tính: đồng STT Chỉ tiêu 2011 2012 2013 1 Vốn cố định 97.000 Nguồn: Phòng Kế toán – Công ty CP giao nhận ngoại thương Hoàng Gia Nhìn vào bảng 1.1 ta thấy vốn lưu động chiếm tỷ trọng lớn hơn trong cơ cấu vốn kinh doanh của Công ty, số vốn cũng tăng dần qua các năm. Nếu như năm 2011 tổng nguồn vốn là 977.000 đồng, trong đó vốn lưu động là 879.000 đồng chiếm 90% tổng nguốn vốn, vốn cố định chiếm khoảng 10%, thì đến năm 2013 tổng nguốn vốn là 986.000 đồng, trong đó vốn cố định chiếm 89,5% tổng nguồn vốn, vổn lưu động chiếm khoảng 10,5%.
SV: Nguyễn Thị Thanh Mã SV: 13121138 15 - Lao động Bảng 1. Cơ cấu lao động của Công ty CP giao nhận ngoại thương Hoàng Gia Đơn vị: Người Năm 2011 2012 2013 Số lượng 21 22 22 Phòng KD 5 6 6 Phòng chứng từ 7 7 7 Phòng TC - KT 3 3 3 Phòng HCNS 4 4 4 Nguồn: Phòng hành chính nhân sự - Công ty CP giao nhận ngoại thương Hoàng Gia Nhìn vào bảng 1.2, ta thấy cơ cấu lao động của Công ty ít có sự biến đổi là do trong những năm gần đây Công ty hoạt động dần đi vào ổn định từ sau năm 2009, năm 2012 số lượng lao động có tăng thêm 1 lao động, nhưng đến năm 2013 số lượng lao động giữ nguyên không đổi. Công ty có 1 giám đốc phụ trách phòng kinh doanh và tất cả hoạt động của Công ty và 1 phó giám đốc kiêm trưởng phòng chứng từ. - Cơ sở vật chất: Khu kho bãi với diện tích khoảng 1000m2 cùng với diện tích một số kho thuê theo thời gian của hợp đồng.
Về phương tiện vận tải có khoảng 8 xe container và 5 xe vận tải nhẹ. Còn chủ yếu vẫn liên kết với các công ty giao nhận khác. Hệ thống thông tin: hệ thống vi tính kết nối toàn bộ các văn phòng trong công ty và liên lạc với các đối tác thuận tiện trong quá trình tra cứu và theo dõi quá trình vận chuyển hàng hóa theo chuỗi. - Rủi ro: với danh nghĩa là người môi giới cho nên khả năng gặp rủi ro rất hạn chế.
