Hoạt Động Chứng Thực Của UBND Cấp Xã: Pháp Luật và Thực Tiễn Áp Dụng Tại Hương Sơn, Vĩnh Phúc

Hoạt động chứng thực tại UBND cấp xã đóng vai trò quan trọng trong việc xác nhận tính hợp pháp của các… 64 trang · Trường Đại học Kinh tế Quốc dân · 2018.

• Tác giả: Hoàng Diệu Hương
• Người hướng dẫn: ThS. Nguyễn Hữu Mạnh
• Trường học: Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
• Chuyên ngành: Luật
• Đề tài: Hoạt Động Chứng Thực Của UBND Cấp Xã: Pháp Luật Và Thực Tiễn Áp Dụng Tại UBND Xã Hương Sơn, Huyện Bình Xuyên, Tỉnh Vĩnh Phúc
• Loại tài liệu: chuyên đề thực tập tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2018
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI NÓI ĐẦU
• 1. CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ
• 1.1. TỔNG QUAN VỀ CHỨNG THỰC
• 1.1.1. Khái niệm chứng thực
• 1.1.2. Đặc điểm của chứng thực
• 1.1.3. Phân loại chứng thực
• 1.1.4. Vai trò, ý nghĩa của hoạt động chứng thực
• 1.1.5. Các văn bản quy phạm pháp luật về hoạt động chứng thực
• 1.2. NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA PHÁP LUẬT VỀ CHỨNG THỰC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ
• 1.2.1. Thẩm quyền chứng thực và người thực hiện chứng thực tại UBND cấp xã
• 1.2.2. Thủ tục chứng thực tại UBND cấp xã
• 1.2.3. Xử lý vi phạm trong hoạt động chứng thực
• 1.2.4. Khiếu nại, tố cáo các hành vi vi phạm pháp luật trong hoạt động chứng thực
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TIỄN ÁP DỤNG HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ HƯƠNG SƠN, HUYỆN BÌNH XUYÊN, TỈNH VĨNH PHÚC
• 2.1. GIỚI THIỆU UBND XÃ HƯƠNG SƠN
• 2.1.1. Giới thiệu tổng quan về Ủy ban nhân dân xã Hương Sơn
• 2.1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy UBND xã Hương Sơn
• 2.2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND XÃ HƯƠNG SƠN
• 2.2.1. Hoạt động chứng thực về cấp bản sao từ bản chính
• 2.2.2. Hoạt động chứng thực hợp đồng, giao dịch, văn bản thực hiện quyền của người sử dụng đất, liên quan đến nhà ở, tài sản là động sản
• 2.2.3. Hoạt động chứng thực chữ ký
• 2.2.4. Kết quả của hoạt động chứng thực tại UBND xã Hương Sơn
• 3. CHƯƠNG 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ HƯƠNG SƠN
• 3.1. ĐÁNH GIÁ THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND XÃ HƯƠNG SƠN
• 3.1.1. Ưu điểm của hoạt động chứng thực tại UBND xã Hương Sơn
• 3.1.2. Hạn chế của hoạt động chứng thực tại UBND xã Hương Sơn
• 3.1.3. Nguyên nhân của những hạn chế nêu trên
• 3.2. KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND XÃ
• 3.2.1. Kiến nghị đối với UBND xã Hương Sơn
• 3.2.2. Kiến nghị đối với cơ quan quản lý Nhà nước
• KẾT LUẬN
• DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
• PHỤ LỤC

Tóm tắt

I. Tổng Quan Về Hoạt Động Chứng Thực Tại UBND Cấp Xã

Hoạt động chứng thực tại UBND cấp xã đóng vai trò quan trọng trong việc xác nhận tính hợp pháp của các giấy tờ và giao dịch. Đây là một phần không thể thiếu trong hệ thống hành chính, giúp bảo vệ quyền lợi của công dân và đảm bảo tính minh bạch trong các giao dịch. Tại xã Hương Sơn, Vĩnh Phúc, hoạt động này được thực hiện theo quy định của pháp luật, nhằm đáp ứng nhu cầu của người dân trong việc chứng thực các loại giấy tờ.

1.1. Khái Niệm và Đặc Điểm Của Hoạt Động Chứng Thực

Hoạt động chứng thực là việc xác nhận tính chính xác của các giấy tờ, văn bản và chữ ký. Đặc điểm nổi bật của hoạt động này là tính hành chính và sự tham gia của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Điều này đảm bảo rằng các giấy tờ được chứng thực có giá trị pháp lý cao.

1.2. Vai Trò Của Hoạt Động Chứng Thực Trong Xã Hội

Hoạt động chứng thực không chỉ giúp bảo vệ quyền lợi hợp pháp của công dân mà còn tạo ra sự tin tưởng trong các giao dịch dân sự. Nó đóng vai trò như một công cụ pháp lý quan trọng, giúp giảm thiểu tranh chấp và bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan.

II. Vấn Đề và Thách Thức Trong Hoạt Động Chứng Thực Tại Hương Sơn

Mặc dù hoạt động chứng thực tại UBND xã Hương Sơn đã có những bước tiến đáng kể, nhưng vẫn còn nhiều thách thức cần được giải quyết. Các vấn đề như thiếu hụt nhân lực, quy trình chứng thực chưa hoàn thiện và sự thiếu hiểu biết của người dân về quyền lợi của họ trong hoạt động này là những thách thức lớn.

2.1. Thiếu Hụt Nhân Lực và Tài Nguyên

Sự thiếu hụt nhân lực có chuyên môn trong lĩnh vực chứng thực đã ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động. Điều này dẫn đến tình trạng quá tải công việc và kéo dài thời gian xử lý các yêu cầu chứng thực.

2.2. Quy Trình Chứng Thực Chưa Hoàn Thiện

Quy trình chứng thực hiện tại còn nhiều bất cập, gây khó khăn cho người dân trong việc tiếp cận dịch vụ. Việc cải tiến quy trình này là cần thiết để nâng cao hiệu quả và sự hài lòng của người dân.

III. Phương Pháp Nâng Cao Hiệu Quả Hoạt Động Chứng Thực Tại UBND Cấp Xã

Để nâng cao hiệu quả hoạt động chứng thực, cần áp dụng một số phương pháp cải tiến. Việc đào tạo nhân lực, cải tiến quy trình và tăng cường tuyên truyền về quyền lợi của người dân là những giải pháp quan trọng.

3.1. Đào Tạo Nhân Lực Chuyên Môn

Đào tạo nhân lực chuyên môn sẽ giúp nâng cao chất lượng dịch vụ chứng thực. Các cán bộ cần được trang bị kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc một cách hiệu quả.

3.2. Cải Tiến Quy Trình Chứng Thực

Cải tiến quy trình chứng thực sẽ giúp giảm thiểu thời gian chờ đợi và tăng cường sự hài lòng của người dân. Cần thiết lập các bước rõ ràng và đơn giản hóa thủ tục để người dân dễ dàng tiếp cận.

IV. Ứng Dụng Thực Tiễn Của Hoạt Động Chứng Thực Tại Hương Sơn

Hoạt động chứng thực tại UBND xã Hương Sơn đã mang lại nhiều lợi ích cho người dân. Các dịch vụ chứng thực như cấp bản sao, chứng thực chữ ký và hợp đồng đã giúp người dân thực hiện các giao dịch một cách thuận lợi hơn.

4.1. Kết Quả Của Hoạt Động Chứng Thực

Kết quả của hoạt động chứng thực tại Hương Sơn cho thấy sự gia tăng đáng kể trong số lượng yêu cầu chứng thực. Điều này chứng tỏ rằng người dân ngày càng nhận thức rõ hơn về tầm quan trọng của chứng thực trong các giao dịch.

4.2. Tác Động Đến Quyền Lợi Của Người Dân

Hoạt động chứng thực đã giúp bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người dân, tạo ra sự tin tưởng trong các giao dịch và giảm thiểu tranh chấp. Điều này góp phần nâng cao chất lượng cuộc sống của người dân tại địa phương.

V. Kết Luận và Tương Lai Của Hoạt Động Chứng Thực Tại UBND Cấp Xã

Hoạt động chứng thực tại UBND cấp xã là một phần quan trọng trong hệ thống hành chính. Để phát triển bền vững, cần có những cải cách và đổi mới trong quy trình và phương thức thực hiện. Tương lai của hoạt động này phụ thuộc vào sự nỗ lực của các cơ quan chức năng và sự hợp tác của người dân.

5.1. Định Hướng Phát Triển Hoạt Động Chứng Thực

Định hướng phát triển hoạt động chứng thực cần tập trung vào việc cải tiến quy trình, nâng cao chất lượng dịch vụ và tăng cường tuyên truyền để người dân hiểu rõ hơn về quyền lợi của mình.

5.2. Tương Lai Của Hoạt Động Chứng Thực Tại Hương Sơn

Tương lai của hoạt động chứng thực tại Hương Sơn sẽ phụ thuộc vào việc thực hiện các giải pháp đã đề ra. Sự hợp tác giữa các cơ quan nhà nước và người dân sẽ là yếu tố quyết định cho sự thành công của hoạt động này.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Hoạt động chứng thực là một dịch vụ hành chính công có vai trò thiết thực trong đời sống xã hội, đóng vai trò tạo lập giá trị pháp lý cho các loại giấy tờ, hợp đồng, giao dịch của người dân, đồng thời bảo đảm trật tự quản lý nhà nước. Xuất phát từ thực tế đào tạo ngành Luật Kinh doanh tại Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, tác giả Hoàng Diệu Hương thực hiện chuyên đề tốt nghiệp nhằm kết nối giữa nền tảng lý thuyết được trang bị trên giảng đường và thực tiễn thi hành pháp luật tại cơ sở chính quyền địa phương cấp xã.

Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định cụ thể gồm:

1. Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản và các quy định của pháp luật hiện hành về hoạt động chứng thực tại Ủy ban nhân dân (UBND) cấp xã.
2. Khảo sát, phân tích và đánh giá thực trạng áp dụng pháp luật về chứng thực tại UBND xã Hương Sơn, huyện Bình Xuyên, tỉnh Vĩnh Phúc trong giai đoạn thi hành Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.
3. Chỉ ra những kết quả đạt được, các mặt hạn chế cùng nguyên nhân tồn tại; từ đó đề xuất hệ thống kiến nghị, giải pháp đối với chính quyền địa phương và cơ quan quản lý nhà nước cấp trên nhằm nâng cao chất lượng công tác chứng thực.

Đối tượng nghiên cứu của chuyên đề là các quy định pháp luật và toàn bộ hoạt động thực tiễn về chứng thực tại UBND cấp xã. Phạm vi nghiên cứu về không gian được đặt tại địa bàn xã Hương Sơn, huyện Bình Xuyên, tỉnh Vĩnh Phúc; phạm vi thời gian tập trung khảo sát số liệu thực tế từ năm 2016 đến hết ngày 30 tháng 09 năm 2018.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Chuyên đề vận dụng hệ thống văn bản quy phạm pháp luật làm khung phân tích lý luận và đối chiếu thực tiễn, bao gồm:

• Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.
• Thông tư số 20/2015/TT-BTP của Bộ Tư pháp hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.
• Thông tư số 226/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính quy định về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng thực.
• Nghị định số 110/2013/NĐ-CP và Nghị định số 67/2015/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp, hành chính tư pháp.
• Các luật chuyên ngành liên quan: Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015, Luật Đất đai năm 2013, Luật Nhà ở năm 2014, Luật Công chứng năm 2014, Luật Khiếu nại năm 2011, Luật Tố cáo năm 2011.
• Tiến trình lịch sử lập quy của hoạt động chứng thực: Sắc lệnh số 59/SL ngày 15/11/1945, Thông tư số 858/QLTPK, Nghị định số 31/CP năm 1996, Nghị định số 75/2000/NĐ-CP và Nghị định số 79/2007/NĐ-CP.

Phương pháp nghiên cứu được tác giả triển khai kết hợp giữa nghiên cứu luật học truyền thống và phương pháp thực tế:

• Phương pháp phân tích, tổng hợp tài liệu quy phạm pháp luật để làm rõ nội hàm, thẩm quyền và trình tự thủ tục chứng thực.
• Phương pháp lịch sử pháp lý để theo dõi sự phát triển của các khái niệm từ "thị thực", "công chứng" đến "chứng thực".
• Phương pháp quan sát tham dự thực tế, đối chiếu hồ sơ và thống kê số liệu báo cáo tư pháp - hộ tịch tại UBND xã Hương Sơn.

Nguồn dữ liệu sử dụng bao gồm các báo cáo kết quả công tác tư pháp năm 2016, 2017 và 9 tháng đầu năm 2018 của UBND xã Hương Sơn, Quy chế làm việc của UBND xã Hương Sơn nhiệm kỳ 2015 - 2020, cùng các hồ sơ, sổ sách lưu trữ hành chính thực tế phát sinh tại địa phương.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về hoạt động chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã

Chương này tập trung làm rõ các khái niệm nền tảng và cơ chế điều chỉnh pháp luật đối với hoạt động chứng thực. Về mặt định nghĩa, tác giả tổng hợp cách tiếp cận ngôn ngữ học, triết học pháp lý phương Tây (chủ nghĩa thực chứng - positivism) và pháp luật các nước (Thụy Sĩ, Đức), qua đó khái quát: Chứng thực là việc xác nhận tính có thật, tính chính xác của các giấy tờ, văn bản, chữ ký, các sự kiện pháp lý, thông tin cá nhân để phục vụ trong các quan hệ dân sự, kinh tế, hành chính do các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thực hiện.

Đặc điểm cốt lõi của chứng thực gồm: mang tính chất hành chính do cơ quan nhà nước có thẩm quyền tiến hành; xác nhận hình thức, tính có thật của bản sao, chữ ký và thời gian, địa điểm, năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện của các bên trong hợp đồng, giao dịch (khác với công chứng là bảo đảm tính hợp pháp về nội dung).

Pháp luật phân loại chứng thực thành 3 nhóm cơ bản:

1. Chứng thực bản sao từ bản chính: Quy định cụ thể điều kiện bản chính, trường hợp không được chứng thực (tẩy xóa, sửa chữa, hư hỏng, dấu mật, trái pháp luật, chưa hợp pháp hóa lãnh sự), quy trình thực hiện, thời hạn giải quyết và mức thu phí (2.000 đồng/trang, từ trang thứ 3 thu 1.000 đồng/trang, tối đa 200.000 đồng/bản theo Thông tư 226/2016/TT-BTC).
2. Chứng thực hợp đồng, giao dịch: Áp dụng với giao dịch liên quan đến động sản, quyền sử dụng đất, nhà ở, di chúc, văn bản từ chối di sản, văn bản phân chia/khai nhận di sản. Người thực hiện chứng thực (Chủ tịch/Phó Chủ tịch UBND cấp xã) kiểm tra năng lực hành vi, sự tự nguyện và chữ ký/điểm chỉ của các bên; mức phí 50.000 đồng/hợp đồng, giao dịch.
3. Chứng thực chữ ký: Áp dụng cho các văn bản cá nhân tự lập, giấy ủy quyền không thù lao và không chuyển quyền tài sản, chữ ký người khai lý lịch; mức phí 10.000 đồng/trường hợp.

Chương 1 cũng hệ thống hóa các chế tài xử phạt vi phạm hành chính đối với người yêu cầu và người thực hiện chứng thực theo Nghị định 110/2013/NĐ-CP và Nghị định 67/2015/NĐ-CP (mức phạt tiền từ 300.000 đồng đến 5.000.000 đồng tùy tính chất vi phạm), cùng trình tự khiếu nại, tố cáo theo luật định.

Chương 2: Thực tiễn áp dụng hoạt động chứng thực tại Ủy ban nhân dân xã Hương Sơn, huyện Bình Xuyên, tỉnh Vĩnh Phúc

Tác giả giới thiệu khái quát điều kiện tự nhiên, kinh tế - xã hội của xã Hương Sơn: tổng diện tích tự nhiên 814,53 ha, gồm 9 thôn (Ba Mô, Cầu Đá, Chân Sơn, Chùa Tiếng, Hoàng Oanh, Hương Ngọc, Hương Vị, Tam Lộng, Thiếu Khanh), quy mô 1.988 hộ dân (tính đến tháng 12/2016). Bộ máy UBND xã đứng đầu là Chủ tịch Đào Xuân Bình và Phó Chủ tịch phụ trách Văn hóa - Xã hội Nguyễn Thế Nhuận.

Thực trạng triển khai công tác chứng thực tại xã Hương Sơn được mô tả chi tiết qua từng mảng công việc:

• Hoạt động chứng thực bản sao từ bản chính: Diễn ra thường xuyên với khối lượng lớn (giấy khai sinh, sổ hộ khẩu, chứng minh nhân dân, văn bằng tốt nghiệp). Xã đã ứng dụng con dấu khắc sẵn lời chứng, giải quyết nhanh chóng. Trường hợp điển hình: Chứng thực bản sao Quyết định số 3484/2017/QĐ-UBND của UBND huyện Bình Xuyên cho Phó Hiệu trưởng Trường Tiểu học Hương Sơn vào ngày 10/10/2018.
• Hoạt động chứng thực hợp đồng, giao dịch: Số lượng phát sinh ít, chủ yếu là thỏa thuận phân chia di sản thừa kế và chuyển nhượng quyền sử dụng đất. Điển hình: Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất ngày 02/10/2018 do Phó Chủ tịch Nguyễn Thế Nhuận chứng thực, lập thành 5 bản chính có đánh số trang và đóng dấu giáp lai.
• Hoạt động chứng thực chữ ký: Phát sinh trong các hợp đồng thuê nhà hoặc giấy ủy quyền. Điển hình: Chứng thực chữ ký hợp đồng thuê nhà tại thôn Tam Lộng ngày 21/06/2018 do Chủ tịch Đào Xuân Bình chứng thực. Đáng chú ý, giai đoạn 2015 - 2017 xã từng tiếp nhận chứng thực chữ ký cho giấy tờ có nội dung đăng ký kinh doanh; sang năm 2018, cán bộ tư pháp đã rà soát lại căn cứ pháp lý và từ chối thực hiện để tránh việc người dân lợi dụng hoạt động này kinh doanh không đúng điều kiện, đồng thời hướng dẫn công dân làm thủ tục đăng ký kinh doanh đúng thẩm quyền.

Chương 3: Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả của hoạt động chứng thực tại Ủy ban nhân dân xã Hương Sơn

Chương 3 tổng kết các mặt ưu điểm: lãnh đạo quan tâm, thủ tục giải quyết đúng hạn, công tác tuyên truyền phổ biến pháp luật được chú trọng. Đồng thời, tác giả phân tích các hạn chế còn tồn tại:

1. Cơ sở vật chất hạn chế: máy tính cơ quan cũ kỹ, trụ sở chưa trang bị máy photocopy khiến công dân phải di chuyển xa; thiếu thiết bị thẩm định giấy tờ chuyên dụng mà hoàn toàn kiểm tra bằng mắt thường.
2. Năng lực cán bộ chưa đồng đều: Phòng Tư pháp - Hộ tịch gồm 3 cán bộ (2 Trung cấp Luật, 1 Đại học Luật) phải kiêm nhiệm nhiều nghiệp vụ hộ tịch phức tạp dẫn đến tình trạng quá tải; có trường hợp còn nể nang do quan hệ quen biết.
3. Thiếu sót nghiệp vụ lưu trữ: Việc phối hợp giữa các bộ phận (như Địa chính - Xây dựng) trong thẩm định hồ sơ đất đai có lúc chưa chặt chẽ, dẫn đến một số hồ sơ không được vào sổ và không lưu trữ đầy đủ.
4. Lãnh đạo vắng mặt: Khi Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch bận họp, công tác, thời hạn giải quyết chứng thực bị kéo lùi sang ngày hôm sau.
5. Chưa niêm yết công khai lệ phí chứng thực tại trụ sở.

Từ các nguyên nhân khách quan và chủ quan, tác giả đề xuất 2 nhóm kiến nghị:

• Đối với UBND xã Hương Sơn: Cử cán bộ tham gia tập huấn chuyên môn; đầu tư nâng cấp trang thiết bị (máy tính, máy photo); xây dựng trang tin điện tử của xã để hướng dẫn và giải đáp thủ tục; thực hiện nghiêm quy chế làm việc 40 giờ/tuần và niêm yết đầy đủ các mức phí.
• Đối với cơ quan quản lý Nhà nước cấp trên: Xây dựng văn bản luật thống nhất về chứng thực; sửa đổi Nghị định 23/2015/NĐ-CP theo hướng quy định rõ trách nhiệm kiểm tra giấy tờ nhân thân trong hợp đồng về đất đai; bổ sung thời hạn niêm yết công khai văn bản thừa kế (kiến nghị áp dụng thời hạn 15 ngày như Luật Công chứng 2014); bổ sung quy định lưu trữ bản sao đã chứng thực để phục vụ đối chiếu khi có tranh chấp; làm rõ các trường hợp cấm chứng thực chữ ký (nhất là giấy tờ liên quan đến hoạt động kinh doanh); tăng cường cán bộ Sở/Bộ Tư pháp về cơ sở hướng dẫn chuyên môn.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã tổng hợp toàn diện các số liệu thực tế về công tác tư pháp - chứng thực tại UBND xã Hương Sơn qua các năm:

Tiêu chí nghiệp vụ	Năm 2016	Năm 2017	9 tháng đầu năm 2018
Chứng thực bản sao từ bản chính (trường hợp)	1.100	1.200	1.002
Chứng thực chữ ký (việc)	8	12	10
Chứng thực hợp đồng, giao dịch (việc)	0	0	0
Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản (việc)	16	24	15
Tổng thu, nộp lệ phí chứng thực (đồng)	7.000.000	7.000.000	6.000.000

Đóng góp của chuyên đề thể hiện ở việc phản ánh trung thực những vướng mắc phát sinh từ thực tế áp dụng Nghị định số 23/2015/NĐ-CP tại một đơn vị hành chính cấp xã miền trung du, chỉ ra ranh giới dễ nhầm lẫn giữa chứng thực chữ ký và hợp đồng/đăng ký kinh doanh, đồng thời đề xuất sửa đổi các quy định pháp luật còn thiếu đồng bộ giữa pháp luật chứng thực và công chứng.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Hạn chế của đề tài xuất phát từ thời gian thực tập và viết chuyên đề ngắn, phạm vi khảo sát thực tế giới hạn trong phạm vi một xã (xã Hương Sơn, huyện Bình Xuyên). Dữ liệu năm 2018 mới chỉ dừng lại ở mốc 9 tháng đầu năm. Hướng nghiên cứu tiếp theo có thể mở rộng khảo sát so sánh giữa nhiều xã, phường trên địa bàn toàn tỉnh Vĩnh Phúc, hoặc nghiên cứu chuyên sâu về cơ chế kiểm soát tính xác thực của tài liệu trong bối cảnh ứng dụng dịch vụ công trực tuyến.

Giá trị tham khảo

Chuyên đề là tài liệu tham khảo hữu ích cho sinh viên các ngành Luật, Luật Kinh tế, Quản lý nhà nước khi nghiên cứu về mảng hành chính tư pháp ở cơ sở. Các cán bộ tư pháp - hộ tịch cấp xã và người làm công tác quản lý địa phương có thể tham khảo phần phân tích quy trình xử lý hồ sơ chứng thực hợp đồng đất đai, thừa kế, và các giải pháp khắc phục tình trạng quá tải, thiếu sót sổ sách lưu trữ.

Câu hỏi thường gặp

1. Cơ cấu nhân sự thực hiện công tác Tư pháp - Hộ tịch tại UBND xã Hương Sơn như thế nào?
Phòng Tư pháp - Hộ tịch của xã gồm 3 cán bộ chuyên trách, trong đó có 2 cán bộ trình độ Trung cấp Luật và 1 cán bộ trình độ Đại học Luật. Cả 3 cán bộ đều đã qua các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ chứng thực.

2. Tại sao số lượng hợp đồng, giao dịch được ghi nhận chứng thực tại xã lại bằng 0 trong khi thực tế có phát sinh?
Nguyên nhân do một số thủ tục tiếp nhận, thẩm định hồ sơ hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất do cán bộ địa chính thực hiện và trình ký, dẫn đến việc không ghi vào sổ chứng thực tư pháp và không lưu trữ hồ sơ theo đúng nghiệp vụ của phòng Tư pháp.

3. UBND xã Hương Sơn đã xử lý vấn đề chứng thực chữ ký trong giấy tờ đăng ký kinh doanh như thế nào?
Từ năm 2015 đến 2017, xã có tiếp nhận chứng thực chữ ký các văn bản này. Tuy nhiên đến năm 2018, cán bộ tư pháp phát hiện việc này tạo kẽ hở cho hoạt động kinh doanh không đủ điều kiện theo luật định nên đã chủ động đề xuất dừng thực hiện và hướng dẫn người dân làm thủ tục đăng ký kinh doanh theo đúng thẩm quyền.

4. Mức thu phí chứng thực bản sao từ bản chính được quy định và áp dụng ra sao?
Căn cứ Thông tư 226/2016/TT-BTC, mức thu phí chứng thực bản sao là 2.000 đồng/trang cho 2 trang đầu, từ trang thứ 3 trở lên thu 1.000 đồng/trang, mức thu tối đa không quá 200.000 đồng/bản.

5. Tác giả kiến nghị gì về thời hạn niêm yết văn bản phân chia, khai nhận di sản thừa kế tại UBND cấp xã?
Tác giả kiến nghị cơ quan nhà nước cần bổ sung quy định rõ ràng về thời hạn niêm yết công khai văn bản thừa kế tại cấp xã là 15 ngày, tương tự như quy định của Luật Công chứng năm 2014, nhằm tạo sự thống nhất và căn cứ rõ ràng cho cán bộ thực hiện.

Kết luận

Chuyên đề tốt nghiệp của tác giả Hoàng Diệu Hương đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở pháp lý và phân tích sâu sắc thực trạng áp dụng Nghị định số 23/2015/NĐ-CP tại UBND xã Hương Sơn, huyện Bình Xuyên, tỉnh Vĩnh Phúc. Công trình làm rõ các kết quả đạt được về giải quyết thủ tục hành chính cho người dân, đồng thời chỉ ra các hạn chế về cơ sở vật chất, nhân lực và sự chưa đồng bộ trong các quy định pháp luật. Những kiến nghị đề xuất trong chuyên đề có giá trị thực tiễn đối với công tác hoàn thiện thể chế chứng thực và nâng cao hiệu quả quản trị hành chính công tại cấp cơ sở.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ 1. TỔNG QUAN VỀ CHỨNG THỰC 1. Khái niệm chứng thực Hiện nay có rất nhiều khái niệm về “chứng thực”- một thuật ngữ khá phức tạp, do đó, cần tìm hiểu, so sánh các khái niệm khác nhau, dưới nhiều góc độ khác nhau ( góc độ ngôn ngữ học, góc độ khoa học pháp lý), khu vực khác nhau ( trong nước và nước ngoài trên thế giới). Thứ nhất, về mặt ngôn ngữ học, “ Chứng là cái đưa ra để đảm bảo sự việc là có thật”1.

“ Chứng thực là nhận cho để làm bằng là đúng sự thật hay xác nhận là đúng” 2. “ Chứng thực là ( cấp có thẩm quyền) xác nhận ( lời nói, bản khai) là đúng sự thật, để có giá trị pháp lý” 3. “ Sao chép lại hoặc tạo ra bản khác theo đúng bản gốc ( thường nói về giấy tờ hành chính)”4. Thứ hai, về mặt khoa học pháp lý, các quốc gia trên thế giới đều có những quy định về chứng thực, cụ thể: Tại Mỹ và Anh thời kỳ sau Chiến tranh Thế giới thứ 2, về lĩnh vực triết học và xã hội học có chủ nghĩa thực chứng được thịnh hành và phát triển.

Chủ nghĩa thực chứng- positivism bắt nguồn từ positive- có nghĩa là xác thực rõ ràng. “Chủ nghĩa thực chứng cho rằng phương pháp khoa học là cách thức tốt nhất để lý giải các sự kiện của tự nhiên, xã hội và con người, không thừa nhận lối tư duy tư biện và những tư tưởng tư biện, chỉ thừa nhận những tri thức xác thực đã được chứng thực”5. 1 Xem Hoàng Phê chủ biên (2002), Từ điển Tiếng Việt, NXB Đà Nẵng, tr. 2 Xem Hoàng Phê chủ biên (2002), Từ điển Tiếng Việt, NXB Đà Nẵng, tr.

3 Xem Từ điển trực tuyến, http://tratu. 4 Xem Viện ngôn ngữ học (1997), Từ điển Tiếng Việt, NXB Đà Nẵng, tr. 5 Xem Rashed, Roshdi (2007); The Celestial Kinematics of Ibn al-Haytham, NXB Arabic Sciences and Philosophy (Cambridge University Press) ; tr.55 Hoàng Diệu Hương- MSV: 11151902. 8 Chuyên đề thực tập ngành Luật Tại Bang Aargau, Thụy Sĩ có ghi “Việc chứng thực áp dụng đối với chữ ký, bản sao chụp, trích lục, sao chép hoặc bản dịch”6.

Ở Cộng hòa Liên bang Đức quy định “ Khi chứng thực bản sao một văn bản cần xác định đó là bản chính”7.  Có thể thấy, các quốc gia này chưa đưa ra khái niệm về “chứng thực”, mà chỉ ghi nhận những thuật ngữ gắn với những việc làm cụ thể. Còn đối với nước Việt Nam, trong Sắc lệnh số 59/SL ngày 15/11/1945 của Chính phủ lâm thời Việt Nam dân chủ cộng hòa ấn định về thể lệ việc thị thực các giấy tờ, thời kỳ này, không sử dụng thuật ngữ “chứng thực” mà sử dụng thuật ngữ “thị thực”, quy định: “Các Ủy ban có quyền thị thực tất cả các giấy má trong địa phương mình, bất kỳ đương sự làm giấy má ấy thuộc về quốc tịch nào. Tuy nhiên, Ủy ban thị thực phải là Ủy ban ở trú quán một bên đương sự lập ước và về việc bất động sản phải là Ủy ban ở nơi sở tại bất động sản” 8.

Trong Thông tư số 858/QLTPK ( văn bản đầu tiên xuất hiện thuật ngữ “chứng thực”) quy định: “Tất cả các đơn từ, giấy tờ khác có nội dung không trái pháp luật và đạo đức xã hội chủ nghĩa, thì có thể được công chứng viên chứng thực chữ ký của người lập ra chúng. Khi chứng nhận chữ ký, công chứng viên không phải kiểm tra, xác nhận nội dung của việc trong đơn từ, giấy tờ, mà chỉ cần xem nội dung các văn bản đó có trái pháp luật và các quy định hiện hành hay không? Nếu thấy nội dung và các sự việc nêu trong đơn từ, giấy tờ có thể có hại cho người ký, thì công chứng viên giải thích cho đương sự hiểu hậu quả pháp lý của nó. Sau khi đã kiểm tra chữ ký của đương sự, công chứng viên phải yêu cầu đương sự ký vào đơn từ, giấy tờ và ghi chứng thực theo mẫu”9. Nghị định số 31/CP đã giao cho UBND thực hiện việc chứng thực: “Uỷ ban nhân dân quận, huyện, thị xã thuộc tỉnh chứng thực các việc do pháp luật quy định và chứng thực bản sao giấy tờ từ bản chính, trừ các việc được quy định tại khoản 1, 2 Điều 18 của Nghị định này; Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn chứng thực 6 Xem Khoản 3, Điều 2, Luật Công chứng và chứng thực ban hành ngày 30/08/2011 của Bang Aargau, Thụy Sĩ 7 Xem Khoản 1, Điều 42, Chương III, Luật Công chứng ban hành ngày 28/09/1969 của Cộng hòa Liên bang Đức 8 Xem Điều thứ hai, sắc lệnh 59/SL của Chủ tịch nước về việc ấn định thể lệ về việc thị thực các giấy tờ.

9 Xem Phần II, Thông tư số 858/QLTPK hướng dẫn về thực hiện các việc làm công chứng. Hoàng Diệu Hương- MSV: 11151902. 9 Chuyên đề thực tập ngành Luật việc từ chối nhận di sản, chứng thực di chúc và các việc khác do pháp luật quy định”10. Khái niệm “chứng thực” đã được quy định đầu tiên trong Nghị định số 75/2000/NĐ-CP: “Chứng thực là việc Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã xác nhận sao y giấy tờ, hợp đồng, giao dịch và chữ ký của cá nhân trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch của họ theo quy định của Nghị định này”.11 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký lại không có khái niệm chung về “chứng thực” mà chỉ đưa ra khái niệm về chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký: “Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại Điều 5 của Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính; Chứng thực chữ ký là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại Điều 5 của Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực”.12 Nghị định hiện hành- NĐ số 23/2015/NĐ- CP có hiệu lực, “chứng thực” không có khái niệm chung mà chia ra thành : “Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

Chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực. Chứng thực hợp đồng, giao dịch là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch”13. Có thể thấy, có rất nhiều khái niệm, cách hiểu về chứng thực được nêu ra ở nhiều nơi, nhưng chưa có một khái niệm nào cụ thể, rõ ràng. Vì vậy, em xin đưa ra một cách hiểu chung về chứng thực và khái niệm này sẽ xuyên suốt quá trình làm chuyên đề thực tập của em: Chứng thực là việc xác nhận tính có thật, tính chính xác của các giấy tờ, văn bản, chữ ký, các sự kiện pháp lý, thông tin cá nhân để phục vụ 10 Xem Điều 19, Nghị định số 31/CP ngày 18 tháng 5 năm 1996 về tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước.

11 Xem Khoản 2, Điều 2, Nghị định 75/2000/NĐ-CP Nghị định của Chính phủ về Công chứng, Chứng thực. 12 Xem Khoản 5, 6, Điều 2, Nghị định số 79/2007/NĐ- CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký. 13 Xem Khoản 2, 3, 4, Điều 2, NĐ số 23/2015/NĐ- CP. Hoàng Diệu Hương- MSV: 11151902.

10 Chuyên đề thực tập ngành Luật trong các quan hệ dân sự, kinh tế, hành chính…do các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực thực hiện. Đặc điểm của chứng thực Thứ nhất, chứng thực là hoạt động mang tính chất hành chính, được thực hiện bởi các cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Các cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện hoạt động chứng thực gồm UBND xã, phường, thị trấn ( gọi chung là UBND cấp xã); Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh ( gọi chung là Phòng Tư pháp) thuộc UBND cấp huyện; Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài. Đây là một điểm phân biệt giữa chứng thực và công chứng.

Do đó, tính xác thực của các VB- GT, HĐ- GD được chứng thực do các cơ quan trên chịu trách nhiệm. Nếu xuất hiện dấu hiệu nghi ngờ có sự giả mạo thì các cơ quan này có quyền yêu cầu xác minh; phải thực hiện đúng quy định pháp luật về thủ tục; trong quá trình thực hiện xảy ra các hành vi vi phạm sẽ bị xử lý kỷ luật hoặc phải bồi thường nếu có thiệt hại xảy ra. Thứ hai, chứng thực xác thực giá trị pháp lý của bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực Quy định về giá trị pháp lý của bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và HĐ- GD được chứng thực nằm trong NĐ 23/2015/NĐ- CP như sau: “+ Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định của Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. + Chữ ký được chứng thực theo quy định của Nghị định này có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.

+ Hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định của Nghị định này có giá trị chứng cứ, chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch”14. Có một số thuật ngữ được hiểu xuyên suốt chuyên đề này theo đúng quy định của pháp luật như: 14 Xem Điều 3, NĐ 23/2015/NĐ-CP. Hoàng Diệu Hương- MSV: 11151902.