Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Hoạt động chứng thực là một chế định pháp lý quan trọng trong nền hành chính nhà nước Việt Nam, đóng vai trò xác nhận tính xác thực, hợp pháp của các giấy tờ, văn bản, chữ ký và các hợp đồng, giao dịch dân sự. Hoạt động này trực tiếp bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức, đồng thời duy trì trật tự kỷ cương và an toàn trong quản lý nhà nước. Trên thực tế, Ủy ban nhân dân (UBND) cấp xã là cơ quan hành chính nhà nước ở cơ sở trực tiếp tiếp nhận và giải quyết khối lượng lớn yêu cầu chứng thực hàng ngày của công dân.

Tại thị trấn Đình Cả (huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên) — một địa bàn trung tâm huyện miền núi, công tác chứng thực đã được triển khai theo các văn bản quy phạm pháp luật như Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, Thông tư số 01/2020/TT-BTP, Thông tư số 226/2016/TT-BTC, Thông tư số 257/2016/TT-BTC... Mặc dù việc giải quyết hồ sơ đã đi vào nền nếp, hỗ trợ tích cực cho cải cách thủ tục hành chính và phát triển kinh tế - xã hội địa phương, thực tiễn áp dụng pháp luật tại đây vẫn bộc lộ những khó khăn: khối lượng công việc ngày càng gia tăng; công chức Tư pháp - Hộ tịch phải kiêm nhiệm nhiều đầu việc chuyên môn (hộ tịch, hòa giải, tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật); một số quy trình xử lý thủ tục hành chính còn lúng túng trước các yêu cầu thực tiễn phức tạp. Xuất phát từ thực tế đó, tác giả Mai Diệp Anh đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp ngành Quản lý nhà nước / Luật với đề tài: "Hoạt động chứng thực tại Ủy ban nhân dân thị trấn Đình Cả, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên".

Mục đích nghiên cứu của khóa luận là làm rõ những vấn đề lý luận và thực tiễn thi hành pháp luật về chứng thực tại UBND thị trấn Đình Cả, từ đó đề xuất hệ thống giải pháp nâng cao hiệu quả áp dụng pháp luật và hoàn thiện các quy định có liên quan. Để đạt được mục đích này, đề tài xác định 3 nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể:

  1. Nghiên cứu tổng quan về cơ sở lý luận và quy định của pháp luật Việt Nam hiện hành về hoạt động chứng thực.
  2. Giới thiệu cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của UBND thị trấn Đình Cả; phân tích thực trạng và đánh giá thực tiễn hoạt động chứng thực tại UBND thị trấn Đình Cả, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên.
  3. Xác định yêu cầu và đề xuất các nhóm giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả áp dụng pháp luật chứng thực tại địa phương trong giai đoạn tiếp theo.

Về đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Những vấn đề lý luận, quy định pháp luật và thực tiễn thực hiện hoạt động chứng thực tại UBND thị trấn Đình Cả.
  • Phạm vi nội dung: Hoạt động chứng thực thuộc thẩm quyền của UBND cấp xã (chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch).
  • Phạm vi không gian: Địa bàn thị trấn Đình Cả, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên.
  • Phạm vi thời gian: Số liệu khảo sát, thống kê và báo cáo thực tiễn được thu thập trong giai đoạn 2019 – 2023 (kèm số liệu nhân sự cập nhật đến quý I năm 2024).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý thuyết dựa trên các khái niệm pháp lý học và khoa học quản lý hành chính nhà nước. Tác giả tổng hợp lịch sử phát triển của thuật ngữ chứng thực trong hệ thống pháp luật Việt Nam: từ thuật ngữ "thị thực" trong Sắc lệnh số 59/SL, bước đầu ghi nhận thuật ngữ "chứng thực" tại Thông tư số 858/QLTPK, đến việc định nghĩa chính thức khái niệm tại Nghị định số 75/2000/NĐ-CP và hoàn thiện tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Ngoài ra, công trình còn mở rộng so sánh với pháp luật nước ngoài thông qua các quy định tại Luật Công chứng và chứng thực của Thụy Sĩ về giá trị của chữ ký, bản sao và trách nhiệm của người thực hiện chứng thực.

Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật làm nền tảng đối chiếu và đánh giá bao gồm:

  • Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.
  • Thông tư số 01/2020/TT-BTP của Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.
  • Nghị định số 32/2021/NĐ-CP quy định chi tiết và biện pháp thi hành Nghị quyết số 97/2019/QH14 của Quốc hội về thí điểm tổ chức mô hình chính quyền đô thị tại thành phố Hà Nội (liên hệ về cơ chế ủy quyền ký chứng thực cho công chức Tư pháp - Hộ tịch).
  • Chỉ thị số 17/CT-TTg ngày 20/06/2014 của Thủ tướng Chính phủ về việc chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính.
  • Các quy định liên quan trong Bộ luật Dân sự, Luật Hôn nhân và Gia đình, Luật Đất đai, Thông tư số 226/2016/TT-BTC và Thông tư số 257/2016/TT-BTC quy định về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng thực.

Phương pháp nghiên cứu được triển khai bao gồm:

  • Phương pháp phân tích: Sử dụng để mổ xẻ các khái niệm lý luận, nội dung các quy phạm pháp luật hiện hành và làm rõ những vướng mắc, hạn chế trong thực tế áp dụng.
  • Phương pháp tổng hợp: Tập hợp hệ thống quan điểm khoa học, kinh nghiệm quản lý và các quy định pháp luật rải rác để hình thành bức tranh toàn diện về chế định chứng thực.
  • Phương pháp thống kê: Thu thập, phân loại và xử lý các chuỗi số liệu thứ cấp từ báo cáo công tác tư pháp - hộ tịch của UBND thị trấn Đình Cả trong giai đoạn 2019 – 2023.

Nguồn dữ liệu nghiên cứu là các hồ sơ lưu trữ, sổ theo dõi chứng thực, báo cáo tổng kết công tác tư pháp định kỳ hàng năm do Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả (Bộ phận một cửa) và công chức Tư pháp - Hộ tịch UBND thị trấn Đình Cả cung cấp.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Một số vấn đề lý luận và quy định của pháp luật Việt Nam hiện hành về chứng thực

Chương 1 hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về hoạt động chứng thực. Tác giả làm rõ bản chất của chứng thực là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác nhận tính có thực, tính chính xác về mặt hình thức của văn bản, giấy tờ, chữ ký hoặc các sự kiện pháp lý mà không đi sâu vào nội dung giao dịch như hoạt động công chứng. Ba vai trò then chốt của chứng thực được phân tích: (1) tạo cơ sở pháp lý xác định tính có thật của giấy tờ, chữ ký, giao dịch; (2) hỗ trợ hiệu quả công tác quản lý nhà nước và cải cách thủ tục hành chính; (3) đáp ứng linh hoạt nhu cầu bảo đảm an toàn pháp lý của cá nhân, tổ chức trong đời sống kinh tế - xã hội.

Chương này cũng phân tích chi tiết giá trị pháp lý của từng loại văn bản chứng thực theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP:

  • Bản sao chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính dùng để đối chiếu trong các giao dịch.
  • Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu đã ký, là căn cứ ràng buộc trách nhiệm cá nhân đối với nội dung văn bản.
  • Hợp đồng, giao dịch được chứng thực có giá trị chứng cứ về thời gian, địa điểm, năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện và chữ ký/điểm chỉ của các bên.

Quy trình và mức thu phí chứng thực theo quy định pháp luật được hệ thống hóa cụ thể qua 3 bước (Tiếp nhận hồ sơ -> Thực hiện chứng thực -> Hoàn tất và trả kết quả) cho từng nghiệp vụ:

  • Chứng thực bản sao từ bản chính: Mức phí 2.000 đồng/trang; từ trang thứ 3 trở lên thu 1.000 đồng/trang, mức thu tối đa căn cứ theo số trang bản chính.
  • Chứng thực chữ ký: Mức phí 10.000 đồng/trường hợp (tính trên một hoặc nhiều chữ ký trong một văn bản).
  • Chứng thực hợp đồng, giao dịch: Mức phí 50.000 đồng/hợp đồng, giao dịch; thời hạn giải quyết không quá 02 ngày làm việc (có thể gia hạn theo thỏa thuận bằng phiếu hẹn).

Chương 2: Thực trạng hoạt động chứng thực tại UBND thị trấn Đình Cả, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên

Chương 2 tập trung phân tích thực trạng tổ chức bộ máy, năng lực nhân sự và kết quả thực hiện chứng thực tại UBND thị trấn Đình Cả từ năm 2019 đến năm 2023.

Về cơ cấu nhân sự, bộ phận một cửa của UBND thị trấn Đình Cả duy trì quy mô ổn định với 10 cán bộ, công chức (gồm 01 Chủ tịch, 02 Phó Chủ tịch và 01 công chức Tư pháp - Hộ tịch trực tiếp phụ trách chuyên môn, cùng các công chức chuyên trách khác).

Năm Tổng nhân sự tại bộ phận một cửa Trình độ trên đại học Trình độ đại học Trình độ dưới đại học Đào tạo, bồi dưỡng định kỳ
2019 10 3 (30%) 5 (50%) 2 (20%) 10 (100%)
2020 10 3 (30%) 7 (70%) 0 (0%) 10 (100%)
2021 10 3 (30%) 7 (70%) 0 (0%) 10 (100%)
2022 10 3 (30%) 7 (70%) 0 (0%) 10 (100%)
2023 10 4 (40%) 6 (60%) 0 (0%) 10 (100%)
2024 (Quý I) 10 4 (40%) 6 (60%) 0 (0%) 10 (100%)

Về kết quả chứng thực thực tế giai đoạn 2019 – 2023, UBND thị trấn Đình Cả đã tiếp nhận và giải quyết số lượng lớn hồ sơ:

Năm Chứng thực bản sao từ bản chính (Tiếp nhận / Đã giải quyết) Chứng thực chữ ký (Tiếp nhận / Đã giải quyết) Chứng thực HĐ, giao dịch (Tiếp nhận / Đã giải quyết) Tổng số việc đã giải quyết
2019 8.734 / 8.446 290 / 286 139 / 135 8.867
2020 7.845 / 7.790 294 / 294 245 / 243 8.327
2021 8.810 / 8.789 261 / 258 302 / 302 9.349
2022 7.890 / 7.888 95 / 95 352 / 347 8.330
2023 5.150 / 5.138 25 / 25 315 / 311 5.474
Tổng cộng 38.429 / 38.051 965 / 958 1.353 / 1.338 40.347

Tỷ trọng chứng thực bản sao từ bản chính luôn chiếm ưu thế tuyệt đối (trên 93% tổng số hồ sơ hàng năm). Điểm đáng chú ý trong nghiệp vụ chứng thực hợp đồng, giao dịch là công chức Tư pháp - Hộ tịch thường yêu cầu người dân xuất trình thêm các giấy tờ chứng minh quan hệ nhân thân (sổ hộ khẩu, giấy đăng ký kết hôn, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, giấy chứng tử) hoặc văn bản làm rõ quyền sở hữu tài sản (văn bản từ chối nhận di sản, thỏa thuận phân chia di sản, ủy quyền). Mặc dù việc yêu cầu bổ sung giấy tờ ngoài quy định tại Khoản 1 Điều 36 Nghị định 23/2015/NĐ-CP về mặt kỹ thuật lập pháp là chưa hoàn toàn đồng bộ, nhưng đây là giải pháp thực tế cần thiết nhằm phòng ngừa rủi ro tranh chấp tài sản chung - riêng của vợ chồng theo Luật Hôn nhân và Gia đình và Bộ luật Dân sự.

Bên cạnh phương thức trực tiếp truyền thống, UBND thị trấn Đình Cả đã bước đầu triển khai chứng thực bản sao điện tử từ bản chính trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, ứng dụng chữ ký số và quét dữ liệu (OCR), cho phép công dân tái sử dụng bản sao số hóa cho nhiều bộ hồ sơ trực tuyến khác nhau.

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện quy định và nâng cao hiệu quả áp dụng pháp luật về chứng thực tại UBND thị trấn Đình Cả, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên

Chương 3 đề xuất định hướng và các nhóm giải pháp xuất phát từ các bất cập đã phân tích:

  • Nhóm giải pháp hoàn thiện quy định pháp luật: Đề xuất nghiên cứu mở rộng cơ chế phân cấp, ủy quyền ký chứng thực cho công chức Tư pháp - Hộ tịch đáp ứng đủ tiêu chuẩn (tương tự tinh thần Nghị định số 32/2021/NĐ-CP) nhằm giảm tải cho lãnh đạo UBND cấp xã; hoàn thiện các hướng dẫn đồng bộ giữa quy định hồ sơ chứng thực hợp đồng giao dịch tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP với pháp luật đất đai và hôn nhân gia đình.
  • Nhóm giải pháp nâng cao hiệu quả thực thi tại cơ sở: Tăng cường đầu tư cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, đường truyền mạng và thiết bị quét chuyên dụng phục vụ chứng thực điện tử; tổ chức các lớp tập huấn kỹ năng nhận diện giấy tờ giả, văn bản sai quy định; thiết lập chế độ đánh giá hiệu suất định kỳ kết hợp giảm tải đầu mối kiêm nhiệm cho công chức Tư pháp - Hộ tịch.

Kết quả và đóng góp

Kết quả nghiên cứu chính

  1. Khóa luận cung cấp chuỗi số liệu thực chứng 5 năm (2019 – 2023) về công tác chứng thực tại một địa bàn cấp xã miền núi, với tổng số 40.347 việc được giải quyết (trong đó có 38.051 việc chứng thực bản sao; 958 việc chứng thực chữ ký; 1.338 việc chứng thực hợp đồng, giao dịch).
  2. Phản ánh thực trạng chuẩn hóa đội ngũ cán bộ tại cơ sở: 100% cán bộ một cửa đạt trình độ từ đại học trở lên từ năm 2020 (trình độ trên đại học đạt 40% vào năm 2023–2024), 100% được đào tạo bồi dưỡng chuyên môn hàng năm.
  3. Nhận diện rõ mâu thuẫn thực tiễn giữa quy định hành chính giản lược (Điều 36 Nghị định 23/2015/NĐ-CP) và yêu cầu bảo đảm an toàn pháp lý nội dung theo quy định của Bộ luật Dân sự và Luật Hôn nhân và Gia đình trong chứng thực hợp đồng, giao dịch tài sản.

Đóng góp của đề tài

  • Về mặt khoa học: Bổ sung tư liệu thực tiễn và góc nhìn quản trị hành chính cấp cơ sở vào hệ thống nghiên cứu pháp luật về chứng thực tại Việt Nam, đặc biệt là tại địa bàn miền núi có điều kiện kinh tế - xã hội đặc thù.
  • Về mặt thực tiễn: Cung cấp tài liệu đánh giá công tác tư pháp cho UBND thị trấn Đình Cả và Phòng Tư pháp huyện Võ Nhai; đưa ra các đề xuất cụ thể giúp tối ưu hóa quy trình tiếp nhận một cửa và lộ trình chuyển đổi sang chứng thực bản sao điện tử.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Phạm vi khảo sát thực tế giới hạn tại một đơn vị hành chính cấp xã (thị trấn Đình Cả, huyện Võ Nhai); chuỗi số liệu chuyên sâu dừng ở mốc cuối năm 2023 và quý I năm 2024; chưa có điều kiện so sánh đối chiếu đa chiều với các xã vùng sâu, vùng xa khác trong cùng huyện Võ Nhai.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu đánh giá tác động toàn diện của mô hình chứng thực điện tử liên thông trên nền tảng Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và Đề án 06; khảo sát chuyên sâu mức độ hài lòng của người dân và doanh nghiệp đối với dịch vụ chứng thực trực tuyến tại khu vực nông thôn, miền núi.

Giá trị tham khảo

Công trình là nguồn tài liệu tham khảo thiết thực cho:

  1. Sinh viên, học viên chuyên ngành Luật, Luật Hành chính, Quản lý nhà nước: Tham khảo phương pháp xây dựng khóa luận nghiên cứu thực tiễn áp dụng pháp luật tại cơ quan hành chính nhà nước cấp cơ sở.
  2. Cán bộ, công chức Tư pháp - Hộ tịch cấp xã: Tham khảo số liệu tổng hợp, quy trình nghiệp vụ 3 bước, cách thức xử lý xung đột quy định khi kiểm tra hồ sơ hợp đồng giao dịch và quy trình số hóa chứng thực bản sao điện tử.
  3. Phần nội dung đáng tham khảo nhất: Hệ thống bảng biểu số liệu thống kê chi tiết giai đoạn 2019 – 2023 tại Chương 2 và phần phân tích thực tiễn áp dụng Điều 36 Nghị định 23/2015/NĐ-CP trong mối tương quan với an toàn pháp lý tài sản chung của vợ chồng.

Câu hỏi thường gặp

1. Trong giai đoạn 2019 – 2023, loại việc chứng thực nào chiếm tỷ lệ cao nhất tại UBND thị trấn Đình Cả?
Chứng thực bản sao từ bản chính luôn chiếm tỷ lệ cao nhất trong suốt giai đoạn, dao động từ 93,55% (năm 2020) đến 95,25% (năm 2019), với tổng số 38.051 việc đã giải quyết trên tổng số 40.347 việc chứng thực của toàn thị trấn.

2. Trình độ chuyên môn của đội ngũ nhân sự tại bộ phận một cửa UBND thị trấn Đình Cả biến động như thế nào qua các năm?
Năm 2019, bộ phận có 3 người trình độ trên đại học (30%), 5 người trình độ đại học (50%) và 2 người dưới đại học (20%). Từ năm 2020 đến quý I/2024, tỷ lệ dưới đại học giảm về 0%; nhân sự có trình độ trên đại học tăng lên 4 người (40%) và trình độ đại học là 6 người (60%). 100% cán bộ được tham gia các lớp bồi dưỡng định kỳ.

3. Tại sao công chức Tư pháp - Hộ tịch tại UBND thị trấn Đình Cả lại yêu cầu người dân xuất trình thêm giấy tờ ngoài quy định tại Điều 36 Nghị định 23/2015/NĐ-CP khi chứng thực hợp đồng giao dịch?
Việc yêu cầu cung cấp thêm các giấy tờ như giấy chứng nhận kết hôn, xác nhận tình trạng hôn nhân, giấy chứng tử hoặc văn bản phân chia di sản nhằm xác minh chính xác quyền sở hữu đối với tài sản (phân định tài sản riêng và tài sản chung của vợ chồng theo Luật Hôn nhân và Gia đình, Bộ luật Dân sự), qua đó bảo đảm an toàn pháp lý tuyệt đối cho giao dịch và phòng ngừa rủi ro tranh chấp phát sinh trong tương lai.

4. Mức thu phí chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực hợp đồng giao dịch tại UBND cấp xã được quy định như thế nào?
Theo quy định pháp luật được trình bày trong khóa luận, phí chứng thực bản sao từ bản chính là 2.000 đồng/trang (từ trang thứ 3 trở lên thu 1.000 đồng/trang, tính theo số trang của bản chính). Phí chứng thực hợp đồng, giao dịch là 50.000 đồng/hợp đồng, giao dịch.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Mai Diệp Anh đã phản ánh một cách chân thực, khách quan và khoa học về thực trạng hoạt động chứng thực tại UBND thị trấn Đình Cả, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên trong giai đoạn 2019 – 2023. Tác phẩm đã làm sáng tỏ mối liên hệ giữa cơ sở lý luận, hệ thống văn bản pháp luật hiện hành với các vấn đề phát sinh từ thực tiễn giải quyết thủ tục hành chính tại cơ sở. Hệ thống số liệu thống kê đầy đủ cùng những đề xuất giải pháp đồng bộ về thể chế và hạ tầng số hóa mang lại giá trị tham khảo thiết thực cho công tác quản lý tư pháp cấp xã hiện nay.