Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 1. Những vấn đề chung về công tác văn thư 1. Khái niệm, vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư 1. Khái niệm “Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việccủa các cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân (dưới đây gọi chung là các cơ quan, tổ chức”.[31] Từ khái niệm trên ta có thể thấy rằng công tác văn thư có mặt ở hầu hết các cơ quan, đơn vị.
Hoạt động này trở thành hoạt động thường xuyên ở cơ quan, góp phần không nhỏ trong việc nâng cao chất lượng quản lý của cơ quan và trong một chừng mực nhất định nó quyết định hiệu quả hoạt động của bộ máy nhà nước. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói chung. Trong Văn phòng, công tác văn thư là hoạt động không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần lớn trong nội dung hoạt động của Văn phòng. Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của mỗi cơ quan, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý của mỗi cơ quan, tổ chức.
ý nghĩa của công tác văn thư - Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị nói chung.Công tác quản lý nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết. Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt 10 nội dung công việc có thể sắp xếp công tác văn thư vào hoạt động thông tin cho công tác quản lý nhà nước mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý. - Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của Nhà nước để làm những việc trái pháp luật.
- Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan. Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan một cách chân thực. - Làm tốt công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị hoạt động của các cơ quan được giao nộp vào lưu trữ cơ quan.
Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan cần tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ.Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh, văn bản giữ càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng tăng lên bấy nhiêu; đồng thời, công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai các mặt nghiệp vụ. Ngược lại, nếu chất lượng lập hồ sơ không tốt, văn bản giữ lại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ không đảm bảo, gây khó khăn cho lưu trữ trong việc tiến hành các hoạt động nghiệp vụ làm cho tài liệu phòng lưu trữ Quốc gia không được hoàn chỉnh [34]. Nội dung của công tác văn thư 11 Công tác văn thư bao gồm các nội dung dưới đây: - Soạn thảo và ban hành văn bản: Soạn thảo; duyệt văn bản; đánh máy, in ấn, sao chụp; ký văn bản. - Quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức: Quản lý văn bản đi; quản lý và giải quyết văn bản đến; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
- Quản lý và sử dụng con dấu: Các loại con dấu; bảo quản con dấu; sử dụng con dấu. Yêu cầu công tác văn thư Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc, công tác văn thư ở các cơ quan phải đảm bảo các yêu cầu dưới đây: a)Yêu cầu nhanh chóng Quá trình giải quyết công việc của các cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Do đó, xây dựng văn bản nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việc giải quyết nhanh chóng mọi công việc của cơ quan. Giải quyết văn bản chậm sẽ làm giảm tiến độ công việc của cơ quan, giảm ý nghĩa của sự việc được đề cập trong văn bản, đồng thời gây tốn kém tiền của, công sức và thời gian của cơ quan.
b)Yêu cầu chính xác - Chính xác về nội dung của văn bản: + Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý, tức là phải phù hợp với Hiến pháp, pháp luật và các văn bản quy định của các cơ quan nhà nước cấp trên. + Dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính xác phù hợp với thực tế, không thêm bớt, bịa đặt, không che dấu sự thật…. + Số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng. - Chính xác về thể thức văn bản: 12 + Văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần do Nhà nước quy định: Quốc hiệu; tác giả; số, ký hiệu văn bản; địa danh, ngày.
ban hành;tên loại trích yếu nội dung văn bản; nội dung; thể thức để ký, chữ ký, con dấu của cơ quan; nơi nhận văn bản. Các yếu tố nêu trên phải được trình bày đúng vị trí, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ. + Mẫu trình bày phải đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban hành. - Chính xác về các khâu kỹ thuật: + Yêu cầu chính xác phải được quán triệt một cách đầy đủ trong các khâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản, đăng ký và chuyển giao văn bản… + Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiện trong thực hiện đúng với các chế độ quy định của Nhà nước về công tác văn thư.
c) Yêu cầu bí mật Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan, tổ chức có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước. Vì vậy, từ việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí phòng làm việc của cán bộ văn thư đến việc lựa chọn cán bộ văn thư của cơ quan đều phải đảm bảo yêu cầu đã được quy định trong Pháp lệnh bảo vệ bí mật Quốc giasố: 30/2000/PL-UBTVQH10 ngày 28/12/2000 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội. d) Yêu cầu hiện đại Việc thực hiện những nội dung cụ thể công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Vì vậy, yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thưđã trở thành một trong những tiền đề đảm bảo cho công tác quản lý nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng và có năng suất, chất lượng cao.
Hiện đại hóa công tác văn thưngày nay tuy đã trở thành một nhu cầu cấp bách, nhưng phải được tiến hành từng bước, phù hợp với trình độ khoa học công nghệ chung của đất nước cũng như điều kiện cụ thể của cơ quan. Cần tránh những tư tưởng bảo thủ, lạc hậu, coi thường việc áp dụng các phương 13 tiện hiện đại, các phát minh sáng chế có liên quan đến việc nâng cao hiệu quả của công tác văn thư [34]. Những vấn đề chung về công tác lưu trữ 1. Khái niệm, vị trí, tính chất, ý nghĩa của công tác lưu trữ 1.1 khái niệm công tác lưu trữ Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của Nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và nhu cầu chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.2 vị trí, tính chất công tác lưu trữ, * Vị trí công tác lưu trữ Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội.
Vì thế, công tác lưu trữ là một mắt xích không thể thiếu trong hoạt động của bộ máy Nhà nước. Ở nước ta công tác lưu trữ thực hiện hai nhiệm vụ sau: Thứ 1: Thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ. Thứ 2: Thực hiện các nhiệm vụ sự nghiệp lưu trữ thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. - Tính chất khoa học Tính chất khoa học của công tác lưu trữ được thể hiện nổi bật qua việc nghiên cứu tìm ra các quy luật hoạt động xã hội được phản ánh vào tài liệu lưu trữ, xây dựng hệ thống lý luận về lưu trữ để thực hiện các nội dung chuyên môn của công tác lưu trữ như:Phân loại, xác định giá trị, thu thập và bổ sung tài liệu, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ… Mỗi quy trình nghiệp vụ lưu trữ của mỗi loại hình tài liệu lưu trữ đều có những đặc thù của nó.Khoa học lưu trữ phải tìm tòi, phát hiện ra đặc điểm cụ 14 thể của từng loại hình tài liệu lưu trữ và đề ra một cách chính xác cách tổ chức khoa học cho từng loại hình tài liệu.
Khoa học lưu trữ phải nghiên cứu kế thừa các kết quả nghiên cứu khoa học của các ngành khác, để áp dụng hữu hiệu vào các quy trình nghiệp vụ lưu trữ. Những thành tựu của toán học, tin học, hoá học, sinh học, v.v… đang được nghiên cứu ứng dụng để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, thông tin nhanh chóng, chính xác, nội dung tài liệu lưu trữ phục vụ những người nghiên cứu.