Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Công tác văn thư, lưu trữ là một bộ phận không thể tách rời trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước, giữ vai trò bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan và cung cấp căn cứ pháp lý cho các hoạt động nghiệp vụ. Tại các cơ quan nghiên cứu khoa học cấp trung ương, đặc biệt là Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam (cơ quan thuộc Chính phủ), khối lượng văn bản, công văn, chỉ thị tiếp nhận và ban hành phục vụ công tác quản lý chuyên môn và nghiên cứu khoa học xã hội là rất lớn. Thực tiễn đòi hỏi quy trình xử lý thông tin phải được tổ chức khoa học, nhanh chóng, chính xác.

Mặc dù công tác văn thư, lưu trữ tại Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam đã có những chuyển biến tích cực, song trước yêu cầu hiện đại hóa hành chính, việc tổ chức và quản lý vẫn bộc lộ một số tồn tại: việc chấp hành các quy định về soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản còn bất cập; công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan chưa được thực hiện nghiêm túc; hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ chưa đạt hiệu quả cao. Xuất phát từ bối cảnh đó, đề tài "Công tác tổ chức quản lý về Văn thư Lưu trữ tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam - Thực trạng và giải pháp" được tác giả Trịnh Văn Dương thực hiện dưới sự hướng dẫn của ThS. Nguyễn Hữu Danh tại Khoa Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (năm 2017).

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể như sau:

  • Mục tiêu nghiên cứu:
    1. Tìm hiểu cơ sở lý luận về tổ chức, quản lý văn thư và lưu trữ.
    2. Đánh giá thực trạng công tác tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ tại Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam nhằm chỉ ra những thành tựu đạt được và những mặt hạn chế.
    3. Đề xuất hệ thống giải pháp có tính khả thi nhằm nâng cao chất lượng công tác tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ tại Viện.
  • Nhiệm vụ nghiên cứu:
    1. Trình bày cơ sở lý luận và hệ thống cơ sở pháp lý về công tác văn thư, lưu trữ và tổ chức quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ.
    2. Khảo sát thực trạng, phân tích nguyên nhân của các ưu điểm và hạn chế trong công tác văn thư, lưu trữ tại Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam.
    3. Đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng công tác tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ tại đơn vị và tham khảo cho công tác quản lý nói chung.

Đối tượng, phạm vi và giả thuyết nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Những vấn đề lý luận và thực tiễn của công tác tổ chức, quản lý về văn thư, lưu trữ tại Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam.
  • Phạm vi nghiên cứu:
    • Không gian: Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam.
    • Thời gian: Tập trung khảo sát công tác tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ từ năm 2012 đến năm 2017.
    • Nội dung: Nghiên cứu dưới góc độ tổ chức, quản lý trên cơ sở pháp luật, quy chế để xem xét thực trạng nghiệp vụ văn thư và lưu trữ.
  • Giả thuyết nghiên cứu: Công tác văn thư, lưu trữ tại Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam vẫn còn nhiều hạn chế; nếu sớm khắc phục sẽ nâng cao chất lượng công tác chuyên môn, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động chung của toàn cơ quan.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý thuyết dựa trên các khái niệm, nguyên tắc và quy chuẩn nghiệp vụ hành chính - văn phòng:

  • Lý luận về công tác văn thư: Bao gồm 03 nhóm nội dung cơ bản: (1) Soạn thảo và ban hành văn bản; (2) Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản (quản lý văn bản đến, văn bản đi, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp lưu trữ); (3) Quản lý và sử dụng con dấu. Công tác văn thư phải đáp ứng 04 yêu cầu nghiệp vụ: Nhanh chóng, Chính xác, Bí mật và Hiện đại.
  • Lý luận về công tác lưu trữ: Căn cứ Luật Lưu trữ năm 2011, công tác lưu trữ là hoạt động quản lý và nghiệp vụ bao gồm: thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, bảo quản an toàn và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt động quản lý và nghiên cứu.
  • Lý thuyết về tổ chức và quản lý: Tiếp cận khái niệm tổ chức theo quan điểm hệ thống của Chester I. Barnard (hệ thống các hoạt động có ý thức của hai hay nhiều người nhằm đạt mục tiêu chung); tiếp cận quản lý theo lý thuyết hệ thống và chức năng điều hành, kiểm tra, kiểm soát. Khóa luận hệ thống hóa 08 nội dung quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ.
Lĩnh vực Văn bản pháp lý nền tảng được trích dẫn
Văn bản chung Quyết định 13/2005/QĐ-BNV và 14/2005/QĐ-BNV (chế độ báo cáo thống kê VTLT); Quyết định 280/TTg (cải cách thủ tục hành chính); Công văn 608/LTNN-TTNC (ứng dụng CNTT trong VTLT).
Công tác văn thư Nghị định 99/2016/NĐ-CP (quản lý, sử dụng con dấu); Nghị định 110/2004/NĐ-CP và Nghị định 09/2010/NĐ-CP (công tác văn thư); Nghị định 58/2008/NĐ-CP; Thông tư liên tịch 55/2005/TTLT-BNV-VPCP; Thông tư 01/2011/TT-BNV (thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản).
Công tác lưu trữ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13; Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia 2001; Nghị định 111/2004/NĐ-CP; Chỉ thị 05/2007/CT-TTg; Thông tư 30/2004/TT-BTC; Thông tư 04/2006/TT-BNV, 12/2010/TT-BNV, 09/2011/TT-BNV, 15/2011/TT-BNV, 09/2013/TT-BNV; Quyết định 116/QĐ-VTLTNN, 128/QĐ-VTLTNN, 163/QĐ-VTLTNN; Hướng dẫn 169/HD-VTLTNN; Công văn 283/VTLTNN-NVTW, 879/VTLTNN-NVĐP.

Về phương pháp nghiên cứu, tác giả vận dụng các phương pháp:

  • Phương pháp duy vật biện chứng: Xem xét, luận giải các mối quan hệ vận động của công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan hành chính nhà nước.
  • Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Tổng hợp, phân tích các công trình nghiên cứu trước đó của Cục Lưu trữ Nhà nước, các giáo trình của Đại học Tổng hợp Hà Nội, Đại học Nội vụ Hà Nội và hệ thống văn bản pháp quy.
  • Phương pháp thu thập, phân tích và tổng hợp số liệu: Thu thập dữ liệu thực tế từ hồ sơ quản lý, sổ đăng ký văn bản đi/đến, phần mềm tác nghiệp nội bộ.
  • Phương pháp phỏng vấn: Phỏng vấn trực tiếp cán bộ, chuyên viên làm công tác văn thư, lưu trữ tại Phòng Tổ chức - Hành chính và Phòng Lưu trữ thuộc Văn phòng Viện.
  • Phương pháp chọn vùng nghiên cứu: Tập trung khảo sát trực tiếp tại trụ sở Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam.

Nguồn dữ liệu được khai thác từ hệ thống văn bản nội bộ của Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam, số liệu thống kê nhân sự, sổ công văn đi/đến năm 2016 và giao diện hệ thống Quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp tại địa chỉ http://vbdh.vn/.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về công tác văn thư, lưu trữ

Chương 1 làm rõ các vấn đề lý luận cốt lõi và khung pháp lý điều chỉnh hoạt động văn thư, lưu trữ trong hệ thống cơ quan nhà nước:

  • Khái niệm, vị trí, ý nghĩa và 03 nhóm nội dung của công tác văn thư; 04 yêu cầu then chốt (nhanh chóng, chính xác, bí mật, hiện đại). Tác giả nhấn mạnh văn bản là phương tiện chứa đựng thông tin pháp lý chủ yếu phục vụ chỉ đạo điều hành và là nguồn bổ sung cho lưu trữ.
  • Khái niệm và quy trình nghiệp vụ lưu trữ theo Luật Lưu trữ năm 2011: thu thập, bảo quản an toàn, chỉnh lý, thống kê và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu; vai trò của lưu trữ trong việc cung cấp chứng cứ pháp lý và xây dựng thể chế hành chính.
  • Khái niệm tổ chức và quản lý; cấu trúc 08 nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ (ban hành văn bản quy phạm, quản lý nghiệp vụ, nghiên cứu ứng dụng KHCN, đào tạo bồi dưỡng, thi đua khen thưởng, thanh tra kiểm tra, sơ kết tổng kết, hợp tác quốc tế).
  • Hệ thống hóa toàn bộ các văn bản quy phạm pháp luật do Quốc hội, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ Nội vụ, Bộ Tài chính và Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành làm căn cứ pháp lý cho hoạt động của cơ quan.

Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức, quản lý văn thư lưu trữ tại Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam

Chương 2 phản ánh toàn diện thực trạng tổ chức bộ máy và quy trình xử lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ tại đơn vị:

  • Khái quát đơn vị: Tiền thân là Ban nghiên cứu Lịch sử - Địa lý - Văn học (thành lập ngày 02/12/1953), chính thức mang tên Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam từ ngày 22/12/2013. Viện có trên 2.000 người, trong đó hơn 700 cán bộ có học hàm GS, PGS, học vị TSKH, TS, ThS. Cơ cấu tổ chức theo Nghị định 109/2012/NĐ-CP gồm: Chủ tịch, không quá 03 Phó Chủ tịch, 32 đơn vị nghiên cứu chuyên ngành, 04 đơn vị sự nghiệp và 05 đơn vị giúp việc. Văn phòng Viện (quy định tại Quyết định 517/QĐ-KHXH ngày 07/04/2014) gồm Chánh Văn phòng và không quá 04 Phó Chánh Văn phòng.
  • Tổ chức bộ máy và nhân sự VTLT:
    • Phòng Tổ chức - Hành chính (thuộc Văn phòng Viện): Có 05 cán bộ chuyên trách, cơ cấu gồm 01 Trưởng phòng (Chuyên viên chính), 01 Phó Trưởng phòng (Chuyên viên) và 04 nhân viên (trong đó có 03 chuyên viên đảm nhiệm các khâu: quản lý sử dụng con dấu; quản lý văn bản đi/đến; công tác chuyên trách khác; và 01 nhân viên hậu cần).
    • Phòng Lưu trữ (thành lập năm 2001 theo Quyết định 103/QĐ-KHXH): Có 03 cán bộ chuyên trách.
    • Đơn vị trực thuộc: Phòng Hành chính có 01 cán bộ kiêm nhiệm lưu trữ tài liệu hành chính; Trung tâm Thư viện có 01 cán bộ kiêm nhiệm lưu trữ sản phẩm nghiên cứu khoa học (báo cáo khoa học) và kết quả đào tạo (luận văn, luận án).
  • Hệ thống văn bản chỉ đạo của Viện: Ban hành nhiều quyết định quản lý như Quyết định 1710/QĐ-VP (quy chế quản lý văn bản, con dấu), Quyết định 634/QĐ-VP (quy trình ban hành văn bản), Quyết định 1001/QĐ-VP (quy trình quản lý văn bản đến), Quyết định 387/QĐ-KHXH (quy chế công tác VTLT), Quyết định 1705/QĐ-VP (quy chế bảo quản, khai thác tài liệu), Quyết định 856, 857, 858/QĐ-VP (quy trình lập hồ sơ việc, lập danh mục hồ sơ, khai thác tài liệu), Quyết định 719/QĐ-VP (chỉnh lý tài liệu), Quyết định 539/QĐ-KHXH (bảo vệ bí mật nhà nước).
  • Công tác kiểm tra, báo cáo, đào tạo: Thực hiện kiểm tra chéo định kỳ 2 năm/lần theo chỉ đạo của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước; năm 2014 kiểm tra, hướng dẫn 10 đơn vị trực thuộc. Thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ theo Thông tư 09/2013/TT-BNV. Cử cán bộ tham gia các khóa đào tạo, lớp tập huấn nâng cao nghiệp vụ.
  • Thực trạng nghiệp vụ văn thư:
    • Thẩm quyền và thể thức: Viện không có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật do là đơn vị sự nghiệp thuộc Chính phủ (chỉ ban hành văn bản hành chính cá biệt, văn bản chuyên ngành và văn bản trao đổi quốc tế). Thể thức thực hiện theo Thông tư 01/2011/TT-BNV, sử dụng phông chữ tiếng Việt Unicode (TCVN 6909:2001) thay cho phông VnTime trước năm 2008.
    • Quản lý văn bản đi: Ứng dụng phần mềm tại địa chỉ nội bộ http://vbdh.vn/. Quản lý theo 03 hệ thống số riêng biệt: Số Quyết định (gồm Quyết định và Hợp đồng lao động), Số công văn (gồm Công văn và văn bản hành chính khác), Số Hợp đồng đề tài Khoa học. Nhân bản văn bản nội bộ gửi đến 35 cơ quan nghiên cứu khoa học, 05 cơ quan sự nghiệp khoa học và 06 cơ quan chức năng. Bì văn bản gồm 03 loại kích cỡ (A4, 1/2 A4, 1/3 A4). Chuyển phát cố định vào 16h hàng ngày qua đơn vị vận chuyển chuyên trách. Lưu trữ 02 bản chính thức (01 bản tại tập lưu văn thư, 01 bản trong hồ sơ đơn vị soạn thảo).
    • Quản lý văn bản đến: Phân loại thành 03 luồng: văn bản gửi riêng đơn vị, văn bản gửi chung cho Viện và văn bản mật (chuyển trực tiếp Chánh Văn phòng). Văn bản đến được bóc bì, đóng dấu đến, đăng ký vào phần mềm http://vbdh.vn/, scan đính kèm tệp toàn văn, in sổ theo dõi cuối tháng và trình Chánh Văn phòng xử lý, chuyển giao.
    • Quản lý con dấu, lập hồ sơ và lưu trữ: Thực hiện đúng thẩm quyền, con dấu đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái; công tác lập danh mục hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan đang từng bước triển khai nhưng còn tình trạng chưa nộp lưu đầy đủ.
Tiêu chí nghiệp vụ Quy chuẩn và thực tế thực hiện tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam
Phần mềm quản lý Hệ thống Quản lý VB và điều hành tác nghiệp (http://vbdh.vn/).
Phân hệ số văn bản đi 03 hệ thống: Số Quyết định/HĐLĐ; Số Công văn/VB hành chính khác; Số Hợp đồng đề tài KH.
Mạng lưới gửi VB nội bộ 35 cơ quan nghiên cứu khoa học, 05 cơ quan sự nghiệp khoa học, 06 cơ quan chức năng.
Quy cách bì và gửi văn bản 03 kích cỡ bì (A4, 1/2 A4, 1/3 A4); chuyển phát tập trung lúc 16h00 hàng ngày.
Lưu trữ bản chính văn bản đi 02 bản giấy tốt có chữ ký trực tiếp (01 bản tại Văn thư, 01 bản tại đơn vị soạn thảo).
Phân luồng văn bản đến 03 loại: Gửi riêng đơn vị; Gửi chung Viện (bóc bì, scan, vào sổ); Văn bản mật (trình thẳng Chánh VP).
Bộ máy chuyên trách VTLT Phòng TC-HC: 05 người; Phòng Lưu trữ: 03 người; Đơn vị trực thuộc: 02 cán bộ kiêm nhiệm.

Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức tác quản lý về văn thư lưu trữ tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam

Chương 3 tổng kết các ưu điểm, chỉ rõ các mặt hạn chế và đề xuất hệ thống giải pháp nâng cao chất lượng công tác tổ chức, quản lý:

  • Đánh giá ưu điểm và hạn chế:
    • Ưu điểm: Bộ máy tổ chức được phân định rõ ràng, có quy chế làm việc cụ thể; bước đầu tin học hóa thông qua phần mềm điều hành tác nghiệp; ban hành tương đối đầy đủ các quy chế nghiệp vụ nội bộ.
    • Hạn chế: Một số văn bản chỉ đạo của Viện ban hành đã lâu, chậm sửa đổi, chưa cập nhật kịp thời các văn bản quy phạm pháp luật mới của Nhà nước; việc chấp hành quy định lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan ở các đơn vị trực thuộc chưa nghiêm túc; hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ chưa cao; trang thiết bị, kho tàng bảo quản tài liệu lưu trữ còn khó khăn.
  • Hệ thống 07 nhóm giải pháp cụ thể:
    1. Nhóm giải pháp về phía Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam: Tăng cường vai trò lãnh đạo, chỉ đạo của Lãnh đạo Viện và Văn phòng Viện đối với toàn bộ công tác VTLT trong toàn hệ thống.
    2. Nhóm giải pháp hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ: Rà soát, sửa đổi, bổ sung và ban hành mới các quy chế, quy trình về soạn thảo, ban hành văn bản, lập hồ sơ nộp lưu và bảng thời hạn bảo quản tài liệu cho phù hợp với quy định pháp luật hiện hành.
    3. Nhóm giải pháp nâng cao trình độ năng lực cho đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ: Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ định kỳ; cử cán bộ tham gia các khóa đào tạo đại học, trung cấp chuyên ngành VTLT; tổ chức tập huấn nghiệp vụ cho cán bộ kiêm nhiệm tại các đơn vị trực thuộc.
    4. Nhóm giải pháp tăng cường cơ sở vật chất cho công tác văn thư, lưu trữ: Đầu tư nâng cấp kho lưu trữ, trang bị đầy đủ giá kệ, tủ chống cháy, thiết bị hút ẩm, cặp hộp bảo quản tài liệu và máy móc văn phòng chuyên dụng (máy scan tốc độ cao, máy vi tính).
    5. Nhóm giải pháp về chế độ đãi ngộ cho cán bộ văn thư, lưu trữ: Thực hiện đúng và đầy đủ các chế độ, chính sách phụ cấp ngành nghề, phụ cấp độc hại cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của Nhà nước nhằm tạo động lực công tác.
    6. Nhóm giải pháp đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin: Nâng cấp hệ thống Quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp (http://vbdh.vn/), tiến tới số hóa tài liệu lưu trữ khoa học và xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ điện tử dùng chung.
    7. Nhóm giải pháp chú trọng công tác kiểm tra, giám sát: Duy trì hoạt động kiểm tra chéo, kiểm tra định kỳ và đột xuất việc chấp hành chế độ công tác văn thư, lập hồ sơ và nộp lưu tài liệu tại tất cả các viện nghiên cứu và đơn vị trực thuộc.

Kết quả và đóng góp

  • Kết quả khảo sát thực tế: Khóa luận đã mô tả chi tiết thực trạng tổ chức bộ máy, thống kê cơ cấu nhân sự (05 cán bộ tại Phòng Tổ chức - Hành chính, 03 cán bộ tại Phòng Lưu trữ, 02 vị trí kiêm nhiệm tại đơn vị trực thuộc) và quy trình xử lý văn bản thực tế thông qua mạng nội bộ http://vbdh.vn/ tại Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam.
  • Giải pháp và kiến nghị: Tác giả đã đề xuất một hệ thống đồng bộ gồm 07 nhóm giải pháp, tập trung vào hoàn thiện văn bản quy chế nội bộ, nâng cấp cơ sở vật chất kho lưu trữ, chuẩn hóa quy trình lập hồ sơ giao nộp và đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đi/đến.
  • Đóng góp của khóa luận: Cung cấp bức tranh thực tế có hệ thống về công tác tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ tại một cơ quan nghiên cứu khoa học đặc thù cấp trung ương; làm rõ mối quan hệ giữa công tác văn phòng tổng hợp với việc quản lý hồ sơ nghiên cứu khoa học chuyên ngành.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Phạm vi nghiên cứu chủ yếu tập trung tại cơ quan Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam và một số đơn vị trực thuộc ở giai đoạn 2012–2017; chưa đi sâu khảo sát chi tiết thực trạng kho lưu trữ tài liệu chuyên ngành tại toàn bộ 32 viện nghiên cứu thành viên đóng tại các địa bàn khác nhau (như Đà Nẵng, TP. Hồ Chí Minh, Buôn Ma Thuột); bản thân tác giả thừa nhận trình độ nghiên cứu còn hạn chế nên bài viết khó tránh khỏi những thiếu sót.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Khảo sát chuyên sâu quy trình thu thập, chỉnh lý và số hóa hồ sơ tài liệu nghiên cứu khoa học xã hội đặc thù (các đề tài, dự án điều tra xã hội học, khai quật khảo cổ học); đánh giá hiệu quả tích hợp hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp theo định hướng Chính phủ điện tử trong toàn hệ thống Viện Hàn lâm.

Giá trị tham khảo

Tài liệu này hữu ích cho sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng, Lưu trữ học và Quản trị nhân lực khi nghiên cứu mô hình tổ chức hành chính tại các cơ quan sự nghiệp công lập trực thuộc Chính phủ. Nội dung đáng tham khảo bao gồm:

  • Quy trình phân luồng, đăng ký và quản lý văn bản đi, văn bản đến gắn với hệ thống phần mềm điều hành tác nghiệp.
  • Cách thức phân chia 03 hệ thống số văn bản đi (Quyết định, Công văn, Hợp đồng đề tài khoa học) trong một cơ quan nghiên cứu khoa học quy mô lớn.
  • Danh mục hệ thống văn bản quản lý nội bộ về công tác văn thư, lưu trữ được tác giả thống kê, rà soát chi tiết.

Câu hỏi thường gặp

1. Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật không? Không. Căn cứ Nghị định số 58/2008/NĐ-CP và Nghị định số 109/2012/NĐ-CP của Chính phủ, Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam là cơ quan thuộc Chính phủ, đơn vị sự nghiệp nghiên cứu khoa học, không có chức năng quản lý nhà nước nên không có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Cơ quan chỉ ban hành văn bản hành chính cá biệt, văn bản chuyên môn nghiệp vụ khoa học và văn bản trao đổi quốc tế.

2. Cơ cấu nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam năm 2017 gồm bao nhiêu người? Tại thời điểm khảo sát năm 2017, Phòng Tổ chức - Hành chính có 05 cán bộ chuyên trách (gồm Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng và 03 chuyên viên phụ trách con dấu, văn bản đi/đến, nghiệp vụ khác, cùng 01 nhân viên hậu cần). Phòng Lưu trữ (thành lập từ năm 2001) có 03 cán bộ chuyên trách. Tại các đơn vị trực thuộc, có 01 cán bộ Phòng Hành chính kiêm nhiệm lưu trữ hành chính và 01 cán bộ Trung tâm Thư viện kiêm nhiệm lưu trữ báo cáo khoa học, luận văn, luận án.

3. Hệ thống số văn bản đi tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam được phân chia như thế nào trên phần mềm quản lý? Văn bản đi tại Viện được phân chia thành 03 hệ thống số riêng biệt trên phần mềm quản lý:

  1. Hệ thống số Quyết định (bao gồm Quyết định cá biệt và Hợp đồng lao động).
  2. Hệ thống số Công văn (bao gồm Công văn và các loại hình văn bản hành chính khác).
  3. Hệ thống số Hợp đồng đề tài Khoa học.

4. Quy trình xử lý và phân luồng văn bản đến tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam được thực hiện ra sao? Tất cả văn bản đến đều tập trung tại Văn thư Phòng Tổ chức - Hành chính và được phân thành 03 loại: (1) Văn bản gửi riêng cho các đơn vị trực thuộc (chuyển giao trực tiếp); (2) Văn bản gửi chung cho Viện Hàn lâm (văn thư bóc bì, đóng dấu đến, scan toàn văn, nhập thông tin vào phần mềm http://vbdh.vn/, in sổ theo dõi cuối tháng và trình Chánh Văn phòng); (3) Văn bản mật (chuyển trực tiếp lên Chánh Văn phòng xử lý).

5. Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam sử dụng phần mềm và phông chữ nào trong công tác văn thư? Viện sử dụng phần mềm trên Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp tại địa chỉ nội bộ http://vbdh.vn/. Về kỹ thuật trình bày văn bản, trước năm 2008 Viện sử dụng phông chữ VnTime, sau đó chuyển sang sử dụng thống nhất phông chữ tiếng Việt Unicode theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 và tuân thủ Thông tư 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Trịnh Văn Dương đã hệ thống hóa các cơ sở lý luận, pháp lý và phản ánh bức tranh thực tiễn về công tác tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ tại Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam giai đoạn 2012–2017. Nghiên cứu đã chỉ rõ ưu điểm trong việc ứng dụng phần mềm quản lý văn bản điều hành, đồng thời nhận diện các hạn chế về việc lập hồ sơ nộp lưu và sự chậm trễ trong cập nhật văn bản quy chế nội bộ. Hệ thống 07 nhóm giải pháp do tác giả đề xuất mang tính đồng bộ, có giá trị ứng dụng thực tiễn nhằm hoàn thiện quy trình nghiệp vụ văn phòng và nâng cao hiệu quả quản trị tại đơn vị.