PHẦN MỞ ĐẦU 1. Mục đích, ý nghĩa của đề tài Doanh nghiệp (DN) có vị trí đặc biệt quan trọng của nền kinh tế, là bộ phận chủ yếu tạo ra tổng sản phẩm trong nước (GDP). Những năm gần đây, hoạt động của DN đã có bước phát triển đột biến, góp phần giải phóng và phát triển sức sản xuất, huy động và phát huy nội lực vào phát triển kinh tế - xã hội, góp phần quyết định vào phục hồi và tăng trưởng kinh tế, tăng kim ngạch xuất khẩu, tăng thu ngân sách và tham gia giải quyết có hiệu quả các vấn đề xã hội như: Tạo việc làm, xoá đói, giảm nghèo. Trong quá trình hoạt động của các DN đã sản sinh ra một khối văn bản, tài liệu rất đa dạng và phong phú về hình thức cũng như nội dung.
Khối văn bản, tài liệu này không chỉ phản ánh tình hình hoạt động, sản xuất kinh doanh của các DN mà còn phản ánh đường lối, chính sách đổi mới kinh tế của Đảng và Nhà nước Việt Nam trong thời gian qua. Đây là những văn bản này có vai trò vô cùng quan trọng đối với hoạt động của các DN. Chúng là các công cụ không thể thiếu để quản lý, điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh của các DN, là yếu tố góp phần rất lớn vào thành công của DN nếu như được sử dụng bởi lãnh đạo DN giỏi. Tuy nhiên, nếu sử dụng văn bản không đúng cách, thông tin trong văn bản không đảm bảo, sai lệch, thất lạc thông tin có thể dẫn đến năng suất lao động thấp, thua lỗ của nhiều DN.
Thậm chí, sử dụng văn bản để ban hành các quyết định quản lý có thể dẫn tới phá sản nếu như được quản lý và sử dụng bởi những nhà lãnh đạo DN còn hạn chế về mặt quản lý và kinh doanh. Như vậy, văn bản, tài liệu hình thành trong hoạt động của các DN chứa đựng nhiều thông tin có giá trị không chỉ đối với hoạt động của DN mà còn có nhiều ý nghĩa đối với cả quốc gia. Chính vì vậy, nó cần phải bảo quản an toàn và phục vụ cho công tác quản lý và nghiên cứu sau này. z 2 Trong thời gian qua công tác văn thư, lưu trữ (VTLT) ở nước ta đã đạt được những thành tựu rất lớn.
Công tác VTVT trong các cơ quan được thực hiện tương đối khoa học, thống nhất, hiệu quả. Tuy nhiên, Nhà nước ta chủ yếu tập trung và quan tâm tổ chức quản lý công tác VTLT trong các cơ quan nhà nước và các tổ chức chính trị - xã hội. Còn đối với các DN thì Nhà nước ta chưa có một quy định, hướng dẫn cụ thể nào về công tác này. Chúng ta chỉ áp dụng những văn bản về công tác VTLT quy định đối với các cơ quan Nhà nước.
Trong khi đó đối hoạt động của DN lại rất phức tạp, tính chất hoạt động khác hẳn với các cơ quan nhà nước. Vì vậy, việc áp dụng các văn bản quy định về công tác VTLT của các cơ quan nhà nước đối với các DN là chưa phù hợp. Điều đó dẫn đến tình trạng công tác VTLT trong các DN chưa được thực hiện thống nhất về mặt nghiệp vụ, trong thực tế mỗi DN lại thực hiện theo một cách khác nhau. Việc soạn thảo văn bản, lập hồ sơ, lưu trữ tài liệu, giao nộp và lưu trữ lịch sử… của các DN không được thống nhất.
Điều này trước tiên gây khó khăn cho chính hoạt động quản lý và sản xuất kinh doanh của các DN, sau đó gây khó khăn cho các cơ quan quản lý về lưu trữ, đặc biệt khó khăn trong công tác thu thập và bảo quan an toàn khối tài liệu có giá trị. Vì những lý do trên, việc nghiên cứu về tổ chức và quản lý công tác VTLT của các DN nói chung và đối với từng loại hình DN là một vấn đề cấp thiết đối với công tác VTLT ở nước ta. Đặc biệt là việc nghiên cứu công tác tổ chức, quản lý VTLT trong các Công ty cổ phần (CTCP) - một loại hình DN phổ biến ở nước ta hiện nay. Chúng ta cần làm tốt nhiệm vụ này để công tác VTLT trong các DN nói chung, CTCP nói riêng được thực hiện thống nhất, khoa học, và lựa chọn đưa vào bảo quản những tài liệu có giá trị phục vụ cho hoạt động nghiên cứu và sản xuất, kinh doanh của các DN.
Từ đó không chỉ góp phần vào nâng cao hiệu quả hoạt động trong công tác quản lý, sản xuất kinh doanh của DN, nâng cao năng xuất lao động đối với từng DN, CTCP mà còn góp phần vào công cuộc phát triển kinh tế, xã hội của đất nước. Bên cạnh đó, thành phần và z 3 nội dung của Phông Lưu trữ Nhà nước cũng được làm giàu và phong phú. Với những lý do trên, chúng tôi quyết định lựa chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá tình hình tổ chức và quản lý công tác VTLT tại một số CTCP trên địa bàn thành phố Hà Nội” để làm luận văn Thạc sĩ của mình. Mục tiêu của đề tài Thực hiện đề tài, chúng tôi hướng tới mục tiêu: - Nghiên cứu, đánh giá thực trạng và phân tích những nguyên nhân cơ bản dẫn đến những hạn chế trong công tác VTLT tại một số CTCP trên địa bàn thành phố Hà Nội; - Trên cơ sở lý luận chung về tổ chức, quản lý về VTLT và thực trạng tổ chức quản lý công tác VTLT tại một số CTCP, chúng tôi đưa ra một số giải pháp hướng tới nâng cao hiệu quả tổ chức, quản lý công tác VTLT tại các CTCP.
Góp phần cho công tác VTLT của các CTCP vào hoạt động thống nhất, khoa học, đúng với quy định của Nhà nước. Thực hiện được mục tiêu đó tất yếu sẽ nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý, kinh doanh của các CTCP. Đồng thời góp phần vào công cuộc hiện đại hóa công tác VTLT ở nước ta trong thời gian sắp tới. Phạm vi nghiên cứu của đề tài Ở nước ta, CTCP là một trong những loại hình DN rất phổ biến, ở tất cả các tỉnh, thành phố đều có loại DN này với quy mô khác nhau.
CTCP cũng là loại hình DN hoạt động về nhiều lĩnh vực khác nhau với hình thức sở hữu khác nhau. Tuy nhiên, trong khi nghiên cứu đề tài này tác giả tập trung điều tra, khảo sát và đánh giá về tổ chức và quản lý công tác VTLT tại một số CTCP có quy mô lớn trên đại bàn thành phố Hà Nội. Trong đó tập trung khảo sát, đánh giá tại các CTCP hoạt động về các lĩnh vực quan trọng như: dầu khí, xây dựng, viễn thông, thủy điện, sản xuất dược phẩm. Các CTCP này, một số được sở hữu bởi Nhà nước, một số thì tư nhân là chủ sở hữu.
Các công ty cụ thể như: z 4 - CTCP MIPEC - CTCP Sông Đà 9 - CTCP Tư vấn xây dựng Sông Đà Thăng long - CTCP Cao su Sao vàng - CTCP Đầu tư và Phát triển y tế HAVIT - CTCP Đầu tư và Phát triển Bình minh. - Công ty cổ phần Dược phẩm Việt Nam - CTCP Đầu tư Xây dựng và Kinh doanh Miền Nam Đề tài đi sâu và nghiên cứu các giải pháp cụ thể đối với công tác tổ chức, quản lý về VTLT không những dưới góc độ quản lý Nhà nước mà đề tài còn nghiên cứu các giải pháp dưới góc độ quản lý của chính lãnh đạo của các CTCP. Nhiệm vụ của đề tài Đề tài thực hiện những nhiệm vụ sau: - Thứ nhất, đề tài phân tích cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và vai trò của CTCP đối với nền kinh tế quốc dân. - Thứ hai, phân tích vai trò của công tác VTLT đối với hoạt động của các CTCP; - Thứ ba, điều tra, khảo sát và nêu ra các thực trạng về tổ chức, quản lý và tổ chức thực hiện các nghiệp vụ VTLT tại các CTCP; - Thứ tư, phân tích và đánh giá những ưu điểm, hạn chế trong tổ chức, quản lý công tác VTLT tại các CTCP.
Đồng thời phân tích những nguyên nhân thực tế dẫn đến các hạn chế trong công tác VTLT tại các CTCP. - Thứ năm, từ các kết quả trên, đề tài nghiên cứu đưa ra các giải pháp cụ thể trong tổ chức và quản lý công tác VTLT nhằm khắc phục những hạn chế, nâng cao hiệu quả của công tác VTLT tại các CTCP, góp phần nâng cao năng xuất lao động cho các công ty và hướng tới hoàn thiện công tác VTLT của nước ta. Phƣơng pháp nghiên cứu Để tiến hành các nhiệm vụ mà đề tài đặt ra, chúng tôi đã sử dụng phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mac-Lenin. Ngoài ra, chúng tôi còn sử dụng một số phương pháp khoa học như điều tra, khảo sát, phỏng vấn, thống kê, phân tích, tổng hợp, so sánh.
Để thực hiện mục tiêu của đề tài thì nhóm phương pháp điều tra, quan sát trực tiếp và khảo sát là nhóm phương pháp quan trọng nhất mà chúng tôi sử dụng để thực hiện đề tài. Theo phương châm đó, chúng tôi đã tiến hành điều tra, khảo sát về tổ chức và quản lý công tác VTLT tại một số CTCP có quy mô lớn trên địa bàn thành phố Hà Nội, trong đó tập trung chủ yếu vào công tác tổ chức bộ máy, bố trí sắp xếp nhân sự, ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ và công tác tổ chức thực hiện các nghiệp vụ VTLT. Nhóm phương pháp phân tích, tổng hợp cũng là nhóm phương pháp được chúng tôi sử dụng để thực hiện đề tài. Từ kết quả điều tra, khảo sát thực tế và một số báo cáo của các cơ quan quản lý nghành về công tác VTLTchúng tôi tiến hành phân tích, tổng hợp các thông tin cũng như số liệu về công tác này tại các cơ quan và tại các CTCP.
Để đánh giá được công tác tổ chức, quản lý về VTLT tại các CTCP, chúng tôi đã áp dụng phương pháp so sánh. Qua các số liệu mà chúng tôi điều tra, khảo sát được và dựa vào kết quả phân tích, tổng hợp chúng tôi tiến hành so sánh kết quả triển khai thực hiện về tổ chức công tác VTLT tại các CTCP với các quy định của nhà nước. Khi tiến hành thực hiện đề tài, các phương pháp trên đã được chúng tôi đan xen và kết hợp một cách linh hoạt. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Đề tài tổ chức, quản lý công tác VTLT tại các cơ quan nói chung được nhiều nhà nghiên cứu về VTLT quan tâm.
Nhưng các nhà nghiên cứu chỉ đi tập trung vào nghiên cứu về tổ chức, quản lý công tác VTLT trong các cơ quan nhà z 6 nước.