Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Bảo hiểm xã hội huyện Hoài Nhơn, tỉnh Bình Định

Từ cuối thế kỷ 19 đến đầu thế kỷ 20 khái niệm KSNB được sử dụng trong các tài liệu về kiểm toán. Năm 1936, Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa kỳ (AICPA) đã định nghĩa “Kiểm soát nội bộ là các biện pháp và cách thức được chấp nhận và được thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tiền và các tài sản khác, cũng như kiểm tra sự chính xác trong ghi chép của sổ sách”. Tuy nhiên trên thực tế, vào năm 1949, Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA) đã công bố công trình nghiên cứu đầu tiên về KSNB với nhan đề “Kiểm soát nội bộ, các nhân tố cấu thành và tầm quan trọng đối với việc quản trị doanh nghiệp và đối với kiểm toán viên độc lập”. Trong báo cáo này, AICPA đã định nghĩa “Kiểm soát nội bộ là cơ cấu tổ chức và các biện pháp, cách thức liên quan được chấp nhận và thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tài sản, kiểm tra sự chính xác và đáng tin cậy của số liệu kế toán, thúc đẩy hoạt động có hiệu quả, khuyến khích sự tuân thủ các chính sách của người quản lý”. Đến năm 1958, Ủy ban thủ tục kiểm toán (CAP) trực thuộc AICPA ban hành báo cáo về thủ tục kiểm toán SAP 29 về “Phạm vi xem xét KSNB của kiểm toán viên độc lập” trong đó lần đầu tiên phân biệt kiểm soát nội bộ về quản lý và kiểm soát nội bộ về kế toán.

Theo Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính (thành lập năm 1985 theo đề xuất, thống nhất của năm tổ chức: Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA), Hiệp hội kế toán Hoa Kỳ (AAA), Hiệp hội quản trị viên tài chính (FEI), Hiệp hội Kế toán viên quản trị (IMA), Hiệp hội Kiểm toán viên nội bộ (IIA)), hệ thống kiểm soát nội bộ là một quá trình, chịu ảnh hưởng bởi Ban Giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên khác của một tổ chức, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây: (1) Tính hiệu quả và hiệu suất của các hoạt động; (2) Độ tin cậy của báo cáo tài chính; (3) Sự tuân thủ các luật lệ và quy định hiện hành. Mục tiêu của hệ thống KSNB là đảm bảo hoạt động hiệu quả, báo cáo tài chính đáng tin cậy và tuân thủ pháp luật.

Để hoàn thành kế hoạch được giao hàng năm, yêu cầu đơn vị phải thật sự năng động, sáng tạo và một cơ chế quản lý tốt, đặc biệt là công tác quản lý tài chính, thực hiện tốt công tác kiểm soát nội bộ (KSNB) để phòng ngừa rủi ro, đảm bảo các hoạt động của đơn vị định hướng theo đúng mục tiêu, đạt hiệu quả cao nhất. Tuy nhiên trong quá trình thực hiện tại Bảo hiểm xã hội huyện Hoài Nhơn, tỉnh Bình Định, một số bộ phận còn bộc lộ một số hạn chế trong công tác chuyên môn, cũng như không kiểm soát được hiệu quả các khoản thu và nội dung các khoản chi theo quy định… Nguyên nhân một phần là do hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị chưa được chú trọng, chưa đồng bộ, trong khi đó hệ thống chính sách pháp luật thường xuyên thay đổi để đáp ứng kịp thời nhu cầu phát triển của ngành.

Do đó việc xây dựng hệ thống KSNB dựa trên cơ sở lý thuyết hiện đại về KSNB, cách vận dụng hoàn thiện hệ thống KSNB trong lĩnh vực công là cần thiết. Từ những nguyên nhân trên, tôi đã chọn đề tài: “Hoàn thiện hệ thống KSNB tại Bảo hiểm xã hội huyện Hoài Nhơn, tỉnh Bình Định” nhằm nghiên cứu ứng dụng cơ sở lý luận KSNB hiện đại trong lĩnh vực công vào công tác hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị. Mục đích nghiên cứu - Phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Bảo hiểm xã hội huyện Hoài Nhơn. - Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm nâng cao chất lượng hoạt động tại Bảo hiểm xã hội huyện Hoài Nhơn.

Để nâng cao tính chính trực và giá trị đạo đức, cần xây dựng và thực hiện một bộ quy tắc ứng xử cho tất cả nhân viên. Quy tắc này phải bao gồm các nguyên tắc về đạo đức nghề nghiệp, trách nhiệm giải trình và tuân thủ pháp luật. Đồng thời, cần có cơ chế để báo cáo và xử lý các hành vi vi phạm đạo đức. Việc đào tạo và nâng cao nhận thức về đạo đức nghề nghiệp cũng rất quan trọng. Cần tổ chức các khóa đào tạo định kỳ cho nhân viên về các quy tắc ứng xử và các tình huống đạo đức có thể xảy ra trong công việc.

Cơ cấu tổ chức cần được thiết kế sao cho đảm bảo sự phân công trách nhiệm rõ ràng và sự kiểm soát lẫn nhau giữa các bộ phận. Cần xác định rõ vai trò và trách nhiệm của từng bộ phận và cá nhân trong hệ thống KSNB. Quyền hạn cần được phân công phù hợp với trách nhiệm, đảm bảo rằng mỗi cá nhân có đủ quyền để thực hiện nhiệm vụ được giao. Đồng thời, cần có cơ chế để kiểm soát việc thực hiện quyền hạn, tránh lạm quyền và sai phạm.

Cần xác định các rủi ro tiềm ẩn trong các hoạt động thu, chi, quản lý quỹ BHXH. Các rủi ro này có thể liên quan đến gian lận, sai sót, vi phạm pháp luật, hoặc các yếu tố bên ngoài như thay đổi chính sách, biến động kinh tế. Sau khi xác định, cần phân tích mức độ nghiêm trọng và khả năng xảy ra của từng rủi ro để ưu tiên các biện pháp kiểm soát phù hợp. Việc phân tích rủi ro cần dựa trên dữ liệu lịch sử, kinh nghiệm thực tế và các thông tin liên quan.

Dựa trên kết quả đánh giá rủi ro, cần xây dựng các biện pháp ứng phó phù hợp. Các biện pháp này có thể bao gồm: Tránh rủi ro (loại bỏ hoạt động gây rủi ro), Giảm thiểu rủi ro (thực hiện các biện pháp kiểm soát để giảm khả năng xảy ra hoặc mức độ ảnh hưởng của rủi ro), Chuyển giao rủi ro (chuyển rủi ro cho bên thứ ba thông qua bảo hiểm hoặc hợp đồng), Chấp nhận rủi ro (chấp nhận rủi ro và chuẩn bị các biện pháp ứng phó khi rủi ro xảy ra).

Cần tăng cường kiểm tra và đối chiếu các khoản thu, chi BHXH để phát hiện và ngăn chặn các sai sót, gian lận. Việc kiểm tra cần được thực hiện định kỳ và đột xuất, bởi các bộ phận độc lập. Cần đối chiếu số liệu giữa các bộ phận liên quan, như bộ phận thu, bộ phận chi, bộ phận kế toán, để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin. Các sai sót, gian lận phát hiện cần được xử lý kịp thời và nghiêm minh.

Cần phân quyền và ủy quyền hợp lý trong các hoạt động thu, chi, quản lý quỹ BHXH. Việc phân quyền cần đảm bảo rằng mỗi cá nhân có đủ quyền để thực hiện nhiệm vụ được giao, nhưng đồng thời cũng phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền hạn đó. Cần có quy trình ủy quyền rõ ràng, quy định về phạm vi, thời hạn và trách nhiệm của người được ủy quyền. Việc ủy quyền cần được giám sát chặt chẽ để đảm bảo rằng quyền hạn được sử dụng đúng mục đích.

Cần thiết lập cơ chế giám sát thường xuyên và định kỳ để đánh giá hiệu quả của hệ thống KSNB. Giám sát thường xuyên có thể được thực hiện thông qua việc kiểm tra, đối chiếu, phân tích dữ liệu. Giám sát định kỳ cần được thực hiện bởi bộ phận kiểm toán nội bộ hoặc bên thứ ba độc lập. Kết quả giám sát cần được báo cáo cho Ban Giám đốc và các bên liên quan để có biện pháp khắc phục kịp thời.

Cần đảm bảo rằng thông tin về hệ thống KSNB được truyền thông đầy đủ và kịp thời đến tất cả nhân viên. Nhân viên cần được đào tạo về hệ thống KSNB và vai trò của họ trong hệ thống. Cần có cơ chế để nhân viên báo cáo các vấn đề liên quan đến KSNB. Thông tin cần được truyền thông một cách rõ ràng, dễ hiểu và phù hợp với từng đối tượng.