Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Lý do chọn đề tài và bối cảnh thực tiễn

Công tác văn thư, lưu trữ (VTLT) là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và điều hành; đồng thời ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Các văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động không chỉ là phương tiện truyền tải quyết định quản trị mà còn là bản gốc, bản chính có giá trị pháp lý cao, đóng vai trò là căn cứ xác nhận sự việc và lưu giữ bí mật nội bộ.

Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN) là doanh nghiệp nhà nước quy mô lớn giữ vai trò bảo đảm an ninh năng lượng quốc gia. Với khối lượng văn bản hành chính, chuyên ngành phát sinh hàng ngày rất lớn giữa nội bộ Tập đoàn, các đơn vị thành viên và các cơ quan nhà nước, yêu cầu thiết lập hệ thống tổ chức, kiểm tra công tác VTLT trở nên cấp thiết. Mặc dù công tác VTLT tại EVN đã đạt được những kết quả nhất định, việc đánh giá toàn diện kỹ năng tổ chức, cơ chế kiểm tra và việc chuẩn hóa quy trình theo các quy định pháp luật mới là đòi hỏi thực tiễn quan trọng. Khóa luận "Tổ chức và kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại Tập đoàn Điện lực Việt Nam" do sinh viên Nguyễn Việt Chinh thực hiện dưới sự hướng dẫn của ThS. Lâm Thu Hằng (Khoa Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, năm 2021) nhằm giải quyết yêu cầu này.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

Khóa luận xác định các mục tiêu và nhiệm vụ cụ thể như sau:

  • Mục tiêu nghiên cứu:
    1. Hệ thống hóa các vấn đề lý luận chung về công tác tổ chức, kiểm tra VTLT, làm rõ vai trò và nội dung của công tác này trong tổ chức.
    2. Khảo sát, phân tích và đánh giá thực trạng công tác tổ chức và kiểm tra VTLT tại Tập đoàn Điện lực Việt Nam.
    3. Đề xuất các giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức, kiểm tra công tác VTLT tại EVN.
  • Nhiệm vụ nghiên cứu:
    1. Nhiệm vụ 1: Tìm hiểu cơ sở lý luận chung về tổ chức và kiểm tra công tác VTLT.
    2. Nhiệm vụ 2: Trình bày thực trạng tổ chức và kiểm tra công tác VTLT tại EVN.
    3. Nhiệm vụ 3: Đánh giá ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân trong công tác tổ chức, kiểm tra VTLT tại EVN.
    4. Nhiệm vụ 4: Xây dựng hệ thống giải pháp và đề xuất cụ thể nhằm nâng cao chất lượng tổ chức, kiểm tra VTLT tại EVN.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác văn thư, lưu trữ tại Tập đoàn Điện lực Việt Nam; trọng tâm là tình hình tổ chức, kiểm tra nghiệp vụ VTLT và các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động này.
  • Phạm vi không gian: Cơ quan Tập đoàn Điện lực Việt Nam (địa chỉ: Số 11 Cửa Bắc, phường Trúc Bạch, quận Ba Đình, thành phố Hà Nội).
  • Phạm vi thời gian: Dữ liệu và thực tiễn hoạt động trong giai đoạn từ năm 2020 đến năm 2021.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và cơ sở pháp lý

Khóa luận dựa trên hệ thống lý luận của khoa học Quản trị văn phòng và Lưu trữ học, kết hợp với hệ thống văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước và quy chế nội bộ của EVN:

  • Khái niệm nền tảng:
    • Tổ chức: Trích dẫn quan điểm của Nguyễn Hữu Thân (2011), PGS. Nguyễn Văn Thâm trong "Tổ chức điều hành hoạt động công sở", và PGS. Văn Tất Thu (2020) trong "Giáo trình Quản trị Văn phòng", tiếp cận tổ chức dưới góc độ cơ cấu tồn tại, liên kết nhân sự và phân công trách nhiệm.
    • Kiểm tra: Vận dụng lý thuyết của Henri Fayol và tài liệu quản trị hành chính văn phòng; xác định kiểm tra là tiến trình kiểm chứng việc thực hiện so với kế hoạch, tiêu chuẩn nhằm phát hiện sai lệch và hoàn thiện quyết định quản lý.
    • Công tác văn thư: Khái niệm theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP và Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ; định nghĩa của PGS. Vương Đình Quyền (2016). Khóa luận nhấn mạnh điểm mới của Nghị định 30/2020/NĐ-CP về việc bổ sung quy định quản lý, sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật và ký số văn bản điện tử.
    • Công tác lưu trữ: Khái niệm theo Khoản 1 Điều 2 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 và định nghĩa hai phương diện quản lý - nghiệp vụ của GVC. Chu Thị Hậu (2016) trong "Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ".
  • Văn bản pháp luật và văn bản nội bộ áp dụng:
    • Văn bản Nhà nước: Luật Doanh nghiệp 2020 (Điều 4, Điều 88); Nghị định số 26/2018/NĐ-CP về Điều lệ tổ chức và hoạt động của EVN; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP; Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ; Thông tư 01/2014/TT-BGDĐT và Thông tư 03/2014/TT-BTTTT về chuẩn ngoại ngữ, tin học.
    • Văn bản của EVN: Quyết định số 508/QĐ-EVN; Quyết định số 333/QĐ-EVN; Chỉ thị số 5288/CT-EVN ngày 05/8/2020; Chỉ thị số 4342/CT-EVN ngày 20/10/2015; Văn bản số 2881/EVN-VP ngày 18/01/2021; Văn bản số 948/EVN-VP ngày 28/2/2021; Văn bản số 1400/EVN-VP ngày 13/3/2020; Văn bản số 425/EVN-VP ngày 21/01/2020.

Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu

Tác giả kết hợp các phương pháp nghiên cứu định tính và khảo sát nghiệp vụ thực tế:

Phương pháp nghiên cứu Mục đích và nội dung triển khai Nguồn dữ liệu / Đối tượng áp dụng
Nghiên cứu tài liệu Hệ thống hóa khái niệm, vai trò, nội dung tổ chức và kiểm tra VTLT; trích xuất các quy chuẩn pháp lý. Giáo trình chuyên ngành (Vương Đình Quyền, Chu Thị Hậu, Văn Tất Thu...), luật, nghị định, quy chế nội bộ EVN.
Điều tra, khảo sát thực tế Thu thập thông tin thực tế về cơ cấu tổ chức bộ máy, chức năng nhiệm vụ và việc thực hiện nghiệp vụ VTLT tại cơ quan. Các báo cáo công tác, hồ sơ tuyển dụng, tài liệu nghiệp vụ tại Văn phòng EVN và Phòng VTLT.
Quan sát Nhận diện sự phối hợp giữa các khâu nghiệp vụ, phát hiện các điểm nghẽn, vướng mắc trong việc phân công và xử lý công việc. Quy trình tiếp nhận văn bản đến, phát hành văn bản đi, lập hồ sơ hiện hành và lưu trữ tại Văn phòng EVN.
So sánh Đối chiếu giữa quy định lý thuyết, tiêu chuẩn pháp lý (Nghị định 30/2020/NĐ-CP, Luật Lưu trữ) với việc triển khai thực tế. Kết quả thực hiện thực tế so với quy chế, chỉ thị của Tập đoàn và văn bản pháp luật hiện hành.
Phân tích - tổng hợp Đánh giá mặt tích cực, hạn chế, nguyên nhân; từ đó tổng hợp cơ sở thực tiễn để xây dựng hệ thống giải pháp. Toàn bộ dữ liệu khảo sát, biên bản kiểm tra công tác văn phòng, cải cách hành chính tại EVN năm 2020-2021.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận và vai trò của tổ chức và kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ

Chương này tập trung làm rõ hệ thống khái niệm, vai trò và 4 nội dung cốt lõi của hoạt động tổ chức, kiểm tra công tác VTLT:

  • Hệ thống khái niệm và vai trò: Khẳng định công tác VTLT bảo đảm tính pháp lý, bảo mật và cung cấp thông tin tài liệu cho hoạt động điều hành. Hoạt động kiểm tra là công cụ duy trì quyền quản trị của lãnh đạo văn phòng, ngăn ngừa sai sót và nâng cao năng suất công việc.
  • 4 nội dung tổ chức, kiểm tra công tác VTLT:
    1. Tổ chức, kiểm tra bộ máy: Thiết lập cơ cấu tổ chức phù hợp, phối hợp các bộ phận bằng quy chế, chương trình công tác; điều chỉnh nhân sự theo yêu cầu nhiệm vụ từng năm.
    2. Tổ chức, kiểm tra nhân sự: Đánh giá việc bố trí nhân sự, thực hiện chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật và lập kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng.
    3. Tổ chức, kiểm tra việc xây dựng nội quy, quy chế: Kiểm tra tính tương thích của nội quy, quy chế với chức năng, nhiệm vụ của từng ban, bộ phận và cá nhân.
    4. Tổ chức, kiểm tra nghiệp vụ VTLT:
      • Nghiệp vụ văn thư: Soạn thảo và ban hành văn bản (4 bước); Quản lý văn bản đến (4 bước: tiếp nhận, đăng ký, trình/chuyển giao, giải quyết/đôn đốc); Quản lý văn bản đi (5 bước: cấp số/thời gian, đăng ký, đóng dấu/ký số, phát hành/theo dõi, lưu); Lập hồ sơ và nộp lưu (4 khâu: mở hồ sơ, thu thập tài liệu, sắp xếp, kết thúc/biên mục); Quản lý con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật.
      • Nghiệp vụ lưu trữ: Thu thập, bổ sung tài liệu (tuân thủ 4 nguyên tắc: theo thời kỳ lịch sử, theo phông lưu trữ, theo khối phông, theo khu vực thẩm quyền); Xác định giá trị tài liệu; Chỉnh lý tài liệu; Xây dựng công cụ tra tìm tài liệu.

Chương 2: Thực trạng về tổ chức và kiểm tra công tác văn thư lưu trữ Tập đoàn Điện lực Việt Nam

Chương 2 trình bày bức tranh toàn diện về cơ cấu tổ chức và thực trạng triển khai công tác VTLT tại cơ quan EVN:

  • Cơ cấu tổ chức và chức năng của Văn phòng EVN: Văn phòng EVN thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc cho Hội đồng thành viên và Tổng giám đốc về quản lý công tác VTLT, văn phòng điện tử, hành chính, quản trị, vận hành Tòa nhà EVN (theo Quyết định số 508/QĐ-EVN). Cơ cấu Văn phòng gồm Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng và 6 phòng chuyên môn cùng Đội xe (Phòng Tổng hợp, Phòng Tài chính - Kế toán, Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật, Phòng Văn thư lưu trữ, Phòng Quản trị, Phòng Y tế).
  • Thiết lập bộ máy và bố trí nhân sự Phòng VTLT:
    • Bộ máy quản lý: Đứng đầu là Chánh Văn phòng (ông Bùi Công Luận), 01 Phó Chánh Văn phòng trực tiếp phụ trách Phòng VTLT (ông Đoàn Văn Huy), 01 Trưởng phòng VTLT, và 01 Phó Trưởng phòng hỗ trợ tham mưu, đôn đốc.
    • Phân bổ nhân sự thực hiện nghiệp vụ: 03 Chuyên viên văn thư, 02 Chuyên viên lưu trữ, 02 Chuyên viên văn phòng điện tử, 01 Chuyên viên/nhân viên bộ phận photo.
                  [Chánh Văn phòng]
         [Phó Chánh Văn phòng (Phụ trách VTLT)]
             [Trưởng phòng Văn thư lưu trữ]
[Phó Trưởng phòng] [Bộ phận Photo] [Chuyên viên   [Chuyên viên   [Chuyên viên Văn
(Đôn đốc/Tham mưu)  (01 nhân sự)    Văn thư]       Lưu trữ]       phòng Điện tử]
                                   (03 nhân sự)   (02 nhân sự)    (02 nhân sự)
  • Quy trình tuyển dụng và tiêu chuẩn chức danh: EVN áp dụng quy trình tuyển dụng nhân sự VTLT qua 5 bước nghiêm ngặt:
    1. Bước 1: Đề đạt xin ý kiến Lãnh đạo (Phó Chánh Văn phòng lập tờ trình gửi Chánh Văn phòng và Ban Tổ chức Nhân sự).
    2. Bước 2: Xây dựng kế hoạch tuyển dụng chi tiết (vị trí, bài thi, kinh phí, thời gian).
    3. Bước 3: Thông báo tuyển dụng công khai (nhận hồ sơ tối thiểu 30 ngày; gửi danh sách đủ điều kiện trước 7 ngày thi tuyển/xét tuyển).
    4. Bước 4: Tổ chức tuyển dụng (Hội đồng tuyển dụng do Chánh Văn phòng làm Chủ tịch; kiểm tra trình độ chuyên môn và phỏng vấn đạo đức, tác phong).
    5. Bước 5: Thông báo kết quả tuyển dụng và đánh giá rút kinh nghiệm.
    • Tiêu chuẩn chức danh: Áp dụng các tiêu chuẩn đối với ngạch văn thư chính, văn thư, văn thư trung cấp và viên chức lưu trữ (yêu cầu đại học chuyên ngành hoặc có chứng chỉ nghiệp vụ; ngoại ngữ Bậc 3 theo Thông tư 01/2014/TT-BGDĐT; tin học chuẩn theo Thông tư 03/2014/TT-BTTTT).
  • Đào tạo và quy trình nghiệp vụ: Hàng năm mở các lớp tập huấn cập nhật văn bản mới, lý luận nghiệp vụ và kỹ năng ứng dụng CNTT. Các quy trình công việc văn thư (soạn thảo, quản lý văn bản đi/đến, quản lý chữ ký số, sử dụng con dấu) và lưu trữ (thu thập, chỉnh lý, bảo quản, khai thác) được phân định cụ thể.
  • Thực trạng kiểm tra, đánh giá công tác VTLT:
    • Kế hoạch và Đoàn kiểm tra: Hàng năm thành lập Đoàn kiểm tra gồm Lãnh đạo Văn phòng (Trưởng đoàn), Lãnh đạo Ban Pháp chế (Phó trưởng đoàn), Phó Chánh Văn phòng (Thành viên), Đại diện EVNICT phụ trách D-Office (Thành viên).
    • Nội dung kiểm tra: Kiểm tra việc quán triệt Nghị định 30/2020/NĐ-CP, Quyết định 333/QĐ-EVN, Chỉ thị 5288/CT-EVN, công tác bảo vệ bí mật Nhà nước, cải cách hành chính và ứng dụng CNTT (phần mềm D-Office, E-Office, lập hồ sơ số).
    • Kết quả kiểm tra: Tỷ lệ lập hồ sơ công việc và nộp lưu vào lưu trữ cơ quan năm 2020 đạt trên 90%; áp dụng hiệu quả việc quản lý văn bản trên môi trường mạng và hệ thống văn phòng điện tử E-Office.
    • Hạn chế tồn tại: Còn tài liệu tồn đọng từ năm 2015 trở về trước chưa được xử lý dứt điểm theo Chỉ thị 35/CT-TTg; kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu điện tử chưa đáp ứng đầy đủ theo quy định tại Phụ lục VI, Nghị định 30/2020/NĐ-CP; một số đơn vị trực thuộc còn chậm ban hành danh mục hồ sơ hàng năm.

Chương 3: Một số giải pháp và đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức kiểm tra công tác văn thư lưu trữ Tập đoàn Điện lực Việt Nam

Tác giả đề xuất 6 nhóm giải pháp thực tiễn dựa trên cơ sở khắc phục các tồn tại phát hiện sau kiểm tra:

  1. Xây dựng vị trí làm việc cho bộ phận VTLT: Xác định rõ bản mô tả công việc, khung năng lực và khối lượng công việc chuẩn cho từng chức danh (văn thư, lưu trữ, văn phòng điện tử, photo).
  2. Thiết kế lại bộ máy làm công tác VTLT: Tinh gọn đầu mối, nâng cao năng lực phối hợp trực tiếp giữa bộ phận văn thư điện tử và bộ phận lưu trữ truyền thống.
  3. Xây dựng tiêu chí thi đua khen thưởng: Gắn trách nhiệm thực hiện công tác lập hồ sơ và bảo quản tài liệu vào chỉ tiêu đánh giá thi đua định kỳ của cá nhân và đơn vị.
  4. Hoàn thiện văn bản chỉ đạo về công tác VTLT: Sửa đổi, bổ sung Quy chế công tác VTLT của EVN phù hợp với Nghị định số 30/2020/NĐ-CP; ban hành đầy đủ Danh mục hồ sơ cơ quan hàng năm.
  5. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin: Phối hợp chặt chẽ với Công ty Viễn thông Điện lực và Công nghệ thông tin (EVNICT) để hoàn thiện các tính năng của phần mềm D-Office/E-Office, hỗ trợ lập hồ sơ số, số hóa tài liệu và tích hợp công cụ thống kê, kiểm tra tự động.
  6. Xây dựng chỉ số KPI trong quản lý và kiểm tra công tác VTLT: Áp dụng hệ thống chỉ số đo lường hiệu quả công việc (KPI) cụ thể về thời gian xử lý văn bản, tỷ lệ nộp lưu đúng hạn, độ chính xác trong phân loại tài liệu nhằm lượng hóa kết quả kiểm tra.

Kết quả và đóng góp

Kết quả nghiên cứu chính

Khóa luận đã khảo sát thực tế và đưa ra các số liệu, minh chứng cụ thể về tổ chức và kiểm tra VTLT tại cơ quan EVN:

  • Về cơ cấu nhân sự: Làm rõ mô hình tổ chức gồm 01 Chánh Văn phòng, 04 Phó Chánh Văn phòng (trong đó có 01 Phó Chánh Văn phòng chuyên trách VTLT), 01 Trưởng phòng, 01 Phó Trưởng phòng và 08 chuyên viên/nhân viên chuyên trách theo 4 mảng công việc chuyên biệt.
  • Về hiệu quả nghiệp vụ: Ghi nhận tỷ lệ lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan năm 2020 đạt trên 90%; 100% văn bản điện tử được quản lý, ký số và xử lý qua hệ thống E-Office/D-Office.
  • Về hoạt động kiểm tra: Xác lập được cơ chế phối hợp liên phòng ban trong Đoàn kiểm tra thường niên (Văn phòng, Ban Pháp chế, EVNICT) và chỉ ra các tồn tại về tài liệu tồn đọng trước 2015 cùng hạn chế về trang thiết bị kho lưu trữ theo chuẩn Phụ lục VI Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Đóng góp của khóa luận

  • Đóng góp về mặt lý luận: Khóa luận làm sâu sắc thêm lý luận về quản trị văn phòng và công tác VTLT áp dụng đặc thù cho mô hình công ty mẹ trong tập đoàn kinh tế nhà nước, thay vì chỉ tiếp cận chung ở khối cơ quan hành chính nhà nước.
  • Đóng góp về mặt thực tiễn: Khóa luận không chỉ mô tả quy trình thực tế mà còn xây dựng quy trình tuyển dụng 5 bước chuẩn hóa, cơ chế phối hợp kiểm tra liên ngành nội bộ, và đề xuất áp dụng KPI cùng giải pháp công nghệ phối hợp với EVNICT để giải quyết bài toán tài liệu điện tử và tài liệu tồn đọng.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Phạm vi nghiên cứu của đề tài tập trung chủ yếu tại cơ quan Tập đoàn Điện lực Việt Nam (Công ty mẹ) trong khoảng thời gian từ năm 2020 đến năm 2021; chưa mở rộng khảo sát chuyên sâu tại các Tổng công ty phát điện (GENCO 1, 2, 3), các Tổng công ty Điện lực miền, hay Tổng công ty Truyền tải điện Quốc gia (EVNNPT).
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu cơ chế kiểm tra, giám sát công tác VTLT thống nhất trên toàn bộ hệ thống các đơn vị thành viên EVN; nghiên cứu sâu về các tiêu chuẩn bảo mật, số hóa hồ sơ kỹ thuật chuyên ngành điện lực và xây dựng kho lưu trữ số tập trung theo các quy định mới nhất của Chính phủ.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng tham khảo:
    • Sinh viên và học viên ngành Quản trị văn phòng, Lưu trữ học và Quản trị thông tin.
    • Cán bộ, chuyên viên làm công tác văn phòng, văn thư, lưu trữ tại các doanh nghiệp nhà nước, tập đoàn kinh tế và các cơ quan hành chính.
  • Nội dung có giá trị ứng dụng cao:
    • Khung tiêu chuẩn tuyển dụng cán bộ văn thư, lưu trữ kết hợp quy định của Nhà nước và yêu cầu thực tế của doanh nghiệp.
    • Quy trình và nội dung kế hoạch kiểm tra liên phòng ban về công tác văn thư, cải cách hành chính và bảo vệ bí mật nhà nước.
    • Mô hình phân công trách nhiệm chi tiết từ Chánh Văn phòng đến các vị trí chuyên viên nghiệp vụ trong một tổ chức quy mô lớn.

Câu hỏi thường gặp

1. Cơ cấu nhân sự của Phòng Văn thư Lưu trữ tại Cơ quan EVN gồm những chức danh nào?

Phòng Văn thư Lưu trữ trực thuộc Văn phòng EVN có cơ cấu nhân sự gồm: 01 Trưởng phòng; 01 Phó Trưởng phòng (hỗ trợ tham mưu, đôn đốc); 03 Chuyên viên văn thư; 02 Chuyên viên lưu trữ; 02 Chuyên viên văn phòng điện tử; và 01 Chuyên viên/nhân viên thuộc bộ phận photo. Trực tiếp chỉ đạo phòng là 01 Phó Chánh Văn phòng chuyên trách.

2. Thành phần Đoàn kiểm tra công tác văn thư lưu trữ tại EVN được quy định gồm những ai?

Đoàn kiểm tra định kỳ tại EVN bao gồm: Lãnh đạo Văn phòng giữ vai trò Trưởng đoàn; Lãnh đạo Ban Pháp chế giữ vai trò Phó trưởng đoàn; Phó Chánh Văn phòng là thành viên; cùng 01 đại diện của Công ty Viễn thông Điện lực và Công nghệ thông tin (EVNICT - bộ phận triển khai D-Office) làm thành viên chuyên môn về kỹ thuật.

3. Quy trình tuyển dụng nhân sự văn thư lưu trữ tại EVN gồm những bước nào?

Quy trình tuyển dụng gồm 5 bước: (1) Đề đạt xin ý kiến Lãnh đạo; (2) Xây dựng kế hoạch tuyển dụng chi tiết; (3) Thông báo tuyển dụng công khai và tiếp nhận hồ sơ (thời hạn nhận hồ sơ ít nhất 30 ngày); (4) Tổ chức thi tuyển chuyên môn và phỏng vấn tác phong, đạo đức; (5) Thông báo kết quả tuyển dụng và đánh giá, rút kinh nghiệm công tác tuyển dụng.

4. Kết quả và những hạn chế chính được chỉ ra trong đợt kiểm tra công tác VTLT tại EVN là gì?

Về kết quả, tỷ lệ lập và giao nộp hồ sơ công việc vào lưu trữ cơ quan năm 2020 đạt trên 90%, văn bản được quản lý tốt trên hệ thống E-Office/D-Office. Về hạn chế, EVN vẫn còn tài liệu tồn đọng từ năm 2015 trở về trước chưa xử lý dứt điểm theo Chỉ thị 35/CT-TTg; một số đơn vị trực thuộc chậm ban hành danh mục hồ sơ hàng năm; diện tích kho và trang thiết bị bảo quản tài liệu điện tử chưa đồng bộ theo Phụ lục VI Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

5. Khóa luận đề xuất những nhóm giải pháp nào để nâng cao hiệu quả công tác VTLT tại EVN?

Tác giả đề xuất 6 giải pháp cụ thể: Xây dựng vị trí việc làm chuẩn hóa; Thiết kế lại bộ máy làm việc; Xây dựng tiêu chí thi đua khen thưởng gắn với nộp lưu hồ sơ; Hoàn thiện văn bản chỉ đạo và quy chế nội bộ; Tăng cường ứng dụng CNTT (hoàn thiện D-Office/E-Office cùng EVNICT); Xây dựng và áp dụng chỉ số KPI để lượng hóa công tác quản lý và kiểm tra.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Việt Chinh đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về tổ chức, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ và bám sát các quy định mới tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Thông qua khảo sát thực tiễn tại Tập đoàn Điện lực Việt Nam giai đoạn 2020-2021, công trình đã làm rõ mô hình bộ máy, quy trình tuyển dụng, cơ chế kiểm tra liên phòng ban và các số liệu nghiệp vụ thực tế. Hệ thống 6 giải pháp đề xuất có tính khả thi cao, đóng góp thiết thực cho công tác hoàn thiện quản trị văn phòng và lưu trữ tài liệu tại các tập đoàn kinh tế nhà nước.