CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG. Khái niệm văn phòng. Văn phòng là lĩnh vực mà rất nhiều các tác giả quan tâm, nghiên cứu.
Chính vì thế mà khái niệm văn phòng cũng vô cùng phong phú, được khái quát từ các góc cạnh khác nhau: Văn phòng là một bộ phận cấu thành của một cơ quan tổ chức mà ở đó diễn ra hoạt động văn thư lưu trữ, đảm bảo thông tin và phục vụ hậu cần cho cơ quan tổ chức đó. Văn phòng là bộ phận giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành nhằm thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan tổ chức đó một cách hiệu lực và hiệu quả. Văn phòng phải là bộ máy được tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thể của từng cơ quan. Đối với cơ quan có quy mô lớn thì bộ máy văn phòng có đầy đủ phòng ban, với số lượng nhân viên cần thiết để thực hiện mọi hoạt động của của cơ quan.
Còn đối với cơ quan có quy mô nhỏ thì văn phòng có thể gọn nhẹ ở mức tối thiểu. Theo tác giả cuốn sách Nghiệp vụ văn phòng - PGS. Nguyễn Hữu Tri (2005) thì văn phòng được tiếp cận một cách toàn diện ở hai trạng thái động và tĩnh. Nếu quan sát văn phòng ở trạng thái động thì nó bao gồm toàn bộ quá trình vận chuyển thông tin từ đầu vào đến đầu ra trong đơn vị.
Nếu quan sát văn phòng ở trạng thái tĩnh thì nó bao gồm những yếu tố vật chất hiện hữu nh nhà cửa, xe cộ, các thiết bị, con người …v.v có trong văn phòng cơ quan, đơn vị đủ để thực hiện mục tiêu của tổ chức. [1] Với khái niệm trên Văn phòng bao gồm những chức năng như sau: Chức năng giúp việc điều hành. 12 Luan van Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của ban lãnh đạo cơ quan đơn vị thông qua các công việc cụ thể như: Xây dựng chương trình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch đó. Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức hội nghị, đi công tác, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản.
Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất. Chủ thể làm công tác tham mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương đối với chủ thể quản lý Văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất trình hoặc đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp trên cơ sở các phương án riêng biệt của các bộ phận nghiệp vụ. Chức năng hậu cần. Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ.
Văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng có hiệu quả. Đó là chức năng hậu cần của văn phòng. Các chức năng trên vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan tồn tại cơ quan văn phòng ở mỗi đơn vị, tổ chức. Trong đó chức năng tham mưu tổng hợp là cực kỳ quan trọng, quyết định đến sự thành bại của công tác văn phòng Nhiệm vụ.
Tổng hợp chương trình kế hoạch công tác của cơ quan đơn vị. Thu thập xử lý, quản lý sử dụng thông tin. Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo, theo dõi việc triển khai thực hiện các quyết định. Tư vấn về văn bản cho thủ trưởng, trợ giúp thủ trưởng về kỹ thuật soạn thảo văn bản.
Tổ chức công tác bảo vệ trật tự an toàn trong cơ quan. 13 Luan van Tổng hợp chương trình kế hoạch công tác của cơ quan đơn vị. Thu thập xử lý, quản lý sử dụng thông tin. Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo, theo dõi việc triển khai thực hiện các quyết định.
Tư vấn về văn bản cho thủ trưởng, trợ giúp thủ trưởng về kỹ thuật soạn thảo văn bản. Tổ chức công tác bảo vệ trật tự an toàn trong cơ quan. Như vậy, Văn phòng là nơi thực hiện công tác tham mưu, thu thập tiếp nhận, tổng hợp ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo cơ quan 1. Khái niệm về công nghệ thông tin.
Công nghệ Thông tin, viết tắt CNTT,(tiếng Anh: Information Technology hay là IT) là một nhánh ngành kỹ thuật sử dụng máy tính và phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền tải và thu thập thông tin. Ở Việt Nam, khái niệm Công nghệ Thông tin được hiểu và định nghĩa trong nghị quyết Chính phủ 49/CP ký ngày 04/08/1993: "Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kĩ thuật hiện đại - chủ yếu là kĩ thuật máy tính và viễn thông - nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội" Các khái niệm cơ bản khác: Thông tin và dữ liệu Thông tin (Information) là một khái niệm trừu tượng, tuy nhiên, đây lại chính là cái để chúng ta có thể hiểu biết và nhận thức thế giới. [3] Thông tin tồn tại khách quan, có thể ghi lại và truyền đi. Những điều mà ta gặp hàng ngày như thông tin dự báo thời tiết, tin điện sắp sửa tăng giá, lịch tập huấn của đội tuyển Việt Nam.chính là thông tin.
Việc chúng ta ghi lại những điều này ra giấy, đó là chúng ta ghi lại thông tin. Còn việc chúng ta nói với mọi người những điều này hoặc đưa cho mọi người xem những điều này, đó là truyền tin. 14 Luan van Dữ liệu (Data) là cái mang thông tin. Dữ liệu có thể là các dấu hiệu (kí hiệu, văn bản chữ số chữ viết.), các tín hiệu (điện, từ, quang, nhiệt độ, áp suất.) hoặc các cử chỉ, hành vi (nóng giận, sốt ruột, tươi cười.
Khi nhìn thấy một người đang tươi cười, hành vi đó có thể cho chúng ta thông tin rằng người đó rất vui. Đọc được nội dung của một cuốn sách khoa học, ta biết thêm được nhiều kiến thức mới, đó là thông tin ta có được do cuốn sách mang lại. Phần mềm (Soft ware) Phần mềm là tập hợp các chỉ thị cho máy tính làm việc. Nói cách khác, toàn bộ các chương trình chạy trên máy tính gọi là phần mềm máy tính.
Sự ra đời của phần mềm khiến cho hiệu quả sử dụng phần cứng được nâng cao, rất nhiều công việc của con người được tư động hóa, vận hành nhanh chóng. Ví dụ: về các phần mềm máy tính như phần mềm soạn thảo văn bản, phần mềm bảng tính, phần mềm trình diễn. Phần mềm ứng dụng Là các chương trình giúp người dùng đầu cuối (end–user) thực hiện một hoặc nhiều nhiệm vụ cụ thể Có hai loại: Phần mềm ứng dụng cơ bản : xử lý văn bản, bảng tính, cơ sở dữ liệu, … Ví dụ: MS Word, Excel, Access Phần mềm ứng dụng chuyên dụng: xử lý đồ họa, xử lý âm thanh, thiết kế web, … Ví dụ: Photoshop, Winamp, Dreamweaver. Phần cứng (Hard ware) Phần cứng là sản phẩm thiết bị số hoàn chỉnh; cụm linh kiện; linh kiện; bộ phận của thiết bị số, cụm linh kiện, linh kiện.Được chia thành 4 loại: Cụm hệ thống Thiết bị vào/ra Bộ nhớ thứ cấp Thiết bị kết nối.
Thiết bị vào/ra Thiết bị vào: Chuột, Bàn phím, Máy scan … Thiết bị ra: Máy in, Loa. Bộ nhớ thứ cấp. Là thiết bị lưu trữ dữ liệu không kết nối trực tiếp với bộ vi xử lý mà phải thông qua các kênh đọc/ghi dữ liệu Lưu dữ liệu ngay cả khi bị ngắt điện Thiết bị kết nối Là những thiết bị cho phép máy tính kết nối với các máy tính khác Ví dụ: modem, USB 3G, … Mạng máy tính (Computer Network) là hai hay nhiều máy tính được kết nối với nhau thông qua dây dẫn, tín hiệu Radio (hay còn gọi tín hiệu vô tuyến) tín hiệu quang hoặc bất cứ sự kết hợp nào giữa chúng với một số phương pháp khác, cho phép bạn gửi, nhận các lệnh và file từ máy tính này tới máy tính khác. + Các thành phần khác của mạng bao gồm: Các thiết bị đầu cuối (end system) kết nối với nhau tạo thành mạng, có thể là các mạng máy tính hoặc các thiết bị khác.
Nói chung hiện nay ngày càng nhiều các thiết bị có khả năng kết nối vào mạng máy tính như điện thoại di động, PDA, tivi, Môi trường truyền mà các thao tác truyền thông được thực hiện qua đó. Môi trường truyền có thể là các loại dây dẫn (dây cap), song (đối với các mạng không dây). Giao thức (protocol) là các quy tắc quy định cách trao đổi dữ liệu các thực thể. Mạng máy tính, mang lại rất nhiều tiện ích hữu dụng cho người sử dụng.
Một trong các tiện ích phổ thông là internet là hệ thống thư điện tử (email), trò chuyện trực tuyến (chat), máy truy tìm dữ liệu (search engine), các tiện ích dịch 16 Luan van vụ thương mại và chuyển ngân và các dịch vụ về y tế, giáo dục như là chữa bệnh từ xa hoặc tổ chức các lớp học ảo. Internet là mạng máy tính rọng khắp toàn cầu,các máy tính được kết nối với nhau bằng các mạng viễn thông. Bất kỳ máy tính nào có phần mềm, phần cứng và có kết nối với mạng viễn thông đều có thể truy cập internet.Mạng internet thường được sử dụng như một công cụ giao tiếp toàn cầu, nó cũng là nguồn tư liệu tham khảo rất tốt, cho phép người dung tiếp cận với một khối lượng thông tin khổng lồ thuộc bất kỳ lĩnh vực nào. Mạng LAN (local area network) hay còn gọi là “ mạng cục bộ “ là mạng tư nhân trong một tòa nhà, một khu vực ( trường học hay cơ quan chẳng hạn) có cỡ chừng vài km.
Chúng nối với các máy chủ và các chạm trong các văn phòng và nhà máy để chia sẻ tài nguyên và trao đổi thông tin. LAN có 2 đặc điểm: + Giới hạn phạm vi hoạt động từ vài m tới vài km. Thường dùng kỹ thuật đơn giản chỉ có 1 dây cáp (cable) nối tất cả các máy.