MỞ ĐẦU Nghiên cứu khoa học là một trong những hoạt động không thể thiếu trong một trường đại học. Việc quản lý, thống kê các đề tài nghiên cứu khoa học cũng như tổ chức cho sinh viên đăng ký thực hiện khóa luận tốt nghiệp là hoạt động thường niên của các khoa trong Trường nói chung và khoa Công nghệ Thông tin nói riêng. Để công việc này được thực hiện một cách hiệu quả thì không thể thiếu một chương trình hỗ trợ nhằm tra cứu, thống kê đề tài một cách nhanh chóng; tổ chức đăng ký, báo cáo khóa luận tốt nghiệp dễ dàng hơn. Tuy nhiên, cho đến nay công việc này đang dừng lại ở mức khá thủ công với công cụ dùng để thống kê, thành lập hội đồng nghiệm thu…chủ yếu là Excel.
Hệ thống đề xuất sẽ phục vụ hiệu quả cho khoa Công nghệ Thông tin thực hiện các công việc trên một cách tự động hơn I.1 Tính cấp thiết của đề tài Tin học hóa quản lý là một trong những yêu cầu quan trọng nhằm đảm bảo chất lượng toàn diện. Theo tinh thần này, những công việc nào được thực hiện thường xuyên, có tính chất lặp đi, lặp lại…cần phải tin học hóa. Việc quản lý, thống kê các đề tài nghiên cứu khoa học, số lượng giảng viên tham gia nghiên cứu hàng năm hay tổ chức thành lập hội đồng nghiệm thu báo cáo khóa luận tốt nghiệp cho sinh viên c ần được tin học hóa. Hiện khoa Công nghệ Thông tin chưa có một công cụ hỗ trợ quản lý, theo dõi và thống kê hiệu quả các đề tài nghiên cứu khoa học cũng như khóa luận tốt nghiệp của sinh viên.
Đề tài này được thực hiện nhằm tạo ra một công cụ từng bước hỗ trợ khoa Công nghệ Thông tin tin học hóa quản lý. Công cụ này cho phép người sử dụng quản lý được các thông tin về bài báo nghiên cứu, các đề tài một cách dễ dàng; việc thống kê, tìm Trang 9 NCKH cấp Trường Trần Công Tú – Phùng Quang Ngọc kiếm thông tin cũng trở nên dễ dàng;và hơn hết là việc tiết kiệm được thời gian và tiền bạc cho việc nhập liệu và bảo quản tài liệu.2 Mục tiêu đề tài Xây dựng thành công hệ thống đáp ứng được các yêu cầu nghiệp vụ như hỗ trợ quản lý, thống kê các đề tài nghiên cứu khoa học và khóa luận tốt nghiệp của sinh viên khoa Công nghệ thông tin trường đại học Sư phạm Kỹ thuật TP.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu - Qui trình đăng ký đề tài NCKH các cấp - Qui trình đăng ký và tổ chức bảo vệ khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Phạm vi nghiên cứu - Các qui trình nghiệp vụ tại khoa CNTT trường ĐH Sư phạm Kỹ thuật TP.4 Phương pháp nghiên cứu Cách tiếp cận Nghiên cứu, ứng dụng những công cụ hiện đại trong công nghệ phần mềm vào xây dựng qui trình nghiệp vụ theo hướng tin học hóa và triển khai hệ thống hỗ trợ quản lý đề tài NCKH các cấp cũng như khóa luận tốt nghiệp của sinh viên. Phương pháp nghiên cứu Khảo sát, phân tích các qui trình,từ đó đề xuất giải pháp tổng thể qui trình nghiệp vụ theo hướng tin học hóa và các biểu mẫu báo cáo,thống kê cần thiết. Trang 10 NCKH cấp Trường Trần Công Tú – Phùng Quang Ngọc Phần 2: TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU LIÊN QUAN VÀ KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG II.1 Tình hình nghiên cứu trong và ngoài nước Hiện tại ở trong nước cũng như ngoài nước đều không có hoặc ít nhất là không phổ biến các sản phẩm miễn phí có thể đáp ứng được các yêu cầu nghiệp vụ của khoa Công nghệ Thông tin.
Hầu hết các trường đại học trong nước hoặc không có, ho ặc nếu có hệ thống quản lý thì đều tự phát triển hoặc mua nhưng quan trọng nhất là không phổ biến nên bên ngoài không thể tiếp cận các hệ thống này. Do đó đề tài này không tập trung khảo sát các hệ thống đã có mà cố gắng khảo sát kỹ quy trình nghiệp vụ tại chỗ nhằm thiết kế, xây dựng hệ thống đáp ứng nhiều nhất có thể các yêu cầu.2 Khảo sát hiện trạng II.1 Những vấn đề còn tồn tại Về quản lý đề tài nghiên cứu khoa học: Hiện khoa Công nghệ Thông tin hoàn toàn không có hệ thống quản lý, khi cần thống kê, ban chủ nhiệm khoa phải yêu cầu các giảng viên tự thống kê trong một file Excel rồi tập hợp lại. Công việc thủ công này làm mất thời gian của mọi người liên quan, có thể dẫn đến chậm trễ trong việc trong việc báo cáo lên cấp trên hay gặp một chút khó khăn khi muốn tuyên dương các cá nhân điển hình trong nghiên cứu khoa học…Nói chung, công việc này đến nay chủ yếu vẫn là nhập liệu bằng tay qua các file văn bản, tính toán, thống kê một cách thủ công do đó tốn rất nhiều thời gian và công sức mà hiệu quả công việc lại không cao. Các giảng viên gần như không thể biết, theo dõi tổng quan về tình hình nghiên cứu trong Khoa.
Vấn đề tổ chức đăng ký, nghiệm thu khóa luận tốt nghiệp của sinh viên: Hiện việc đăng ký đề tài khóa luận tốt nghiệp đang được thực hiện một cách thủ công: - Các trưởng bộ môn gửi file excel cho giảng viên điền các thông tin đề tài mình đăng ký hướng dẫn, sau đó bộ môn tập hợp và cho sinh viên đăng ký. Trang 11 NCKH cấp Trường Trần Công Tú – Phùng Quang Ngọc - Ban chủ nhiệm khoa dựa vào danh sách đăng ký chính thức, thực hiện phân bổ giảng viên phản biện, ủy viên hội đồng nghiệp thu, thứ tự báo cáo… thủ công bằng một file excel. Điều này có thể dẫn đến sai sót như trùng lắp thời gian ngồi hội đồng của giảng viên, phân bố thừa thiếu đề tài sinh viên…Dĩ nhiên các sai sót này sẽ được phát hiện bởi giáo viên, sinh viên trước ngày nghiệm thu nhưng quan trọng là ban chủ nhiệm khoa sẽ mất thời gian điều chỉnh những sai sót không đáng có này.2 Khảo sát quy trình đăng ký, thực hiện và nghiệm thu đề tài nghiên cứu khoa học các cấp. Với mục đích là quản lý các đề tài nghiên cứu khoa học, các bài báo nghiên cứu của các giáo viên, sinh viên; tính số tiết quy đổi; thống kê và báo cáo.
Từ trước đến nay chủ yếu vẫn là nhập liệu bằng tay qua các file văn bản, tính toán, thống kê một cách thủ công do đó tốn rất nhiều thời gian và công sức mà hiệu suất lại không cao: - Lúc đầu việc lưu trữ có lẽ sẽ không tốn nhiều không gian, nhưng qua thời gian dữ liệu nhập vào lớn dần lên, số lượng văn bản và thống kê cần lưu trữ sẽ chiếm nhiều ngăn kéo, việc tìm kiếm cũng sẽ gặp nhiều khó khăn. - Việc xử lý dữ liệu bằng tay cần nhiều thời gian và sự cẩn thận. Càng nhiều văn bản thì độ khó và thời gian xử lý càng tăng. - Việc quản lý toàn hệ thống sẽ tốn nhiều nhân lực.
- Các thông tin quan trọng sẽ không được cập nhật liên tục (số tiết quy đổi của người nghiên cứu, tình trạng bài báo, tiến trình nghiên cứu của đề tài …). Tiếp nhận yêu cầu Hệ thống phải lưu trữ thông tin của nhiều đề tài, bài báo và người nghiên cứu, các quy định liên quan, và các thông tin liên quan khác(số tiết quy đổi, học hàm học vị, chức vụ, vai trò của người nghiên cứu, thông tin thời gian bắt đầu và kết thúc của bài báo, đề tài …). Yêu cầu đối với đề tài Trang 12 NCKH cấp Trường Trần Công Tú – Phùng Quang Ngọc Người sử dụng có thể nhập được thông tin của đề tài: mã đề tài, tên đề tài, cấp, đơn vị, kinh phí, năm đăng ký, ngày bắt đầu, ngày kết thúc, tình trạng đề tài, số tiết quy đổi và xếp loại, lĩnh vực, loại đề tài… Số tiết quy đổi cho đề tài được tính theo cấp đề tài. Theo quy chế hiện tại cấp đề tài được quy đổi như sau: Cấp đề tài Số tiết quy đổi Cấp nhà nước 600 Cấp Bộ 300 Cấp Tỉnh/ Thành phố 110 Cấp Trường 90 Mỗi đề tài đều có danh sánh người tham gia và vai trò tương ứng.
Một đề tài chỉ được phép có một chủ nhiệm, có thể có một hoặc không có giáo viên hướng dẫn. Không có đề tài nào không có người nghiên cứu. Số tiết quy đổi cho từng thành viên tham gia đề tài được tính dựa theo vai trò và số lượng người tham gia. Theo quy chế hiện tại, số tiết quy đổi được tính như sau: Số tiết quy đổi người Số lượng người tham gia Số tiết quy đổi chủ nhiệm tham gia 2 2/3 số tiết đề tài 1/3 số tiết đề tài >2 1/2 số tiết đề tài 1/2 số tiết đề tài Đối với đề tài cấp sinh viên, số tiết quy đổi được tính toàn bộ cho giáo viên hướng dẫn.
Đề tài thực hiện trong nhiều năm, số tiết quy đổi cho thành viên được chia đều cho số năm thực hiện. Số tiết quy đổi cho thành viên tham gia đề tài được tính khi đề tài được nghiệm thu, hoặc đề tài chưa nghiệm thu nhưng có số năm thực hiện lớn hơn 1. Đối với trường hợp này, nếu năm cuối chưa được nghiệm thu thì sẽ không tính số tiết quy đổi cho năm đó. Yêu cầu đối với bài báo Trang 13 NCKH cấp Trường Trần Công Tú – Phùng Quang Ngọc Bài báo gồm có tên bài báo, bài báo thuộc tạp chí nào, tháng năm xuất bản của bài báo và danh sách thành viên.
Bài báo không có giáo viên hướng dẫn hoặc người hướng dẫn. Thông tin tạp chí gồm tên tạp chí và loại tạp chí (gồm trong nước và nước ngoài). Số tiết quy đổi cho bài báo là một số thực không âm. Số tiết quy đổi cho từng thành viên tham gia bài báo bằng số tiết quy đổi bài báo chia cho số thành viên tham gia.
Yêu cầu đối với người nghiên cứu Người nghiên cứu gồm có họ tên, mã số người nghiên cứu, các thông tin cá nhân (ngày sinh, giới tính ), học hàm học vị, số tiết nghiên cứu nghĩa vụ, số tiết nghiên cứu đề tài, số tiết nghiên cứu bài báo, các miễn giảm và số tiết miễn giảm tương ứng , chức vụ, người nghiên cứu thuộc Trường hay người ngoài Trường. Số tiết nghĩa vụ của người nghiên cứu trong năm được tính căn cứ vào học hàm, học vị.