Tổng quan nghiên cứu

Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương, thành lập ngày 31/12/1984, là đơn vị đầu ngành trong lĩnh vực huyết học và truyền máu tại Việt Nam, với đội ngũ chuyên gia hàng đầu và chức năng đa dạng từ khám chữa bệnh đến nghiên cứu khoa học và đào tạo. Trong giai đoạn 2012-2023, công tác lưu trữ tại Viện đã hình thành một khối lượng tài liệu đa dạng, bao gồm tài liệu hành chính và chuyên môn, có giá trị thực tiễn, khoa học và lịch sử to lớn. Tuy nhiên, thực trạng tổ chức quản lý công tác lưu trữ còn tồn tại nhiều hạn chế như thiếu bộ phận chuyên trách, hệ thống văn bản quản lý chưa đầy đủ, và nguy cơ hư hại tài liệu do bảo quản chưa hiệu quả.

Mục tiêu nghiên cứu nhằm hệ thống hóa cơ sở lý luận và pháp lý về tổ chức quản lý công tác lưu trữ, làm rõ đặc điểm và ý nghĩa của khối tài liệu tại Viện, đồng thời khảo sát thực trạng tổ chức quản lý và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả, hiện đại hóa công tác lưu trữ. Nghiên cứu có phạm vi không gian tại trụ sở Viện ở Hà Nội, thời gian từ 2012 đến 2023, tập trung vào các nội dung như tổ chức bộ phận, phân công trách nhiệm, nguồn lực tài chính, cơ sở vật chất, nghiệp vụ lưu trữ và kiểm tra đánh giá.

Việc hoàn thiện tổ chức quản lý công tác lưu trữ không chỉ góp phần bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu mà còn nâng cao hiệu quả quản lý, phục vụ công tác chuyên môn và nghiên cứu khoa học, đồng thời đảm bảo an toàn thông tin trong lĩnh vực y tế đặc thù. Đây là nền tảng quan trọng giúp Viện duy trì vị thế đầu ngành và đáp ứng yêu cầu phát triển trong bối cảnh hội nhập và đổi mới.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết và mô hình nghiên cứu trong ngành Lưu trữ học, kết hợp với các khái niệm quản lý và tổ chức. Hai khung lý thuyết chính được áp dụng gồm:

  1. Lý thuyết về tài liệu lưu trữ: Định nghĩa tài liệu lưu trữ theo Luật Lưu trữ 2011 là các tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học và lịch sử, bao gồm bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp. Giá trị tài liệu được xác định dựa trên tiêu chí pháp lý, giá trị thông tin, khoa học và lịch sử.

  2. Lý thuyết tổ chức quản lý công tác lưu trữ: Tổ chức quản lý công tác lưu trữ là tổng hợp các biện pháp nhằm sắp xếp, chỉ huy, điều hành và hướng dẫn công tác lưu trữ để đạt mục tiêu bảo quản, khai thác và phát huy giá trị tài liệu. Nguyên tắc tổ chức quản lý bao gồm tập trung thống nhất, tiết kiệm hiệu quả và phù hợp với điều kiện thực tế.

Các khái niệm chính được sử dụng gồm: tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ, tổ chức, quản lý, tổ chức quản lý công tác lưu trữ, nguyên tắc tổ chức quản lý, và các biện pháp tổ chức quản lý.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp khoa học tổng hợp, phân tích, thống kê và khảo sát thực tiễn:

  • Nguồn dữ liệu: Bao gồm tài liệu thứ cấp từ sách chuyên khảo, giáo trình, văn bản pháp luật, các văn bản quản lý của Bộ Y tế và Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương; dữ liệu sơ cấp thu thập qua khảo sát thực trạng tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Viện.

  • Phương pháp chọn mẫu: Lựa chọn các phòng, khoa, trung tâm thuộc Viện làm đối tượng khảo sát, tập trung vào bộ phận Văn thư - Lưu trữ và các cán bộ kiêm nhiệm công tác lưu trữ tại các đơn vị.

  • Phương pháp phân tích: Phân tích định tính và định lượng các số liệu thu thập được về tổ chức bộ máy, nhân lực, văn bản quản lý, cơ sở vật chất, nghiệp vụ lưu trữ và các hoạt động kiểm tra, đánh giá.

  • Timeline nghiên cứu: Nghiên cứu tập trung vào giai đoạn 2012-2023, nhằm đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp phù hợp với điều kiện hiện tại và xu hướng phát triển trong tương lai.

Phương pháp luận được xây dựng trên cơ sở chủ nghĩa Mác-Lênin, vận dụng linh hoạt các phương pháp nghiên cứu khoa học để đảm bảo tính khách quan, chính xác và khả thi của kết quả nghiên cứu.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Cơ cấu tổ chức và nhân lực lưu trữ: Viện đã thành lập Phòng Hành chính quản trị chịu trách nhiệm công tác văn thư - lưu trữ, với bộ phận chuyên trách gồm 3 cán bộ. Mỗi khoa, phòng đều cử cán bộ kiêm nhiệm công tác hành chính lưu trữ. Tuy nhiên, tỷ lệ nhân lực chuyên trách còn thấp, chỉ khoảng 15% tổng số cán bộ liên quan, dẫn đến áp lực công việc và hạn chế trong quản lý chuyên môn.

  2. Hệ thống văn bản quản lý: Viện đã ban hành một số quy trình ISO và quy chế công tác văn thư, tuy nhiên hệ thống văn bản về lưu trữ còn thiếu sót, chưa đầy đủ các quy định về tổ chức quản lý, nghiệp vụ lưu trữ, bảo quản và khai thác tài liệu. Khoảng 60% các văn bản hiện hành tập trung vào công tác văn thư, chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý lưu trữ chuyên sâu.

  3. Thực trạng bảo quản và khai thác tài liệu: Khối lượng tài liệu lưu trữ tại Viện rất lớn, đa dạng về loại hình và vật mang tin, trong đó tài liệu chuyên môn chiếm khoảng 70%. Việc bảo quản tài liệu còn gặp khó khăn do thiếu trang thiết bị hiện đại, điều kiện kho lưu trữ chưa đồng bộ, dẫn đến nguy cơ hư hại vật lý và mất an toàn thông tin. Tỷ lệ tài liệu được số hóa mới đạt khoảng 20%, hạn chế khả năng khai thác và chia sẻ thông tin.

  4. Kiểm tra, đánh giá và xử lý vi phạm: Công tác kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ được thực hiện định kỳ nhưng chưa có hệ thống báo cáo và đánh giá toàn diện. Việc xử lý vi phạm trong lưu trữ còn mang tính hình thức, chưa có biện pháp răn đe hiệu quả, ảnh hưởng đến ý thức chấp hành của cán bộ.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các hạn chế trên xuất phát từ việc chưa có bộ phận lưu trữ chuyên trách đủ mạnh, thiếu nguồn lực tài chính và cơ sở vật chất hiện đại, cũng như hệ thống văn bản quản lý chưa hoàn chỉnh. So sánh với một số nghiên cứu tại các bệnh viện lớn khác, Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương có điểm mạnh về nhận thức và tổ chức bộ máy nhưng còn yếu về công nghệ và quy trình nghiệp vụ.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ phân bổ nhân lực lưu trữ theo chuyên trách và kiêm nhiệm, bảng thống kê số lượng văn bản quản lý theo nhóm nội dung, biểu đồ tỷ lệ tài liệu số hóa và sơ đồ quy trình kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ. Những kết quả này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc đầu tư nâng cao năng lực quản lý, ứng dụng công nghệ thông tin và hoàn thiện hệ thống văn bản để bảo đảm an toàn, hiệu quả công tác lưu trữ.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Tăng cường nhân lực chuyên trách lưu trữ: Tuyển dụng và đào tạo thêm cán bộ chuyên trách công tác lưu trữ, nâng tỷ lệ nhân lực chuyên trách lên ít nhất 40% trong vòng 2 năm tới. Chủ thể thực hiện là Ban Lãnh đạo Viện phối hợp với Phòng Tổ chức cán bộ.

  2. Hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý: Xây dựng và ban hành Quy chế công tác văn thư - lưu trữ đầy đủ, chi tiết, bao gồm các quy định về tổ chức bộ phận, nghiệp vụ, bảo quản, khai thác và xử lý vi phạm trong 12 tháng tới. Chủ thể thực hiện là Phòng Hành chính phối hợp với Ban Pháp chế.

  3. Đầu tư cơ sở vật chất và công nghệ: Nâng cấp kho lưu trữ với trang thiết bị hiện đại, áp dụng công nghệ số hóa tài liệu, xây dựng cơ sở dữ liệu điện tử để quản lý và khai thác tài liệu hiệu quả. Mục tiêu đạt tỷ lệ số hóa tài liệu trên 60% trong 3 năm. Chủ thể thực hiện là Ban Lãnh đạo Viện phối hợp với Phòng Công nghệ thông tin.

  4. Tăng cường kiểm tra, đánh giá và xử lý vi phạm: Thiết lập hệ thống báo cáo định kỳ, tổ chức các đợt kiểm tra chuyên sâu, xây dựng quy trình xử lý vi phạm nghiêm minh nhằm nâng cao ý thức chấp hành của cán bộ. Thời gian triển khai trong 1 năm. Chủ thể thực hiện là Phòng Hành chính và Ban Kiểm tra.

Các giải pháp trên cần được triển khai đồng bộ, có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban và sự chỉ đạo quyết liệt của Ban Lãnh đạo Viện để nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ, bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu, góp phần nâng cao chất lượng hoạt động chuyên môn và nghiên cứu khoa học.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Lãnh đạo các cơ quan y tế và bệnh viện: Giúp hiểu rõ vai trò và tầm quan trọng của công tác lưu trữ trong quản lý và phát triển đơn vị, từ đó xây dựng chính sách và đầu tư phù hợp.

  2. Cán bộ làm công tác lưu trữ, văn thư: Cung cấp kiến thức chuyên sâu về tổ chức quản lý lưu trữ, các nguyên tắc, biện pháp và quy trình nghiệp vụ, hỗ trợ nâng cao năng lực chuyên môn.

  3. Nhà nghiên cứu và sinh viên ngành Lưu trữ học, Quản trị văn phòng: Là tài liệu tham khảo quý giá về thực trạng và giải pháp tổ chức quản lý lưu trữ trong lĩnh vực y tế, góp phần phát triển nghiên cứu và đào tạo.

  4. Các đơn vị quản lý nhà nước về lưu trữ và văn thư: Hỗ trợ đánh giá thực trạng, xây dựng chính sách và hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ phù hợp với đặc thù ngành y tế, góp phần hoàn thiện hệ thống quản lý nhà nước.

Mỗi nhóm đối tượng có thể áp dụng kết quả nghiên cứu để cải tiến công tác lưu trữ, nâng cao hiệu quả quản lý thông tin và bảo vệ tài liệu có giá trị, từ đó góp phần phát triển bền vững tổ chức và ngành y tế.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tại sao công tác lưu trữ lại quan trọng đối với Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương?
    Công tác lưu trữ đảm bảo bảo quản và phát huy giá trị tài liệu chuyên môn và hành chính, phục vụ quản lý, nghiên cứu khoa học và bảo mật thông tin bệnh nhân, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ y tế.

  2. Viện đã tổ chức bộ phận lưu trữ như thế nào?
    Viện thành lập Phòng Hành chính quản trị với bộ phận Văn thư - Lưu trữ gồm 3 cán bộ chuyên trách, đồng thời cử cán bộ kiêm nhiệm tại các khoa, phòng để đảm bảo quản lý tài liệu toàn diện.

  3. Những khó khăn chính trong công tác lưu trữ hiện nay là gì?
    Thiếu nhân lực chuyên trách, hệ thống văn bản quản lý chưa đầy đủ, cơ sở vật chất và công nghệ bảo quản còn hạn chế, tỷ lệ số hóa tài liệu thấp, và công tác kiểm tra, xử lý vi phạm chưa hiệu quả.

  4. Giải pháp nào được đề xuất để nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ?
    Tăng cường nhân lực chuyên trách, hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý, đầu tư cơ sở vật chất và công nghệ số hóa, đồng thời tăng cường kiểm tra, đánh giá và xử lý vi phạm.

  5. Làm thế nào để bảo đảm an toàn thông tin trong lưu trữ tài liệu y tế?
    Áp dụng các quy định bảo mật nghiêm ngặt, phân quyền truy cập, sử dụng công nghệ bảo mật hiện đại và đào tạo cán bộ nâng cao ý thức bảo vệ thông tin, tránh rò rỉ và mất mát dữ liệu.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa cơ sở lý luận và pháp lý về tổ chức quản lý công tác lưu trữ, làm rõ đặc điểm và ý nghĩa của khối tài liệu tại Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương.
  • Thực trạng tổ chức quản lý lưu trữ còn nhiều hạn chế về nhân lực, văn bản quản lý, cơ sở vật chất và công nghệ, ảnh hưởng đến hiệu quả bảo quản và khai thác tài liệu.
  • Đề xuất các giải pháp đồng bộ gồm tăng cường nhân lực, hoàn thiện văn bản, đầu tư công nghệ và nâng cao kiểm tra, xử lý vi phạm nhằm hiện đại hóa công tác lưu trữ.
  • Nghiên cứu có phạm vi từ 2012 đến 2023, cung cấp cơ sở thực tiễn và khoa học cho việc cải tiến công tác lưu trữ trong ngành y tế.
  • Kêu gọi Ban Lãnh đạo Viện và các phòng ban phối hợp triển khai các giải pháp để bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu, góp phần nâng cao chất lượng hoạt động chuyên môn và nghiên cứu khoa học.

Hành động tiếp theo là xây dựng kế hoạch chi tiết triển khai các giải pháp đề xuất, đồng thời tổ chức đào tạo và nâng cao nhận thức cho cán bộ liên quan nhằm đảm bảo hiệu quả và bền vững của công tác lưu trữ tại Viện.