CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÁC ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH 1. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1. Định nghĩa hệ thống kiểm soát nội bộ Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam: “KSNB là quá trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan” [2]. Theo điều 39,Luật Kế toán Việt Nam 2015: “KSNB là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra” [10].
Theo quan điểm của COSO: “KSNB là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên trong đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây: Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động, Sự tin cậy của báo cáo tài chính và Sự tuân thủ pháp luật và các quy định” [1]. Có thể khái quát định nghĩa về KSNB của COSO như sau: (1) KSNB là một quá trình KSNB bao gồm một chuỗi hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất. Quá trình kiểm soát là phương tiện để giúp cho đơn vị đạt được các mục tiêu của mình. 7 (2)KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người Cần hiểu rằng KSNB không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu…mà phải bao gồm cả những con người trong tổ chức như Hội đồng Quản trị, Ban Giám đốc và các nhân viên.
Chính con người sẽ định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng. (3) KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không phải đảm bảo tuyệt đối là các mục tiêu sẽ đạt được. Vì khi vận hành hệ thống kiểm soát, những yếu kém có thể xảy ra do các sai lầm của con người…nên dẫn đến không đạt được các mục tiêu. KSNB có thể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm nhưng không thể đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra.
Hơn nữa, một nguyên tắc cơ bản trong việc đưa ra quyết định quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích được mong đợi từ quá trình kiểm soát đó. Do đó, tuy người quản lý có thể nhận thức đầy đủ về các rủi ro, thế nhưng nếu chi phí cho quá trình kiểm soát quá cao thì họ vẫn không áp dụng các thủ tục để kiểm soát rủi ro. (4) Các mục tiêu của KSNB Đối với BCTC, KSNB phải đảm bảo về tính trung thực và đáng tin cậy, bởi vì chính người quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập BCTC phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. Đối với tính tuân thủ, KSNB trước hết phải bảo đảm hợp lý việc chấp hành luật pháp và các quy định.
Điều này xuất phát từ trách nhiệm của người quản lý đối với những hành vi không tuân thủ trong đơn vị. Bên cạnh đó, KSNB còn phải hướng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị, qua đó bảo đảm đạt được những mục tiêu của đơn vị. Đối với mục tiêu sự hữu hiện và hiệu quả của các hoạt động KSNB giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị… Như vậy, các mục tiêu của hệ thống KSNB rất rộng, chúng bao trùm lên mọi mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của đơn vị. Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ Dù có sự khác biệt về tổ chức hệ thống KSNB giữa các đơn vị vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất hoạt động, mục tiêu…của từng nơi, thế nhưng bất kỳ hệ thống KSNB nào cũng phải bao gồm những bộ phận cơ bản.
Theo quan điểm COSO 2013, KSNB bao gồm các bộ phận sau: - Môi trường kiểm soát - Đánh giá rủi ro - Hoạt động kiểm soát - Thông tin và truyền thông - Giám sát Thứ nhất, Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát là tập hợp các tiêu chuẩn, các quy trình, và các cấu trúc làm cơ sở cho việc thực hiện KSNB trong tổ chức. Hội đồng quản trị và quản lý cấp cao thiết lập sắc thái từ cấp trên liên quan đến tầm quan trọng của KSNB và những tiêu chuẩn về đạo đức được mong đợi. Chính vì thế môi trường kiểm soát tạo ra sắc thái chung của một tổ chức, chi phối đến ý thức kiểm soát của mọi người trong tổ chức, là nền tảng cho tất cả các bộ phận khác của KSNB nhằm xây dựng nguyên tắc và cơ cấu hoạt động phù hợp. Mội môi trường kiểm soát bao gồm nhận thức, thái độ và hành động của nhà quản lý trong đơn vị kiểm soát và tầm quan trọng kiểm soát.
Môi trường kiểm soát có một ảnh hưởng quan trọng đến quá trình thực hiện kết quả của các thủ tục kiểm soát. Theo COSO 2013, Môi trường kiểm soát gồm các nguyên tắc sau: Nguyên tắc 1: Đơn vị chứng minh các cam kết về tính trung thực và giá trị đạo đức. Điều này thể hiện rằng người quản lý phải chứng tỏ đơn vị quan tâm đến tính trung thực và giá trị đạo đức. Nguyên tắc 2: Hội đồng quản trị phải chứng tỏ sự độc lập với người quản lý và đảm nhiệm chức năng giám sát việc thiết kế và vận hành hệ thống KSNB.
Nguyên tắc 3: Nhà quản lý dưới sự giám sát của Hội đồng quản trị cần thiết lập cơ cấu tổ chức, các loại báo cáo, phân định trách nhiệm và quyền hạn nhằm đạt được mục tiêu của đơn vị. 9 Nguyên tắc 4: Đơn vị phải chứng tỏ sự cam kết về việc sử dụng nhân viên có năng lực thông qua tuyển dụng, duy trì và phát triển nguồn nhân lực phù hợp với mục tiêu của đơn vị. Nguyên tắc 5: Đơn vị cần yêu cầu các cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo về trách nhiệm của họ trong việc đáp ứng các mục tiêu của tổ chức. Thứ hai, Đánh giá rủi ro Mọi đơn vị không phân biệt quy mô, cấu trúc, ngành nghề.đều phải đối mặt với nhiều rủi ro từ các nguồn bên trong, bên ngoài, ở tất cả các cấp độ.
Không có cách nào triệt tiêu rủi ro, vì vậy nhà quản lý phải quyết định một cách thận trọng mức rủi ro như thế nào có thể chấp nhận được và cố gắng duy trì rủi ro ở mức cho phép. Rủi ro được định nghĩa là khả năng một sự kiện sẽ xảy ra và ảnh hưởng xấu đến việc đạt các mục tiêu. Đánh giá rủi ro là việc nhận dạng, phân tích và quản lý các rủi ro có thể đe dọa đến việc đạt các mục tiêu của tổ chức, như mục tiêu sản xuất, bán hàng, marketing, tài chính và các hoạt động khác, từ đó có thể quản trị được rủi ro. Đánh giá rủi ro liên quan đến một quá trình liên tục và lặp đi lặp lại để nhận dạng và đánh giá rủi ro đối với việc đạt các mục tiêu.
Rủi ro đối với việc đạt các mục tiêu xét trên tổng thể của tổ chức được xem xét tương ứng với khả năng đối phó với rủi ro đã thiết lập. Theo COSO 2013, đánh giá rủi ro bao gồm 4 các nguyên tắc sau: Nguyên tắc 6: Đơn vị phải thiết lập mục tiêu rõ ràng và đầy đủ để nhận diện và đánh giá rủi ro phát sinh trong việc đạt được mục tiêu của đơn vị. Các mục tiêu đơn vị thường thiết lập bao gồm: Mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo tài chính và phi tài chính cho người bên ngoài và bên trong doanh nghiệp, mục tiêu tuân thủ. Nguyên tắc 7: Đơn vị phải nhận diện rủi ro trong việc đạt được mục tiêu của đơn vị, tiến hành phân tích rủi ro để xác định rủi ro cần được quản trị.
Nguyên tắc 8: Đơn vị cần xem xét các loại gian lận tiềm tàng khi đánh giá rủi ro không đạt được mục tiêu của đơn vị. Nguyên tắc 9: Đơn vị cần xác định và đánh giá những thay đổi của môi trường ảnh hưởng đến hệ thống KSNB. 10 Thứ ba, Hoạt động kiểm soát Hoạt động kiểm soát là các hoạt động được thiết lập thông qua các chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo rằng những chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện để giảm thiểu những rủi ro để đạt các mục tiêu của đơn vị. Các chính sách và thủ tục này thúc đẩy các hoạt động cần thiết để giảm thiểu những rủi ro của doanh nghiệp và tạo điều kiện cho các mục tiêu đề ra được thực hiện ở tất cả các cấp của đơn vị, ở các giai đoạn khác nhau trong quá trình kinh doanh và trong môi trường công nghệ thông tin.
Về mặt bản chất, chúng có thể là kiểm soát ngăn chặn hoặc kiểm soát phát hiện và có thể bao gồm một loạt các hoạt động thủ công và tự động như phân quyền và phê duyệt, xác minh, đối chiếu và đánh giá thành quả kinh doanh. Phân công phân nhiệm là một đặc thù trong việc lựa chọn và thiết lập của các hoạt động kiểm soát. Theo COSO 2013, Hoạt động kiểm soát gồm những nguyên tắc sau: Nguyên tắc 10: Đơn vị phải lựa chọn, thiết lập các hoạt động kiểm soát để góp phần hạn chế các rủi ro giúp đơn vị đạt mục tiêu trong giới hạn chấp nhận được. Nguyên tắc 11: Đơn vị lựa chọn và phát triển hoạt động kiểm soát chung với công nghệ hiện đại để hỗ trợ sự thành công cho việc đạt được các mục tiêu của đơn vị.
Nguyên tắc 12: Đơn vị triển khai hoạt động kiểm soát thông qua nội dung các chính sách đã được thiết lập và triển khai thành các thủ tục. Thứ tư, Thông tin truyền thông Thông tin và truyền thông là hai thành phần gắn kết với nhau.