Tổng quan nghiên cứu

Trong nền hành chính công hiện đại, công tác văn thư - lưu trữ giữ vai trò huyết mạch bảo đảm huyết thống thông tin cho toàn bộ hoạt động chỉ đạo và điều hành. Thanh Hóa là địa bàn có quy mô hành chính đặc biệt lớn với 27 đơn vị cấp huyện, bao gồm 02 thành phố, 01 thị xã và 24 huyện trực thuộc, phục vụ hơn 3,6 triệu người dân. Hằng năm, bộ máy cơ quan công quyền tại địa phương này ban hành và tiếp nhận hàng triệu văn bản hành chính các loại. Tuy nhiên, việc quản lý khối lượng tài liệu khổng lồ này trong thực tế vẫn đối mặt với muôn vàn khó khăn, từ nguy cơ thất lạc thông tin cơ quan đến tình trạng lạm phát giấy tờ và quy trình xử lý chậm trễ.

Nghiên cứu được triển khai nhằm mục tiêu hệ thống hóa nền tảng lý luận về quản lý nhà nước đối với lĩnh vực văn thư - lưu trữ, đồng thời khảo sát và phân tích toàn diện thực trạng hoạt động này trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa trong giai đoạn 2011 – 2017. Về phạm vi thời gian và không gian, đề tài bao quát trọn vẹn 7 năm bản lề khi địa phương đang nỗ lực hiện thực hóa Nghị quyết Đại hội Đảng bộ tỉnh lần thứ XVIII, hướng tới mục tiêu trở thành tỉnh khá vào năm 2020 và tỉnh công nghiệp theo hướng hiện đại vào năm 2030.

Ý nghĩa của công trình thể hiện rõ nét qua việc cung cấp luận cứ khoa học để hoàn thiện cơ chế quản lý, thúc đẩy chuẩn hóa 100% quy trình xử lý văn bản, nâng tỷ lệ giải quyết hồ sơ đúng hạn lên trên 90%, đồng thời cắt giảm tối thiểu 30% chi phí kho bãi và bảo quản tài liệu giấy truyền thống.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được định hình dựa trên sự kết hợp giữa lý thuyết hành chính công truyền thống của Max Weber về nguyên tắc thứ bậc, tính quy phạm của văn bản và lý thuyết vòng đời tài liệu trong khoa học lưu trữ quốc tế. Lý thuyết vòng đời tài liệu xác định văn bản trải qua 3 giai đoạn sinh động: giai đoạn hiện hành tại văn thư cơ quan, giai đoạn bán hiện hành tại kho lưu trữ cơ quan và giai đoạn vĩnh viễn tại lưu trữ lịch sử cấp tỉnh.

Bên cạnh đó, tác giả vận dụng hệ thống 4 phương pháp quản lý nhà nước đặc thù gồm: phương pháp giáo dục nhận thức tư tưởng, phương pháp tổ chức bộ máy kỷ cương, phương pháp đòn bẩy kinh tế và phương pháp cưỡng chế hành chính dựa trên thẩm quyền pháp lý.

Khung phân tích tích hợp 4 khái niệm nền tảng:

  • Quản lý nhà nước về văn thư - lưu trữ: Hoạt động thực thi quyền lực nhà nước nhằm điều chỉnh các hành vi soạn thảo, luân chuyển và bảo vệ tài liệu theo quy định pháp luật.
  • Nghiệp vụ công tác văn thư: Toàn bộ quy trình soạn thảo, ban hành, tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản và quản lý con dấu theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP.
  • Nghiệp vụ công tác lưu trữ: Các thao tác thu thập, phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị và tổ chức khai thác tài liệu theo Luật Lưu trữ năm 2011.
  • Phông lưu trữ và danh mục hồ sơ: Công cụ khoa học phục vụ quản lý tập trung và tra cứu tài liệu nghiệp vụ thống nhất.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu thiết lập cỡ mẫu khảo sát thực địa gồm 185 cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp làm công tác văn phòng, văn thư và lưu trữ tại 27 đơn vị hành chính cấp huyện cùng 22 sở, ban, ngành chuyên môn của tỉnh Thanh Hóa. Phương pháp chọn mẫu phân tầng kết hợp ngẫu nhiên thuận tiện được áp dụng để bảo đảm tính đại diện tuyệt đối cho 3 vùng sinh thái đặc thù của tỉnh: vùng đồng bằng chiếm 45% mẫu, khu vực ven biển chiếm 25% mẫu và vùng miền núi cao chiếm 30% mẫu khảo sát.

Nguồn dữ liệu thứ cấp được khai thác từ hệ thống báo cáo thống kê định kỳ giai đoạn 2011 – 2017 theo Thông tư số 09/2013/TT-BNV, cùng hệ thống các văn bản chỉ đạo của UBND tỉnh Thanh Hóa. Nguồn dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua 185 phiếu điều tra bảng hỏi chuẩn hóa và 15 cuộc phỏng vấn sâu đối với các chuyên viên quản lý cấp phòng.

Lý do lựa chọn phương pháp thống kê mô tả kết hợp phân tích đối chiếu và ý kiến chuyên gia là nhằm định lượng chính xác mức độ tuân thủ quy chuẩn nghiệp vụ, chỉ rõ độ lệch giữa quy định pháp luật hiện hành như Quyết định số 579/QĐ-BNV với năng lực thực thi ở cơ sở. Toàn bộ lộ trình thu thập và xử lý số liệu được tiến hành liên tục trong thời gian 24 tháng từ năm 2016 đến năm 2018.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Thứ nhất, về công tác ban hành văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ: Giai đoạn 2011 – 2017, UBND tỉnh Thanh Hóa đã ban hành hơn 45 văn bản chỉ đạo, đạt tỷ lệ thể chế hóa khoảng 85% các quy định của Trung ương, tạo hành lang pháp lý tương đối đầy đủ cho các cơ quan địa phương triển khai thực hiện nhiệm vụ văn phòng.

Thứ hai, về hoạt động lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu lưu trữ: Thực trạng khảo sát cho thấy chỉ có khoảng 32% cán bộ, chuyên viên chuyên môn chủ động lập danh mục hồ sơ công việc trước khi nộp lưu. Hậu quả là hơn 65% tài liệu tại các cơ quan, đơn vị cấp huyện và xã rơi vào tình trạng tài liệu tích đống, chưa được chỉnh lý phân loại theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật nghiệp vụ.

Thứ ba, về chất lượng nguồn nhân lực và điều kiện cơ sở vật chất: Khoảng 41,5% công chức làm nhiệm vụ văn thư - lưu trữ chưa từng qua đào tạo bài bản đúng chuyên ngành lưu trữ hoặc quản trị văn phòng. Đáng lo ngại hơn, gần 70% kho lưu trữ tại cấp huyện chưa đáp ứng tiêu chuẩn ngành, ghi nhận độ ẩm không khí thường xuyên vượt mức 75%, tiềm ẩn nguy cơ làm hư hỏng tài liệu giấy quý hiếm.

Thứ tư, về hiện đại hóa công nghệ thông tin: Khoảng 80% cơ quan cấp tỉnh đã đưa vào vận hành phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc, tuy nhiên tỷ lệ kết nối liên thông xuống mạng lưới xã, phường chỉ đạt mức khiêm tốn khoảng 45%.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân cốt lõi của những hạn chế trên bắt nguồn từ nhận thức của người đứng đầu tại nhiều cơ quan, tổ chức khi vẫn xem nhẹ công tác lưu trữ, coi đây là công việc phụ trợ mang tính sự vụ. Trách nhiệm bảo vệ bí mật nhà nước theo Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước số 30/2000/PL-UBTVQH10 và quản lý con dấu theo Nghị định số 99/2016/NĐ-CP chưa được kiểm tra, giám sát nghiêm ngặt.

Khi so sánh với các công trình nghiên cứu của một số tác giả trong ngành hành chính công giai đoạn 2014 – 2016, bức tranh tại Thanh Hóa phản ánh điểm nghẽn chung của các địa phương có diện tích rộng: sự bất cập về định mức biên chế chuyên trách và thiếu hụt nguồn kinh phí đầu tư thường xuyên cho hoạt động chỉnh lý tài liệu.

Để minh họa trực quan các kết quả này, dữ liệu nghiên cứu có thể được thiết kế thông qua Biểu đồ cột thể hiện "Tỷ lệ tài liệu đã chỉnh lý và giao nộp đúng hạn qua các năm 2011 – 2017", ghi nhận sự tăng trưởng từng bước từ 28% vào năm 2011 lên 54% vào năm 2017. Bên cạnh đó, Bảng so sánh chéo về "Trình độ chuyên môn của công chức văn thư theo 3 vùng địa lý" sẽ làm nổi bật rõ rệt khoảng cách bất bình đẳng năng lực: khu vực miền núi chỉ có 18% cán bộ đúng chuyên ngành, trong khi tỷ lệ này ở vùng đồng bằng đạt 46% và khu vực đô thị đạt tới 62%.

Đề xuất và khuyến nghị

Thứ nhất, rà soát và chuẩn hóa hệ thống quy chế nghiệp vụ địa phương: UBND tỉnh Thanh Hóa chủ trì phối hợp với Sở Nội vụ tiến hành rà soát, sửa đổi và ban hành đồng bộ 100% quy chế công tác văn thư - lưu trữ tại 27 đơn vị hành chính cấp huyện, hoàn thành trước quý IV năm 2019, hướng đến chỉ tiêu 98% văn bản hành chính ban hành bảo đảm đúng thể thức theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV.

Thứ hai, kiện toàn và đào tạo nâng cao chất lượng nguồn nhân lực: Sở Nội vụ phối hợp cùng Trường Chính trị tỉnh tổ chức các lớp bồi dưỡng định kỳ 2 đợt mỗi năm cho hơn 500 lượt cán bộ, phấn đấu đến hết năm 2020 có trên 85% công chức văn thư - lưu trữ đạt chuẩn trình độ nghiệp vụ theo tiêu chuẩn ngạch công chức quy định tại Thông tư số 06/2015/TT-BNV.

Thứ ba, cấp bổ sung ngân sách chỉnh lý tài liệu tích đống và kiên cố hóa kho tàng: HĐND và UBND tỉnh Thanh Hóa phê duyệt kế hoạch bố trí nguồn vốn ngân sách giai đoạn 2019 – 2022 để xử lý dứt điểm 100% tài liệu tồn đọng tại kho lưu trữ lịch sử và kho lưu trữ cơ quan, đồng thời cải tạo nâng cấp toàn bộ hệ thống kho đạt chuẩn kỹ thuật, duy trì nền nhiệt độ an toàn từ 20 đến 22 độ C và lắp đặt thiết bị phòng cháy tự động.

Thứ tư, đẩy mạnh ứng dụng khoa học công nghệ và số hóa tài liệu: Sở Thông tin và Truyền thông phối hợp với Chi cục Văn thư - Lưu trữ xây dựng hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu số hóa, đặt mục tiêu số hóa tối thiểu 60% tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn trong giai đoạn 2019 – 2025, liên thông văn bản điện tử 4 cấp hành chính nhằm cắt giảm 40% thời gian xử lý thủ tục công vụ.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nhóm thứ nhất, lãnh đạo và chuyên viên Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ các tỉnh, thành phố: Nghiên cứu đóng vai trò như một bộ cẩm nang tham khảo thực tế giúp các cơ quan quản lý chuyên ngành hoàn thiện khung kiểm tra, đánh giá hiệu quả thi hành công vụ trên một địa bàn hành chính quy mô 27 huyện thị với hơn 3,6 triệu dân.

Nhóm thứ hai, lãnh đạo UBND cấp huyện, cấp xã và Chánh văn phòng các cơ quan hành chính nhà nước: Các nhà quản lý cơ sở có thể vận dụng trực tiếp các quy trình kiểm soát văn bản đến, chuyển phát văn bản đi và quản lý con dấu an toàn để tháo gỡ triệt để tình trạng ách tắc của hơn 65% hồ sơ chưa phân loại.

Nhóm thứ ba, giảng viên, học viên cao học và sinh viên các ngành Quản lý công, Hành chính học, Lưu trữ học: Đề tài là nguồn tư liệu học thuật phong phú, cung cấp bức tranh số liệu thực chứng từ 185 phiếu điều tra thực địa và hệ thống giải pháp gắn chặt với lý luận quản lý công hiện đại.

Nhóm thứ tư, các chuyên gia tư vấn chuyển đổi số và kiến trúc chính quyền điện tử: Cung cấp bức tranh thực trạng về mức độ liên thông 45% của hạ tầng công nghệ thông tin địa phương, làm cơ sở định hình giải pháp xây dựng phần mềm lưu trữ điện tử tối ưu.

Câu hỏi thường gặp

Luận văn thạc sĩ này tập trung giải quyết vấn đề cấp bách nào trong quản lý nhà nước tại Thanh Hóa?
Đề tài tập trung tháo gỡ điểm nghẽn quản lý khi tỷ lệ tự giác lập hồ sơ chỉ đạt 32% và lượng tài liệu tích đống vượt quá 65%. Với một địa bàn rộng lớn gồm 27 đơn vị cấp huyện, nghiên cứu giai đoạn 2011 – 2017 đưa ra lời giải đồng bộ để bảo đảm thông tin quản lý thông suốt và lưu giữ an toàn hàng triệu trang tài liệu quý giá.

Các khâu nghiệp vụ cơ bản nào trong công tác văn thư giữ vai trò quyết định hiệu quả công vụ?
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, hai nghiệp vụ then chốt là kiểm soát luân chuyển văn bản đi - đến và lập hồ sơ hiện hành. Việc tiếp nhận văn bản phải đăng ký tập trung 100% tại văn thư cơ quan, văn bản đi phải lưu tối thiểu 2 bản (1 bản gốc tại văn thư và 1 bản chính trong hồ sơ) và chuyển phát ngay trong ngày để phục vụ điều hành.

Đội ngũ nhân lực phụ trách công tác văn thư - lưu trữ tại Thanh Hóa bộc lộ những rào cản gì?
Khảo sát thực tế chỉ ra rằng 41,5% cán bộ làm công tác này chưa được đào tạo đúng chuyên ngành lưu trữ học hay quản trị văn phòng. Đặc biệt tại các huyện miền núi, tỷ lệ cán bộ thiếu chuyên môn lên tới trên 60%, dẫn đến nhiều sai sót về thể thức văn bản hành chính theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV.

Những giải pháp công nghệ thông tin nào được đề xuất nhằm hiện đại hóa công tác lưu trữ?
Luận văn kiến nghị thiết lập hệ thống quản lý văn bản điều hành tập trung liên thông 4 cấp chính quyền, đồng thời thực hiện số hóa ít nhất 60% khối lượng phông tài liệu lưu trữ lịch sử giai đoạn 2019 – 2025. Giải pháp này giúp các cơ quan giảm thiểu 40% thời gian tra cứu và tiết kiệm 30% chi phí hành chính giấy tờ.

Hệ thống văn bản pháp lý nền tảng nào làm căn cứ cốt lõi cho các đánh giá trong công trình?
Luận văn dựa trên hệ thống pháp luật chuẩn mực gồm Luật Lưu trữ năm 2011, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, Nghị định số 99/2016/NĐ-CP về con dấu, Quyết định số 579/QĐ-BNV về quy hoạch ngành lưu trữ đến năm 2020 và Thông tư số 09/2013/TT-BNV về chế độ báo cáo thống kê ngành nội vụ.

Kết luận

  • Đánh giá toàn diện và có hệ thống hoạt động quản lý nhà nước về công tác văn thư - lưu trữ tại 27 đơn vị hành chính cấp huyện của tỉnh Thanh Hóa giai đoạn 2011 – 2017.
  • Chỉ rõ thực trạng nhức nhối với hơn 65% tài liệu tồn đọng chưa được chỉnh lý và 41,5% cán bộ phụ trách chưa đạt chuẩn chuyên môn nghiệp vụ được đào tạo.
  • Khẳng định giá trị thực tiễn to lớn của việc chuẩn hóa văn bản quản lý nhà nước nhằm phục vụ mục tiêu đưa Thanh Hóa trở thành tỉnh công nghiệp hiện đại vào năm 2030.
  • Đề xuất hệ thống 4 nhóm giải pháp đột phá gắn với lộ trình 2019 – 2022 nhằm đào tạo hơn 500 lượt cán bộ và số hóa tối thiểu 60% kho lưu trữ lịch sử.
  • Cung cấp nguồn tài liệu khoa học chuẩn mực phục vụ hiệu quả cho công tác giảng dạy, nghiên cứu và hoạch định chính sách hành chính công trên toàn quốc.

Luận văn là tài liệu tham khảo giàu giá trị cho các nhà quản lý công quyền, các nhà nghiên cứu và cơ quan hành chính các cấp. Quý độc giả và các đơn vị hãy khai thác toàn văn công trình nghiên cứu này để áp dụng hiệu quả vào công cuộc cải cách hành chính và chuyển đổi số tại địa phương mình.