Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Công tác văn thư, lưu trữ giữ vai trò bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời sự lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành và thực hiện chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan hành chính nhà nước. Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan là bản gốc, bản chính có giá trị pháp lý cao, phản ánh trung thực lịch sử và hoạt động thực tiễn. Tại Ủy ban nhân dân (UBND) huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng, công tác văn thư, lưu trữ được xác định là một nhiệm vụ quan trọng trong quản lý hành chính địa phương. Mặc dù đã đạt được những kết quả ban đầu, tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị vẫn bộc lộ một số hạn chế: cơ cấu nhân sự chưa kiện toàn, số lượng cán bộ chuyên trách còn thiếu, hệ thống văn bản chỉ đạo hướng dẫn nội bộ chưa đồng bộ và chất lượng văn bản quản lý chưa cao.

Nhằm cung cấp luận cứ thực tiễn để chấn chỉnh, hoàn thiện quy trình nghiệp vụ và nâng cao hiệu quả quản lý thông tin lưu trữ tại địa phương, đề tài "Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng" đã được tác giả Hoàng Thị Bay thực hiện.

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài gồm 3 nội dung:

  1. Làm rõ một số vấn đề lý luận về công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan nhà nước.
  2. Phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Trùng Khánh; chỉ ra những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của thực trạng.
  3. Đề xuất hệ thống giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Trùng Khánh.

Nhiệm vụ nghiên cứu được xác định cụ thể:

  1. Khảo sát, đánh giá thực tế công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh; đề xuất giải pháp hoàn thiện.
  2. Khảo sát, đánh giá vai trò của lãnh đạo văn phòng trong việc tổ chức, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị.
  3. Khảo sát tình hình tổ chức bộ máy, nhân sự và các khâu nghiệp vụ văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ; các biện pháp quản lý; thực trạng và các giải pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh.
  • Phạm vi không gian: Văn phòng HĐND và UBND huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng.
  • Phạm vi thời gian: Số liệu và thực tiễn hoạt động trong giai đoạn từ năm 2011 đến năm 2016.
  • Phạm vi nội dung: Hoạt động quản lý, chỉ đạo, tổ chức nhân sự, quy trình nghiệp vụ văn thư (soạn thảo, quản lý văn bản đi/đến, quản lý con dấu, lập hồ sơ) và nghiệp vụ lưu trữ tại cơ quan.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý luận dựa trên các khái niệm, nguyên tắc và quy chuẩn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ hành chính nhà nước. Cơ sở lý thuyết làm rõ 5 nội dung nghiệp vụ văn thư cơ bản (soạn thảo ban hành, quản lý văn bản đi, quản lý văn bản đến, quản lý sử dụng con dấu, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp lưu trữ) cùng 6 nội dung của nghiệp vụ lưu trữ (phân loại, xác định giá trị, thu thập bổ sung, bảo quản, tổ chức sử dụng và tiêu hủy tài liệu). Hoạt động văn thư và lưu trữ được xác định có mối liên hệ mật thiết, mang hai tính chất đặc thù: tính chất cơ mật và tính chất khoa học.

Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quản lý nhà nước được tác giả sử dụng làm căn cứ pháp lý bao gồm:

  • Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội.
  • Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 80/2015/QH13 ngày 22/06/2015 của Quốc hội.
  • Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26/11/2003.
  • Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
  • Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/05/2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
  • Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
  • Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
  • Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/04/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
  • Quyết định số 34/2007/QĐ-UBND ngày 29/01/2007 ban hành Quy chế làm việc của UBND huyện Trùng Khánh.
  • Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ ban hành ngày 18/05/2016 của UBND huyện Trùng Khánh.
Phương pháp nghiên cứu Mục đích và nội dung ứng dụng trong khóa luận
Phương pháp luận duy vật biện chứng (Chủ nghĩa Mác - Lênin) Bảo đảm góc nhìn khách quan, toàn diện khi đánh giá các hiện tượng hành chính và tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại địa phương.
Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế Thu thập dữ liệu trực tiếp về cơ cấu tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chất, kho lưu trữ và quy trình xử lý văn bản tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Trùng Khánh.
Phương pháp so sánh, đối chiếu So sánh thực tế triển khai các quy trình văn thư, lưu trữ tại đơn vị với các quy định pháp luật hiện hành của Nhà nước và Bộ Nội vụ.
Phương pháp phân tích và tổng hợp Phân tích các số liệu, tài liệu thu thập từ sách báo, giáo trình, báo cáo nội bộ và phần mềm E-Office để tổng hợp, đánh giá thực trạng và xây dựng giải pháp.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Những vấn đề chung về công tác văn thư, lưu trữ

Chương 1 hệ thống hóa các khái niệm nền tảng trong lĩnh vực quản trị văn phòng và văn thư - lưu trữ học:

  • Lý luận về công tác văn thư: Định nghĩa công tác văn thư là toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ hiện hành và quản lý con dấu. Phân tích vị trí như "sợi dây chuyền" kết nối hoạt động quản trị của bộ máy và 4 tác dụng chính: phục vụ thông tin chỉ đạo, giữ gìn bí mật nhà nước, bảo đảm chứng cứ pháp lý và tạo nguồn bổ sung cho lưu trữ.
  • Lý luận về công tác lưu trữ: Khái quát công tác lưu trữ là hoạt động tổ chức khoa học, bảo quản và khai thác tài liệu hình thành từ hoạt động cơ quan; nêu rõ 2 nhiệm vụ (quản lý nhà nước về lưu trữ và sự nghiệp lưu trữ), 3 nguyên tắc quản lý Phông lưu trữ quốc gia và 4 chính sách của Nhà nước.
  • Tài liệu lưu trữ: Trình bày định nghĩa, đặc điểm (chứa thông tin quá khứ, là bản gốc/bản chính, thuộc quản lý thống nhất), 3 loại hình tài liệu (tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu phim ảnh - ghi âm - ghi hình) và 4 nhóm ý nghĩa (chính trị, kinh tế, khoa học, văn hóa).
  • Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ: Trình bày khái niệm và 8 nội dung tổ chức: bộ phận quản lý, nhân sự, ban hành văn bản quy định, biện pháp thực hiện, quy trình nghiệp vụ, ứng dụng công nghệ thông tin, kiểm tra và sơ kết - tổng kết.
  • Tính chất và mối quan hệ: Luận giải 2 tính chất cơ bản (tính chất cơ mật, tính chất khoa học) và mối quan hệ hữu cơ: công tác văn thư là nguồn cung cấp tài liệu cho lưu trữ, chất lượng lập hồ sơ văn thư quyết định hiệu quả phân loại, chỉnh lý và bảo quản trong kho lưu trữ.

Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND- UBND huyện Trùng Khánh

Chương 2 tập trung phân tích bối cảnh tổ chức bộ máy và thực trạng nghiệp vụ tại địa phương:

  • Tổng quan địa bàn và bộ máy: Huyện Trùng Khánh có 20 đơn vị hành chính cấp xã (19 xã, 1 thị trấn), 8 xã biên giới tiếp giáp Trung Quốc với chiều dài đường biên 63,15 km và cửa khẩu Pò Peo. Cơ cấu UBND huyện gồm 01 Chủ tịch, 03 Phó Chủ tịch, 14 phòng chuyên môn và 04 đơn vị trực thuộc (Ban QLDA đầu tư xây dựng, Ban Quản lý chợ, Đài Truyền thanh - Truyền hình, Trạm Khuyến nông - Khuyến lâm).
  • Cơ cấu tổ chức Văn phòng HĐND-UBND: Văn phòng hoạt động theo chế độ thủ trưởng, gồm 5 bộ phận: văn thư, kế toán, tổng hợp, tạp vụ, bảo vệ. Đề tài lập bản mô tả vị trí việc làm chi tiết cho 9 nhân sự của văn phòng:
STT Họ và tên Chức danh / Vị trí Nhiệm vụ chính được phân công
1 Hoàng Văn Đông Chánh Văn phòng Lãnh đạo, quản lý toàn diện hoạt động của Văn phòng; tham mưu cho Thường trực HĐND và UBND huyện.
2 Hoàng Thanh Phong Phó Chánh Văn phòng Phụ trách khối hành chính - quản trị, bộ phận văn thư - lưu trữ, tài vụ, phục vụ, bảo vệ; dự trù kinh phí.
3 Nông Thị Hường Chuyên viên văn phòng Theo dõi, tổng hợp khối kinh tế - văn hóa - xã hội; dự thảo văn bản chỉ đạo; thư ký các cuộc họp.
4 Tạ Việt Hùng Chuyên viên văn phòng Chuẩn bị nội dung làm việc với các đoàn khách; hỗ trợ công tác thông tin, biên tập văn bản quản lý nhà nước.
5 Hoàng Thị Ngà Cán bộ văn thư Tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đi/đến; kiểm tra thể thức; quản lý con dấu; đánh máy, in ấn.
6 Lý Thị Quý Nhân viên kế toán Lập dự toán, thanh quyết toán kinh phí hoạt động, quản lý tài sản, cơ sở vật chất và kinh phí xây dựng cơ bản.
7 Nông Thị Dung Nhân viên tạp vụ Quản lý cơ sở vật chất, phục vụ hội nghị, khánh tiết, đón tiếp khách và vệ sinh trụ sở cơ quan.
8 Hoàng Văn Đại Nhân viên lái xe Quản lý đội xe, phục vụ xe công tác cho lãnh đạo HĐND, UBND huyện và Văn phòng theo quy định.
9 Nông Văn Minh Nhân viên bảo vệ Đảm bảo an ninh trật tự cơ quan trong và ngoài giờ hành chính, các ngày nghỉ, lễ, tết.
  • Thực trạng nhân sự văn thư - lưu trữ: Văn phòng bố trí 01 cán bộ chuyên trách (Hoàng Thị Ngà), có trình độ Cao đẳng chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ từ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Do khối lượng công việc văn thư lớn, công tác lưu trữ chưa được đầu tư thời gian, tài liệu trong kho lưu trữ còn tình trạng tồn đọng, chưa được chỉnh lý khoa học.
  • Thực trạng ban hành văn bản và quy trình nghiệp vụ:
    • Văn bản quy định: Ngày 18/05/2016, UBND huyện đã ban hành Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ, làm căn cứ phân định thẩm quyền và quy trình xử lý.
    • Quy trình soạn thảo văn bản (6 bước): Thu thập xử lý thông tin -> Soạn thảo -> Duyệt bản thảo -> Đánh máy nhân bản -> Kiểm tra trước khi ký -> Ký và phát hành. Tồn tại hạn chế: thủ trưởng các đơn vị soạn thảo thường không ký nháy ở cuối nội dung văn bản theo quy định; Chánh Văn phòng thực hiện ký nháy ở phần "Nơi nhận".
    • Quy trình quản lý văn bản đi (5 bước): Kiểm tra thể thức, ghi số ngày tháng -> Đóng dấu cơ quan, dấu mật/khẩn -> Đăng ký vào sổ công văn đi/phần mềm -> Làm thủ tục chuyển phát (gửi qua E-Office trước, chuyển bản cứng trong ngày hoặc ngày tiếp theo) -> Lưu văn bản (01 bản gốc tại Văn thư, 01 bản chính tại đơn vị soạn thảo).
    • Quản lý văn bản đến và con dấu: Thực hiện tập trung tại văn thư cơ quan, kết hợp luân chuyển qua phần mềm E-Office và phân phối văn bản giấy. Quản lý con dấu tuân thủ quy định bảo mật.
    • Ứng dụng công nghệ thông tin: Sử dụng phần mềm văn phòng điện tử E-Office trong quản lý văn bản đi, đến, nâng cao tốc độ xử lý nhưng chưa đồng bộ tuyệt đối giữa các đơn vị.

Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND- UBND huyện Trùng Khánh

Chương 3 đề xuất 8 nhóm giải pháp nhằm giải quyết các tồn tại đã chỉ ra ở Chương 2:

  1. Hoàn thiện hình thức tổ chức và kiện toàn bộ phận văn thư, lưu trữ: Rà soát, bố trí thêm biên chế hoặc cán bộ chuyên trách riêng cho công tác lưu trữ, tách biệt rõ ràng khối lượng công việc văn thư hành chính và lưu trữ tài liệu.
  2. Nâng cao nhận thức và trách nhiệm của cán bộ, công chức: Tăng cường quán triệt tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ đối với lãnh đạo các phòng ban và chuyên viên soạn thảo, gắn việc lập hồ sơ công việc với tiêu chí bình xét thi đua.
  3. Nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ văn thư, lưu trữ: Tạo điều kiện cho cán bộ tham gia các lớp bồi dưỡng, tập huấn chuyên sâu về nghiệp vụ lưu trữ, chỉnh lý tài liệu và kỹ năng tin học văn phòng.
  4. Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị phụ trợ: Bổ sung kinh phí trang bị máy quét (scan), máy hủy tài liệu, giá kệ chuyên dụng, cặp hộp bảo quản tài liệu lưu trữ.
  5. Xây dựng và hoàn thiện đồng bộ hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn: Rà soát, sửa đổi Quy chế công tác văn thư, lưu trữ cho phù hợp với các văn bản pháp luật mới; ban hành danh mục hồ sơ cơ quan hàng năm và bảng thời hạn bảo quản tài liệu.
  6. Mở rộng diện tích kho lưu trữ và xây dựng kho lưu trữ tập trung: Cải tạo, mở rộng diện tích kho lưu trữ hiện hành của UBND huyện, trang bị các thiết bị phòng cháy chữa cháy, kiểm soát độ ẩm, nhiệt độ nhằm hiện đại hóa công tác bảo quản.
  7. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin: Khai thác triệt để các tính năng của phần mềm văn phòng điện tử E-Office, từng bước số hóa tài liệu lưu trữ để phục vụ tra cứu nhanh chóng qua mạng nội bộ.
  8. Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra, đánh giá: Lãnh đạo Văn phòng phối hợp với Phòng Nội vụ định kỳ kiểm tra việc lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tại các phòng chuyên môn và UBND cấp xã.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã phản ánh hệ thống dữ liệu thực tế tại UBND huyện Trùng Khánh giai đoạn 2011–2016:

  • Thống kê toàn diện cơ cấu bộ máy huyện gồm 20 đơn vị hành chính cấp xã, 14 phòng chuyên môn, 4 ban ngành sự nghiệp và 9 vị trí nhân sự tại khối Văn phòng HĐND-UBND.
  • Khảo sát thực trạng nhân sự: Cơ quan bố trí 01 cán bộ văn thư có trình độ Cao đẳng chuyên ngành; xác định được nguyên nhân dẫn đến tình trạng tài liệu lưu trữ chưa chỉnh lý là do quá tải khối lượng công việc văn thư hàng ngày.
  • Ghi nhận việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ ngày 18/05/2016 và áp dụng quy trình nghiệp vụ chuẩn hóa (quy trình soạn thảo 6 bước, quản lý văn bản đi 5 bước) kết hợp phần mềm E-Office.
  • Chỉ ra các sai sót nghiệp vụ thực tế: Thủ trưởng đơn vị soạn thảo chưa thực hiện ký nháy cuối nội dung văn bản; kho lưu trữ chưa được phân loại, chỉnh lý triệt để.

Về mặt đóng góp so với các công trình nghiên cứu trước đó, tác giả đã kế thừa khung lý thuyết từ các nghiên cứu quản lý nhà nước về lưu trữ (TS. Dương Văn Khảm, sinh viên Trần Thị Thúy, Bùi Thị Mến, Lê Thị Phượng...), đồng thời lần đầu tiên khảo sát, phân tích chuyên sâu thực trạng tổ chức văn thư, lưu trữ tại địa bàn đặc thù miền núi, biên giới như Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận được thực hiện trong thời gian thực tập tốt nghiệp nên chịu những giới hạn nhất định:

  • Dữ liệu khảo sát và phạm vi nội dung chỉ tập trung tại cơ quan Văn phòng HĐND-UBND huyện Trùng Khánh trong giai đoạn 2011–2016, chưa mở rộng đánh giá chi tiết tình hình văn thư, lưu trữ tại toàn bộ 14 phòng chuyên môn và 20 UBND xã, thị trấn trực thuộc huyện.
  • Đề tài chủ yếu tập trung vào văn bản hành chính thông thường và phần mềm E-Office, chưa đi sâu phân tích việc quản lý văn bản mật, tài liệu khoa học kỹ thuật hoặc tích hợp chữ ký số chuyên dùng.
  • Hướng nghiên cứu tiếp theo có thể mở rộng khảo sát công tác quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, số hóa tài liệu Phông lưu trữ cấp huyện và đánh giá tính liên thông văn bản điện tử giữa cấp huyện với UBND các xã biên giới.

Giá trị tham khảo

Bản khóa luận là tài liệu tham khảo nghiệp vụ hữu ích cho:

  • Sinh viên ngành Quản trị văn phòng, Lưu trữ học và Quản lý nhà nước: Cung cấp mẫu khảo sát thực tế về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và bản mô tả công việc của văn phòng cơ quan hành chính cấp huyện; mẫu sổ đăng ký văn bản đi và sơ đồ quy trình nghiệp vụ văn thư.
  • Cán bộ, công chức phụ trách công tác văn phòng - văn thư: Tham khảo căn cứ pháp lý và cấu trúc xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ nội bộ tại cơ quan hành chính nhà nước cấp huyện/thị xã.
  • Lãnh đạo văn phòng UBND cấp huyện: Cung cấp khung đối chiếu nghiệp vụ để kiểm tra thể thức văn bản, quy trình duyệt ký, luân chuyển văn bản qua phần mềm E-Office và các biện pháp khắc phục tình trạng tồn đọng tài liệu lưu trữ.

Câu hỏi thường gặp

1. Biên chế cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Trùng Khánh có bao nhiêu người và trình độ đào tạo ra sao?
Văn phòng bố trí 01 cán bộ chuyên trách (Hoàng Thị Ngà), có trình độ Cao đẳng chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ được đào tạo tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Cán bộ đảm nhiệm toàn bộ nghiệp vụ tiếp nhận, đăng ký, phát hành văn bản, quản lý con dấu và kiêm nhiệm công tác lưu trữ của cơ quan.

2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Trùng Khánh gồm những bước nào?
Theo Quy chế của đơn vị, quy trình gồm 6 bước: (1) Thu thập và xử lý thông tin; (2) Soạn thảo văn bản; (3) Duyệt bản thảo, sửa chữa bản thảo đã duyệt; (4) Đánh máy, nhân bản; (5) Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành; (6) Ký văn bản và phát hành tại Văn thư cơ quan.

3. Tồn tại chính trong khâu kiểm tra và duyệt ký văn bản tại đơn vị là gì?
Thủ trưởng các đơn vị soạn thảo chưa thực hiện đúng quy định về ký nháy ở vị trí cuối cùng của phần nội dung văn bản trước khi trình ký. Việc ký nháy kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày chủ yếu do Chánh Văn phòng thực hiện tại vị trí cuối cùng của phần "Nơi nhận".

4. Quy trình quản lý văn bản đi tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Trùng Khánh được thực hiện qua mấy bước?
Gồm 5 bước: (1) Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày, ghi số và ngày tháng; (2) Đóng dấu cơ quan và dấu khẩn, mật (nếu có); (3) Đăng ký văn bản đi vào sổ công văn hoặc phần mềm; (4) Làm thủ tục chuyển phát qua phần mềm E-Office và gửi văn bản giấy; (5) Lưu văn bản (01 bản gốc tại Văn thư, 01 bản chính tại đơn vị soạn thảo).

5. Văn phòng HĐND-UBND huyện Trùng Khánh áp dụng phần mềm nào trong quản lý văn bản?
Cơ quan ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử E-Office để quản lý, luân chuyển văn bản đi và văn bản đến, phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo HĐND và UBND huyện.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Hoàng Thị Bay đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận và pháp lý về công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan hành chính nhà nước. Thông qua khảo sát thực tế tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Trùng Khánh giai đoạn 2011–2016, tác giả đã phản ánh rõ thực trạng tổ chức bộ máy, chức năng nhiệm vụ, quy trình xử lý văn bản, ứng dụng phần mềm E-Office cũng như các hạn chế về nhân sự và kho lưu trữ tồn đọng. Hệ thống 8 nhóm giải pháp được đề xuất mang tính đồng bộ, bám sát thực tiễn địa phương, góp phần nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng và chuẩn hóa công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp huyện.