CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 1. Lý luận chung về công tác văn thư. Khái niệm công tác văn thư Nhìn chung, khái niệm về công tác văn thư có rất nhiều khái niệm nhưng hiểu một cách chung nhất về khái niệm văn thư là: Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức. Tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP, công tác văn thư quy định bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.
Vị trí, tác dụng của công tác văn thư a. Vị trí Công tác văn thư là công tác quan trọng không thể thiếu được trong hoạt động của tất cả các cơ quan. Các cơ quan Đảng, Nhà nước, đoàn thể dù lớn hay nhỏ, muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều cần phải dùng đến công văn giấy tờ để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày.Công tác văn thư đối với hoạt động của cơ quan có thể ví như một sợi dây chuyền trong một nhà máy tự động, sợi dây chuyền đó liên hệ tất cả các bộ phận trong cơ quan với lãnh đạo, liên hệ các bộ phận với nhau, liên hệ cơ quan đó với các cơ quan cấp trên và cấp dưới. Nếu sợi dây chuyền đó ngừng hoạt động hoặc hoạt động không 6 đều sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của nhà máy.
Tác dụng Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội và phòng chống nạn quan liêu giấy tờ. Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công việc,… đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan. Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý. Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận.
Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ: - Giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội chỉ đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm trễ, sai sót, tránh nạn quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính. - Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan. Mọi chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả chủ trương tuyệt mật đều được phản ánh trong văn bản. Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan là rất quan trọng.
Tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt chẽ, gửi văn bản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ gìn tốt bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan. - Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội. Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động của các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội cũng như của các 7 đồng chí lãnh đạo. Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ảnh trung thực hoạt động của các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội thì khi cần thiết, tài liệu sẽ là bằng chứng pháp lý của cơ quan.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội là nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành và lưu trữ cấp ủy, lưu trữ tổ chức chính trị - xã hội. Vì vậy, nếu làm tốt công tác văn thư, mọi công việc của cơ quan, tổ chức đều được văn bản hoá. Giải quyết xong công việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau.
Nội dung công tác văn thư Nội dung của công tác văn thư là những công tác liên quan đến quản lý và giải quyết về văn bản trong các cơ quan, đơn vị và thường bao gồm 05 nội dung cơ bản sau: Công tác văn thư bao gồm những nội dung cơ bản sau: Một là, soạn thảo và ban hành văn bản. Quá trình soạn thảo để ban hành một văn bản thường phải trải qua những công việc như sau: - Thảo văn bản - Duyệt văn bản - Đánh máy, sao in văn bản - Ký văn bản để ban hành Hai là, quản lý và giải quyết văn bản đi. Nội dung này bao gồm các công việc: - Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; - Trình ký văn bản; - Ghi số, ngày tháng, năm văn bản; 8 - Đăng ký; đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật ( nếu có); - Làm thủ tục chuyển giao và theo dõi chuyển giao; - Lưu và tổ chức khai thác sử dụng bản lưu Ba là, quản lý và giải quyết văn bản đến. Nội dung này bao gồm các công việc: - Tiếp nhận văn bản đến; - Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến; - Đăng ký văn bản đến; - Trình văn bản đến; - Sao văn bản đến; - Chuyển giao văn bản đến; - Giải quyết và theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Bốn là, quản lý và sử dụng con dấu. Nội dung này bao gồm các công việc: - Quy định về việc khắc dấu của các cơ quan, tổ chức. - Quy định những việc được làm và không được làm đối với người văn thư khi giữ con dấu của cơ quan. - Quy định về việc sử dụng các con dấu của cơ quan trong các văn bản cho phù hợp.
Quy định về việc đóng dấu và bảo quản con dấu của cơ quan, tổ chức. Năm là, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Nội dung này bao gồm các công việc: - Mở hồ sơ; - Thu thập tài liệu để đưa vào hồ sơ; - Phân chia các đơn vị bảo quản, sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ; - Kết thúc và biên mục hồ sơ. Nội dung công tác văn thư gồm nhiều khâu nghiệp vụ liên quan mật thiết với nhau; nếu một khâu làm không tốt, sẽ ảnh hưởng đến các khâu khác.
Trong toàn bộ quy trình công tác văn thư, có nhiều người tham gia, từ Thủ 9 trưởng đến cán bộ nghiên cứu, cán bộ văn thư,. Vì vậy để làm tốt công tác văn thư mọi người cần xác định rõ trách nhiệm để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Trong một cơ quan, cán bộ văn thư tiến hành công tác chuyên môn như: tiếp nhận, đăng ký công văn đến, chuyển giao và theo dõi thời hạn giải quyết công văn đến; trình ký và đóng dấu, vào sổ và làm thủ tục gửi công văn đi;cấp phát giấy đi đường, giấy giới thiệu; đánh máy, in văn bản (nếu cơ quan không có cán bộ đánh máy, in chuyên trách). Cán bộ lãnh đạo, chuyên viên có trách nhiệm thảo công văn đi, giải quyết công văn đến.
Tất cả các cán bộ có liên quan đến công văn giấy tờ đều có nhiệm vụ bảo vệ tài liệu, sắp xếp tài liệu đã giải quyết thành hồ sơ và nộp vào lưu trữ cơ quan đúng quy định. Lý luận chung về công tác lưu trữ. Khái niệm, vai trò, nội dung và nguyên tắc của công tác lưu trữ. Khái niệm Công tác lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin.
Tất cả những văn bản đến đã qua xử lý, bản lưu của văn bản đi và những hồ sơ tài liệu liên quan đều phải được chuyển vào lưu trữ. Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của Nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiến, pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội. Vì vậy công tác lưu trữ được tổ chức ở tất cả các quốc gia trên thế giới và là một mặt xích không thể thiếu trong hoạt động của bộ máy Nhà nước.
10 Ở nước ta, công tác lưu trữ thực hiện hai nhiệm vụ sau: - Thực hiện các nhiệm vụ quản lý Nhà nước về lưu trữ - Thực hiện các nhiệm vụ sự nghiệp lưu trữ thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Công tác lưu trữ là sự lựa chọn, giữ lại và tố chức khoa học những văn bản, tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, được bảo quản trong kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, văn hóa, khoa học, lịch sử của toàn xã hội. Tóm lại: Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của Nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiến, pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng nhân dân.