CHƯƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VIỆT NAM HIỆN HÀNH VỀ CHỨNG THỰC 1. Một số vấn đề lý luận cơ bản về hoạt động chứng thực 1. Khái niệm của hoạt động chứng thực Theo từ điển Tiếng Việt, chứng thực được hiểu là việc sao chép lại hoặc tạo ra bản khác theo đúng bản gốc, thường áp dụng trong việc sao y bản chính của các tài liệu quan trọng như giấy tờ hành chính. [18] Trong khi đó, xác nhận là việc thừa nhận đúng sự thật về chữ ký, lời khai hoặc thông tin có trong tài liệu.
Chứng thực giúp đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của các tài liệu quan trọng, đặc biệt là trong các vấn đề liên quan đến pháp lý. Việc sao chép hoặc sao y bản chính theo đúng nguyên văn giúp tránh được sự thay đổi hoặc biến đổi thông tin, đồng thời tạo điều kiện cho việc sử dụng tài liệu một cách hiệu quả và hợp pháp. Về chứng thực được định nghĩa “ là việc làm bằng chứng để xác nhận là đúng sự thật hay chứng nhận là khai là đúng, xác nhận một việc là đúng thông qua hoạt động thực tiễn”. [18] Về khía cạnh pháp lý, khái niệm “chứng thực” được đưa ra trong nhiều văn bản quy phạm pháp luật của Việt Nam qua các thời kỳ như: Sắc lệnh số 59/SL là văn bản đầu tiên đưa hoạt động chứng thực và quy định trong văn bản quy phạm pháp luật, song không sử dụng thuật ngữ “chứng thực” mà thay vào đó là “thị thực”.
Hoạt động này được quy định áp dụng với các loại giấy tờ, tài liệu song không giải thích một cách rõ ràng thuật ngữ thị thực là gì. [9] Thông tư số 858/QLTPK là văn bản đầu tiên ghi nhận thuật ngữ “chứng thực” với việc quy định cách thức chứng thực giấy tờ, tài liệu: “Tất cả các đơn từ, giấy tờ khác có nội dung không trái pháp luật và đạo đức xã hội chủ nghĩa, thì có thể được công chứng viên chứng thực chữ ký của người lập ra chúng” [10] nhưng cũng không giải thích thuật ngữ này. Là văn bản đầu tiên đưa ra khái niệm “chứng thực” là gì ở Nghị định số 6 75/ 2000/NĐ-CP: Chứng thực là việc Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã xác nhận sao y giấy tờ, hợp đồng, giao dịch và chữ ký của cá nhân trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch của họ theo quy định của Nghị định này”. Chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định sẽ thực hiện chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.
Chứng thực hợp đồng, giao dịch là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch. Tại một số văn bản quy phạm pháp luật nước ngoài cũng có ghi nhận hoạt động chứng thực: Theo quy định trong Luật Công chứng và chứng thực của Thụy Sĩ “Việc chứng thực áp dụng đối với chữ ký, bản sao chụp, trích lục, sao chép hoặc bản dịch”. Cụ thể tại khoản 1 điều 42 quy định: “Khi chứng thực bản sao một văn bản cần xác định đó là bản chính”. Luật này quy định về chứng thực đơn giản trong nhiều trường hợp khác nhau.
Khi chứng thực chữ ký, dấu vân tay, tên hãng hoặc khi chứng thực thời điểm xuất trình giấy tờ cá nhân, chứng thực việc đã vào sổ đăng ký hoặc chứng thực các bản sao lục và các văn bản đơn giản khác, chỉ cần một văn bản công chứng thay vì biên bản công chứng. Văn bản công chứng cần có chữ ký, dấu niêm phong và ghi rõ ngày, nơi lập để được coi là đủ theo quy định của Điều 39 Luật này. Chữ ký là một phần quan trọng trong việc chứng thực văn bản theo quy định của Luật. Khoản 1,2,3 Điều 40 của Luật này quy định rằng chữ ký chỉ được 7 chứng thực bởi công chứng viên nếu họ biết hoặc đã lấy được chữ ký đó.
Công chứng viên cần kiểm tra văn bản để xác định có bất kỳ vấn đề nào ảnh hưởng đến việc họ chứng thực. Khi chứng thực, công chứng viên phải xác định rõ danh tính của người ký - người mà họ biết hoặc đã lấy chữ ký, và phải nêu rõ liệu họ đã biết trước về chữ ký hay mới lấy được chữ ký. Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quá trình chứng thực văn bản. Trên cơ sở lý luận và các văn bản quy phạm pháp luật nêu trên, đưa ra một khái niệm chung nhất về chứng thực: “ Chứng thực là việc được thực hiện bởi các cơ quan nhà nước có thẩm quyền, như các cơ quan cơ quan công lập hoặc cơ quan tư pháp.
Việc chứng thực có thể bao gồm việc kiểm tra, xác minh, và phê duyệt các thông tin được cung cấp trong các văn bản hoặc giấy tờ, để xác nhận tính chính xác và có thực của chúng”. Chứng thực là một khái niệm quan trọng trong pháp luật, đóng vai trò quan trọng trong việc xác nhận tính chính xác và có thực của các giấy tờ, văn bản, chữ kí, hợp đồng giao dịch. Điều này giúp cung cấp sự tin cậy và bảo vệ quyền lợi của các bên tham gia trong các giao dịch pháp lý. Chứng thực có thể áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, bao gồm pháp lý, tài chính, y tế, giao thông vận tải, và nhiều lĩnh vực khác.
Việc chứng thực giúp tăng cường sự tin cậy trong các giao dịch, đảm bảo tính minh bạch và công bằng, và ngăn chặn sự lừa đảo và gian lận. Trong bối cảnh của sự phát triển của xã hội và kinh tế, việc chứng thực được coi là một yếu tố quan trọng trong việc đảm bảo an ninh, trật tự và phát triển bền vững của mỗi quốc gia. Việc có hệ thống chứng thực mạnh mẽ và hiệu quả sẽ giúp tăng cường sự phát triển của kinh tế, thu hút đầu tư và tạo ra môi trường kinh doanh ổn định và minh bạch. Vì vậy, việc chứng thực là một phần quan trọng của hệ thống pháp luật, giúp tăng cường sự tin cậy, minh bạch và công bằng trong giao dịch và hoạt động pháp lý của mỗi quốc gia.
Việc phát triển hệ thống chứng thực sẽ là một yếu tố quan trọng trong việc xây dựng một xã hội và kinh tế phát triển, ổn định và bền vững. Chứng thực cũng giúp trong việc giải quyết các tranh chấp pháp lý, vì việc có sự chứng thực từ các cơ quan 8 nhà nước có thẩm quyền có thể làm tăng sự tin cậy và hiệu quả của các bằng chứng và chứng cứ được cung cấp. Đặc điểm của hoạt động chứng thực Hoạt động chứng thực có những đặc điểm như sau: Chứng thực là việc cơ quan nhà nước thực hiện chứng nhận các sự việc, chủ yếu là chứng thực về mặt hình thức của văn bản, giấy tờ mà không đề cập đến nội dung chứng thực; Khi chứng thực cần thực hiện ở đúng cơ quan, tổ chức nhà nước có thẩm quyền quản lý hồ sơ. Theo quy định các cơ quan có thẩm quyền chứng thực, bao gồm: Phòng tư pháp; UBND xã, phường, thị trấn; Các cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự và các cơ quan khác được ủy quyền để thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài; Công chứng viên.
Như vậy, sẽ tùy thuộc vào loại giấy tờ mà người có yêu cầu chứng thực để thực hiện chứng thực ở các cơ quan có thẩm quyền khác nhau. Trong cuộc sống, đôi khi có những phát sinh liên quan đến một số hoạt động cần giấy tờ có tính chất pháp lý hay để xác nhận một sự việc nào. Khi đó, bắt buộc người có liên quan phải có một văn bản, giấy tờ, tài liệu hợp pháp, chính xác để làm chứng cứ chứng minh cho nội dung đó thì cá nhân thực hiện hoạt động chứng thực theo đúng quy định, tránh gặp phải những tranh chấp không mong muốn. Hoạt động chứng thực góp phần đảm bảo tính trung thực, tính chính xác theo đúng luật, đúng các văn bản gốc đã được lưu giữ tại cơ quan, tổ chức quản lý có thẩm quyền.
Qua đó, giúp Nhà nước quản lý hiệu quả mọi hoạt động trên phạm vi cả nước. Vai trò của hoạt động chứng thực Thứ nhất, chứng thực tạo cơ sở pháp lý để xác định giấy tờ, tài liệu, giao dịch, hợp đồng, chữ ký là có thật Hoạt động chứng thực có vai trò hết sức quan trọng trong việc xác định bản sao là đúng với bản chính hoặc thông tin trên bản sao được trích từ bản gốc 9 là chính xác và có thật. Việc các cá nhân, tổ chức cần sử dụng các giấy tờ pháp lý trong nhiều hoàn cảnh, điều kiện khác nhau, đều đòi hỏi việc có bản sao trong quá trình thực hiện các giao dịch thương mại hay thủ tục hành chính. Việc ghi nhận tính xác thực ( có thật ) của giấy tờ, tài liệu, chữ ký hay nhân thân trong giao dịch, ý chí các bên trong hợp đồng là hết sức quan trọng.
Khi sử dụng các giấy tờ được chứng thực, các cá nhân, tổ chức dễ dàng hơn trong việc minh chứng về thông tin trên giấy tờ ( đặc biệt trong trường hợp đã mất, thất lạc bản chính) hoặc không thể đối chất hay tranh chấp với bên còn lại trong hợp đồng, giao dịch. Hoạt động chứng thực giúp làm rõ tính xác thực của giấy tờ, tài liệu, giao dịch, hợp đồng và chữ ký của người yêu cầu chứng thực thông qua quá trình được thực hiện tại cơ quan có thẩm quyền chứng thực. Vai trò của hoạt động chứng thực là tạo nền tảng pháp lý để xác định tính chính xác và hợp lệ của giấy tờ, tài liệu, giao dịch, hợp đồng và chữ ký. Điều này là cực kỳ quan trọng trong các quan hệ thương mại, pháp lý và hành chính, vì nó đảm bảo tính minh bạch, công bằng và đáng tin cậy trong các giao dịch và quan hệ pháp lý.
Chứng thực danh tính của các bên liên quan trong một giao dịch hoặc hợp đồng đảm bảo rằng họ là những người được ủy quyền và có đủ quyền hạn để tham gia vào các giao dịch đó. Xác nhận tính chính xác và hợp lệ của các tài liệu và giấy tờ liên quan đến một giao dịch hoặc hợp đồng, bảo đảm rằng chúng có giá trị pháp lý.