Thi Hành Pháp Luật Về Chứng Thực Trên Địa Bàn Quận Tây Hồ, Thành Phố Hà Nội

Luận văn tập trung nghiên cứu và đánh giá thi hành pháp luật về chứng thực trên địa bàn quận Tây Hồ, Hà Nội. 72 trang · Học viện Hành chính Quốc gia · 2024.

• Tác giả: Nguyễn Phạm Tiến Thắng
• Người hướng dẫn: Th.S Ngô Văn Linh
• Trường học: Học viện Hành chính Quốc gia
• Đề tài: Thi hành pháp luật về chứng thực trên địa bàn quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2024
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI CAM ĐOAN
• 1. CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CHỨNG THỰC VÀ THI HÀNH PHÁP LUẬT VỀ CHỨNG THỰC
• 1.1. Khái niệm, đặc điểm về chứng thực
• 2. CHƯƠNG 2: QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT HIỆN HÀNH VỀ CHỨNG THỰC VÀ THỰC TIỄN THI HÀNH PHÁP LUẬT VỀ CHỨNG THỰC CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI
• 2.1. Quy định pháp luật Việt Nam hiện hành về chứng thực
• 2.2. Một số văn bản pháp luật về chứng thực
• 2.3. Một số nội dung cơ bản của pháp luật Việt Nam hiện hành về chứng thực
• 2.4. Thực tiễn thi hành pháp luật về chứng thực của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội
• 2.4.1. Khái quát về quận Tây Hồ và Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ
• 2.4.2. Thực trạng thi hành pháp luật về chứng thực của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ
• 3. CHƯƠNG 3: ĐỊNH HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ THI HÀNH PHÁP LUẬT VỀ CHỨNG THỰC CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI
• 3.1. Chủ trương, định hướng của Đảng Cộng sản Việt Nam có liên quan đến chứng thực
• 3.2. Một số giải pháp chung nhằm hoàn thiện pháp luật về chứng thực và thi hành pháp luật về chứng thực
• 3.3. Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong thi hành pháp luật về chứng thực của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ
• TÀI LIỆU THAM KHẢO
• PHỤ LỤC

Tóm tắt

I. Tổng Quan Luận Văn Chứng Thực Tây Hồ Mục Tiêu Phạm Vi

Luận văn tập trung nghiên cứu và đánh giá thi hành pháp luật về chứng thực trên địa bàn quận Tây Hồ, Hà Nội. Hoạt động chứng thực đóng vai trò quan trọng, đảm bảo tính pháp lý cho các giấy tờ, văn bản sử dụng trong giao dịch dân sự, kinh tế. Đảng và Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật (VBQPPL) để đáp ứng nhu cầu này, từ Nghị định 75/2000/NĐ-CP đến Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Tây Hồ, với mật độ dân cư cao, có nhu cầu chứng thực đa dạng và phức tạp. Nghiên cứu này tập trung vào Ủy ban nhân dân (UBND) quận Tây Hồ, đại diện cho cơ quan có thẩm quyền chứng thực. Mục tiêu là đề xuất giải pháp khắc phục hạn chế, nâng cao hiệu quả thi hành pháp luật về chứng thực trên địa bàn quận.

1.1. Lịch Sử Phát Triển Pháp Luật Chứng Thực Tại Việt Nam

Pháp luật về chứng thực ở Việt Nam đã trải qua nhiều giai đoạn phát triển, từ Nghị định 75/2000/NĐ-CP đến Nghị định 23/2015/NĐ-CP, thể hiện sự nỗ lực hoàn thiện để phù hợp với thực tiễn. Mỗi lần sửa đổi, bổ sung đều nhằm khắc phục những bất cập và tạo cơ sở pháp lý vững chắc hơn cho hoạt động chứng thực. Quá trình này thể hiện sự quan tâm của Nhà nước đến việc đảm bảo quyền lợi của người dân và tổ chức trong các giao dịch dân sự, kinh tế.

1.2. Lý Do Chọn UBND Quận Tây Hồ Làm Đối Tượng Nghiên Cứu

UBND quận Tây Hồ được lựa chọn làm đối tượng nghiên cứu do đây là cơ quan đại diện cho chính quyền địa phương trong việc thi hành pháp luật về chứng thực. Những khó khăn, vướng mắc mà UBND quận Tây Hồ gặp phải có thể là điển hình cho nhiều cơ quan khác trên địa bàn. Nghiên cứu này có ý nghĩa thực tiễn, giúp tháo gỡ khó khăn và hoàn thiện quy định pháp luật về chứng thực.

II. Các Nghiên Cứu Về Chứng Thực Tổng Quan So Sánh Chi Tiết

Nghiên cứu về chứng thực rất đa dạng, tập trung vào nhiều khía cạnh khác nhau. Một số luận văn nghiên cứu pháp luật về chứng thực và thực hiện pháp luật, như luận văn của Nguyễn Thị Thu Hương (2022) về "Pháp luật Việt Nam về chứng thực" và Ngô Thị Hạnh (2018) về "Thực hiện pháp luật về chứng thực ở UBND phường". Ngoài ra, còn có nghiên cứu của Nguyễn Thu Hương (2018) về "Áp dụng pháp luật về chứng thực" tại huyện Phúc Thọ. Các nghiên cứu khác tập trung vào quản lý nhà nước về chứng thực và xã hội hóa dịch vụ chứng thực. Tuy nhiên, chưa có nghiên cứu nào tập trung vào thi hành pháp luật về chứng thực tại quận Tây Hồ trong giai đoạn 2021-2023.

2.1. Phân Loại Nghiên Cứu Về Chứng Thực Theo Góc Độ Tiếp Cận

Các nghiên cứu về chứng thực có thể được phân loại theo góc độ tiếp cận: nghiên cứu pháp luật, nghiên cứu thực tiễn thi hành pháp luật, nghiên cứu quản lý nhà nước và nghiên cứu xã hội hóa dịch vụ. Mỗi góc độ tiếp cận mang lại những thông tin và góc nhìn khác nhau, giúp hiểu rõ hơn về hoạt động chứng thực trong xã hội.

2.2. Điểm Mới Của Luận Văn So Với Các Nghiên Cứu Trước Đây

Luận văn này có điểm mới là tập trung nghiên cứu thi hành pháp luật về chứng thực của UBND quận Tây Hồ trong giai đoạn 2021-2023. Nghiên cứu này cung cấp cái nhìn cụ thể về thực trạng chứng thực tại một địa phương cụ thể và đề xuất giải pháp phù hợp với điều kiện thực tế. Điều này giúp bổ sung kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn cho lĩnh vực chứng thực.

III. Thi Hành Pháp Luật Chứng Thực Thực Trạng Bất Cập Hiện Nay

Thực tiễn thi hành pháp luật về chứng thực của UBND quận Tây Hồ trong giai đoạn 2021-2023 bên cạnh những kết quả tốt cũng đang gặp phải một số vấn đề bất cập, hạn chế nhất định. Những hạn chế, bất cập mà UBND quận Tây Hồ phải đối diện cũng có thể là những vướng mắc chung đã và đang tồn tại đối với các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực khác trên phạm vi địa bàn quận Tây Hồ. Việc nghiên cứu và đề xuất giải pháp cho vấn đề thi hành pháp luật về chứng thực của UBND quận Tây Hồ có ý nghĩa giúp tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc trong khi thi hành pháp luật về chứng thực của UBND quận Tây Hồ đồng thời cũng sẽ góp phần vào quá trình hoàn thiện quy định của pháp luật về chứng thực cũng như góp phần nâng cao hiệu quả của trong thi hành pháp luật về chứng thực trên phạm vi địa bàn quận Tây Hồ nói chung.

3.1. Khó khăn vướng mắc trong quá trình thi hành pháp luật về chứng thực

Trong quá trình thi hành pháp luật về chứng thực, UBND quận Tây Hồ đối diện với nhiều khó khăn, vướng mắc. Điều này có thể xuất phát từ quy định pháp luật chưa hoàn thiện, năng lực cán bộ còn hạn chế hoặc sự phối hợp giữa các cơ quan chưa chặt chẽ. Việc xác định rõ những khó khăn này là cơ sở để đề xuất giải pháp hiệu quả.

3.2. Đánh giá hiệu quả của các văn phòng công chứng trên địa bàn quận Tây Hồ trong việc thi hành luật chứng thực

Các văn phòng công chứng Tây Hồ có vai trò quan trọng trong việc thi hành luật chứng thực. Việc đánh giá hiệu quả hoạt động của các văn phòng này, bao gồm chất lượng dịch vụ, tuân thủ quy định pháp luật và thái độ phục vụ, giúp xác định những điểm mạnh cần phát huy và những điểm yếu cần khắc phục.

IV. Cách Nâng Cao Hiệu Quả Chứng Thực Tây Hồ Giải Pháp Chi Tiết

Để nâng cao hiệu quả thi hành pháp luật về chứng thực của UBND quận Tây Hồ, cần có các giải pháp đồng bộ và toàn diện. Các giải pháp này phải dựa trên cơ sở đánh giá thực trạng và phân tích nguyên nhân của những hạn chế. Cần tập trung vào hoàn thiện quy định pháp luật, nâng cao năng lực cán bộ, tăng cường phối hợp giữa các cơ quan và ứng dụng công nghệ thông tin.

4.1. Đề xuất hoàn thiện pháp luật về chứng thực dựa trên thực tiễn tại quận Tây Hồ

Quy định pháp luật về chứng thực cần được hoàn thiện để phù hợp với thực tiễn tại quận Tây Hồ. Điều này đòi hỏi sự tham gia của các chuyên gia pháp lý, cán bộ thực tiễn và người dân. Cần rà soát các quy định hiện hành, xác định những điểm chưa rõ ràng, chưa phù hợp và đề xuất sửa đổi, bổ sung.

4.2. Giải pháp nâng cao năng lực cán bộ làm công tác chứng thực tại Tây Hồ

Năng lực cán bộ làm công tác chứng thực có vai trò quyết định đến chất lượng dịch vụ. Cần có chương trình đào tạo, bồi dưỡng thường xuyên để nâng cao kiến thức pháp luật, kỹ năng nghiệp vụ và thái độ phục vụ của cán bộ. Đồng thời, cần có cơ chế đánh giá, khen thưởng và kỷ luật rõ ràng.

4.3. Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động chứng thực

Ứng dụng công nghệ thông tin giúp tăng cường tính minh bạch, hiệu quả và tiện lợi của hoạt động chứng thực. Cần xây dựng hệ thống thông tin chứng thực điện tử, cho phép người dân tra cứu thông tin, nộp hồ sơ và nhận kết quả trực tuyến. Đồng thời, cần đảm bảo an ninh, bảo mật thông tin cá nhân.

V. Ứng Dụng Thực Tế Đánh Giá Hiệu Quả Bài Học Kinh Nghiệm

Việc triển khai các giải pháp nâng cao hiệu quả thi hành pháp luật về chứng thực tại quận Tây Hồ cần được theo dõi, đánh giá thường xuyên. Cần có hệ thống chỉ số đánh giá cụ thể, khách quan và minh bạch. Đồng thời, cần rút ra bài học kinh nghiệm từ thực tiễn để điều chỉnh và hoàn thiện các giải pháp.

5.1. Phân tích tác động của luật chứng thực đến hoạt động chứng thực tại Tây Hồ

Luật chứng thực có tác động lớn đến hoạt động chứng thực tại Tây Hồ. Cần phân tích những tác động này, bao gồm cả tích cực và tiêu cực, để đánh giá hiệu quả của luật và đề xuất sửa đổi, bổ sung nếu cần thiết.

5.2. Kinh nghiệm thi hành pháp luật về chứng thực tại quận Tây Hồ và các địa phương khác

Việc học hỏi kinh nghiệm thi hành pháp luật về chứng thực từ các địa phương khác giúp quận Tây Hồ có thêm ý tưởng và giải pháp hay. Cần nghiên cứu, so sánh mô hình chứng thực của các địa phương khác và lựa chọn mô hình phù hợp với điều kiện thực tế của quận.

VI. Tương Lai Chứng Thực Hoàn Thiện Pháp Luật Nâng Cao Nhận Thức

Tương lai của hoạt động chứng thực tại quận Tây Hồ phụ thuộc vào việc hoàn thiện pháp luật, nâng cao năng lực cán bộ và tăng cường nhận thức của người dân. Cần tiếp tục nghiên cứu, đánh giá thực tiễn và đề xuất các giải pháp phù hợp với xu hướng phát triển của xã hội.

6.1. Hoàn thiện pháp luật về chứng thực

Pháp luật về chứng thực cần tiếp tục được hoàn thiện để đáp ứng yêu cầu của thực tiễn và phù hợp với xu hướng phát triển của xã hội. Cần tập trung vào các vấn đề như thẩm quyền chứng thực, thủ tục chứng thực, trách nhiệm của cơ quan chứng thực và quyền lợi của người yêu cầu chứng thực.

6.2. Nâng cao nhận thức pháp luật của người dân

Nhận thức pháp luật của người dân có vai trò quan trọng trong việc thi hành pháp luật về chứng thực. Cần tăng cường tuyên truyền, phổ biến pháp luật về chứng thực đến người dân, giúp họ hiểu rõ quyền và nghĩa vụ của mình. Điều này giúp giảm thiểu tranh chấp và nâng cao hiệu quả thi hành pháp luật.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Hoạt động chứng thực đóng vai trò quan trọng trong việc bảo đảm giá trị pháp lý của các giấy tờ, văn bản được sử dụng trong các giao dịch dân sự, kinh tế và thủ tục hành chính, đồng thời là công cụ hỗ trợ quản lý nhà nước, phòng ngừa rủi ro và tranh chấp pháp lý. Kể từ năm 2000 đến nay, hệ thống văn bản quy phạm pháp luật điều chỉnh lĩnh vực này tại Việt Nam đã liên tục được ban hành, sửa đổi và hoàn thiện, từ Nghị định số 75/2000/NĐ-CP, Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, các Nghị định số 04/2012/NĐ-CP, Nghị định số 06/2012/NĐ-CP, cho đến Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.

Quận Tây Hồ là địa bàn nội thành nằm ở phía Tây Bắc thủ đô Hà Nội, có mật độ dân cư tập trung đông đúc (171.451 người, mật độ 6.830 người/km²) với nhiều cư dân trong và ngoài nước sinh sống. Do đó, nhu cầu chứng thực tại địa phương có số lượng lớn, tính chất công việc đa dạng và phức tạp. Việc triển khai thi hành pháp luật về chứng thực trên địa bàn toàn quận có sự tham gia của nhiều cơ quan, tổ chức với những vướng mắc phát sinh trong thực tiễn. Do tính chất phức tạp và phạm vi rộng lớn, khóa luận đã lựa chọn Ủy ban nhân dân (UBND) quận Tây Hồ làm cơ quan đại diện để nghiên cứu chuyên sâu về thực tiễn thi hành pháp luật giai đoạn 2021 - 2023.

Mục đích nghiên cứu của khóa luận là đề xuất các giải pháp nhằm khắc phục những hạn chế, bất cập, góp phần nâng cao hiệu quả thi hành pháp luật về chứng thực của UBND quận Tây Hồ. Để đạt được mục đích này, tác giả xác định 3 nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể:

1. Nghiên cứu, phân tích, làm rõ một số vấn đề lý luận cơ bản có liên quan và các quy định của pháp luật hiện hành về chứng thực.
2. Đánh giá thực trạng qua việc phân tích tình hình thực tiễn về hoạt động chứng thực của UBND quận Tây Hồ trong giai đoạn từ năm 2021 - 2023, làm rõ ưu điểm, khuyết điểm và nguyên nhân của những hạn chế đó.
3. Đề ra định hướng và đề xuất một số giải pháp nhằm góp phần khắc phục những bất cập, hạn chế nhằm nâng cao hiệu quả trong thi hành pháp luật về chứng thực của UBND quận Tây Hồ.

Đối tượng nghiên cứu của khóa luận bao gồm các vấn đề lý luận liên quan đến chứng thực, quy định pháp luật thực định hiện hành về chứng thực và hoạt động thực tế của UBND quận Tây Hồ giai đoạn 2021 - 2023. Phạm vi nghiên cứu được giới hạn về không gian tại UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội; về thời gian trong khoảng thời gian từ năm 2021 đến năm 2023; về nội dung tập trung vào hoạt động thi hành pháp luật về chứng thực thuộc thẩm quyền của UBND cấp quận.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Về mặt lý luận, khóa luận tiếp cận khái niệm chứng thực từ góc độ ngôn ngữ học, bách khoa toàn thư pháp lý quốc tế (WEX thuộc Trung tâm Khoa học pháp lý - Trường Luật Cornell định nghĩa attestation là xác nhận hoặc chứng thực sự tồn tại của sự kiện, tính xác thực của chữ ký nhằm bảo quản chứng cứ) và Từ điển tiếng Việt của Viện Khoa học xã hội vùng Nam Bộ ("xác nhận là đúng sự thật"). Đồng thời, tác giả khảo cứu pháp luật công chứng, chứng thực của Cộng hòa Ba Lan (Luật Công chứng ngày 14/02/1991), Cộng hòa Liên bang Đức (Luật Công chứng ngày 28/09/1969) và Liên bang Nga (Luật Công chứng ngày 11/02/1993) để chỉ ra rằng nhiều quốc gia không phân định tuyệt đối ranh giới giữa công chứng và chứng thực như hệ thống pháp luật Việt Nam.

Tại Việt Nam, khóa luận tiếp cận khái niệm theo Đặc san tuyên truyền pháp luật số 02/2015 của Bộ Tư pháp: chứng thực là việc các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền xác nhận tính chính xác, tính có thực của các giấy tờ, văn bản, chữ ký của cá nhân, thông tin cá nhân và các sự kiện pháp lý phục vụ trong các quan hệ dân sự, kinh tế, hành chính. Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật nền tảng được trích dẫn và phân tích gồm: Sắc lệnh số 59/SL ngày 15/11/1945; Thông tư số 574/QLTPK và Thông tư số 858/QLTPK ngày 15/10/1987 của Bộ Tư pháp; Nghị định số 45/HĐBT ngày 27/02/1991; Nghị định số 31/CP ngày 18/05/1996; Nghị định số 75/2000/NĐ-CP; Nghị định số 79/2007/NĐ-CP; Nghị định số 04/2012/NĐ-CP; Nghị định số 06/2012/NĐ-CP; Nghị định số 23/2015/NĐ-CP; Nghị định số 45/2020/NĐ-CP về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử; Thông tư số 01/2020/TT-BTP; Luật Đất đai năm 2013; Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015; Quyết định số 1024/QĐ-BTP và Quyết định số 1329/QĐ-BTP của Bộ Tư pháp.

Khóa luận sử dụng các phương pháp nghiên cứu khoa học pháp lý và hành chính cụ thể:

• Phương pháp duy vật biện chứng: Phân tích, nhìn nhận các quy định pháp luật và hoạt động thực tiễn trong mối liên hệ khách quan với điều kiện kinh tế - xã hội.
• Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Khảo cứu hệ thống sách, giáo trình, văn bản quy phạm pháp luật, tạp chí chuyên ngành luật và các công trình luận văn có liên quan.
• Phương pháp thống kê: Thu thập, tổng hợp các dữ liệu hành chính vào hệ thống bảng biểu để phân tích, so sánh diễn biến qua các năm.
• Phương pháp phỏng vấn: Trực tiếp trao đổi, thu thập ý kiến chuyên môn của đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác chứng thực tại UBND quận Tây Hồ.
• Phương pháp so sánh, tổng hợp, quan sát: Đối chiếu số liệu giữa các năm và so sánh khung pháp lý qua từng thời kỳ lịch sử.

Nguồn dữ liệu thực chứng của đề tài được trích xuất trực tiếp từ:

• Phần mềm thống kê dữ liệu chuyên ngành của Bộ Tư pháp.
• Dữ liệu và báo cáo của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND quận Tây Hồ.
• Các Báo cáo tổng kết công tác tư pháp định kỳ hàng năm (2021, 2022, 2023) và hệ thống sổ lưu trữ chứng thực của Phòng Tư pháp thuộc UBND quận Tây Hồ.
• Dữ liệu công bố về chỉ số SIPAS trên Báo Hà Nội mới.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về chứng thực và thi hành pháp luật về chứng thực

Chương 1 hệ thống hóa cơ sở lý luận về chứng thực thông qua 6 đặc điểm cơ bản:

1. Mang tính chất hành chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thực hiện.
2. Là hoạt động xác nhận tính chính xác, tính có thực của giấy tờ, văn bản, chữ ký, thông tin cá nhân và sự kiện pháp lý.
3. Được thực hiện theo trình tự, thủ tục chặt chẽ do pháp luật quy định thống nhất.
4. Có chủ thể tham gia đa dạng, bao gồm cả các nhóm đối tượng đặc biệt (người già yếu, khuyết tật, người bị tạm giam, tạm giữ) và các tổ chức hành nghề công chứng được xã hội hóa.
5. Đòi hỏi năng lực chuyên môn và ý thức trách nhiệm đạo đức cao của người thực hiện chứng thực.
6. Người thực hiện chứng thực không chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung, tính hợp pháp của văn bản giao dịch do người yêu cầu tự chịu trách nhiệm, nhưng vẫn phải kiểm tra để loại trừ các nội dung trái pháp luật, vi phạm đạo đức xã hội hoặc thuộc trường hợp bị cấm chứng thực.

Về phân loại, hoạt động chứng thực được phân chia theo 2 tiêu chí: căn cứ thẩm quyền (UBND cấp huyện, UBND cấp xã, cơ quan đại diện ngoại giao/lãnh sự ở nước ngoài, tổ chức hành nghề công chứng) và căn cứ nội dung (cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch).

Về pháp luật chứng thực, chương này phân tích 3 đặc điểm: chưa được quy định trong luật chuyên ngành riêng mà chủ yếu tồn tại ở các văn bản dưới luật; được ghi nhận phân tán tại nhiều văn bản (Nghị định, Thông tư, Quyết định); có mối liên hệ mật thiết với các ngành luật khác (Luật Dân sự, Luật Đất đai). Đồng thời, tác giả làm rõ 5 vai trò của pháp luật chứng thực đối với đời sống: cung cấp phương thức thực hiện quyền con người, quyền công dân; hỗ trợ hoạt động hành chính hiệu quả; hạn chế tranh chấp, bảo đảm trật tự xã hội; kìm hãm hoặc thúc đẩy các giao dịch kinh tế; là công cụ quản lý nhà nước hiệu quả. Lịch sử pháp luật chứng thực Việt Nam từ năm 1986 đến nay được chia làm 4 giai đoạn phát triển: 1986 - 2000, 2000 - 2007, 2007 - 2014, và từ tháng 4/2015 đến nay gắn với Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.

Chương 2: Quy định pháp luật hiện hành và thực tiễn thi hành pháp luật về chứng thực của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội

Chương 2 làm rõ quy định thực định hiện hành theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Nghị định số 45/2020/NĐ-CP đối với từng loại việc chứng thực (chủ thể, phạm vi, hình thức, thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký cá nhân, chứng thực chữ ký người dịch, chứng thực hợp đồng giao dịch). Đồng thời, phân tích các quy định bắt buộc về lập, khóa sổ chứng thực hàng năm; chế độ lưu trữ (sổ chứng thực bảo quản vĩnh viễn; hồ sơ chứng thực chữ ký lưu 02 năm; hồ sơ hợp đồng, giao dịch lưu 20 năm); trách nhiệm thống kê định kỳ và nghĩa vụ ứng dụng công nghệ thông tin.

Về điều kiện thực tế, quận Tây Hồ có diện tích 24,0 km², dân số 171.451 người, gồm 8 phường: Phú Thượng, Thụy Khuê, Bưởi, Tứ Liên, Quảng An, Nhật Tân, Yên Phụ, Xuân La. Quận được thành lập theo Nghị định số 69/CP ngày 28/10/1995 của Chính phủ, chính thức vận hành từ tháng 01/1996. Cơ cấu UBND quận nhiệm kỳ 2021 - 2026 gồm 01 Chủ tịch, 03 Phó Chủ tịch, các Ủy viên và 12 Phòng, Ban chuyên môn; trụ sở đặt tại số 655 - 657 Lạc Long Quân, phường Xuân La.

Trong thực tiễn thi hành pháp luật giai đoạn 2021 - 2023, việc ký chứng thực tại UBND quận Tây Hồ do Trưởng phòng hoặc Phó Trưởng phòng Tư pháp đảm nhiệm theo khoản 1 Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Thẩm quyền cấp bản sao từ sổ gốc do 12 Phòng, Ban chuyên môn đang lưu trữ sổ gốc thực hiện. Để chuẩn hóa quy trình, UBND quận Tây Hồ đã ban hành các quy trình nội bộ từ QT-CT.01 đến QT-CT.11 (gồm: QT-CT.01 cấp bản sao sổ gốc; QT-CT.02 chứng thực bản sao bản chính; QT-CT.03 chứng thực chữ ký; QT-CT.07 chữ ký người dịch; QT-CT.04, 05, 06, 09, 11 chứng thực hợp đồng, di sản động sản).

Tình hình thực hiện các mặt công tác chứng thực tại đơn vị thể hiện qua các số liệu:

• Chứng thực bản sao từ bản chính chiếm khối lượng lớn nhất: đạt 2.983 bản (2021), 2.511 bản (2022) và 2.534 bản (2023).
• Chứng thực chữ ký người dịch duy trì ở mức cao: 905 trường hợp (2021), 622 trường hợp (2022), 761 trường hợp (2023).
• Chứng thực chữ ký giấy tờ phát sinh ít: 35 trường hợp (2021), 36 trường hợp (2022), 35 trường hợp (2023).
• Chứng thực hợp đồng, giao dịch: 0 trường hợp phát sinh trong cả 3 năm do người dân chủ yếu lựa chọn tổ chức hành nghề công chứng hoặc thực hiện tại cấp xã.
• Cấp bản sao từ sổ gốc: tiếp nhận 724 yêu cầu (từ chối 538 trường hợp) năm 2021; tiếp nhận 570 yêu cầu (từ chối 175 trường hợp) năm 2022; tiếp nhận 616 yêu cầu (từ chối 244 trường hợp) năm 2023 do không tìm thấy thông tin hoặc không có sổ gốc.
• Tỷ lệ giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính trước hoặc đúng hạn đạt mức tuyệt đối 100% trong cả 3 năm.
• Mức độ hài lòng theo chỉ số SIPAS tăng từ 93,08% (năm 2022, 449 ý kiến) lên 98,8% (năm 2023, 1.247 ý kiến).
• Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính bắt đầu áp dụng từ năm 2022 với 21 kết quả, tăng lên 282 kết quả vào năm 2023.
• Về lưu trữ, Phòng Tư pháp lập và lưu trữ 01 sổ chứng thực chữ ký, 01 sổ chữ ký người dịch mỗi năm; riêng sổ bản sao từ bản chính có 01 quyển vào các năm 2021, 2023 và 02 quyển vào năm 2022; không phát sinh sổ hợp đồng, giao dịch. Tồn tại thực tế một số hồ sơ đã chứng thực xong nhưng công dân không đến nhận kết quả (Bảng 05 ghi nhận từ 1 đến 3 kết quả tồn đọng mỗi loại việc qua các năm).

Chương 3: Định hướng và giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả thi hành pháp luật về chứng thực của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội

Chương 3 đề xuất định hướng dựa trên các chủ trương của Đảng về cải cách tư pháp (Nghị quyết số 49/NQ-TW của Bộ Chính trị), cải cách hành chính và chuyển đổi số trong quản lý nhà nước. Tác giả phân chia giải pháp thành hai nhóm:

Nhóm giải pháp chung hoàn thiện pháp luật về chứng thực:

• Rà soát, hệ thống hóa các văn bản quy phạm pháp luật để khắc phục tình trạng phân tán, chồng chéo giữa Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, Thông tư số 01/2020/TT-BTP và các quyết định công bố thủ tục hành chính.
• Xem xét, nghiên cứu xây dựng Luật Chứng thực để tạo khung pháp lý có giá trị hiệu lực cao, đồng bộ với Luật Công chứng và các bộ luật chuyên ngành khác.
• Hoàn thiện các quy định về chứng thực điện tử và liên thông dữ liệu giữa các cơ quan hành chính.

Nhóm giải pháp cụ thể nâng cao hiệu quả thi hành tại UBND quận Tây Hồ:

• Bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ, bản lĩnh chuyên môn và kỹ năng ngoại ngữ cho đội ngũ công chức Phòng Tư pháp nhằm thẩm định chính xác các văn bản, giấy tờ có yếu tố nước ngoài hoặc bản dịch phức tạp.
• Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật về chứng thực đến người dân và các cơ quan, tổ chức trên địa bàn; quán triệt Chỉ thị số 17/CT-TTg để hạn chế tình trạng lạm dụng bản sao chứng thực khi tiếp nhận thủ tục hành chính.
• Mở rộng triển khai dịch vụ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính, đầu tư trang thiết bị công nghệ thông tin đồng bộ phục vụ số hóa tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả một cửa.
• Hoàn thiện quy chế quản lý và xử lý đối với các hồ sơ chứng thực đã giải quyết nhưng người yêu cầu không đến nhận; chuẩn hóa kho lưu trữ tài liệu bảo đảm đúng thời hạn lưu trữ quy định (2 năm đối với chữ ký, vĩnh viễn đối với sổ chứng thực).

Kết quả và đóng góp

Khóa luận tổng hợp hệ thống số liệu thực tiễn phản ánh toàn diện hoạt động chứng thực tại UBND quận Tây Hồ trong giai đoạn 2021 - 2023 thông qua các bảng thống kê:

Năm	Tổng kết quả chứng thực tại Phòng Tư pháp (kết quả)	Bản sao từ bản chính (bản)	Chứng thực chữ ký (trường hợp)	Chứng thực chữ ký người dịch (trường hợp)	Chứng thực hợp đồng, giao dịch (trường hợp)	Chứng thực bản sao điện tử (kết quả)	Tỷ lệ hồ sơ đúng/trước hạn (%)	Chỉ số hài lòng SIPAS (%)
2021	3.923	2.983	35	905	0	0 (chưa áp dụng)	100%	Chưa có
2022	3.169	2.511	36	622	0	21	100%	93,08%
2023	3.330	2.534	35	761	0	282	100%	98,8%

Khóa luận ghi nhận kết quả tiếp nhận và giải quyết yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc tại UBND quận Tây Hồ: năm 2021 tiếp nhận 724 yêu cầu (từ chối 538); năm 2022 tiếp nhận 570 yêu cầu (từ chối 175); năm 2023 tiếp nhận 616 yêu cầu (từ chối 244).

Về mặt đóng góp khoa học và thực tiễn, tác giả tự chỉ rõ trong tổng quan nghiên cứu: trong khi phần lớn các công trình trước đây chỉ tiếp cận vấn đề chứng thực ở phạm vi chung toàn quốc, dừng lại ở mốc thời gian trước năm 2020, hoặc thực hiện tại các địa bàn khác (như quận Hoàn Kiếm, huyện Phúc Thọ thuộc Hà Nội; huyện Núi Thành thuộc tỉnh Quảng Nam), đề tài này là công trình nghiên cứu chuyên biệt về thực tiễn thi hành pháp luật về chứng thực của cơ quan hành chính nhà nước cấp quận tại quận Tây Hồ trong giai đoạn mới (2021 - 2023). Đề tài đóng góp nguồn dữ liệu thực chứng cập nhật về công tác tư pháp cơ sở tại một địa bàn đô thị có tốc độ phát triển nhanh, ghi nhận thực tế triển khai quy trình một cửa điện tử và dịch vụ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính theo Nghị định số 45/2020/NĐ-CP.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận chỉ tập trung nghiên cứu hoạt động thi hành pháp luật tại cơ quan đại diện là UBND quận Tây Hồ (cấp quận) và Phòng Tư pháp chuyên môn, chưa khảo sát sâu toàn diện đến hoạt động chứng thực tại UBND của 8 phường trực thuộc trên địa bàn, cũng như chưa khảo sát sự phân chia thị phần chứng thực với các Văn phòng công chứng tư nhân đóng trên địa bàn quận. Chuỗi dữ liệu thực chứng bị giới hạn trong khung thời gian 3 năm (2021 - 2023). Tác giả cũng tự nhận bài nghiên cứu có thể còn những khuyết điểm nhất định do tính chất phức tạp của hoạt động chứng thực tại đô thị lớn.

Hướng mở nghiên cứu tiếp theo bao gồm: mở rộng phạm vi khảo cứu đến toàn bộ hệ thống cơ quan có thẩm quyền chứng thực cấp cơ sở (UBND 8 phường thuộc quận Tây Hồ); so sánh hiệu quả thi hành pháp luật giữa các quận trung tâm thành phố Hà Nội; đánh giá tác động sâu hơn của việc liên thông Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư đối với việc cắt giảm thủ tục chứng thực truyền thống và thúc đẩy hoàn toàn chứng thực điện tử.

Giá trị tham khảo

Đề tài có giá trị tham khảo chuyên môn đối với sinh viên, học viên cao học các ngành Luật (Luật Hành chính, Tư pháp), Quản lý nhà nước, Hành chính công đang nghiên cứu về cải cách thủ tục hành chính và tư pháp cơ sở.

Khóa luận cung cấp tài liệu thực tiễn hữu ích cho cán bộ, công chức làm công tác tư pháp - hộ tịch tại các quận, huyện, thị xã, đặc biệt là bộ dữ liệu thực tế về vận hành quy trình nội bộ ISO (các quy trình QT-CT.01 đến QT-CT.11), kinh nghiệm quản lý, lập sổ chứng thực và lưu trữ hồ sơ theo thời hạn quy định, cũng như phương thức giải quyết tình trạng tồn đọng hồ sơ và triển khai chứng thực bản sao điện tử từ bản chính trên Cổng Dịch vụ công.

Câu hỏi thường gặp

1. Thẩm quyền ký chứng thực và thực hiện các loại việc chứng thực tại UBND quận Tây Hồ được phân công cụ thể như thế nào?
Thẩm quyền ký các văn bản chứng thực thuộc về Trưởng phòng hoặc Phó Trưởng phòng Tư pháp thuộc UBND quận Tây Hồ theo quy định tại khoản 1 Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Về cấp bản sao từ sổ gốc, thẩm quyền thuộc về 12 Phòng, Ban chuyên môn thuộc UBND quận Tây Hồ đang trực tiếp lưu giữ sổ gốc theo Điều 4 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.

2. Tình hình triển khai chứng thực bản sao điện tử từ bản chính tại UBND quận Tây Hồ giai đoạn 2021 - 2023 đạt kết quả ra sao?
Năm 2021, UBND quận Tây Hồ chưa áp dụng chứng thực bản sao điện tử từ bản chính (đạt 0 kết quả). Thủ tục này bắt đầu được triển khai từ năm 2022 với 21 kết quả được giải quyết, sau đó tăng lên 282 kết quả vào năm 2023 khi cá nhân, tổ chức tiếp cận và hiểu rõ hơn về dịch vụ công trực tuyến.

3. Loại việc chứng thực nào chiếm tỷ trọng lớn nhất và loại việc nào không phát sinh hồ sơ tại Phòng Tư pháp quận Tây Hồ trong 3 năm khảo sát?
Chứng thực bản sao từ bản chính chiếm khối lượng lớn nhất, duy trì trên 2.500 bản mỗi năm (cụ thể: 2.983 bản năm 2021; 2.511 bản năm 2022; 2.534 bản năm 2023). Ngược lại, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản tại Phòng Tư pháp ghi nhận 0 trường hợp phát sinh trong suốt cả ba năm 2021 - 2023.

4. Tỷ lệ giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính đúng hạn và chỉ số SIPAS tại UBND quận Tây Hồ giai đoạn 2021 - 2023 được ghi nhận như thế nào?
Tỷ lệ giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính trước hoặc đúng hạn (bao gồm thủ tục chứng thực) tại UBND quận Tây Hồ đạt 100% trong cả 3 năm 2021, 2022 và 2023. Chỉ số đo lường sự hài lòng của cá nhân, tổ chức (SIPAS) ghi nhận mức 93,08% vào năm 2022 (trên 449 ý kiến) và tăng lên 98,8% vào năm 2023 (trên 1.247 ý kiến).

5. UBND quận Tây Hồ ban hành những quy trình nội bộ nào nhằm kiểm soát thủ tục chứng thực?
UBND quận Tây Hồ đã ban hành hệ thống quy trình nội bộ chuẩn hóa, bao gồm: QT-CT.01 (cấp bản sao từ sổ gốc), QT-CT.02 (chứng thực bản sao từ bản chính), QT-CT.03 (chứng thực chữ ký giấy tờ, văn bản), QT-CT.07 (chứng thực chữ ký người dịch), và các quy trình QT-CT.04, 05, 06, 09, 11 (chứng thực hợp đồng, giao dịch, thỏa thuận/khai nhận di sản là động sản, sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng).

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Phạm Tiến Thắng đã hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơ bản và khung pháp lý thực định điều chỉnh hoạt động chứng thực tại Việt Nam. Thông qua chuỗi số liệu thực tế giai đoạn 2021 - 2023 tại UBND quận Tây Hồ, công trình đã phản ánh khách quan kết quả giải quyết thủ tục hành chính, mức độ chuẩn hóa quy trình tiếp nhận và tiến độ triển khai chứng thực bản sao điện tử. Các kiến nghị và giải pháp đề xuất bám sát định hướng cải cách hành chính, cải cách tư pháp, cung cấp cơ sở thực tiễn để nâng cao chất lượng thi hành pháp luật về chứng thực tại địa phương.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1:Những vấn đề lý luận cơ bản về chứng thực và thi hành pháp luật về chứng thực Chương 2: Quy định pháp luật hiện hành và thực tiễn thi hành pháp luật về chứng thực của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội Chương 3: Định hướng và giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả thi hành pháp luật về chứng thực của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội. 5 Chương 01 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CHỨNG THỰC VÀ THI HÀNH PHÁP LUẬT VỀ CHỨNG THỰC 1. Khái niệm, đặc điểm về chứng thực 1. Khái niệm Chứng thực là thuật ngữ phức tạp, hiện nay vẫn còn tồn tại nhiều cách hiểu khác nhau về thuật ngữ này.

Trước đây, chỉ có thuật ngữ “công chứng”, phải đến khi các Nhà nước dân chủ phát triển, thuật ngữ “chứng thực” mới được hình thành và có sự tách bạch tương đối đối với thuật ngữ “công chứng”. Dưới góc độ ngôn ngữ, thuật ngữ “chứng thực” trong tiếng Anh là “attest” tạm dịch là “để hiển thị, nói hoặc chứng minh rằng một cái gì đó tồn tại hoặc là sự thật”[37]. Theo từ điển pháp luật và bách khoa toàn thư pháp lý WEX - Trung tâm Khoa học pháp lý - Trường Luật Cornell, chứng thực được hiểu là: “Attestation is a kind of testimony or confirmation. It is customary to sign a deed, make a will or sign other written documents in the presence of a witness who also signs the document to attest to its contents and the authenticity of the party's signature.

In most cases, this practice is only for the purpose of preserving evidence and does not in itself constitute the substance of the document. For example, a witness attests a will by signing it; their signature may confirm, inter alia, that they witnessed the testator sign the will” [38]. Tạm dịch: Chứng thực là một loại lời khai hoặc xác nhận. Theo thông lệ, người ta sẽ ký chứng thư, lập di chúc hoặc ký các văn bản khác với sự có mặt của một nhân chứng, người này cũng ký vào văn bản để chứng thực nội dung của nó và tính xác thực của chữ ký của một bên.

Trong hầu hết các trường hợp, cách làm này chỉ nhằm mục đích bảo quản bằng chứng và bản thân nó không phải là nội dung của tài liệu. Ví dụ, một nhân chứng chứng thực di chúc bằng cách ký tên vào đó, Chữ ký của họ có thể xác nhận, trong đó có những nội dung khác, rằng họ đã chứng kiến người lập di chúc ký di chúc. Ngoài ra, định nghĩa về chứng thực được định nghĩa trong từ điển tiếng Việt của Viện khoa học xã hội vùng Nam bộ đó là “Xác nhận là đúng sự thật” [34]. Dưới góc độ khoa học pháp lý, hiện nay các quan niệm về chứng thực trong khoa học pháp lý của các quốc gia có sự khác nhau.

Do đó, để có thể hiểu khái niệm về chứng thực cần thông qua việc tìm hiểu các quan niệm về chứng thực cũng như là các khái niệm tương ứng trong khoa học pháp lý nước ngoài. - Quan niệm của khoa học pháp lý các nước về chứng thực: Trong khoa học pháp lý của một số nước dưới đây cũng có những khái niệm tương đồng với khái niệm “chứng thực” trong tiếng Việt và một số các quốc gia trên thế giới vẫn chưa có sự tách bạch rành mạch giữa pháp luật về công chứng và pháp 6 luật về chứng thực như ở Việt Nam. Theo Luật Công chứng ngày 14/02/1991 của Cộng hà Ba Lan định nghĩa công chứng thị thực được hiểu là một dạng của thị thực hành chính, có nội dung như chứng thực tương tự với của Việt Nam, trong đó bao gồm: bản sao, chữ ký, bản sao trích từ bản gốc, ngày xuất trình tài liệu, một người còn sống, nơi ở của một người. Bên cạnh đó, khi công chứng viên thực hiện thị thực bản sao, công chứng viên đó phải thực hiện đối chiếu bản sao với bản gốc.

Nếu trường hợp bản gốc có những chi tiết đặc biệt như: chữ bị gạch xóa, ghi nhớ bên lề hoặc bị khuyết thì công chứng viên phải ghi rõ những trường hợp đó [39]. Theo điều 39 của Luật công chứng ngày 28/09/1969 của Cộng hòa Liên bang Đức quy định về việc chứng thực đơn giản. Theo đó, khi thực hiện chứng thực chữ ký, dấu vân tay, tên hãng cũng như khi chứng thực thời điểm xuất trình giấy tờ cá nhân, chứng thực việc đã vào sổ đăng ký hoặc chứng thực các bản sao lục và các văn bản đơn giản khác thì chỉ cần một văn bản công chứng (không cần biên bản công chứng). Trong văn bản công chứng đó có chữ ký, dấu niêm phong và ghi rõ ngày, địa chỉ nơi lập văn bản đó.

Ngoài ra, tại điều 40 của Luật công chứng kể trên tại khoản 1,2,3, cũng quy định về chứng thực chữ ký như sau: “Một chữ ký chỉ được chứng thực bởi công chứng viên biết chữ ký hoặc lấy được chữ ký đó; Công chứng viên chỉ cần kiểm tra lại văn bản xem có tồn tại lý do nào đó gây phương hại đến việc hành nghề của mình; Khi chứng thực phải khái quát nhân thân đương sự - người mà công chứng viên biết hoặc lấy được chữ ký và phải nói rõ là công chứng viên biết trước chữ ký hay vừa lấy chữ ký”.Bên cạnh đó,tại khoản 01 điều 42 của Luật trên cũng quy định về chứng thực bản sao: “ Khi chứng thực bản sao một văn bản cần xác định đó là bản chính” [35]. Có thể thấy rằng, tại Cộng hòa Liên bang Đức chỉ đưa ra được thuật ngữ về chứng thực gắn với những việc làm cụ thể và chưa đưa ra được cách hiểu về chứng thực nói chung. Tại Liên bang Nga, Luật Công chứng ngày 11/02/1993 quy định công chứng viên được thực hiện các hành vi sau: Xác thực việc thực hiện một ý chí, để thực hiện các biện pháp để bảo vệ di sản và quản lý phù hợp, chỉ ra các bản sao trung thành của tài liệu và các chiết xuất từ nó, cho biết tính xác thực của chữ ký trên tài liệu,. Đối với các Viên chức lãnh sự quán Nga được thực hiện các hành vi công chứng sau đây: Xác thực các giao dịch, trừ trường hợp hợp đồng chuyển nhượng bất động sản nằm trên lãnh thổ của Liên bang Nga, thực hiện các biện pháp để bảo vệ di sản, cấp giấy chứng nhận thừa kế, cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu đối với một phần khối tài sản chung của vợ chồng, xác nhận tính xác thực của các bản sao của tài liệu và các chiết xuất của nó, cho biết tính xác thực của chữ ký trên tài liệu, cho biết độ chính xác của bản dịch các văn bản từ một ngôn ngữ khác, xác nhận danh tính của công dân với người được miêu tả trong các bức ảnh,.

Qua phân tích trên, có thể thấy rằng các quốc gia Liên bang Nga, Ba Lan, Đức 7 có điểm chung là không tách bạch rõ ràng giữa công chứng và chứng thực. Biểu hiện qua việc Luật điều chỉnh đa phần đều có tên là Luật công chứng, chứng thực hoặc có luật có tên là công chứng nhưng nội dung điều chỉnh về cả công chứng lẫn chứng thực. Theo đó, thường người thực hiện công chứng và chứng thực có thể hoán đổi vị trí trong từng trường hợp cụ thể. Công chứng viên cũng được Bộ Tư pháp bổ nhiệm còn người đứng đầu xã hoặc nhân viên thư ký các xã thực hiện chứng thực.

Các việc về chứng thực khá đa dạng, ngoài chứng thực bản sao, bản dịch, chữ ký còn có một số việc khác xác nhận rằng công dân đang sống, một công dân ở một nơi nhất định, xác nhận danh tính của một công dân với người được miêu tả trong bức ảnh, ngày xuất trình tài liệu,. Bên cạnh đó, đa phần các quốc gia cũng đều quy định công chứng viên hoặc người thực hiện chứng thực không được thực hiện hoạt động công chứng hoặc chứng thực đối với người thân ở tất cả các ngôi thứ thuộc hàng trực hệ và họ hàng trong phạm vi ba đời nếu là một trong các bên đương sự hoặc là một người có chung quyền lợi. - Thuật ngữ chứng thực tại Việt Nam từ năm 1945 đến trước khi Nghị định 23/2015/NĐ - CP được ban hành [35] Ở nước ta, trong giai đoạn năm 1945, thuật ngữ “chứng thực” chưa được sử dụng và được thay thế bằng thuật ngữ “thị thực”. Trong Sắc lệnh 59/SL ngày 15/11/1945 của Chính phủ lâm thời Việt Nam dân chủ Cộng hòa về thể lệ việc thị thực các giấy tờ.

Chủ tịch Hồ Chí Minh đã sử dụng thuật ngữ “thị thực” mà không sử dụng thuật ngữ “chứng thực”. Theo quy định của Sắc lệnh trên: “Các Ủy ban có quyền thị thực tất cả các giấy má trong địa phương mình, bất kỳ người đương sự làm giấy má ấy thuộc về quốc tịch nào. Tuy nhiên, Ủy ban thị thực phải là Ủy ban ở trú quán một bên đương sự lập ước và về việc bất động sản phải là Ủy ban ở nơi sở tại bất động sản.” Sau này, thuật ngữ “chứng thực” lần đầu tiên được xuất hiện trong Thông tư số 858/QLTPK ngày 15/10/1987. Thông tư trên được ban hành nhằm hướng dẫn thực hiện các việc làm công chứng.

Theo quy định của Thông tư trên: Công chứng viên có có thể chứng thực chữ ký của người lập ra các giấy tờ, đơn từ có nội dung không trái pháp luật và đạo đức xã hội chủ nghĩa. Công chứng viên không phải kiểm tra, xác nhận nội dung của việc trong giấy tờ, đơn từ đó mà chỉ phải xác định nội dung các giấy tờ, đơn từ đó có thuộc trường hợp trái quy định pháp luật hay không. Ngoài ra trường hợp thấy nội dung và các sự việc được nêu tại giấy tờ, đơn từ có thể gây hại cho người ký thì công chứng viên phải giải thích cho các bên đương sự hiểu về hậu quả pháp lý của vấn đề đó. Sau khi đã kiểm tra chữ ký của đương sự, công chứng viên phải yêu cầu đương sự ký vào giấy tờ, đơn từ và ghi chứng thực theo mẫu quy định.

Đến giai đoạn năm 2000, Nghị định 75/2000/NĐ - CP về công chứng, chứng thực được ban hành, khái niệm về chứng thực đã được định nghĩa tại khoản 02 điều 02 của Nghị định trên: “chứng thực là việc Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã xác nhận sao y giấy tờ, hợp đồng, giao dịch và chữ ký của cá nhân trong các giấy tờ phục vụ 8 cho việc thực hiện các giao dịch của họ theo quy định của Nghị định này. Tuy nhiên, khái niệm trên đã không còn phù hợp do Nghị định 75/2000/NĐ - CP đã hết hiệu lực thi hành.