CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÁC CỤC HẢI QUAN TỈNH, THÀNH PHỐ 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ THÔNG TIN KẾ TOÁN 1. Khái niệm thông tin kế toán, quy trình kế toán Thông tin có thể được tiếp nhận qua việc thu thập và xử lý dữ liệu, trao đổi, phân tích, truyền thụ, cảm nhận… giúp tăng thêm sự nhận biết và hiểu biết của con người về một sự kiện, một hiện tượng nào đó.14] Như vậy, thông tin được xem xét trên cả ba khía cạnh: Thứ nhất, đó chính là nội dung được truyền tải; Thứ hai là phương tiện chuyển tải, truyền tin; Thứ ba, đích đến của thông tin. Thông tin kế toán là thông tin liên quan đến tình hình tài chính của cơ quan hành chính Nhà nước bao gồm những thông tin biến động về tài sản, nguồn vốn.
Giúp cho nhà lãnh đạo quản lý điều hành chi ngân sách hiệu quả. Quy trình kế toán là quá trình vận dụng nhiều phương pháp khác nhau một cách khoa học để thực hiện chức năng thông tin và kiểm tra về quá trình hình thành và sự vận động của tài sản. Quá trình đó được tổ chức khoa học trên cơ sở nguồn nhân lực có am hiểu về kế toán và các phương tiện xử lý thông tin để tạo ra những thông tin kế toán có ích cho người sử dụng. Vai trò của thông tin kế toán Vai trò của thông tin kế toán với các đối tượng sử dụng (xem hình 1.1) Hệ thống kế toán Hoạt động Hoạt động Báo cáo kế toán Tài chính Tài chính Người sử dụng Người sử dụng ở ngoài đơn vị ở đơn vị Kho bạc, Cục thuế Nhà Thanh tra, kiểm tra Lãnh đạo Cơ quan cấp trên (Bộ Tài chính, Quản lý Tổng cục Hải quan) Hình 1.
Mối quan hệ giữa thông tin kế toán và người sử dụng Đối với người sử dụng ở đơn vị : Với cơ chế trao quyền tự chủ và tự chịu trách nhiệm cho Thủ trưởng đơn vị trong việc sử dụng các nguồn lực nên nhu cầu thông tin kế toán của nhà Lãnh đạo quản lý rất phong phú, đa dạng và thay đổi liên tục. Hệ thống kế toán trong điều kiện đó cần phải cung cấp thông tin toàn diện về mọi hoạt động của đơn vị để nhà lãnh đạo quản lý có cơ sở ra quyết định chi tiêu tài chính đúng đắn. Đối với người sử dụng ngoài đơn vị: Nhu cầu thông tin của các đối tượng ngoài đơn vị là phục vụ cho công tác quản lý ngân sách của nhà nước. Kiểm tra, kiểm soát tính tuân thủ pháp luật của các đơn vị.
Yêu cầu đối với thông kế toán Để phát huy vai trò của mình, thông tin kế toán cung cấp phải đáp ứng những yêu cầu sau: Thông tin kế toán cung cấp phải bảo đảm tính thống nhất về nội dung và phương pháp tính toán. Thông tin kế toán cung cấp phải phản ánh trung thực và khách quan Luan van 11 thực tế hoạt động của đơn vị. Thông tin kế toán cung cấp phải phản ánh kịp thời các hoạt động kinh tế tài chính xảy ra. Thông tin kế toán cung cấp phải phản ánh đầy đủ, toàn diện về mọi hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị.
Thông tin kế toán cung cấp phải rõ ràng, dễ hiểu, bảo đảm cho các đối tượng sử dụng đều có thể nhận thức đúng đắn hoạt động và kết quả hoạt động của đơn vị, thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát hoạt động của đơn vị. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 1. Khái niệm về đơn vị hành chính sự nghiệp Đơn vị hành chính sự nghiệp là những đơn vị quản lý hành chính Nhà nước, đơn vị sự nghiệp y tế, văn hoá, giáo dục, thể thao, sự nghiệp khoa học công nghệ, sự nghiệp kinh tế,. hoạt động bằng nguồn kinh phí Nhà nước cấp, cấp trên cấp hoặc các nguồn kinh phí khác như: thu sự nghiệp, phí, lệ phí, thu từ kết quả hoạt động sản xuất – kinh doanh, nhận viện trợ, biếu tặng…theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp để thực hiện nhiệm vụ của Đảng và Nhà nước giao.
Phân loại đơn vị hành chính sự nghiệp a. Căn cứ vào chức năng hoạt động: Đơn vị hành chính sự nghiệp được phân loại như sau: - Cơ quan hành chính thuần tuý: như các các cơ quan công quyền, cơ quan quản lý kinh tế, xã hội … (các Bộ, cơ quan ngang Bộ, UBND…) - Đơn vị sự nghiệp (Sự nghiệp kinh tế, sự nghiệp giáo dục, sự nghiệp y tế…) - Các tổ chức, đoàn thể xã hội (Các tổ chức chính trị xã hội, tổ chức xã hội…) b. Căn cứ vào việc phân cấp tài chính: Theo phân cấp tài chính, các đơn vị dự toán được chia làm 3 cấp: Luan van 12 - Đơn vị dự toán cấp I: Là các cơ quan chủ quản các ngành hành chính sự nghiệp thuộc Trưng ương và địa phương (Bộ, cơ quan ngang Bộ, Cục, Tổng cục, Uỷ ban nhân dân, Sở, Ban Ngành…). Đơn vị dự toán cấp I thực hiện phân bổ, giao dự toán ngân sách cho đơn vị cấp dưới trực thuộc, chịu trách nhiệm trước Nhà nước về việc tổ chức, thực hiện công tác kế toán và quyết toán Ngân sách của đơn vị mình và công tác kế toán, quyết toán Ngân sách của các đơn vị dự toán cấp dưới trực thuộc theo quy định.
- Đơn vị dự toán cấp II: Là đơn vị thuộc đơn vị dự toán cấp I, chịu sự lãnh đạo trực tiếp về tài chính và quan hệ cấp phát kinh phí của đơn vị dự toán cấp I (Kế toán cấp II). - Đơn vị dự toán cấp III: Là đơn vị thuộc đơn vị dự toán cấp II, chịu sự lãnh đạo trực tiếp về tài chính và quan hệ cấp phát kinh phí của đơn vị dự toán cấp II. Đơn vị dự toán cấp III là đơn vị cuối cùng thực hiện dự toán (Kế toán cấp III). Đặc điểm kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp có các đặc điểm sau: - Các khoản chi cho đơn vi hành chính sự nghiệp chủ yếu là chi cho tiêu dùng vì vậy phải đảm bảo chấp hành chế độ tài chính thật nghiêm ngặt.
- Thông qua công tác kế toán để kiểm tra, giám sát thu, chi và tiến hành phân tích các khoản thu, chi sao cho đảm bảo nhiệm vụ của đơn vị. - Đề xuất ý kiến, kiến nghị để tăng cường hiệu quả sử dụng vốn ngân sách. Nhiệm vụ của kế toán hành chính sự nghiệp Nhiệm vụ của kế toán hành chính sự nghiệp bao gồm: - Thu thập, phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí được cấp, được tài trợ, được hình thành và tình hình sử dụng các khoản kinh phí, các khoản thu ở đơn vị. - Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu chi; Luan van 13 tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế, tài chính và các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước; kiểm tra việc quản lý, sử dụng các vật tư, tài sản công ở đơn vị và các chế độ, chính sách tài chính của Nhà nước.
- Theo dõi, kiểm soát tính hình phân phối kinh phí cho các đơn vị dự toán cấp dưới tình hình chấp hành dự toán thu chi và quyết toán của các đơn vị cấp dưới. - Lập và nộp đúng hạn các Báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính theo quy định. Phân tích và đánh giá hiệu quả sử dụng các nguồn kinh phí, vốn, quỹ ở đơn vị. TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÁC CỤC HẢI QUAN TỈNH, THÀNH PHỐ 1.
Yêu cầu của tổ chức thông tin kế toán tại các Cục Hải quan tỉnh, thành phố Tổ chức thông tin kế toán tại các đơn vị phải đáp ứng các yêu cầu sau: a. Đối với Kho bạc Nhà nước nơi các đơn vị giao dịch - Thực hiện đối chiếu dự toán kinh phí của đơn vị tại Kho bạc hàng quý kịp thời, phản ánh chính xác kinh phí được sử dụng, kinh phí thực rút và số dư dự toán tại Kho bạc đến cuối kỳ. - Rà soát kinh phí tạm ứng ngân sách để kịp thời thanh, quyết toán, hoàn trả tạm ứng cho ngân sách theo quy định. Đối với các cơ quan quản lý - Phản ánh đầy đủ, chi tiết tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong năm theo đúng mục lục ngân sách nhà nước, đúng nguồn kinh phí và hạch toán đúng tài khoản kế toán.
- Đảm bảo cung cấp số liệu các báo cáo theo định kỳ hoặc đột xuất kịp thời, chính xác. Đối với các đơn vị - Kịp thời cung cấp các thông tin cần thiết cho lãnh đạo để ra các quyết định quản lý: + Chỉ đạo điều hành chi ngân sách hàng năm đạt hiệu quả. Trên cơ sở rà soát các nhiệm vụ chi, có biện pháp giải ngân kịp thời, đúng chế độ, hạn chế các nội dung chi còn tồn đọng phải chuyển sang năm sau. + Đối với công tác chi mua sắm, kiến nghị với Bộ Tài chính, Tổng cục Hải quan về lý do chưa giải ngân kinh phí để tháo gỡ kịp thời vướng mắc.
+ Căn cứ vào kết quả kiểm kê, tiêu chuẩn định mức về trang bị và sử dụng tài sản của Nhà nước, có cơ sở để mua sắm, trang bị, sửa chữa nâng cấp tài sản cố định hàng năm của từng đơn vị cho phù hợp với yêu cầu công tác theo hướng từng bước hiện đại hoá và tiết kiệm. Nội dung tổ chức thông tin kế toán tại các Cục Hải quan tỉnh, thành phố Thông tin kế toán tại các Cục Hải quan tỉnh, thành phố là các dữ liệu từ các hoạt động chi tiêu ngân sách nhà nước phát sinh trong cơ quan hành chính sự nghiệp như Chi lương cho CBCC và hợp đồng lao động; Chi tiền điện, nước, văn phòng phẩm…; Chi mua sắm tài sản, sẽ được kế toán thu thập, xử lý, phân tích, tổng hợp các dữ liệu này để lập các báo cáo kế toán. Vì vậy, khi đề cập đến công tác kế toán nhà quản lý phải quan tâm đầy đủ tới: Hệ thống chứng từ kế toán và trình tự luân chuyển của nó; hệ thống tài khoản; sổ kế toán áp dụng tại đơn vị và hệ thống báo cáo kế toán tại đơn vị. Tổ chức chứng từ kế toán Xuất phát từ tính đa dạng và luôn vận động của các đối tượng kế toán, hệ thống chứng từ được sử dụng để cung cấp thông tin đồng thời là phương tiện kiểm tra về trạng thái và sự biến động của đối tượng kế toán.