Luận văn thạc sĩ ảnh hưởng của lợi ích kế toán tác động đến sự hài lòng của kế toán viên trong môi trường erp nghiên cứu tại công ty cổ phần bán lẻ kỹ thuật số fpt

Nghiên cứu ảnh hưởng của lợi ích kế toán đến sự hài lòng của kế toán viên trong môi trường ERP tại công ty cổ phần bán lẻ kỹ thuật số FPT.

• Tác giả: Phạm Hoài An
• Người hướng dẫn: TS. Nguyễn Bích Liên
• Trường học: Trường Đại Học Kinh Tế TP. Hồ Chí Minh
• Chuyên ngành: Kế toán
• Đề tài: Ảnh Hưởng Của Lợi Ích Kế Toán Đến Sự Hài Lòng Của Kế Toán Viên Trong Môi Trường ERP Tại FPT
• Loại tài liệu: luận văn thạc sĩ
• Năm xuất bản: 2017
• Địa điểm: TP. Hồ Chí Minh

Mục lục chi tiết

• LỜI CAM ĐOAN
• 1. PHẦN MỞ ĐẦU
• 2. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU
• 1.1. Các nghiên cứu nước ngoài
• 1.2. Các nghiên cứu trong nước
• 1.3. Nhận xét và xác định khe hổng nghiên cứu
• 3. CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ LỢI ÍCH KẾ TOÁN VÀ SỰ HÀI LÒNG CỦA NGƯỜI SỬ DỤNG ERP
• 4. CHƯƠNG 3: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
• 5. CHƯƠNG 4: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ BÀN LUẬN
• 6. CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
• TÀI LIỆU THAM KHẢO
• PHỤ LỤC

Tóm tắt

I. Giới thiệu về lợi ích kế toán trong môi trường ERP

Trong bối cảnh hiện đại, lợi ích kế toán từ việc áp dụng hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) đã trở thành một chủ đề quan trọng trong nghiên cứu. Hệ thống ERP không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn mang lại nhiều lợi ích kế toán cho doanh nghiệp. Theo nghiên cứu, các lợi ích kế toán này bao gồm việc cải thiện độ chính xác của thông tin tài chính, giảm thiểu thời gian xử lý dữ liệu và nâng cao khả năng ra quyết định. Hệ thống ERP cho phép kế toán viên truy cập thông tin một cách nhanh chóng và chính xác, từ đó nâng cao sự hài lòng của kế toán viên trong công việc. Việc áp dụng ERP tại công ty Cổ phần Bán lẻ Kỹ thuật số FPT đã chứng minh rằng, khi kế toán viên cảm nhận được lợi ích kế toán từ hệ thống, họ sẽ có xu hướng hài lòng hơn với công việc của mình.

1.1. Đặc điểm của hệ thống ERP

Hệ thống ERP được thiết kế để tích hợp các quy trình kinh doanh khác nhau trong một nền tảng duy nhất. Điều này giúp cho việc quản lý tài chính trở nên hiệu quả hơn. Các lợi ích kế toán từ ERP bao gồm khả năng phân tích dữ liệu tốt hơn, giảm thiểu sai sót và tăng cường tính chính xác trong báo cáo tài chính. Hệ thống ERP cũng hỗ trợ việc quản lý kế toán một cách đồng bộ, giúp kế toán viên dễ dàng theo dõi và kiểm soát các giao dịch tài chính. Nhờ vào việc tích hợp thông tin, kế toán viên có thể đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn, từ đó nâng cao sự hài lòng trong công việc.

II. Sự hài lòng của kế toán viên trong môi trường ERP

Sự hài lòng của kế toán viên là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Nghiên cứu cho thấy rằng, khi kế toán viên cảm nhận được lợi ích kế toán từ hệ thống ERP, họ sẽ có xu hướng hài lòng hơn với công việc của mình. Các yếu tố như độ chính xác của thông tin, tính kịp thời và khả năng sử dụng dễ dàng của hệ thống đều góp phần vào sự hài lòng của kế toán viên. Hệ thống ERP không chỉ giúp giảm thiểu khối lượng công việc mà còn tạo điều kiện cho kế toán viên tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn. Điều này dẫn đến việc nâng cao hiệu quả công việc và sự hài lòng tổng thể của nhân viên. Theo một khảo sát tại FPT, 85% kế toán viên cho biết họ cảm thấy hài lòng hơn khi sử dụng hệ thống ERP so với các phương pháp truyền thống.

2.1. Các yếu tố ảnh hưởng đến sự hài lòng

Có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến sự hài lòng của kế toán viên trong môi trường ERP. Đầu tiên, tính chính xác và độ tin cậy của thông tin là rất quan trọng. Kế toán viên cần thông tin chính xác để đưa ra quyết định đúng đắn. Thứ hai, khả năng sử dụng của hệ thống cũng ảnh hưởng lớn đến sự hài lòng. Nếu hệ thống dễ sử dụng, kế toán viên sẽ cảm thấy thoải mái hơn khi làm việc. Cuối cùng, sự hỗ trợ từ quản lý và đồng nghiệp cũng đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao sự hài lòng. Khi kế toán viên nhận được sự hỗ trợ cần thiết, họ sẽ cảm thấy tự tin hơn trong công việc của mình.

III. Tác động của ERP đến hiệu quả công việc của kế toán viên

Hệ thống ERP có tác động tích cực đến hiệu quả công việc của kế toán viên. Việc tự động hóa các quy trình kế toán giúp giảm thiểu thời gian và công sức cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ. Kế toán viên có thể tập trung vào các hoạt động phân tích và ra quyết định thay vì chỉ đơn thuần là nhập liệu. Nghiên cứu cho thấy rằng, khi kế toán viên sử dụng hệ thống ERP, họ có thể hoàn thành công việc nhanh hơn và với độ chính xác cao hơn. Điều này không chỉ nâng cao hiệu quả công việc mà còn góp phần vào sự phát triển chung của doanh nghiệp. Tại FPT, việc áp dụng ERP đã giúp giảm thời gian lập báo cáo tài chính xuống 30%, cho phép kế toán viên có thêm thời gian để tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược.

3.1. Lợi ích từ việc tự động hóa quy trình

Tự động hóa quy trình kế toán thông qua hệ thống ERP mang lại nhiều lợi ích kế toán. Đầu tiên, nó giúp giảm thiểu sai sót do con người, từ đó nâng cao độ chính xác của thông tin tài chính. Thứ hai, tự động hóa giúp tiết kiệm thời gian, cho phép kế toán viên hoàn thành công việc nhanh chóng hơn. Cuối cùng, việc sử dụng hệ thống ERP cũng giúp cải thiện khả năng phân tích dữ liệu, từ đó hỗ trợ kế toán viên trong việc đưa ra quyết định kịp thời và chính xác. Những lợi ích kế toán này không chỉ nâng cao sự hài lòng của kế toán viên mà còn góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Nội dung chính

Tổng quan nghiên cứu

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) đã trở thành công cụ quản lý không thể thiếu trong các doanh nghiệp hiện đại, đặc biệt trong lĩnh vực kế toán tài chính. Tại Việt Nam, từ trước năm 2010, một số doanh nghiệp lớn như FPT đã bắt đầu triển khai ERP, và đến nay, xu hướng áp dụng ERP đã lan rộng đến các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tuy nhiên, trong lĩnh vực kế toán tài chính, vẫn còn thiếu các nghiên cứu chuyên sâu về lợi ích kế toán mà ERP mang lại cũng như mối quan hệ giữa các lợi ích này với sự hài lòng của kế toán viên khi sử dụng hệ thống. Nghiên cứu này tập trung khảo sát tại Công ty Cổ phần Bán lẻ Kỹ thuật số FPT, một doanh nghiệp tiên phong trong việc ứng dụng ERP, nhằm làm rõ các lợi ích kế toán từ ERP và ảnh hưởng của chúng đến sự hài lòng của kế toán viên.

Mục tiêu nghiên cứu gồm: (1) xác định các lợi ích kế toán mà ERP mang lại tại FPT; (2) đánh giá mức độ hài lòng của kế toán viên dựa trên các lợi ích cảm nhận được; (3) phân tích mối quan hệ giữa các lợi ích kế toán và sự hài lòng của người sử dụng ERP. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào phòng Kế toán của FPT tại ba vùng Bắc, Trung, Nam, với dữ liệu thu thập từ 102 kế toán viên sử dụng phần mềm SAP ERP. Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc cung cấp thông tin thực tiễn cho doanh nghiệp về hiệu quả ứng dụng ERP trong công tác kế toán, từ đó hỗ trợ nhà quản lý đưa ra các quyết định nâng cao chất lượng hệ thống và sự hài lòng của người dùng.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên ba lý thuyết nền tảng chính:

• Lý thuyết Kỳ vọng - Xác nhận (Expectation Confirmation Theory): Giải thích sự hài lòng của người dùng dựa trên sự so sánh giữa kỳ vọng ban đầu và cảm nhận thực tế khi sử dụng ERP. Sự hài lòng được xác định khi cảm nhận vượt hoặc bằng kỳ vọng.

• Lý thuyết Diễn ngôn (Discourse Theory): Nhấn mạnh vai trò của các nhận định cá nhân trong việc hình thành sự hài lòng, qua đó giải thích sự thay thế công nghệ kế toán truyền thống bằng ERP dựa trên cảm nhận lợi ích thực tế.

• Mô hình DeLone - McLean về thành công hệ thống thông tin: Mô hình này xác định sáu yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến thành công của hệ thống, trong đó chất lượng hệ thống, chất lượng thông tin và chất lượng dịch vụ tác động đến sự hài lòng và ý định sử dụng, từ đó tạo ra lợi ích ròng cho tổ chức.

Các khái niệm chính trong nghiên cứu bao gồm: lợi ích kế toán ERP (về hệ thống, hoạt động và tổ chức), sự hài lòng của người sử dụng ERP, và các yếu tố ảnh hưởng đến sự hài lòng.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp định lượng với cỡ mẫu 102 kế toán viên tại Công ty Cổ phần Bán lẻ Kỹ thuật số FPT, được chọn theo phương pháp thuận tiện nhằm đảm bảo tính đại diện cho nhóm người sử dụng ERP trong công ty. Dữ liệu được thu thập qua bảng câu hỏi Likert 7 điểm, đánh giá các lợi ích kế toán và mức độ hài lòng của người dùng.

Quy trình nghiên cứu gồm các bước: xây dựng bảng câu hỏi dựa trên các nghiên cứu trước, thu thập dữ liệu, kiểm định độ tin cậy thang đo bằng hệ số Cronbach Alpha, phân tích nhân tố khám phá (EFA) để rút gọn và xác định các nhân tố chính, phân tích tương quan Pearson để kiểm tra mối quan hệ giữa các biến, và cuối cùng là phân tích hồi quy đa biến nhằm đánh giá mức độ ảnh hưởng của các lợi ích kế toán đến sự hài lòng của kế toán viên. Toàn bộ phân tích được thực hiện trên phần mềm SPSS.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

1. Lợi ích kế toán về mặt hệ thống: Kế toán viên đánh giá cao việc ERP giúp tập hợp dữ liệu kế toán nhanh hơn (trung bình 5.8/7 điểm) và dễ dàng hơn (5.7/7 điểm), đồng thời kết xuất kết quả dữ liệu nhanh chóng và linh hoạt. Đây là nhóm lợi ích có mức độ cảm nhận cao nhất trong nghiên cứu.

2. Lợi ích kế toán về mặt hoạt động: ERP giúp giảm thời gian khóa sổ kế toán hàng tháng, quý và năm với mức điểm trung bình lần lượt là 5.5, 5.4 và 5.3. Thời gian hoàn thành báo cáo tài chính cũng được rút ngắn đáng kể, đồng thời chất lượng báo cáo và tài khoản được nâng cao, tiết kiệm thời gian định khoản và ghi sổ kế toán.

3. Lợi ích kế toán về mặt tổ chức: ERP làm tăng tính linh hoạt trong phát hành thông tin kế toán (5.6 điểm), tăng tính tích hợp ứng dụng kế toán, cung cấp thông tin kịp thời và tin cậy, đồng thời nâng cao chức năng kiểm soát nội bộ. Mức độ hài lòng chung của kế toán viên với hệ thống ERP đạt trung bình 5.7 điểm.

4. Mối quan hệ giữa lợi ích kế toán và sự hài lòng: Phân tích hồi quy đa biến cho thấy các nhóm lợi ích kế toán đều có ảnh hưởng tích cực và có ý nghĩa thống kê đến sự hài lòng của kế toán viên, trong đó lợi ích về mặt hệ thống có tác động mạnh nhất (β = 0.45, p < 0.01), tiếp theo là lợi ích về mặt tổ chức (β = 0.32, p < 0.05) và lợi ích về mặt hoạt động (β = 0.28, p < 0.05). Mô hình giải thích được khoảng 62% biến thiên của sự hài lòng (Adjusted R² = 0.62).

Thảo luận kết quả

Kết quả cho thấy ERP mang lại lợi ích rõ rệt trong việc cải thiện hiệu quả xử lý dữ liệu kế toán, giảm thời gian thực hiện các nghiệp vụ và nâng cao chất lượng thông tin, phù hợp với các nghiên cứu quốc tế như của Spathis (2006) và Kanelou & Spathis (2013). Mức độ hài lòng của kế toán viên phản ánh sự thỏa mãn với các lợi ích thực tế nhận được, đồng thời khẳng định vai trò quan trọng của ERP trong việc hỗ trợ công tác kế toán hiện đại.

Biểu đồ phân phối điểm trung bình các nhóm lợi ích và sự hài lòng có thể minh họa rõ sự tương quan tích cực giữa các biến, trong khi bảng hồi quy đa biến thể hiện mức độ ảnh hưởng cụ thể của từng nhóm lợi ích. So sánh với các nghiên cứu trong nước, kết quả này bổ sung thêm bằng chứng về mối liên hệ giữa lợi ích kế toán và sự hài lòng người dùng ERP, góp phần lấp đầy khoảng trống nghiên cứu trong lĩnh vực này.

Đề xuất và khuyến nghị

1. Nâng cao chất lượng hệ thống ERP: Tăng cường đầu tư vào phần mềm và hạ tầng công nghệ để cải thiện tốc độ xử lý và tính linh hoạt của hệ thống, nhằm nâng cao lợi ích về mặt hệ thống, qua đó gia tăng sự hài lòng của kế toán viên. Thời gian thực hiện: 12 tháng; Chủ thể: Ban IT và quản lý doanh nghiệp.

2. Đào tạo và nâng cao năng lực người dùng: Tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu về sử dụng ERP cho kế toán viên nhằm tăng khả năng khai thác hiệu quả các tính năng, giảm thiểu sự cố và nâng cao chất lượng thông tin kế toán. Thời gian: 6 tháng; Chủ thể: Phòng nhân sự phối hợp phòng kế toán.

3. Tối ưu hóa quy trình kế toán trong môi trường ERP: Rà soát và điều chỉnh quy trình kế toán phù hợp với đặc thù ERP để giảm thời gian khóa sổ và hoàn thành báo cáo tài chính, đồng thời tăng cường kiểm soát nội bộ. Thời gian: 9 tháng; Chủ thể: Ban quản lý kế toán và kiểm soát nội bộ.

4. Xây dựng hệ thống phản hồi và hỗ trợ người dùng: Thiết lập kênh phản hồi nhanh chóng và hiệu quả để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng ERP, góp phần nâng cao sự hài lòng và giảm thiểu gián đoạn công việc. Thời gian: 3 tháng; Chủ thể: Ban IT và phòng hỗ trợ khách hàng nội bộ.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

1. Nhà quản lý doanh nghiệp: Có thể sử dụng kết quả nghiên cứu để hiểu rõ hơn về lợi ích kế toán của ERP và mức độ hài lòng của nhân viên, từ đó đưa ra các quyết định đầu tư và cải tiến hệ thống phù hợp.

2. Phòng kế toán và nhân viên kế toán: Tham khảo để nâng cao nhận thức về lợi ích ERP, cải thiện kỹ năng sử dụng và tăng hiệu quả công việc trong môi trường ERP.

3. Chuyên gia tư vấn ERP và phát triển phần mềm: Nghiên cứu giúp hiểu sâu hơn về các yếu tố ảnh hưởng đến sự hài lòng người dùng, từ đó thiết kế và triển khai các giải pháp ERP phù hợp hơn với nhu cầu thực tế.

4. Các nhà nghiên cứu và sinh viên ngành kế toán, công nghệ thông tin: Cung cấp cơ sở lý thuyết và thực tiễn để phát triển các nghiên cứu tiếp theo về ERP trong lĩnh vực kế toán tài chính.

Câu hỏi thường gặp

1. ERP mang lại lợi ích kế toán cụ thể nào cho doanh nghiệp?
   ERP giúp tập hợp và xử lý dữ liệu kế toán nhanh hơn, giảm thời gian khóa sổ, nâng cao chất lượng báo cáo và cải thiện kiểm soát nội bộ, từ đó tăng hiệu quả công tác kế toán.

2. Sự hài lòng của kế toán viên khi sử dụng ERP được đo lường như thế nào?
   Sự hài lòng được đánh giá qua thang đo Likert 7 điểm dựa trên cảm nhận về các lợi ích thực tế nhận được, so sánh với kỳ vọng ban đầu của người dùng.

3. Mối quan hệ giữa lợi ích kế toán và sự hài lòng của người dùng ERP ra sao?
   Các lợi ích kế toán về hệ thống, hoạt động và tổ chức đều có ảnh hưởng tích cực đến sự hài lòng của kế toán viên, trong đó lợi ích về hệ thống có tác động mạnh nhất.

4. Làm thế nào để nâng cao sự hài lòng của kế toán viên khi sử dụng ERP?
   Cần nâng cao chất lượng hệ thống, đào tạo người dùng, tối ưu quy trình kế toán và xây dựng hệ thống hỗ trợ hiệu quả để tăng trải nghiệm và hiệu quả sử dụng ERP.

5. Phạm vi áp dụng kết quả nghiên cứu này có giới hạn không?
   Nghiên cứu tập trung tại Công ty Cổ phần Bán lẻ Kỹ thuật số FPT với phần mềm SAP ERP, do đó kết quả có thể phù hợp với các doanh nghiệp tương tự nhưng cần điều chỉnh khi áp dụng cho các môi trường khác.

Kết luận

• Nghiên cứu xác định rõ các lợi ích kế toán của ERP gồm lợi ích về hệ thống, hoạt động và tổ chức, được kế toán viên tại FPT đánh giá cao.
• Sự hài lòng của kế toán viên có mối quan hệ tích cực và có ý nghĩa thống kê với các lợi ích kế toán nhận được từ ERP.
• Lợi ích về mặt hệ thống có ảnh hưởng mạnh nhất đến sự hài lòng, tiếp theo là lợi ích về tổ chức và hoạt động.
• Mô hình hồi quy đa biến giải thích được 62% biến thiên của sự hài lòng, cho thấy tính phù hợp và thực tiễn của nghiên cứu.
• Các đề xuất nâng cao chất lượng hệ thống, đào tạo, tối ưu quy trình và hỗ trợ người dùng được khuyến nghị nhằm tăng hiệu quả ứng dụng ERP trong kế toán.

Doanh nghiệp và các nhà quản lý được khuyến khích áp dụng các giải pháp đề xuất để nâng cao hiệu quả sử dụng ERP, đồng thời tiếp tục nghiên cứu mở rộng phạm vi và đối tượng nhằm hoàn thiện hơn các kết quả nghiên cứu trong tương lai.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1 đã giới thiệu khái quát về những mục tiêu, ý nghĩa cũng như phương pháp nghiên cứu của đề tài. Trong Chương 2 này, tác giả sẽ giới thiệu một số khái niệm về các cơ sở lý thuyết đề tài và một số nghiên cứu của các nhà nghiên cứu đã được công nhận trên thế giới cũng như các nghiên cứu tại Việt nam để từ đó rút ra những kết luận và đề ra việc xây dựng thiết kế nghiên cứu về lợi ích kế toán và sự hài lòng của người sử dụng ERP. Giới thiệu sơ lược về ERP 2. Khái niệm về ERP Thuật ngữ ERP được sử dụng vào năm 1990 bởi Gartner nhưng nguồn gốc chính xác của thuật ngữ này bắt nguồn từ thập niên 1960.

Vào thời kỳ đó, ý tưởng này chủ yếu được ứng dụng trong lĩnh vực quản lý hàng tồn kho và quy trình kiểm soát trong ngành sản xuất. Tới năm 1970, đã mở rộng chức năng thông qua việc tích hợp vào hệ thống Hoạch Định Nhu Cầu Nguyên Vật Liệu ( MRP) nhằm mục đích lên kế hoạch cho các quy trình sản xuất. Vào thập niên 1980, phần mềm MRP phát triển rộng rãi hơn với mục đích bao trùm các hoạt động trong quy trình sản xuất nhiều hơn trước, khái niệm MRP-II (Hoạch Định Nguồn lực sản xuất) xuất hiện cũng dựa trên ý tưởng trên. Đến năm 1990, các hệ thống này đã được phát triển hơn so với các chức năng quản lý hàng tồn kho và quá trình hoạt động khác thành các chức năng back-office như kế toán và nguồn nhân lực, lập ra giai đoạn mới cho sự phát triển ERP được biết đến phổ biến hiện nay.

ERP đã được định nghĩa bởi nhiều nghiên cứu khác nhau. Rosemann (1999) định nghĩa hệ thống ERP như là một phần mềm tùy biến, ứng dụng tiêu chuẩn bao gồm các giải pháp tích hợp kinh doanh cho các quy trình cốt lõi (ví dụ như lập kế hoạch sản xuất và kiểm soát, quản lý kho) và các chức năng quản lý chính (ví dụ như kế toán, quản lý nguồn nhân lực) của một doanh nghiệp. Theo Marnewick và Labuschagne, 2005, hệ thống ERP là các gói phần mềm cho phép doanh nghiệp tự động và tích hợp phần lớn xử lý các hoạt động kinh doanh, chia sẻ dữ liệu chung cho 123doc 12 các hoạt động toàn doanh nghiệp, tạo và cho phép truy cập thông tin trong môi trường thời gian thực. Một cách tổng quát, có thể hiểu, ERP chính là một mô hình ứng dụng công nghệ thông tin vào vào quản lý hoạt động kinh doanh, thu thập dữ liệu, lưu trữ, phân tích diễn giải và bao gồm nhiều module: nhân sự, kế hoạch sản phẩm, chi phí sản xuất hay dịch vụ giao hàng, tiếp thị và bán hàng, quản lý kho quỹ, kế toán,… phù hợp với tập đoàn công ty lớn.

Mục tiêu tổng quát của hệ thống ERP là sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch nhằm đảm bảo sự đầy đủ và thích hợp các nguồn lựccủa doanh nghiệp khi cần. Một phần mềm ERP là một phần mềm máy tính cho phép công ty có thể theo dõi và tổng hợp số liệu của nhiều hoạt động khác nhau để đạt được mục tiêu trên. ERP chính là sự lựa chọn tối ưu cho các doanh nghiệp, công ty từ quy mô nhỏ đến tầm cỡ tập đoàn lớn đa quốc gia trong môi trường hoạt động kinh doanh năng động, chuyên nghiệp, đầy cạnh tranh và luôn biến động như hiện nay. Đặc trưng của ERP Đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ (module).

Phần mềm có cấu trúc phân hệ là một tập hợp gồm nhiều phần mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm có một chức năng riêng. Từng phân hệ có thể hoạt động độc lập nhưng do bản chất của hệ thống ERP, chúng kết nối với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ khác nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn. Một hệ thống ERP chung cho các doanh nghiệp sẽ bao gồm các phân hệ:  Tài chính (Finance) gồm Sổ cái (General Ledger); Công nợ phải thu (Accounts Receivable); Công nợ phải trả (Account Payable); Tài sản cố định (Fixed Assets); Lập dự toán ngân sách (Budgeting); Báo cáo tài chính (Financial Statements)  Quản lý bán hàng và phân phối (Sales and Distribution) gồm Thông tin (cơ sở dữ liệu) khách hàng (Customer files); Cập nhật đơn hàng và hóa đơn (Order Entry and Billing); Phân tích bán hàng (Sales Analysis); Lập kế 123doc 13 hoạch giao hàng và vận chuyển (Delivery Planning and Shipment); Lập kế hoạch và quản lý sản xuất (Production Planning and Control)  Quản lý dự án (Project Management)  Quản lý dịch vụ (Service Management)  Quản lý nhân sự (Human Resouce Management) gồm Lương và Chấm công  Quản lý mua hàng (Purchase Control) gồm Quản lý đơn hàng (Purchase Order); Nhận hàng (Receiving Transactions)  Quản lý hàng tồn kho (Stock Control) gồm Dữ liệu hàng hóa (Stock Item Data); Nhập xuất kho (Stock Transactions); Kiểm kê (Physical Count). ERP bao gồm nhiều phân hệ khác nhau, và ở mỗi phân hệ, mức độ tích hợp giữa chúng khác nhau.

Tại Việt Nam, các công ty thường bắt đầu sử dụng phân hệ kế toán và sau đó có thể bổ sung các phân hệ khác khi nhu cầu sử dụng của họ tăng cao hơn. Phân loại ERP Hiện nay, các loại phần mềm ERP ở Việt Nam cũng như trên thế giới là rất nhiều và đa dạng, được cung cấp bởi các công ty lớn như SAP, Microsoft, Oracle,… và ở từng thị trường riêng lẻ cũng có những công ty cung cấp những phần mềm nội địa với quy mô nhỏ hơn. Có nhiều tiêu chí khác nhau để phân loại ERP, cụ thể như sau: 2. Phần mềm đặt hàng do một nhóm lập trình viên trong nước viết Được lập trình và viết theo yêu cầu riêng của công ty.

Lợi ích ở đây mang lại một giải pháp phát sinh chi phí thấp, nhưng rủi ro trong trường hợp này là cao nhất do có thể làm phát sinh thêm nhiều chi phí cho công ty về sau này khi các trục trặc nảy sinh. Phần mềm đặt hàng do một công ty trong nước viết Được công ty phần mềm trong nước thiết kế theo đơn đặt hàng nhằm đáp ứng một số yêu cầu cụ thể của công ty khách hàng. 123doc 14 Tuy nhiên, cần xem xét kỹ đến khả năng hỗ trợ trong tương lai từ nhà cung cấp và khả năng nâng cấp phiên bản cao hơn trong tương lai của phần mềm mà không làm ảnh hưởng đến hoạt động của công ty. Phần mềm thiết kế sẵn do các công ty trong nước phát triển Được thiết kế sẵn bởi các công ty trong nước phát triển.

Ngoài phân hệ kế toán, một số phân hệ ERP khác được phát triển nhưng thường không đầy đủ so với các nhà cung cấp phần mềm từ nước ngoài. Phần mềm nước ngoài cấp thấp Là các phần mềm nước ngoài được thiết kế dành cho các doanh nghiệp nhỏ, được phân phối trên thế giới. Tuy nhiên, rủi ro ở đây là đa số các phần mềm này không có dịch vụ hỗ trợ tại Việt Nam. Phần mềm nước ngoài cấp trung bình Được thiết kế dành cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa, được phân phối rộng rãi trên thế giới.

Các phần mềm này hỗ trợ hầu hết các quy trình hoạt động kinh doanh và được thiết kế sử dụng mạng lưới cấu trúc máy chủ (server)/ máy khách, cho phép nhiều máy khách truy cập từ mạng cục bộ LAN. Các phần mềm này thường có giá cao từ vài chục ngàn đô la Mỹ, tính trên cả chi phí triển khai, và tùy theo số phân hệ được sử dụng. Phần mềm nước ngoài cấp cao Được bán trên thế giới và được thiết kế dành cho các công ty đa quốc gia có nhiều địa điểm hoạt động, nhiều chi nhánh và nhiều người sử dụng cùng lúc. Các phần mềm này rất đắt và nhằm phục vụ các quy trình kinh doanh phức tạp với những yêu cầu hoạt động rất khắt khe.

Ví dụ: Oracle Financials, SAP, và PeopleSoft. Chi phí cho các phần mềm này ít nhất là vài trăm ngàn đôla Mỹ, đặc biệt là khi cộng cả chi phí triển khai. Đặc điểm-vai trò hệ thống ERP Đặc điểm chính của hệ thống ERP thể hiện rõ ràng qua 2 khía cạnh trong tên gọi của chúng - Enterprise Resource Planning. Trong đó: Resource (tài nguyên): tất cả những tài sản vô hình và hữu hình có sẵn hoặc được tạo ra hàng ngày mà doanh nghiệp đó sở hữu chính là tài nguyên.

Bao gồm cả nhân lực, vật lực và tài chính của doanh nghiệp đó. Planning (hoạch định): là những kế hoạch và tương tác giữa các nhân viên, nhà quản lý lên nguồn tài nguyên của doanh nghiệp để giải quyết các công việc diễn ra thường ngày. Hệ thống ERP giữ vai trò tạo ra một quy trình làm việc tự động bao gồm nhiều chức năng khác nhau như kế toán, quản lý kho, quản lý nhân sự, quản lý hậu cần, quản lý và quan hệ với khách hàng, hoạch định và sản xuất,…nhằm mục tiêu đảm bảo nguồn tài nguyên của doanh nghiệp được cung cấp một cách đầy đủ và nhanh chóng khi cần thông qua các công cụ hoạch định và lên kế hoạch. Hệ thống ERP có thể được thiết kế mềm dẻo, linh hoạt phù hợp với đặc trưng hoạt động của từng doanh nghiệp và có thể mở rộng, phát triển theo thời gian của từng loại hình doanh nghiệp mà không làm thay đổi cấu trúc của chương trình hiện có.

Ưu điểm của hệ thống ERP mang lại cho doanh nghiệp có thể được nêu ra sau đây:  Hệ thống nguồn tài nguyên và quy trình quản lý đồng bộ, thống nhất  Các bộ phận chức năng có thể phối hợp với nhau một cách nhịp nhàng, nhanh chóng và chính xác nhất  Rút ngắn thời gian chuyển giao và quản lý nguồn dữ liệu  Tiết kiệm chi phí  Tăng khả năng cạnh tranh và cơ hội để doanh nghiệp phát triển lâu dài Với 4 chức năng chính trong cùng một hệ thống là hoạch định, thực hiện, kiểm soát và ra quyết định, ERP được xem là giải pháp quản trị doanh nghiệp tối ưu nhất mang lại thành công cho hầu hết các doanh nghiệp trên thế giới hiện nay. Thay vì sử dụng nhiều phần mềm riêng lẻ vừa tốn kém chi phí vừa không thống nhất trong quá trình hoạch định, tương tác và quản lý thì một phần mềm đa năng như hệ thống ERP 123doc 16 chính là giải pháp quản trị thông minh nhất nên được các doanh nghiệp hiện nay áp dụng.