Chương I: Lý luận chung về tổ chức kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp. Chương II: Thực trạng tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại Chi nhánh công ty cổ phần Kho vận Giao nhận Ngoại thương thành phố Hồ Chí Minh tại Hải Phòng. Chương III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại Chi nhánh công ty cổ phần Kho vận Giao nhận Ngoại thương thành phố Hồ Chí Minh tại Hải Phòng Trong thời gian thực hiện khóa luận em đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của T.S Nguyễn Thị Mai Linh và các cán bộ trong phòng kế toán của công ty. Vì trình độ còn hạn chế, thời gian có hạn lên bài khóa luận của em chắc chắn sẽ không tránh khỏi những sai sót, em rất mong sự góp ý của các thầy cô giáo và các bạn để khóa luận của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn ! Hải Phòng, ngày 28 tháng 6 năm 2010 Sinh viên: Phạm Thị Thanh Nhung Sinh viên: Phạm Thị Thanh Nhung_QT1004K 1 Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại CNCTCP Kho vận Giao nhận Ngoại thương TPHCM tại Hải Phòng CHƢƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI DOANH NGIỆP 1. Những vấn đề chung về vốn bằng tiền trong doanh nghiệp: 1.1 Khái niệm, ý nghĩa & nhiệm vụ hạch toán vốn bằng tiền: Vốn bằng tiền là một bộ phận của tài sản lưu động, bao gồm: tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ở các ngân hàng, công ty tài chính và tiền đang chuyển. Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền vừa dùng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm vật tư để sản xuất kinh doanh vừa là kết quả của việc mua bán hoặc thu hồi các khoản nợ. Chính vì vậy, quy mô vốn bằng tiền phản ánh khả năng thanh toán tức thời của doanh nghiệp và là một bộ phận quan trọng của vốn lưu động.
Mặt khác, vốn bằng tiền là loại vốn đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý hết sức chặt chẽ vì trong quá trình luân chuyển vốn bằng tiền rất dễ bị tham ô, lợi dụng, mất mát. Do vậy việc sử dụng vốn bằng tiền cần phải tuân thủ các nguyên tắc, chế độ quản lý tiền tệ thống nhất của Nhà nước. Chẳng hạn, tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp dùng để chi hàng ngày không được vượt quá mức tồn quỹ mà doanh nghiệp và ngân hàng đã thỏa thuận ghi trong hợp đồng tiền mặt, khi có tiền thu bán hàng bằng tiền mặt thì doanh nghiệp phải nộp vào ngân hàng. Xuất phát từ những đặc điểm quản lý vốn bằng tiền, hạch toán vốn bằng tiền phải thực hiện các nhiệm vụ sau: - Hàng ngày, phản ánh tình hình thu chi và tồn quỹ tiền mặt, giám đốc tình hình chấp hành định mức tồn quỹ tiền mặt.
Thường xuyên đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thực tế với sổ sách. Phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót trong quản lý và sử dụng tiền mặt. - Phản ánh tình hình tăng, giảm và số dư tiền gửi ngân hàng hàng ngày, giám đốc việc chấp hành chế độ thanh toán không dùng tiền mặt. 2 Sinh viên: Phạm Thị Thanh Nhung_QT1004K Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại CNCTCP Kho vận Giao nhận Ngoại thương TPHCM tại Hải Phòng - Phản ánh các khoản tiền đang chuyển, kịp thời phát hiện nguyên nhân làm cho tiền đang chuyển bị ách tắc để doanh nghiệp có biện pháp thích hợp, giải phóng nhanh tiền đang chuyển kịp thời.2 Những yêu cầu cơ bản để quản lý nội bộ vốn bằng tiền: Để quản lý tốt vốn bằng tiền trong nội bộ doanh nghiệp thì trước hết cần tách biệt việc bảo quản vốn bằng tiền khỏi việc ghi chép các nghiệp vụ này.
Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải phân công một số nhân viên làm nhiệm vụ ghi sổ để kiểm tra công việc của người này thông qua công việc của người kia. Việc phân chia trách nhiệm như trên là nhằm hạn chế bớt tình trạng gian lận cũng như sự móc ngoặc giữa các nhân viên trong việc tham ô tiền mặt. Các bước chính để thực hiện việc quản lý nội bộ đối với vốn bằng tiền gồm: + Tách biệt nhiệm vụ giữ tiền mặt với việc giữ các sổ sách kế toán - những nhân viên giữ tiền mặt không được tiếp cận với sổ sách kế toán và các nhân viên kế toán không được giữ tiền mặt. + Lập bản danh sách ghi hóa đơn thu tiền mặt tại thời điểm và nơi nhận tiền mặt.
+ Thực hiện thanh toán bằng séc, chỉ lên dùng tiền mặt chi tiêu cho các khoản lặt vặt, không được chi trả tiền mặt thay cho việc chi trả séc. + Trước khi phát hành một tờ séc để thanh toán, phải kiểm tra số lượng và giá trị các khoản chi tránh việc phát hành séc quá số dư. + Tách chức năng duyệt chi khỏi chức năng ký séc.3 Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền: Kế toán vốn bằng tiền phải tuân thủ những nguyên tắc sau đây: - Kế toán vốn bằng tiền phải sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là Đồng Việt Nam, trừ trường hợp được phép sử dụng một đơn vị tiền tệ thông dụng khác ghi chép Báo cáo kế toán nhưng phải được chấp nhận bằng văn bản của Bộ tài chính. - Đối với vàng bạc kim khí quý, đá quý phản ánh ở nhóm tài khoản vốn bằng tiền chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp không đăng ký kinh doanh vàng, bạc, kim khí quý, đá quý.
3 Sinh viên: Phạm Thị Thanh Nhung_QT1004K Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại CNCTCP Kho vận Giao nhận Ngoại thương TPHCM tại Hải Phòng - Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý phải theo dõi số lượng, trọng lượng, quy cách, phẩm chất, và giá trị của từng thứ, từng loại. Giá trị vàng, bạc, kim khí quý, đá quý được tính theo giá trị thực tế ( Giá hóa đơn hoặc giá được thanh toán). Khi tính giá xuất vàng, bạc, kim khí quý, đá quý, có thể áp dụng một trong bốn phương pháp xuất kho: Bình quân gia quyền, nhập trước - xuất trước, nhập sau - xuất trước, giá thực tế đích danh. Tuy nhiên, do vàng bạc, đá quý, là loại tài sản có giá trị lớn và mang tính tách biệt nên phương pháp thực tế đích danh thường được sử dụng.
Nếu có chênh lệch giữa giá xuất bán và giá thanh toán ở thời điểm phát sinh nghiệp vụ thì được phản ánh vào TK 515, hoặc TK 635. - Trường hợp kế toán vốn bằng tiền liên quan đến ngoại tệ: + Một giao dịch bằng ngoại tệ là giao dịch được xác định bằng ngoại tệ hoặc yêu cầu thanh toán bằng ngoại tệ, bao gồm các giao dịch phát sinh khi một doanh nghiệp: Mua hoặc bán sản phẩm, hàng hóa dịch vụ mà giá cả được xác định bằng ngoại tệ; Vay hoặc cho vay các khoản tiền mà số phải trả hoặc phải thu được xác định bằng ngoại tệ; Trở thành một đối tác ( một bên) của một hợp đồng ngoại hối chưa được thực hiện; Dùng một loại tiền tệ này để mua, bán hoặc thay đổi lấy một loại tiền tệ khác; + Một giao dịch bằng ngoại tệ phải được hạch toán và ghi nhận ban đầu theo đơn vị tiền tệ kế toán bằng việc áp dụng tỉ giá hối đoái giữa đơn vị tiền tệ kế toán và ngoại tệ tại ngày giao dịch. + Tỷ giá hối đoái tại ngày giao dịch được coi là tỉ giá giao ngay. Doanh nghiệp có thể sử dụng tỷ giá xấp xỉ với tỉ giá hối đoái thực tế tại ngày giao dịch.
Ví dụ: Tỷ giá trung bình tuần hoặc tháng có thể được sử dụng cho tất cả các giao dịch phát sinh của mỗi loại ngoại tệ trong tuần, tháng đó. Nếu tỷ giá hối đoái dao động 4 Sinh viên: Phạm Thị Thanh Nhung_QT1004K Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại CNCTCP Kho vận Giao nhận Ngoại thương TPHCM tại Hải Phòng mạnh thì doanh nghiệp không được sử dụng tỷ giá trung bình cho việc kế toán của tuần hoặc tháng đó. Theo chuẩn mực số 10 về ảnh hưởng của việc thay đổi tỷ giá hối đoái, chênh lệch tỷ giá hối đoái được xác định: + Chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh khi thanh toán các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ hoặc trong việc báo cáo các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ của một doanh nghiệp theo các tỷ giá hối đoái khác với tỷ giá hối đoái được ghi nhận ban đầu, hoặc đã được báo cáo trong báo cáo tài chính trước, được sử lý như sau: - Trong giai đoạn đầu tư xây dựng để hình thành tài sản cố định (TSCĐ) của doanh nghiệp mới thành lập, chênh lệch tỷ gía hối đoái phát sinh khi thanh toán các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ để thực hiện đầu tư xây dựng, và chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh khi đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ cuối năm tài chính được được phản ánh lũy kế, riêng biệt trên bảng Cân đối kế toán (CĐKT). Khi TSCĐ hoàn thành đầu tư xây dựng đưa vào sử dụng thì chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong giai đoạn đầu tư xây dựng được phân bổ dần vào thu nhập hoặc chi phí sản xuất kinh doanh trong thời gian tối đa là 5 năm.
- Trong giai đoạn sản xuất, kinh doanh, kể cả việc đầu tư xây dựng để hình thành TSCĐ của doanh nghiệp đang hoạt động, chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh khi thanh toán các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ và đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ cuối năm tài chính sẽ được ghi nhận là thu nhập, hoặc chi phí trong năm tài chính. - Đối với doanh nghiệp có sử dụng công cụ tài chính để dự phòng rủi ro hối đoái thì các khoản vay, nợ phải trả có gốc ngoại tệ được hạch toán theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh. Doanh nghiệp không được đánh giá lại các khoản vay, nợ phải trả có gốc ngoại tệ đã sử dụng công cụ tài chính để dự phòng rủi ro hối đoái. + Chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh được ghi nhận khi có sự thay đổi tỷ giá hối đoái giữa ngày giao dịch và ngày thanh toán của mọi khoản mục tiền tệ có 5 Sinh viên: Phạm Thị Thanh Nhung_QT1004K Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại CNCTCP Kho vận Giao nhận Ngoại thương TPHCM tại Hải Phòng gốc ngoại tệ.
