Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế và sự cạnh tranh gay gắt trên thị trường dệt may, hàng loạt doanh nghiệp vừa và nhỏ phải đối mặt với áp lực đào thải lớn do hạn chế về năng lực quản trị tài chính và dòng tiền. Theo ước tính từ các báo cáo ngành dệt may giai đoạn 2016-2018, sự biến động liên tục của chi phí nguyên phụ liệu và chi phí nhân công đòi hỏi các doanh nghiệp may mặc phải xây dựng công cụ kiểm soát nội bộ chuẩn xác. Kế toán là công cụ quản lý kinh tế hữu hiệu nhất, có sứ mệnh phản ánh, đo lường hiệu quả hoạt động và cung cấp thông tin kịp thời phục vụ quá trình ra quyết định của ban lãnh đạo.

Nghiên cứu tập trung giải quyết những bất cập trong tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần May Bắc Ninh – một doanh nghiệp chuyên sản xuất các mặt hàng thời trang xuất khẩu như áo jacket, vest nữ và đồ thể thao với năng lực sản xuất hàng năm đạt trên 50.000 sản phẩm. Mục tiêu cụ thể của luận văn bao gồm: hệ thống hóa cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp; đánh giá thực trạng quy trình hạch toán, luân chuyển chứng từ và lập báo cáo tài chính giai đoạn 2016-2018; từ đó đề xuất hệ thống giải pháp hoàn thiện có tính khả thi cao đến năm 2025.

Phạm vi nghiên cứu được thực hiện tại trụ sở và các phân xưởng của Công ty Cổ phần May Bắc Ninh (xã Liên Bão, huyện Tiên Du, tỉnh Bắc Ninh) với dữ liệu tài chính kéo dài trong 3 năm tài chính (2016, 2017, 2018). Đề tài mang ý nghĩa thực tiễn sâu sắc khi đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả quản trị cho một đơn vị có doanh thu thuần dao động từ 136.455 triệu đồng đến 171.795 triệu đồng, trực tiếp giải quyết việc làm và điều tiết thu nhập cho hơn 326 cán bộ công nhân viên với mức lương bình quân khoảng 5.000.000 đồng/người/tháng.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng dựa trên nền tảng lý thuyết tổ chức hạch toán kế toán doanh nghiệp theo quy định của Luật Kế toán Việt Nam kết hợp với lý thuyết kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp sản xuất công nghiệp. Khung lý thuyết phân tích hệ thống kế toán doanh nghiệp trên hai trụ cột chính: kế toán tài chính nhằm cung cấp thông tin cho các đối tượng bên ngoài và kế toán quản trị nhằm phục vụ kiểm soát, điều hành nội bộ. Mô hình nghiên cứu vận dụng các chuẩn mực kế toán Việt Nam, chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 133/2016/TT-BTC áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, cùng hệ thống quy định pháp lý về lưu trữ tài liệu kế toán với thời hạn 5 năm đối với tài liệu điều hành thông thường và 10 năm đối với chứng từ, sổ sách sử dụng trực tiếp để lập báo cáo tài chính.

Năm khái niệm và nội dung cơ bản tạo nên khung phân tích bao gồm:

  1. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán và quy trình lập, kiểm tra, luân chuyển chứng từ ban đầu;
  2. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán cấp 1 đến cấp 3 (đặc biệt là tài khoản chi phí quản lý 642 và chi phí bán hàng 641);
  3. Tổ chức hệ thống sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung;
  4. Tổ chức lập, công khai báo cáo tài chính theo niên độ kế toán từ ngày 01/01 đến 31/12;
  5. Tổ chức công tác kiểm tra kế toán và kiểm kê tài sản định kỳ.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng kết hợp chặt chẽ giữa nguồn dữ liệu thứ cấp và dữ liệu sơ cấp nhằm đảm bảo tính khách quan và khoa học. Dữ liệu thứ cấp được thu thập từ các báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, bảng thanh toán tiền lương và hồ sơ kế toán vật tư của công ty trong giai đoạn 2016-2018. Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua khảo sát thực tế với cỡ mẫu N = 61 đối tượng trực tiếp tham gia và phối hợp với công tác kế toán tại đơn vị.

Phương pháp chọn mẫu được tiến hành theo phương pháp phân tầng kết hợp chọn mẫu ngẫu nhiên nhằm đảm bảo tính đại diện: 05 cán bộ lãnh đạo công ty (Giám đốc, Phó Giám đốc), 05 nhân viên kế toán chuyên trách, 05 cán bộ phòng bán hàng, 10 cán bộ quản lý phân xưởng sản xuất, 03 nhân viên phòng hành chính nhân sự và 33 cán bộ công nhân viên thuộc các bộ phận phối hợp tác nghiệp.

Phương pháp phân tích số liệu bao gồm phương pháp thống kê mô tả (tính toán số tuyệt đối, số tương đối, số bình quân), phương pháp so sánh đối chiếu biến động tài chính qua các năm, phương pháp chuyên gia lấy ý kiến đánh giá từ các nhà quản lý và phương pháp chuyên môn kế toán (chứng từ, tài khoản, tổng hợp cân đối). Lý do lựa chọn tổ hợp phương pháp này là nhằm đánh giá đa chiều, đối chiếu chính xác giữa quy định pháp lý với thực tiễn ghi nhận số liệu tại doanh nghiệp. Toàn bộ quá trình khảo sát và thu thập dữ liệu được thực hiện tập trung từ tháng 8/2018 đến tháng 8/2019.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Thứ nhất, về quy mô nhân sự và mô hình bộ máy kế toán: Công ty Cổ phần May Bắc Ninh áp dụng mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung kết hợp phần mềm Bravo. Tổng số lao động của công ty tăng trưởng 63% sau 3 năm, từ 200 người năm 2016 lên 246 người năm 2017 và đạt 326 người năm 2018. Lực lượng công nhân may chiếm tỷ trọng áp đảo với 286 người năm 2018 (chiếm 87,7% tổng số lao động). Phòng Tài chính - Kế toán được bố trí 11 vị trí chuyên trách, tuy nhiên vị trí kế toán quản trị vẫn đang hoạt động dưới hình thức kiêm nhiệm, chưa tách biệt rõ ràng chức năng lập dự toán và phân tích chi phí sản xuất.

Thứ hai, về biến động doanh thu và hiệu quả tài chính: Năm 2016, doanh thu thuần đạt 171.795 triệu đồng và lợi nhuận sau thuế đạt 5.758 triệu đồng. Sang năm 2017, doanh thu thuần giảm 21% xuống còn 136.455 triệu đồng, kéo theo lợi nhuận sau thuế sụt giảm nghiêm trọng 71% xuống chỉ còn 1.686 triệu đồng. Đến năm 2018, công ty có sự phục hồi mạnh mẽ khi doanh thu thuần tăng 18% đạt 160.900 triệu đồng, lợi nhuận gộp đạt 13.313 triệu đồng (tăng 57%) và lợi nhuận sau thuế tăng vọt 166% lên mức 4.485 triệu đồng.

Thứ ba, về thực trạng hạch toán chi phí và hệ thống tài khoản: Chi phí quản lý doanh nghiệp tăng liên tục từ 4.405 triệu đồng năm 2016 lên 4.432 triệu đồng năm 2017 và đạt 5.716 triệu đồng năm 2018 (tăng 29% so với năm 2017). Mặc dù chi phí tăng cao nhưng công ty chưa mở các tài khoản chi tiết cấp 2 và cấp 3 cho tài khoản 642, gây khó khăn cho việc kiểm soát định mức chi phí cho từng dòng sản phẩm may mặc.

Thứ tư, về quy trình luân chuyển chứng từ và kiểm kê: Khâu lập và duyệt chứng từ thanh toán tạm ứng còn chậm trễ. Công tác kiểm kê kho nguyên phụ liệu chỉ thực hiện 1 lần vào cuối năm nên chưa phản ánh kịp thời giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho dở dang.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân của sự biến động tài chính lớn trong năm 2017 bắt nguồn từ sự sụt giảm đơn hàng xuất khẩu và việc chi phí bán hàng tăng 36% (từ 1.306 triệu đồng lên 1.777 triệu đồng). Điều này chứng minh rằng việc thiếu hụt hệ thống báo cáo kế toán quản trị chuyên sâu đã làm giảm khả năng phản ứng linh hoạt của ban lãnh đạo trước biến động thị trường.

So sánh với mô hình của Công ty Cổ phần Thời trang Quốc tế Thuận Thành (mở chi tiết các tài khoản từ 64221 đến 64228) và Công ty Cổ phần May Thành Đạt (kiểm tra đối chiếu chứng từ định kỳ hàng tuần), công tác kế toán tại Công ty Cổ phần May Bắc Ninh vẫn mang tính chất ghi chép sự vụ, chưa phát huy đầy đủ chức năng tham mưu quản trị.

Về mặt trực quan hóa, toàn bộ chuỗi số liệu tài chính giai đoạn 2016-2018 có thể được thể hiện qua biểu đồ cột chồng kết hợp đường xu hướng lợi nhuận để làm nổi bật tỷ trọng giá vốn hàng bán (chiếm từ 91,7% đến 93,8% doanh thu thuần). Đồng thời, một bảng ma trận đối chiếu 61 ý kiến khảo sát sẽ phản ánh rõ nét sự không đồng nhất giữa phòng Kế toán và phân xưởng sản xuất trong thời gian luân chuyển phiếu xuất kho vật tư.

Đề xuất và khuyến nghị

Nhằm nâng cao hiệu quả quản trị tài chính giai đoạn 2020-2025, công ty cần triển khai đồng bộ 4 giải pháp trọng tâm:

  1. Chuẩn hóa và rút ngắn quy trình luân chuyển chứng từ kế toán: Kế toán trưởng chủ trì ban hành quy chế luân chuyển chứng từ thống nhất giữa phòng Kế hoạch, phòng Bán hàng và các phân xưởng may. Ứng dụng ký số và luân chuyển chứng từ điện tử nội bộ nhằm rút ngắn 30% thời gian xử lý hồ sơ thanh toán, hoàn thành triển khai trong giai đoạn 2020-2021.
  2. Chi tiết hóa hệ thống tài khoản kế toán quản trị chi phí: Bộ phận Kế toán tổng hợp tiến hành mở các tài khoản cấp 2, cấp 3 cho tài khoản 642 (như tài khoản 64221 - Chi phí nhân viên quản lý, 64222 - Khấu hao tài sản quản lý, 64223 - Chi phí công tác phí). Mục tiêu kiểm soát chính xác 100% định mức chi phí phát sinh cho quy mô sản xuất hơn 50.000 sản phẩm thời trang mỗi năm, áp dụng ngay từ đầu năm tài chính 2020.
  3. Nâng cấp module kế toán quản trị và tự động hóa báo cáo trên phần mềm Bravo: Ban Giám đốc phê duyệt kinh phí phối hợp với đối tác công nghệ nâng cấp phần mềm Bravo, kết nối trực tiếp dữ liệu từ các chuyền may. Mục tiêu rút ngắn thời gian lập báo cáo tài chính và báo cáo quản trị từ 15 ngày xuống dưới 5 ngày sau khi kết thúc kỳ kế toán, thực hiện hoàn thành trong giai đoạn 2021-2022.
  4. Tăng cường kiểm tra kế toán nội bộ và kiểm kê kho hàng định kỳ: Ban Kiểm soát nội bộ phối hợp cùng Kế toán trưởng lập kế hoạch kiểm tra chéo chứng từ định kỳ hàng tháng và tổ chức kiểm kê kho nguyên phụ liệu, thành phẩm theo từng quý. Mục tiêu kéo giảm tỷ lệ sai lệch số liệu tồn kho xuống dưới 0,5%, thực hiện duy trì liên tục từ năm 2020 đến năm 2025.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nội dung luận văn mang lại giá trị tham khảo thiết thực cho 4 nhóm đối tượng:

  1. Ban Giám đốc và Nhà quản trị doanh nghiệp may mặc: Giúp nắm vững phương pháp tái cấu trúc bộ máy tài chính, kiểm soát chặt chẽ giá vốn và quản trị dòng tiền hiệu quả trong bối cảnh doanh thu biến động từ 136 tỷ đến 171 tỷ đồng tại các doanh nghiệp có quy mô trên 300 lao động.
  2. Kế toán trưởng và Chuyên viên tài chính kế toán: Cung cấp khung hướng dẫn thực hành chi tiết hóa hệ thống tài khoản chi phí (TK 6421, TK 6422), kinh nghiệm tối ưu hóa phần mềm kế toán Bravo và quy trình tổ chức kiểm kê định kỳ đối với hàng trăm mã phụ liệu may mặc.
  3. Giảng viên, Học viên cao học và Sinh viên ngành Kế toán - Kiểm toán: Cung cấp nguồn học liệu thực chứng phong phú với bộ số liệu tài chính 3 năm (2016-2018), mô hình khảo sát thực tế 61 mẫu và phương pháp luận hoàn thiện công tác kế toán trong doanh nghiệp sản xuất vừa và nhỏ.
  4. Các đơn vị tư vấn quản lý và công ty kiểm toán độc lập: Sử dụng làm case study điển hình để nhận diện các rủi ro kiểm soát nội bộ, từ đó xây dựng giải pháp tư vấn chuyển đổi số và hoàn thiện quy trình kế toán cho các công ty cổ phần sản xuất tại Việt Nam.

Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi 1: Vì sao mô hình kế toán tập trung là lựa chọn phù hợp nhất cho Công ty Cổ phần May Bắc Ninh? Trả lời: Mô hình kế toán tập trung hoàn toàn phù hợp với đặc điểm của công ty khi toàn bộ nhà xưởng, kho bãi và phòng điều hành đều tập trung tại xã Liên Bão. Với quy mô 326 lao động và 11 nhân sự kế toán, mô hình này giúp bộ máy vận hành tinh gọn, tiết kiệm chi phí quản lý và tập trung xử lý dữ liệu đồng bộ trên phần mềm Bravo.

Câu hỏi 2: Sự sụt giảm 71% lợi nhuận trong năm 2017 phản ánh điểm yếu nào trong công tác kế toán? Trả lời: Lợi nhuận sau thuế giảm từ 5.758 triệu đồng xuống 1.686 triệu đồng trong năm 2017 phản ánh sự thiếu hụt của công cụ kế toán quản trị dự báo. Doanh thu giảm 21% nhưng chi phí bán hàng lại tăng 36% (từ 1.306 triệu lên 1.777 triệu đồng) do công ty không có hệ thống tài khoản theo dõi chi tiết để kịp thời cắt giảm định mức chi phí phát sinh.

Câu hỏi 3: Cỡ mẫu 61 đối tượng khảo sát đóng góp giá trị gì cho tính khách quan của luận văn? Trả lời: Mẫu khảo sát 61 nhân sự được phân bổ khoa học qua 6 bộ phận (gồm 5 lãnh đạo, 5 kế toán, 10 công nhân sản xuất, 5 nhân viên bán hàng, 3 nhân viên nhân sự và 33 nhân viên phối hợp). Quy mô này giúp tác giả nhận diện toàn diện các điểm nghẽn về luân chuyển chứng từ và độ trễ báo cáo từ góc nhìn đa chiều của người trực tiếp thực hiện.

Câu hỏi 4: Việc chi tiết hóa tài khoản 642 mang lại lợi ích cụ thể nào cho công tác quản trị? Trả lời: Chi tiết hóa tài khoản 642 thành các tiểu khoản từ 64221 đến 64228 giúp bóc tách minh bạch từng khoản mục như chi phí nhân viên quản lý, chi phí khấu hao máy may hay chi phí văn phòng. Điều này giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ chi phí quản lý vốn đã tăng 29% lên mức 5.716 triệu đồng trong năm 2018.

Câu hỏi 5: Phần mềm Bravo cần được nâng cấp những tính năng nào để tối ưu hóa công tác kế toán? Trả lời: Phần mềm Bravo cần tích hợp thêm module kế toán quản trị chuyên sâu và tính năng tự động phân bổ chi phí sản xuất theo từng mã sản phẩm thời trang. Việc nâng cấp này giúp rút ngắn chu kỳ lập báo cáo tài chính từ 15 ngày xuống còn dưới 5 ngày, nâng cao tính kịp thời cho các quyết định sản xuất kinh doanh.

Kết luận

Tổng kết những đóng góp học thuật và thực tiễn của công trình nghiên cứu:

  • Hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận và quy định pháp lý về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp may mặc theo Thông tư 133/2016/TT-BTC.
  • Phân tích sâu sắc bức tranh tài chính giai đoạn 2016-2018 với sự phục hồi doanh thu đạt 160.900 triệu đồng và quy mô mở rộng 326 lao động.
  • Chỉ rõ các điểm nghẽn thực tế trong quy trình luân chuyển chứng từ, mở tài khoản chi tiết và công tác kiểm kê tài sản cuối kỳ.
  • Đề xuất 4 nhóm giải pháp đột phá gắn liền với lộ trình nâng cấp phần mềm Bravo và hoàn thiện kế toán quản trị giai đoạn 2020-2025.
  • Cung cấp mô hình tham chiếu thực tiễn cho hơn 60 doanh nghiệp sản xuất dệt may vừa và nhỏ tại khu vực phía Bắc.

Đóng góp lớn nhất của luận văn là định hình giải pháp chuyển đổi công tác kế toán từ ghi chép thụ động sang kế toán quản trị chủ động phục vụ chiến lược kinh doanh. Ban lãnh đạo doanh nghiệp may mặc nên áp dụng ngay mô hình hoàn thiện tổ chức kế toán này trong giai đoạn 2020-2022 để nâng cao năng lực cạnh tranh và tối ưu hóa lợi nhuận.