CHƯƠNG 1 NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUY TRÌNH KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC NỢ PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN TRONG KIỂM TOÁNBÁO CÁO TÀI CHÍNH DO TỔ CHỨC KIỂM TOÁN ĐỘC LẬP THỰC HIỆN 1. Khái quát chung về khoản mục nợ phải trả người bán 1. Khái niệm nợ phải trả người bán Theo giáo trình Nguyên lý kế toán (xuất bản năm 2014), nhà xuất bản Tài chính: “Nợ phải trả là nghĩa vụ tài chính hiện tại mà đơn vị kế toán thanh toán bằng nguồn lực của mình.” Nợ phải trả là phần vốn doanh nghiệp đi chiếm dụng từ bên ngoài để hình thành nên một phần vốn của mình, bao gồm các khoản mua nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ, máy móc, thiết bị,… trước ngày kết thúc năm. DN có nghĩa vụ phải trả đúng hạn đối với các người bán.
Trong thực tế, không có một doanh nghiệp nào sử dụng hoàn toàn vốn của mình để hoạt động kinh doanh, do hoạt động sản xuất kinh doanh rất đa dạng và phong phú, phần nguồn vốn của DN không thể đáp ứng yêu cầu thanh toán của DN. Do đó, việc kết hợp đúng giữa vốn chủ sở hữu và vốn đi chiếm dụng sẽ mang lại hiệu quả cao cho DN. Đòi hỏi phải được quản lí chặt chẽ. Nợ phải trả của doanh nghiệp gồm: Nợ ngắn hạn và nợ dài hạn.
Nợ ngắn hạn: Là khoản tiền mà doanh nghiệp có trách nhiệm trả trong vòng một năm hoặc trong một chu kỳ kinh doanh bình thường. Nợ ngắn hạn gồm các khoản: Vay ngắn hạn; khoản nợ dài hạn đến hạn trả; các khoản tiền phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu; thuế và các khoản phải nộp cho Nhà nước; tiền lương, phụ cấp, tiền thưởng phải trả cho người lao động; các khoản chi phí phải trả; các khoản nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn; các khoản phải trả ngắn hạn khác. SV: Phùng Thị Hằng –CQ53/22. Vũ Thị Phương Liên Học viện Tài chính Luận văn tốt nghiệp Nợ dài hạn: Là các khoản nợ mà thời gian trả nợ trên một năm.
Nợ dài hạn gồm các khoản: Vay dài hạn cho đầu tư phát triển; nợ dài hạn phải trả; trái phiếu phát hành; các khoản nhận ký quỹ, ký cược dài hạn; thuế thu nhập hoãn lại phải trả; quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm; dự phòng phải trả. Việc hình thành nên khoản mục NPTNB liên quan trực tiếp đến quá trình mua hàng hóa, nguyên vật liệu đầu vào, …nên nó ảnh hưởng đến hầu hết các khoản mục khác trên BCTC. Do vậy, nó chiếm một vị trí quan trọng trong kiểm toán BCTC. Nguyên tắc, yêu cầu hạch toán khoản mục nợ phải trả người bán Nguyên tắc hạch toán: Theo chế độ kế toán hiện hành, khi hạch toán khoản mục NPTNB cần phải tuân thủ các nguyên tắc sau đây: Phải theo dõi chi tiết khoản mục NPTNB theo từng đối tượng, thường xuyên đối chiếu, kiểm tra việc thanh toán kịp thời.
Khoản NPTNB được ghi nhận khi phát sinh các nghiệp vụ mua hàng nhưng chưa thanh toán cho người bán, Ghi giảm NPTNB khi DN thanh toán các khoản nợ cho người bán, ứng trước tiền mua hàng cho người bán nhưng chưa nhận được hàng hóa, các khoản chiết khấu thương mại, mua hàng được giảm giá, mua hàng kém chất lượng được trả lại… Thời điểm DN ghi nhận các khoản NPTNB là khi DN mua hàng hóa nhưng chưa thanh toán, hoặc hàng mua cuối tháng đã về nhưng chưa có hóa đơn, DN ghi theo giá tạm tính, khi hóa đơn về sẽ chỉnh sửa theo giá thực tế. Phải theo dõi thường xuyên số đã thanh toán, số còn phải thanh toán cho người bán, định kì đối chiếu số dư công nợ với người bánđể có kế hoạch trả nợ cho phù hợp. Phải có bảng theo dõi và phân loại theo thời gian. Đối với người bán có số dư lớn phải có biên bản đối chiếu số dư.
SV: Phùng Thị Hằng –CQ53/22. Vũ Thị Phương Liên Học viện Tài chính Luận văn tốt nghiệp Đối với các khoản phải trả bằng ngoại tệ, phải theo dõi cả nguyên tệ và quy đổi ra Việt Nam đồng. Cuối kì tiến hànhđánh giá và điều chỉnh lại theo tỉ giá thực tế. Cuối năm tài chính, căn cứ vào số dư chi tiết từng bên nợ/có của tài khoản 331/131 để lên bảng cân đối kế toán.
Không được bù trừ số dư giữa 2 bên với nhau. Tài khoản sử dụng và kết cấu tài khoản: Tài khoản được sử dụng để hạch toán khoản mục NPTNB là tài khoản 331. Tài khoản này phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của DN cho người bán vật tư hàng hóa, cung cấp dịch vụ, TSCĐ, các khoản đầu tư tài chính theo hợp đồng kinh tế đã kí kết. Tài khoản này cũng được dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả cho người nhận thầu, xây lắp chính, phụ.
Không phản ánh vào tài khoản này các khoản trả tiền ngay. Kết cấu của tài khoản: Bên Nợ: Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp. Số tiền đã ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được hàng hóa, dịch vụ, khối lượng sản phẩm xây lắp hoàn thành bàn giao. Số tiền người bán chấp nhận giảm giá hàng bán hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng.
Chiết khấu thanh toán hoặc chiết khấu thương mại được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ vào nợ phải trả cho người bán. Giá trị vật tư hàng hóa thiếu hụt, kém chất lượng khi kiểm nhận và trả lại cho người bán. SV: Phùng Thị Hằng –CQ53/22. Vũ Thị Phương Liên Học viện Tài chính Luận văn tốt nghiệp Bên có: Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ và người nhận thầu xây lắp.
Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính nhỏ giá thực tế của số vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận, khi có hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức. Số dư bên có: Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp. Tài khoản này có thể có số dư bên Nợ. Số dư bên Nợ ( nếu có) phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán chi tiết theo từng đối tượng cụ thể.
Khi lập bảng cân đối kế toán phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng phản ánh ở tài khoản này để ghi 2 chỉ tiêu bên tài sản và nguồn vốn. Chứng từ kế toán sử dụng: Kế hoạch sản xuất kinh doanh, giấy đề nghị xin mua của bộ phận sử dụng, đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán ,thuê tài sản, nhà cửa, đất đai, phiếu báo giá, biên bản giao nhận hàng, đề nghị thanh toán, chứng từ vận chuyển, biên bản thanh lí hợp đồng mua bán, vận chuyển,… Hóa đơn mua hàng, phiếu chi tiền, phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT , biên bản kiểm nghiệm, nhật kí mua hàng, báo cáo mua hàng, biên bản đối chiếu công nợ. Ngoài ra, còn sử dụng một số chứng từ khác để đối chiếu như: thẻ kho, nhật kí bảo vệ,… SV: Phùng Thị Hằng –CQ53/22. Vũ Thị Phương Liên Học viện Tài chính Luận văn tốt nghiệp Sơ đồ 1.1: Sơ đồ kế toán khoản phải trả người bán: SV: Phùng Thị Hằng –CQ53/22.
Vũ Thị Phương Liên Học viện Tài chính Luận văn tốt nghiệp 1. Đặc điểm kiểm toán khoản mục nợ phải trả người bán trong kiểm toán BCTC Trong sản xuất kinh doanh, quá trình mua hàng và quá trình thanh toán thường không diễn ra đồng thời, do đó, khoản mục NPTNB là khoản mục thường xuyên xuất hiện trong kì sản xuất kinh doanh bình thường của đơn vị, phản ánh nghĩa vụ nợ phải trả người bán của đơn vị. Thứ nhất, NPTNB phản ánh nguồn hình thành nên tài sản của đơn vị, do đó, nó có mối liên hệ với nhiều khoản mục trong BCTC như hàng tồn kho, TSCĐ,… Ngoài ra, nó còn liên quan đến việc sử dụng các dịch vụ, yếu tố đầu vào, do đó, có liên quan đến giá vốn, ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Thứ hai, NPTNB chiếm phần lớn trong tổng tỉ trọng NPT của doanh nghiệp, là một khoản quan trọng hình thành nên nguồn vốn của DN, ảnh hưởng lớn đến cơ cấu vốn của DN.
Phản ánh số vốn đi chiếm dụng từ bên ngoài để hình thành nên nguồn vốn của mình. Phản ánh khả năng tự tài trợ của DN. Tỉ suất tự tài trợ = Nguồn vốn chủ sở hữu / Tổng nguồn vốn Tỉ suất tự tài tài trợ càng lớn, khả năng tự chủ về tài chính càng cao, khả năng thanh toán càng cao.DN không bị lệ thuộc nhiều vào bên ngoài.Tuy nhiên khả năng huy động vốn của DN là thấp, DN không biết tận dụng nguồn vốn từ bên ngoài. Thứ ba, NPTNB phải được quản lí chặt chẽ vì những sai phạm về việc phản ánh khoản mục này sẽ ảnh hưởng đến việc đánh giá khả năng thanh toán của DN.
Bởi vì các tỉ suất quan trọng phản ánh khả năng thanh toán của DN đều liên quan đến khoản mục NPTNB như: Khả năng thanh toán tức thời, khả năng thanh toán nhanh, khả năng thanh toán nợ ngắn hạn,… Từ những đặc điểm trên, ảnh hưởng đến kiểm toán khoản mục nợ phải trả người bán như sau: SV: Phùng Thị Hằng –CQ53/22. Vũ Thị Phương Liên Học viện Tài chính Luận văn tốt nghiệp Do nợ phải trả có mối liên hện chặt chẽ với hàng hóa mua vào, do đó, doanh nghiệp có thể tạo ra người bán giả để tạo ra những chuyến hàng giả, nhằm tăng giá trị hàng tồn kho, tăng tài sản cho doanh nghiệp, tăng chi phí, giảm lãi. Đòi hỏi kiểm toán phải chặt chẽ hơn. Doanh nghiệp cố tình ghi thiếu nợ phải trả để khuếch trương tình hình tài chính, giảm khó khăn, … Những rủi ro này đòi hỏi kiểm toán phải chặt chẽ hơn đối với những khoản nợ nghi ngờ và thực hiện kiểm toán thận trọng hơn đối với các nghiệp vụ phát sinh vào kì sau.
Như vậy, nếu NPTNB bị đánh giá sai, sẽ ảnh hưởng đến nhiều khoản mục trên BCTC. Làm người đọc hiểu sai về khả năng thanh toán cũng như tình hình tài chính của đơn vị. NPTNB có liên quan đến các khoản chi phí sản xuất kinh doanh, ảnh hưởng đến giá vốn của DN, từ đó, ảnh hưởng đến lợi nhuận , gây ảnh hưởng trọng yếu đến BCTC của DN. Do đó, kiểm toán khoản mục NPTNB có ý nghĩa vô cùng quan trọng trọng trong kiểm toán BCTC, giúp KTV đưa ra được ý kiến trung thực hơn về BCTC được kiểm toán.