Chương 1: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu Chương 2: Cơ sở lý luận về quy trình giao nhận hàng hoá xuất khẩu bằng đường biển tại doanh nghiệp giao nhận vận chuyển quốc tế Chương 3: Thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty Cổ phần Giao nhận tiếp vận quốc tế Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty Cổ phần Giao nhận tiếp vận quốc tế 6 Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HOÁ XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI DOANH NGHIỆP GIAO NHẬN VẬN CHUYỂN QUỐC TẾ 2.1 Khái quát về dịch vụ giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển 2.1 Khái niệm dịch vụ giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển Theo quy tắc mẫu của Hiệp hội Giao nhận Vận tải Quốc tế (FIATA), thì dịch vụ giao nhận vận tải được định nghĩa như sau: “Giao nhận vận tải là bất kỳ dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, xếp dỡ, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ phụ trợ và tư vấn có liên quan đến các dịch vụ kể trên, bao gồm nhưng không chỉ giới hạn ở những vấn đề hải quan hay tài chính, khai báo hàng hóa cho những mục đích chính thức, mua bảo hiểm hàng hóa và thu tiền hay những chứng từ liên quan đến hàng hóa.” Tại Việt Nam, dịch vụ giao nhận được đề cập trong Điều 233 Luật Thương mại Việt Nam (2005): “Dịch vụ logistics là hoạt động thương mại, theo đó thương nhân tổ chức thực hiện một hoặc nhiều công việc bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, các thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu, giao hàng hoặc các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hoá theo thoả thuận với khách hàng để hưởng thù lao”. Như vậy, có thể hiểu giao nhận hàng hoá quốc tế là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng đến nơi nhận hàng giữa hai quốc gia khác nhau. Nhìn nhận một cách chi tiết hơn, dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển là hoạt động thương mại thực hiện các công việc liên quan đến việc chuyên chở hàng hóa như đóng gói, sắp xếp, vận chuyển hàng lên tàu. nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng (người gửi hàng) ở quốc gia xuất phát đến nơi nhận hàng (người nhận hàng) ở quốc gia đích đến, bằng phương thức đường biển, trong đó phương tiện được sử dụng chính là tàu, thuyền biển.
Ngoài ra còn xuất hiện các phương tiện như: cần cẩu, xe cẩu tự hành… có vai trò là xếp dỡ hàng hóa đến hoặc tại địa điểm được chỉ định.2 Đặc điểm dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển Dễ dàng thấy rằng, giao hàng bằng đường biển là loại hình được sử dụng phổ biến trong các phương thức giao nhận vận tải. Trong đó, giao hàng xuất khẩu bằng đường biển là loại hình phổ biến nhất và nó bao gồm một số đặc điểm cơ bản như sau: - Năng lực chuyên chở lớn hơn các phương thức khác do phương thức này rất hiếm bị giới hạn về khối lượng và kích thước mặt hàng. - Giá thành vận chuyển được đánh giá là thấp do được ưu đãi về mặt giá cả khi chuyên chở hàng hoá với số lượng lớn. - Các tuyến đường vận tải trên biển hầu hết là những tuyến đường giao thông tự nhiên, nên không đòi hỏi phải đầu tư nhiều nguồn lực để xây dựng và bảo quản các tuyến vận tải này.
- Bị giới hạn về mặt tốc độ nên không thích hợp vận chuyển những loại hàng khó bảo quản hoặc có tính thời vụ cần giao hàng gấp. - Phụ thuộc nhiều vào điều kiện tự nhiên do các hoạt động về thời tiết, điều kiện thuỷ văn trên mặt biển ảnh hưởng rất nhiều đến quá trình chuyên chở.3 Phân loại phương thức giao hàng xuất khẩu bằng đường biển * Dịch vụ giao hàng theo container: - Dịch vụ gửi hàng nguyên Container (FCL – Full container load): + Thuật ngữ FCL – Full container loaded được hiểu là: Lô hàng đủ lớn để xếp nguyên trong nhiều container, người gửi hàng và người nhận hàng chịu trách nhiệm xếp hàng vào và dỡ hàng ra khỏi container. + Trường hợp áp dụng: Khi người mua hàng có khối lượng hàng hóa lớn và đồng nhất đủ chứa đầy một hoặc nhiều container. - Dịch vụ gửi hàng lẻ (Less than container load): + Thuật ngữ LCL – Less than container loaded được hiểu là: Những lô hàng lẻ đóng chung trong một container mà người gom hàng (người chuyên chở hoặc người giao nhận) phải chịu trách nhiệm đóng hàng và dỡ hàng vào – ra container.
+ Trong phương thức này, người chuyên chở gọi là người gom hàng (consolidator) sẽ tập hợp những lô hàng lẻ của nhiều chủ hàng, sau đó tiến hành phân loại và kết hợp các lô hàng rồi đóng vào container. Sau đó, phải niêm phong kẹp chì 8 theo quy chế xuất khẩu và làm thủ tục hải quan, bốc container từ bãi chứa và gửi xuống tàu chở đi, dỡ container tại bãi chứa container đích và giao cho người nhận hàng. + Trường hợp áp dụng: Khi gửi hàng, nếu hàng không đủ để đóng nguyên một container, chủ hàng có thể gửi hàng theo phương pháp hàng lẻ. - Dịch vụ gửi hàng kết hợp (FCL/LCL – LCL/FCL): Đây là sự kết hợp giữa gửi hàng FCL và LCL.
Tùy theo điều kiện cụ thể, chủ hàng có thể thỏa thuận với người chuyên chở để áp dụng phương thức gửi hàng kết hợp. Có hai hình thức gửi hàng kết hợp: Gửi nguyên, giao lẻ (FCL/LCL) và gửi lẻ, giao nguyên (LCL/FCL). * Dịch vụ giao hàng bằng tàu rời: Trong một vài trường hợp hàng hoá quá cồng kềnh mà không thể xếp vào container thì cần sử dụng dịch vụ giao nhận bằng tàu rời để xuất khẩu hàng hoá. Theo đó, hàng rời (Bulk cargo) là những mặt hàng có kích thước quá lớn, không thể đóng vừa trong các loại container nên bắt buộc phải đóng trong pallet hoặc các loại kiện hàng chuyên biệt.
Một số loại hàng rời điển hình như: phương tiện giao thông quá khổ quá tải, động cơ cỡ lớn, khoáng sản, hàng nông sản, phế liệu… Tàu chở hàng rời là loại tàu có công suất hoạt động rất lớn trong việc vận chuyển hàng hóa trên thế giới. Đây là loại tàu có thể giúp vận chuyển những loại hàng hóa ở dạng thô, khô (Bulk cargo) và chúng sẽ được chứa trực tiếp vào các khoang hàng chống thấm nước của tàu. Có thể thấy rằng, đối với những hàng hóa hóa có khối lượng chuyên chở rất lớn thì phương thức gửi hàng bằng tàu rời có thể giúp doanh nghiệp giảm chi phí vận tải hơn so với phương thức gửi hàng bằng container.2 Nội dung quy trình giao nhận hàng hoá xuất khẩu bằng đường biển tại doanh nghiệp giao nhận vận chuyển quốc tế Quy trình giao nhận hàng hoá xuất khẩu bằng đường biển tại các doanh nghiệp giao nhận vận chuyển quốc tế có thể được mô tả thông qua sơ đồ sau: 9 Chuẩn bị Bước 2: Bước 1: hàng hoá, chứng từ, Booking Giao hàng Nắm thông tin phương (Đặt chỗ) hoá tại địa đơn hàng tiện vận điểm quy tải định Bước 4: Bước 3: Quyết Lập và bàn Khai hải quan, toán chi giao chứng thông quan tờ khai phí từ vận tải Hình 2.1: Sơ đồ quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại các doanh nghiệp giao nhận vận chuyển quốc tế 2.1 Nắm rõ tình hình đơn hàng, chuẩn bị hàng hoá và phương tiện vận tải Sau khi nhận yêu cầu từ khách hàng và ký kết hợp đồng, doanh nghiệp giao nhận vận chuyển quốc tế cần nắm thông tin về thông tin về hàng hoá: loại hàng hoá, tính chất…; thông tin về bao gói hàng hoá và kẻ mã ký hiệu hàng hóa. Tiếp đó, doanh nghiệp sẽ chuẩn bị các chứng từ cần thiết để làm thủ tục hải quan, bao gồm: hoá đơn thương mại (Invoice), phiếu đóng gói (Packing List), chứng nhận chất lượng (nếu trong hợp đồng cho phép người bán tự đứng ra chứng nhận về chất lượng hàng hoá), chứng nhận xuất xứ (nếu áp dụng cơ chế tự chứng nhận), giấy phép xuất khấu, chứng nhận hun trùng chứng nhận kiểm dịch.
Cuối cùng là nắm bắt tình hình phương tiện vận tải hoặc tiến hành lưu cước, đăng ký chuyển phương tiện vận tải và khai báo hải quan.2 Giao hàng hoá tại địa điểm quy định và làm thủ tục hải quan Sau khi khách hàng chấp nhận các điều khoản về phương tiện vận chuyển mà công ty giao nhận đã đề xuất, thì khách hàng sẽ gửi booking request cho bộ phận kinh doanh của doanh nghiệp. Đây là yêu cầu xác nhận lại thông tin về hàng hoá: người gửi hàng, người nhận hàng, tên hàng, trọng lượng hàng… Theo đó, bộ phận kinh doanh sẽ căn cứ vào đó mà gửi booking request đến hãng tàu để đặt chỗ. Sau đó, hãng tàu sẽ xác nhận việc đặt chỗ đã thành công cho bộ phận kinh doanh bằng cách gửi booking confirmation hay còn gọi là “Lệnh cấp container rỗng”. Lệnh này chứa đựng những thông tin cần thiết như: Số booking, tên tàu, cảng xếp hàng (POL), 10 cảng giao hàng (POD), cảng chuyển tải (Port of Transit - nếu có), bãi duyệt lệnh cấp container rỗng, giờ cắt máng (Closing time).
Khi có booking confirmation của hãng tàu, nhân viên kinh doanh sẽ gửi booking này cho khách hàng để họ sắp xếp đóng hàng và làm thủ tục thông quan xuất khẩu. Trường hợp khách hàng có thuê dịch vụ vận chuyển nội địa và khai báo hải quan của công ty, thì khách hàng sẽ gửi lệnh cấp container rỗng và thông tin chi tiết lô hàng xuất khẩu kèm thời gian đóng hàng cho bộ phận giao nhận của công ty. Sau khi tiếp nhận, nhân viên phòng giao nhận sẽ theo dõi và phối hợp với khách hàng để sắp xếp đưa container rỗng đến đóng hàng và vận chuyển ra cảng hoặc vận chuyển hàng đến đóng vào container ở cảng. Tiếp đó, doanh nghiệp tiến hành làm thủ tục thông quan cho lô hàng xuất khẩu đó.
Ngoài ra, công ty cần lập booking profile để theo dõi và gửi những chứng từ có liên quan đến các bộ phận tiếp theo. Booking profile là khi nhân viên kinh doanh của đơn vị giao nhận chịu trách nhiệm lập ra và thực hiện: các thông tin cơ bản về hàng hoá trong đơn và gửi những chứng từ, giấy tờ có liên quan đến lô hàng cho bộ phận giải quyết chứng từ tiếp nhận và thực hiện tiến trình tiếp.