CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG 1. Tổng quan về quản lý dự án đầu tư xây dựng 1. Khái niệm quản lý dự án đầu tư xây dựng Quản lý dự án là sự tác động có mục đích của chủ thể quản lý vào các công việc, các hoạt động của đối tượng quản lý trong quá trình lập và thực hiện dự án nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra. Hay nói cách khác, quản lý dự án đầu tư là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép.
Như vậy, các giai đoạn của quá trình quản lý dự án hình thành một chu trình năng động từ việc lập kế hoạch đến điều phối thực hiện và giám sát, sau đó phản hồi cho việc tái lập kế hoạch dự án như hình dưới đây. Lập kế hoạch - Thiết lập mục tiêu - Dự tính nguồn lực - Xây dựng kế hoạch Giám sát Điều phối thực hiện - Đo lường kết quả - Bố trí tiến độ thời gian - So sánh với mục tiêu - Phân phối nguồn lực - Báo cáo tình hình - Phối hợp các hoạt động - Giải quyết các vấn đề - Khuyến khích động viên Hình 1.1: Chu trình quản lý dự án đầu tư (Nguồn: Tổng hợp của tác giả) 1. Nội dung quản lý dự án đầu tư xây dựng 1. Quản lý dự án đầu tư xây dựng theo giai đoạn Trong phạm vi điều chỉnh bởi luật pháp, QLDA đầu tư xây dựng tại Việt Nam được thực hiện theo Luật Xây dựng số 50/2014/QH13 ngày 18/06/2014; Luật sửa đổi, 5 bổ sung một số điều của Luật Xây dựng (số 62/2020/QH14 ngày 17/06/2020); Nghị định số 15/2021/NĐ-CP ngày 03/03/2021 của Chính phủ quy định chi tiết một số nội dung về QLDA đầu tư xây dựng.
Theo đó, QLDA đầu tư xây dựng gồm ba giai đoạn: • Chuẩn bị dự án Trong giai đoạn này, các phần việc chính bao gồm: tổ chức lập, thẩm định, phê duyệt BCNCTKT (nếu có); lập, thẩm định, phê duyệt BCNCKT hoặc Báo cáo kinh tế - kỹ thuật đầu tư xây dựng để dựa trên cơ sở đó xem xét, đưa ra quyết định đầu tư xây dựng và thực hiện các công việc cần thiết khác có liên quan. • Giai đoạn thực hiện dự án Giai đoạn thực hiện dự án gồm các công việc: chuẩn bị mặt bằng xây dựng, khảo sát xây dựng; lập, thẩm định, phê duyệt thiết kế, dự toán xây dựng; cấp giấy phép xây dựng (đối với công trình theo quy định phải có giấy phép xây dựng); lựa chọn nhà thầu và ký kết hợp đồng xây dựng; thi công xây dựng công trình; giám sát thi công xây dựng; tạm ứng, thanh toán khối lượng hoàn thành; vận hành, chạy thử; nghiệm thu hoàn thành công trình xây dựng; bàn giao công trình đưa vào sử dụng và các công việc cần thiết khác; • Giai đoạn kết thúc dự án Giai đoạn kết thúc xây dựng gồm các công việc: Quyết toán hợp đồng xây dựng, quyết toán dự án hoàn thành, xác nhận hoàn thành công trình, bảo hành công trình xây dựng, bàn giao các hồ sơ liên quan và các công việc cần thiết khác. Khi đã hoàn thành việc nhận bàn giao công trình và hết thời gian bảo hành công trình theo quy định thì kết thúc xây dựng công trình. Toàn bộ tài sản của nhà thầu xây dựng phải được chuyển ra khỏi khu vực công trường trước khi công trình được bàn giao.
Sau khi công trình xây dựng được bàn giao, CĐT hoặc tổ chức được giao quản lý công trình sẽ có trách nhiệm vận hành, khai thác dự án được sử dụng hiệu quả, đúng mục đích, theo các chỉ tiêu kinh tế - kỹ thuật được phê duyệt. Bộ phận được giao quản lý vận hành công trình đồng thời có trách nhiệm duy trì, bảo dưỡng toàn bộ công trình theo quy trình bảo trì đã được phê duyệt. Quản lý dự án đầu tư xây dựng theo lĩnh vực Nội dung quản lý dự án đầu tư bao gồm 9 lĩnh vực chính: Kế hoạch tổng quan; phạm vi; thời gian và tiến độ; chi phí; chất lượng; nguồn nhân lực; thông tin; rủi ro và cung ứng. Để các lĩnh vực dự án này hoạt động có hiệu quả trong chu trình dự án cần phải thực hiện chúng một cách khoa học.
Lập kế hoạch tổng quan Lập kế hoạch tổng quan cho dự án là quá trình tổ chức dự theo một trình tự logic, là việc chi tiết hóa các mục tiêu dự án thành những công việc cụ thể và hoạch định một 6 chương trình để thực hiện các công việc đó nhằm đảm bảo các lĩnh vực quản lý khác nhau được kết hợp 1 cách chặt chẽ. Quản lý phạm vi dự án Quản lý phạm vi dự án là việc xác định kiểm soát việc thực hiện mục đích, mục tiêu của dự án, xác định công việc nào thuộc dự án, công việc nào ngoài phạm vi dự án. Quản lý thời gian và tiến độ dự án Quản lý thời gian và tiến độ dự án là quá trình quản lý bao gồm việc thiết lập mạng công việc, xác định thời gian thực hiện từng công việc cũng như toàn bộ dự án và quản lý tiến trình thực hiện các công việc dự án trên cơ sở các nguồn lực cho phép và những yêu cầu về chất lượng đã định. Mục đích của quản lý thời gian là làm thế nào để dự án hoàn thành đúng thời hạn trong phạm vi ngân sách và nguồn nhân lực cho phép? Đáp ứng những yêu cầu đã định về chất lượng là cơ sở để giám sát sát chi phí và các nguồn lực khác cần cho công việc dự án.
Quản lý chi phí dự án Quản lý chi phí là quá trình lập kế hoạch chi phí, kiểm soát việc thực hiện theo tiến độ công việc và hạn mức kinh phí theo kế hoạch. Việc quản lý chi phí cho dự án thông qua phân tích dòng chi phí và kiểm soát chi phí dự án. - Phân tích dòng chi phí dự án: Giúp các nhà quản lý, chủ đầu tư, nhà thầu có kế hoạch chủ động tìm kiếm đủ vốn và cung cấp theo đúng tiến độ đâu tư nhằm nâng cao hiệu quả đồng vốn. - Kiểm soát chi phí dự án: Là việc kiểm tra theo dõi tiến độ chi phí, xác định những thay đổi so với kế hoạch, trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp để quản lý hiệu quả chi phí dự án.
Kiểm soát chi phí bao gồm những nội dung cơ bản như: kiểm soát việc thực hiện chi phí để xác định mức chênh lệch so với kế hoạch; ngăn cản những thay đổi không được phép so với đường chi phí cơ sở; thông tin cho cấp thẩm quyền về những thay đổi được phép. Quản lý chất lượng dự án Quản lý chất lượng dự án là tập hợp các hoạt động của chức năng quản lý, là một quá trình nhằm đảm bảo cho dự án thỏa mãn tốt nhất các yêu cầu và mục tiêu đề ra. Quản lý chất lượng dự án bao gồm việc xác định các chính sách chất lượng, mục tiêu, trách nhiệm và việc thực hiện chúng thông qua các hoạt động: - Lập kế hoạch chất lượng: là việc xác định các tiêu chuẩn chất lượng cho dự án và xác định phương thức để đạt các tiêu chuẩn đó. 7 - Đảm bảo chất lượng: là tất cả các hoạt động có kế hoạch, đánh giá thường xuyên tình hình hoàn thiện nhằm đảm bảo dự án sẽ thỏa mãn các tiêu chuẩn chất lượng tương ứng.
- Kiểm soát chất lượng: là việc giám sát các kết quả cụ thể của dự án để xác định xem chúng đã tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng hay chưa và tìm các biện pháp để loại bỏ những nguyên nhân không hoàn thiện. Quản lý nguồn lực dự án Quản lý nhân lực là việc lập kế hoạch về nhân lực, hướng dẫn, phối hợp những nỗ lực của mọi thành viên tham gia dự án vào việc hoàn thành mục tiêu dự án. Nguồn lực sử dụng cho dự án bao gồm: tiền vốn, lao động, máy móc thiết bị, nguyên vật liệu. Trong quản lý dự án thì yếu tố thời gian được xem là một loại nguồn lực rất quan trọng khi xem xét mối quan hệ giữa nó với các yếu tố nguồn lực khác.
Quản lý thông tin dự án Quản lý thông tin là quá trình đảm bảo các dòng thông tin thông suốt và chính xác, kịp thời giữa các thành viên dự án và các cấp quản lý dự án. Quản lý rủi ro dự án Quản lý rủi ro dự án là quá trình nhận dạng, phân tích các nhân tố rủi ro, đo lường mức độ rủi ro, trên cơ sở đó lựa chọn, triển khai các biện pháp và quản lý các hoạt động nhằm hạn chế và loại trừ rủi ro trong suốt vòng đời dự án. Quản lý rủi ro là việc chủ động kiểm soát các sự kiện trong tương lai dựa trên cơ sở kết quả dự báo trước các sự kiện xảy ra mà không phải là sự phản ứng thụ động. Quản lý rủi ro là quá trình liên tục, được thực hiện trong tất cả các giai đoạn của chu kỳ dự án, kể từ khi mới hình thành cho đến khi kết thúc dự án.
Quản lý hợp đồng và hoạt động cung ứng vật tư cho dự án Quản lý cung ứng vật tư cho dự án là quản lý các hợp đồng và hoạt động cung cấp các yếu tố đầu vào cho dự án như: nguyên vật liệu, công nghệ, thiết bị máy móc.Nhằm đảm bảo cho dự án được thực hiện theo đúng tiến độ tránh tình trạng khan hiếm đầu vào dẫn đến dự án bị ngưng trễ làm chậm tiến độ. Công cụ quản lý dự án đầu tư xây dựng - Cấu trúc phân tách công việc (WBS) Cơ cấu phân chia công việc có công dụng rất hữu ích trong mô hình QLDA. Để xác định phạm vi của dự án có thể dựa vào phân tích thứ bậc các hoạt động công việc đồng thời có thể xác định các yêu cầu phân phối cần thiết khi phát triển dự án. Các thông 8 tin chi tiết được công khai sẽ giúp ích không những với người QLDA mà các bên liên quan có thể nắm bắt và hiểu được phạm vi thực hiện dự án.
Điểm nổi bật của cơ cấu phân chia công việc là giúp phân chia dự án thành các khâu rất nhỏ để tiện lợi quản lý, có thể kiểm soát, đánh giá, theo dõi và ước tính chi phí một cách dễ dàng hơn đối với các hạng mục cấp thấp nhất.