CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG ‒ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1. Lý luận chung về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 1. Khái niệm, vai trò và mục tiêu của kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 1. Khái niệm Trên thế giới, kiểm soát nội bộ đã được định nghĩa bởi nhiều các nhà nghiên cứu và các tổ chức khác nhau.
KSNB là một khái niệm mang ý nghĩa rộng, được hiểu theo các cách khác nhau tùy vào từng giai đoạn. Khái niệm KSNB được định nghĩa lần đầu tiên vào năm 1929 trong công bố của Cục Dự trữ Liên bang Mỹ (Federal Reserve Bulletin), theo đó, KSNB là một công cụ được sử dụng để bảo vệ tiền và các tài sản khác, đồng thời thúc đẩy nâng cao hiệu quả hoạt động; KSNB cũng là một cơ sở được các kiểm toán viên (KTV) sử dụng để phục vụ cho việc lấy mẫu thực hiện các thử nghiệm chi tiết. Năm 1936, Hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (American Institute of Certified Public Accountants - viết tắt AICPA) đã định nghĩa: KSNB là các biện pháp và cách thức được chấp nhận và được thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tiền và các tài sản khác, cũng như kiểm tra sự chính xác trong ghi chép của sổ sách. Năm 1949, AICPA đã có công trình nghiên cứu đầu tiên về KSNB với nhan đề “Internal control: elements of a coordinated system and its importance to management and the independent public accountant, special report”, nghiên cứu đã bổ sung thêm vào định nghĩa trước đó vào năm 1936, theo đó: KSNB là cơ cấu tổ chức và các biện pháp, cách thức liên quan được chấp nhận và thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tài sản, kiểm tra sự chính xác và đáng tin cậy của số liệu kế toán, thúc đẩy hoạt động có hiệu quả, khuyến khích sự tuân thủ các chính sách của người quản lý.
Trong suốt giai đoạn hình thành, khái niệm kiểm soát nội bộ đã không ngừng phát triển và được mở rộng theo nhiều quan điểm. Tuy nhiên, trước khi báo cáo COSO (1992) ra đời, kiểm soát nội bộ vẫn mới chỉ dừng lại như là một phương tiện phục vụ cho kiểm toán viên trong kiểm toán báo cáo tài chính, vẫn chưa có định nghĩa một cách đầy đủ trên các phương tiện, do vậy vẫn chưa có khái niệm nào về KSNB được chấp nhận rộng rãi trên toàn thế giới. Trần Thị Thu Thủy 6 K20KTG Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng Đến năm 1992, Ủy ban Chống gian lận khi lập Báo cáo tài chính thuộc Hội đồng Quốc gia Hoa Kỳ (The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission – viết tắt COSO), KSNB được định nghĩa như một quá trình, chịu ảnh hưởng bởi ban giám đốc, các nhà quản lý và các thành viên khác trong tổ chức, được thiết kế để cung cấp sự đảm bảo hợp lý liên quan đến việc đạt được các loại mục tiêu sau đây: Hiệu quả và hiệu lực của hoạt động; Sự tin cậy của báo cáo tài chính; Tuân thủ pháp luật và các quy định liên quan. Theo VSA 315 “Xác định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu thông qua hiểu biết về đơn vị được kiểm toán và môi trường của đơn vị”: “Kiểm soát nội bộ: Là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan.” Thuật ngữ “kiểm soát” được hiểu là bất cứ khía cạnh nào của một hoặc nhiều thành phần của kiểm soát nội bộ.
Vai trò Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong SXKD (sai sót vô tình gây thất thoát, các rủi ro làm chậm kế hoạch.), giúp tránh được thiệt hại về danh tiếng và những hậu quả khác cho doanh nghiệp. Đảm bảo các số liệu kế toán và báo cáo tài chính được công bố là đáng tin cậy, nhằm bảo vệ quyền lợi cho các nhà đầu tư, cổ đông… Lập BCTC kịp thời, hợp lệ và tuân thủ theo các yêu cầu pháp định có liên quan Đảm bảo mọi thành viên trong công ty tuân thủ nội quy, quy trình hoạt động đã được đề ra trong tổ chức cũng như các quy định của pháp luật. Từ đó, giúp các nhà quản lý có thể chuyên nghiệp hóa công tác quản lý điều hành của mình. Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và xác định được mục tiêu mong muốn, tránh những rủi ro và biến động bất lợi cho công ty.
Mục tiêu Kiểm soát nội bộ là công cụ hữu hiệu giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu hoạt động và lợi nhuận, giảm thiểu khả năng lãng phí, ngăn ngừa sự mất mát, sử dụng trái phép hoặc biển thủ có thể xảy ra. Đây là những điều kiện mà các công ty đều mong muốn kiểm soát nội bộ phải đáp ứng. Trần Thị Thu Thủy 7 K20KTG Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng Mục tiêu của kiểm soát nội bộ có thể chia thành 4 nhóm: (1) Chiến lược, các mục tiêu tầm cao phù hợp với tầm nhìn DN (2) Hệ thống thông tin tài chính (KSNB về hệ thống thông tin tài chính). KSNB phải đảm bảo về tính trung thực và đáng tin cậy, ban lãnh đạo phải có trách nhiệm trong việc lập và trình bày báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành; (3) Hoạt động KSNB cần phải giúp đơn vị sử dụng hiệu quả nguồn lực trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh; (4) Tuân thủ pháp luật và các quy định.
KSNB cần phải đảm bảo hợp lý về việc tuân thủ pháp luật và quy định. Bên cạnh đó, KSNB cần hướng mọi thành viên trong đơn vị tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị, thông qua đó đảm bảo đạt được những mục tiêu của đơn vị. Có thể thấy rằng, mục tiêu của KSNB là rất rộng, bao trùm lên mọi hoạt động của đơn vị và rất quan trọng trong việc kiểm soát các hoạt động trong đơn vị. Và một trong những mục tiêu quan trọng của KSNB chính là đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy của hệ thống thông tin tài chính.
Các thành phần của kiểm soát nội bộ Kiểm soát nội bộ theo COSO và VSA 315 có sự tương đồng. Do đó, tác giả xin thống nhất trình bày theo VSA 315. Tùy thuộc vào loại hình hoạt động, mục tiêu và quy mô của doanh nghiệp mà KSNB được xây dựng khác nhau, nhưng để KSNB vận hành hiệu quả cần có đủ năm thành phần theo VSA 315 “Xác định và đánh giá rủi ro có sat sót trọng yếu thông qua hiểu hiết về đơn vị được kiểm toán và môi trường của đơn vị” đưa ra như sau: Trần Thị Thu Thủy Slide bài giảng Kiểm toán (Nguồn: 8 căn bản, Học Viện Ngân Hàng, 2019) K20KTG Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng Giám sát các kiểm soát Các hoạt động kiểm soát Quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị Môi trường kiểm soát Sơ đồ 1.1: Các thành phần của kiểm soát nội bộ 1. Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát bao gồm các chức năng quản trị và quản lý, các quan điểm, nhận thức và hành động của Ban quản trị và Ban Giám đốc liên quan đến kiểm soát nội bộ và tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ đối với hoạt động của đơn vị.
Môi trường kiểm soát là nền tảng cho kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành hiệu quả, cung cấp các nguyên tắc và cấu trúc cho một đơn vị. Môi trường kiểm soát mang tính chất bao quát rộng. Nó không trực tiếp ngăn ngừa, phát hiện hay sửa chữa các sai sót trọng yếu. Có thể nói, môi trường kiểm soát là điều kiện cần để thiết kế và tạo ra một nền tảng quan trọng cho việc xây dựng kiểm soát nội bộ.
Các yếu tố của môi trường kiểm soát gồm: a) Truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức Đây là yếu tố then chốt ảnh hưởng đến việc thiết kế vận hành và giám sát các kiểm soát. Tính chính trực và hành vi đạo đức là sản phẩm của các chuần mực về những hành vi và đạo đức của đơn vị cũng như việc truyền đạt và thực thi các chuẩn mực này trong thực tế. Các nhà quản lý cần loại bỏ hoặc giảm động cơ có thể khiến nhân viên trong công ty có những hành động không trung thực hoặc trái pháp luật, đạo lý. b) Cam kết về năng lực Năng lực là kiến thức và các kỹ năng cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ thuộc phạm vi công việc từng cá nhân.
Ban giám đốc chỉ nên tuyển dụng nhân viên có trình độ và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao, cần giám sát đào tao nhân viên một cách đầy đủ và thường xuyên. c) Sự tham gia của Ban quản trị Trần Thị Thu Thủy 9 K20KTG Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng Ban quản trị có trách nhiệm quan trọng và trách nhiệm đó được đề cập trong các chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp, pháp luật và các quy định khác, hoặc các hướng dẫn trong các hướng dẫn do Ban quản trị ban hành. Ngoài ra, BQT còn có trách nhiệm giám sát việc thiết kế và hiệu quả hoạt động của các thủ tục báo cáo sai phạm và các thủ tục soát xét tính hiệu quả của KSNB của đơn vị. d) Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc Là quan điểm, thái độ và hành động của Ban Giám đốc đối với việc chấp nhận các rủi ro kinh doanh, quan điểm và hành động đối với việc lập và trình bày BCTC, sự thận trọng trong việc xử lý thông tin, công tác kế toán hoặc sự kín kẽ và thận trọng khi xây dựng các ước tính kế toán.
e) Cơ cấu tổ chức Thực chất đây là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị. Việc thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp bao gồm cần phù hợp với quy mô và đặc thù hoạt động của đơn vị, việc xem xét, cân nhắc các vấn đề chính về quyền hạn, trách nhiệm và các kênh báo cáo phù hợp. Cơ cấu tổ chức hợp lý là cơ sở để gia tăng tính hiệu lực hoạt động kiểm soát trên thực tế.