Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường xăng dầu Việt Nam, Công ty TNHH MTV Xăng dầu Khu vực I (thuộc Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam Petrolimex) chịu áp lực lớn trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, đặc biệt là trong chu trình bán hàng và thu tiền. Giai đoạn 2021-2023, doanh số bán hàng của công ty giảm sút rõ rệt, với doanh số năm 2022 chỉ đạt 92,5% và năm 2023 giảm xuống còn 87,29% so với kế hoạch đề ra. Đồng thời, tỷ lệ nợ tồn đọng tăng lên, năm 2022 tăng 1,28% và năm 2023 tăng 3% so với năm trước, làm gia tăng rủi ro tín dụng và ảnh hưởng đến khả năng thu hồi vốn.

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là phân tích thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH MTV Xăng dầu Khu vực I, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ, giảm thiểu rủi ro và sai sót trong hoạt động kinh doanh. Nghiên cứu tập trung vào dữ liệu thu thập trong giai đoạn 2021-2023 và khảo sát sơ cấp tháng 3/2024, đồng thời định hướng phát triển đến năm 2030.

Ý nghĩa của nghiên cứu thể hiện qua việc giúp công ty nâng cao hiệu quả quản lý chu trình bán hàng và thu tiền, góp phần tăng doanh thu, giảm thiểu rủi ro tài chính và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường. Ngoài ra, kết quả nghiên cứu còn cung cấp tài liệu tham khảo hữu ích cho các doanh nghiệp trong ngành xăng dầu và các lĩnh vực kinh doanh tương tự.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên khung lý thuyết kiểm soát nội bộ theo COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission), trong đó kiểm soát nội bộ được xem là một quá trình do hội đồng quản trị, ban quản lý và nhân viên thiết lập và vận hành nhằm đảm bảo tính hiệu quả, độ tin cậy của báo cáo tài chính, tuân thủ pháp luật và nâng cao hiệu suất hoạt động. Năm yếu tố chính của hệ thống kiểm soát nội bộ theo COSO bao gồm: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, và hoạt động giám sát.

Ba khái niệm trọng tâm trong nghiên cứu là:

  • Môi trường kiểm soát: Văn hóa doanh nghiệp, cơ cấu tổ chức, chính sách và đạo đức nghề nghiệp tạo nền tảng cho hệ thống kiểm soát nội bộ.
  • Đánh giá rủi ro: Quá trình nhận diện và phân tích các rủi ro tiềm ẩn trong chu trình bán hàng và thu tiền.
  • Hoạt động kiểm soát: Các biện pháp, quy trình nhằm đảm bảo các giao dịch được thực hiện chính xác, hợp pháp và hiệu quả.

Ngoài ra, nghiên cứu còn vận dụng các khái niệm về chu trình bán hàng và thu tiền, bao gồm các bước từ tiếp nhận đơn hàng, giao hàng, ghi nhận doanh thu, thu tiền và xử lý hàng trả lại, nhằm phân tích chi tiết các điểm kiểm soát nội bộ trong từng giai đoạn.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp tổng hợp, so sánh và đánh giá định tính kết hợp với phân tích số liệu định lượng. Dữ liệu thứ cấp được thu thập từ các báo cáo tài chính, báo cáo hoạt động kinh doanh, báo cáo công nợ và các tài liệu nội bộ của Công ty TNHH MTV Xăng dầu Khu vực I trong giai đoạn 2021-2023. Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua khảo sát và phỏng vấn các cán bộ nhân viên liên quan trong tháng 3/2024.

Cỡ mẫu khảo sát gồm các phòng ban nghiệp vụ, cửa hàng bán lẻ và bộ phận kế toán, nhằm đảm bảo tính đại diện và toàn diện cho các khía cạnh của chu trình bán hàng và thu tiền. Phương pháp chọn mẫu là chọn mẫu thuận tiện kết hợp với chọn mẫu có chủ đích để tập trung vào các bộ phận chủ chốt.

Phân tích dữ liệu được thực hiện bằng cách so sánh các chỉ tiêu tài chính, đánh giá các quy trình kiểm soát nội bộ hiện hành, nhận diện các điểm yếu và rủi ro. Kết quả được trình bày dưới dạng bảng số liệu, biểu đồ so sánh tỷ lệ nợ tồn đọng, doanh thu thực hiện so với kế hoạch, và sơ đồ quy trình kiểm soát nội bộ.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Hiệu quả kiểm soát nội bộ còn hạn chế: Mặc dù công ty đã thiết lập các quy trình kiểm soát nội bộ cho chu trình bán hàng và thu tiền, nhưng thực tế vẫn tồn tại nhiều lỗ hổng, đặc biệt trong khâu thông tin và quy trình bán hàng. Ví dụ, hệ thống thông tin kế toán còn sơ sài, chưa đáp ứng được yêu cầu kiểm soát, dẫn đến việc quản lý nợ phải thu chưa chặt chẽ, làm tăng tỷ lệ nợ tồn đọng qua các năm (tăng 1,28% năm 2022 và 3% năm 2023).

  2. Giảm sút doanh số và sản lượng bán hàng: Sản lượng bán lẻ xăng dầu giảm 8,37% năm 2022 và 24,01% năm 2023 so với năm trước, trong khi doanh thu năm 2022 giảm 34,73% và năm 2023 tăng nhẹ 12,3% so với năm 2022 nhưng vẫn thấp hơn nhiều so với năm 2021. Điều này phản ánh áp lực cạnh tranh và hiệu quả hoạt động chưa cao.

  3. Phân chia trách nhiệm chưa rõ ràng: Việc kiêm nhiệm chức năng giữa các bộ phận như nhân viên xét duyệt đơn hàng và nhân viên bán hàng, thủ kho và nhân viên bán hàng, nhân viên lập hóa đơn và thu tiền gây ra rủi ro gian lận và sai sót. Tình trạng này làm giảm hiệu quả kiểm soát và tăng nguy cơ thất thoát tài sản.

  4. Chưa có chính sách rõ ràng về đạo đức nghề nghiệp và xử lý vi phạm: Mặc dù công ty xây dựng văn hóa doanh nghiệp và cam kết tính chính trực, nhưng các quy định cụ thể về đạo đức nghề nghiệp và hình thức xử lý vi phạm còn thiếu hoặc chưa rõ ràng, dẫn đến việc nhân viên thực hiện theo ý thức cá nhân, chưa đồng bộ.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các hạn chế trên xuất phát từ việc hệ thống thông tin kế toán chưa được hiện đại hóa, quy trình kiểm soát nội bộ chưa được chuẩn hóa và thiếu sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban. So với các nghiên cứu trong ngành, kết quả này tương đồng với thực trạng chung của nhiều doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu tại Việt Nam, nơi mà áp lực cạnh tranh và yêu cầu quản lý ngày càng cao đòi hỏi phải nâng cấp hệ thống kiểm soát nội bộ.

Việc giảm sút doanh số và sản lượng bán hàng phản ánh tác động của môi trường kinh doanh bên ngoài, bao gồm cạnh tranh gay gắt và biến động giá xăng dầu do Nhà nước quản lý. Điều này làm tăng áp lực lên công tác lập kế hoạch và kiểm soát chi phí, đồng thời ảnh hưởng đến động lực làm việc của nhân viên.

Phân chia trách nhiệm chưa rõ ràng và thiếu các quy định về đạo đức nghề nghiệp làm tăng nguy cơ gian lận và sai sót trong chu trình bán hàng và thu tiền. Việc này cũng ảnh hưởng đến tính minh bạch và độ tin cậy của báo cáo tài chính, từ đó tác động tiêu cực đến quyết định quản lý và đầu tư.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ thể hiện tỷ lệ nợ tồn đọng qua các năm, bảng so sánh doanh thu thực hiện so với kế hoạch, và sơ đồ quy trình kiểm soát nội bộ hiện tại để minh họa các điểm yếu và đề xuất cải tiến.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát: Xây dựng và ban hành các quy định rõ ràng về đạo đức nghề nghiệp, trách nhiệm và quyền hạn của từng bộ phận, cá nhân trong chu trình bán hàng và thu tiền. Tổ chức các khóa đào tạo định kỳ về đạo đức và kiểm soát nội bộ cho toàn bộ nhân viên. Chủ thể thực hiện: Ban Giám đốc và Phòng Nhân sự, thời gian: 6 tháng đầu năm 2024.

  2. Cải tiến hệ thống thông tin kế toán: Đầu tư nâng cấp hệ thống phần mềm kế toán và quản lý bán hàng hiện đại, tích hợp chức năng tự động hóa quy trình ghi nhận doanh thu, theo dõi công nợ và đối chiếu chứng từ. Chủ thể thực hiện: Phòng Công nghệ thông tin phối hợp Phòng Kế toán, thời gian: 12 tháng từ quý II/2024 đến quý II/2025.

  3. Phân chia trách nhiệm và kiểm soát chéo: Thiết lập quy trình phân công nhiệm vụ rõ ràng, tách biệt các chức năng có nguy cơ xung đột như xét duyệt đơn hàng, bán hàng, thu tiền và kế toán. Áp dụng kiểm soát chéo giữa các bộ phận để giảm thiểu sai sót và gian lận. Chủ thể thực hiện: Ban Giám đốc và Phòng Quản lý chất lượng, thời gian: 3 tháng đầu năm 2024.

  4. Tăng cường giám sát và đánh giá định kỳ: Thiết lập hệ thống giám sát liên tục và kiểm tra định kỳ hiệu quả các biện pháp kiểm soát nội bộ, bao gồm kiểm toán nội bộ và báo cáo thường xuyên lên Ban Giám đốc. Chủ thể thực hiện: Phòng Kiểm toán nội bộ, thời gian: liên tục từ năm 2024.

  5. Xây dựng chính sách khen thưởng và xử lý vi phạm: Ban hành chính sách khen thưởng cho nhân viên có sáng kiến cải tiến và thực hiện tốt quy trình kiểm soát, đồng thời quy định rõ hình thức xử lý vi phạm để nâng cao ý thức tuân thủ. Chủ thể thực hiện: Ban Giám đốc và Phòng Nhân sự, thời gian: 6 tháng đầu năm 2024.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo các doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu: Giúp hiểu rõ về tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền, từ đó áp dụng các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý và giảm thiểu rủi ro tài chính.

  2. Phòng kế toán và kiểm toán nội bộ: Cung cấp kiến thức và phương pháp đánh giá, hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch của báo cáo tài chính.

  3. Nhà quản lý và chuyên viên quản trị doanh nghiệp: Hỗ trợ xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ phù hợp với đặc thù ngành xăng dầu, nâng cao năng lực quản lý và ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác.

  4. Các nhà nghiên cứu và sinh viên ngành kế toán, quản trị kinh doanh: Là tài liệu tham khảo thực tiễn về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp, đặc biệt trong lĩnh vực kinh doanh xăng dầu, giúp mở rộng kiến thức và ứng dụng lý thuyết vào thực tế.

Câu hỏi thường gặp

  1. Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền là gì?
    Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền là hệ thống các biện pháp, quy trình nhằm đảm bảo các giao dịch bán hàng được thực hiện chính xác, hợp pháp và thu tiền kịp thời, giảm thiểu rủi ro gian lận và sai sót. Ví dụ, phân chia nhiệm vụ giữa bộ phận bán hàng và kế toán giúp ngăn ngừa việc chiếm dụng tiền mặt.

  2. Tại sao kiểm soát nội bộ lại quan trọng đối với doanh nghiệp xăng dầu?
    Doanh nghiệp xăng dầu kinh doanh mặt hàng có giá trị lớn, dễ xảy ra rủi ro về an toàn và tài chính. Kiểm soát nội bộ giúp bảo vệ tài sản, đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính và tuân thủ quy định pháp luật, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh và uy tín doanh nghiệp.

  3. Những yếu tố nào ảnh hưởng đến hiệu quả kiểm soát nội bộ?
    Bao gồm môi trường kiểm soát (văn hóa doanh nghiệp, đạo đức nghề nghiệp), hệ thống thông tin kế toán, phân chia trách nhiệm rõ ràng, năng lực nhân sự và sự giám sát liên tục. Ví dụ, hệ thống phần mềm kế toán hiện đại giúp giảm sai sót và tăng tính minh bạch.

  4. Làm thế nào để cải thiện kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền?
    Cần hoàn thiện quy trình, nâng cấp hệ thống thông tin, đào tạo nhân viên, phân chia nhiệm vụ rõ ràng và tăng cường giám sát định kỳ. Ví dụ, áp dụng hóa đơn điện tử giúp kiểm soát chặt chẽ việc xuất hóa đơn và thu tiền.

  5. Các doanh nghiệp khác có thể áp dụng kết quả nghiên cứu này như thế nào?
    Các doanh nghiệp trong ngành xăng dầu hoặc lĩnh vực có chu trình bán hàng và thu tiền tương tự có thể tham khảo các giải pháp đề xuất để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và giảm thiểu rủi ro tài chính.

Kết luận

  • Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH MTV Xăng dầu Khu vực I còn nhiều hạn chế, đặc biệt trong hệ thống thông tin và phân chia trách nhiệm.
  • Doanh số và sản lượng bán hàng giảm sút, tỷ lệ nợ tồn đọng tăng, ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh và rủi ro tài chính.
  • Các giải pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát, nâng cấp hệ thống thông tin, phân chia nhiệm vụ rõ ràng và tăng cường giám sát được đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ.
  • Nghiên cứu có ý nghĩa thực tiễn cao, góp phần nâng cao năng lực quản lý và giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp trong ngành xăng dầu.
  • Các bước tiếp theo bao gồm triển khai các giải pháp đề xuất, đào tạo nhân viên và đánh giá hiệu quả định kỳ để đảm bảo sự phát triển bền vững của công ty.

Call-to-action: Ban lãnh đạo và các phòng ban liên quan cần phối hợp chặt chẽ để triển khai các giải pháp kiểm soát nội bộ, đồng thời thường xuyên cập nhật và hoàn thiện hệ thống nhằm đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của thị trường và pháp luật.