CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1 Vai trò, bản chất và tác dụng của hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1 Vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ Kiểm soát luôn là một khâu quan trọng trong mọi quy trình quản trị, do đó các nhà quản lý thường chú tâm đến việc hình thành và duy trì các hoạt động kiểm soát để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Ngày nay, KSNB đóng một vai trò hết sức quan trọng trong công tác quản lý tại bất kỳ tổ chức tài chính kinh doanh nào. Nó là một phần không thể tách rời của các chính sách, thủ tục và hệ thống quản lý giúp cho các nhà quản trị xây dựng tài liệu quản lý, xác lập công cụ quản lý cho tất cả cá nhân, bộ phận nhằm ngăn ngừa và phát hiện gian lận, quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế từ đó góp phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh để DN đạt được các mục tiêu đã đề ra. Ngoài ra, KSNB còn giúp DN xây dựng được một nền tảng quản lý vững chắc phục vụ cho quá trình mở rộng và phát triển đi lên của DN.2 Bản chất của hệ thống kiểm soát nội bộ Khái niệm KSNB ra đời từ đầu thế kỷ 20 trong thuật ngữ của các kiểm toán viên độc lập nhằm mô tả về các hoạt động tự kiểm soát tại DN.
Kiểm toán viên sẽ tìm hiểu và đánh giá hệ thống này để phục vụ cho việc điều chỉnh các thủ tục kiểm toán. Hình thức ban đầu của KSNB là kiểm soát tiền. Năm 1929, trong công bố của Cục Dự Trữ Liên Bang Hoa Kỳ (FRB-Federal Reserve Bulletin) thì thuật ngữ KSNB được định nghĩa là “ một công cụ bảo vệ tiền và các tài sản khác…”. Năm 1936, thì KSNB trong một công bố của hiệp hội kế toán viên công chứng viên Hoa Kỳ (AICPA) nhấn mạnh đến “…việc kiểm tra chính xác trong ghi chép sổ sách kế toán”.
Đến năm 1949, KSNB đề cập đến “hiệu quả hoạt động và khuyến khích tuân thủ chính sách”. Các hình thức gian lận với thiệt hại lớn tại các công ty càng phát triển mạnh mẽ đã dẫn đến sự quan tâm của xã hội và của nghề nghiệp kiểm toán đến hoạt động KSNB càng lớn. Đến năm 1958, Ủy ban thủ tục kiểm toán (CAP) trực thuộc AICPA lần đầu tiên phân biệt kiểm soát nội bộ về quản lý và kiểm soát nội bộ về kế toán và ban hành SAP 54 vào năm 1972 về “tìm hiểu và đánh giá kiểm soát nội bộ. Như vậy, khái niệm KSNB đã không ngừng được mở rộng ra khỏi những thủ tục bảo vệ tài sản và ghi chép sổ sách kế toán.
Tuy nhiên, KSNB lúc này mới chỉ dừng lại là phương tiện trong kiểm toán báo cáo tài chính của kiểm toán viên. Trên cơ sở kế thừa các nghiên cứu trước và đáp ứng cho nhu cầu phát triển về kinh tế, khái niệm -6- KSNB trong báo cáo COSO 1992 ra đời. Báo cáo COSO 1992 đã tạo lập cơ sở lý thuyết rất cơ bản về KSNB cung cấp một cái nhìn tổng quát mang tính quản trị không chỉ liên quan đến phương diện báo cáo tài chính mà còn mở rộng cho phương diện tuân thủ và hoạt động. Hiện nay, KSNB có nhiều khái niệm khác nhau theo nhiều quan điểm khác nhau: Theo Hội kế toán Anh quốc (England Association of Accountants -EAA): “Hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống kiểm soát toàn diện có kinh nghiệm tài chính và các lĩnh vực khác nhau được thành lập bởi ban quản lý nhằm: tiến hành kinh doanh của đơn vị trong trật tự và hiệu quả, đảm bảo tuân thủ tuyệt đối đường lối kinh doanh của ban quản trị, giữ an toàn tài sản, đảm bảo tính toàn diện và chính xác số liệu hạch toán, những thành phần riêng lẽ của hệ thống kiểm soát nội bộ được coi là hoạt động kiểm tra hoặc hoạt động kiểm tra nội bộ” Theo hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (American Institute of Certificated Public Accountants – AICPA): “Kiểm soát nội bộ bao gồm kế hoạch của tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp và đo lường được thừa nhận trong DN để đảm bảo an toàn tài sản của tổ chức, kiểm tra sự phù hợp và độ tin cậy của thông tin kế toán, tăng cường hiệu quả hoạt động và khuyến khích việc thực hiện các chính sách quản lý đã đề ra” Theo Liên đoàn kế toán quốc tế (The International Federation of Accountants – IFAC): “Hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu: bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của hoạt động” Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (Chuẩn mực kiểm toán số 400): “hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị”.
Theo Báo cáo COSO (1992) “ Kiểm soát nội bộ được định nghĩa là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau: - Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động - Sự tin cậy của báo cáo tài chính -7- - Sự tuân thủ pháp luật và các quy định” Cũng theo COSO 1992: “Hệ thống kiểm soát nội bộ trong một đơn vị được cấu thành bởi năm bộ phận: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát”.13) Mặc dù tồn tại nhiều khái niệm khác nhau về KSNB song khái niệm KSNB mà COSO đưa ra vào năm 1992 là đầy đủ, dễ hiểu, cung cấp cái nhìn toàn diện về lý thuyết KSNB và được chấp nhận rộng rãi. Vì vậy mà tác giả chọn quan điểm COSO 1992 về KSNB làm lý thuyết nền tảng xuyên suốt luận văn. Trong định nghĩa KSNB của báo cáo COSO 1992 có bốn khái niệm quan trọng, đó là: quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu.1 Kiểm soát nội bộ là một quá trình KSNB không phải là một sự kiện hay một tình huống mà là một chuỗi các hoạt động hiện diện trong mọi bộ phận, quyện chặt vào hoạt động của tổ chức và là một nội dung cơ bản trong các hoạt động của tổ chức, giúp tổ chức đạt được mục tiêu mong muốn. KSNB sẽ hữu hiệu khi nó là một bộ phận không tách rời chứ không phải là chức năng bổ sung cho các hoạt động của tổ chức.2 Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người KSNB được vận hành bởi con người, đó là HĐQT, ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị.
Nói cách khác, KSNB được thực hiện bởi những con người trong tổ chức, bởi suy nghĩ và hành động của họ. Nó là công cụ được nhà quản lý sử dụng chứ không thay thế được cho nhà quản lý. Để KSNB hữu hiệu cần phải xác định mối liên hệ, nhiệm vụ và cách thức thực hiện chúng của từng thành viên để đạt được các mục tiêu của tổ chức.3 Kiểm soát nội bộ cung cấp sự đảm bảo hợp lý chứ không phải đảm bảo tuyệt đối KSNB chỉ có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho các nhà quản lý trong việc đạt được các mục tiêu của tổ chức chứ không thể đảm bảo tuyệt đối. Điều này xuất phát từ những hạn chế tiềm tàng trong quá trình xây dựng và vận hành hệ thống KSNB.
Đó là do những sai lầm của con người khi đưa ra các quyết định, sự thông đồng của các cá nhân hay sự lạm quyền của nhà quản lý có thể vượt khỏi KSNB và do mối quan hệ giữa chi phí cho quá trình kiểm soát với lợi ích được mong đợi từ quá trình kiểm soát đó. Vì vậy, trong mọi tổ chức, dù có thể đã đầu tư rất nhiều cho việc thiết kế và vận hành hệ thống nhưng vẫn không thể có hệ thống KSNB hoàn hảo.4 Các mục tiêu kiểm soát -8- Mỗi đơn vị thường có các mục tiêu kiểm soát cần đạt được để xác định chiến lược cần thực hiện. Đó có thể là mục tiêu chung của đơn vị hay là mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động, từng bộ phận trong đơn vị. Các mục tiêu của đơn vị có thể chia thành 3 nhóm: - Nhóm mục tiêu về hoạt động: nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả trong việc sử dụng nguồn lực.
- Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính: nhấn mạnh đến tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính mà tổ chức cung cấp. - Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: nhấn mạnh đến sự tuân thủ pháp luật và các quy định. Sự phân loại mục tiêu giúp tổ chức kiểm soát ở các phương diện khác nhau. Để đạt được mục tiêu báo cáo tài chính và mục tiêu tuân thủ cần dựa trên các cơ sở chuẩn mực đã được thiết lập, quá trình kiểm soát …Tuy nhiên mục tiêu hoạt động chịu tác động từ các sự kiện bên ngoài, không phụ thuộc hoàn toàn vào các biện pháp kiểm soát của đơn vị nên có thể đơn vị không đạt được mục tiêu đề ra.
Như vậy xây dựng hệ thống KSNB là nhu cầu cần thiết để xác lập một cơ chế giám sát mà ở đó không quản lý bằng lòng tin mà quản lý bằng các quy định rõ ràng để phòng tránh được các rủi ro.3 Tác dụng của hệ thống kiểm soát nội bộ KSNB là tất cả các biện pháp của tổ chức nhằm: - Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh. Ngăn chặn kịp thời các sai sót, gian lận, nhầm lẫn vô ý hay cố ý gây thiệt hại đến hoạt động sản xuất kinh doanh. Bảo vệ tài sản khỏi những hư hỏng, mất mát, hao hụt, kém hiệu quả… - Đảm bảo việc ghi chép, hạch toán đầy đủ chính xác; lập báo cáo tài chính hợp lệ tuân thủ các quy định pháp luật và chuẩn mực có liên quan để nâng cao tính đáng tin cậy của số liệu kế toán và báo cáo tài chính. - Đảm bảo sử dụng tối ưu nguồn lực và đạt được các mục tiêu đặt ra.