I. Tổng Quan Về Kiểm Soát Nội Bộ Tài Sản Cố Định Cho Thuê
Trong bối cảnh nền kinh tế ngày càng phát triển, các đơn vị sự nghiệp công lập đang từng bước đổi mới toàn diện, tăng cường thực hiện cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm theo Nghị định số 43/2006/NĐ-CP và nghị định số 16/2015/NĐ- CP. Song hành với phương hướng phát triển phù hợp, các doanh nghiệp nhà nước cần phải có hệ thống kiểm soát nội bộ tốt nhằm nâng cao hiệu quả và tính chính xác của các hoạt động trong doanh nghiệp. Kiểm soát nội bộ (KSNB) có sự chủ động và linh động hơn từ phía ban lãnh đạo. Trên toàn cầu, sự thất bại trong KSNB của các doanh nghiệp thường dẫn đến mất tài sản, gian lận, lãng phí, quản lý yếu kém, kém hiệu quả và không đạt được các mục tiêu kinh doanh. Thiếu KSNB làm ảnh hưởng tiêu cực đến tính liên tục của hoạt động kinh doanh. Bởi vì thế, KSNB đóng vai trò quan trọng đối với khả năng tồn tại của doanh nghiệp, các nhà lãnh đạo nên tăng cường hệ thống KSNB của đơn vị.
1.1. Tầm Quan Trọng Của Kiểm Soát Nội Bộ Trong Doanh Nghiệp
Kiểm soát nội bộ (KSNB) là một hệ thống các chính sách, quy trình và thủ tục được thiết kế để giúp một tổ chức đạt được các mục tiêu của mình. Một hệ thống KSNB hiệu quả giúp doanh nghiệp quản lý rủi ro, bảo vệ tài sản, đảm bảo tính chính xác và tin cậy của thông tin tài chính, tuân thủ luật pháp và quy định. Sự thất bại trong KSNB có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng, bao gồm mất mát tài chính, thiệt hại về uy tín và thậm chí là phá sản. Vì vậy, việc xây dựng và duy trì một hệ thống KSNB mạnh mẽ là rất quan trọng đối với sự thành công lâu dài của bất kỳ doanh nghiệp nào.
1.2. Các Yếu Tố Cấu Thành Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm năm yếu tố cấu thành chính: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, và giám sát. Môi trường kiểm soát tạo nền tảng cho một hệ thống KSNB hiệu quả, bao gồm tính trung thực, đạo đức và năng lực của đội ngũ quản lý. Đánh giá rủi ro liên quan đến việc xác định và đánh giá các rủi ro có thể ảnh hưởng đến việc đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp. Hoạt động kiểm soát là các chính sách và thủ tục được thiết kế để giảm thiểu rủi ro. Thông tin và truyền thông đảm bảo rằng thông tin cần thiết được truyền đạt đến đúng người và đúng thời điểm. Giám sát bao gồm việc đánh giá hiệu quả của hệ thống KSNB theo thời gian.
II. Phân Tích Thách Thức Kiểm Soát TSCĐ Cho Thuê Tại TP
Tại Việt Nam, thị trường văn phòng cho thuê vào năm 2020 có khởi đầu mạnh mẽ, đến tận 98% văn phòng cho thuê đã được lấp đầy, đó là con số tỉ lệ cao nhất trong vòng 10 năm qua (theo báo cáo của Savills Việt Nam). Vì thế, các doanh nghiệp nhà nước như Tập đoàn điện lực Việt Nam (EVN) có xu hướng gia nhập thị trường cho thuê hoạt động tài sản cố định sẵn có, trong đó nổi bật là thị trường cho thuê văn phòng. Các tài sản cố định có ảnh hưởng lớn đến quá trình hoạt động trong các hoạt động của doanh nghiệp, như tòa nhà và văn phòng – là yếu tố vốn có giá trị lớn. Trong những năm gần đây, cùng với làn sóng dịch chuyển văn phòng ra các vùng ngoài trung tâm thành phố là sự bùng nổ của đại dịch Covid – 19 đã khiến thị trường cho thuê hoạt động tài sản tại trung tâm thành phố chịu tác động nặng nề. Doanh thu sụt giảm mạnh trong thời kỳ này khiến các doanh nghiệp nói chung và đặc biệt là Ban Quản lý Cao ốc Văn phòng thuộc Tổng công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh phải tìm cách kiểm soát chi tiêu để không gây mất cân đối tài chính.
2.1. Ảnh Hưởng Của Đại Dịch COVID 19 Đến Thị Trường Cho Thuê
Đại dịch COVID-19 đã gây ra những tác động tiêu cực đáng kể đến thị trường cho thuê văn phòng tại TP.HCM. Nhiều doanh nghiệp phải đối mặt với khó khăn tài chính, dẫn đến việc cắt giảm chi phí và thu hẹp diện tích văn phòng. Làn sóng làm việc từ xa cũng làm giảm nhu cầu thuê văn phòng. Điều này dẫn đến tình trạng dư thừa nguồn cung và giảm giá thuê. Các doanh nghiệp cho thuê phải đối mặt với áp lực cạnh tranh ngày càng gia tăng và cần phải tìm cách thích ứng với tình hình mới.
2.2. Xu Hướng Dịch Chuyển Văn Phòng Ra Vùng Ven TP.HCM
Một xu hướng đáng chú ý khác là sự dịch chuyển của các văn phòng ra các khu vực ngoại ô của TP.HCM. Điều này được thúc đẩy bởi giá thuê rẻ hơn, không gian rộng rãi hơn và môi trường sống thoải mái hơn. Sự phát triển của hạ tầng giao thông cũng giúp cho việc di chuyển giữa trung tâm thành phố và các khu vực ngoại ô trở nên dễ dàng hơn. Xu hướng này đặt ra những thách thức cho các tòa nhà văn phòng ở trung tâm thành phố, buộc họ phải nâng cao chất lượng dịch vụ và đưa ra các ưu đãi hấp dẫn để thu hút khách thuê.
III. Phương Pháp Kiểm Soát Chi Phí TSCĐ Cho Thuê Hiệu Quả
Để duy trì và phát triển việc kinh doanh tại phân khúc thị trường này, các doanh nghiệp nhà nước cần phải tăng cường kiểm soát tốt tài sản cố định cho thuê hoạt động. Từ đó, giúp nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản và kiểm soát được các chi phí liên quan quá trình cho thuê. Nếu chi phí phát sinh không được kiểm soát, dẫn đến lỗ sẽ tăng và có thể gây ra tổn thất nhiều do bị gian lận về tiền. Ban QLCOVP là đơn vị hoạt động theo cơ chế tự thu – tự chi, trực thuộc Tổng công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh, được thành lập với mục tiêu kinh doanh cho thuê văn phòng tại tòa nhà Green Power.
3.1. Xây Dựng Quy Trình Quản Lý Chi Phí Chặt Chẽ
Việc xây dựng một quy trình quản lý chi phí chặt chẽ là rất quan trọng để kiểm soát chi phí TSCĐ cho thuê. Quy trình này nên bao gồm các bước sau: lập kế hoạch chi phí, phê duyệt chi phí, theo dõi chi phí, báo cáo chi phí và đánh giá hiệu quả chi phí. Mỗi bước cần được thực hiện một cách cẩn thận và có sự tham gia của các bộ phận liên quan. Quy trình quản lý chi phí nên được điều chỉnh phù hợp với đặc điểm của từng loại TSCĐ và từng giai đoạn cho thuê.
3.2. Tăng Cường Giám Sát Và Kiểm Tra Định Kỳ
Giám sát và kiểm tra định kỳ là một phần quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ. Việc giám sát và kiểm tra giúp phát hiện các sai sót, gian lận và lãng phí kịp thời. Các hoạt động giám sát và kiểm tra nên được thực hiện bởi các bộ phận độc lập và có chuyên môn. Kết quả giám sát và kiểm tra nên được báo cáo cho ban lãnh đạo để có những biện pháp xử lý kịp thời. Việc giám sát và kiểm tra nên được thực hiện một cách thường xuyên và có hệ thống.
3.3. Áp Dụng Công Nghệ Vào Quản Lý TSCĐ Cho Thuê
Áp dụng công nghệ vào quản lý TSCĐ cho thuê có thể giúp tăng cường hiệu quả và giảm thiểu rủi ro. Các phần mềm quản lý TSCĐ có thể giúp tự động hóa các quy trình quản lý, theo dõi thông tin chi tiết về TSCĐ, quản lý chi phí và lập báo cáo. Công nghệ cũng có thể giúp cải thiện khả năng giám sát và kiểm tra TSCĐ từ xa. Việc áp dụng công nghệ cần được thực hiện một cách cẩn thận và có sự tư vấn của các chuyên gia.
IV. Ứng Dụng Thực Tế Kiểm Soát TSCĐ Tại EVN HCMC
Tòa nhà Green Power là tài sản của EVN HCMC, với các tầng từ 1-8 sử dụng để làm văn phòng cho các phòng ban quan trọng của EVNHCMC, trong đó có Ban QLCOVP. Các tầng từ 9-21 dùng để kinh doanh cho thuê văn phòng, vì thế tòa nhà Green Power đa phần được dùng để kinh doanh cho thuê hoạt động. Dưới sự bùng nổ của đại dịch Covid-19, đã khiến doanh thu cho thuê văn phòng bị tác động không nhỏ do các công ty đi thuê buộc phải cắt giảm chi tiêu vì không có khả năng chi trả. Bên cạnh đó, chi phí hoạt động cũng tăng thêm như cải tạo, sửa chữa văn phòng, chi phí quản lý hoạt động tòa nhà (như bảo trì bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật tòa nhà, chi phí phòng chống dịch …). Chính vì vậy, mục tiêu quan trọng trong thời kỳ này là nâng cao hiệu quả KSNB Tòa nhà Green Power, để giúp hoạt động kinh doanh này có thể duy trì, không bị mất cân đối tài chính và nâng cao đời sống của nhân viên.
4.1. Đánh Giá Thực Trạng Kiểm Soát Nội Bộ Tại Ban QLCOVP
Ban QLCOVP – EVN HCMC có hệ thống kiểm soát nội bộ tài sản cố định cho thuê hoạt động khá tốt thông qua việc kiểm soát bằng nhiều văn bản nội bộ theo từng nhân tố khác nhau và chú ý đến công tác quản lý rủi ro. Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại một số hạn chế do nhận thức khá chủ quan từ phía Ban lãnh đạo, yếu tố nhân lực và các nhân tố khác. Cần có những đánh giá khách quan để đưa ra giải pháp cụ thể, nâng cao sự phối hợp giữa các phòng ban chuyên môn và Ban lãnh đạo, tăng cường giám sát chặt chẽ thường xuyên và xây dựng biểu mẫu chứng từ và hệ thống nội bộ riêng, nhằm nâng cao hệ thống kiểm soát nội bộ tài sản cố định cho thuê hoạt động phù hợp với định hướng phát triển tại đơn vị.
4.2. Các Giải Pháp Cải Thiện Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ
Để cải thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tài sản cố định cho thuê hoạt động tại Ban QLCOVP – EVN HCMC, cần tập trung vào các giải pháp sau: nâng cao nhận thức của ban lãnh đạo về tầm quan trọng của KSNB; tăng cường đào tạo và phát triển năng lực cho đội ngũ nhân viên; xây dựng và hoàn thiện quy trình quản lý chi phí; tăng cường giám sát và kiểm tra định kỳ; áp dụng công nghệ vào quản lý TSCĐ cho thuê; và cải thiện hệ thống thông tin và truyền thông. Các giải pháp này cần được triển khai một cách đồng bộ và có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận liên quan.
V. Kết Luận Tương Lai Kiểm Soát TSCĐ Cho Thuê Tại TP
Xuất phát từ những lý do trên, tìm hiểu về KSNB TSCĐ cho thuê hoạt động tại Ban QLCOVP – EVN HCMC trở thành vấn đề có tính cấp bách, có giá trị giúp ích cho thực tiễn trong giai đoạn hiện nay. Bên cạnh đó, nhận thấy chưa có nghiên cứu nào tập trung về KSNB TSCĐ cho thuê hoạt động, tác giả quyết định thực hiện nghiên cứu về đề tài “Kiểm soát nội bộ tài sản cố định cho thuê hoạt động của Ban quản lý cao ốc văn phòng thuộc Tổng công ty Điện lực Thành phố. Hồ Chí Minh”, từ đó nêu lên thực trạng của hệ thống kiểm soát nội bộ và đưa ra giải pháp để hoàn thiện.
5.1. Tóm Tắt Các Kết Quả Nghiên Cứu Chính
Nghiên cứu đã chỉ ra rằng hệ thống kiểm soát nội bộ tài sản cố định cho thuê hoạt động tại Ban QLCOVP – EVN HCMC có những điểm mạnh và điểm yếu nhất định. Điểm mạnh là sự quan tâm đến công tác quản lý rủi ro và việc kiểm soát bằng nhiều văn bản nội bộ. Điểm yếu là nhận thức chủ quan từ phía ban lãnh đạo và yếu tố nhân lực. Các giải pháp được đề xuất tập trung vào việc nâng cao nhận thức, tăng cường đào tạo, hoàn thiện quy trình và áp dụng công nghệ.
5.2. Định Hướng Nghiên Cứu Trong Tương Lai
Trong tương lai, các nghiên cứu về kiểm soát nội bộ tài sản cố định cho thuê cần tập trung vào việc đánh giá hiệu quả của các giải pháp đã được triển khai và tìm kiếm các giải pháp mới để đối phó với những thách thức mới. Cần có những nghiên cứu so sánh giữa các doanh nghiệp khác nhau để tìm ra những phương pháp kiểm soát tốt nhất. Ngoài ra, cần chú trọng đến việc phát triển các công cụ và phương pháp đo lường hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.
