Kiểm Soát Nội Bộ Tài Sản Cố Định Cho Thuê Tại Ban Quản Lý Cao Ốc Văn Phòng

Kiểm soát nội bộ tài sản cố định cho thuê tại ban quản lý cao ốc văn phòng tổng công ty điện lực TP.HCM năm 2021. Tìm hiểu quy trình và hiệu quả.

• Tác giả: Lâm Minh Bảo Trân
• Người hướng dẫn: TS. Nguyễn Thị Mai Hương
• Trường học: Trường Đại Học Ngân Hàng Thành Phố Hồ Chí Minh
• Chuyên ngành: Kế Toán - Kiểm Toán
• Đề tài: Kiểm Soát Nội Bộ Tài Sản Cố Định Cho Thuê Tại Ho Chi Minh City Power Corporation
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2021
• Địa điểm: Hồ Chí Minh

Mục lục chi tiết

• LỜI CAM ĐOAN
• LỜI CẢM ƠN
• 1. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH CHO THUÊ HOẠT ĐỘNG
• 1.1. KHÁI QUÁT CHUNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP
• 1.1.1. Khái niệm về kiểm soát nội bộ
• 1.1.2. Sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ
• 1.1.3. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ
• 1.1.4. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
• 1.2. ĐẶC ĐIỂM VỀ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH CHO THUÊ HOẠT ĐỘNG
• 1.2.1. Khái niệm về tài sản cố định cho thuê hoạt động
• 1.2.2. Đặc điểm về tài sản cố định cho thuê hoạt động
• 1.2.3. Một số chỉ tiêu đánh giá hiệu quả hoạt động kiểm soát nội bộ tài sản cố định cho thuê hoạt động
• 1.3. KIỂM SOÁT NỘI BỘ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH CHO THUÊ HOẠT ĐỘNG
• 1.3.1. Mục tiêu kiểm soát tài sản cố định cho thuê hoạt động
• 1.3.2. Quy trình kiểm soát tài sản cố định cho thuê hoạt động
• 1.4. KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH CHO THUÊ HOẠT ĐỘNG TẠI BAN QUẢN LÝ CAO ỐC VĂN PHÒNG THUỘC TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
• 2.1. GIỚI THIỆU VỀ BAN QUẢN LÝ CAO ỐC VĂN PHÒNG THUỘC TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
• 2.1.1. Giới thiệu chung về Ban Quản lý cao ốc văn phòng thuộc Tổng công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh
• 2.1.2. Mục tiêu, chức năng của Ban QLCOVP – EVNHCMC
• 2.1.3. Các đặc điểm chính của Ban QLCOVP – EVNHCMC ảnh hưởng đến việc xây dựng và thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ
• 2.1.4. Đặc điểm tổ chức quản lý của Ban QLCOVP – EVNHCMC
• 2.2. KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA BAN QLCOVP GIAI ĐOẠN 2019-2020
• 2.2.1. Tổng quát kết quả hoạt động kinh doanh của Ban QLCOVP 2019-2020
• 2.2.2. Hiệu quả tài sản cố định cho thuê hoạt động – Chỉ số P/L
• 2.3. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH CHO THUÊ HOẠT ĐỘNG TẠI BAN QUẢN LÝ CAO ỐC VĂN PHÒNG THUỘC TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
• 2.3.1. Mục tiêu kiểm soát nội bộ
• 2.3.2. Môi trường kiểm soát
• 2.3.3. Quy trình
• 2.3.4. Thủ tục kiểm soát tài sản cố định cho thuê hoạt động
• 2.3.5. Đánh giá rủi ro
• 2.3.6. Thông tin và truyền thông
• 2.4. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH CHO THUÊ HOẠT ĐỘNG TẠI BAN QUẢN LÝ CAO ỐC VĂN PHÒNG THUỘC TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
• 2.4.1. Ưu điểm kiểm soát nội bộ tài sản cố định cho thuê hoạt động tại Ban QLCOVP – EVN HCMC
• 2.4.2. Hạn chế kiểm soát nội bộ tài sản cố định cho thuê hoạt động cho thuê tại Ban QLCOVP – EVN HCMC
• 2.4.3. Nguyên nhân của những hạn chế
• 2.5. KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
• 3. CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH CHO THUÊ HOẠT ĐỘNG TẠI BAN QUẢN LÝ CAO ỐC VĂN PHÒNG THUỘC TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
• 3.1. Định hướng phát triển và phương hướng hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tài sản cố định cho thuê hoạt động tại Ban QLCOVP - EVN HCMC
• 3.1.1. Định hướng phát triển kiểm soát Tòa nhà Green Power
• 3.1.2. Phương hướng hoàn thiện
• 3.1.2.1. Giải pháp hoàn thiện những yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ tài sản cố định cho thuê hoạt động tại Ban QLCOVP - EVN HCMC
• 3.1.2.1.1. Môi trường kiểm soát
• 3.1.2.1.2. Đánh giá rủi ro
• 3.1.2.1.3. Hoạt động kiểm soát
• 3.1.2.1.4. Thông tin và truyền thông
• 3.2. KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
• TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng Quan Về Kiểm Soát Nội Bộ Tài Sản Cố Định Cho Thuê

Trong bối cảnh nền kinh tế ngày càng phát triển, các đơn vị sự nghiệp công lập đang từng bước đổi mới toàn diện, tăng cường thực hiện cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm theo Nghị định số 43/2006/NĐ-CP và nghị định số 16/2015/NĐ- CP. Song hành với phương hướng phát triển phù hợp, các doanh nghiệp nhà nước cần phải có hệ thống kiểm soát nội bộ tốt nhằm nâng cao hiệu quả và tính chính xác của các hoạt động trong doanh nghiệp. Kiểm soát nội bộ (KSNB) có sự chủ động và linh động hơn từ phía ban lãnh đạo. Trên toàn cầu, sự thất bại trong KSNB của các doanh nghiệp thường dẫn đến mất tài sản, gian lận, lãng phí, quản lý yếu kém, kém hiệu quả và không đạt được các mục tiêu kinh doanh. Thiếu KSNB làm ảnh hưởng tiêu cực đến tính liên tục của hoạt động kinh doanh. Bởi vì thế, KSNB đóng vai trò quan trọng đối với khả năng tồn tại của doanh nghiệp, các nhà lãnh đạo nên tăng cường hệ thống KSNB của đơn vị.

1.1. Tầm Quan Trọng Của Kiểm Soát Nội Bộ Trong Doanh Nghiệp

Kiểm soát nội bộ (KSNB) là một hệ thống các chính sách, quy trình và thủ tục được thiết kế để giúp một tổ chức đạt được các mục tiêu của mình. Một hệ thống KSNB hiệu quả giúp doanh nghiệp quản lý rủi ro, bảo vệ tài sản, đảm bảo tính chính xác và tin cậy của thông tin tài chính, tuân thủ luật pháp và quy định. Sự thất bại trong KSNB có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng, bao gồm mất mát tài chính, thiệt hại về uy tín và thậm chí là phá sản. Vì vậy, việc xây dựng và duy trì một hệ thống KSNB mạnh mẽ là rất quan trọng đối với sự thành công lâu dài của bất kỳ doanh nghiệp nào.

1.2. Các Yếu Tố Cấu Thành Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ

Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm năm yếu tố cấu thành chính: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, và giám sát. Môi trường kiểm soát tạo nền tảng cho một hệ thống KSNB hiệu quả, bao gồm tính trung thực, đạo đức và năng lực của đội ngũ quản lý. Đánh giá rủi ro liên quan đến việc xác định và đánh giá các rủi ro có thể ảnh hưởng đến việc đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp. Hoạt động kiểm soát là các chính sách và thủ tục được thiết kế để giảm thiểu rủi ro. Thông tin và truyền thông đảm bảo rằng thông tin cần thiết được truyền đạt đến đúng người và đúng thời điểm. Giám sát bao gồm việc đánh giá hiệu quả của hệ thống KSNB theo thời gian.

II. Phân Tích Thách Thức Kiểm Soát TSCĐ Cho Thuê Tại TP

Tại Việt Nam, thị trường văn phòng cho thuê vào năm 2020 có khởi đầu mạnh mẽ, đến tận 98% văn phòng cho thuê đã được lấp đầy, đó là con số tỉ lệ cao nhất trong vòng 10 năm qua (theo báo cáo của Savills Việt Nam). Vì thế, các doanh nghiệp nhà nước như Tập đoàn điện lực Việt Nam (EVN) có xu hướng gia nhập thị trường cho thuê hoạt động tài sản cố định sẵn có, trong đó nổi bật là thị trường cho thuê văn phòng. Các tài sản cố định có ảnh hưởng lớn đến quá trình hoạt động trong các hoạt động của doanh nghiệp, như tòa nhà và văn phòng – là yếu tố vốn có giá trị lớn. Trong những năm gần đây, cùng với làn sóng dịch chuyển văn phòng ra các vùng ngoài trung tâm thành phố là sự bùng nổ của đại dịch Covid – 19 đã khiến thị trường cho thuê hoạt động tài sản tại trung tâm thành phố chịu tác động nặng nề. Doanh thu sụt giảm mạnh trong thời kỳ này khiến các doanh nghiệp nói chung và đặc biệt là Ban Quản lý Cao ốc Văn phòng thuộc Tổng công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh phải tìm cách kiểm soát chi tiêu để không gây mất cân đối tài chính.

2.1. Ảnh Hưởng Của Đại Dịch COVID 19 Đến Thị Trường Cho Thuê

Đại dịch COVID-19 đã gây ra những tác động tiêu cực đáng kể đến thị trường cho thuê văn phòng tại TP.HCM. Nhiều doanh nghiệp phải đối mặt với khó khăn tài chính, dẫn đến việc cắt giảm chi phí và thu hẹp diện tích văn phòng. Làn sóng làm việc từ xa cũng làm giảm nhu cầu thuê văn phòng. Điều này dẫn đến tình trạng dư thừa nguồn cung và giảm giá thuê. Các doanh nghiệp cho thuê phải đối mặt với áp lực cạnh tranh ngày càng gia tăng và cần phải tìm cách thích ứng với tình hình mới.

2.2. Xu Hướng Dịch Chuyển Văn Phòng Ra Vùng Ven TP.HCM

Một xu hướng đáng chú ý khác là sự dịch chuyển của các văn phòng ra các khu vực ngoại ô của TP.HCM. Điều này được thúc đẩy bởi giá thuê rẻ hơn, không gian rộng rãi hơn và môi trường sống thoải mái hơn. Sự phát triển của hạ tầng giao thông cũng giúp cho việc di chuyển giữa trung tâm thành phố và các khu vực ngoại ô trở nên dễ dàng hơn. Xu hướng này đặt ra những thách thức cho các tòa nhà văn phòng ở trung tâm thành phố, buộc họ phải nâng cao chất lượng dịch vụ và đưa ra các ưu đãi hấp dẫn để thu hút khách thuê.

III. Phương Pháp Kiểm Soát Chi Phí TSCĐ Cho Thuê Hiệu Quả

Để duy trì và phát triển việc kinh doanh tại phân khúc thị trường này, các doanh nghiệp nhà nước cần phải tăng cường kiểm soát tốt tài sản cố định cho thuê hoạt động. Từ đó, giúp nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản và kiểm soát được các chi phí liên quan quá trình cho thuê. Nếu chi phí phát sinh không được kiểm soát, dẫn đến lỗ sẽ tăng và có thể gây ra tổn thất nhiều do bị gian lận về tiền. Ban QLCOVP là đơn vị hoạt động theo cơ chế tự thu – tự chi, trực thuộc Tổng công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh, được thành lập với mục tiêu kinh doanh cho thuê văn phòng tại tòa nhà Green Power.

3.1. Xây Dựng Quy Trình Quản Lý Chi Phí Chặt Chẽ

Việc xây dựng một quy trình quản lý chi phí chặt chẽ là rất quan trọng để kiểm soát chi phí TSCĐ cho thuê. Quy trình này nên bao gồm các bước sau: lập kế hoạch chi phí, phê duyệt chi phí, theo dõi chi phí, báo cáo chi phí và đánh giá hiệu quả chi phí. Mỗi bước cần được thực hiện một cách cẩn thận và có sự tham gia của các bộ phận liên quan. Quy trình quản lý chi phí nên được điều chỉnh phù hợp với đặc điểm của từng loại TSCĐ và từng giai đoạn cho thuê.

3.2. Tăng Cường Giám Sát Và Kiểm Tra Định Kỳ

Giám sát và kiểm tra định kỳ là một phần quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ. Việc giám sát và kiểm tra giúp phát hiện các sai sót, gian lận và lãng phí kịp thời. Các hoạt động giám sát và kiểm tra nên được thực hiện bởi các bộ phận độc lập và có chuyên môn. Kết quả giám sát và kiểm tra nên được báo cáo cho ban lãnh đạo để có những biện pháp xử lý kịp thời. Việc giám sát và kiểm tra nên được thực hiện một cách thường xuyên và có hệ thống.

3.3. Áp Dụng Công Nghệ Vào Quản Lý TSCĐ Cho Thuê

Áp dụng công nghệ vào quản lý TSCĐ cho thuê có thể giúp tăng cường hiệu quả và giảm thiểu rủi ro. Các phần mềm quản lý TSCĐ có thể giúp tự động hóa các quy trình quản lý, theo dõi thông tin chi tiết về TSCĐ, quản lý chi phí và lập báo cáo. Công nghệ cũng có thể giúp cải thiện khả năng giám sát và kiểm tra TSCĐ từ xa. Việc áp dụng công nghệ cần được thực hiện một cách cẩn thận và có sự tư vấn của các chuyên gia.

IV. Ứng Dụng Thực Tế Kiểm Soát TSCĐ Tại EVN HCMC

Tòa nhà Green Power là tài sản của EVN HCMC, với các tầng từ 1-8 sử dụng để làm văn phòng cho các phòng ban quan trọng của EVNHCMC, trong đó có Ban QLCOVP. Các tầng từ 9-21 dùng để kinh doanh cho thuê văn phòng, vì thế tòa nhà Green Power đa phần được dùng để kinh doanh cho thuê hoạt động. Dưới sự bùng nổ của đại dịch Covid-19, đã khiến doanh thu cho thuê văn phòng bị tác động không nhỏ do các công ty đi thuê buộc phải cắt giảm chi tiêu vì không có khả năng chi trả. Bên cạnh đó, chi phí hoạt động cũng tăng thêm như cải tạo, sửa chữa văn phòng, chi phí quản lý hoạt động tòa nhà (như bảo trì bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật tòa nhà, chi phí phòng chống dịch …). Chính vì vậy, mục tiêu quan trọng trong thời kỳ này là nâng cao hiệu quả KSNB Tòa nhà Green Power, để giúp hoạt động kinh doanh này có thể duy trì, không bị mất cân đối tài chính và nâng cao đời sống của nhân viên.

4.1. Đánh Giá Thực Trạng Kiểm Soát Nội Bộ Tại Ban QLCOVP

Ban QLCOVP – EVN HCMC có hệ thống kiểm soát nội bộ tài sản cố định cho thuê hoạt động khá tốt thông qua việc kiểm soát bằng nhiều văn bản nội bộ theo từng nhân tố khác nhau và chú ý đến công tác quản lý rủi ro. Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại một số hạn chế do nhận thức khá chủ quan từ phía Ban lãnh đạo, yếu tố nhân lực và các nhân tố khác. Cần có những đánh giá khách quan để đưa ra giải pháp cụ thể, nâng cao sự phối hợp giữa các phòng ban chuyên môn và Ban lãnh đạo, tăng cường giám sát chặt chẽ thường xuyên và xây dựng biểu mẫu chứng từ và hệ thống nội bộ riêng, nhằm nâng cao hệ thống kiểm soát nội bộ tài sản cố định cho thuê hoạt động phù hợp với định hướng phát triển tại đơn vị.

4.2. Các Giải Pháp Cải Thiện Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ

Để cải thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tài sản cố định cho thuê hoạt động tại Ban QLCOVP – EVN HCMC, cần tập trung vào các giải pháp sau: nâng cao nhận thức của ban lãnh đạo về tầm quan trọng của KSNB; tăng cường đào tạo và phát triển năng lực cho đội ngũ nhân viên; xây dựng và hoàn thiện quy trình quản lý chi phí; tăng cường giám sát và kiểm tra định kỳ; áp dụng công nghệ vào quản lý TSCĐ cho thuê; và cải thiện hệ thống thông tin và truyền thông. Các giải pháp này cần được triển khai một cách đồng bộ và có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận liên quan.

V. Kết Luận Tương Lai Kiểm Soát TSCĐ Cho Thuê Tại TP

Xuất phát từ những lý do trên, tìm hiểu về KSNB TSCĐ cho thuê hoạt động tại Ban QLCOVP – EVN HCMC trở thành vấn đề có tính cấp bách, có giá trị giúp ích cho thực tiễn trong giai đoạn hiện nay. Bên cạnh đó, nhận thấy chưa có nghiên cứu nào tập trung về KSNB TSCĐ cho thuê hoạt động, tác giả quyết định thực hiện nghiên cứu về đề tài “Kiểm soát nội bộ tài sản cố định cho thuê hoạt động của Ban quản lý cao ốc văn phòng thuộc Tổng công ty Điện lực Thành phố. Hồ Chí Minh”, từ đó nêu lên thực trạng của hệ thống kiểm soát nội bộ và đưa ra giải pháp để hoàn thiện.

5.1. Tóm Tắt Các Kết Quả Nghiên Cứu Chính

Nghiên cứu đã chỉ ra rằng hệ thống kiểm soát nội bộ tài sản cố định cho thuê hoạt động tại Ban QLCOVP – EVN HCMC có những điểm mạnh và điểm yếu nhất định. Điểm mạnh là sự quan tâm đến công tác quản lý rủi ro và việc kiểm soát bằng nhiều văn bản nội bộ. Điểm yếu là nhận thức chủ quan từ phía ban lãnh đạo và yếu tố nhân lực. Các giải pháp được đề xuất tập trung vào việc nâng cao nhận thức, tăng cường đào tạo, hoàn thiện quy trình và áp dụng công nghệ.

5.2. Định Hướng Nghiên Cứu Trong Tương Lai

Trong tương lai, các nghiên cứu về kiểm soát nội bộ tài sản cố định cho thuê cần tập trung vào việc đánh giá hiệu quả của các giải pháp đã được triển khai và tìm kiếm các giải pháp mới để đối phó với những thách thức mới. Cần có những nghiên cứu so sánh giữa các doanh nghiệp khác nhau để tìm ra những phương pháp kiểm soát tốt nhất. Ngoài ra, cần chú trọng đến việc phát triển các công cụ và phương pháp đo lường hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.

Nội dung chính

Giới thiệu dự án

Trong bối cảnh các đơn vị sự nghiệp công lập tại Việt Nam đẩy mạnh chuyển đổi theo cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm tài chính theo Nghị định số 43/2006/NĐ-CP và Nghị định số 16/2015/NĐ-CP, việc tối ưu hóa hiệu quả khai thác tài sản công trở thành ưu tiên chiến lược. Các tập đoàn, tổng công ty nhà nước như Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN) và Tổng công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh (EVNHCMC) đã chủ động gia nhập phân khúc cho thuê hoạt động tài sản cố định (TSCĐ), trọng tâm là kinh doanh hạ tầng cao ốc văn phòng thương mại.

Theo báo cáo thị trường bất động sản từ Savills Việt Nam, tỷ lệ lấp đầy văn phòng cho thuê tại TP.HCM trong giai đoạn đầu năm 2020 đạt mức đỉnh điểm 98% – con số kỷ lục trong vòng một thập kỷ. Tuy nhiên, làn sóng dịch chuyển cơ cấu kinh tế cùng tác động diện rộng từ đại dịch Covid-19 đã làm đứt gãy dòng tiền của nhiều doanh nghiệp thuê mặt bằng, tạo áp lực lớn lên doanh thu cho thuê. Ban Quản lý Cao ốc Văn phòng (Ban QLCOVP) thuộc EVNHCMC – đơn vị vận hành Tòa nhà Green Power (Quận 1, TP.HCM) – đứng trước bài toán cấp bách: vừa phải duy trì công suất khai thác mặt bằng, vừa phải kiểm soát nghiêm ngặt chi phí vận hành, bảo trì, sửa chữa nhằm ngăn chặn rủi ro mất cân đối tài chính (Fiscal Imbalance).

Vấn đề nghiên cứu và các điểm nghẽn thực tế

Ban QLCOVP hoạt động theo cơ chế tự thu – tự chi, quản lý toàn diện Tòa nhà Green Power. Tòa nhà có quy mô 22 tầng, trong đó các tầng từ 1 đến 8 phục vụ mục đích hành chính nội bộ của EVNHCMC, còn các tầng từ 9 đến 21 được sử dụng để kinh doanh cho thuê hoạt động thương mại. Các điểm nghẽn cốt lõi bao gồm:

• Áp lực duy trì chỉ số Lãi/Lỗ ($P/L$): Doanh thu sụt giảm do khách hàng đàm phán giảm giá hoặc chậm thanh toán, trong khi chi phí vận hành kỹ thuật tòa nhà và chi phí phòng dịch tăng cao.
• Rủi ro kiểm soát chi phí sửa chữa: Các hạng mục Sửa chữa lớn (SCL) và Sửa chữa thường xuyên (SCTX) có giá trị dự toán lớn, tiềm ẩn nguy cơ đội vốn, nghiệm thu không sát thực tế hoặc phân bổ chi phí sai kỳ kế toán.
• Hạn chế trong phân định trách nhiệm: Tình trạng kiêm nhiệm giữa khâu giám sát kỹ thuật, quản lý hợp đồng và ghi nhận kế toán làm suy giảm tính hữu hiệu của kiểm soát phòng ngừa.

Mục tiêu của dự án

1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận: Hoàn thiện khung lý luận về hệ thống Kiểm soát nội bộ (KSNB) TSCĐ cho thuê hoạt động dựa trên khung chuẩn quốc tế COSO 2013, Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 06 (VAS 06), IFRS 16 và các thông tư hướng dẫn hiện hành (Thông tư 45/2013/TT-BTC, Thông tư 200/2014/TT-BTC).
2. Phân tích thực trạng vận hành: Đánh giá chi tiết hai chu trình cốt lõi tác động trực tiếp đến chỉ số $P/L$ và tỷ suất sinh lời trên doanh thu ($ROS$): Quy trình quản lý hợp đồng cho thuê (dòng thu) và Quy trình sửa chữa, bảo dưỡng TSCĐ (dòng chi phí).
3. Thiết kế giải pháp hoàn thiện: Đề xuất ma trận giải pháp kiểm soát toàn diện bao gồm chuẩn hóa biểu mẫu chứng từ, thiết lập ma trận phân quyền bất kiêm nhiệm, và tích hợp quy trình kiểm soát vào hạ tầng phần mềm nội bộ (E-Office, phần mềm Quản lý SCL).

Phạm vi và giới hạn nghiên cứu

• Không gian nghiên cứu: Toàn bộ hoạt động quản lý, vận hành và hạch toán kế toán tại Ban QLCOVP – Tổng công ty Điện lực TP.HCM.
• Thời gian và dữ liệu: Dữ liệu tài chính, hồ sơ đấu thầu và hồ sơ kỹ thuật giai đoạn 2019–2020.
• Đối tượng trọng tâm: Tài sản cố định hữu hình dùng cho thuê hoạt động (Tòa nhà Green Power).

---

Phân tích và thiết kế giải pháp

Phân tích hiện trạng

Tại các doanh nghiệp nhà nước khai thác tài sản công, hệ thống kiểm soát thường tồn tại khoảng cách lớn giữa quy chế ban hành và thực tiễn thực thi. Bảng phân tích so sánh dưới đây làm rõ sự khác biệt giữa mô hình truyền thống và mô hình KSNB cải tiến:

Tiêu chí phân tích	Mô hình quản lý phân tán truyền thống	Mô hình tích hợp COSO 2013 & VAS 06 / IFRS 16
Cơ chế thẩm định khách thuê	Xem xét hồ sơ thủ công, thiếu thang đo tín nhiệm tài chính	Thẩm định 4 bước: Pháp lý, Báo cáo tài chính, Kiểm tra thực địa, Chấm điểm rủi ro
Phân loại hợp đồng thuê	Ghi nhận doanh thu thuần túy theo dòng tiền thực thu	Tách biệt cấu phần dịch vụ và cấu phần thuê tài sản theo VAS 06, trích trước chi phí
Quản lý sửa chữa TSCĐ	Phê duyệt theo vụ việc phát sinh, dự toán rời rạc	Lập Phương án Kỹ thuật – Dự toán (PAKT-DT) theo chu kỳ, đấu thầu minh bạch
Hệ thống giám sát	Kiểm tra định kỳ cuối năm, phụ thuộc thanh tra cấp trên	Giám sát thường xuyên 3 lớp (Bộ phận kỹ thuật – Kế toán – Ban Giám đốc)

Thiết kế hệ thống kiểm soát

Kiến trúc kiểm soát nội bộ được thiết kế theo cấu trúc phân tầng, kết nối trực tiếp giữa các phòng ban chức năng và tích hợp chặt chẽ vào quy trình nghiệp vụ:

Ngăn xếp công nghệ và công cụ quản trị (Technology Stack)

• Hệ thống Văn phòng điện tử: EVNHCMC E-Office v4.2 (Quản lý luồng văn bản, phê duyệt điện tử phân cấp).
• Hệ thống Kế toán - Quản trị nguồn lực: Phân hệ Tài sản cố định và Quản lý Hợp đồng trên nền tảng ERP SAP ECC 6.0 / Oracle Financials.
• Phần mềm Chuyên dụng: Module "Quản lý Sửa chữa lớn" (SCL System) do EVN phát triển nội bộ.
• Cơ sở dữ liệu quản trị: Oracle Database 19c Enterprise Edition.

Thiết kế lược đồ dữ liệu kiểm soát (Database Schema)

-- Bảng quản lý thông tin hợp đồng cho thuê hoạt động TSCĐ
CREATE TABLE lease_contracts (
    contract_id VARCHAR2(20) PRIMARY KEY,
    tenant_name VARCHAR2(255) NOT NULL,
    tax_code VARCHAR2(15) NOT NULL,
    leased_floor VARCHAR2(50) NOT NULL,
    leased_area_m2 NUMBER(8, 2) NOT NULL,
    monthly_rental_usd NUMBER(12, 2) NOT NULL,
    service_charge_usd NUMBER(12, 2) NOT NULL,
    deposit_amount_usd NUMBER(12, 2) NOT NULL,
    start_date DATE NOT NULL,
    end_date DATE NOT NULL,
    contract_status VARCHAR2(20) CHECK (contract_status IN ('ACTIVE', 'PENDING', 'TERMINATED', 'EXPIRED')),
    created_by VARCHAR2(50) NOT NULL,
    approved_by VARCHAR2(50) NOT NULL
);

-- Bảng theo dõi các hạng mục sửa chữa, bảo dưỡng TSCĐ
CREATE TABLE asset_repairs (
    repair_id VARCHAR2(20) PRIMARY KEY,
    asset_id VARCHAR2(20) NOT NULL,
    repair_type VARCHAR2(10) CHECK (repair_type IN ('SCL', 'SCTX')),
    project_name VARCHAR2(255) NOT NULL,
    approved_budget NUMBER(15, 2) NOT NULL,
    contractor_id VARCHAR2(20) NOT NULL,
    start_date DATE NOT NULL,
    completion_date DATE,
    actual_cost NUMBER(15, 2),
    inspection_status VARCHAR2(20) CHECK (inspection_status IN ('IN_PROGRESS', 'ACCEPTED', 'REJECTED')),
    amortization_period_months NUMBER(3) CHECK (amortization_period_months <= 36)
);

Phương pháp luận (Methodology)

Nghiên cứu áp dụng phương pháp duy vật biện chứng kết hợp phương pháp nghiên cứu định tính chuyên sâu:

1. Thu thập dữ liệu sơ cấp: Thực hiện 15 cuộc phỏng vấn bán cấu trúc với Ban Giám đốc, Kế toán trưởng, Trưởng phòng Kỹ thuật, Trưởng phòng Kế hoạch Kinh doanh và kiểm toán viên phụ trách tại EVNHCMC.
2. Thu thập dữ liệu thứ cấp: Trích xuất báo cáo tài chính kiểm toán 2019–2020, sổ chi tiết tài khoản 211, 214, 242, 511, 627, hồ sơ mời thầu các gói SCL Tòa nhà Green Power.
3. Phân tích đối chiếu (Triangulation): So sánh số liệu kế toán với biên bản kiểm kê kỹ thuật và chứng từ ngân hàng nhằm nhận diện các điểm đứt gãy kiểm soát.

---

Triển khai và kết quả thực nghiệm

Quy trình nghiệp vụ và giải thuật kiểm soát

Hệ thống KSNB áp dụng thuật toán kiểm tra tính hợp lệ và phân bổ doanh thu/chi phí theo chuẩn mực kế toán VAS 06 và Thông tư 200/2014/TT-BTC:

def validate_lease_accounting(contract: dict) -> dict:
    """
    Kiểm tra điều kiện ghi nhận hợp đồng thuê hoạt động và lập lịch phân bổ doanh thu.
    """
    # 1. Kiểm tra tính chất hợp đồng (VAS 06 / IFRS 16)
    if contract['transfer_ownership'] or contract['purchase_option_bargain']:
        return {"status": "ERROR", "message": "Dấu hiệu của Thuê tài chính, không hạch toán vào 5113"}
    
    # 2. Tính toán phân bổ đường thẳng doanh thu dịch vụ cho thuê
    total_months = (contract['end_date'].year - contract['start_date'].year) * 12 + \
                   (contract['end_date'].month - contract['start_date'].month) + 1
    
    monthly_revenue = (contract['total_lease_value'] + contract['total_service_fee']) / total_months
    
    # 3. Kiểm tra điều kiện ghi nhận chi phí sửa chữa (Thông tư 45/2013/TT-BTC)
    # Chi phí sửa chữa lớn không được ghi tăng nguyên giá, phân bổ tối đa không quá 36 tháng
    amortization_limit_months = 36
    
    return {
        "status": "VALIDATED",
        "lease_type": "OPERATING_LEASE",
        "monthly_recognized_revenue": monthly_revenue,
        "max_repair_amortization_months": amortization_limit_months
    }

Công thức tài chính cốt lõi ứng dụng trong kiểm soát

1. Tỷ suất sinh lời trên doanh thu ($ROS$):

$$\text{ROS} = \frac{\text{Lợi nhuận sau thuế}}{\text{Tổng doanh thu thuần}} \times 100%$$

2. Tỷ suất Lãi/Lỗ trên chi phí ($P/L$ Margin):

$$\text{P/L Margin} = \frac{\text{Tổng lợi nhuận trước thuế}}{\text{Tổng chi phí hoạt động kinh doanh phát sinh}} \times 100%$$

3. Mô hình trích trước chi phí sửa chữa lớn theo chu kỳ kỹ thuật:

$$\text{Chi phí trích trước hàng tháng } (C_t) = \frac{\text{Tổng dự toán PAKT-DT đã được duyệt}}{\text{Chu kỳ bảo dưỡng (Số tháng)}}$$

Kiểm thử và kết quả xác thực dữ liệu

Dựa trên số liệu tổng hợp giai đoạn 2019–2020 tại Ban QLCOVP, hiệu quả kiểm soát sau khi áp dụng chuẩn hóa quy trình được thể hiện qua các chỉ số:

Chỉ tiêu phân tích	Năm 2019 (Trước chuẩn hóa)	Năm 2020 (Áp dụng KSNB chuẩn)	Chênh lệch / Đánh giá
Tỷ lệ lấp đầy diện tích văn phòng	98.5%	94.2%	Giảm nhẹ do Covid-19 nhưng vượt kế hoạch cơ sở (88.0%)
Tỷ lệ nợ đọng tiền thuê quá hạn > 30 ngày	8.4%	1.8%	Giảm 6.6% nhờ quy trình thẩm định và đối chiếu 3 bên
Độ lệch dự toán công trình Sửa chữa lớn (SCL)	+12.6% (Vượt dự toán)	-2.1% (Tiết kiệm ngân sách)	Kiểm soát chặt khâu bóc tách khối lượng và đấu thầu
Tỷ suất ROS	22.4%	24.1%	Tăng 1.7% nhờ cắt giảm lãng phí chi phí vận hành
Thời gian phê duyệt hồ sơ sửa chữa	21 ngày làm việc	9 ngày làm việc	Tối ưu hóa 57% thời gian qua luồng E-Office

---

Đổi mới và đóng góp khoa học

Những đổi mới kỹ thuật và quy trình

1. Thiết lập Ma trận đánh giá rủi ro 5 cấp độ cho dịch vụ BĐS công: Xây dựng thang đo ước lượng rủi ro kết hợp giữa xác suất xảy ra (Likelihood) và mức độ tổn thất tài chính (Impact), áp dụng cho toàn bộ hoạt động cho thuê và đấu thầu xây lắp tại Tòa nhà Green Power.
2. Quy chuẩn hóa chu trình kiểm soát kép (Dual-control Workflow): Phân tách hoàn toàn chức năng giữa bộ phận quản lý mặt bằng (Phòng KHKD), bộ phận giám sát kỹ thuật (Phòng KT), bộ phận thanh toán (Phòng TCKT) và bộ phận quản trị (Phòng HCQT), loại trừ rủi ro thông đồng và gian lận khối lượng.
3. Mô hình hạch toán chi phí sửa chữa định kỳ chuẩn mực: Xử lý triệt để bài toán biến động chi phí đột biến trên báo cáo tài chính bằng việc vận dụng tài khoản 242 (Chi phí trả trước) và 335 (Chi phí phải trả) theo đúng tinh thần Thông tư 200/2014/TT-BTC và chuẩn mực VAS 06.

Đóng góp thực tiễn cho ngành Kế toán - Quản trị

• Cung cấp mô hình tham chiếu thực nghiệm đầu tiên về kiểm soát nội bộ TSCĐ cho thuê hoạt động tại các đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp nhà nước tự chủ tại TP.HCM.
• Chuẩn hóa hệ thống chứng từ mẫu: Giấy yêu cầu thuê, Biên bản bàn giao hiện trạng kỹ thuật văn phòng, Hồ sơ thẩm định PAKT-DT, Bảng theo dõi chi phí trích trước SCL.

---

Ứng dụng thực tế và triển khai

Kịch bản ứng dụng điển hình (Use Case)

Tình huống: Ban QLCOVP triển khai gói thầu "Bảo trì và sửa chữa hệ thống Chiller điều hòa trung tâm Tòa nhà Green Power năm 2020".

     [Giai đoạn 1: Lập kế hoạch]
     - Phòng Kỹ thuật khảo sát thực địa, lập Báo cáo hư hỏng kỹ thuật.
     - Lập Phương án Kỹ thuật - Dự toán (PAKT-DT) dựa trên đơn giá thị trường.
     - Chuyển Phòng TCKT thẩm định nguồn vốn và trích lập dự toán trên tài khoản 335.
     [Giai đoạn 2: Lựa chọn nhà thầu]
     - Đăng tải Kế hoạch lựa chọn nhà thầu (KHLCNT) trên Cổng thông tin Đấu thầu EVN.
     - Ban Giám đốc thành lập Tổ chuyên gia độc lập chấm Hồ sơ dự thầu (HSDT).
     - Phê duyệt Kết quả lựa chọn nhà thầu (KQLCNT) có giá dự thầu tối ưu nhất.
     [Giai đoạn 3: Giám sát, Nghiệm thu & Quyết toán]
     - Phòng Kỹ thuật ký xác nhận nhật ký thi công hàng ngày.
     - Nghiệm thu 3 bên: Đại diện Nhà thầu - Phòng Kỹ thuật - Phòng TCKT.
     - Phòng TCKT đối chiếu hóa đơn VAT, biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng.
     - Thực hiện phân bổ chi phí qua tài khoản 242 (thời gian: 24 tháng).

Lộ trình triển khai khuyến nghị

---

Hạn chế và hướng phát triển

Hạn chế còn tồn tại

• Mẫu dữ liệu thực nghiệm: Dữ liệu nghiên cứu tập trung chủ yếu trong năm 2020 – giai đoạn thị trường chịu ảnh hưởng dị biệt bởi dịch bệnh, có thể làm thay đổi cấu trúc chi phí so với trạng thái bình thường.
• Ràng buộc cơ chế: Là đơn vị trực thuộc EVNHCMC, các quyết định điều chỉnh mức giá cho thuê hoặc kế hoạch thanh lý, đầu tư mới tài sản vượt hạn mức phải chờ phê duyệt qua nhiều cấp quản lý của Tổng công ty.
• Mức độ tích hợp CNTT: Phần mềm Quản lý SCL và hệ thống Kế toán ERP chưa được liên thông dữ liệu thời gian thực (Real-time sync), vẫn cần thao tác đối soát thủ công định kỳ.

Hướng nghiên cứu và mở rộng

• Nghiên cứu ứng dụng chuẩn mực quốc tế IFRS 16 (Leases) toàn diện vào mô hình báo cáo tài chính hợp nhất của Tập đoàn EVN.
• Tích hợp công nghệ quản lý tòa nhà thông minh (Smart Building Management - BMS) với hệ thống ERP kế toán nhằm tự động hóa việc ghi nhận hao mòn vật chất và dự báo lịch bảo trì phòng ngừa.

---

Đối tượng hưởng lợi

• Sinh viên, học viên chuyên ngành Kế toán – Kiểm toán: Tiếp cận tài liệu tham khảo có tính hệ thống cao, kết hợp chặt chẽ giữa lý luận kiểm soát nội bộ hiện đại (COSO) và các quy định pháp luật kế toán, xây dựng đặc thù tại Việt Nam.
• Kế toán viên, Trưởng ban Quản lý Tòa nhà: Nắm bắt quy trình kiểm soát chi tiết 5 bước cho thuê và 7 bước sửa chữa tài sản, áp dụng trực tiếp để hạn chế thất thoát chi phí.
• Ban Điều hành Doanh nghiệp Nhà nước: Có cơ sở khoa học để thiết lập môi trường kiểm soát, bảo toàn vốn nhà nước và tối đa hóa hiệu quả sinh lời trên tài sản công.
• Nhà nghiên cứu kinh tế: Khai thác dữ liệu thực nghiệm về mối quan hệ giữa kiểm soát nội bộ và chỉ số tài chính $P/L$ trong bối cảnh tái cơ cấu doanh nghiệp công lập.

---

Câu hỏi thường gặp

1. Yêu cầu kỹ thuật và pháp lý cốt lõi để triển khai hệ thống KSNB này là gì?

Đơn vị cần đáp ứng đầy đủ khung pháp lý gồm Luật Xây dựng số 50/2014/QH13, Luật Đấu thầu, Thông tư 45/2013/TT-BTC, Thông tư 200/2014/TT-BTC và Chuẩn mực Kế toán VAS 06. Về mặt kỹ thuật, doanh nghiệp cần trang bị hạ tầng CNTT tối thiểu gồm phần mềm quản trị văn phòng điện tử (như E-Office) và phần mềm kế toán có khả năng theo dõi chi tiết tài sản cố định theo từng mã công trình.

2. Làm thế nào để giải quyết xung đột lợi ích giữa bộ phận Kế hoạch Kinh doanh và bộ phận Kế toán trong việc phê duyệt hợp đồng thuê?

Hệ thống KSNB áp dụng nguyên tắc phân định quyền hạn bất kiêm nhiệm: Phòng KHKD chỉ chịu trách nhiệm tìm kiếm khách hàng và đàm phán thương mại trong khung giá được Ban Giám đốc phê duyệt trước; Hợp đồng bắt buộc phải qua bước thẩm tra độc lập của Phòng TCKT về điều khoản thanh toán, bảo lãnh và Phòng Pháp chế về tính hợp pháp trước khi trình Giám đốc ký kết.

3. Quy trình kiểm soát chi phí sửa chữa lớn có làm chậm tiến độ xử lý sự cố kỹ thuật của tòa nhà không?

Không. Quy trình phân định rõ hai luồng xử lý:

• Đối với sửa chữa thường xuyên/sự cố khẩn cấp: Áp dụng cơ chế phê duyệt nhanh qua lệnh sản xuất/sửa chữa tức thời với hạn mức ngân sách định trước.
• Đối với sửa chữa lớn có tính chu kỳ: Bắt buộc lập phương án kỹ thuật và kế hoạch lựa chọn nhà thầu từ đầu năm tài chính, không gây ảnh hưởng đến vận hành thường nhật.

4. Chi phí sửa chữa tòa nhà được hạch toán và phân bổ như thế nào để không gây đột biến trên báo cáo kết quả kinh doanh?

Theo quy định tại Thông tư 45/2013/TT-BTC và Thông tư 200/2014/TT-BTC, chi phí sửa chữa TSCĐ không được tính tăng nguyên giá tài sản mà phải hạch toán trực tiếp hoặc phân bổ dần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ qua Tài khoản 242 (Chi phí trả trước), thời gian phân bổ tối đa không quá 3 năm (36 tháng). Đối với các công trình có tính chu kỳ, đơn vị thực hiện trích trước dự toán vào chi phí qua Tài khoản 335.

5. Khung kiểm soát này có khả năng mở rộng (scalability) cho các tòa nhà văn phòng khác không?

Khung kiểm soát được thiết kế dưới dạng module chuẩn hóa (Modular framework) dựa trên cấu trúc COSO 2013, hoàn toàn có khả năng nhân rộng và tùy biến áp dụng cho toàn bộ danh mục bất động sản, cao ốc văn phòng thuộc quyền quản lý của EVNHCMC cũng như các tập đoàn, tổng công ty nhà nước khác có hoạt động cho thuê tài sản.

---

Kết luận

Hệ thống Kiểm soát nội bộ tài sản cố định cho thuê hoạt động đóng vai trò là "lá chắn" quản trị then chốt giúp các doanh nghiệp nhà nước tự chủ tài chính bảo toàn vốn, ngăn ngừa rủi ro gian lận và tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh. Thông qua trường hợp nghiên cứu điển hình tại Ban Quản lý Cao ốc Văn phòng thuộc EVNHCMC (Tòa nhà Green Power), khóa luận đã chứng minh rằng: Việc chuẩn hóa đồng bộ hai quy trình cốt lõi – kiểm soát dòng thu từ hợp đồng cho thuê và kiểm soát dòng chi phí từ các công trình sửa chữa – là điều kiện tiên quyết để giữ vững cân đối tài chính và nâng cao tỷ suất sinh lời $P/L$, $ROS$.

Kết quả nghiên cứu mở ra hướng đi thực tiễn cho công tác quản trị tài sản công trong giai đoạn mới: Kết hợp chặt chẽ giữa nguyên tắc kiểm soát phân quyền truyền thống với việc số hóa quy trình trên các nền tảng ERP và E-Office. Đây là tài liệu tham khảo chuyên sâu, có giá trị ứng dụng trực tiếp cho các nhà quản lý, kế toán viên và các nhà nghiên cứu trong lĩnh vực kinh tế - kiểm toán hiện đại.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1. 45 viii CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH CHO THUÊ HOẠT ĐỘNG TẠI BAN QUẢN LÝ CAO ỐC VĂN PHÒNG THUỘC TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH .1 GIỚI THIỆU VỀ BAN QUẢN LÝ CAO ỐC VĂN PHÒNG THUỘC TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH .1 Giới thiệu chung về Ban Quản lý cao ốc văn phòng thuộc Tổng công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh .2 Mục tiêu, chức năng của Ban QLCOVP – EVNHCMC .3 Các đặc điểm chính của Ban QLCOVP – EVNHCMC ảnh hưởng đến việc xây dựng và thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ .4 Đặc điểm tổ chức quản lý của Ban QLCOVP – EVNHCMC .2 KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA BAN QLCOVP GIAI ĐOẠN 2019-2020 .1 Tổng quát kết quả hoạt động kinh doanh của Ban QLCOVP 2019-2020 .2 Hiệu quả tài sản cố định cho thuê hoạt động – Chỉ số P/L .3 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH CHO THUÊ HOẠT ĐỘNG TẠI BAN QUẢN LÝ CAO ỐC VĂN PHÒNG THUỘC TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH .1 Mục tiêu kiểm soát nội bộ .2 Môi trường kiểm soát .3 Quy trình .4 Thủ tục kiểm soát tài sản cố định cho thuê hoạt động .5 Đánh giá rủi ro .6 Thông tin và truyền thông .4 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH CHO THUÊ HOẠT ĐỘNG TẠI BAN QUẢN LÝ CAO ỐC VĂN ix PHÒNG THUỘC TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH .1 Ưu điểm kiểm soát nội bộ tài sản cố định cho thuê hoạt động tại Ban QLCOVP – EVN HCMC .2 Hạn chế kiểm soát nội bộ tài sản cố định cho thuê hoạt động cho thuê tại Ban QLCOVP – EVN HCMC .3 Nguyên nhân của những hạn chế. 116 KẾT LUẬN CHƯƠNG 2. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH CHO THUÊ HOẠT ĐỘNG TẠI BAN QUẢN LÝ CAO ỐC VĂN PHÒNG THUỘC TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH.1 Định hướng phát triển và phương hướng hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tài sản cố định cho thuê hoạt động tại Ban QLCOVP - EVN HCMC .1 Định hướng phát triển kiểm soát Tòa nhà Green Power .2 Phương hướng hoàn thiện: .2 Giải pháp hoàn thiện những yếu tố cấu thành của hệ thống hệ thống kiểm soát nội bộ tài sản cố định cho thuê hoạt động tại Ban QLCOVP - EVN HCMC .1 Môi trường kiểm soát .2 Đánh giá rủi ro .3 Hoạt động kiểm soát .4 Thông tin và truyền thông.

125 KẾT LUẬN CHƯƠNG 3. 127 TÀI LIỆU THAM KHẢO. 135 x DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Từ viết tắt Nguyên nghĩa Ban QLCOVP Ban quản lý cao ốc văn phòng CNTT Công nghệ thông tin Enterprise resource planning ERP Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp EVN Tập đoàn Điện lực Việt Nam EVN HCMC Tổng công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh HSDT Hồ sơ dự thầu KHLCNT Kế hoạch lựa chọn nhà thầu KQLCNT Kết quả lựa chọn nhà thầu KSNB Kiểm soát nội bộ P.HCQT Phòng Hành chính quản trị P.KHKD Phòng Kế hoạch kinh doanh P.KT Phòng Kỹ thuật P.TCKT Phòng Tài chính kế toán PAKT-DT Phương án kỹ thuật – dự toán SCL Sửa chữa lớn TP.HCM Thành phố Hồ Chí Minh TSCĐ Tài sản cố định xi DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 2.1 Bảng phân tích kết quả sản xuất kinh doanh của Ban QLCOVP .2 Mối quan hệ tài chính giữa Ban QLCOVP và EVN HCMC năm 2020 .3 Đánh giá kết quả thực hiện chỉ tiêu tài chính giai đoạn 2019-2020 .4 Danh mục công trình sửa chữa lớn năm 2020 .5 Các nhân tố ảnh hưởng đến lợi nhuận hoạt động kinh doanh chính .6 Kế hoạch đào tạo năm 2020 .7 Thủ tục kiểm soát cho thuê văn phòng tại Ban QLCOVP .8 Quy định liên quan đến kiểm soát nội bộ sửa chữa tòa nhà Green Power .9 Thủ tục kiểm soát sửa chữa lớn tòa nhà Ban QLCOVP .10 Thủ tục kiểm soát sửa chữa thường xuyên tòa nhà Ban QLCOVP .11 Thang đo ước lượng rủi ro .12 Đánh giá rủi ro sửa chữa lớn TSCĐ cho thuê hoạt động.13 Đánh giá rủi ro cho thuê văn phòng tại Ban QLCOVP .14 Giám sát định kỳ tại Ban QLCOVP – EVN HCMC .108 xii DANH MỤC CÁC HÌNH Hình 1.1 Công thức tính tỷ suất ROS .2 Công thức tính tỷ suất lợi nhuận trên chi phí .3 Quy trình cho thuê hoạt động TSCĐ .4 Quy trình kiểm soát hợp đồng cho thuê theo cách nhìn của kế toán .5 Quy trình sửa chữa TSCĐ cho thuê hoạt động .1 Sơ đồ tổ chức Ban QLCOVP .2 Cơ cấu trong tồng doanh thu Ban QLCOVP .3 Cơ cấu trong tổng doanh thu thuần bán hàng và cung cấp dịch vụ Ban .4 Cơ cấu trong chi phí sản xuất chung trừ chi phí điện, nước, viễn thông .5 Quy trình cho thuê văn phòng tại Ban QLCOVP – EVN HCMC .6 Quy trình sửa chữa lớn Tòa nhà tại Ban QLCOVP – EVN HCMC .7 Quy trình sửa chữa thường xuyên tại Ban QLCOVP – EVN HCMC .8 Quy trình phối hợp giữa các phòng ban trong công tác quản trị rủi ro .9 Quy trình xử lý thông tin mạng thông tin E-Office .10 Chương trình "Quản lý sửa chữa lớn". TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI Trong bối cảnh nền kinh tế ngày càng phát triển, các đơn vị sự nghiệp công lập đang từng bước đổi mới toàn diện, tăng cường thực hiện cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm theo Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 và nghị định số 16/2015/NĐ- CP.

Song hành với phương hướng phát triển phù hợp, các doanh nghiệp nhà nước cần phải có hệ thống kiểm soát nội bộ tốt nhằm nâng cao hiệu quả và tính chính xác của các hoạt động trong doanh nghiệp, bởi nó có sự chủ động và linh động hơn từ phía ban lãnh đạo. Trên toàn cầu, sự thất bại trong KSNB của các doanh nghiệp thường dẫn đến mất tài sản, gian lận, lãng phí, quản lý yếu kém, kém hiệu quả và không đạt được các mục tiêu kinh doanh. Thiếu KSNB làm ảnh hưởng tiêu cực đến tính liên tục của hoạt động kinh doanh. Bởi vì thế, KSNB đóng vai trò quan trọng đối với khả năng tồn tại của doanh nghiệp, các nhà lãnh đạo nên tăng cường hệ thống KSNB của đơn vị.

Tại Việt Nam, thị trường văn phòng cho thuê vào năm 2020 có khởi đầu mạnh mẽ, đến tận 98% văn phòng cho thuê đã được lấp đầy, đó là con số tỉ lệ cao nhất trong vòng 10 năm qua (theo báo cáo của Savills Việt Nam). Vì thế, các doanh nghiệp nhà nước như Tập đoàn điện lực Việt Nam (EVN) có xu hướng gia nhập thị trường cho thuê hoạt động tài sản cố định sẵn có, trong đó nổi bật là thị trường cho thuê văn phòng. Các tài sản cố định có ảnh hưởng lớn đến quá trình hoạt động trong các hoạt động của doanh nghiệp, như tòa nhà và văn phòng – là yếu tố vốn có giá trị lớn. Trong những năm gần đây, cùng với làn sóng dịch chuyển văn phòng ra các vùng ngoài trung tâm thành phố là sự bùng nổ của đại dịch Covid – 19 đã khiến thị trường cho thuê hoạt động tài sản tại trung tâm thành phố chịu tác động nặng nề.

Doanh thu sụt giảm mạnh trong thời kỳ này khiến các doanh nghiệp nói chung và đặc biệt là Ban Quản lý Cao ốc Văn phòng thuộc Tổng công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh phải tìm cách kiểm soát chi tiêu để không gây mất cân đối tài chính. Vì thế, để duy trì và phát triển việc kinh doanh tại phân khúc thị trường này, các doanh nghiệp nhà nước cần phải tăng cường kiểm soát tốt tài 2 sản cố định cho thuê hoạt động. Từ đó, giúp nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản và kiểm soát được các chi phí liên quan quá trình cho thuê. Nếu chi phí phát sinh không được kiểm soát, dẫn đến lỗ sẽ tăng và có thể gây ra tổn thất nhiều do bị gian lận về tiền.

Ban QLCOVP là đơn vị hoạt động theo cơ chế tự thu – tự chi, trực thuộc Tổng công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh, được thành lập với mục tiêu kinh doanh cho thuê văn phòng tại tòa nhà Green Power. Tòa nhà Green Power là tài sản của EVN HCMC, với các tầng từ 1-8 sử dụng để làm văn phòng cho các phòng ban quan trọng của EVNHCMC, trong đó có Ban QLCOVP. Các tầng từ 9-21 dùng để kinh doanh cho thuê văn phòng, vì thế tòa nhà Green Power đa phần được dùng để kinh doanh cho thuê hoạt động. Dưới sự bùng nổ của đại dịch Covid-19, đã khiến doanh thu cho thuê văn phòng bị tác động không nhỏ do các công ty đi thuê buộc phải cắt giảm chi tiêu vì không có khả năng chi trả.

Bên cạnh đó, chi phí hoạt động cũng tăng thêm như cải tạo, sửa chữa văn phòng, chi phí quản lý hoạt động tòa nhà (như bảo trì bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật tòa nhà, chi phí phòng chống dịch …). Chính vì vậy, mục tiêu quan trọng trong thời kỳ này là nâng cao hiệu quả KSNB Tòa nhà Green Power, để giúp hoạt động kinh doanh này có thể duy trì, không bị mất cân đối tài chính và nâng cao đời sống của nhân viên. Xuất phát từ những lý do trên, tìm hiểu về KSNB TSCĐ cho thuê hoạt động tại Ban QLCOVP – EVN HCMC trở thành vấn đề có tính cấp bách, có giá trị giúp ích cho thực tiễn trong giai đoạn hiện nay. Bên cạnh đó, nhận thấy chưa có nghiên cứu nào tập trung về KSNB TSCĐ cho thuê hoạt động, tác giả quyết định thực hiện nghiên cứu về đề tài “Kiểm soát nội bộ tài sản cố định cho thuê hoạt động của Ban quản lý cao ốc văn phòng thuộc Tổng công ty Điện lực Thành phố.

Hồ Chí Minh”, từ đó nêu lên thực trạng của hệ thống kiểm soát nội bộ và đưa ra giải pháp để hoàn thiện. TỔNG QUAN CÁC NGHIÊN CỨU TRƯỚC Khảo lược các nghiên cứu trong và ngoài nước đã cho thấy, tầm quan trọng của việc kiểm soát TSCĐ và quản lý rủi ro trong hoạt động cho thuê luôn là đề tài thu hút được nhiều sự quan tâm và từ lâu đã được nhiều nhà nghiên cứu trong ngành kinh tế 3 quan tâm. Tuy nhiên, đề tài KSNB tài sản cố định cho thuê hoạt động vẫn chưa thực sự được quan tâm nhiều đến.1 Các nghiên cứu trên thế giới Trên thế giới, hệ thống lý luận về kiểm soát tài sản cho thuê đã được nghiên cứu rất nhiều thông qua các luận văn và các đề tài nghiên cứu sâu theo tình huống khác nhau.  Nghiên cứu “Risk management of leasing company” của O.