CHƯƠNG 1. 45 viii CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH CHO THUÊ HOẠT ĐỘNG TẠI BAN QUẢN LÝ CAO ỐC VĂN PHÒNG THUỘC TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH .1 GIỚI THIỆU VỀ BAN QUẢN LÝ CAO ỐC VĂN PHÒNG THUỘC TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH .1 Giới thiệu chung về Ban Quản lý cao ốc văn phòng thuộc Tổng công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh .2 Mục tiêu, chức năng của Ban QLCOVP – EVNHCMC .3 Các đặc điểm chính của Ban QLCOVP – EVNHCMC ảnh hưởng đến việc xây dựng và thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ .4 Đặc điểm tổ chức quản lý của Ban QLCOVP – EVNHCMC .2 KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA BAN QLCOVP GIAI ĐOẠN 2019-2020 .1 Tổng quát kết quả hoạt động kinh doanh của Ban QLCOVP 2019-2020 .2 Hiệu quả tài sản cố định cho thuê hoạt động – Chỉ số P/L .3 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH CHO THUÊ HOẠT ĐỘNG TẠI BAN QUẢN LÝ CAO ỐC VĂN PHÒNG THUỘC TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH .1 Mục tiêu kiểm soát nội bộ .2 Môi trường kiểm soát .3 Quy trình .4 Thủ tục kiểm soát tài sản cố định cho thuê hoạt động .5 Đánh giá rủi ro .6 Thông tin và truyền thông .4 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH CHO THUÊ HOẠT ĐỘNG TẠI BAN QUẢN LÝ CAO ỐC VĂN ix PHÒNG THUỘC TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH .1 Ưu điểm kiểm soát nội bộ tài sản cố định cho thuê hoạt động tại Ban QLCOVP – EVN HCMC .2 Hạn chế kiểm soát nội bộ tài sản cố định cho thuê hoạt động cho thuê tại Ban QLCOVP – EVN HCMC .3 Nguyên nhân của những hạn chế. 116 KẾT LUẬN CHƯƠNG 2. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH CHO THUÊ HOẠT ĐỘNG TẠI BAN QUẢN LÝ CAO ỐC VĂN PHÒNG THUỘC TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH.1 Định hướng phát triển và phương hướng hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tài sản cố định cho thuê hoạt động tại Ban QLCOVP - EVN HCMC .1 Định hướng phát triển kiểm soát Tòa nhà Green Power .2 Phương hướng hoàn thiện: .2 Giải pháp hoàn thiện những yếu tố cấu thành của hệ thống hệ thống kiểm soát nội bộ tài sản cố định cho thuê hoạt động tại Ban QLCOVP - EVN HCMC .1 Môi trường kiểm soát .2 Đánh giá rủi ro .3 Hoạt động kiểm soát .4 Thông tin và truyền thông.
125 KẾT LUẬN CHƯƠNG 3. 127 TÀI LIỆU THAM KHẢO. 135 x DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Từ viết tắt Nguyên nghĩa Ban QLCOVP Ban quản lý cao ốc văn phòng CNTT Công nghệ thông tin Enterprise resource planning ERP Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp EVN Tập đoàn Điện lực Việt Nam EVN HCMC Tổng công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh HSDT Hồ sơ dự thầu KHLCNT Kế hoạch lựa chọn nhà thầu KQLCNT Kết quả lựa chọn nhà thầu KSNB Kiểm soát nội bộ P.HCQT Phòng Hành chính quản trị P.KHKD Phòng Kế hoạch kinh doanh P.KT Phòng Kỹ thuật P.TCKT Phòng Tài chính kế toán PAKT-DT Phương án kỹ thuật – dự toán SCL Sửa chữa lớn TP.HCM Thành phố Hồ Chí Minh TSCĐ Tài sản cố định xi DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 2.1 Bảng phân tích kết quả sản xuất kinh doanh của Ban QLCOVP .2 Mối quan hệ tài chính giữa Ban QLCOVP và EVN HCMC năm 2020 .3 Đánh giá kết quả thực hiện chỉ tiêu tài chính giai đoạn 2019-2020 .4 Danh mục công trình sửa chữa lớn năm 2020 .5 Các nhân tố ảnh hưởng đến lợi nhuận hoạt động kinh doanh chính .6 Kế hoạch đào tạo năm 2020 .7 Thủ tục kiểm soát cho thuê văn phòng tại Ban QLCOVP .8 Quy định liên quan đến kiểm soát nội bộ sửa chữa tòa nhà Green Power .9 Thủ tục kiểm soát sửa chữa lớn tòa nhà Ban QLCOVP .10 Thủ tục kiểm soát sửa chữa thường xuyên tòa nhà Ban QLCOVP .11 Thang đo ước lượng rủi ro .12 Đánh giá rủi ro sửa chữa lớn TSCĐ cho thuê hoạt động.13 Đánh giá rủi ro cho thuê văn phòng tại Ban QLCOVP .14 Giám sát định kỳ tại Ban QLCOVP – EVN HCMC .108 xii DANH MỤC CÁC HÌNH Hình 1.1 Công thức tính tỷ suất ROS .2 Công thức tính tỷ suất lợi nhuận trên chi phí .3 Quy trình cho thuê hoạt động TSCĐ .4 Quy trình kiểm soát hợp đồng cho thuê theo cách nhìn của kế toán .5 Quy trình sửa chữa TSCĐ cho thuê hoạt động .1 Sơ đồ tổ chức Ban QLCOVP .2 Cơ cấu trong tồng doanh thu Ban QLCOVP .3 Cơ cấu trong tổng doanh thu thuần bán hàng và cung cấp dịch vụ Ban .4 Cơ cấu trong chi phí sản xuất chung trừ chi phí điện, nước, viễn thông .5 Quy trình cho thuê văn phòng tại Ban QLCOVP – EVN HCMC .6 Quy trình sửa chữa lớn Tòa nhà tại Ban QLCOVP – EVN HCMC .7 Quy trình sửa chữa thường xuyên tại Ban QLCOVP – EVN HCMC .8 Quy trình phối hợp giữa các phòng ban trong công tác quản trị rủi ro .9 Quy trình xử lý thông tin mạng thông tin E-Office .10 Chương trình "Quản lý sửa chữa lớn". TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI Trong bối cảnh nền kinh tế ngày càng phát triển, các đơn vị sự nghiệp công lập đang từng bước đổi mới toàn diện, tăng cường thực hiện cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm theo Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 và nghị định số 16/2015/NĐ- CP.
Song hành với phương hướng phát triển phù hợp, các doanh nghiệp nhà nước cần phải có hệ thống kiểm soát nội bộ tốt nhằm nâng cao hiệu quả và tính chính xác của các hoạt động trong doanh nghiệp, bởi nó có sự chủ động và linh động hơn từ phía ban lãnh đạo. Trên toàn cầu, sự thất bại trong KSNB của các doanh nghiệp thường dẫn đến mất tài sản, gian lận, lãng phí, quản lý yếu kém, kém hiệu quả và không đạt được các mục tiêu kinh doanh. Thiếu KSNB làm ảnh hưởng tiêu cực đến tính liên tục của hoạt động kinh doanh. Bởi vì thế, KSNB đóng vai trò quan trọng đối với khả năng tồn tại của doanh nghiệp, các nhà lãnh đạo nên tăng cường hệ thống KSNB của đơn vị.
Tại Việt Nam, thị trường văn phòng cho thuê vào năm 2020 có khởi đầu mạnh mẽ, đến tận 98% văn phòng cho thuê đã được lấp đầy, đó là con số tỉ lệ cao nhất trong vòng 10 năm qua (theo báo cáo của Savills Việt Nam). Vì thế, các doanh nghiệp nhà nước như Tập đoàn điện lực Việt Nam (EVN) có xu hướng gia nhập thị trường cho thuê hoạt động tài sản cố định sẵn có, trong đó nổi bật là thị trường cho thuê văn phòng. Các tài sản cố định có ảnh hưởng lớn đến quá trình hoạt động trong các hoạt động của doanh nghiệp, như tòa nhà và văn phòng – là yếu tố vốn có giá trị lớn. Trong những năm gần đây, cùng với làn sóng dịch chuyển văn phòng ra các vùng ngoài trung tâm thành phố là sự bùng nổ của đại dịch Covid – 19 đã khiến thị trường cho thuê hoạt động tài sản tại trung tâm thành phố chịu tác động nặng nề.
Doanh thu sụt giảm mạnh trong thời kỳ này khiến các doanh nghiệp nói chung và đặc biệt là Ban Quản lý Cao ốc Văn phòng thuộc Tổng công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh phải tìm cách kiểm soát chi tiêu để không gây mất cân đối tài chính. Vì thế, để duy trì và phát triển việc kinh doanh tại phân khúc thị trường này, các doanh nghiệp nhà nước cần phải tăng cường kiểm soát tốt tài 2 sản cố định cho thuê hoạt động. Từ đó, giúp nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản và kiểm soát được các chi phí liên quan quá trình cho thuê. Nếu chi phí phát sinh không được kiểm soát, dẫn đến lỗ sẽ tăng và có thể gây ra tổn thất nhiều do bị gian lận về tiền.
Ban QLCOVP là đơn vị hoạt động theo cơ chế tự thu – tự chi, trực thuộc Tổng công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh, được thành lập với mục tiêu kinh doanh cho thuê văn phòng tại tòa nhà Green Power. Tòa nhà Green Power là tài sản của EVN HCMC, với các tầng từ 1-8 sử dụng để làm văn phòng cho các phòng ban quan trọng của EVNHCMC, trong đó có Ban QLCOVP. Các tầng từ 9-21 dùng để kinh doanh cho thuê văn phòng, vì thế tòa nhà Green Power đa phần được dùng để kinh doanh cho thuê hoạt động. Dưới sự bùng nổ của đại dịch Covid-19, đã khiến doanh thu cho thuê văn phòng bị tác động không nhỏ do các công ty đi thuê buộc phải cắt giảm chi tiêu vì không có khả năng chi trả.
Bên cạnh đó, chi phí hoạt động cũng tăng thêm như cải tạo, sửa chữa văn phòng, chi phí quản lý hoạt động tòa nhà (như bảo trì bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật tòa nhà, chi phí phòng chống dịch …). Chính vì vậy, mục tiêu quan trọng trong thời kỳ này là nâng cao hiệu quả KSNB Tòa nhà Green Power, để giúp hoạt động kinh doanh này có thể duy trì, không bị mất cân đối tài chính và nâng cao đời sống của nhân viên. Xuất phát từ những lý do trên, tìm hiểu về KSNB TSCĐ cho thuê hoạt động tại Ban QLCOVP – EVN HCMC trở thành vấn đề có tính cấp bách, có giá trị giúp ích cho thực tiễn trong giai đoạn hiện nay. Bên cạnh đó, nhận thấy chưa có nghiên cứu nào tập trung về KSNB TSCĐ cho thuê hoạt động, tác giả quyết định thực hiện nghiên cứu về đề tài “Kiểm soát nội bộ tài sản cố định cho thuê hoạt động của Ban quản lý cao ốc văn phòng thuộc Tổng công ty Điện lực Thành phố.
Hồ Chí Minh”, từ đó nêu lên thực trạng của hệ thống kiểm soát nội bộ và đưa ra giải pháp để hoàn thiện. TỔNG QUAN CÁC NGHIÊN CỨU TRƯỚC Khảo lược các nghiên cứu trong và ngoài nước đã cho thấy, tầm quan trọng của việc kiểm soát TSCĐ và quản lý rủi ro trong hoạt động cho thuê luôn là đề tài thu hút được nhiều sự quan tâm và từ lâu đã được nhiều nhà nghiên cứu trong ngành kinh tế 3 quan tâm. Tuy nhiên, đề tài KSNB tài sản cố định cho thuê hoạt động vẫn chưa thực sự được quan tâm nhiều đến.1 Các nghiên cứu trên thế giới Trên thế giới, hệ thống lý luận về kiểm soát tài sản cho thuê đã được nghiên cứu rất nhiều thông qua các luận văn và các đề tài nghiên cứu sâu theo tình huống khác nhau. Nghiên cứu “Risk management of leasing company” của O.