CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP 1. Lý luận về kiểm soát nội bộ chung trong các doanh nghiệp 1. Khái niệm, mục tiêu của kiểm soát nội bộ 1. Khái niệm kiểm soát nội bộ Có các quan điểm khác nhau về KSNB như sau: Theo chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam (VSA) số 315: “KSNB là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan”.
Theo COSO Internal Control 2013: “KSNB là một quy trình đưa ra bởi Ban quản trị của doanh nghiệp, nhà quản lý và các nhân sự khác, được thiết kế để đưa ra sự đảm bảo cho việc đạt được mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ”. Qua đó, có thể thấy rằng, KSNB không phải là thủ tục, mà là một quy trình được thiết lập nhằm ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động, và nhằm đạt được sự tuân thủ các chính sách và quy trình được thiết lập. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ Mục tiêu KSNB trong doanh nghiệp có thể chia thành 4 nhóm như sau: - Thứ nhất, đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị: KSNB giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng quát hơn về tình hình đang diễn ra trong doanh nghiệp. Ngoài ra, cũng giúp họ có thể dễ dàng kiểm soát các chu trình trong hoạt động kinh doanh của công ty họ nên sẽ dễ quản lý toàn bộ công ty và hướng mục tiêu của các cá nhân thành mục tiêu chung của tổng thể công ty.
- Thứ hai, giúp bảo vệ tài sản của đơn vị: Tài sản bao gồm cả tài sản hữu hình và tài sản vô hình, hoặc đối với các tài sản phi vật chất khác như sổ sách kế toán, các tài liệu quan trọng. Những tài sản này SVTH: Đàm Khánh Linh - Lớp: K20KTG Khóa luận tốt nghiệp 7 có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu không được bảo vệ bởi các kiểm soát thích hợp. - Thứ ba, đảm bảo độ tin cậy của các thông tin: Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của các nhà quản lý. Như vậy các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ và khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế, tài chính.
- Thứ tư, đảm bảo tính tuân thủ pháp luật và quy định: KSNB cần đạt được sự đảm bảo hợp lý về việc tuân thủ pháp luật và quy định, bao gồm quy định nội bộ trong doanh nghiệp nhằm đạt được các mục tiêu đề ra như việc duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoạt động của doanh nghiệp; ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong mọi hoạt động của doanh nghiệp; đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập BCTC trung thực và khách quan. Các bộ phận cấu thành kiểm soát nội bộ VSA 315 và COSO 2013 có sự đồng nhất với nhau về 5 bộ phận cấu thành KSNB. Môi trường kiểm soát Theo VSA 315 “Môi trường kiểm soát bao gồm các chức năng quản trị và quản lý, các quan điểm, nhận thức và hành động của Ban quản trị và Ban Giám đốc liên quan đến KSNB và tầm quan trọng của KSNB đối với hoạt động của đơn vị. Môi trường kiểm soát tạo nên đặc điểm chung của một đơn vị và có tác động trực tiếp tới ý thức của từng thành viên trong đơn vị về công tác kiểm soát”.
Môi trường kiểm soát là bộ phận quan trọng nhất trong KSNB. Vì một doanh nghiệp nếu có môi trường kiểm soát tốt, sẽ có nền tảng cho các hoạt động kiểm soát khác được thiết kế, vận hành cũng như phát huy tác dụng một cách tối ưu. Để tìm SVTH: Đàm Khánh Linh - Lớp: K20KTG Khóa luận tốt nghiệp 8 hiểu và đánh giá môi trường kiểm soát của tổ chức, cần chú ý tới các nhân tố chính sau: a) Truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức Truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức là những yếu tố quan trọng và then chốt ảnh hưởng đến hiệu quả của việc thiết kế, vận hành các kiểm soát. Trong đó, tính chính trực và giá trị đạo đức là sản phẩm của chuẩn mực về hành vi đạo đức của đơn vị cũng như việc truyền đạt và thực thi các chuẩn mực này trong thực tế.
b) Cam kết về năng lực Năng lực là yếu tố tất yếu của mỗi cá nhân đảm nhiệm công việc trong doanh nghiệp. Do vậy, BGĐ cần cần cân nhắc về năng lực của nhân viên để đáp ứng chuyên môn cho công việc cũng như các kỹ năng và kiến thức cần thiết. Việc BGĐ cần tuyển dụng nhân sự có năng lực, trình độ và kinh nghiêm phù hợp với từng vị trí là quan trọng, việc này ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu quả hoạt động của đơn vị đó. c) Sự tham gia của Ban quản trị Ban quản trị có ảnh hưởng đáng kể đến hoạt động kiểm soát của đơn vị.
Các nhân tố về sự tham gia của Ban quản trị được xem xét thường bao gồm: Kinh nghiệm và uy tín của Ban quản trị, tính độc lập của ban quản trị của đơn vị trong việc thực hiện các hoạt động kiểm soát, mức độ tham gia và trách nhiệm của Ban quản trị. Ngoài ra, Ban quản trị cũng chịu trách nhiệm giám sát việc thiết kế các thủ tục soát xét tính hiệu quả của KSNB của đơn vị, xây dựng và vận hành quy trình báo cáo sai phạm và các thủ tục đánh giá KSNB. d) Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc Quan điểm quản lý, triết lý và phong cách điều hành của BGĐ có ảnh hưởng trực tiếp đến việc KSNB của doanh nghiệp hiệu quả hay yếu kém vì họ là những người đứng đầu và trực tiếp tham gia quản lý toàn doanh nghiệp. Triết lý của BGĐ thể hiện qua quan điểm và nhận thức củan họ, còn phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ khi điều hành đơn vị.
SVTH: Đàm Khánh Linh - Lớp: K20KTG Khóa luận tốt nghiệp 9 e) Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức trong đơn vị phản ánh việc phân chia quyền lực, trách nhiệm và nghĩa vụ của mỗi thành viên trong tổ chức ấy cũng như mối quan hệ hợp tác, phối hợp, kiểm soát và chia sẻ thông tin lẫn nhau giữa các thành viên. f) Phân công quyền hạn và trách nhiệm Bao gồm cách thức phân công quyền hạn và trách nhiệm đối với các hoạt động; cách thức thiết lập trình tự hệ thống báo cáo và sự phân chia quyền hạn và trách nhiệm giữa các cấp. Việc phân công quyền hạn và trách nhiệm có thể bao gồm các chính sách liên quan đến thông lệ phổ biến, hiểu biết và kinh nghiệm của các nhân sự chủ chốt, và các nguồn lực được cung cấp để thực hiện nhiệm vụ. g) Các chính sách và thông lệ về nhân sự Bao gồm các chính sách và thông lệ liên quan đến các hoạt động tuyển dụng, định hướng, đào tạo, đánh giá, hướng dẫn, lộ trình thăng tiến của nhân viên, lương, thưởng và các biện pháp khắc phục sai sót.
Con người là chủ thể trong mọi hoạt động của tổ chức, là yếu tố quan trọng nhất trong bất cứ hoạt động nào kể cả hoạt động kiểm soát. Quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị Đánh giá rủi ro là một quy trình động và tác động lẫn nhau nhằm nhận diện và phân tích các rủi ro ảnh hưởng đến việc đạt được các mục tiêu của tổ chức, hình thành nền tảng cho việc quyết định các rủi ro nên được quản lý như thế nào. - Cụ thể hoá các mục tiêu của đơn vị: Mục tiêu không phải là một bộ phận của KSNB nhưng việc xác định nó là điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro. Bởi một sự kiện có trở thành một rủi ro quan trọng đối với đơn vị hay không sẽ phụ thuộc vào mức độ tác động tiêu cực của nó tới mục tiêu của đơn vị.
Trong quá trình đánh giá rủi ro, người quản lý cần dựa vào mục tiêu chung đã được thiết lập để cụ thể hoá thành mục tiêu nhỏ hơn và phổ biến đến từng bộ phận, từng hoạt động có thể nhận dạng rủi ro. - Nhận dạng rủi ro: Rủi ro có thể tác động đến tổ chức ở mức độ toàn đơn vị hay chỉ ảnh hưởng đến từng hoạt động cụ thể. Ở cấp độ toàn đơn vị, các nhân tố có thể làm phát sinh rủi ro có thể đến từ cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp như sự SVTH: Đàm Khánh Linh - Lớp: K20KTG Khóa luận tốt nghiệp 10 đổi mới kỹ thuật, nhu cầu khách hàng, sự thay đổi trong chính sách nhà nước, trình độ nhân viên không đáp ứng yêu cầu. Để nhận dạng rủi ro, quản lý có thể sử dụng các phương tiện dự báo, phân tích dữ liệu quá khứ cho đến rà soát thường xuyên các hoạt động.
- Phân tích và đánh giá rủi ro: Vì rủi ro rất khó định lượng nên việc phân tích và đánh giá rủi ro khá phức tạp và thường liên quan đến việc đánh giá khả năng xảy ra rủi ro, tác động nếu rủi ro xảy ra và biện pháp ứng phó với rủi ro. Các hoạt động kiểm soát Các hoạt động kiểm soát là các hành động được thiết lập bới các chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo những chỉ dẫn của nhà quản lý trong việc giảm thiểu rủi ro để đạt được các mục tiêu đề ra. Các hoạt động kiểm soát là một phần không thể tách rời trong hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp, xảy ra trong toàn bộ doanh nghiệp, trong tất cả các cấp và các bộ phận chức năng. Chúng bao gồm một loạt các hoạt động đa dạng như phê chuẩn, ủy quyền, xác minh, đối chiếu, đánh giá hiệu quả hoạt động, bảo vệ tài sản và phân công nhiệm vụ.