phần mở đầu, lời cam đoan, lời cảm ơn, danh mục về chữ viết tắt, sơ đồ, bảng biểu, kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục. Luận văn đƣợc kết cấu thành 03 chƣơng: Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về KSNB các khoản chi thƣờng xuyên NSNN trong khu vực công. 9 Chƣơng 2: Thực trạng KSNB các khoản chi thƣờng xuyên NSNN tại KBNN Phú Hòa, tỉnh Phú Yên. Chƣơng 3: Giải pháp hoàn thiện KSNB các khoản chi thƣờng xuyên NSNN tại KBNN Phú Hòa, tỉnh Phú Yên.
10 CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CÁC KHOẢN CHI THƢỜNG XUYÊN NGÂN SÁCH NHÀ NƢỚC TRONG KHU VỰC CÔNG 1. KHÁI QUÁT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG KHU VỰC CÔNG 1. Lịch sử ra đời và phát triển của kiểm soát nội bộ trong khu vực công Trong khu vực công, KSNB cũng đƣợc Chính phủ các quốc gia đặc biệt quan tâm. Một số quốc gia nhƣ Mỹ và Canada đã phát triển và công bố các hƣớng dẫn về KSNB áp dụng cho các đơn vị công lập.
Năm 1992, tổ chức quốc tế các cơ quan kiểm toán tối cao (INTOSAI) đã ban hành hƣớng dẫn về KSNB áp dụng cho khu vực công. Tài liệu này đã tích hợp các lý luận chung về KSNB của báo cáo COSO và những điểm đặc thù của khu vực công. Năm 1999, cơ quan kiểm toán Nhà nƣớc Hoa Kỳ (GAO) đã ban hành chuẩn mực về KSNB trong chính quyền liên bang, trong đó có đề cập tới vấn đề KSNB đặc thù trong tổ chức công. Năm 2001, Bản hƣớng dẫn của INTOSAI 1992 đã cập nhất thêm về các chuẩn mực KSNB để phù hợp với tất cả các đối tƣợng và phù hợp với sự phát triển gần đây trong KSNB và nhất là tài liệu này đã trình bày những vấn đề đặc thù về khu vực công.
Tài liệu này đƣợc công bố vào năm 2004. Tiếp đến, hƣớng dẫn của INTOSAI 2013 dựa trên nền tảng INTOSAI 1992 và vận dụng trên 17 nguyên tắc công bố trong COSO 2013 đã đƣợc ban hành và đƣợc coi là phiên bản KSNB tƣơng đối hoàn thiện trong khu vực công. Tại Việt Nam, Năm 1996, Kiểm toán Nhà nƣớc Việt Nam là thành viên chính thức của tổ chức INTOSAI. Đến năm 1997, Việt Nam tham gia Tổ chức các cơ quan kiểm toán tối cao Châu Á (ASOSAI).
T tháng 10/2009, Việt Nam là thành viên Ban điều hành tổ chức này nhiệm kỳ 2009 - 2012. Hiện nay, KSNB đã đƣợc đề cập chính thức trong Luật Kiểm toán Nhà nƣớc 2005 và Luật Kế toán 2015, chẳng hạn nhƣ tại Điều 39, Luật Kế toán năm 11 2015 quy định “KSNB là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra”. Đơn vị kế toán phải thiết lập KSNB trong đơn vị để bảo đảm các yêu cầu tài sản của đơn vị đƣợc bảo đảm an toàn, tránh sử dụng sai mục đích, không hiệu quả; các nghiệp vụ đƣợc phê duyệt đúng thẩm quyền và đƣợc ghi chép đầy đủ làm cơ sở cho việc lập và trình bày báo cáo tài chính trung thực, hợp lý. Định nghĩa về kiểm soát nội bộ trong khu vực công Tài liệu hƣớng dẫn của INTOSAI 1992 định nghĩa “KSNB là cơ cấu của một tổ chức, bao gồm nhận thức, phương pháp, quy trình và các biện pháp của người lãnh đạo nhằm bảo đảm sự hợp lý để đạt được các mục tiêu của tổ chức”.
Trong đó, mục tiêu của tổ chức bao gồm: (i) Thúc đẩy các hoạt động của đơn vị diễn ra có trình tự, đạt đƣợc tính hữu hiệu và hiệu quả trong việc thực hiện nhiệm vụ của đơn vị; (ii) Bảo vệ các nguồn lực không bị thất thoát, tham ô, lãng phí và sử dụng sai mục đích; (iii) Tuân thủ quy định của pháp luật và nội quy của đơn vị; (iv) Thiết lập và báo cáo các thông tin tài chính, thông tin quản lý kịp thời và đáng tin cậy. INTOSAI 2013 định nghĩa “KSNB là một quá trình bị chi phối bởi nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị, nó được thiết lập để đối phó với các rủi ro và cung cấp sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu chung của tổ chức”. Theo đó, có các đặc điểm quan trọng của KSNB đó là: - KSNB là một quá trình: KSNB không phải là t ng hoạt động riêng rẽ mà là một chuỗi các hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và đƣợc kết hợp với nhau thành một thể thống nhất. Quá trình này là phƣơng tiện giúp đơn vị đạt đƣợc mục tiêu của mình.
- KSNB chịu sự chi phối của con người: KSNB đƣợc thiết kế và vận hành bởi con ngƣời. Vì vậy, muốn KSNB thực sự hữu hiệu và hiệu quả, tạo thành sức mạnh tổng hợp thì t ng thành viên trong tổ chức phải hiểu đƣợc 12 trách nhiệm, quyền hạn của mình và hƣớng các hoạt động của họ đến mục tiêu chung của tổ chức. - KSNB được thiết lập để đối phó với rủi ro: Hoạt động của tổ chức luôn phải đối mặt với nhiều rủi ro tiềm ẩn. KSNB có thể giúp tổ chức nhận diện, chủ động phòng ng a và đối phó với những rủi ro này, qua đó tối đa hóa khả năng đạt đƣợc mục tiêu.
- KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý: Trong tổ chức luôn có những rủi ro tiềm tàng và trong bản thân KSNB cũng tồn tại những hạn chế tiềm tàng. Đó là sự phức tạp trong hoạt động của đơn vị, sự thông đồng của các cá nhân hay lạm quyền của nhà quản lý,… Do đó, KSNB chỉ có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý trong việc đạt đƣợc mục tiêu của đơn vị chứ không thể đảm bảo tuyệt đối. Mục tiêu kiểm soát nội bộ trong khu vực công Hoạt động của tổ chức luôn hƣớng về mục tiêu đề ra. Ở khu vực công, mục tiêu thƣờng liên quan đến các dịch vụ công cộng và lợi ích cộng đồng, bao gồm: - Mục tiêu hoạt động: Nh m đạt đƣợc sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động của đơn vị.
- Mục tiêu về báo cáo: Báo cáo cung cấp các thông tin tài chính và phi tài chính kịp thời, phù hợp cho các đối tƣợng sử dụng. - Mục tiêu tuân thủ: Tuân thủ công ƣớc quốc tế, pháp luật của quốc gia và các quy định có liên quan. - Mục tiêu về quản lý nguồn lực: Mục tiêu này là phần chi tiết hóa mục tiêu về hoạt động của đơn vị, nhƣng do đặc thù của khu vực công nên INTOSAI muốn nhấn mạnh thêm tầm quan trọng của việc sử dụng hợp lý nguồn ngân sách, tránh lạm dụng, lãng phí nguồn lực quốc gia. Sự cần thiết của kiểm soát nội bộ trong khu vực công Để duy trì tính hiệu quả của việc quản lý và sử dụng NSNN, các nguồn thu, các nguồn chi tại các đơn vị hành chính công, đòi hỏi phải có sự duy trì 13 của KSNB trong quá trình hoạt động, cụ thể: Thứ nhất, về Môi trường kiểm soát Nhà quản lý phải xem việc tổ chức và vận hành KSNB là nhiệm vụ rất quan trọng nh m nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm thiểu rủi ro cho hoạt động.
Các cơ quan hành chính phải chú trọng về đạo đức nghề nghiệp và phải ban hành các văn bản quy định cụ thể về đạo đức tƣơng đối chi tiết và đầy đủ cho t ng bộ phận chức năng, công việc. Đồng thời, các quy định này phải đƣợc công khai cho mọi ngƣời bên trong và bên ngoài cơ quan đƣợc biết. Các cơ quan hành chính phải duy trì số lƣợng nhân viên ở mức tƣơng đối đủ và đảm bảo hoàn thành tốt công việc. Các cơ quan cần duy trì mối quan hệ thƣờng xuyên giữa nhà quản lý và các bộ phận.
Ban lãnh đạo thƣờng tổ chức các cuộc họp với các bộ phận và toàn thể ngƣời lao động để đánh giá nhiệm vụ và chỉ đạo công tác, đƣa ra những giải pháp ngăn ng a gian lận, sai sót trong đơn vị. Ban lãnh đạo có xây dựng các thủ tục để kiểm soát tính hiệu quả của công việc đƣợc thực hiện. Các cơ quan cần xây dựng và cập nhật Sơ đồ tổ chức. Trách nhiệm và quyền hạn của t ng bộ phận đƣợc quy định rõ ràng b ng văn bản.
Phân công nhiệm vụ có xem xét đến nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa các chức năng phê duyệt, ghi sổ và giữ tài sản. Các cơ quan cần xây dựng quy trình cụ thể cho các công việc hàng ngày. Nhân viên có sự tự kiểm tra, đối chiếu và giám sát lẫn nhau trong quá trình thực hiện công việc. Đồng thời, các kế hoạch dự toán cần phải luôn đƣợc xây dựng và thông qua đơn vị cấp trên.
Các quy chế, nội quy đƣợc xây dựng chặt chẽ. Thứ hai, về Đánh giá rủi ro Các cơ quan phải tiến hành xem xét các rủi ro phát sinh trong hoạt động, cần xây dựng hệ thống nhận diện và đánh giá rủi ro trong các nghiệp vụ chƣa đƣợc chú trọng thiết lập. Thứ ba, về Hoạt động kiểm soát Nhà nƣớc cần ban hành các văn bản quy định về định mức kinh phí, chế 14 độ, trợ cấp, phụ cấp cụ thể; chế độ kế toán dành cho đơn vị hành chính sự nghiệp, chế độ kiểm soát,…Những quy định này nh m kiểm soát hoạt động tài chính của các đơn vị và là cơ sở phục vụ cho công việc kiểm tra, kiểm soát t cấp trên. Các quy định nội bộ phải đƣợc ban hành đầy đủ, đồng bộ và thƣờng xuyên đƣợc rà soát, sửa đổi phù hợp.
Các đơn vị cần có phân định chức năng nhiệm vụ và phân cấp, ủy quyền rõ ràng. Các đơn vị cấp trên nên có quy định cụ thể về công tác khóa sổ kế toán cuối năm là lập báo cáo quyết toán. Các đơn vị cần phải thực hiện công tác đối chiếu số liệu kế toán; đối chiếu xác nhận các khoản công nợ; xác định số dƣ tài khoản; kiểm kê hàng năm,… Thứ tư, về Thông tin và truyền thông Các nghiệp vụ kinh tế tài chính phải đƣợc ghi chép vào sổ sách kế toán, chấp hành đúng các quy định về chứng t , hạch toán, mở sổ kế toán, hệ thống và lƣu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Hàng năm, các đơn vị cần thực hiện báo cáo tài chính theo chế độ kế toán và báo cáo quyết toán năm và nộp về cấp trên và các nơi liên quan.
Đơn vị cấp trên phải có văn bản hƣớng dẫn về việc lập và nộp báo cáo hàng năm.