CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ 365 THĂNG LONG 1. Đặc điểm vốn bằng tiền tại Công ty TNHH dịch vụ 365 Thăng Long Vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm tiền mặt tại quỹ tiền mặt tiền gửi tại các ngân hàng, các công ty tài chính và theo dõi các khoản tiền đang chuyển. - Kế toán vốn bằng tiền sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng tiền Việt Nam. - Các loại ngoại tệ phải quỷ đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá mua do ngân hàng Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ để ghi sổ kế toán.
- Các loại vàng, bạc đá quý được trị giá bằng tền tệ tại thời điểm mua vào (hoặc được thanh toán) theo giá mua thực tế hoặc giá của ngân hàng địa phương nơi đơn vị có trụ sở hoạt động Vì là doanh nghiệp thương mại nên Công ty TNHH dịch vụ 365 Thăng Long luôn một lượng tiền nhất định để phục vụ cho việc chi tiêu ngày và đảm bảo cho hoạt động của công ty không bị gián đoạn. Tại công ty chỉ những nghiệp vụ phát sinh không lớn mới thanh toán bằng tiền mặt đấy là dưới hai mươi triệu đồng, còn trên hai mươi triệu sẽ thanh toán qua ngân hàng. Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng của công ty tồn tại dưới dạng đồng nội tệ. Luồng tiền thu vào: - Thu tiền bán hàng.
- Thu tiền thanh lý, nhượng bán tài sản cố định. - Thu hồi công nợ. Luồng tiền chi vào: - Chi tiền mua hàng hóa. - Chi lương nhân viên.
SV: Đán Thị Thanh Nhàn – Lớp: K14 3 Chuyên đề thực tập chuyên ngành - Chi mua sắm các thiết bị, văn phòng phẩm. - Chi các khoản nghĩa vụ của nhà nước… 1. Tổ chức quản lý vốn bằng tiền tại Công ty TNHH dịch vụ 365 Thăng Long Dựa vào các nguyên tắt sau mà công ty phân chia công việc chức năng của từng cá nhân trong quản lý vốn băng tiền: Nguyên tắc quản lý quỹ tiền mặt: Tiền mặt là một loại vốn, bằng tiền có tại quỹ của công ty bao gồm: tiền Việt Nam, ngoai tệ, vàng bạc, đá quý… Kế toán tiền mặt phải tôn trọng các nguyên tắc sau: + Tiền mặt của các doanh nghiệp được tập trung bảo quản tại quỹ + Mọi nghiệp vụ có liên quan đến thu, chi tiền mặt quản lý và bảo quản tiền mặt đều do thủ quỹ chịu trách nhiệm công việc thực hiện. Nguyên tắc quản lý TGNH: Trong quá trình SXKD, công ty có thể và cần thiết phải gửi tiền vào ngân hàng, Kho bạc Nhà nước hoặc công ty tài chính để thực hiện các nghiệp vụ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định hiện hành của pháp luật.
Tiền gửi ngân hàng do kế toán theo dõi tiền tệ của doanh nghiệp đảm nhận. Khi có các nghiệp vụ kiểm tra liên quan tới việc gửi tiền và rút tiền kế toán phải lập các chứng từ gốc: (Uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi…) để gửi tiền hoặc rút tiền tại ngân hàng. Khi nhận được giấy báo nợ, báo có hoặc sao kê của ngân hàng, kế toán tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa ngân hàng và doanh nghiệp để điều chỉnh kịp thời sau đó ghi sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Trong quá trình kinh doanh của Công ty TNHH dịch vụ 365 Thăng Long thì vốn bằng tiền phản ánh vào tài khoản 111”Tiền mặt”, số Tiền mặt , tiền gửi ngân hàng thực tế nhập xuất quỹ tiền mặt.
Đối với những khoản thu được chhuyển ngay vào tài khoản ngân hàng ( không qua quỹ tiền mặt) ghi nợ tài khoản 113”Tiền đang chuyển”. Các khoản tiền mặt cho doanh nghiệp khác hoặc cá nhân ký cược, ký quỹ tại công ty được quản lý và hạch toán như tiền mặt tại công ty. SV: Đán Thị Thanh Nhàn – Lớp: K14 4 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Khi tiến hành xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi hoặc chứng từ của người gửi, người nhận ký quỹ, theo quy định của chế độ kế toán. Một số trường hợp đặc biệt phải có lệnh nhập quỹ, xuất quỹ đính kèm.
Kế toán quỹ tiền mặt phỉ có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày liên tục trình tự các khoản thu, chi, xuất nhập quỹ tiền mặt. Hàng ngày trong công ty phát sinh các khoản thu chi tiền mặt, tất cả các khoản phải có lệnh thu, chi do giám đốc và kế toán trưởng công ty ký. Khi đó thủ quỹ xuất tiền, căn cứ vào chứng từ thu, chi kế toán vào sổ quỹ tiền mặt. Thủ quỹ chịu trách nhiệm lập quản lý và xuất- nhập quỹ.
Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ trên mặt thực tế và đối chiếu với số liệu với sổ quỹ tiền mặt. Nếu có sai lệch, kế toán và thủ quỹ kiểm tra xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp làm giảm sai lệch. SV: Đán Thị Thanh Nhàn – Lớp: K14 5 Chuyên đề thực tập chuyên ngành CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ 365 THĂNG LONG 2. Thủ tục chứng từ 2.1 Thủ tục chứng từ kế toán tiền mặt + Chứng từ kế toán tiền mặt bao gồm: - Phiếu thu.
- Giấy đề nghị tạm ứng - Giấy thanh toán tạm ứng - Biên lai thu tiền - Bảng kiểm kê quỹ. Trong tháng, từ các chứng từ gốc như hóa đơn, giấy đề nghị tạm ứng, bảng thanh toán.Kế toán viên sẽ lập phiếu thu, phiếu chi rồi chuyển cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt. Sau đó, phiếu thu, phiếu chi được đưa cho thủ quỹ để làm thủ tục xuất, nhập quỹ. Kế toán tổng hợp sẽ mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, nhập, xuất quỹ tiền mặt , ngân phiếu và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm.
Thủ quỹ sẽ quản lý và nhập xuất quỹ tiền mặt theo các phiếu thu, phiếu chi,.hợp lệ theo quy định. Và hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu với số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt.1: Quy trình luân chuyển phiếu chi Lệnh chi Kế toán viết Kế toán trưởng duyệt Giám đốc ký PC duyệt Xé PC Người nhận tiền Thủ quỹ xuất kí vào quỹ SV: Đán Thị Thanh Nhàn – Lớp: K14 6 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Sơ đồ 2.2: Quy trình luân chuyển phiếu thu Lệnh thu Kế toán viết Kế toán trưởng duyệt Giám đốc ký PT duyệt Xé PT Người nộp tiền kí Thủ quỹ nhập vào PT quỹ - Bộ phận kế toán tiền tiếp nhận đề nghị thu – chi kế toán tiền mặt Chứng từ kèm theo yêu cầu chi tiền có thể là: Giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, thông báo nộp tiền, hoá đơn, hợp đồng, … Chứng từ kèm theo yêu cầu thu tiền (phiếu thu, ủy nhiệm thu) có thể là: Giấy thanh toán tiền tạm ứng, hoá đơn, hợp đồng, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản góp vốn, … - Kế toán tiền mặt (kế toán ngân hàng) đối chiếu các chứng từ và đề nghị thu - chi, đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ (đầy đủ phê duyệt của phụ trách bộ phận liên quan và tuân thủ các quy định, quy chế tài chính của Công ty). Sau đó chuyển cho kế toán trưởng xem xét. - Kế toán trưởng kiểm tra lại, ký vào đề nghị thanh toán và các chứng từ liên quan.
- Phê duyệt của Giám đốc hoặc Phó Giám đốc. Căn cứ vào các quy định và quy chế tài chính, quy định về hạn mức phê duyệt của Công ty, Giám đốc hoặc Phó Giám đốc được ủy quyền xem xét phê duyệt đề nghị thu - chi. Các đề nghị chi/mua sắm không hợp lý, hợp lệ sẽ bị từ chối hoặc yêu cầu làm rõ hoặc bổ sung các chứng từ liên quan. - Lập chứng từ thu – chi: Đối với giao dịch tiền mặt tại quỹ: Kế toán tiền mặt lập phiếu thu, phiếu chi.
SV: Đán Thị Thanh Nhàn – Lớp: K14 7 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Sau khi lập xong chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt. 6) Ký duyệt chứng từ thu – chi: Kế toán trưởng ký vào Phiếu thu/ủy nhiệm thu hoặc Phiếu chi/ủy nhiệm thu. 7) Thực hiện thu – chi tiền: Đối với giao dịch tiền mặt tại quỹ: Khi nhận được Phiếu thu hoặc Phiếu chi (do kế toán lập) kèm theo chứng từ gốc , Thủ quỹ phải: + Kiểm tra số tiền trên Phiếu thu (Phiếu chi) với chứng từ gốc + Kiểm tra nội dung ghi trên Phiếu thu (Phiếu chi) có phù hợp với chứng từ gốc + Kiểm tra ngày, tháng lập Phiếu thu (Phiếu chi) và chữ ký của người có thẩm quyền. + Kiểm tra số tiền thu vào hoặc chi ra cho chính xác để nhập hoặc xuất quỹ tiền mặt.
+ Cho người nộp tiền hoặc nhận tiền ký vào Phiếu thu hoặc Phiếu chi. + Thủ quỹ ký vào Phiếu thu hoặc Phiếu chi và giao cho khách hàng 01 liên. + Sau đó thủ quỹ căn cứ vào Phiếu thu hoặc Phiếu chi ghi vào Sổ Quỹ. + Cuối cùng, thủ quỹ chuyển giao 02 liên còn lại của Phiếu thu hoặc Phiếu chi cho kế toán.
Trong mục này, học viên cần phải trình bày thủ tục, chứng từ, luân chuyển chứng từ theo từng loại nghiệp vụ thu, chi vốn bằng tiền (lấy chứng từ thực tế của Công ty để minh họa) Kế toán nghiệp vụ giảm tiền mặt NV1: Ngày 01/11/2014 Công ty TNHH dịch vụ 365 Thăng Long mua hàng hóa của công ty TNHH Ngọc Thúy số tiền 12,870,000đồng kèm theo hóa đơn 0067739 (Biểu số 1.3,14) SV: Đán Thị Thanh Nhàn – Lớp: K14 8 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Biểu số 1.1 HÓA ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT-3LL Kí hiệu: AA/14T GIÁ TRỊ GIA TĂNG Số: 0067739 Liên 2: Giao khách hàng Ngày 01 tháng 11 năm 2014 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Ngọc thúy Địa chỉ: 19 Xuân Thủy, Cầu Giấy, Hà Nội MST: 0110504336 Điện thoại: 04.367740 Họ tên người mua hàng: Lê Thị Linh Đơn vị mua hàng: Công ty TNHH DV 365 Thăng Long Địa chỉ: Ngõ 358 Bùi Xương Trạch, Thanh Xuân, TP Hà Nội. MST: 0102026365 Hình thức thanh toán: Tiền mặt Tên hàng hóa, STT ĐVT SL Đơn giá Thành tiền dịch vụ A B C 1 2 3 1 Bàn phím China Chiếc 30 90.000 2 Chuột quang Chiếc 60 150.000 Cộng tiền hàng: 11.000 Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1.