Chuyên đề kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH TMDV Huy Nguyên

Bài viết phân tích thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Huy Nguyên.

• Người hướng dẫn: Th.s Trương Anh Dũng
• Trường học: Trường ĐH KTQD
• Đề tài: Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Huy Nguyên
• Loại tài liệu: chuyên đề tốt nghiệp
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI MỞ ĐẦU
• 1. CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH TMDV HUY NGUYÊN
• 1.1. Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty TNHH TMDV Huy Nguyên
• 1.2. Danh mục hàng hoá của Công ty TNHH TMDV Huy Nguyên
• 1.3. Thị Trường của Công ty TNHH TMDV Huy Nguyên
• 1.4. Phương thức bán hàng của Công ty TNHH TMDV Huy Nguyên
• 1.5. Quy trình xuất kho hàng hoá
• 1.6. Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Huy Nguyên
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ HUY NGUYÊN
• 2.1. Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Huy Nguyên
• 3. CHƯƠNG 3: MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ HUY NGUYÊN
• DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng quan về kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Huy Nguyên

Công ty TNHH Thương mại dịch vụ Huy Nguyên hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực phân phối hàng hóa, đặc biệt là các sản phẩm điều hòa không khí mang thương hiệu SUMIKURA. Kế toán bán hàng tại công ty đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý doanh thu và xác định kết quả kinh doanh. Việc hoàn thiện quy trình kế toán bán hàng không chỉ giúp công ty tối ưu hóa doanh thu mà còn nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.

1.1. Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Huy Nguyên

Công ty chủ yếu thực hiện hoạt động bán buôn và bán lẻ. Sản phẩm chính là điều hòa không khí SUMIKURA, được phân phối rộng rãi tại thị trường miền Bắc. Công ty không chỉ bán cho các đại lý mà còn trực tiếp cho khách hàng lẻ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiêu thụ hàng hóa.

1.2. Quy trình xuất kho hàng hóa tại Công ty

Quy trình xuất kho hàng hóa được thực hiện qua nhiều bước, từ việc nhận lệnh giao hàng đến việc lập phiếu xuất kho và phê duyệt. Mỗi bước đều có sự kiểm tra chặt chẽ để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của hàng hóa xuất kho.

II. Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh

Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Huy Nguyên cho thấy nhiều điểm mạnh nhưng cũng tồn tại không ít thách thức. Việc xác định kết quả kinh doanh cần được thực hiện một cách chính xác để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính.

2.1. Các chứng từ kế toán sử dụng trong bán hàng

Công ty sử dụng nhiều loại chứng từ như hợp đồng mua bán, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT, và biên bản trả lại hàng. Những chứng từ này là cơ sở để ghi nhận doanh thu và xác định kết quả kinh doanh.

2.2. Quy trình luân chuyển chứng từ trong kế toán bán hàng

Quy trình luân chuyển chứng từ được thực hiện một cách hệ thống, từ việc nhận đơn đặt hàng đến việc xuất hàng và ghi sổ kế toán. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và kịp thời trong việc ghi nhận doanh thu.

III. Vấn đề và thách thức trong kế toán bán hàng

Mặc dù Công ty TNHH Huy Nguyên đã có những bước tiến trong công tác kế toán bán hàng, nhưng vẫn còn nhiều vấn đề cần khắc phục. Việc xác định kết quả kinh doanh chưa hoàn toàn chính xác có thể dẫn đến những quyết định sai lầm trong quản lý tài chính.

3.1. Những tồn tại trong công tác kế toán bán hàng

Một số tồn tại trong công tác kế toán bán hàng bao gồm việc ghi nhận doanh thu chưa kịp thời và thiếu sót trong việc quản lý chứng từ. Điều này có thể ảnh hưởng đến độ tin cậy của báo cáo tài chính.

3.2. Nguyên nhân dẫn đến các vấn đề trong kế toán

Nguyên nhân chủ yếu dẫn đến các vấn đề trong kế toán bán hàng là do quy trình chưa được chuẩn hóa và thiếu sự phối hợp giữa các bộ phận. Việc này cần được cải thiện để nâng cao hiệu quả công tác kế toán.

IV. Phương pháp hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty

Để hoàn thiện kế toán bán hàng, Công ty TNHH Huy Nguyên cần áp dụng các phương pháp mới và cải tiến quy trình hiện tại. Việc này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả quản lý mà còn đảm bảo tính chính xác trong việc xác định kết quả kinh doanh.

4.1. Cải tiến quy trình ghi nhận doanh thu

Cần thiết lập quy trình ghi nhận doanh thu rõ ràng và kịp thời, đảm bảo mọi giao dịch đều được ghi nhận chính xác. Việc này sẽ giúp công ty có cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính.

4.2. Đào tạo nhân viên kế toán

Đào tạo nhân viên kế toán về các quy trình và công nghệ mới sẽ giúp nâng cao năng lực làm việc. Nhân viên cần được trang bị kiến thức để xử lý các tình huống phát sinh trong công tác kế toán.

V. Ứng dụng thực tiễn và kết quả nghiên cứu

Việc áp dụng các phương pháp hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Huy Nguyên đã mang lại nhiều kết quả tích cực. Doanh thu tăng trưởng ổn định và việc xác định kết quả kinh doanh trở nên chính xác hơn.

5.1. Kết quả đạt được sau khi cải tiến

Sau khi áp dụng các phương pháp mới, Công ty đã ghi nhận sự tăng trưởng doanh thu đáng kể. Việc quản lý tài chính trở nên hiệu quả hơn, giúp công ty có thể đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác.

5.2. Những bài học rút ra từ thực tiễn

Các bài học từ thực tiễn cho thấy rằng việc hoàn thiện quy trình kế toán là rất cần thiết. Công ty cần tiếp tục cải tiến và áp dụng các công nghệ mới để nâng cao hiệu quả công tác kế toán.

VI. Kết luận và tương lai của kế toán bán hàng tại Công ty

Kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Huy Nguyên cần được tiếp tục hoàn thiện để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của thị trường. Việc này không chỉ giúp công ty tồn tại mà còn phát triển bền vững trong tương lai.

6.1. Tương lai của kế toán bán hàng

Trong tương lai, Công ty cần tiếp tục đầu tư vào công nghệ và đào tạo nhân viên để nâng cao hiệu quả công tác kế toán. Việc này sẽ giúp công ty duy trì vị thế cạnh tranh trên thị trường.

6.2. Định hướng phát triển kế toán bán hàng

Công ty cần xây dựng một chiến lược phát triển kế toán bán hàng rõ ràng, tập trung vào việc cải tiến quy trình và nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng. Điều này sẽ góp phần vào sự phát triển bền vững của công ty.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung trước đây, Nhà nước quản lý kinh tế thông qua các chỉ tiêu pháp lệnh; công tác tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp chủ yếu là giao nộp theo địa chỉ và giá cả ấn định sẵn. Khi chuyển sang nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp phải tự quyết định ba vấn đề trung tâm: sản xuất cái gì, bằng cách nào và cho ai. Trong bối cảnh đó, hoạt động bán hàng và xác định kết quả kinh doanh giữ vai trò quyết định đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp thương mại. Việc tổ chức công tác tiêu thụ và hạch toán kế toán không chuẩn xác có thể dẫn đến hiện tượng "lãi giả, lỗ thật", gây nguy cơ mất vốn và phá sản. Do đó, kế toán với tư cách là công cụ quản lý kinh tế đòi hỏi phải được hoàn thiện để phản ánh chính xác hiệu quả kinh doanh.

Xuất phát từ thực tiễn thực tập tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Thương mại và Dịch vụ (TNHH TMDV) Huy Nguyên, tác giả thực hiện chuyên đề tốt nghiệp nhằm giải quyết các nhiệm vụ và mục tiêu nghiên cứu cụ thể:

• Mục tiêu nghiên cứu: Phân tích thực trạng tổ chức hạch toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán phù hợp với đặc điểm kinh doanh của đơn vị.
• Nhiệm vụ nghiên cứu:
  1. Hệ thống hóa đặc điểm hoạt động kinh doanh, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và quy trình lưu chuyển hàng hóa tại công ty.
  2. Khảo sát, mô tả và đánh giá thực trạng công tác kế toán bán hàng, kế toán các khoản giảm trừ doanh thu, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và quy trình xác định kết quả kinh doanh.
  3. Chỉ ra các ưu điểm, tồn tại và đề xuất các giải pháp mang tính khả thi nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại đơn vị.
• Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh cùng hệ thống chứng từ, sổ sách và báo cáo tài chính liên quan.
• Phạm vi nghiên cứu:
  • Không gian: Công ty TNHH TMDV Huy Nguyên (trụ sở chính tại Số 1B Bích Câu, Phường Quốc Tử Giám, Quận Đống Đa, Hà Nội; kho hàng tại số 45A ngõ 35 Khương Hạ, Khương Đình, Hà Nội) và phạm vi thị trường phân phối khu vực phía Bắc.
  • Thời gian: Số liệu và nghiệp vụ kế toán phát sinh được khảo sát tập trung vào tháng 05 năm 2010.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Chuyên đề vận dụng hệ thống nguyên tắc và chuẩn mực kế toán Việt Nam hiện hành tại thời điểm nghiên cứu, kết hợp với các phương pháp thu thập và xử lý số liệu kế toán thực tế:

• Khung quy định và chế độ kế toán: Đề tài áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính, áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung trên hệ thống máy tính.
• Phương pháp thu thập dữ liệu: Tác giả tiến hành quan sát trực tiếp quy trình giao dịch, xuất nhập kho, đối chiếu chứng từ tại phòng Kế toán và các phòng ban liên quan (Phòng Kinh doanh, Phòng Dự án, Thủ kho).
• Phương pháp kế toán thực hành:
  • Phương pháp chứng từ kế toán: Khảo sát và lập bảng kê các chứng từ gốc (Phiếu xuất kho, Hóa đơn Giá trị gia tăng mẫu 01 GTKT-3L, Phiếu thu, Phiếu chi, Biên bản giao nhận, Biên bản trả lại hàng).
  • Phương pháp tài khoản và ghi sổ kép: Phân tích quy trình định khoản và ghi nhận nghiệp vụ trên các tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết (TK 131, TK 156, TK 511, TK 531, TK 632, TK 641, TK 642, TK 911, TK 421).
  • Phương pháp tổng hợp và cân đối kế toán: Lập và kiểm tra các Bảng cân đối phát sinh công nợ, Bảng tổng hợp chi phí bán hàng, Sổ Cái và Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
• Nguồn dữ liệu: Hồ sơ pháp lý, quy chế quản lý nội bộ, chứng từ phát sinh và hệ thống sổ kế toán thực tế tháng 05/2010 của Công ty TNHH TMDV Huy Nguyên.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty TNHH TMDV Huy Nguyên

Chương 1 giới thiệu tổng quan về lịch sử hình thành, danh mục sản phẩm, cơ cấu tổ chức và phương thức tiêu thụ hàng hóa của công ty:

• Đặc điểm kinh doanh và danh mục sản phẩm: Chi nhánh công ty tại Hà Nội tiếp nhận hàng hóa từ Tổng công ty tại Thành phố Hồ Chí Minh gửi ra để phân phối cho toàn bộ thị trường miền Bắc. Công ty là nhà phân phối độc quyền máy điều hòa không khí mang thương hiệu SUMIKURA (sản phẩm của tập đoàn APPOLO liên doanh với MIFUJI - Nhật Bản, sản xuất nguyên chiếc tại Malaysia) và thiết bị vệ sinh cao cấp thương hiệu APPOLLO.
• Danh mục các dòng sản phẩm điều hòa chính:
  • Loại treo tường (2 cục 1 chiều / 2 chiều): Model APS/APO-092, APS/APO-H092 (công suất 9.000 BTU/h).
  • Loại tủ đứng (2 cục 1 chiều / 2 chiều): Model APF/APO-280, APF/APO-H280 (công suất 28.000 BTU/h).
  • Loại âm trần Cassette: Model APC/APO-280 (công suất 28.000 BTU/h).
  • Loại áp trần: Model APL/APO-280 (công suất 28.000 BTU/h).
• Phương thức bán hàng và thanh toán:
  • Bán buôn: Gồm bán buôn qua kho (bán trực tiếp) và bán buôn vận chuyển thẳng. Đây là phương thức chủ yếu dựa trên hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng, giúp tiêu thụ số lượng lớn và thu hồi vốn nhanh. Công ty không áp dụng chiết khấu thương mại cố định mà thực hiện chính sách giảm giá linh hoạt theo số lượng mua.
  • Bán lẻ: Áp dụng hình thức thu tiền trực tiếp; nhân viên thu tiền giao hàng và thủ kho lập báo cáo bán hàng cuối ngày.
  • Phương thức thanh toán: Chấp nhận tiền mặt, séc chuyển khoản, ngân phiếu và ngoại tệ.
• Cơ cấu tổ chức quản lý: Bộ máy điều hành gồm Giám đốc, Phó Giám đốc, Phòng Tài chính - Kế toán, Phòng Tổ chức Hành chính, Phòng Kế hoạch Thị trường. Lực lượng trực tiếp phát triển thị trường và tiếp cận dự án gồm 10 nhân viên kinh doanh.
• Quy trình luân chuyển hàng hóa và chứng từ:
  • Quy trình xuất kho 8 bước: (1) Nhận lệnh giao hàng mẫu 01/SKT -> (2) Lập Phiếu xuất kho 4 liên -> (3) Phê duyệt xuất kho -> (4) Thủ kho xuất hàng thực tế -> (5) Đại diện nhận hàng ký nhận -> (6) Bảo vệ kiểm tra cổng và vào sổ theo dõi -> (7) Chuyển 2 liên phiếu xuất cho kế toán -> (8) Đối chiếu quyết toán định kỳ giữa kế toán và thủ kho.
  • Quy trình đặt hàng - giao hàng 7 bước: Khách hàng gửi đơn hàng -> Nhân viên kinh doanh tiếp nhận (chuyển trong 24h) -> Kế toán kiểm tra đối chiếu -> Giám đốc ký duyệt -> Thủ kho xuất hàng -> Lái xe giao hàng -> Bộ phận Chăm sóc khách hàng hậu mãi.

Bước	Bộ phận thực hiện	Chứng từ / Thao tác chính
1	Khách hàng	Gửi đơn đặt hàng qua điện thoại, fax hoặc nhân viên kinh doanh
2	Nhân viên kinh doanh	Lập thông tin khách hàng, ký nhận và nộp về phòng kế toán trong vòng 24h
3	Kế toán bán hàng	Kiểm tra chủng loại, số lượng, địa điểm, hoàn thiện thủ tục xuất
4	Giám đốc chi nhánh	Ký duyệt đơn hàng (báo cáo lãnh đạo cấp trên nếu ngoài chính sách)
5	Thủ kho	Kiểm tra lệnh điều hàng, viết biên bản giao nhận và Phiếu xuất kho
6	Lái xe giao hàng	Giao hàng, ký biên bản giao nhận và nộp chứng từ về kho
7	Chăm sóc khách hàng	Kiểm tra mức độ hài lòng, đối chiếu phiếu bảo hành và sản phẩm

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Huy Nguyên

Chương 2 mô tả chi tiết quy trình ghi sổ kế toán từ chứng từ gốc đến các sổ chi tiết, Sổ Cái và báo cáo xác định kết quả kinh doanh trong tháng 05/2010:

• Hệ thống chứng từ sử dụng: Hợp đồng mua bán, Đơn đặt hàng, Lệnh xuất hàng, Phiếu xuất kho (Biểu 2.1, 2.2), Thẻ kho (Biểu 2.3), Hóa đơn GTGT (Biểu 2.4 - số 00837856), Phiếu thu (Biểu 2.5 - số 1058), Phiếu chi, Giấy báo Nợ/Có, Biên bản trả lại hàng (Biểu 2.15), Phiếu nhập kho hàng trả lại (Biểu 2.16).
• Trình tự kế toán bán hàng và công nợ:
  • Sổ Nhật ký chung (Biểu 2.6): Phản ánh tuần tự các nghiệp vụ bán buôn, bán lẻ, nhập hàng và kết chuyển chi phí.
  • Sổ chi tiết bán hàng (Biểu 2.7): Theo dõi doanh thu theo từng hóa đơn và khách hàng (Công ty Bạch Đằng, Công ty Đức Long, Công ty Bích Phượng, khách hàng lẻ...).
  • Kế toán công nợ phải thu (TK 131): Mở Sổ chi tiết thanh toán với người mua (Biểu 2.8, Biểu 2.10) cho từng đối tượng (HTX Quyết Thành, anh Hòa, HTX Nam Đồng...). Cuối tháng lập Bảng cân đối phát sinh công nợ (Biểu 2.9, Biểu 2.12) và Sổ Cái TK 131 (Biểu 2.11) để đối chiếu số dư đầu kỳ, phát sinh và dư cuối kỳ.
• Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu (TK 531):
  • Từ năm 2005 đến thời điểm khảo sát, công ty chỉ phát sinh giảm trừ do hàng bán bị trả lại, không phát sinh chiết khấu thương mại.
  • Nghiệp vụ điển hình: Ngày 15/05/2009 (ghi nhận sổ tháng 05/2010), khách hàng Công ty Bạch Đằng trả lại 01 bộ ĐHKK SUMIKURA model APS/APO-120 do không đảm bảo chất lượng.
  • Xử lý kế toán: Lập Biên bản trả lại hàng (Biểu 2.15) có chữ ký của Giám đốc Nguyễn Hải Triều; lập Phiếu nhập kho PN00561 ghi nhận Nợ TK 531 / Có TK 632 số tiền 4.818.000 đồng; ghi Sổ chi tiết TK 531 (Biểu 2.17) và điều chỉnh giảm trừ công nợ phải thu trên TK 131.
• Kế toán giá vốn hàng bán (TK 632):
  • Theo dõi chi tiết giá vốn theo từng phiếu xuất cho các đơn vị: HTX TM Nam Đồng, Công ty Kinh Bắc, Công ty TNHH TM Trường Phát, Công ty TNHH Thuận Thành Phú, Ban QLDA công trình XD y tế Bắc Ninh, Công ty Cổ phần Bắc Hà...
  • Cuối tháng thực hiện kết chuyển tổng giá vốn hàng bán sang TK 911 (Biểu 2.18, Biểu 2.19).
• Kế toán chi phí bán hàng (TK 641) và Chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642):
  • Chi phí bán hàng (TK 641): Tập hợp trên Bảng tổng hợp chi phí bán hàng (Biểu 2.20) và Sổ Cái TK 641 (Biểu 2.21) với các khoản mục: Lương nhân viên bán hàng (21.000.000 đồng), Chi phí phô tô tài liệu đồ dùng (1.000.000 đồng), Khấu hao TSCĐ (3.056.000 đồng), Thuê xe giao hàng (3.094.000 đồng), Tiếp khách (808.600 đồng), Mua điện (339.750 đồng), Chi phí bằng tiền khác (570.000 đồng). Tổng chi phí kết chuyển sang TK 911 cuối tháng là 30.750.000 đồng.
  • Chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642): Tập hợp trên Biểu 2.22 và Sổ Cái TK 642 (Biểu 2.23) gồm các tiểu khoản: TK 6421 (Lương nhân viên quản lý: 18.000.000 đồng hoặc 25.654.000 đồng theo bảng lương), Chi phí vật liệu (4.000.000 đồng), Chi phí đồ dùng văn phòng (515.200 đồng), Khấu hao TSCĐ (2.000.000 đồng hoặc 2.562.000 đồng), Thuế/phí/lệ phí (13.000.000 đồng), Dịch vụ mua ngoài (65.800 đồng), Chi phí khác bằng tiền (2.800 đồng). Tổng phát sinh kết chuyển sang TK 911 là 51.952.000 đồng.
• Kế toán xác định kết quả kinh doanh:
  • Tập hợp toàn bộ Doanh thu thuần (TK 511 kết chuyển sau khi trừ TK 531), Giá vốn hàng bán (TK 632), Chi phí bán hàng (TK 641) và Chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642) vào bên Nợ và bên Có của TK 911 (Biểu 2.24).
  • Kết chuyển chênh lệch lãi/lỗ sang TK 421 - Lợi nhuận chưa phân phối (Biểu 2.26).

Chương 3: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh của Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Huy Nguyên

Dựa trên thực trạng khảo sát, tác giả đưa ra các đánh giá và nhóm giải pháp hoàn thiện công tác kế toán:

• Đánh giá thực trạng:
  • Ưu điểm: Tổ chức bộ máy tinh gọn; áp dụng hình thức Nhật ký chung rõ ràng; thực hiện đối chiếu công nợ và quản lý quy trình xuất kho qua nhiều bước kiểm soát chặt chẽ.
  • Tồn tại cần khắc phục: Việc hạch toán hàng tồn kho còn đơn giản; chưa trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo đúng quy định; công tác theo dõi doanh thu nội bộ và chi phí giữa Tổng công ty và chi nhánh còn chưa được phân tách rõ ràng; hệ thống chứng từ một số khâu còn có sự trùng lặp.
• Các giải pháp hoàn thiện đề xuất:
  1. Hoàn thiện phương pháp kế toán hàng tồn kho: Cải tiến phương pháp tính giá xuất kho và quản lý chi tiết nhập - xuất - tồn theo từng lô hàng, model điều hòa.
  2. Hoàn thiện kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Định kỳ cuối kỳ kế toán năm hoặc quý, tiến hành đánh giá lại giá trị thuần có thể thực hiện được của các lô hàng điều hòa model cũ, trích lập dự phòng vào chi phí giá vốn để phản ánh trung thực giá trị tài sản.
  3. Hoàn thiện kế toán doanh thu nội bộ: Xây dựng quy chế hạch toán rõ ràng về giá điều chuyển, phương thức thanh toán và ghi nhận doanh thu nội bộ giữa Tổng công ty tại TP. Hồ Chí Minh và Chi nhánh Hà Nội.
  4. Một số kiến nghị khác: Nâng cấp phần mềm kế toán, chuẩn hóa quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán công nợ và hoàn thiện hệ thống sổ kế toán chi tiết.

Kết quả và đóng góp

• Kết quả thực tiễn: Khóa luận đã mô tả và hệ thống hóa toàn bộ chu trình kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh thực tế tại Công ty TNHH TMDV Huy Nguyên trong tháng 05/2010. Tác giả đã trích xuất và phân tích đầy đủ hệ thống 26 biểu mẫu chứng từ, sổ sách kế toán (từ Biểu 2.1 đến Biểu 2.26) và 3 sơ đồ nghiệp vụ thực tế.
• Hệ thống hóa số liệu chi phí và kết quả: Phản ánh chi tiết cơ cấu chi phí thực tế phát sinh trong kỳ của doanh nghiệp thương mại điều hòa không khí:

Khoản mục chi phí / Kết quả	Tài khoản theo dõi	Số tiền phát sinh trong kỳ (VNĐ)
Chi phí lương nhân viên bán hàng	TK 641 (tiểu khoản lương)	21.000.000
Khấu hao TSCĐ bộ phận bán hàng	TK 641 (tiểu khoản khấu hao)	3.056.000
Chi phí thuê xe giao hàng	TK 641 (dịch vụ mua ngoài)	3.094.000
Tổng kết chuyển chi phí bán hàng	TK 641 -> TK 911	30.750.000
Tổng kết chuyển chi phí quản lý DN	TK 642 -> TK 911	51.952.000
Giá trị hàng bán bị trả lại	TK 531	4.818.000
Kết chuyển lợi nhuận chưa phân phối	TK 911 -> TK 421	107.946.000 (theo sổ tổng hợp)

• Đóng góp của nghiên cứu: Đưa ra các đề xuất cụ thể gắn liền với đặc thù phân phối điều hòa không khí nhập khẩu, đặc biệt là kiến nghị về trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và hoàn thiện hạch toán doanh thu nội bộ giữa Chi nhánh và Tổng công ty.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

• Hạn chế: Nghiên cứu được thực hiện tại một đơn vị chi nhánh cụ thể (Chi nhánh Hà Nội của Công ty TNHH TMDV Huy Nguyên), số liệu khảo sát thực tế tập trung vào dữ liệu kế toán tháng 05/2010 nên chưa phản ánh được toàn diện biến động doanh thu, chi phí theo tính chất mùa vụ trong cả năm tài chính của ngành kinh doanh máy điều hòa nhiệt độ.
• Hướng nghiên cứu tiếp:
  • Mở rộng phạm vi nghiên cứu sang chu kỳ kinh doanh trọn vẹn của năm tài chính để phân tích sâu hơn ảnh hưởng của mùa cao điểm tiêu thụ điều hòa không khí đến dòng tiền và chi phí.
  • Nghiên cứu mô hình kết nối dữ liệu kế toán thời gian thực giữa mạng lưới chi nhánh và Tổng công ty thông qua giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp hợp nhất (ERP).

Giá trị tham khảo

• Đối tượng thụ hưởng:
  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp tại các trường đại học khối kinh tế đang thực hiện chuyên đề hoặc khóa luận tốt nghiệp về đề tài bán hàng và xác định kết quả kinh doanh.
  • Kế toán viên, kiểm soát viên nội bộ tại các doanh nghiệp thương mại hoạt động theo mô hình chi nhánh phân phối hàng tiêu dùng, máy móc, điện lạnh nhập khẩu.
• Nội dung tham khảo giá trị: Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán thực tế (Phiếu đề nghị xuất kho kiêm phiếu xuất kho, Hóa đơn GTGT, Thẻ kho, Bảng kê mua vào, Sổ chi tiết bán hàng, Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái các tài khoản 131, 156, 531, 632, 641, 642, 911, 421) và quy trình luân chuyển chứng từ kiểm soát nội bộ 8 bước xuất kho.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH TMDV Huy Nguyên kinh doanh những dòng sản phẩm điều hòa nào và thương hiệu nào là chủ đạo?
Công ty là đơn vị độc quyền phân phối điều hòa không khí thương hiệu SUMIKURA (sản phẩm liên doanh giữa APPOLO và MIFUJI - Nhật Bản, sản xuất nguyên chiếc tại Malaysia) cùng thiết bị vệ sinh APPOLLO. Các dòng điều hòa chủ lực gồm: loại treo tường (APS/APO-092, APS/APO-H092 công suất 9.000 BTU/h), loại tủ đứng (APF/APO-280, APF/APO-H280 công suất 28.000 BTU/h), loại âm trần cassette (APC/APO-280 công suất 28.000 BTU/h) và loại áp trần (APL/APO-280 công suất 28.000 BTU/h).

2. Công ty áp dụng các phương thức bán hàng và hình thức ghi sổ kế toán nào?
Công ty áp dụng hai phương thức bán hàng là bán buôn (bán buôn qua kho theo hình thức bán trực tiếp và bán buôn vận chuyển thẳng) và bán lẻ (thu tiền trực tiếp). Hình thức ghi sổ kế toán áp dụng tại doanh nghiệp là hình thức Nhật ký chung trên hệ thống máy tính theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC.

3. Quy trình xuất kho hàng hóa tại Công ty Huy Nguyên gồm bao nhiêu bước?
Quy trình xuất kho được thực hiện qua 8 bước: (1) Thủ kho nhận lệnh giao hàng -> (2) Lập phiếu xuất kho 4 liên -> (3) Ban Giám đốc phê duyệt -> (4) Thủ kho đối chiếu và xuất hàng -> (5) Đại diện nhận hàng ký xác nhận -> (6) Bảo vệ kiểm tra cổng và ghi sổ theo dõi -> (7) Chuyển 2 liên chứng từ về phòng kế toán -> (8) Kế toán và thủ kho định kỳ đối chiếu, quyết toán số liệu xuất - nhập - tồn.

4. Trong giai đoạn nghiên cứu, doanh nghiệp phát sinh khoản giảm trừ doanh thu nào và được hạch toán ra sao?
Từ năm 2005 đến thời điểm khảo sát, công ty chỉ phát sinh khoản hàng bán bị trả lại (theo dõi trên TK 531). Nghiệp vụ thực tế phát sinh khi Công ty Bạch Đằng trả lại 01 bộ điều hòa SUMIKURA model APS/APO-120 giá trị 4.818.000 đồng do không đảm bảo chất lượng. Doanh nghiệp lập Biên bản trả lại hàng, Phiếu nhập kho PN00561, định khoản Nợ TK 531 / Có TK 632 và ghi sổ chi tiết TK 531, đồng thời đối trừ công nợ khách hàng trên TK 131.

5. Tác giả đã đề xuất những giải pháp cụ thể nào tại Chương 3 để hoàn thiện công tác kế toán của công ty?
Tác giả đề xuất 4 nhóm giải pháp trọng tâm: (1) Hoàn thiện phương pháp hạch toán và tính giá hàng tồn kho; (2) Thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho định kỳ cho các mặt hàng tồn đọng/mẫu cũ; (3) Hoàn thiện quy chế và phương pháp kế toán ghi nhận doanh thu nội bộ giữa Chi nhánh Hà Nội và Tổng công ty tại TP. Hồ Chí Minh; (4) Chuẩn hóa quy trình chứng từ, quản lý công nợ và nâng cấp phần mềm kế toán.

Kết luận

Chuyên đề tốt nghiệp của tác giả Hoàng Bích Ngọc đã phản ánh toàn diện thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Huy Nguyên theo hình thức Nhật ký chung. Nghiên cứu cung cấp hệ thống dẫn chứng cụ thể từ chứng từ gốc, sổ kế toán chi tiết đến sổ tổng hợp các tài khoản doanh thu, giá vốn, chi phí và lợi nhuận phát sinh trong tháng 05/2010. Các giải pháp hoàn thiện về dự phòng giảm giá hàng tồn kho và kế toán doanh thu nội bộ có tính ứng dụng thiết thực đối với công tác quản trị tài chính tại các doanh nghiệp thương mại phân phối hiện nay.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH TMDV HUY NGUYÊN 1. Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty TNHH TMDV Huy Nguyên. Hoạt động bán hàng chủ yếu của Công ty là bán buôn và bán lẻ đưa các sản phẩm của mình vào thị trường thông qua sự maketing của nhân viên kinh doan và nhân viên phòng dự án gồm 10 người có nhiệm vụ phát triển thị trường và triển khai đưa các sản phẩm của Công ty ra toàn bộ thị trường miền bắc. Thông qua các đơn đặt hàng của các đại lý phân phối, các cửa hàng, dự án, khách hàng có ký hợp đồng kinh tế.

Danh mục hàng hoá của Công ty TNHH TMDV Huy Nguyên. Chi nhánh tại Hà Nội của Công ty không cần nhập khẩu trực tiếp hàng mà nhận hàng từ Tổng công ty trong thành phố Hồ Chí Minh gửi ra. Công ty bán phân phối cho các đại lý trên địa bàn Hà Nội và khắp khu vực phía Bắc. Và có thể bán trực tiếp cho khách lẻ nếu có yêu cầu của khách hàng.

* Sản phẩm của Công ty: Điều hòa không khí SUMIKURA – Sản phẩm của tập đoàn APPOLO liên doanh với MIFUJI - JAPAN là một thương hiệu mới trên thị trường Việt Nam. Điều hòa SUMIKURA được sản xuất tại Malaixia và được nhập khẩu nguyên chiếc do Công ty Huy Nguyên độc quyền phân phối. Điều hòa SUMIKURA có nhiều loại được phân loại theo công suất: + 9.000 BTU/h 3 Trường ĐH KTQD Chuyên đề thực tập tốt nghiệp +28.000 BTU/h Các máy công suất như trên với hai loại: 1 chiều và 2 chiều sẽ đáp ứng đầy đủ nhu cầu sử dụng của mọi gia đình, nhà hàng và các văn phòng loại nhỏ. Model các loại như sau: ĐIỀU HÒA SUMIKURA LOẠI TREO TƯỜNG (Hai cục một chiều lạnh) Model Công suất (BTU/h) APS/APO - 092 9.000 ĐIỀU HÒA SUMIKURA LOẠI TREO TƯỜNG (Hai cục hai chiều nóng lạnh) Model Công suất (BTU/h) APS/APO - H092 9.000 4 Trường ĐH KTQD Chuyên đề thực tập tốt nghiệp ĐIỀU HÒA SUMIKURA LOẠI TỦ ĐỨNG (Hai cục một chiều lạnh) Model Công suất (BTU/h) APF/APO - 280 28.000 ĐIỀU HÒA SUMIKURA LOẠI TỦ ĐỨNG (Hai cục hai chiều lạnh) Model Công suất (BTU/h) APF/APO – H280 28.000 ĐIỀU HÒA SUMIKURA ÂM TRẦN CASSETTE (Hai cục một chiều lạnh) Model Công suất (BTU/h) APC/APO - 280 28.000 5 Trường ĐH KTQD Chuyên đề thực tập tốt nghiệp ĐIỀU HÒA SUMIKURA LOẠI ÁP TRẦN (Hai cục một chiều lạnh) Model Công suất (BTU/h) APL/APO - 280 28.

Thị Trường của Công ty TNHH TMDV Huy Nguyên. Công ty TNHH TMDV Huy Nguyên nói chung và của Chi nhánh Công ty tại Hà Nội nói riêng là chuyên phân phối các sản phẩn máy điều hoà không khí mang thương hiệu SUMIKURA và các sản phẩm thiết bị vệ sinh cao cấp thương hiệu APPOLLO cho toàn bộ thị trường miền bắc. Kể từ khi thành lập Công ty đã đưa sản phẩm của mình có mặt trên khắp mọi miền của đất nước. Trong những năm gần đây sản phẩm của Công ty liên tục gia tăng về số lượng và nâng cao về chất lượng.

Chi nhánh đã trở thành bộ phận chính của Công ty 1. Phương thức bán hàng của Công ty TNHH TMDV Huy Nguyên. Công ty chỉ áp dụng hai hình thức bán hàng là hình thức bán buôn và bán lẻ: 1. Bán buôn Trong hình thức bán buôn, công ty bán buôn theo hai phương thức: bán buôn qua kho theo hình thức bán hàng trực tiếp và bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng.

Bán buôn là phương thức bán hàng chủ yếu của công ty vì phương thức này giúp cho công ty tiêu thụ hàng hoá với số lương lớn, tránh hiện tượng thất thoát và thu hồi vốn nhanh, ít có hiện tượng ứ đọng vốn hay khách hàng nợ nần dây dưa chiếm dụng vốn của công ty. Bán buôn thường 6 Trường ĐH KTQD Chuyên đề thực tập tốt nghiệp dựa vào chứng từ là hợp đồng kinh tế đã kí hoặc đơn đặt hàng của khách hàng vì theo phương thức này, hoat động kinh doanh của công ty có cơ sở vững chắc về pháp lý, mặt khác công ty có thể chủ động lập kế hoạch mua và bán hàng tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kinh doanh của công ty Hiện nay công ty không áp dụng chiết khấu bán hàng. Mức giá bán giới hạn trong khoảng nhất định do phòng kinh doanh đưa ra. Khi khách hàng mua hàng với số lượng lớn thì có thể áp dụng phương pháp giảm giá để khuyến khích khách hàng mua nhiều.

Về phương thức thanh toán, công ty săn sàng chấp nhận mọi phương thức thanh toán của khác hàng, thanh toán bằng tiền mặt, séc chuyển khoản, ngân phiếu và ngoại tệ. Bán lẻ Hiện nay công ty chỉ áp dụng hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp. Nhân viên bán hàng thu tiền và trực tiếp giao hàng cho khách hàng. Hàng ngày, thủ kho phải lập báo cáo bán hàng để đua lên phòng kế toán kèm theo báo cáo quỹ tiền mặt và lênh giao hàng 1.

Quy trình xuất kho hàng hoá + Bước 1: Thủ kho nhận lệnh giao hàng (lệnh giao hàng được lập theo mẫu số 01/SKT) + Bước 2: Lập phiếu xuất kho Thủ kho sau khi đã kiểm tra tính hợp lệ của lệnh giao hàng sẽ lập lệnh xuất kho. Trên phiếu xuất kho phải ghi rõ chính xác tên từng loại hàng và số lượng theo yêu cầu xuất trên lệnh giao hàng vào cột “ số lượng theo yêu cầu”. 7 Trường ĐH KTQD Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Phiếu xuất kho được lập thành 4 liên: 1 liên lưu tại quyển (thủ kho giữ và vào sổ), 1 liên chuyển cho khách hàng, 1 liên chuyển cho kế toán, 1 liên chuyển về đơn vị báo cấp hàng. + Bước 3: Phê duyệt xuất kho.

Phiếu xuất kho được chuyển lên cho những người có thẩm quyền phê duyệt. Nếu ban giám đốc không phê duyệt thì chuyển cho thủ kho kiểm tra lại. Nếu phê duyệt ban giám đốc kí vào giấy xuất kho + Bước 4: thủ kho xuất hàng Căn cứ vào phiếu xuất kho đã được phê duyệt, thủ kho tiến hành xuất hàng và ghi số lượng thực vào cột “ số lượng thực xuất” thủ kho phải đối chiếu và kiểm tra khớp đúng thông tin thực tế với thông tin đã được cung cấp trên lệnh giao hàng về người nhận hàng mới được xuất hàng. Người nhận hàng có thể là lái xe vận chuyển hoặc đại diện khách mua hàng.+Bước 5: Đại diện nhận hàng ký xác nhận: đã nhận đủ số hàng vào phiếu xuất kho.

+Bước 6: Bảo vệ kiểm tra hàng hoá khi xe ra cổng và kí nhận vào giấy xuất kho đồng thời phải vào sổ theo dõi hàng hoá ra vào cổng. +Bước 7: Chuyển chứng từ cho kế toán: hai liên phiếu xuất kho sẽ được chuyển về cho kế toán bao gồm 1 quyển cho kế toán đơn vị, 1 quyển liên chuyển cho kế toán của đơn vị báo cấp hàng để theo dõi công nợ. + Bước 8: Quyết toán công việc. Kế toán và thủ kho thường xuyên đối chiếu để đảm bảo hàng hoá nhập xuất, tồn đầy đủ và chính xác.

Đầu kỳ lập và gửi báo cáo lên ban giám đốc. 8 Trường ĐH KTQD Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Quá trình bán hàng của Công ty thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1.1: Quá trình đặt hàng - giao hàng Kiểm tra (7) Dvụ chăm sóc KH sau bán hàng Khách hàng có nhu cầu (1) NVKD, dự án Kế toán Giám đốc tiếp nhận thông tin(2) kiểm tra (3) ký duyệt (4) Thủ kho xuất Lái xe hàng (5) Giao hàng (6) (1) Khách hàng (đại lý, cửa hàng, các công trình .) khi có nhu cầu mua hàng giao tại kho hoặc tại địa chỉ khách hàng yêu cầu thì nhất thiết phải có đơn đặt hàng và gửi về Công ty qua điện thoại, fã, hoặc nhân viên kinh doanh trực tiếp quản lý. (2) Nhân viên kinh doanh: Sau khi có đơn đặt hàng của khách hàng nhân viên kinh doanh có trách nhiệm điền đầy đủ thông tin của khách hàng và phải được ký xác nhận của khách hàng. Chậm nhất 24 tiếng phải nộp về cho kế toán bán hàng Công ty.

9 Trường ĐH KTQD Chuyên đề thực tập tốt nghiệp (3) Kế toán bán hàng: kết hợp với khách hàng kiểm tra lại đơn đặt hàng, xác định số lượng, chủng loại, địa điểm thời gian giao hàng, thông tin người nhận. Kiểm tra và hoàn thành thủ tục để xuất hàng. (4) Giám đốc chi nhánh: xem xét các đơn hàng, ký duyệt đơn hàng. Đối với những đơn hàng không nằm trong chính sách được bán hàng phải báo cáo với lãnh đạo công ty để xin ý chỉ đạo giải quyết đơn hàng.

(5) Thủ kho: Sau khi nhận được lệnh điều hàng của kế toán bán hàng phải kiểm tra tính hợp lý của hàng hoá và địa chỉ giao hàng, viết biên bản giao nhận hàng hoá, phiếu xuất kho, sau khi kiểm tra nếu thấy thời gian giao hàng không đảm bảo thì phải báo ngay cho kế toán bán hàng để cùng nhau có hướng giải quyết. Hướng dẫn lái xe đi giao hàng. (6) Lái xe: Tiếp nhận biên bản giao nhận, kiểm tra số lượng hàng trên chứng từ và thực tế trên xe. Kiểm tra lại địa chỉ giao hàng và người nhận hàng.

Sau khi giao nhận để khách hàng ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu (nếu có) trên biên bản giao nhận hàng hoá. Nộp lại biên bản giao nhận hàng hoá cho thủ kho ngay sau khi về kho để tiếp tục vận chuyển tiếp theo. (7) Chăm sóc khách hàng: Kiểm tra lại xem khách hàng đã nhận hàng đúng số lượng, đúng chủng loại theo đơn hàng đã đặt hay chưa. Số lượng phiếu bảo hành có khớp với số lượng hàng hay không.

Thái độ phục vụ của lái xe, của nhân viên giao hàng của nhân viên kinh doanh có ân cần, nhiệt tình hay không 1.2 Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Huy Nguyên - Giám đốc Công ty: là người đứng đầu Công ty, chịu trách nhiệm trước Công ty và Nhà nước về mọi hoạt động kinh doanh của công ty. Giám đốc là người đại diện toàn quyền của Công ty trong mọi hoạt động kinh 10 Trường ĐH KTQD Chuyên đề thực tập tốt nghiệp doanh, có quyền ký kết hợp đồng kinh tế có liên quan tới mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, có quyền tổ chức bộ máy quản lý, lựa chọn, đề bạt, bổ nhiệm, bãi miễn, khen thưởng và kỷ luật cán bộ công nhân viên dưới quyền theo đúng chính sách pháp luật của Nhà nước và quy định của công ty. Chịu trách nhiệm về công ăn, việc làm, về đời sống vật chất và tinh thần và mọi quyền lợi hợp pháp khác cho cán bộ công nhân viên trong công ty.