CHƯƠNG I: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CP CƠ ĐIỆN VÀ XÂY DỰNG VIỆT NAM 1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty CP Cơ điện và Xây dựng Việt Nam. Nguyên vật liệu có nhiều loại, trong Công ty có công dụng kinh tế, nguồn gốc rất khác nhau, do đó để hạch toán tốt nguyên vật liệu Công ty phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu. Phân loại nguyên vật liệu là công việc sắp xếp các nguyên vật liệu có những đặc trưng giống nhau vào từng loại, từng nhóm theo các tiêu thức phân loại sau đây: - Theo công dụng - kinh tế Nguyên liệu, vật liệu chính: tham gia cấu thành thực thể công trình như xi măng, sắt… Nguyên liệu, vật liệu phụ: tham gia phục vụ cho quá trình sản xuất thi công như: sơn, vôi, đinh, phụ gia… Nhiên liệu: là vật liệu đặc biệt quan trọng như xăng, dầu… Phụ tùng sửa chữa thay thế nhằm khắc phục, thay thế cho máy móc thiết bị, phương tiện vận tải - Theo mối quan hệ với quá trình mua bán Vật liệu mua ngoài: thông qua hợp đồng để mua bán trao đổi (nguồn vật liệu chủ yếu) Vật liệu tự chế - Theo đặc trưng bảo quản, tính chất an toàn của vật liệu đối với môi trường và con người Vật liệu thông thường Vật liệu đặc biệt: vật liệu nổ, vật liệu hóa chất độc hại… - Theo đặc trưng vật chất, hình thái vật chất thể hiện Vật liệu rắn: cát, sỏi, sắt… ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- SV: Lê Thị Định -3- Lớp Kế Toán K41 Chuyên đề tốt nghiệp Viện Kiểm toán – Kế toán – Đại học KTQD ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- Vật liệu lỏng: xăng, dầu… Vật liệu khí, hơi ga - Theo phương thức bảo quản Vật liệu được bảo quản trong kho kín (xi măng, sắt thép, hóa chất…) Vật liệu được bảo quản trong kho hở, ngoài trời: cát, sỏi… - Theo nguồn gốc nơi sản xuất Vật liệu sản xuất trong nước Vật liệu ngoại nhập Về việc tính giá nguyên vật liệu, Công ty Cổ phần cơ điện và xây dựng Việt Nam sử dụng phương pháp tính giá theo phương pháp trực tiếp (phương pháp đích danh).
Theo phương pháp này giá vật liệu xuất được xác định theo giá thực tế của từng lô hàng (từng loại vật liệu) giữ nguyên từ lúc nhập vào đến khi xuất dùng, khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế đích danh của vật liệu đó. Về việc hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, Công ty Cổ phẩn cơ điện và xây dựng Việt Nam thực hiện phương pháp kê khai thường xuyên. Theo phương pháp này kế toán theo dõi và phản ánh một cách thường xuyên, liên tục tình hình nhập - xuất, tồn kho nguyên vật liệu hàng hóa, sản phẩm dở dang, thành phẩm trên sổ kế toán. Sau mỗi lần phát sinh nghiệp vụ mua (nhập) hoặc bán (xuất dùng) kế toán dùng các tài khoản phản ánh số liệu hiện có, tình hình biến động, tăng giảm của nguyên vật liệu, hàng hóa, sản phẩm dở, thành phẩm… của Công ty.
Tất cả các hóa đơn chứng từ gắn liền với quá trình vận hành doanh nghiệp đều được kế toán ghi vào sổ hàng ngày và thường xuyên cập nhật phần mềm kế toán. Công ty thực hiện theo phương pháp này nên Công ty luôn biết được quá trình sản xuất, hàng hóa vật liệu tồn kho của mình. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- SV: Lê Thị Định -4- Lớp Kế Toán K41 Chuyên đề tốt nghiệp Viện Kiểm toán – Kế toán – Đại học KTQD ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1. Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty CP Cơ điện và Xây dựng Việt Nam.
Các phương thức h́ ình thành nguyên vật liệu của Công ty CP cơ điện và Xây dựng Việt Nam. Do công ty có nhiều dự án, công trình nằm rải rác trên toàn quốc vì thế kế hoạch mua sắm của công ty là rất khó, vì vậy kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu phải có sự kết hợp giữa các phòng ban và có kế hoạch lâu dài. Nguyên vật liệu của công ty là loại dễ mua, dễ kiếm nguồn hàng cung cấp trên thị trường. - Đối với công tác thu mua nguyên vật liệu.
Công ty có một đội ngũ cán bộ thu mua hoạt bát, nhanh nhẹn, nắm bắt được giá cả trên thị trường, đảm bảo cung cấp đủ nguyên vật liệu phục vụ cho công tác xây dựng thông qua đầy đủ hoá đơn, chứng từ, đảm bảo chất lượng chủng loại, đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty không bị ngừng trệ, không lãng phí vốn và dự trữ vật liệu tồn kho không cần thiết. Ở Công ty, kế hoạch thu mua nguyên vật liệu được xây dựng dựa trên kế hoạch sản xuất (do phòng kế hoạch dự toán) đồng thời dựa trên định mức tiêu hao vật liệu cho từng loại sản phẩm. Do vậy hàng tháng, quý căn cứ vào khả năng hợp đồng của Công ty giữa thu mua vật tư phục vụ kịp thời cho thi công. Trên cơ sở nhu cầu vật tư được xét duyệt và kế hoạch của tháng, quý, phòng kế hoạch dự toán tìm kiếm nguồn cung cấp thích hợp, đảm bảo nguyên vật liệu đúng chất lượng đủ về số lượng, hợp lý về giá cả.
- Nguồn cung cấp nguyên vật liệu. Do đó vấn đề mua sản phẩm ở đâu và như thế nào đó cũng là vấn đề cần quan tâm ở Công ty, vì nếu nơi cung cấp nguyên vật liệu của Công ty ở xa ngoài những chi phí chung như nhà kho, bến bãi Công ty phải trả khoản chi phí vận chuyển, nếu ở gần thì chi phí vận chuyển thấp, giá thành của sản ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- SV: Lê Thị Định -5- Lớp Kế Toán K41 Chuyên đề tốt nghiệp Viện Kiểm toán – Kế toán – Đại học KTQD ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- phẩm thấp, sản phẩm được khách hàng tin dùng được nhiều lợi nhuận và thu nhập bình quân đầu người cao, tạo nhiều công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên. Còn nếu chi phí vận chuyển, cộng các chi phí liên quan cao thì nó sẽ đội giá thành của các công trình lên, công ty không đủ sức cạnh tranh với thị trường về giá cả thì dẫn đến tình trạng Công ty không được khách hàng tin dùng, dẫn đến lợi nhuận giảm và thu nhập bình quân người/tháng giảm xuống.Vì vậy Công ty đã có những hợp đồng dài hạn với những công ty chuyên cung cập cho xây dựng như Công ty cổ phần Gang thép Thái Nguyên, Công ty xi măng lusk và những công ty vật liệu khác. Việc này cũng tránh được hiện tượng giá nguyên vật liệu trên thị trường thay đổi và biến động khi khan hiếm.
Với những khách hàng thường xuyên có có ký các hợp đồng mua bán, Công ty chủ yếu áp dụng theo phương thức mua hàng trả chậm, đôi khi mua theo phương thức trả tiền ngay. Theo quy định của Công ty, khi mua nguyên vật liệu yêu cầu cần phải có hoá đơn GTGT kèm theo, trong ít trường hợp mua của cá nhân không có hoá đơn đỏ thì người bán phải viết giấy biên nhận ghi rõ loại vật liệu mua về, số lượng, đơn giá, thành tiền. Ngoài những đơn vị bạn hàng kể trên, Công ty còn có quan hệ mua bán với một số bạn hàng khác. Tuy nhiên, các lô hàng nhỏ không đòi hỏi lượng và số lượng nguyên vật liệu nhiều mà lại có sẵn trên thị trường thì trước khi tiến hành xây dựng Công ty sẽ mua ngoài thị trường.Các phương thức sử dụng nguyên vật liệu của Công ty cổ phần Cơ điện và Xây dựng Việt Nam.
Ở Công ty cổ phần Cơ điện và Xây dựng Việt Nam, nguyên vật liệu xuất kho chủ yếu sử dụng để xây dựng các công trình, đáp ứng được tiến độ thi công. Bởi vậy kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu phải phản ánh kịp thời theo từng xí nghiệp, đội xây dựng công trình, tới trong công ty, đảm bảo ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- SV: Lê Thị Định -6- Lớp Kế Toán K41 Chuyên đề tốt nghiệp Viện Kiểm toán – Kế toán – Đại học KTQD ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- chính xác chi phí nguyên vật liệu trong toàn bộ chi phí sản xuất. Công ty đã xây dựng được hệ thống định mức sử dụng tiết kiệm vật liệu. Nhờ đó vật liệu được xuất đúng mục đích sản xuất và quản lý dựa trên định mức vật liệu định trước.
Khi có nhu cầu về vật liệu thì các bộ phận sử dụng làm phiếu xin cấp vật tư gửi lên phòng kế hoạch dự toán. Sau khi xem xét tính hợp lý, hợp lệ của nhu cầu sử dụng vật liệu, phòng đầu tư xây dựng xét duyệt. Bằng cách đó vẫn có thể cung cấp kịp thời, đầy đủ mà tránh được tính trạng hao hụt, mất mát lãng phí vật liệu. Hệ thống kho tàng, bến, bãi chứa đựng nguyên vật liệu của Công ty cổ phần Cơ điện và Xây dựng Việt Nam Công ty đã xây dựng hệ thống kho tàng hợp lý, khoa học, bảo quản hợp lý theo tính năng, công dụng của từng loại vật tư.
Hệ thống kho tàng rộng, thoáng, cao tránh cho nguyên liệu hư hỏng, thuận tiện cho việc nhập, xuất và kiểm kê vật liệu để nguyên vật liệu được phản ánh trung thực về mặt số lượng và giá trị. Để phục vụ cho yêu cầu của công tác hạch toán và quản lý nguyên vật liệu công ty đã phân loại nguyên vật liệu một cách khoa học. Yêu cầu đối với thủ kho ngoài những kiến thức ghi chép ban đầu, còn phải có những hiểu biết nhất định các loại nguyên vật liệu của ngành xây dựng cơ bản để kết hợp với kế toán vật liệu ghi chép chính xác việc nhập, xuất bảo quản nguyên vật liệu trong kho. Ngoài ra công ty còn bố trí thuê những bãi dự trữ nguyên vật liệu phục vụ cho nhu cầu của từng công trình được tổ chức ngay dưới chân của từng công trình và chỉ dự trữ một lượng vừa đủ cho công trình đó.
Công ty bảo quản vật liệu trong bãi dự trữ theo mỗi công trình nhằm giữ cho vật liệu không bị hao hụt thuận lợi cho việc tiến hành thi công xây dựng. Công ty xác định mức dự trữ cho thi công, định mức hao hụt, hợp lý trong quá trình vận chuyển bảo quản dựa trên kế hoạch sản xuất do phòng kinh tế - kế hoạch dự toán đưa ra. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- SV: Lê Thị Định -7- Lớp Kế Toán K41 Chuyên đề tốt nghiệp Viện Kiểm toán – Kế toán – Đại học KTQD ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1. Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công ty CP Cơ điện và Xây dựng Việt Nam.