CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ VỚI VIỆC TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ HOẠT ðỘNG KINH DOANH TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1. BẢN CHẤT, KHÁI NIỆM, YÊU CẦU VÀ NHIỆM VỤ TỔ CHỨC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ 1. Bản chất kế toán quản trị * Kế toán - một hệ thống thông tin quản trị Hệ thống là một tổng thể bao gồm nhiều bộ phận khác nhau có mối liên hệ tác ñộng qua lại với nhau, ñược sắp xếp theo một trật tự nhất ñịnh nhằm tạo thành một chỉnh thể thống nhất, có khả năng thực hiện một số chức năng hoặc mục tiêu nhất ñịnh [26, tr14]. Với ý nghĩa ñó, Doanh nghiệp (DN) là một hệ thống, nếu xem xét theo chức năng hoạt ñộng nó bao gồm: hệ thống quyết ñịnh, hệ thống tác nghiệp và hệ thống thông tin.
Trong ñó, hệ thống thông tin thực hiện mối liên hệ giữa hệ thống quyết ñịnh và hệ thống tác nghiệp, ñảm bảo cho chúng vận hành một cách thuận tiện ñể ñạt ñược các mục tiêu ñã ñề ra. Bên cạnh ñó, hệ thống thông tin của DN còn có chức năng thu thập và trao ñổi thông tin nội bộ với môi trường bên ngoài. Các Hệ Hệ Hệ Sản nguồn thống thống thống phẩm, lực quyết thông tác dịch ñịnh tin nghiệp vụ Thông tin bên ngoài Sơ ñồ 1. Mối quan hệ giữa các hệ thống trong DN 9 Hoạt ñộng sản xuất kinh doanh của các DN rất da dạng và phong phú, do vậy hệ thống thông tin của doanh nghiệp cũng ñược phân thành các hệ thông tin theo từng lĩnh vực, từng chức năng quản trị, nhằm cung cấp thông tin trợ giúp cho quá trình ra quyết ñịnh ở mỗi lĩnh vực, mỗi hoạt ñộng.
Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp thường bao gồm các hệ thống thông tin con: - Hệ thống thông tin thị trường - Hệ thống thông tin sản xuất - Hệ thống thông tin tài chính - Hệ thống thông tin nhân sự - Hệ thống thông tin kế toán Các hệ thống thông tin con có mối liên hệ mật thiết với nhau, hỗ trợ và chia sẻ thông tin với nhau, chia sẻ các nguồn lực của hệ thống. ðặc biệt, các hệ thống con ở trên ñều có mối quan hệ mật thiết với hệ thống thông tin kế toán. Các hệ thống thông tin ñều phải huy ñộng và sử dụng nhiều loại tài sản khác nhau trong quá trình hoạt ñộng, trong khi ñó tài sản là ñối tượng của kế toán. Do vậy, ñể cung cấp thông tin phục vụ hoạt ñộng quản trị của DN, hệ thống thông tin kế toán cần phải dựa vào thông tin từ các hệ thống thông tin con khác cung cấp.
Hệ thống thông tin kế toán có tầm quan trọng ñặc biệt ñối với các nhà quản trị trong việc ñưa ra các quyết ñịnh kinh doanh, các quyết ñịnh này có ảnh hưởng ñến toàn bộ doanh nghiệp [1, tr 139-173]. *Kế toán quản trị (KTQT)- một bộ phận cấu thành hệ thống kế toán Kế toán ñã ra ñời từ rất lâu, nó tồn tại và phát triển qua các hình thái kinh tế xã hội. Cùng với sự phát triển của kinh tế hàng hóa, kế toán ngày càng hoàn thiện và phát triển cả về nội dung và hình thức, thực sự trở thành công cụ không thể thiếu ñược trong quản trị, kiểm tra, kiểm soát và ñiều hành các hoạt ñộng kinh tế tài chính của ñơn vị. Sự phát triển của kế toán gắn liền với sự phát triển nền kinh tế.
Khi nền kinh 10 tế phát triển, các phương pháp kế toán cũng thay ñổi và ngày càng hoàn thiện hơn. Các nghiên cứu ñã chỉ ra sự phát triển của kế toán chủ yếu là ñể phục vụ nhu cầu của kinh doanh và mục tiêu cuối cùng của kế toán là cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt ñộng ra các quyết ñịnh. Các hoạt ñộng của kế toán nhằm hướng tới việc cung cấp thông tin phục vụ cho việc ra quyết ñịnh, vì vậy nếu bỏ mục ñích cung cấp thông tin của kế toán thì hoạt ñộng kế toán hoàn toàn vô nghĩa [23, tr 12]. Nền sản xuất hàng hóa càng phát triển thì kế toán càng có vai trò quan trọng; nó vừa là công cụ quan trọng phục vụ cho quản trị, ñiều hành, kiểm soát ñáng tin cậy, vừa là một phân hệ quan trọng cấu thành nên hệ thống thông tin kinh tế tài chính của ñơn vị.
Chức năng của kế toán nói chung là cung cấp thông tin về hoạt ñộng kinh tế tài chính của một ñơn vị, một tổ chức cho các ñối tượng sử dụng thông tin, với 3 mục ñích cơ bản: (1) Cung cấp các báo cáo tài chính theo các chuẩn mực và các nguyên tắc ñã ñược quy ñịnh phục vụ cho các ñối tượng bên ngoài và bên trong ñơn vị, tổ chức; (2) Hoạch ñịnh các kế hoạch hoạt ñộng dài hạn và ngắn hạn của ñơn vị, tổ chức phục vụ các ñối tượng bên trong ñơn vị, tổ chức; (3) Kiểm soát kết quả các hoạt ñộng của ñơn vị, tổ chức phục vụ các ñối tượng bên trong ñơn vị, tổ chức [28, tr 8]. ðối tượng sử dụng thông tin kế toán rất ña dạng (các ngân hàng, cổ ñông, nhà cung cấp ñầu vào cho quá trình sản xuất kinh doanh, nhà quản trị các cấp trong DN,.) và nhu cầu thông tin mà kế toán phải cung cấp cũng rất khác nhau phụ thuộc vào mục ñích của người sử dụng thông tin. ðiều ñó ñã thúc ñẩy kế toán phát triển và cho ra ñời các loại kế toán khác nhau. Theo mục ñích cung cấp thông tin người ta phân chia thành KTTC và KTQT.
KTTC thực hiện mục ñích thứ nhất (1) là cung cấp các thông tin cho các ñối tượng sử dụng bên ngoài DN (chủ yếu) và các ñối tượng bên trong DN. Thông tin 11 KTTC cung cấp có ñặc ñiểm: là những thông tin chung nhất về tình hình tài chính, khả năng sinh lời, khả năng thanh toán của DN,. ñể ñáp ứng nhu cầu sử dụng của nhiều ñối tượng; là thông tin ñược cung cấp trên cơ sở chung, phải tuân thủ các nguyên tắc kế toán ñược chấp nhận. KTQT thực hiện mục ñích thứ (2) và (3) ñáp ứng nhu cầu thông tin của các ñối tượng bên trong DN (nhà quản trị các cấp).
KTQT cung cấp cho nhà quản trị DN về tình hình hoạt ñộng hàng ngày của DN, về tiến ñộ thực hiện các kế hoạch, các chi tiết về chi phí SXKD và giá thành SP,. Hệ thống KTQT có thể lập bất kể loại báo cáo nào mà nhà quản trị DN thấy cần thiết phục vụ cho hoạt ñộng ra quyết ñịnh của mình và không phải tuân thủ các nguyên tắc kế toán ñược chấp nhận chung. Từ hệ thống KTQT người ta có thể tách riêng bộ phận kế toán chuyên cung cấp thông tin về chi phí và giá thành của mỗi hoạt ñộng cụ thể trong DN thành kế toán chi phí (bộ phận quan trọng nhất của KTQT). * Thông tin kế toán quản trị với việc ra quyết ñịnh của nhà quản trị Trong quá trình ñiều hành hoạt ñộng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nhà quản trị luôn phải ñưa ra các quyết ñịnh khác nhau.
Ra quyết ñịnh là một chức năng cơ bản của nhà quản trị, ñồng thời cũng là nhiệm vụ khó nhăn và phức tạp nhất của họ. Tính phức tạp càng tăng thêm khi mà mỗi tình huống phát sinh ñều tồn tại không chỉ một hoặc hai mà nhiều phương án liên quan khác nhau ñòi hỏi nhà quản trị phải lựa chọn phương án tốt nhất. Ra quyết ñịnh tự thân nó không phải là một chức năng riêng biệt mà trong quá trình thực hiện các chức năng quản lý ñều ñòi hỏi phải ra quyết ñịnh. Do ñó thông tin KTQT thường phục vụ chủ yếu cho chức năng này.
ðể phục vụ cho việc ra quyết ñịnh, nhà quản trị cần thiết phải tập hợp và phân tích nhiều dạng thông tin khác nhau, trong ñó có thông tin do KTQT cung cấp, ñặc biệt là thông tin về chi phí có vai trò ñặc biệt quan trọng. Vấn ñề ñặt ra ở ñây là các thông tin ñược này phải ñược xử lý bằng các phương pháp như thế nào ñể phục vụ hiệu quả nhất cho việc ra quyết ñịnh của nhà quản trị. Quyết ñịnh của nhà quản trị 12 bao gồm hai loại: quyết ñịnh ngắn hạn và quyết ñịnh dài hạn. Quyết ñịnh ngắn hạn là những quyết ñịnh thường liên quan ñến một kỳ kế toán hoặc trong phạm vi thời hạn dưới một năm.
Hay nói cách khác các quyết ñịnh ngắn hạn ñược ñưa ra nhằm thỏa mãn các mục tiêu ngắn hạn của tổ chức. Các quyết ñịnh ngắn hạn phát sinh thường xuyên, liên tục trong quá trình ñiều hành doanh nghiệp, như các quyết ñịnh mua ngoài hay tự sản xuất một chi tiết sản phẩm hoặc chấp nhận hay từ chối ñơn ñặt hàng ñặc biệt, quyết ñịnh giá bán,. Quyết ñịnh dài hạn là những quyết ñịnh liên quan ñến quá trình ñầu tư vốn ñể phục vụ cho mục tiêu lâu dài của doanh nghiệp, ñây là các quyết ñịnh liên quan ñến vốn ñầu tư dài hạn cho mục ñích thu ñược lợi nhuận trong tương lai. Các quyết ñịnh dài hạn thường liên quan ñến việc ñầu tư vào tài sản cố ñịnh, mở rộng sản xuất, thay ñổi quy trình công nghệ, quyết ñịnh lựa chọn mua hay thuê máy móc, thiết bị,.
Vấn ñề ñặt ra là xác ñịnh các phương pháp thích hợp trong việc xử lý thông tin KTQT ñể phục vụ hiệu quả cho việc ra các quyết ñịnh. Phân tích thông tin thích hợp ñược ứng dụng cho cả quyết ñịnh ngắn hạn và dài hạn. ðặc biệt với quyết ñịnh ngắn hạn, lý thuyết thông tin thích hợp ñược sử dụng kết hợp với cách tính số dư ñảm phí trong báo cáo thu nhập ñược xem là một công cụ rất hữu hiệu. KTQT cũng giúp các nhà quản trị trong quá trình ra quyết ñịnh không chỉ bằng cách cung cấp các thông tin thích hợp, mà còn bằng cách vận dụng các kỹ thuật phân tích vào những tình huống khác nhau, ñể từ ñó nhà quản trị lựa chọn, làm cơ sở ra quyết ñịnh thích hợp nhất.
Phần lớn thông tin do KTQT cung cấp nhằm giúp các nhà quản trị DN ra quyết ñịnh. KTQT có vai trò cung cấp thông tin, soạn thảo các báo cáo dự toán hoạt ñộng sản xuất kinh doanh; báo cáo ño lường, ñịnh lượng kết quả hoạt ñộng sản xuất kinh doanh; báo cáo biến ñộng giữa kết quả thực tế với mục tiêu hay dự toán và những nguyên nhân gây lên sự biến ñộng ñó; báo cáo phân tích các phương án ñưa ra ñể lựa chọn; tư vấn cho nhà quản trị lựa chọn phương án, quyết ñịnh phù hợp và tối ưu. Như vậy, bản chất thông tin KTQT là hệ thống thông tin quản trị DN.