CHƯƠNG 1: NHUNG VAN DE CƠ BAN VE TO CHỨC CONG TÁC KE TOAN TRONG DOANH NGHIEP 1. Những van đề chung về tổ chức công tác kế toán 1. Khái quát về đơn vị kế toán 1. Khái niệm về đơn vị kế toán Đơn vị kế toán là đơn vị (bao gồm tổng công ty, công ty, doanh nghiệp, xí nghiệp, chi nhánh.) có thực hiện các nhiệm vụ kế toán như lập và xử lý chứng từ kế toán, mở tài khoản, ghi số kế toán, lập báo cáo tài chính, phải bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán và thực hiện các quy định khác về kế toán theo quy định của pháp luật.
Nguồn: Giáo trình tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán 1. Khái niệm tô chức công tác kế toán Kế toán đã được chứng minh là một nhu cầu tất yêu của mọi hoạt động kinh doanh — xã hội liên quan đến sản xuất hàng hóa và là một trong những công cụ quan trọng hỗ trợ quá trình quản lý kinh tế. Để đảm bảo cho kế toán thực sự được sử dụng như một công cụ hữu hiệu phục vụ cho công tác quản lý kinh tế thì van đề tổ chức công tác kế toán ở mỗi đơn vị kế toán phải được đặc biệt quan tâm. Tổ chức công tác kế toán (TCCTKT) được hiểu là việc sắp xếp và tổ chức các hoạt động kế toán một cách tốt nhất dé đáp ứng yêu cầu hoạt động và cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho công tác quản lý.
Cụ thể: Theo Luật Kế toán, "TCCTKT là việc tô chức thực hiện các chuẩn mực và chế độ kế toán dé phản ánh tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, chế độ bảo quản lưu giữ tài liệu kế toán, cung cap thông tin tài liệu kê toán và các nhiệm vụ khác của kê toán”. Các khái niệm về TCCTKT có những cách tiếp cận và giải thích khác nhau nhưng đều hướng tới việc sắp xếp, tổ chức các hoạt động kế toán một cách tối ưu nhằm thu nhận, xử lý, phân tích và cung cấp đầy đủ, kịp thời tài chính kinh tế, phục vụ cho công tác quản lý sản xuất kinh doanh cả ở quy mô vĩ mô và vi mô. Tổ chức kế toán còn bao gồm việc tô chức nhân sự kế toán theo phần hành kế toán cụ thể và thực hiện các phương pháp kế toán thích ứng với yêu cầu của công ty, nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Ý nghĩa của việc tổ chức công tác kế toán Kế toán là quá trình thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động.
Kế toán là một công cụ quản lý kinh tế quan trọng trong doanh nghiệp, giúp phản ánh và theo dõi toàn diện các hoạt động kinh tế, tài chính. Ngoài việc xác minh, kiểm soát các khoản thu chi tài chính, thu chi và thanh toán công nợ, nhân viên kế toán còn có nhiệm vụ phân tích thông tin, số liệu kế toán, hỗ trợ công tác quản lý, điều hành công ty. Kế toán cũng cung cấp thông tin số liệu theo quy định của pháp luật. Việc tối ưu hóa quy trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán là vô cùng quan trọng trong các doanh nghiệp, giúp cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời về tình trạng, biến động tài sản, thu thập, chi phí và kết quả kinh doanh.
Kế toán tài chính khoa học, hợp lý giúp giảm khối lượng công việc kế toán trùng lặp, giảm chỉ phí, đồng thời hỗ trợ công tác kiểm kê, kiểm soát tài sản, nguồn vốn, các hoạt động kinh tẾ, đo lường hiệu quả kinh tế, xác định lợi ích của nhà nước và các chủ thé kinh tế thị trường khác. Tóm lại, việc TCCTKT khoa học, hợp lý không những đảm bảo cho việc thu thập, hệ thong hóa thông tin kế toán đầy đủ, kip thời, đáng tin cậy phục vu cho công tác quản lý kinh tế tài chính mà còn giúp doanh nghiệp quản lý tài sản chặt chẽ, ngăn ngừa các hành vi gây hại tài sản của DN. Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp Đề TCCTKT khoa học và hợp lý thì tổ chức công tác kế toán phải thực hiện theo các nguyên tac cơ bản sau: - Thứ nhất, công tác kế toán phải tuân thủ đầy đủ các quy định của luật kế toán và chuẩn mực kế toán. Đối với nhà nước, kế toán là công cụ quan trọng dé tính toán, xây dựng và xác minh việc tuân thu kỷ luật nhà nước trong thu chi, thanh toán và quản lý nền kinh tế quốc dân.
Vì vậy, công tác kế toán phải tuân thủ các quy định về nội dung, tổ chức và phương hướng đã được quy định trong luật kế toán và chuẩn mực kế toán. - Thứ hai, TCCTKT phải tuân thủ các chế độ, chính sách và quy định của các văn bản quy phạm pháp luật về kế toán do nhà nước ban hành. Chế độ, thê lệ kế toán nhà nước nhằm thống nhất quản lý công tác kế toán trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Việc TCCTKT phải căn cứ vào chế độ chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán của doanh nghiệp và hệ thống BCTC do Nhà nước quy định, được vận dụng phù hợp với chính sách, chế độ quản lý kinh tế của Nhà nước trong từng thời kỳ.
- Thứ ba, TCCTKT phải phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động quản lý và lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp. Việc tổ chức kế toán doanh nghiệp phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ, tính chất hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động quản lý, quy mô và phạm vi hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy, TCCTKT phải dựa trên những đặc điểm này. - Thứ tư, TCCTKT phải được điều chỉnh phù hợp với yêu cầu chuyên môn và trình độ của đội ngũ cán bộ quản lý và kế toán.
Người trực tiếp thực hiện toàn bộ công tác kế toán tài chính trong công ty là nhân viên kế toán dưới sự chỉ dao của cán bộ quản lý doanh nghiệp. Vì vậy, để tổ chức tốt công tác kế toán trong doanh nghiệp đảm bảo phát huy hết vai trò, tác dụng của kế toán trong quản lý doanh nghiệp, TCCTKT phải được điều chỉnh cho phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ và kỹ năng của đội ngũ cán bộ quản lý, nhân viên kê toán. - Thứ năm, tổ chức bộ máy kế toán phải đảm bảo nguyên tắc gọn, nhẹ, tiết kiệm và hiệu quả. Tính tiết kiệm, hiệu quả là nguyên tắc tổ chức công tác nói chung và TCCTKT nói riêng, vì vậy việc thực hiện nguyên tắc này cần đảm bảo TCCTKT khoa học, hợp lý, thực hiện tốt nhất chức năng, nhiệm vụ kế toán, nâng cao chất lượng công tác kế toán, quản lý chặt chẽ và hiệu quả, tính toán và đo lường chính xác kết quả của các giao dịch kinh tế.
Những nguyên tắc trên phải được thực hiện một cách đồng bộ mới có thể tổ chức thực hiện tốt và đầy đủ các nội dung TCCTKT tài chính trong doanh nghiệp. Thực chất của TCCTKT trong doanh nghiệp là việc tô chức ghi chép, phân loại và tổng hợp kết quả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung công tác kế toán bằng phương pháp hạch toán khoa học, phù hợp với quy định của pháp luật, chính sách, chế độ quản lý kinh tế được quy định và phù hợp với tình hình kinh doanh cụ thể nhằm phát huy chức năng, vai trò quan trọng của kế toán trong quản lý vi mô và vi mô nền kinh tế. Nội dung tô chức công tác kế toán trong doanh nghiệp 1. Tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của một doanh nghiệp là tập hợp những người làm kế toán tại doanh nghiệp cùng với các phương tiện trang thiết bị dùng dé ghi chép, tính toán xử lý toàn bộ thông tin liên quan đến công tác kế toán tại doanh nghiệp từ khâu thu nhận, kiểm tra, xử lý đến khâu tổng hợp, cung cấp những thông tin kinh tế về các hoạt động của đơn vị.
Van đề nhân sự dé thực hiện công tác kế toán có ý nghĩa quan trọng hàng dau trong tổ chức kế toán của doanh nghiệp. Tổ chức nhân sự như thé nào dé từng người phát huy được cao nhất sở trường của mình, đồng thời tác động tích cực đến những bộ phận hoặc người khác có liên quan là mục tiêu của tô chức bộ máy kê toán. Mỗi doanh nghiệp hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực khác nhau, có đặc điểm và yêu cầu quản lý khác nhau. Do vậy việc lựa chọn và xây dựng mô hình tổ chức bộ máy kế toán cho mỗi doanh nghiệp cũng khác nhau.
Căn cứ vào điều kiện cụ thé về quy mô, địa bàn hoạt động sản xuất kinh doanh mà các doanh nghiệp lựa chọn cho mình hình thức tổ chức bộ máy kế toán thích hợp giúp phát huy hết khả năng đem lại hiệu quả cao nhất trong hoạt động quản lý của doanh nghiệp. Do đó doanh nghiệp phải lựa chọn, xây dựng được mô hình tổ chức bộ máy kế toán khoa học và hợp lý. Theo điều 49, chương III, Luật kế toán ban hành ngày 20 tháng 11 năm 2015 quy định về tô chức bộ máy kê toán như sau: - Pon vị kế toán phải tổ chức bộ máy kế toán, bố trí người làm kế toán hoặc thuê làm kê toán. - Don vị kế toán phải bé trí người làm kế toán trưởng.
Trường hợp đơn vị kế toán chưa bố trí được người làm kế toán trưởng thì phải cử người phụ trách kế toán hoặc thuê người làm kê toán trưởng. - _ Trường hợp cơ quan, doanh nghiệp có đơn vi kế toán cấp trên và đơn vị kế toán cấp cơ sở thì tổ chức bộ máy kế toán theo quy định của pháp luật. 10 Hiện nay các doanh nghiệp có thể Tổ chức kế toán theo các hình thức Tổ chức kế toán như sau: - Hình thức Tổ chức kế toán tập trung. - Hình thức Tổ chức kế toán phân tán.
- Hình thức Tổ chức kế toán hỗn hợp (hình thức Tổ chức kế toán vừa tập trung, vừa phân tán). Việc áp dụng hình thức Tổ chức kế toán và xây dựng mô hình tô chức bộ máy kế toán của doanh nghiệp phải được dựa vào các căn cứ sau: - Dac điểm hoạt động sản xuất kinh doanh; quy mô, địa bàn hoạt động; lĩnh vực, ngành nghề hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. - _ Đặc điểm tình hình phân cấp quan lý kinh tế, tài chính trong doanh nghiệp, trình độ nhân viên kế toán, trang bị phương tiện kỹ thuật.