CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH VẬT LIỆU XÂY DỰNG TỔNG HỢP TRUYỀN LINH 1.1 Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Vật Liệu Xây Dựng Tổng Hợp Truyền Linh 1.1 Danh mục hàng hoá của Công ty TNHH Vật Liệu Xây Dựng Tổng Hợp Truyền Linh. Công ty TNHH Vật Liệu Xây Dựng Tổng Hợp Truyền Linh thành lập vào tháng 09/2010 với quy mô lên đến hơn 20 cán bộ công nhân viên, sau 6 năm đi vào hoạt động và phát triển, đến nay công ty đã tự hào trở thành một trong những công ty chuyên cung cấp các thiết bị Vật tư phụ như bu lông, ốc vít, thép hộp., máy móc như máy trộn bê tông, máy khoan, máy cắt.cho công trình xây dựng và được tin dùng đối với các công trình trọng điểm cũng như nhận được sự tin cậy từ phía đối tác. Hiện nay, với bề dày kinh nghiệm và trên hết là uy tín đã dày công tạo dựng, công ty đang gắng hết sức mình để có thể làm tốt hơn nữa vai trò trong việc cung cấp nguồn hàng đảm bảo chất lượng nhưng giá cả rất cạnh tranh và phù hợp với yêu cầu của từng quy mô công trình khác nhau.2 Thị trường của Công ty TNHH Vật Liệu Xây Dựng Tổng Hợp Truyền Linh Sau 6 năm hình thành và phát triển, Truyền Linh tự hào là đơn vị cung cấp, bán buôn, bán lẻ các mặt hàng vật tư phụ, máy móc trong xây dựng cho rất nhiều khách hàng lớn như: tập đoàn coteccons, unicon, Ricons, FDC.trên các địa bàn Hà Nội, Hải Phòng, Nam Định. 3 Chuyên đề thực tập Công ty TNHH VLXD Tổng Hợp Truyền Linh GVHD: Nguyễn Thị Thanh Diệp Với đặc trưng và thế mạnh là cung cấp các thiết bị,vật tư, máy móc trong xây dựng Truyền Linh luôn hiểu rõ phân khúc thị trường tiêu thụ của mình là ở đâu, và chú trọng giới thiệu, phát triển bề sâu cũng như chiều rộng các sản phẩm của mình đến với các công trình xây dựng dân dụng.
Từ những ngày đầu bước chân vào thị trường đến nay, sau hơn 6 năm phát triển thì ngoài những dự án về lĩnh vực xây dựng, hiện nay Truyền Linh cũng đang chú trọng phát triển hơn nữa hệ thống kênh phân phối bán lẻ hàng hóa với mục tiêu giới thiệu và quảng bá rộng rãi hơn nữa sản phẩm đến với người tiêu dùng, với phương châm phát triển: Truyền Linh- Niềm tin, Niềm tự hào của khách hàng.3 Đặc điểm về doanh thu của Công ty TNHH Vật Liệu Xây Dựng Tổng Hợp Truyền Linh. Doanh thu của một doanh nghiệp là tổng giá trị các lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán phát sinh từ các hoạt động kinh doanh thông thường của doanh nghiệp góp phần tăng vốn. Đây là một trong những chỉ tiêu tổng hợp quan trọng góp phần đánh giá hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định. Là một doanh nghiệp chuyên kinh doanh và cung cấp các sản phẩm cho các lĩnh vực xây dựng công nghiệp, cơ khí, máy móc… Các loại sản phẩm của Công ty rất đa dạng bao gồm bulong, ốc vít, đai ốc, thanh ren, ống, cút, van,ny long, máy trộn bê tông … Nhưng các sản phẩm mang lại doanh thu chủ yếu cho Công ty là bulong, ốc vít và đai ốc,các loại máy trong xây dựng.
Doanh thu của Công ty được kế toán ghi nhận sau khi Công ty đã giao sản phẩm, hàng hoá, phát hành hoá đơn (nếu có) cho khách hàng và được khách hàng thanh toán tiền hoặc khách hàng đồng ý chấp nhận thanh toán. Công ty chủ yếu sử dụng tài khoản 511 – doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ để hạch toán doanh thu. 4 Chuyên đề thực tập Công ty TNHH VLXD Tổng Hợp Truyền Linh GVHD: Nguyễn Thị Thanh Diệp 1.4 Đặc điểm về chi phí của Công ty TNHH Vật Liệu Xây Dựng Tổng Truyền Linh Hoạt động kinh tế chủ yếu của doanh nghiệp thương mại là mua và bán hàng hoá nhằm thu lợi nhuận và thực hiện các mục tiêu kinh tế xã hội khác của doanh nghiệp. Để thực hiện các mục tiêu của mình doanh nghiệp phải bỏ ra những chi phí nhất định.
Các chi phí phát sinh có thể trong từng ngày hoặc từng giờ ở tất cả các giai đoạn khác nhau trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định. Chi phí phát sinh tại Công ty TNHH Vật Liệu Xây Dựng Tổng Hợp Truyền Linh trước hết là các chi phí phát sinh ở khâu mua hàng đó là chi phí vận chuyển hàng hoá từ nơi mua tới kho của Công ty, chi phí bốc dỡ, khuân vác và vận tải. Các chi phí này gọi chung là chi phí mua hàng. Trong quá trình kinh doanh chi phí phải kể tiếp đến là chi phí bán hàng, chủ yếu là tiền lương và các khoản biến đổi liên quan đến việc tiêu thụ như cước điện thoại, khấu hao, điện, nước, xăng, dầu… Nhìn chung là một doanh nghiệp thương mại vì vậy chi phí phát sinh trong Công ty chủ yếu là chi phí mua hàng, chi phí bán hàng và các chi phí bằng tiền khác.
Vì vậy việc theo dõi chi phí cần phải sát sao và chuẩn xác để tránh nhầm lẫn ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty.5 Phương thức bán hàng tại Công ty TNHH Vật Liệu Xây Dựng Tổng Hợp Truyền Linh. Đặc điểm cơ bản của hoạt động sản xuất kinh doanh thương mại, dịch vụ là thực hiện việc lưu thông hàng hóa, dịch vụ đáp ứng nhu cầu ngày càng cao trong tiêu dùng của xã hội. Đặc biệt với nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh mạnh mẽ như hiện nay bắt buộc các DN phải vận dụng linh hoạt, sáng tạo các hình thức và phương thức tiêu thụ hàng hóa khác nhau để đạt mục đích bán được nhiều hàng hóa nhất và tối đa hóa lợi nhuận. Muốn làm được điều đó, các DN 5 Chuyên đề thực tập Công ty TNHH VLXD Tổng Hợp Truyền Linh GVHD: Nguyễn Thị Thanh Diệp thương mại cần tổ chức nhiều phương thức bán hàng khác nhau nhằm đáp ứng yêu cầu cao nhất của khách hàng.
Hoạt động bán hàng trong công ty TNHH Vật Liệu Xây Dựng Tổng Hợp Truyền Linh chủ yếu là: - Phương thức bán giao hàng trực tiếp Phương thức bán giao hàng trực tiếp: Tiêu thụ trực tiếp là phương thức giao hàng trực tiếp tại kho của DN Thương mại hoặc trực tiếp chuyển hàng cho khách hàng ngay sau khi hàng hóa mới mua về chưa nhập kho (không qua kho) của DN Thương mại. Hàng hóa của DN khi được giao cho khách hàng được coi là tiêu thụ, kế toán được phép ghi tăng Doanh thu. Hàng được bán thông qua các hình thức sau: Bán buôn qua kho: Trường hợp bán buôn khi hàng hóa đã nhập kho được thực hiện theo hai cách là: - Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng theo hợp đồng: Theo hình thức này giữa hai bên mua và bán phải ký hợp đồng với nhau, bên bán căn cứ vào hợp đồng đã ký xuất hàng hóa và vận chuyển đến địa điểm theo yêu cầu của bên mua bằng phương tiện tự có hoặc thuê ngoài, chứng từ ban đầu là hóa đơn kiêm phiếu xuất kho. Trong đó ghi rõ số lượng, giá trị thanh toán của hàng chuyển đi.
Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho được chia làm ba liên: Liên 1 lưu lại cuống, liên 2 giao cho người mua khi đã mua hàng, liên 3 dùng để hạch toán tại phòng kế toán. - Bán buôn qua kho theo hình thức bên mua lấy hàng trực tiếp tại kho của DN Thương mại: Theo hình thức này hai bên ký hợp đồng với nhau trong đó ghi rõ bên mua đến nhận hàng trực tiếp tại kho của bên bán. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết bên mua sẽ ủy quyền cho người đến nhận hàng tại kho của bên bán. Khi người nhận hàng đã nhận đủ hàng và ký xác nhận trên hóa đơn kiêm phiếu 6 Chuyên đề thực tập Công ty TNHH VLXD Tổng Hợp Truyền Linh GVHD: Nguyễn Thị Thanh Diệp xuất kho hoặc chứng từ bán hàng thì số hàng đó không thuộc quyền sở hữu của DN, hàng hóa được coi là tiêu thụ, DN được phép ghi nhận doanh thu.6 Phương thức thanh toán tại Công ty TNHH Vật Liệu Xây Dựng Tổng Hợp Truyền Linh.
Tại Công ty TNHH Vật Liệu Xây Dựng Tổng Hợp Truyền Linh, sau khi bán hàng hóa cho các khách hàng thì tùy vào từng đối tượng mà có các phương thức thanh toán khác nhau. Việc sử dụng phương thức thanh toán nào, đối với đối tượng nào cần được sự phê duyệt của giám đốc, điều này nhằm giảm thiểu tối đa những rủi ro và gian lận không mong muốn của nhân viên bộ phận bán hàng. Có hai phương thức thanh toán chủ yếu đó là: - Thanh toán bằng tiền mặt: Đây là hình thức thanh toán truyền thống của công ty đối với các khách hàng nhỏ lẻ, sau khi giao hàng các khách hàng này sẽ thanh toán bằng tiền mặt cho công ty, đây là hình thức thanh toán chủ yếu của khách hàng nhỏ vì họ muốn hạn chế chi phí khi thanh toán qua ngân hàng. Tuy nhiên phương thức thanh toán này có hạn chế đó là kế toán phải xem xét giá trị của hóa đơn để quyết định sử dụng phương thức này tránh gây khó khăn cho khách hàng khi kê khai khấu trừ thuế GTGT.
- Thanh toán qua ngân hàng: Đối với khách hàng là các công trình xây dựng công nghiệp, do đặc thù của nghành là vật tư sử dụng liên tục, số lượng lớn và địa điểm sử dụng không thống nhất thì công ty sử dụng phương thức thanh toán qua ngân hàng, điều này tạo điều kiện cho các khách hàng giảm thiểu chi phí đi lại đồng thời giúp ban giám đốc quản lí tiền tốt hơn, giảm thiểu được các gian lận giữa khách hàng và nhân viên trong nội bộ công ty. Phương thức thanh toán qua ngân hàng được công ty sử dụng phổ biến hơn do đặc trưng về giá trị đơn hàng, điều 7 Chuyên đề thực tập Công ty TNHH VLXD Tổng Hợp Truyền Linh GVHD: Nguyễn Thị Thanh Diệp kiện thỏa thuận, và đúng với yêu cầu của quản lý của nhà nước đối với những hóa đơn trên hai mươi triệu đồng thì công ty thanh toán bằng hình thức chuyển khoản.2 Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Vật Liệu Xây Dựng Tổng Hợp Truyền Linh. a) Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty: Ban Giám Đốc Phòng dịch Phòng tổ Phòng Tài vụ bán chức nhân Bộ Phận chính – Kế hàng và sự – hành Kho Vận toán giới thiệu chính sản phẩm Sơ đồ 1.